CƠNG TY TNHH HHP TỒN TÂM CỘNG HỊA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc ====== o0o ====== Số: …………/QĐ-DTH Phú Thọ, ngày 01 tháng 08 năm 2023 QUYẾT ĐỊNH Ban hành Quy chế quản lý tài HỘI ĐỒNG THÀNH VIÊN CƠNG TY TNHH HHP TOÀN TÂM Căn Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp Cơng ty TNHH HHP Tồn Tâm Theo đề nghị phịng kế tốn; QUYẾT ĐỊNH Điều Ban hành kèm theo Quyết định Quy chế quản lý tài Cơng ty TNHH HHP Tồn Tâm Điều Quyết định có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký ban hành Điều Các phịng ban phận, Giám đốc Tài chính, Giám đốc điều hành có liên quan có trách nhiệm thi hành định Nơi nhận: - Như điều (thực hiện); - Lưu: VP, VT TM HỘI ĐỒNG THÀNH VIÊN (Ký đóng dấu) QUY CHẾ TÀI CHÍNH CƠNG TY TNHH HHP TỒN TÂM (Ban hành Kèm theo định số: ……/QĐ-DHT-201… ngày /…./20… Hội đồng thành viên) Chương I NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG Điều Điều khoản chung - CƠNG TY TNHH HHP TỒN TÂM (sau gọi tắt Công ty) thành lập, tổ chức hoạt động theo Luật Doanh nghiệp nước Cộng hồ xã hội chủ nghĩa Việt Nam; - Cơng ty có tư cách pháp nhân đầy đủ, tự chủ mặt tài chịu trách nhiệm hữu hạn trước pháp luật khoản nợ phạm vi số vốn Công ty; - Công ty mở tài khoản giao dịch đồng Việt Nam ngoại tệ Ngân hàng, tổ chức tín dụng; - Các đơn vị, cá nhân có trách nhiệm quản lý tốt tài sản, vật tư, tiền vốn giao chịu trách nhiệm bồi hoàn thiệt hại làm thất thoát; - Nguyên tắc chung quản lý thu chi: Mọi hoạt động thu, chi đơn vị phải tuân thủ theo quy định pháp luật, Công ty phải quản lý chặt chẽ: + Các khoản thu, chi phát sinh ngoại tệ phải tuân thủ quy định quản lý ngoại tệ nhà nước đồng thời phải quy đổi tiền VNĐ theo tỷ giá bán thị trường liên ngân hàng để hạch toán + Các khoản thu, chi phải đảm bảo đối tượng, chế độ quy định phân cấp, quy trình, thủ tục, định mức, hố đơn chứng từ, hồ sơ Đơn vị, cá nhân lập chứng từ thu chi khống, thu chi không quy định người định thu, chi sai chế độ phải chịu trách nhiệm trước pháp luật bồi hoàn thiệt hại (nếu có) Điều Quyền quản lý tài Công ty - Sử dụng vốn Công ty để phục vụ nhu cầu sản xuất, kinh doanh theo nguyên tắc bảo toàn vốn sinh lời - Nhượng bán cho thuê tài sản không phù hợp với điều kiện sản xuất kinh doanh chưa sử dụng hết công suất lý tài sản hết giá trị sử dụng - Công ty trực tiếp vay vốn ngân hàng, tổ chức tín dụng bảo lãnh, ủy quyền cho đơn vị trực thuộc quan hệ trực tiếp với ngân hàng - Cơng ty có quyền khác tài theo Điều lệ Cơng ty theo quy định pháp luật có liên quan Điều Nghĩa vụ quản lý tài Cơng ty - Thực chế độ quản lý vốn, tài sản, phân chia quỹ, hạch toán, thống kê, chế độ kiểm toán chế độ khác pháp luật Điều lệ Công ty quy định; chịu trách nhiệm tính xác báo cáo tài Cơng ty - Bảo tồn phát triển vốn - Thực nghĩa vụ khác theo quy định pháp luật, Điều lệ Công ty Quy chế Chương II QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG VỐN Điều Vốn điều lệ - Vốn điều lệ số vốn thành viên góp ghi vào Điều lệ Công ty Vốn điều lệ Công ty xác định thời điểm thành lập là: 28.000.000.000 đồng (…… đồng) - Vốn điều lệ Công ty tăng lên có nghị hội đồng thành viên - Vốn điều lệ Công ty sử dụng cho mục đích hoạt động sản xuất, kinh doanh, thực hình thức đầu tư tài Điều Bảo tồn vốn Cơng ty có trách nhiệm bảo toàn phát triển vốn biện pháp sau đây: - Thực chế độ quản lý sử dụng vốn, tài sản chế độ kế toán theo quy định Nhà nước, Điều lệ Công ty Quy chế - Các biện pháp khác bảo tồn vốn cơng ty theo quy định pháp luật Điều Huy động vốn - Vay vốn: Cơng ty vay vốn tổ chức tín dụng, pháp nhân khác thông qua việc ký kết hợp đồng tín dụng để vay vốn ngắn hạn dài hạn Trong trường hợp đặc biệt, Công ty huy động vốn đối tượng khác để phục vụ hoạt động sản xuất, kinh doanh, với mức lãi suất không 11% lần mức lãi suất cho vay thời điểm ngân hàng thương mại có quan hệ giao dịch với Cơng ty - Th tài chính: Công ty quyền huy động vốn thông qua hình thức th tài để