Đang tải... (xem toàn văn)
Quản lý kinh doanh công ty TNHH máy tính huy hoàng
Trờng đại học bách khoa hà nội Khoa công nghệ thông tin Đề tài thực tập tốt nghiệp Đề tài: Quản lý kinh doanh công ty TNHH máy tính Huy Hoàng Giáo viên hớng dẫn : Hồ Sỹ Bàng Sinh viên thực hiện : Đặng Ngọc Sơn Lớp : K9b HN-Tháng 1 - Năm 2004 Thực tập tốt nghiệp Lời giới thiệu Trong thời đại ngày nay khoa học kĩ thuật ngày một đợc ứng dụng rộng rãi khắp mọi nơi mọi lĩnh vực, mọi ngành nghề và nó phát triển không ngừng từng giây từng phút.Việc nắm bắt và ứng dụng khoa học kỹ thuật và áp dụng nó vào phục vụ cuộc sống con ngời là một vấn đề quan trọng và thực sự cần thiết.Ngày nay việc quản lý các công việc có khối lợng lớn ngày một hoàn thiện hơn chính xác hơn và hiệu quả mang lại thật tuyệt vời và máy tính là đối tợng để chúng ta thể hiện điều đó.Đề tài thực tập tốt nghiệp cũng nhằm mục đích nh thế và cũng xuất phát từ thực tế để quản lý một công ty TNHH thì đối với việc quản lý trên giấy tờ sẽ có rất nhiều khó khăn nh mất nhiều thời gian công sức,dễ gây ra sai sót trông quá trình tính toán cũng nh lập sổ sách nên một phần mềm Quản lý kinh doanh công ty TNHH buôn bán máy vi tính Huy Hoàng- Số 51 phố Lê Thanh Nghị-Hà Nộira đời là một sự tất yếu. Trong quá trình thực hiện đề tài này,em đã gặp không ít khó khăn nhng em đã đợc sự giúp đỡ nhiệt tình của thầy Hồ Sỹ Bàng để hoàn thành đề tài này.Em xin chân thành cảm ơn thầy Hồ Sỹ Bàng đã tận tình hớng dẫn trong quá trình làm bài thực tập tốt nghiệp.Em cũng xin cảm ơn công ty TNHH Huy Hoàng-Số 51 phố Lê Thanh Nghị-Hà Nội đã giúp đỡ em thực hiện đề tài thực tập này. Mặc dù đã hết sức cố gắng nhng do khả năng còn hạn chế,cha nhìn rõ tất cả các vấn đề nên chơng trình em viết ra không tránh khỏi những thiếu sót.Kính mong sự chỉ bảo,góp ý của các thầy cô và bạn bè để chơng trình ngày càng đợc hoàn thiện hơn. Sinh viên : Đặng Ngọc Sơn Lớp : K9b Khoa CNTT - ĐHBKHN Mục lục Quản lý kinh doanh - Sinh viên : Đặng Ngọc Sơn - Lớp : K9B 2 Thực tập tốt nghiệp Lời giới thiệu 1 Chơng I Mô tả và đánh giá hệ thống 1. Mô tả thực trạng công ty 4 2.Tổ chức của công ty 4 3. Nhiệm vụ của các bộ phận .5 4. Mô tả hoạt động của công việc quản lý. 6 5. Mô tả hệ thống sẽ xây dựng7 6. Nhiệm vụ và yêu cầu đặt ra đối với bài toán 8 Chơng II Phân tích và thiết kế hệ thống 1. Yêu cầu của hệ thống 9 2. Phân tích chi tiết các chức năng 9 3. Biểu đồ phân cấp chức năng 11 4. Biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh 12 5. Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh của hệ thống . 