Đang tải... (xem toàn văn)
Phần mềm tin học văn phòng
Mục lục Mục chọn Để .15 Máy tính có nhiều ứng dụng quan trọng, hệ thống máy tính gồm 2 phần chính đó là phần cứng và phần mềm 461 Lời nói đầuHiện nay cuộc cách mạng khoa học kỹ thuật đang trên đà phát triển do vậy đỏi hỏi ngời cán bộ không những chỉ biết đơn thuần về kiến thức lý thuyết đã học mà còn phải biết áp dụng kiến thức lý thuyết vào thực tế sản xuất nhằm đem lại hiệu quả kinh tế cao cho xã hội. Vì vậy thực tập là một quá trình rất quan trọng trong việc đào tạo cán bộ trong nhà trờng có năng lực kỹ thuật, giúp cho sinh viên làm quen vơí những khó khăn trong thực tế sản xuất, củng cố hệ thống hoá những kiến thức đã học vận dụng những kiến thức đã học vào thực tế sản xuất. Sau một thời gian làm việc khẩn trơng nghiêm túc bản báo cáo của em đã đợc hoàn thành.Tuy đã hết sức nỗ lực trong việc nghiên cứu và học tập để viết thành báo cáo này. Nhng chắc chắn sẽ không thể tránh khỏi những sai lầm thiếu sót. Em kính mong các quý thầy, cô giáo tận tình chỉ bảo và giúp đỡ em để em có thể trở thành một sinh viên hoàn thiện hơn, khi ra trờng sẽ trở thành một ngời có năng lực chuyên môn cao.Bài báo cáo gồm có 3 phần:Phần 1: tin học văn phòng.Phần 2: cấu trúc máy tính và bảo trì.Phần 3: mạng máy tính và Internet. 2 Phần I: tin học văn phòngTin học văn phòng là một ứng dụng thông dụng và rộng rãi nhất của nghành tin học. Nó có vai trò rất lớn trong các nghành kinh tế, văn hoá chính trị . trong tất cả các lĩnh vực của cuộc sống.Tin học văn phòng là môn học cơ sở, đầu tiên cho tất cả các chơng trình học về máy tính. Tin học văn phòng cũng có thể gọi là tin học căn bản, là một giao diện đơn giản nhất giữa ngời và máy, giúp cho con ngời việc soạn thảo văn bản, quản lý dữ liệu, thông tin trong các cơ quan, cơ sở xí nghiệp, doanh nghiệp t nhân cũng nh doanh ngiệp nhà nớc. Tin học căn bản nhằm rèn luyện kỹ năng soạn thảo, trình bày trang, lề nhập dữ liệu . và các kỹ năng khác, cung cấp rất nhiều thông tin về các tình huống thực, ứng dụng trong việc soạn thảo văn bản, tạo bảng biểu, chèn hình ảnh,công thức tin học căn bản là phần mềm trình bày dễ hiểu phù hợp với các tầng lớp nh: học sinh nhỏ tuổi, những ngời lớn tuổi, những ngời có một lý do nào đó mà phải học tin có thể dễ dàng hiểu và vận dụng cũng nh tra cứu nhanh nhất những vớng mắc. Trong bài báo cao nàyTin học văn phòng bao gồm các phần cơ bản sau :ChơngI: Microsoft Word. ChơngII: Microsoft Excel .3 ChơngI : Microsoft Word. Là một chơng trình xử lý văn bản ứng dụng rộng rãi hiện nay, với nhiều phiên bản. chơng trình này bạn có thể soạn thảo và trình bày một bức th hay lá đơn, giấy mời công văn, hợp đồng tiểu luận, luận văn, đồ án, luận án tốt nghiệp, và chuyên nghiệp hơn là bạn có thể làm sách, tạp chí, báo .Microsoft word giúp trình bày phần nội dung của văn bản rất đa dạng nhờ các lệnh về phông chữ, định dạng đoạn văn bản, cột chữ tạo bảngbiểu. Ngoài ra , có thể minh hoạ cho văn bản bằng các hình vẽ có sẵn rất phong phú và tiêu đề của