SỔ TAY CHẤT LƯỢNG 1. KHÁI NIỆM  Là một cuốn tài liệu mô tả hệ thống chất lượng của Tổ chức, trong đó đề ra chính sách chất lượng, mục tiêu chất lượng, cam kết chất lượng, sơ đồ tổ chức, trách nhiệm và quyền hạn của cán bộ chủ chốt, đường lối, chủ trương, chính sách đối với những hoạt động chính của Tổ chức.  Sổ tay chất lượng là tài liệu qui định hệ thống quản chất lượng của một tổ chức. (iso 9000:2007)  Theo ISO 9000:2000, sổ tay chất lượng là tài liệu cung cấp những thông tin nhất quán, cho cả nội bộ và bên ngoài, về hệ thống quản lý chất lượng của tổ chức.  Theo cách hiểu thông thường sổ tay là cẩm nang hoạt động cho một lĩnh vực nào đó. 1.2 Mục đích của sổ tay: - Cung cấp thông tin giới thiệu cho các bên liên quan: khách hàng, cổ đông chiến lược, Ban Giám đốc… - Giới thiệu triết lý kinh doanh, sứ mạng, mục tiêu, văn hoá DN… - Cung cấp các thông tin cơ bản về hệ thống quản lý của DN. - Các mục đích khác còn tuỳ thuộc vào từng loại sổ tay. TẠI SAO PHẢI CÓ SỔ TAY CHẤT LƯỢNG? Yêu cầu bắt buộc của tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 Để chứng tỏ sự cam kết đối với chất lượng. Để kiểm soát hệ thống chất lượng. Để đảm bảo tính nhất quán. Để cung cấp các nguồn thông tin cho công tác quản Để sử dụng tập huấn cho CB-CNV. 2. Đối tượng sử dụng sồ tay chất lượng 1. Ban lãnh đạo, 2. Trưởng/phó các đơn vị, … 3. Chuyên gia đánh giá nội bộ, 4. Khách hàng, 5. Cơ quan đánh giá, 6. Cơ quan chủ quản. Một số tính chất của Sổ tay chất lượng: Về mặt pháp lý (legitimacy). Sổ tay được chấp thuận ở mức cao nhất của tổ chức. Sẵn sàng về mặt tài liệu. Các thủ tục liên quan được tập hợp thành nguồn tham chiếu rõ ràng từ một chỗ thay vì nằm rải rác mỗi tài liệu một chút. o Bền vững. Các thủ tục độc lập với nhân viên và các thay đổi không liên quan của tổ chức 3. Cấu trúc của Sổ tay Chất lượng (Format of Quality Manuals). Các mục khác nhau của Sổ tay Chất lượng thường bao gồm: Một phát biểu chính thức của người đứng đầu tổ chức về vấn đề chất lượng có kèm theo chữ ký. Mục đích của sổ tay và cách sử dụng nó. Các chính sách chất lượng của công ty (hoặc bộ phận…). Biểu đồ tổ chức và các bảng có liên quan thể hiện trách nhiệm về chất lượng, Người soát xét chịu trách nhiệm đảm bảo tính hợp lệ của nội dung sổ tay. Các nhà quản lý tham gia vào việc soạn thảo và ứng dụng sổ tay theo những cách sau: Định nghĩa các tiêu chuẩn mà sổ tay cần phải đáp ứng. Chấp thuận bản thảo cuối của sổ tay để xuất bản thành bản thảo chính thức. o Định kỳ kiểm toán về tính cập nhật của sổ tay và sự phù hợp của nó. 4. CÁCH VIẾT SỔ TAY CHẤT LƯỢNG Sổ tay chất lượng phản ánh đặc thù riêng của mỗi Tổ chức chính vì vậy mỗi Tổ chức phải tự viết cho riêng mình và tuân thủ theo mô h.nh sổ tay chất lượng chung của từng cơ quan chuyên môn cụ thể. Nội dung của Sổ tay chất