13 6. Biểu đồ luồng dữ liệu mức dới đỉnh của hệ thống 14 Chơng III Lựa chọn công cụ thực hiện 1. Giới thiệu Hệ quản trị Cơ sở dữ liệu Access 17 2. Giới thiệu ngôn ngữ lập trình Visual Basic for Application 17 Chơng IV Quản lý kinh doanh - Sinh viên : Đặng Ngọc Sơn - Lớp : K9B 3 Thực tập tốt nghiệp Thiết kế chơng trình và giao diện 1. Thiết kế Cơ sở dữ liệu19 Cài đặt các bảng 19 Thiết lập mối quan hệ giữa các bảng22 2. Thiết kế giao diện chính của chơng trình.23 Tài liệu tham khảo Chơng I Mô tả và đánh giá hệ thống I. Mô tả thực trạng công ty. Trong những năm gần đây,ngành công nghệ thông tin trong cả nớc đã có những bớc phát triển đáng kể.Từ khi nhà nớc ta chuyển sang cơ chế thị trờng,các doanh nghiệp t nhân trong cả nớc liên tục phát triển,trong đó các công ty TNHH buôn bán linh kiện và máy tính nguyên chiếc cũng đã đợc thành lập và phát triển không ngừng.Các công ty liên tục đợc mở ra và điều này khiến cho mọi công ty máy tính luôn có sự cạnh tranh để thu hút khách hàng về phía mình. Công ty Huy Hoàng là một công ty TNHH chuyên bán buôn và bán lẻ các linh kiện máy vi tính với cửa hàng nằm trên mặt tiền tại số nhà 51 phố Quản lý kinh doanh - Sinh viên : Đặng Ngọc Sơn - Lớp : K9B 4 Thực tập tốt nghiệp Lê Thanh Nghị-Quận Hai Bà Trng-Hà Nội.Công ty đợc thành lập từ năm 2002.Đến nay công ty đã có đợc mặt bằng tốt với các nhân viên lành nghề trong lĩnh vực công nghệ thông tin cũng nh makettinh. Qua gần 2 năm thành lập,công ty đã có những khách hàng quen thuộc và có đợc uy tín trên thị trờng máy tính .Số vốn của công ty ngày càng tăng và đã tạo đợc tín nhiệm của rất nhiều khách hàng. II. Tổ chức của công ty. Tổ chức của công ty Huy Hoàng đợc thể hiện qua sơ đồ sau: III. Nhiệm vụ của các bộ phận. 1. Giám đốc: Là ngời lãnh đạo,điều hành và giám sát mọi công việc cũng nh các hoạt động của công tyHuy Hoàng. 2. Phòng nhập hàng: Là bộ phận có nhiệm vụ kiểm tra hàng,kiểm soát số lợng cũng nh giá thành của các linh kiện máy tính khi có hàng về.Công việc của phòng là phải biết,theo dõi đợc chính xác các mặt hàng có trong kho và các mặt hàng đã hết hay giá thành khi nhập về của các linh kiện. 3. Phòng bán hàng: Quản lý kinh doanh - Sinh viên : Đặng Ngọc Sơn - Lớp : K9B 5 Giám đốc Phòng nhập hàng Phòng bán hàng Phòng bảo hành Thực tập tốt nghiệp Là bộ phận trực tiếp giao dịch vối khách hàng và làm công tác makettinh,quảng cáo cho công ty.Công việc chính của phòng bán hàng là giao dịch với các khách hàng của công ty,làm nhiệm vụ quảng cáo giới thiệu các sản phẩm đến với khách hàng,in ra các tờ rơi quảng cáo,in ra bản báo giá thiết bị,lập danh sách khách hàng của công ty,danh sách các mặt hàng của công ty. 4. Phòng bảo hành: Là bộ phận có nhiệm vụ nhận phiếu bảo hành và làm nhiệm vụ bảo hành cho các khách hàng đem hàng đến bảo hành hay đem hàng đến sửa chữa đồng thời cũng làm nhiệm vụ giữ phiếu bảo hành(tức hoá đơn bán hàng) của khách hàng. IV. Mô tả hoạt động của công việc quản lý công ty. 1. Các chức năng thủ công(Vật lý): Giám đốc sẽ trực tiếp điều hành mọi hoạt động của công ty và quản lý hầu hết các chức năng thủ công của công ty. Phòng nhập hàng sẽ quản lý tất cả các mặt hàng nhập về kho của mình, ghi vào sổ các