đầu tư tài sản cố định Điều Đầu tư vốn ngồi Cơng ty - Công ty quyền sử dụng vốn, tài sản thuộc quyền quản lý Công ty để đầu tư ngồi Cơng ty Việc đầu tư ngồi Công ty phải tuân thủ quy định pháp luật đảm bảo nguyên tắc có hiệu quả, bảo tồn phát triển vốn, tăng thu nhập khơng làm ảnh hưởng đến mục tiêu hoạt động Công ty - Các hình thức đầu tư ngồi Cơng ty: + Góp vốn để thành lập cơng ty cổ phần, công ty trách nhiệm hữu hạn, công ty hợp danh, cơng ty liên doanh, góp vốn hợp đồng hợp tác kinh doanh khơng hình thành pháp nhân mới; + Mua cổ phần góp vốn cơng ty cổ phần, công ty trách nhiệm hữu hạn, công ty liên doanh, công ty hợp danh; + Mua lại Công ty khác; + Mua công trái, trái phiếu; + Các hình thức đầu tư khác theo quy định pháp luật - Thẩm quyền định dự án đầu tư ngồi theo Điều lệ Cơng ty Chương III QUẢN LÝ, SỬ DỤNG TÀI SẢN TẠI CÔNG TY Điều Tài sản cố định Tài sản cố định Công ty bao gồm tài sản cố định hữu hình, tài sản cố định vơ hình, tài sản cố định thuê tài bất động sản đầu tư - Cơng ty có quyền thay đổi cấu tài sản phục vụ cho việc phát triển sản xuất kinh, doanh Công ty - Việc mua sắm, đầu tư xây dựng mới, cải tạo mở rộng tài sản cố định phải tuân thủ theo quy định hành Nhà nước Công ty, đồng thời đảm bảo hiệu kinh tế khả thi thẩm định từ việc đầu tư Điều Cho thuê, cầm cố, chấp tài sản - Cơng ty có quyền cho th, chấp, cầm cố tài sản Công ty theo ngun tắc có hiệu quả, bảo tồn phát triển vốn Việc sử dụng tài sản thuê, chấp, cầm cố phải tuân theo quy định Nhà nước; + Đối với tài sản cho thuê hoạt động, Cơng ty phải trích khấu hao, mức trích khấu hao Giám đốc định theo quy định Bộ Tài + Cơng ty đem tài sản thuộc quyền quản lý sử dụng để cầm cố, chấp vay vốn bảo lãnh tổ chức tín dụng theo trình tự, thủ tục quy định pháp luật; - Trường hợp tài sản nhận cầm cố, nhận chấp tổ chức, cá nhân, doanh nghiệp khác hạn theo cam kết xử lý theo quy định pháp luật; - Tài sản đem cầm cố, chấp phải có chứng từ, tài liệu chứng minh, tổng hợp giải trình báo cáo tài hàng năm Điều 10 Việc trích, sử dụng tiền khấu hao tài sản cố định - Tất tài sản cố định có Cơng ty phải trích khấu hao Đối với tài sản cố định khấu hao hết giá trị sử dụng vào hoạt động sản xuất, kinh doanh khơng phải trích khấu hao nữa; - Chi phí khấu hao tài sản cố định hạch toán theo theo chuẩn mực kế toán Việt Nam; - Đối với tài sản cố định chưa khấu hao hết hư hỏng, mát phải xác định nguyên nhân, trách nhiệm tập thể, cá nhân để xử lý, bồi thường HĐTV định mức bồi thường Chênh lệch giá trị lại tài sản với tiền bồi thường giá trị thu hồi hạch tốn vào chi phí khác Cơng ty; - Tồn vốn trích khấu hao tài sản cố định dùng để tái đầu tư, thay thế, đổi tài sản sử dụng vốn cho nhu cầu kinh doanh Giám đốc Công ty sử dụng vốn khấu hao, loại vốn quỹ để đầu tư xây dựng theo kế hoạch HĐTV phê duyệt; Điều 11 Thanh lý, nhượng bán tài sản cố định khoản đầu tư dài hạn - Công ty chủ động nhượng bán, lý để thu hồi vốn tài sản lạc hậu kỹ thuật, tài sản hư hỏng không phục hồi được, tài sản hết thời gian sử dụng, tài sản nhu cầu sử dụng khơng sử dụng khoản đầu tư dài hạn khơng có nhu cầu tiếp tục đầu tư; Công ty định phương án lý, nhượng bán tài sản cố định có giá trị cịn lại nhỏ 900 triệu đồng HĐTV uỷ quyền cho Giám đốc điều hành định nhượng bán, lý tài sản thuộc thẩm quyền HĐTV; Các phương án lớn mức thuộc thẩm quyền HĐTV, thành viên HĐTV họp bàn, định chủ tịch HĐTV ký - Khi nhượng bán, lý tài sản, vật tư phải lập Hội đồng lý để xác định tình trạng kỹ thuật giá trị - Hạch toán nguyên giá, giá trị cịn lại chi phí lý nhượng bán tài sản phải tuân thủ chế độ kế toán hành - Các khoản đầu tư dài hạn HĐTV định Điều 12 Xử lý tổn thất tài sản Khi xảy tổn thất tài sản (mất mát, thiếu hụt, hư hỏng, phẩm chất, làm giảm giá trị tài sản) Công ty phải tiến hành xác định nguyên nhân, mức độ tổn thất, quy trách nhiệm lập phương án xử lý theo nguyên tắc sau: - Đối với tổn thất nguyên nhân chủ quan cá nhân, tập