Đang tải... (xem toàn văn)
Xây dựng hệ thống quản lý bán hàng của Công ty thương mại & dịch vụ K & S
LỜI NÓI ĐẦU---- ----Vào thời đại bùng nổ thông tin, với sự vận động không ngừng của Công nghệ thông tin trên toàn cầu, mọi tổ chức kinh tế cũng như xã hội đều mong muốn tận dụng tối đa khả năng cho phép của Công nghệ thông tin để hiện đại hoá quản lý sản xuất kinh doanh của mình nhằm đạt hiệu quả cao nhất. Phân tích và thiết kế để xây dựng chương trình là những công việc hết sức quan trọng trong mỗi dự án xây dựng hệ thống phần mềm. Qua quá trình học tập và nghiên cứu tại khoa Tin học Kinh tế, trường Đại học Kinh tế Quốc dân Hà Nội, tôi đã cố gắng vận dụng kiến thức thu được để xây dựng hệ thống Quản lý bán hàng với thiết kế cơ sở dữ liệu Microsoft Access và ngôn ngữ lập trình Visual Basic. Hệ thống Quản lý bán hàng là một hệ thống khá phức tạp đòi hỏi nhiều sự quan tâm chú ý đến từng khía cạnh. Do thời gian có hạn nên chương trình xây dựng mới chỉ thực hiện được phần nào công việc quản lý bán hàng để áp dụng cho doanh nghiệp vừa. Tuy nhiên nó cũng đáp ứng được phần lớn công việc cơ bản của công tác quản lý bán hàng và có khả năng phát triển thành hệ thống quản lý bán hàng đa cấp, áp dụng cho các doanh nghiệp lớn.Với nỗ lực của bản thân cùng sự tận tâm theo sát hướng dẫn của PGS. TS Hàn Viết Thuận, tôi đang dần hoàn thiện phần khảo sát và thiết kế khung hệ thống này. Tôi rất mong nhận được sự đóng góp ý kiến của các thầy cô giáo và các bạn đồng nghiệp để chương trình được hoàn thiện và phát triển hơn nữa. Tôi xin chân thành cảm ơn!Kết cấu của báo cáo tổng hợp gồm:Chương 1: Khảo sát công ty Thương mại và Dịch vụ K&SI - Khảo sát yêu cầu của khách hàng và đánh giá hệ thống Quản lý bán hàng của công ty K&SII - Những hạn chế khi chưa có hệ thống Quản lý bán hàng và Mục tiêu xây dựng một phần mềm Quản lý bán hàng cho công ty K&SChương 2: Nêu cơ sở phương pháp luận để xây dựng chương trình quản lý bán hàng XÂY DỰNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ BÁN HÀNG CỦA CÔNG TY THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ K&S1 CHƯƠNG I: KHẢO SÁT CÔNG TY TM VÀ DỊCH VỤ K&SI: KHẢO SÁT YÊU CẦU KHÁCH HÀNG VÀ ĐÁNH GIÁ HỆ THỐNG QUẢN LÝ BÁN HÀNG CỦA CÔNG TY K&S1. Khảo sát hệ thống:- Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ K&S thành lập theo quyết định số 01002002113 ngày 09/03/2001 do Sở Kế hoạch Đầu tư thành phố Hà Nội cấp.