văn bản trở nên đẹp hơn nhờ WordArt, Picture, Các tệp của Word có đuôi mở rộng là .doc, là một phần mềm có giao diện thân thiện với ngời sử dụng, dễ cài đặt và dễ sử dụng.Trớc khi làm việc với Word thì ta phải nắm đợc những thao tác cơ bản sau:I. các thao tác chính1.1 khởi động Mcrosoft Word.Gồm 4 cách:- Cách1: Trên cửa sổ màn hình ta nhấn chuột vào thực đơn Strat\program\Mcrosoft Word. Lúc này cửa sổ soạn thảo văn bản Word xuất hiểntên màn hình.- Cách 2: ta nhấn chuột vào biểu tợng Microsoft Word.-Cách 3: trên cửa nhấn chuột trái vào new\Mcrosoft Word.Nếu máy của bạn đã cài office thì bằng một trong 3 cách trên thì bạn có thể khởi động đợc chơng trình Word để làm việc.1.2 thoát khỏi Micosoft Word. Khi soạn thảo xong văn bản, bạn muốn thoát khỏi chơng trình Word. Thì ta có các cách sau:- Cách 1: nháy chuột vào nút phía bên trái của cửa sổ màn hình.- Cách 2: chọn mục file\exit.- Cách 3: ta nhấn tổ hợp phím (Alt+F4). 1.3. Mở một tài liệu trong Micosoft Word.4 Khi vào đợc chơng trình Word màn hình xuất hiện. Lúc này ta có thể làm việc với một tài liệu mới hay một tài liệu đã có sẵn trên đĩa, tuỳ vào yêu cầu công việc của mình. Nên ở đây, có thể chia ra 2 trờng hợp đó là: mở một tài liệu đã có sẵn trên đĩa và mở một tài liệu mới.1.3.1. Mở một tài liệu đã có sẵn trên đĩa. Chọn biểu tợng (open). Hoặc vào thực đơn file\open, nhấn tổ hợp phím (ctrl+O). Nếu tài liệu bạn cần mở lại ở trên đĩa khác hoặc th mục khác. Bạn chọn đĩa hoặc th mục rong khung Look in, nháy đúp vào th mục cần thiết để mở các th mục con của nó. Xuất hiện hộp thoại open với danh sách các tài liệu trong File name đợc sắp xếp theo thứ tự từ A,B, .đến Z. Bạn chọn tệp cần thiết rồi chọn open (hoặc nháy đúp vào tệp đó).Word còn có cách mở tài liệu khác. chọn th mục file xuất hiện thực đơn trải xuống với các danh sách 4 tài liệu mới làm gần nhất ở phía dới. Bạn chọn file cần thiết từ danh sách này. Danh sách các tài liệu này có thể nhiều hơn tuỳ thuộc vào việc cài đặt. 1.3.2. Mở một tài liệu mới.5 Ta có 3 cách để mở một tài liệu mới ở trong Word đó là: - Cách 1: ta vào th mục file\new.- Cách 2: ta kích chuột trực tiếp vào biểu tợng tờ giấy trắng trên thanh công cụ ở trên màn hình.- Cách 3: ta nhấn tổ hợp phím (Ctrl+N).1.4. Lu một tài liệu. Khi soạn xong (làm việc xong) hay cha xong công việc còn dở dang ta cần lu tên tài liệu lại trên đĩa, để lúc nào cần thì ta mở ra xem hay mở ra làm tiếp( nếu bài cha xong) để bổ sung thêm . ta chỉ cần kích chuột vào vào tên mà mình đã lu.1.4.1. lu lần đầu.Ta chọn biểu tợng hoặc th mục file\save hoặc nhấn tổ hợp phím(Ctrl+S). xuất hiện hộp thoại Save As. Nếu là lu lần đầu tiên thực hiện thao tác này , bạn phải gõ vào tên trong ô File Name cho tài liệu. Tên này sẽ xuất hiện trên thanh tiêu đề của cửa sổ.Trong mục Save In bạn có thể chọn ổ đĩa và th mục cần thiết để chứa tài liệu( nhấy đúp tại th mục cần thiết để mở các th mục con của nó). sau đó kích chuột vào Save. Sau đó trong quá trình soạn thảo, bạn thờng xuyên ghi lên đĩa bằng cách trên mà