thể gây tổn thất phải bồi thường; + Mức thiệt hại 50 triệu đồng: Giám đốc định xử lý; + Mức thiệt hại từ 51 triệu đồng trở lên: HĐTV định xử lý theo đề nghị Giám đốc; - Đối với tổn thất nguyên nhân khách quan, bất khả kháng thơng báo cho đơn vị bảo hiểm xử lý bồi thường theo hợp đồng bảo hiểm; - Giá trị tài sản tổn thất sau bù đắp tiền bồi thường cá nhân, tập thể, tổ chức bảo hiểm thiếu bù đắp quỹ dự phịng tài Cơng ty Trường hợp quỹ dự phịng tài khơng đủ bù đắp phần thiếu Giám đốc trình HĐTV phương án xử lý Điều 13 Kiểm kê tài sản Công ty phải tổ chức kiểm kê, xác định số lượng tài sản (tài sản cố định đầu tư dài hạn, tài sản lưu động đầu tư ngắn hạn), đối chiếu khoản công nợ phải trả, phải thu khoá sổ kế toán để lập báo cáo tài năm Đối với tài sản thừa, thiếu, khơng thu hồi được, nợ hạn cần xác định rõ nguyên nhân, trách nhiệm người có liên quan xác định mức bồi thường vật chất theo quy định Việc kiểm kê tài sản phải thực năm lần Ngồi ra, có u cầu từ HĐTV, Ban kiểm sốt việc kiểm kê phải tiến hành theo kế hoạch Điều 14 Đánh giá lại giá trị tài sản Kiểm kê đánh giá lại giá trị tài sản theo quy định Nhà nước Việc kiểm kê, đánh giá lại giá trị tài sản phải theo quy định hành Nhà nước Các khoản chênh lệch tăng giảm giá trị tài sản đánh giá lại ghi tăng giảm vốn điều lệ Công ty Hội đồng nhượng bán tài sản, Hội đồng lý tài sản, Hội đồng kiểm kê tài sản, Hội đồng nghiệm thu, Hội đồng đánh giá lại tài sản Chủ tịch HĐTV Giám đốc định phạm vi thẩm quyền Điều 15 Quản lý hàng tồn kho - Hàng tồn kho hàng hoá mua để bán cịn tồn kho, ngun liệu, vật liệu, cơng cụ, dụng cụ tồn kho mua đường, sản phẩm dở dang trình sản xuất, sản phẩm hoàn thành chưa nhập kho, thành phẩm tồn kho, thành phẩm gửi bán hàng hóa kho người bán chưa nhận kho - Công ty có trách nhiệm kiểm tra, xử lý hàng hoá tồn kho phẩm chất, ứ đọng, chậm luân chuyển để thu hồi vốn - Cuối kỳ kế toán, giá gốc hàng tồn kho ghi sổ kế tốn cao giá trị thực Cơng ty phải trích lập dự phịng giảm giá hàng tồn kho theo quy định hành Điều 16 Quản lý khoản nợ phải thu - Công ty tổ chức quản lý nợ phải thu khó địi theo quy định pháp luật hành quản lý, xử lý nợ tồn đọng, mở sổ theo dõi khoản nợ theo đối tượng nợ, thường xuyên phân loại khoản nợ (nợ luân chuyển, nợ khó địi, nợ khơng có khả thu hồi), đối chiếu công nợ, đôn đốc thu hồi nợ - Công ty quyền bán khoản nợ phải thu để thu hồi vốn theo quy định pháp luật, gồm khoản nợ phải thu hạn, nợ phải thu khó địi, nợ phải thu khơng địi Giá bán khoản nợ hai bên thoả thuận - Nợ phải thu khó địi khoản nợ q hạn toán theo quy định ghi hợp đồng cam kết khác chưa đến hạn toán đối tượng thiếu nợ khó có khả tốn Cơng ty phải trích lập quỹ dự phịng khoản nợ phải thu khó địi theo quy định hành - Đối với khoản nợ khơng có khả thu hồi, Cơng ty có trách nhiệm xử lý Số nợ khơng có khả thu hồi sau trừ tiền bồi thường cá nhân, tập thể có liên quan bù đắp khoản dự phịng nợ phải thu khó địi, quỹ dự phịng tài Nếu cịn thiếu Giám đốc trình HĐTV định xử lý - Giám đốc chịu trách nhiệm trước HĐTV khoản nợ phải thu Cơng ty Khi ký hợp đồng phải tính tốn khả toán, thời hạn toán hiệu kinh tế hợp đồng - Các tổn thất không thu hồi nợ kịp thời, đầy đủ, nguyên nhân chủ quan gây ra, cá nhân, tập thể liên quan vi phạm phải bồi thường HĐTV định mức bồi thường ủy quyền cho Giám đốc định - Xử lý khoản nợ khó địi phải có đủ tài liệu chứng minh, tổng hợp giải trình báo cáo tài hàng năm Số cơng nợ thực khơng địi được xử lý, kế toán phải tiếp tục theo dõi sổ kế tốn (ngồi bảng cân đối kế tốn) để thu nợ phải hạch toán vào thu nhập Công ty Điều 17 Công nợ tạm ứng - Tạm ứng việc ứng trước khoản tiền cho cán công nhân viên nhằm giải công việc phát sinh thường xuyên giải vụ việc cụ thể Lãnh đạo đơn vị phê duyệt - Bộ phận, cá nhân tạm ứng chi tiêu tiền tạm ứng theo mục đích nội dung cơng việc phê duyệt - Đối với khoản tạm ứng mang tính chất thường xuyên như: chi phí nhiên liệu cho xe, vé