- Tên viết tắt: K&S Co., Ltd- Trụ sở của công ty: Km 9, Giải Phóng, Hoàng Liệt, Hoàng Mai, Hà Nội- Công ty K&S là một trong những nhà phân phối sản phẩm chăn, ga, gối nệm thương hiệu AIRYMAX lớn nhất miền Bắc. Các sản phẩm của công ty được sản xuất từ nguồn nguyên liệu nhập khẩu 100% từ Hàn Quốc thực sự đã đáp ứng được nhu cầu thực tế của thị trường trong nước và quốc tế. Riêng mặt hàng chăn ga gối nệm, thương hiệu AIRYMAX đã không ngừng phát triển tại thị trường nội địa và xuất khẩu. Với chất lượng đảm bảo, giá cả cạnh tranh và phù hợp với khả năng tài chính của từng Quý khách hàng, công ty K&S cũng đã có kinh nghiệm cung cấp mặt hàng cho các khách sạn lớn tại Hà Nội như Khách sạn Deawoo, Khách sạn Quân đội, Khách sạn Thắng Lợi, … và hệ thống các khách sạn, nhà hàng tại các tỉnh thành khác tại Việt Nam.- Mục tiêu của công ty là đem lại giá trị gia tăng cho khách hàng thông qua chuỗi kênh phân phối và một dải sản phẩm rất rộng gồm hàng ngàn đầu mặt hàng luôn có sẵn trong các kho phân phối của công ty trên toàn quốc.- Nguồn hàng chủ yếu của công ty K&S chủ yếu là do Công ty AIRYMAX cung cấp. Đây là công ty 100% vốn Hàn Quốc đầu tiên đầu tư vào Việt Nam. Trụ sở của công ty AIRYMAX đặt tại 359 Võ Văn Tần, P5, Q3, thành phố Hồ Chí Minh . 2. Mô hình tổ chức quản lý:a. Hiện trạng tổ chức: Công ty gồm các phòng ban như sau:+ Ban Giám đốc+ Bộ phận Kế toán+ Bộ phận Kinh doanh+ Bộ phận Vận tải+ Bộ phận KhoHiện tại số lượng nhân sự của công ty là: 20 người2 Sơ đồ tổ chức các phòng ban: Mô hình các phòng ban gồm có:+ Ban Giám đốc:Giám đốc là người lãnh đạo cao nhất công ty, có quyền quyết định mọi hoạt động trong công ty. Ngoài ra Giám đốc còn chịu trách nhiệm về công tác hành chính, công tác tổ chức, quản lý kinh doanh.+ Bộ phận Kế toán:Có nhiệm vụ lập kế hoạch tài chính đảm bảo cho mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. Có biện pháp quản lý nguồn vốn và kiểm tra giám sát việc sử dụng vốn đạt hiệu quả cao nhất. Trong việc kinh doanh ban kế toán quản lý cả việc tiêu thụ sản phẩm để có thể tổ chức thu công nợ theo kế hoạch. Quản lý việc thu chi, tiền lương cho nhân sự, tìm hiểu và áp dụng các chế độ chính sách của nhà nước vào việc quản lý chế độ chính sách cho nhân sự của công ty. + Bộ phận Kinh doanh: Có nhiệm vụ tìm kiếm, theo dõi, chăm sóc khách hàng của công ty. Nhân viên kinh doanh còn theo dõi số lượng hàng hoá nhập, xuất, tồn của công ty để chủ động cung cấp hàng cho khách hàng bất cứ lúc nào.+ Bộ phận Kho: Có nhiệm vụ quản lý nhập, xuất hàng hoá và cùng bộ phận kế toán thống kê hàng tồn kho.+ Bộ phận Vận tải:Có nhiệm vụ điều phối xe và vận chuyển hàng hoá theo yêu cầu của phòng kinh doanh.b. Hiện trạng nghiệp vụ công tác:Các nghiệp vụ chính: Nhập, xuất hàng hoá, quản lý tồn kho, kế toán công nợ, quản lý bán hàng và quản lý vận chuyển.Bộ phận kế toán và bộ phận quản lý kho là những người tham gia trực tiếp trong công việc quản lý hàng hoá nhập về được lưu tại kho của Công ty K&S và bộ phận kho sẽ theo dõi, quản lý để xuất hàng cho nhân viên, lưu chuyển thông