không cần đặt tên cho tài liệu.1.4.2. Lu File với tên mới.Nếu cần lu giữ với tên khác, chọn th mục File \Save As và đặt tên mới cho tài liệu, trong tên này nếu cần gõ vào đờng dẫn (tên ổ đĩa và tên th mục mới). Sau đó kích chuột vào Save.1.5. Định dạng một trang giấy trớc khi soạn thảo. Trớc khi soạn thảota phải định dạng trang giấy để phù hợp với tài liệu mà mình cần. Để quá trình soạn thảo đợc nhanh, dễ dàng, trình bày rõ ràng đẹp hơn. Mục đích củaviệc định dạng là đặt lề trang, lề trái, lề phải,lề trên, dới, chọn khổ giấy. Ta làm các thao tác.*Chọn khổ giấy: vào thực đơn File\Page Setup, nhấp mục Page, chọn loại giấy, hộp thoại sẽ xuất hiện. 6 Trong khung Paper Site: nhấp vào nút , một thực đơn trải ra, bạn chon khổ giấylà A4.Thông thờng, các văn bản thờng in trên giấyA4 với width là 21cm và Height là 29.7cm.* Căn chỉnh lề văn bản (MARGINS)Vào thực đơn file / page setup / marginsĐể giới hạn phạm vi soạn thảo của văn bản trong trang giấy bạn cần phải đặt lề của trang giấy sao cho phù hợp. Lề của trang giấy đợc xác định bằng các đề mục:top: Lề trên của trang in, trong hình là 2 cm.Bottom: Lề dới của trang in là 2.5 cm.Left: Lề dới của trang in là 2.5 cm. Right: Lề phải của tang in là 2 cm.Gutter: khoảng cách dùng để đóng gáy sách.Trang giấy mặc định ở chế độ dọc Portrais Nhấp vào Landscape để quay lại trang giấy* Trình bày chữ(font)Bình thờng thì bạn bôi đen văn bản, sau đó dùng các nút công cụ định dạng, căn chỉnh phông chữ, cỡ chữ trên thanh công cụ (Xem ở mục 2.1 các nút chức năng trên thanh công cụ).Cách khác là bạn vào thực đơn Format/ Font để hiện. 7 1.6 Soạn thảo văn bảnKhi soạn thảo văn bản phải biết đợc chức năng của các phím trên bàn phím và nguyên tắc gõ tiếng việt:Khi mở tài liệu soạn thảo gõ tài liệu một cách bình thờng khi gặp biên bên phải WinDown tự động đa con trỏ bàn phím xuống đầu dòng.Khi cần di chuyển con trỏ ta dùng tổ hợp phím 4 mũi tên, nếu muốn di chuyển con trỏ về đầu dòng ta nhấn phím Home, về cuối dòng nhấn phím End về đầu trang nhấn phím Page up, cuối trang nhấn phhím Page Down.Ngoài ra khi muốn đa con trỏ về trang sau của văn bản: Cctrl + Page Down, Lên đầu trang trớc: Cctrl +Page Up, đa con trỏ về cuối văn bản: Ctrl +End.Khi soạn thảo bị sai mà muốn xoáđể soạn thảo lại ta nhấn backspace (xoá kí tự bên trái con trỏ), Detele (xoá kí tự bên phải con trỏ). Biết đợc các chức năng cuả các phím muốn soạn thảo ta phải biết nguyên tắc gõ tiếng việt.Phím tiếng việt] (u và w)[ ơ (o và w)oo ôdd đee êaa âaw ăphím dấuf huyềns sắcj nặngr hỏix ngã8 Khi gõ văn bản muốn xuống đoạn khác thì ta gõ enter các dấu (, . ? .) phải gõ liền với từ đi trớc, ssau các dấu này là các dấu cách rồi mới đến từ tiếp theo. Dấu phải gõ liền với từ đi sau nó.Nếu máy tính cài đặt tiếng việt với cách gõ telec cách chuyển đổi bàn phím Anh- việt thờng là ấn tổ hợp phím Alt + Z.Nguyên tắc gõ phải gõ chữ trớc dấu sau.Ví dụ: ngày tháng. Ta gõ ngay sau đó gõ dấu huyền (f), thang sau đó gõ dấu sắc (S). 1.7 Các thao tác trên văn bản.1.7.1 chỉnh phông chữ văn bản. chọn kiểu chữ văn bản cần thể hiện, chọn khoảng cách các ký tự trong đoạn văn bản. Chọn văn bảncần chỉnh phông chữ sau đó kích chuột vào format\ font xuất hiện trên màn hình hộp thoại: Tại phiếu font:Font: kiểu phông chữ, Underline: kiểu chữ ghạch chân, color: màu chữ, Strike Through: chữ bị ghạch ngang đơn, Duoble Strike Through: chữ bị ghạch chân ngang đôi, Superseript: không cho đại diện, Subseript: chỉ số, Small Caps: chữ hoa nhỏ, All caps: chữ hoa to, Hidden: không cho hiện, Font Syle: kiểu chữ, Site: kích thớc chữ. Tại phiếuchọn Charracter Spacing:9 Spacing: thay đổi khoảng cách giữa các ký tự, Expended: ký tự đợc dãn ra tạimục by, Condensed: ký tự đợc nén vào tại mục by, Position: thay đổi khoảng cách giữa các dòng, Raised: nâng dòng văn bản lên, Lowerd: hạ các dòng văn bản xuống. Kích chuột vào OK.1.7.2. Chỉnh Paragraph cho đoạn văn: Định dạng khoảng cách giữa các hàng, các đoạn văn. Lựa chọn đoạn văn cần chỉnh, kích chuột vào menu format\Paragaph màn hình xuất hiện: *chọn phiếu Indents And Spacing: + Alignment: căn lề cho đoạn văn, Letf: Căn lề cho đoạn văn bản, Center : căn vào giữa dòng cho văn bản, Right: căn thẳng phía phải cho đoạn văn, Justify: căn thẳng hai lề cho đoạn văn bản.+ Indentation : Đặt lề cho đoạn văn bản, ở trong mụcnày có các tuỳ chọnmà bạn lựa chọn cho phù hợp.+ Spacing: căn khoảng cách giữa các đoạn và các dòng. Before: khoảng cách phía trớc của mỗi đoạn văn bản, Apter: khoảng cách phía sau của mỗi đoạn văn bản, Line Spacing: căn khoảng cách giữa các hàngn văn bản, khoảng cách này đợc thay đổi tại mục AT. 10 [...]... lựa chọn đoạn văn cần sao chép, kích chuột phải vào Copy, hoặc nhấn tổ hợp phím (Ctrl+C) + Thao tác dán văn bản: Sau khi đã copy đoạn văn bản thì ta đa trỏ chuột vào vị trí cần dán văn bản, vào chuột phải Paste, hoặc nhấn tổ hợp phím(ctrl+V) 1.8 Các thao tác hiển thị văn bản: Muốn hiển thị văn bản hay ẩn văn bản ta vào View | Nomar Sau đó vào Layout hay Outline Tuỳ thuộc vào yêu cầu văn bản cũng nh... + thao tác cắt văn bản: lựa chọn đoạn văn bản cần cắt ( bôi đen đoạn văn bản đó) Nhấn chuột phải vào Cut hoặc nhấn tổ hợp phím(Ctrl+X) +Thao tác dán văn bản: sau khi cắt đoạn văn bản, ta đa trỏ chuột vào vị trí cần dán đoạn văn, nhấn chuột phải vào Paste hoặc nhấn tổ hợp phím (Ctrl+V) 1.7.5 Thao tác sao chép văn bản: Khi ta muốn sao chép muốn sao chép một đoạn văn bản nào đó từ vị trí này sang vị trí... trang văn bản và cho biết cách bố trí của dòng văn bản gồm các vị trí dùng Tab giới hạn trừ lề trái, lề phải Ví dụ: thớc ngang - Text Area( vùng soạn thảo văn bản): Đây là vùng lớn nhất dùng để nhập nội dung văn bản - Các thanh cuộn: Gồm có thanh cuộn ngang (Horizontal Scroll Bar) dùng để xem những phần văn bản bị che khuất theo chiều ngang và thanh cuộn dọc ( Vertical Scroll Bar) dùng để xem những phần. .. cách vào thực đơn View/ruler II các thao tác định dạng văn bản: Word là bộ xử lý từ có định dạng, tức là sau khi nhập nội dung ta có thể quy định hình thức trình bày cho các