cầu, phà, chi phí điện, nước, hoa tươi, trà nước tiếp khách, văn phịng phẩm, chi phí làm hàng, Định kỳ sau có chứng từ khoản chi thực tế phát sinh, phòng (bộ phận) tạm ứng tiền lập Giấy đề nghị toán tạm ứng để toán số tiền chi - Đối với khoản tạm ứng cho công việc cụ thể, dự tốn duyệt cơng việc phát sinh lãnh đạo đơn vị đồng ý, cá nhân (bộ phận) thực tiến hành thủ tục tạm ứng tiền Sau cơng việc hồn tất, chậm 30 ngày cá nhân (bộ phận) tạm ứng phải làm thủ tục toán tạm ứng - Kế tốn quản lý cơng nợ tạm ứng có trách nhiệm thường xun theo dõi, đơn đốc tốn khoản cơng nợ tạm ứng - Các đối tượng có biểu dây dưa cơng nợ phải giải dứt điểm công nợ cũ tiếp tục tạm ứng Trường hợp dây dưa công nợ q 01 tháng phịng kế tốn phải báo cáo BGĐ đơn vị để xử lý - Trường hợp phát người tạm ứng chiếm đoạt tiền tạm ứng, Phòng Tài - Kế tốn phải báo báo cho lãnh đạo đơn vị để xử lý kịp thời Điều 18 Quản lý tiền mặt quỹ - Đơn vị chủ động thu, chi tiền mặt theo chế độ quy định Công ty Mọi khoản thu, chi tiền mặt phải đối tượng phải lập phiếu thu, phiếu chi Nghiêm cấm hành vi thủ quỹ chi tiền mặt chưa có phiếu chi; - Kế toán quỹ tiền mặt phải chịu trách nhiệm bảo quản an toàn tiền mặt quỹ Két đựng tiền phải để nơi an tồn, đảm bảo phịng cháy chữa cháy tốt, tránh ẩm mốc, nước tràn, Khi tiền mặt tồn quỹ bị trộm phải lập biên đồng thời báo cáo với quan Công an lãnh đạo Công ty - Khi kết thúc năm, Phịng kế tốn - tài phải tiến hành kiểm quỹ tiền mặt, lập biên đối chiếu số liệu thực tế sổ sách - BGĐ Cơng ty ban kiểm sốt BGĐ ủy quyền kiểm tra đột xuất Showroom Công ty, Chi nhánh thuộc quản lý quyền kiểm tra quỹ tiền mặt lập biên thời điểm kiểm tra Điều 19 Quản lý tiền gửi ngân hàng - Công ty phép chủ động mở hay nhiều tài khoản giao dịch (VNĐ, ngoại tệ) ngân hàng để phục vụ cho hoạt động sản xuất, kinh doanh Trước mở tài khoản phải đánh giá khả quản lý mình, đồng thời xem xét để lựa chọn ngân hàng có khả đáp ứng tốt nhu cầu giao dịch bảo toàn tiền gửi cho công ty Chương IV QUẢN LÝ DOANH THU, CHI PHÍ VÀ KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH Điều 20 Quản lý doanh thu thu nhập khác Doanh thu Công ty bao gồm: doanh thu từ hoạt động kinh doanh chính, doanh thu từ hoạt động tài thu nhập hợp pháp khác - Doanh thu hoạt động kinh doanh thơng thường tồn số tiền phải thu phát sinh kỳ từ việc bán sản phẩm, hàng hoá, cung cấp dịch vụ Công ty Doanh thu bán hàng cung cấp dịch vụ: tồn tiền bán sản phẩm, hàng hố, cung ứng dịch vụ, sau trừ (-) khoản giảm giá hàng hoá, hàng bán bị trả lại (có chứng từ hợp lệ), khách hàng chấp nhận tốn (khơng phân biệt thu tiền hay chưa thu tiền) - Doanh thu từ hoạt động tài bao gồm: khoản thu phát sinh từ tiền quyền; cho thuê tài sản Công ty; tiền lãi từ việc cho vay vốn; lãi tiền gửi; lãi bán hàng trả chậm; lãi cho thuê tài chính; chênh lệch lãi bán ngoại tệ, chênh lệch tỉ giá ngoại tệ, chênh lệch lãi chuyển nhượng vốn lợi nhuận chia từ việc đầu tư ngồi Cơng ty - Thu nhập khác: khoản thu từ hoạt động không thường xuyên theo chế độ quy định hành như: thu tiền bảo hiểm bồi thường, khoản nợ phải trả chủ nợ khơng cịn, thu từ việc lý nhượng bán tài sản cố định, thu tiền phạt khách hàng vi phạm hợp đồng khoản thu khác - Toàn doanh thu phát sinh kỳ phải có hóa đơn, chứng từ hợp lệ chứng minh phản ánh đầy đủ sổ kế tốn đơn vị Cơng ty theo chế độ kế toán hành Điều 21 Chi phí hoạt động kinh doanh Chi phí sản xuất, kinh doanh bao gồm: Chi phí sản xuất, kinh doanh, chi phí lưu thơng, chi phí hoạt động tài chi phí khác - Cơng ty phải xây dựng, ban hành tổ chức thực định mức kinh tế kỹ thuật phù hợp với đặc điểm kinh tế - kỹ thuật ngành nghề kinh doanh, mơ hình tổ chức quản lý, trình độ trang bị cơng ty - Thường xuyên theo dõi, phân tích chi phí sản xuất kinh doanh nhằm phát khâu yếu, quản lý, yếu tố làm tăng chi phí, làm tăng giá thành sản phẩm để có giải pháp khắc phục kịp thời - Việc ghi nhận chi phí phát sinh phải đảm bảo chế độ kế tốn hành theo quy định chi phí Cơng ty Điều 22 Chi phí giá thành - Tổng giá thành tồn sản phẩm hàng hóa, chi phí dịch vụ tiêu thụ kỳ (hoặc giá thành hàng hóa bán ra) bao gồm: giá thành sản phẩm, hàng hóa xuất tiêu thụ kỳ (hoặc giá vốn hàng hóa bán ra); chi phí quản lý Cơng ty phát sinh kỳ; chi phí bán hàng phát sinh kỳ - Nguyên tắc phương pháp xác định giá thành sản phẩm, chi phí dịch vụ theo quy định sau: Giá thành toàn sản phẩm, dịch vụ tiêu thụ gồm: + Chi phí nguyên liệu, vật liệu, nhiên liệu động lực sử dụng trực tiếp cho sản xuất sản phẩm, dịch vụ: Giám đốc công ty phê duyệt hệ thống định mức tiêu hao vật tư Giá vật tư phê duyệt dựa theo giá thị trường dựa yếu tố: chất lượng hợp lí + Các khoản phải trả người lao động trực tiếp sản xuất như: tiền lương, tiền công khoản phụ cấp có tính chất lương, chi ăn ca, chi bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế kinh phí cơng đồn  Tiền lương, tiền cơng, có tính chất tiền lương, tiền cơng  Chi phí bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, kinh phí cơng đồn  Tiền thưởng  Chi phí ăn ca + Chi phí sản xuất chung: chi phí chung phát sinh phân xưởng, phận kinh doanh như: tiền lương, phụ cấp, ăn ca, chi phí vật liệu, cơng cụ, dụng cụ, khấu hao tài sản cố định, chi phí dịch vụ mua ngồi chi phí tiền khác + Chi phí bán hàng: chi phí phát sinh q trình tiêu thụ sản phẩm, hàng hóa dịch vụ tiền lương, khoản phụ cấp phải trả cho nhân viên bán hàng, hoa hồng đại lý, hoa hồng môi giới, tiếp thị, xúc tiến thương mại, khuyến mãi, quảng cáo, đóng gói, vận chuyển, bảo quản, khấu hao tài sản cố định, chi phí vật liệu, bao bì, dụng cụ, đồ dùng, chi phí dịch vụ mua ngồi chi phí tiền khác + Chi phí quản lý Cơng ty: chi phí quản lý kinh doanh, quản lý hành chi phí khác có liên quan đến hoạt động Cơng ty 10 + Tồn chi phí bán hàng chi phí quản lý Cơng ty kết chuyển cho sản phẩm, dịch vụ tiêu thụ năm để xác định kết kinh doanh Điều 23 Quy chế, định mức chi phí 23.1 Văn phịng phẩm, thiết bị văn phòng, quần áo đồng phục, bảo hộ la động Bao gồm giấy in máy vi tính, mực in, giấy viết, báo chí, tài liệu phục vụ chun mơn, bút viết, cặp đựng tài liệu, chè, nước, ấm, chén, chổi quyét,…: Thanh toán theo thực tế phát sinh hàng tháng theo định mức sử dụng VPP, thiết bị văn phịng, quần áo đồng phục, BHLĐ Cơng ty Bộ phận Nhân có trách nhiệm thống kê, xin mua quản lý nhằm tránh lãng phí 23.2 Điện, nước, điện thoại, fax, internet, chuyển phát nhanh Tiền điện, nước: Thực hành tiết kiệm, chống lãng phí, máy móc, thiết bị, vị trí phải tắt nguồn, đóng van khơng sử dụng Bộ phận Quản lí thiết bị, Hành nhân có trách nhiệm kiểm tra, đơn đốc phận Tiền cước phí điện thoại, fax: Bộ phận nhân có trách nhiệm quản lí chi phí cước điện thoại bàn, fax công ty Các nhân viên có nhu cầu liên hệ cơng việc với bên ngồi, đăng kí với nhân viên nhân Tiền cước phí internet: Đăng kí gói cước phù hợp với nhu cầu sử dụng internet công ty, Ban giám đốc kí phê duyệt đăng kí Định mức chi phí điện thoại bàn, chi phí internet hàng tháng khơng q vnđ Chi phí khốn tiền điện thoại cho cán công nhân viên thường xuyên phải liên hệ, làm việc qua điện thoại theo định cụ thể Ban giám đốc Tiền cước phí chuyển phát nhanh: chuyển phát nhanh chứng từ, hàng hóa liên quan đến cơng việc cơng ty, khơng mang tính chất cá nhân Thanh tốn phí chuyển phát nhanh theo thực tế phát sinh 23.3 Chi lương, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí cơng đồn, cơng tác phí Thanh tốn theo chế độ cơng ty ban hành 23.4 Chế độ tiếp khách, hội nghị Khách đến làm việc Công ty phải đăng ký Phịng Hành nhân Phịng Hành - Nhân có trách nhiệm bố trí phịng, trà nước, băng rôn, thông báo cho đơn vị liên quan, để đón tiếp khách * Các định mức tiếp khách: 11 - Khách HĐTV, Ban giám đốc: khách hàng công ty, đối tác tiềm đến tham quan, đánh giá khả cung cấp, đơn vị nhà nước có liên quan cơng ty Chủ đầu tư toán theo thực tế phát sinh - Khách phòng, ban chức năng: Tùy theo mức độ quan trọng công việc liên quan, cá nhân, đơn vị trực tiếp báo cáo Ban giám đốc xin ý kiến chi phí cho việc đón tiếp có phát sinh khoản chi phí * Các định mức chi liên hoan hàng năm: Để nâng cao tinh thần đoàn kết, động viên kịp thời phấn đấu tập thể tồn cán cơng nhân viên tồn Cơng ty Căn vào số lượng cán cơng nhân viên hàng năm, có tham khảo kết kinh doanh, Ban giám đốc định tổ chức liên hoan hay chi tiền cho cán công nhân viên tiền mặt Định mức chi: 250.000 vnđ đến 500.000 vnđ/người/lần * Các định mức chi hội nghị khách hàng, nhà cung ứng: Hội nghị khách hàng, nhà cung ứng hội nâng cao hiểu biết Công ty đối tác Tùy thời điểm Ban giám đốc định lựa chọn địa điểm tổ chức Định mức chi: Tối đa 500.000 vnđ/người/lần (bao gồm ăn, uống, chi phí tài liệu, địa điểm, hội nghị) 23.5 Chi phí hiếu, hỷ, ốm đau: Nhằm mục đích hỗ trợ, thăm nom cá nhân người thân cán công nhân viên, tạo đồn kết gắn bó, tương thân tương tồn cơng ty Cơng ty hỗ trợ tiền trường hợp hiếu (đám ma), hỷ (đám cưới) cho toàn cán nhân viên theo định mức sau: - Hiếu: Bản thân người lao động, bố, mẹ (cả bố mẹ vợ/chồng), người lao động: 1,000,000 vnđ/người, chi tiền mặt, vòng hoa - Hỷ: Cán cơng nhân viên tồn cơng ty có việc hỷ (cưới): 1.000.000 vnđ, chi tiền mặt, tặng phẩm - Ốm đau: Cán công nhân viên tồn cơng ty ốm đau: 500.000 vnđ, chi tiền mặt, phần quà 23.6 Chi phí cho nhân viên tai nạn lao động Cơng ty chi trả tồn số tiền cán công nhân viên điều trị sơ y tế trả 100% lương cho người lao động ngày nghỉ điều trị bị tai nạn lao động kể nội ngoại trú theo giấy tờ, chứng từ bệnh viện 23.7 Chi phí ăn ca, chi phí bữa phụ 12 - Chi phí ăn ca: Cơng ty hỗ trợ cho tồn cán công nhân viên Công ty 25.000 đồng/người/ngày - Chi phí bữa phụ: Cơng ty chi 01 bữa phụ/ca cho nhân viên tăng ca 04 giờ/ca, định chi phí/ 01 suất ăn tuân thủ theo quy định nhà nước 23.8 Chi đào tạo: - Người lao động công ty cử đào tạo nâng cao trình độ cơng ty tốn kinh phí đào tạo, người lao động phải hồn thành khóa học làm việc cơng ty năm Trường hợp người cử đào tạo nâng cao khơng hồn thành khóa học khơng làm việc cho cơng ty năm kể từ đào tạo xong người lao động phải hồn trả lại tồn kinh phí đào tạo cho Cơng ty - Trường hợp người lao động xin học nâng cao chuyên môn, nghiệp vụ, vào nguyện vọng chương trình học người lao động, phù hợp với yêu cầu công việc người lao động Cơng ty xem xét, bỗ trí, xếp thời gian làm việc hợp lý để tạo điều kiện người lao động học tập Nếu người lao động có nguyện vọng đề nghị Cơng ty tài trợ kinh phí phải có đơn trình Cơng ty xem xét trước học, chấp thuận hai bên ký hợp đồng đào quyền lợi nghĩa vụ bên 23.9 Các khoản chi khác - Chi tết dương lịch 01/01, ngày Chiến thắng 30/04, quốc tế Lao động 01/05, ngày Quốc khánh 02/09: Tùy thuộc vào kết sản xuất kinh doanh Ban giám đốc công ty đưa định thưởng thời điểm cụ thể - Quốc tế Phụ nữ 08/03, Phụ nữ Việt Nam 20/10, tết thiếu nhi, đại hội hoạt động văn nghệ, thể dục thể thao, giao lưu thể thao với khách hàng khách hàng chủ đầu tư: tổ chức, hoạt động, kinh phí, chi phí Ban giám đốc cơng đồn thống nhất, có tham khảo kết kinh doanh Công ty - Ngày thành lập công ty: Chi phí tổ chức theo nghị HĐTV định Ban giám đốc - Chi phí tham quan, nghỉ mát: Khi kinh doanh có lãi, Cơng ty Cơng đồn thống tổ chức tham quan, nghỉ mát cho cán công nhân viên gương mẫu Nội dung, chi phí liên quan đến tham quan, nghỉ mát theo định dựa vào thoả thuận Công ty Cơng đồn - Chi lương tháng 13, thưởng tết âm lịch: Thực theo: “ Thỏa ước lao động tập thể”, “ Quy chế thưởng”, “ Hệ thống thang bảng lương”, phần quà tết: giá trị không 500.000 vnđ/người/xuất - Chi khen thưởng danh hiệu lao động, tập thể lao động xuất sắc tiêu biểu cuối năm: + Cá nhân: không 1.000.000 vnđ/1người + khen 13 + Tập thể: không 2,000,000 vnđ/1 đơn vị + khen - Chi tiền xăng, dầu, vé, phí cầu đường, rửa xe, sửa xe, bơm xe, + Chi phí xăng, dầu: Các xe sử dụng tùy thuộc vào định