tin quản lý kho (nhập, xuất, tồn) cho các bộ phận khác khi cần. 3Giám đốcPhòng kế toán Phòng kinh doanh Phòng vận tải Kho • Quy trình Nhập hàng từ AIRYMAX– HCM:Khi nhân viên kinh doanh và thủ kho yêu cầu kế toán gọi hàng trong AIRYMAX sẽ xảy ra các trường hợp:- Chứng từ về trước:+ Khi chứng từ về, lễ tân sẽ thông báo cho thủ kho+ Thủ kho sẽ lưu chứng từ (Phiếu báo giá) và theo dõi hàng đi đường+ Khi hàng hoá về kho, thủ kho kiểm tra đối chiếu giữa hàng hoá và chứng từ (nếu phát sinh thừa, thiếu sẽ báo lại cho kế toán)+ Kế toán sẽ đối chiếu với Công ty AIRYMAX– HCM và nhập hàng (Phiếu nhập kho) theo số thực nhận.+ Căn cứ vào Phiếu nhập kho, thủ kho nhập hàng và ký nhận.- Hàng về trước:+ Khi hàng được chuyển về, lễ tân thông báo cho thủ kho+ Thủ kho kiểm tra số lượng hàng thực tế và báo lại cho kế toán+ Kế toán sẽ gọi điện vào Công ty AIRYMAX– HCM để lấy thông tin (Phiếu báo giá) và làm Phiếu nhập hàng theo thực nhận.+ Kế toán giao phiếu nhập kho cho thủ kho để nhập hàng vào kho và ký xác nhận.Trong trường hợp nhập hàng không đúng quy cách, chủng loại, hàng sẽ bị trả lại.Thanh toán theo hình thức trả chậm: chuyển khoản• Quy trình Xuất hàng của K&S:Khi phát sinh nghiệp vụ mua hàng: + Nhân viện kinh doanh làm Phiếu yêu cầu xuất hàng gửi lên phòng kế toán. + Căn cứ vào Phiếu yêu cầu xuất hàng kế toán làm Phiếu xuất kho. + Thủ kho căn cứ vào Phiếu xuất kho kiêm bảo hành để xuất hàng. + Kế toán xuất hoá đơn giá trị gia tăng.• Quy trình giao hàng cho khách hàng gọi qua điện thoại:Khi thủ kho xuất hàng và giao cho nhân viên vận chuyển:+ Thủ kho sẽ kiểm hàng trước mặt nhân viên vận chuyển và yêu cầu nhân viên vận chuyển ký nháy vào chỗ Người nhận hàng trong Phiếu xuất hàng để xác nhận hàng hoá xuất kho đủ.+ Khi giao hàng, nhân viên vận chuyển yêu cầu khách hàng ký nhận và ghi rõ họ tên đầy đủ+ Khi giao hàng về, nhân viên vận chuyển giao lại Phiếu xuất hàng cho kế toán• Quy trình bán hàng trực tiếp:+ Nhân viên kinh doanh báo giá cho khách hàng4 + Nhân viên kinh doanh báo cho kế toán biết giá cả số lượng và chủng loại hàng khách sẽ mua bằng Phiếu yêu cầu xuất hàng+ Kế toán làm Phiếu xuất kho tiền ngay+ Căn cứ vào giá trị tiền hàng trên phiếu xuất kho kế toán làm Phiếu thu tiền+ Thủ quỹ thu tiền của khách hàng và đóng dấu đã thu tiền vào phiếu thu chuyển cho khách hàng 1 liên+ Kế toán đưa phiếu xuất kho cho thủ kho+ Căn cứ vào phiếu xuất kho và phiếu thu tiền đã giao cho khách hàng thủ kho giao hàng cho khách hàng.• Quy trình bán hàng về tỉnh:Khi khách hàng ở tỉnh có nhu cầu mua hàng:+ Căn cứ vào yêu cầu mua hàng của khách hàng, nhân viên kinh doanh làm Đơn đặt hàng (báo giá) và ký xác nhận với khách hàng.