lượng bao gồm 6 phần Phần 1: Giới thiệu chung Phần 2: Phạm vi áp dụng HTQLCL Phần 3: Ngoại lệ áp dụng và các lý giải Phần 4: Mô tả sự tương tác giữa các quá trình Phần 5: DMTL thuộc HTQLCL của cơ quan tương đương TCVN ISO 9001: 2008. Phần 6: Khái quát về HT QLCL của cơ quan tương đương theo TCVN ISO 9001: 2008. Phân loại Sổ tay chất lượng: Đây là loại sổ tay của hệ thống quản lý ISO 9000 (phiên bản mới nhất là ISO 9001:2000). Về nội dung, hầu như toàn bộ nội dung của sổ tay chất lượng gần như tương ứng với nội dung của tiêu chuẩn ISO 9001:2000. Các loại sổ tay khác: 1. Sổ tay chức năng. Ví dụ: + sổ tay bộ phận nhân sự. + sổ tay kinh doanh. + sổ tay kế toán… 2. Sổ tay HACCP, SA 8000, ISO 14000. 3. Sổ tay hoạt động (hệ thống nhượng quyền). Operation manual. 4.Sổ tay nhân viên. Hiện trạng xây dựng sổ tay của các DN hiện nay. - Mới dừng lại ở việc phát triển sổ tay theo yêu cầu của các tiêu chuẩn mà DN đang áp dụng. Chưa bao quát được toàn bộ hoạt động của DN. - Nội dung của các sổ tay quá khô cứng, áp dụng cứng nhắc theo nguyên văn của tiêu chuẩn tương ứng. - Theo quan điểm mới, cần xây dựng sổ tay đáp ứng được mục đích xây dựng sổ tay, đặc biệt phải dễ hiểu và đảm bảo yêu cầu của các bên quan tâm. Xây dựng sổ tay công ty. Các thay đổi so với yêu cầu kiểm soát tài liệu: - Trang bìa, phần Header và Footer, trang chỉnh sửa tài liệu tuân theo đúng Thủ tục kiểm soát và hướng dẫn biên soạn tài liệu. - Phần biểu mẫu (tài liệu diễn giải không ghi vào phần VI mà ghi trực tiếp trong từng phần liên quan). - Có thể phát triển thêm phần mục đích, phạm vi, tài liệu tham khảo. 4.1. Phần mở đầu (chương I). - Giới thiệu lịch sử hình thành công ty. - Ban lãnh đạo công ty. - Cơ cấu tổ chức. - Lĩnh vực kinh doanh. - Kết quả kinh doanh. - Định hướng phát triển. Chương II: Hệ thống tài liệu: - Giới thiệu mô hình tài liệu. - Kiểm soát tài liệu. - Kiểm soát hồ sơ. 4.2. Chương III: Quản trị - Cơ cấu tổ chức. - Uỷ quyền. - Quản lý thông tin nội bộ. - Hệ thống báo cáo nội bộ. 4.3. Quản trị nhân sự: - Tuyển dụng. - Đào tạo. - Đánh giá công việc . - Lương thưởng. - Các chế độ phúc lợi. - Kỷ luật… 4.4. Các chương khác - Marketing. - Bán hàng - Dịch vụ. - Hành chánh. - Kế toán… . . 9001:2000. Các loại sổ tay khác: 1. Sổ tay chức năng. Ví dụ: + sổ tay bộ phận nhân sự. + sổ tay kinh doanh. + sổ tay kế toán… 2. Sổ tay HACCP, SA 8000, ISO 14000. 3. Sổ tay hoạt động (hệ thống. SỔ TAY CHẤT LƯỢNG 1. KHÁI NIỆM  Là một cuốn tài liệu mô tả hệ thống chất lượng của Tổ chức, trong đó đề ra chính sách chất lượng, mục tiêu chất lượng, cam kết chất lượng, sơ đồ. vào từng loại sổ tay. TẠI SAO PHẢI CÓ SỔ TAY CHẤT LƯỢNG? Yêu cầu bắt buộc của tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 Để chứng tỏ sự cam kết đối với chất lượng. Để kiểm soát hệ thống chất lượng. Để đảm