nội dung đó tuỳ ý Hai yếu tố để định dạng cho văn bản là định dạng ký tự (quy định hình dạng ký tự trong văn bản)và định dạng đoạn văn (quy định hình thức trình bày cho từng văn bản) Về cơ bản thuộc tính của ký tự bao gồm phông... văn bản có sử dụng thao tác này Lựa chọn văn bản , sau đó chọn menu format\ Bulletsand num bering màn hình xuất hiện: Bulleted: chọn kiểu dấu chấm cần đánh dấu cho đoạn, Numbered: chọn kiểu số cho cần đánh dấu cho đoạn, Mutileved: chọn các cấp cần đánh dấu cho đoạn Kích chuột vào OK 1.7.4 thao tác cắt dán văn bản: Là cắt đoạn văn bản từ vị trí này dán sang vị trí kháchoặc file khác + thao tác cắt văn. .. , nếu cần vừa in nghiêng vừa in đậm thì ta cung một lúc vào hai thao tác trên Định dạng các thuộc tính của đoạn: 12 Trớc hết chọn đoạn văn bản cần định dạng Sau đó thì mình sẽ định dạng những gì mà mình cho là phù hợp với văn bản yêu cầu Đoạn văn (Paragraph): là phần tài liệu kết thúc bởi dấu phân đoạn(Paragraph Mark), dấu này đợc tạo ra khi ấn phím Enter ( Khi nháy chuột vào nút , ta sẽ thấymã của... ngày giờ chèn vào ở ngay trong trang giấy 3.4.Chèn Autotext Khi soạn thảo văn bản, có thể có những đoạn văn ( ví dụ nh : số điện thoại, địa chỉ, tên của một cơ quan, tiêu đề, hoặc mẫu một công văn, một cụm từ ) hoặc các đồ hoạ( biểu trng của một công ty ) đợc lặp lai nhiều lần Word cho phép tạo một bảng để lu trữ những đoạn văn bản hoặc đồ hoạ nói trên, mỗi khi cần chúng ta có thể đa vào tài liệu mà... bảng cần phải có khi ngời quản lý làm việc Giúp cho việc tìm kiếm hay lọc dữ liệu một cách dễ dàng Trớc hết ta tạo bảng, ví dụ nh: Họ tên Ngày sinh Nghề nghiệp Trần Minh 12/6/82 Kỹ s tin học Hoàng Khiên 9/8/82 Kỹ S tin học Đậu Trung 20/10/76 Giáo viên Bôi đen bảng rồi vào thực đơnTable \ Sort Trong khung này nếu chọn Sort by chọn Tên chọn Ascending để sắp xếp tăng dần, nhấp OK Sẽ có kết quả mong muốn... đó vào Layout hay Outline Tuỳ thuộc vào yêu cầu văn bản cũng nh sở thích của ngời soạn thảo Layout: hiển thị văn bản hết cả trang giấy, không thấy đờng viền, còn Outline : thì lại hiển thị văn bản ở giữa trang giấy và có đờng viền 11 1.9 ẩn hiện thanh thớc (ruler) Thể hiện độ chính xác của văn bản Thớc đo mặc định của chơng trình dùng đơn vị là Inches bạn có thể đổi đơn vị của thớc đo vầ hệ Centimeters... Indent At: đặt lề trái cho đoạn Sao chép định dạng đoạn văn Word cho phép trao đổi định dạng một hay nhiều đoạn theo một định dạng doạn đó có sẵn trong tài liệu đang soạn thảo (cho đoạn văn đích bắt chớc , lề và các khoảng cách, cách đánh số thứ tự, thớc Tab của đoạn nguồn) Phơng pháp này gọi là sao chép (Copy) định dạng đoạn, giúp ta trình bày văn bản một cách nhanh chóng và thống nhất + Bôi đen đoạn . có 3 phần: Phần 1: tin học văn phòng .Phần 2: cấu trúc máy tính và bảo trì .Phần 3: mạng máy tính và Internet. 2 Phần I: tin học văn phòngTin học văn phòng. nghành tin học. Nó có vai trò rất lớn trong các nghành kinh tế, văn hoá chính trị... trong tất cả các lĩnh vực của cuộc sống .Tin học văn phòng là môn học