+ Nhân viên kinh doanh sẽ yêu cầu khách hàng thanh toán trước một phần tiền hàng (áp dụng với những khách hàng quen, đáng tin cậy), hoặc thanh toán trước toàn bộ số tiền.+ Khi nhận được tiền của khách hàng, nhân viên kinh doanh sẽ làm Phiếu yêu cầu xuất hàng gửi lên phòng kế toán.+ Căn cứ vào yêu cầu xuất hàng, kế toán làm phiếu xuất kho.+ Thủ kho căn cứ vào phiếu xuất kho xuất hàng và gửi về địa chỉ khách hàng (Phiếu chuyển hàng là chứng từ gốc)• Quy trình bán hàng thu tiền ngay tại địa chỉ của khách hàng:+ Theo yêu cầu của cán bộ kinh doanh (Phiếu yêu cầu xuất hàng)+ Kế toán làm Phiếu xuất kho hàng hoá.+ Căn cứ vào giá trị tiền hàng trên phiếu xuất kho kế toán làm Phiếu thu tiền.+ Kế toán giao phiếu xuất kho và phiếu thu tiền cho thủ kho.+ Căn cứ vào phiếu xuất kho thủ kho lấy hàng và bàn giao lại cho nhân viên vận chuyển hàng.+ Nhân viên vận chuyển hàng sẽ cầm phiếu xuất kho, phiếu thu tiền và hàng hoá đi giao cho khách hàng đồng thời thu tiền của khách hàng.+ Nhân viên chuyển hàng sẽ nộp lai tiền cho thủ quỹ sau khi thu được tiền của khách hàng. cùng với Phiếu chi của khách hàng (Phiếu chi của khách hàng sẽ là chứng từ lưu sổ)• Quy trình nhập hàng bán bị trả lại:Khi phát sinh nghiệp vụ hàng bán bị trả lại, theo yêu cầu của khách hàng:+ Cán bộ kinh doanh thông báo cho kế toán (Phiếu yêu cầu nhập lại hàng)5 + Kế toán căn cứ vào nguyên nhân trả lại hàng của khách hàng, nếu hợp lý kế toán sẽ ký vào phiếu yêu cầu nhập lại hàng và chuyển lên phòng giám đốc để giám đốc ký duyệt.+ Sau khi nhận được Phiếu yêu cầu nhập lại hàng đã được ký duyệt, kế toán làm Phiếu nhập hàng bán bị trả lại.+ Kế toán giao phiếu nhập hàng bán trả lại cho thủ kho.+ Căn cứ vào phiếu nhập hàng bán trả lại thủ kho nhập lại hàng.• Quy trình thu hồi công nợ:+ Căn cứ vào Phiếu xuất kho, Hoá đơn bán hàng cho khách+ Căn cứ vào thoả thuận kinh doanh, về thời hạn tín dụng với khách hàng+ Kế toán công nợ có trách nhiệm theo dõi và đôn đốc Nhân viên kinh doanh đi thu hồi công nợ+ Thứ 2 hàng tuần Kế toán công nợ gửi danh sách khách hàng có công nợ quá hạn cho Nhân viên kinh doanh, từ đó nhân viên kinh doanh gọi điện đòi nợ khách hàng.+ Căn cứ vào danh sách này Kế toán công nợ gọi điện cho kế toán của Công ty khách hàng để yêu cầu thanh toán.+ Sau khi có sự đồng ý thanh toán của khách hàng, Kế toán viết Giấy giới thiệu cho Nhân viên kinh doanh đi thu hồi công nợ.+ Tiền thu về được nộp kèm Phiếu chi của khách hàng, nộp cho Thủ quỹ ngay trong ngày.