mức sử dụng nhiên liệu (có định cho xe, thời điểm) + Các chi phí vé, phí cầu, rửa xe, bơm xe, : Thanh toán theo bảng kê, cán quản lí kí, cấp phê duyệt Thanh tốn vào cơng tác phí, trả vào lương hàng tháng Điều 24 Xử lý kinh doanh thua lỗ Trường hợp kinh doanh thua lỗ, Giám đốc Công ty phải đề xuất giải pháp cấp bách để HĐTV xem xét định - Trích từ quỹ dự phịng tài để bù lỗ - Chuyển phần lỗ sang năm sau, đồng thời định biện pháp để khắc phục Điều 25 Lợi nhuận thực - Lợi nhuận thực kết kinh doanh Công ty sau kỳ hoạt động Lợi nhuận thực xác định theo công thức: Lợi nhuận thực kỳ = Tổng doanh thu kỳ + Thu nhập khác kỳ - Tổng chi phí kỳ - Việc xác định lợi nhuận phải tuân thủ nguyên tắc chế độ kế toán hành Chương V PHÂN PHỐI LỢI NHUẬN VÀ TRÍCH LẬP CÁC QUỸ Điều 26 Phân phối lợi nhuận trích lập quỹ Lợi nhuận Công ty sau bù lỗ năm trước theo quy định Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp nộp thuế thu nhập doanh nghiệp, phân phối sau: - Phần lợi nhuận lại sau trừ khoản trên, trích lập quỹ theo định HĐTV phù hợp với quy định hành Luật pháp Việt Nam Điều 27 Mục đích sử dụng quỹ Cơng ty - Quỹ dự phịng tài dùng để: + Bù đắp tổn thất, thiệt hại tài sản, công nợ khơng địi xảy q trình sản xuất, kinh doanh + Bù đắp khoản lỗ Công ty theo định HĐTV - Quỹ đầu tư phát triển dùng để: 14 + Bổ sung vào vốn điều lệ Công ty + Mua cổ phần, góp vốn cơng ty cổ phần, cơng ty TNHH, cơng ty liên doanh; góp vốn hoạt động hợp tác kinh doanh + Để đầu tư mở rộng quy mô hoạt động sản xuất, kinh doanh đổi công nghệ, trang thiết bị, điều kiện làm việc Công ty + Căn vào nhu cầu đầu tư khả quỹ, HĐTV định hình thức biện pháp đầu tư theo nguyên tắc có hiệu quả, bảo toàn phát triển vốn - Quỹ khen thưởng dùng để: + Thưởng định kỳ, thưởng cuối năm sở suất lao động thành tích cơng tác CBCNV, thưởng đột xuất cho cá nhân, tập thể có thành tích đột xuất hoạt động sản xuất, kinh doanh + Thưởng cho cá nhân đơn vị bên ngồi Cơng ty có đóng góp nhiều cho hoạt động sản xuất, kinh doanh Công ty theo quy chế thưởng Công ty Mức thưởng Giám đốc định + Thưởng người quản lý điều hành Công ty (HĐTV, Ban Giám đốc, Ban Kiểm soát) Mức thưởng gắn với hiệu hoạt động kinh doanh Công ty - Quỹ phúc lợi dùng để: + Đầu tư xây dựng sửa chữa cơng trình phúc lợi chung Cơng ty + Chi cho hoạt động thể thao, văn hố, phúc lợi cơng cộng tập thể cơng nhân viên Cơng ty, phúc lợi xã hội + Ngồi chi trợ cấp khó khăn cho người lao động Công ty kể trường hợp nghỉ hưu, sức lâm vào hồn cảnh khó khăn, không nơi nương tựa, làm công tác từ thiện xã hội + Việc sử dụng quỹ phúc lợi Giám đốc định sau tham khảo ý kiến Ban chấp hành Cơng đồn Cơng ty Điều 28 Trả lợi tức - Lợi nhuận Công ty, sau khấu trừ khoản điều 26, HĐTV nghị việc phân chia, trả cho Chủ Đầu tư tiền Việt Nam Đồng Chương VI KẾ HOẠCH TÀI CHÍNH, CHẾ ĐỘ KẾ TỐN, THỐNG KÊ VÀ KIỂM TOÁN Điều 29 Kế hoạch tài 15 - Căn vào kế hoạch sản xuất, kinh doanh Công ty đơn vị trực thuộc có trách nhiệm xây dựng kế hoạch tài dài hạn hàng năm phù hợp với kế hoạch kinh doanh Công ty Thời hạn lập kế hoạch tài thời điểm với kế hoạch sản xuất, kinh doanh theo quy định Công ty Điều 30 Chế độ kế tốn thống kê kiểm tốn - Cơng ty thực việc hạch toán kế toán, thống kê theo pháp luật kế toán thống kê hành; - Công ty thực việc lập, nộp, báo cáo tài chính, báo cáo hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng năm theo quy định pháp luật; - Năm tài Cơng ty ngày 01 tháng 01 năm dương lịch kết thúc vào ngày 31 tháng 12 năm; - Cuối niên khóa, HĐTV xem xét, thơng qua Báo cáo tài chính, bao gồm nội dung sau: + Bảng cân đối kế tốn Cơng ty + Báo cáo kết hoạt động sản xuất, kinh doanh Công ty + Báo cáo lưu chuyển tiền tệ + Thuyết minh báo cáo tài - Giám đốc chịu trách nhiệm tính xác, trung thực báo cáo tài hàng năm Điều 31 Bộ máy kế tốn tài Cơng ty - Cơng ty có Phịng Tài - Kế tốn Người chịu trách nhiệm cơng tác tài kế tốn Cơng ty Giám đốc tài chính, Kế tốn trưởng