linh kiện vừa nhập về ,giá thành nhập vào của các linh kiện và thời gian bảo hành của từng sản phẩm.Sau đó tính tổng số tiền hàng vừa nhập về.Kiểm tra trong kho nếu thấy hết hàng hay các hàng sẽ nhập về tiếp. Phòng bán hàng sẽ lập danh sách các mặt hàng và giá thành bán ra của từng sản phẩm do bên nhập hàng đa cho.Từ danh sách các mặt hàng trên,phòng bán hàng sẽ in ra bản báo giá thiết bị để tiện cho việc makettinh và giới thiệu sản phẩm với các khách hàng đến mua hay xem sản phẩm đồng thời làm tờ rơi quảng cáo cho công ty. Nếu có khách đến mua hàng,phòng bán hàng sẽ giới thiệu các sản phẩm tới khách và lập hoá đơn cho khách hàng.Hóa đơn sẽ đợc làm 2 bản,một bản đa cho khách để khách thanh toán tiền ,một bản lu lại để tiện cho việc bảo hành.Hoá đơn đó cũng chính là phiếu bảo hành sản phẩm.Nếu cả hai bên đã đồng ý thì cùng kí tên vào hai hoá đơn.Sau đó thu tiền các mặt hàng mà khách đã mua. Phòng bán hàng cũng đợc giao nhiệm vụ thủ quỹ tiện cho việc thu chi và nộp thuế cho nhà nớc. Phòng bảo hành có nhiệm vụ giữ lại hoá đơn thứ hai của khách hàng để khi khách đến bảo hành sản phẩm,bộ phận bảo hành có nhiệm vụ đối chiếu phiếu bảo hành rồi bảo hành cho khách Quản lý kinh doanh - Sinh viên : Đặng Ngọc Sơn - Lớp : K9B 6 Thực tập tốt nghiệp miễn phí.Nếu phiếu bảo hành đã hết hạn hoặc khách đem hàng đến sửa thì sẽ sửa cho khách và thu tiền nộp cho phòng bán hàng. 2. Các chức năng thực hiện bằng máy tính: In ra bản báo giá thiết bị In ra bản hợp đồng Tính tổng số tiền hàng khách mua bằng Excel V. Mô tả hệ thống sẽ xây dựng. +/ Mục đích của hệ thống là sẽ xây dựng một phần mềm để tự động hoá các công việc quản lý để đảm bảo việc giao dịch giữa khách và các nhân viên của công ty cũng nh tạo ra sự chính xác và thuận tiện cho việc quản lý hàng hoá xuất và nhập. Hệ thống phải lu trữ những thông tin của khách hàng,các sản phẩm mà công ty đang có hay những hoá đơn của khách hàng để đảm bảo không bị nhầm lẫn về hàng hoá và các khoản tiền tránh việc ghi chép phiền phức cho khách hàng. +/ Đối tợng sử dụng chủ yếu của hệ thống chủ yếu là bên phòng bán hàng và makettinh.Các nhân viên có thể sử dụng các số liệu để báo cáo vơi giám đốc. +/ Các chức năng chính của hệ thống: Cập nhật các thông tin liên quan đến hàng hoá và những khách hàng của công ty. Tại mọi thời điểm hệ thống phải đa ra đợc các thông tin chính xác về hàng hoa có trong công ty,giá thành và chế độ bảo hành sửa chữa của từng sản phẩm. Tìm kiếm các thông tin về khách mua hàng và hàng hoá. In ra đợc các bản báo giá chính xác để quảng cáo cho công ty. Lập đợc những hoá đơn cho khách đến mua hàng. VI. Nhiệm vụ và yêu cầu đặt ra đối với bài toán. Qua những thông tin đợc mô tả nh trên,phân tích về hoạt động của bài toán quản lý kinh doanh công ty TNHH Huy Hoàng và những mục đích cũng nh chức năng của hệ thống đặt Quản lý kinh doanh - Sinh viên : Đặng Ngọc Sơn - Lớp : K9B 7 Thực tập tốt nghiệp ra,ta phải xây dựng các giao diện để nhập và xuất dữ liệu tạo điều kiện dễ dàng cho công việc quản lý của công ty. Giao diện nhập thông tin về các mặt hàng và giá thành của từng sản phẩm có trong công ty. Giao diện nhập thông tin về các khách hàng của công ty. Giao diện in ra các bản báo gía thiết bị quảng cáo cho công ty. Giao diện lập hoá đơn thanh toán cho khách hàng. Để giúp cho việc xây dựng cơ sở dữ liệu cho bài toán đợc thuận tiện cũng nh xây dựng các giao diện nhập và xuất dữ liệu cho ngời sử dụng,ta chọn hệ quản trị cơ sở dữ liệu là Microsoft Access. Ngoài việc đáp ứng những công việc bình thờng hoạt động của công ty,chơng trình cũng phải đợc xây dựng có tính mở để có thể đáp ứng với tình hình kinh doanh của công ty trong tình hình hiện nay nh thêm vào các mặt hàng,khách hàng hay thêm các dịch vụ mới nh khuyến mại Chơng II Phân tích và thiết kế hệ thống I. Yêu cầu của hệ thống: Căn cứ vào các yêu cầu thực tế của bài toán,mục tiêu của hệ thống chính là quản lý đợc chính xác số hàng và các khách hàng của công ty.Đảm bảo tính chính xác,nhanh chóng và tiện lợi. Hệ thống phải đa ra các thông tin chính xác về các mặt hàng của công ty cũng nh danh sách khách hàng và các hoá đơn cho khách,thực hiện các báo cáo cho khách hàng và cho công ty. Quản lý kinh doanh - Sinh viên : Đặng Ngọc Sơn - Lớp : K9B 8 Thực tập tốt nghiệp II. Phân tích chi tiết các chức năng: 1. Thông tin vào của hệ thống: *. Đối với các mặt hàng nhập về của công ty:Ta cần phải biết các thông tin cơ bản để có thể lập danh sách các mặt hàng vừa nhập: Danh sách các mặt hàng Mã mặt hàng Giá thành mỗi mặt hàng Số lợng Ghi chú Tổng tiền vừa mua hàng Ngày mua hàng *. Đối với danh sách các mặt hàng để giới thiệu với khách hàng và in ra báo giá,tờ rơi quảng cáo: Mã mặt hàng Tên mặt hàng Ngày báo gía Giá mỗi sản phẩm Mô tả chi tiết Khuyến mại *. Đối với danh sách các khách hàng hàng của công ty: Mã khách hàng Tên khách hàng Địa chỉ Số điện thoại Ghi chú khách hàng *. Đối với tờ hoá đơn cho khách mua hàng: Số hoá đơn Mã khách hàng Tên khách hàng Quản lý kinh doanh - Sinh viên : Đặng Ngọc Sơn - Lớp : K9B 9 Thực tập tốt nghiệp Mã hàng Tên hàng Thời gian bảo hành từng sản phẩm Số lợng từng sản phẩm Gía thành mỗi sản phẩm Tổng số tiền khách thanh toán Ngày lập hoá đơn Ghi chú 2 .Thông tin ra của hệ thống: Từ các thông tin vào của hệ thống là các mặt hàng nhập về kho,các mặt hàng bán cho khách hàng,hoá đơn cho khách hàng,hệ thống phải đa ra các thông tin chính xác về các mặt hàng có trong kho,các mặt hàng giới thiệu và bán cho khách,số hoá đơn của khách và danh sách các khách hàng của công ty để hệ thống có thể tự động lập danh sách các mặt hàng,in ra hoá đơn cho khách,in ra bản báo giá thiết bị,tờ rơi quảng cáo 3. Các thông tin tìm kiếm : Hệ thống phải tìm kiếm đợc những thông tin về các mặt hàng của công ty,các khách hàng đã đến với công ty theo một số điều kiện nào đó. III. Biểu đồ phân cấp chức năng: Quản lý kinh doanh Miêu tả các chức năng: *. Chức năng nhập hàng: Khi có hàng về, bộ phận kiểm tra hàng về có nhiệm vụ kiểm tra hàng nếu là hàng đã có thì tăng số lợng trong kho, nếu là hàng cha có thì thêm vào và lu vào sổ nhập hàng. Đồng thời bộ phận lập sổ chi sẽ viết phiếu chi và gửi cho phòng tổng hợp để thanh toán tiền. Khi có khách mua hàng, chức năng này nhận hoá đơn đã đóng dấu từ phòng tổng hợp và giao hàng cho khách. *. Chức năng bán hàng: Nếu có khách mua hàng chức năng này sẽ tiếp nhận yêu cầu. Nếu yêu cầu đợc chấp nhận thì sẽ Quản lý kinh doanh - Sinh viên : Đặng Ngọc Sơn - Lớp : K9B 10 Nhập hàng Bán hàng hhahàng Tổng hợp Kiểm tra hàng về . Lập sổ chi Báo cáo với phòng tổng hợp Lập sổ khách và hoá đơn Nhận HĐ đã đóng dấu ,giao hàng cho khách Quản lý hàng hoá Nhận báo cáo, đóng dấu hoá đơn và thanh toán thu, chi Báo cáo với phòng tổng hợp Tiếp nhận yêu cầu [...]... đơn cho khách hàng: Quản lý kinh doanh - Sinh viên : Đặng Ngọc Sơn - Lớp : K9B 24 Thực tập tốt nghiệp Report Lập hoá đơn dùng để in ra hoá đơn thanh toán cho khách hàng Bên dới là các trang hiện hành II.7- Thiết kế giao diện in báo giá hàng hoá: Quản lý kinh doanh - Sinh viên : Đặng Ngọc Sơn - Lớp : K9B 25 Thực tập tốt nghiệp Report In báo giá sẽ in ra báo giá các sản phẩm của công ty Bên dới là các... đơn Quản lý kinh doanh Sinh viên : Đặng Ngọc Sơn Báo cáo với phòng - tổng hợp Lớp : K9B 13 Thực tập tốt nghiệp Yêu Sổ khách Hoá đơn cầu Báo cáo Giám đốc 3 Phân rã chức năng 3: Yêu cầu Giám đốc Tiếp nhận báo cáo,đánh dấu hoá đơn,thanh toán thu chi Báo cáo Phiếu chi Quản lý kinh doanh Hoá đơn - Sinh viên : Sổ khách Đặng Ngọc Sơn Sổ nhập hàng - Lớp : K9B 14 Thực tập tốt nghiệp Chơng III Lựa chọn công. .. LongInt - Lớp : K9B 18 Thực tập tốt nghiệp 2- Thiết lập quan hệ giữa các bảng: II Thiết kế giao diện chính của chơng trình: Quản lý kinh doanh - Sinh viên : Đặng Ngọc Sơn - Lớp : K9B 19 Thực tập tốt nghiệp p II.1- Thiết kế giao diện nhập thông tin về khách hàng: Quản lý kinh doanh - Sinh viên : Đặng Ngọc Sơn - Lớp : K9B 20 Thực tập tốt nghiệp Form Nhập thông tin về khách hàng gồm có các textbox dùng... có hóa đơn từ phòng bán hàng gửi sang chức năng này sẽ thu tiền của khách và đóng dấu IV Biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh: Yêu cầu Hoá đơn Quản lý kinh doanh Giám đốc Báo cáo Yêu cầu Khách hàng V Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh của hệ thống: Quản lý kinh doanh - Sinh viên : Đặng Ngọc Sơn - Lớp : K9B 11 Thực tập tốt nghiệp Báo cáo Giám đốc Hàng về Hoá đơn Nhập hàng-1 Sổ nhập hàng Khách hàng Yêu cầu... dới là các trang hiện hành, số trang và ngày hiện tại II.8-Thiết kế giao diện trợ giúp: Quản lý kinh doanh - Sinh viên : Đặng Ngọc Sơn - Lớp : K9B 26 Thực tập tốt nghiệp Form Trợ giúp dùng để biết thêm thông tin về chơng trình cũng nh cách sử dụng chơng trình và thông tin về tác giả Tài liệu tham khảo Quản lý kinh doanh - Sinh viên : Đặng Ngọc Sơn - Lớp : K9B 27 Thực tập tốt nghiệp 1- Cơ sở dữ liệu-Lê... luồng dữ liệu mức dới đỉnh của hệ thống: Ta tiến hành phân rã các chức năng cơ bản trong quá trình xử lý thông tin của hệ thống 1 Phân rã chức năng 1: (Nhập hàng) Giám đốc Quản lý kinh doanh Hàng về - Sinh viên : Y êu cầu Báo cáo Đặng Ngọc Sơn - Lớp : K9B 12 Thực tập tốt nghiệp Kiểm tra hàng về Quản lý hàng hoá Lập phiếu chi Sổ nhập hàng Phiếu chi Báo cáo với phòng tổng hợp Nhận hoá đơn đã đóng dấu... TenDoitac Diachi SDT Ghichu Data Type Text Text Text Number Text Size 50 50 50 LongInt 50 1.3-Bảng Hanghoa: STT 1 2 3 Column Name MaHang TenHang Giamua Data Type Text Text Text Size 50 50 50 4 5 6 7 Giaban Mota Soluong TGBH Number Text Number Text LongInt 50 LongInt 50 1.4-Bảng Phieuchi: STT 1 2 3 4 5 Column Name SoP MaDoitac Ngaynhap Ghichu Tongtien Quản lý kinh doanh - Data Type Text Text Date/Time Number... 1.5-Bảng CTPC: STT 1 2 3 Column Name SoP MaHang Soluong Data Type Text Text Number Size 50 50 LongInt 1.6-Bảng Hoadon: STT 1 2 3 4 5 Column Name SoHoadon MaKhach Ngaymua Ghichu Tongtien Data Type Text Text Date/Time Text Text Size 50 50 Short Date 50 50 1.7-Bảng CTHD: STT 1 2 3 Column Name SoHoadon MaHang Soluong Quản lý kinh doanh - Data Type Text Text Number Sinh viên : Đặng Ngọc Sơn Size 50 50 LongInt... thể thựe hiện các hành động thêm,sửa,xoá mà không cần sử dụng công cụ truy vấn Chơng IV Thiết kế chơng trình và giao diện I Cài đặt Cơ sở dữ liệu: 1- Cài đặt các bảng dữ liệu: 1.1-Bảng Khachhang: Quản lý kinh doanh - Sinh viên : Đặng Ngọc Sơn - Lớp : K9B 16 Thực tập tốt nghiệp STT 1 2 3 4 5 Column Name MaKhach TenKhach Diachi SDT Ghichu Data Type Text Text Text Number Text Size 50 50 50 LongInt 50 1.2-Bảng... thoát khỏi form hiện tại và trở về chơng trình chính Bên dới là các bản ghi chỉ các chức năng nh hiện bản ghi hiện tại, chuyển sang bản ghi kế tiếp, chuyển sang bản ghi mới, trở về bản ghi đầu tiên, đến bản ghi cuối cùng II.2- Thiết kế giao diện nhập thông tin về hàng hoá: Quản lý kinh doanh - Sinh viên : Đặng Ngọc Sơn - Lớp : K9B 21 Thực tập tốt nghiệp Form Nhập thông tin về hàng hoá gồm có các textbox . hàng về phía mình. Công ty Huy Hoàng là một công ty TNHH chuyên bán buôn và bán lẻ các linh kiện máy vi tính với cửa hàng nằm trên mặt tiền tại số nhà 51 phố Quản lý kinh doanh - Sinh viên. động của công việc quản lý công ty. 1. Các chức năng thủ công( Vật lý) : Giám đốc sẽ trực tiếp điều hành mọi hoạt động của công ty và quản lý hầu hết các chức năng thủ công của công ty. Phòng. trên,phân tích về hoạt động của bài toán quản lý kinh doanh công ty TNHH Huy Hoàng và những mục đích cũng nh chức năng của hệ thống đặt Quản lý kinh doanh - Sinh viên : Đặng Ngọc Sơn - Lớp