+ Cán bộ kinh doanh giữ một liên của Phiếu thu để làm chứng từ+ Đối với các khách hàng có dấu hiệu cố tình kéo dài thời gian thanh toán, các nhân viên Kinh doanh và Kế toán phải có trách nhiệm chia sẻ thông tin cho nhau và đề nghị tạm dừng bán hàng ngay cho đến khi thu hồi hết công nợ.6 c. Một số mẫu biểu của công ty K&S:• Mẫu phiếu nhập mua hàng:• Mẫu phiếu xuất hàng: 7 • Mẫu phiếu bán hàng - đề nghị xuất kho:PHIẾU BÁN HÀNG -ĐỀ NGHỊ XUẤT KHONgày:____/____/2006 Tên Khách hàng: Anh Hưng…… . Công ty: Nhà hàng Vạn Tuế ……………………………………… Đòa chỉ giao hàng: 14 Láng Hạ, Hà Nội………………………………… Thời gian, phương thức giao hàng:…Giao ngay……………………… Phương thức thanh tóan: Trả tiền ngaySttMS hàng SL Đơn giá Thành tiền1Nệm bơng PE (120X5) 02 820.000 1.640.000Tổng cộng 1.640.000 Thành tiền: Một triệu sáu trăm bốn mươi ngàn đồng.NGƯỜI BÁN HÀNG Nguyễn Trung Dũng• Mẫu phiếu báo giá: 8 • Mẫu phiếu yêu cầu nhập lại hàng:9 PHIẾU YÊU CẦU NHẬP LẠI HÀNGHà Nội, Ngày…… tháng……….năm 2006Cán bộ kinh doanh:……………………………………………… .Nhâp lại của số FX:…………Ngày……………………………… Số HĐ:………………………Ngày……………………………….STT Tên sản phẩm Số lượng Tình trạng hàngHóa đơn đầu vàoCán bộ KD Trưởng Bộ phận Kế toán Giám đốc10 [...]... thấy công ty K& S có mô hình hoạt động khá rộng và các thủ tục bán, xuất, nhập hàng khá phức tạp, công ty K& S cần phải xây dựng một hệ thống Tin học hỗ trợ việc Quản lý bán hàng, giúp giải quyết phần lớn việc Xuất, nhập hàng hoá, quản lý kho, công tác k toán, giảm bớt khối lượng công việc tính toán bằng tay, giảm thời gian, chi phí Ngoài ra Hệ thống tin học mới s giúp nhân viên nghiệp vụ quản lý s ... nhật s liệu hàng ngày, xử lý và truy vấn thong tin nhanh Lưu trữ s liệu đầy đủ, phục vụ cho công tác k toán, kiểm k , thực hiện các báo cáo tổng hợp thống k đầy đủ, rõ ràng II NHỮNG HẠN CHẾ KHI CHƯA CÓ HỆ THỐNG QUẢN LÝ BÁN HÀNG VÀ MỤC TIÊU XÂY DỰNG MỘT PHẦN MỀM QUẢN LÝ BÁN HÀNG CHO CÔNG TY K& S 1 Những hạn chế chính: - Do s lượng mặt hàng ngày càng nhiều với các chủng loại khác nhau Không kiểm soát... về khách hàng của công ty, các đại lý cũng như khách hàng lẻ 5 Mảng quản lý hệ thống Quản lý quyền người dùng của hệ thống 6 Lựa chọn ngôn ngữ lập trình và cơ s dữ liệu Access Đây là một chương trình không lớn nên tôi s dụng ngôn ngữ lập trình Visual Basic, cơ s dữ liệu Access Chương trình này s là một chương trình chạy trên máy đơn dùng cho nhân viên văn phòng quản lý toàn bộ hệ thống bán hàng của. .. của công ty K& S 34 CHƯƠNG III – XÂY DỰNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ BÁN HÀNG CHO CÔNG TY THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ K& S I – THIẾT K DỮ LIỆU 1 Xác định các thực thể: Hệ thống bao gồm các thực thể sau: a Thực thể 1: Chi Tiết Nhập + S phiếu nhập + S hoá đơn + S lượng + Đơn giá + Đơn vị tính + Tiền chưa thuế + Tiền thuế K hiệu (ChiTietNhap) b Thực thể 2: Chi Tiết Xuất + S phiếu xuất + Mã s n phẩm + S hoá đơn + S ... phương thức liên k t nhanh hơn và tốt hơn 3 Tên đề tài xây dựng: Xây dựng hệ thống Quản lý bán hàng cho công ty Thương mại và Dịch vụ K& S 