Nhiệm vụ máy kế toán thực chế độ hạch toán kế toán thống kê theo luật kế toán, thống kê điều lệ kế toán Nhà nước, chế độ kế tốn Bộ Tài ban hành Điều 32 Chế độ lưu giữ tài liệu liên quan đến cơng tác tài - kế tốn - Cơng ty phải lưu giữ tài liệu sau: + Sổ sách, chứng từ, tài liệu kế tốn, báo cáo tài hàng năm + Kết luận Thanh tra thuế + Các tài liệu khác theo quy định Điều 12 Luật Doanh nghiệp + Công ty phải lưu giữ tài liệu có liên quan đến cơng tác tài kế tốn trụ sở chính.Thời gian lưu giữ, bảo quản chế độ theo quy định pháp luật Điều 33 Công tác kiểm tra khác 16 Công ty chịu tra, kiểm tra, giám sát quan tài có thẩm quyền cơng tác tài Cơng ty theo quy định pháp luật Chương VII CHẾ ĐỘ TRÁCH NHIỆM TRONG CƠNG TÁC QUẢN LÝ TÀI CHÍNH VÀ HẠN MỨC PHÊ DUYỆT CHI PHÍ, GIAO DỊCH KINH TẾ Điều 34 Trách nhiệm Giám đốc - Giám đốc người đại diện theo pháp luật Cơng ty, có quyền điều hành cao Công ty chịu trách nhiệm trước HĐTV, trước pháp luật việc điều hành hoạt động, quản lý tài sản, vật tư, tiền vốn khoản thu chi Công ty - Tổ chức đạo thực cơng tác kế tốn theo quy định Luật kế toán Chịu trách nhiệm chế độ báo cáo kế tốn, thống kê, tài chính, nội dung báo cáo tài thơng tin tài cơng khai theo quy định pháp luật - Tổ chức thực định Đại hội đồng cổ đông, HĐTV, Chủ tịch HĐTV - Xây dựng quy trình, thủ tục, định mức chi phí Cơng ty theo quy định pháp luật, phù hợp với Điều lệ Công ty, định cụ thể HĐTV Điều 35 Trách nhiệm Kế tốn trưởng Cơng ty - Thực quy định pháp luật tài - kế tốn; - Tổ chức điều hành máy kế toán để thực nhiệm vụ kế toán theo định HĐTV nhằm đáp ứng yêu cầu quy định Luật kế toán văn hướng dẫn thi hành; - Tổ chức lập báo cáo tài tồn Cơng ty; - Chịu lãnh đạo Giám đốc tài chun mơn nghiệp vụ; - Có quyền độc lập chun mơn, nghiệp vụ kế tốn thực hiện, kiểm tra, giám sát khoản thu, chi tài chính, nghĩa vụ thu, nộp, tốn nợ; kiểm tra việc quản lý, sử dụng tài sản, nguồn hình thành tài sản; - Báo cáo kịp thời hành vi vi phạm pháp luật tài chính, kế tốn với Giám đốc tài chính, BGĐ, HĐTV; - Chịu trách nhiệm trước Giám đốc tài chính,BGĐ, HĐTV pháp luật công việc thuộc phạm vi trách nhiệm quyền hạn Kế toán trưởng theo quy định Luật kế toán; Điều 36 Trách nhiệm kế toán viên Nhân viên Phịng Tài - Kế tốn Cơng ty giao nhiệm vụ lĩnh vực tài - kế tốn có trách nhiệm sau: 17 - Thường xuyên nắm bắt, phản ánh kịp thời cho Lãnh đạo Phịng tình hình thực tiêu kế hoạch (doanh thu, chi phí, trang bị tài sản, ); tình hình quản lý thu hồi khoản công nợ; thực đầu tư theo uỷ quyền Cơng ty; tình hình chấp hành chế độ sách tài - kế tốn, ; - Nắm bắt tình hình tồn quỹ tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, báo cáo bất thường; - Chủ động chấp hành chế độ sách tài - kế tốn; - Trong q trình giải cơng việc gặp khó khăn, vướng mắc, phải báo cáo kịp thời với Kế tốn trưởng Cơng ty để tìm biện pháp giải quyết; trường hợp kế toán viên chưa báo cáo tự giải phải hồn tồn chịu trách nhiệm hậu gây ra; - Chịu trách nhiệm cơng việc phụ trách, thực Kế tốn trưởng, Giám đốc tài pháp luật; - Hướng dẫn, giải đáp vướng mắc, hỗ trợ trực tiếp công việc liên quan đến cơng tác tài - kế tốn cho phịng ban, cá nhân công ty (nếu cần); Chương VIII ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH Điều 37 Xử lý vi phạm quy chế quản lý tài Đơn vị, cá nhân có hành vi vi phạm Quy chế quản lý tài Cơng ty, tùy theo mức độ vi phạm mức độ hậu gây phải chịu hình thức kỷ luật tương xứng từ cảnh cáo, trừ thưởng, đình cơng tác sa thải theo quy định Công ty Điều 38 Tổ chức thực Quy chế quản lý tài quy định cụ thể việc quản lý tài Cơng ty TNHH HHP Tồn Tâm., việc tổ chức thực quy định phân cấp quản lý tài phải dựa quy định pháp luật hành quy chế khác Công ty có liên quan Quy chế quản lý tài Cơng ty TNHH HHP Tồn Tâm có hiệu lực kể từ ngày HĐTV ký định ban hành Trong trình thực có vướng mắc cần bổ sung, sửa đổi, Giám đốc trình HĐTV Cơng ty xem xét định T/M HỘI ĐỒNG THÀNH VIÊN Chủ tịch 18