12 CHƯƠNG II: CƠ S PHƯƠNG PHÁP LUẬN ĐỂ XÂY DỰNG CHƯƠNG TRÌNH QUẢN LÝ BÁN HÀNG I GIỚI THIỆU NGÔN NGỮ LẬP TRÌNH 1 Ngôn ngữ lập trình VISUAL BASIC 1.1 Khái quát về ngôn ngữ lập trình Visual Basic Lập trình với VISUAL BASIC ngày càng được chú ý và có nhiều yêu cầu trong... s dữ liệu mức khái niệm là một s biểu diễn trừu tượng của CSDL vật lý (còn có thể nói tương đương: CSDL mức vật lý là s cài đặt cụ thể của CSDL mức khái niệm) Các khung nhìn (view) là cách nhìn, là quan niệm của từng người s dụng đối với CSDL mức khái niệm S khác nhau giữa khung nhìn và mức khái niệm thực chất là không lớn 2.3 Cơ s dữ liệu ACCESS ACCESS là một hệ quản trị cơ s dữ liệu được s ... chuyển đổi, khai thác và bảo trì, đánh giá V – PHÂN TÍCH NGHIỆP VỤ QUẢN LÝ BÁN HÀNG Công ty Thương mại và Dịch vụ K& S chuyên cung cấp các s n phẩm về chăn ga gối nệm nên s n phẩm khá đa dạng và phong phú Tuy nhiên hiện nay công ty vẫn đang quản lý việc xuất nhập hàng qua việc s dụng Microsoft Word, Excel bao gồm: Phiếu báo giá, Phiếu bán hàng và đề nghị xuất kho, Phiếu thông tin khách hàng Hiện tại... như các mục tiêu và nguyên tắc khi xây dựng một hệ thống thông tin quản lý để việc thiết k và xây dựng hệ thống thông tin quản lý mang lại k t quả mong muốn IV – HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ 1 Khái niệm cơ bản về hệ thống: - Hệ thống: Là một hệ có nhiều phần tử liên quan đến nhau, mỗi phần tử thực hiện một chức năng nào đó Hệ thống luôn có mục tiêu tổng tự học, bảo đảm tính thống nhất và phải hướng về... thiết k : Xây dựng đặc tả yêu cầu phần mềm (YCPM), tài liệu kiến trúc hệ thống, ., thiết k dữ liệu, thiết k chương trình, thiết k giao diện, xem xét thiết k - Lưu đồ: Lập k hoạch chi tiết Bắt đầu Xây dựng đặc tả YCPM Thiết k kiến trúc hệ thống Xem xét kiến trúc hệ thống Có Không Thông qua thiết k tổng thể Thiết k mức cao Không Thiết k chi tiết Thông qua thết k tổng thể Xem xét k t quả thiết k ... tin về hàng như s lượng hàng nhập về và s lượng hàng hiện tại còn trong kho Ảnh hưởng tới tiến trình nhập, xuất, quản lý hàng gây cho việc tìm kiếm gặp khó khăn và mất rất nhiều thời gian - Chưa đánh mã hàng dẫn tới không kiểm soát được s lượng hàng và chủng loại - Không có hệ thống tự động tổng hợp và tạo được mẫu báo cáo về tình trạng hiện thời của kho hàng và tài liệu phục vụ các yêu cầu của cấp . DỊCH VỤ K& amp ;S1 CHƯƠNG I: KHẢO S T CÔNG TY TM VÀ DỊCH VỤ K& amp;SI: KHẢO S T YÊU CẦU KHÁCH HÀNG VÀ ĐÁNH GIÁ HỆ THỐNG QUẢN LÝ BÁN HÀNG CỦA CÔNG TY K& amp ;S1 .. ty K& amp;SChương 2: Nêu cơ s phương pháp luận để xây dựng chương trình quản lý bán hàng XÂY DỰNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ BÁN HÀNG CỦA CÔNG TY THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH
