Đang tải... (xem toàn văn)
Quy chế quản lý tài chính công ty cổ phần chứng khoán châu á
Cơng ty Cổ phần Chứng khốn Châu Á (ASC) QUY CHẾ QUẢN LÝ TÀI CHÍNH (Ban hành kèm theo Quyết định số: 73 /2010/ QĐ-ASC ngày 09 tháng 08 năm 2010 Chủ tịch HĐQT) CHƯƠNG I NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG Điều Phạm vi đối tượng điều chỉnh Quy chế quy định công tác quản lý tài Cơng ty Cổ phần Chứng khốn Châu Á, nhằm bảo đảm cho hoạt động tài Công ty thực cách hợp lý, tiết kiệm, có hiệu phù hợp với quy định Pháp luật Quy chế điều chỉnh hoạt động quản lý tài tồn hệ thống Cơng ty Cổ phần Chứng khốn Châu Á, bao gồm: a Quản lý, sử dụng vốn tài sản; b Quản lý doanh thu, chi phí, phân phối lợi nhuận quỹ; c Chế độ kế toán, thống kê, kiểm tốn cơng khai tài Điều Giải thích thuật ngữ Cơng ty chứng khốn tổ chức có tư cách pháp nhân hoạt động kinh doanh chứng khốn, bao gồm một, số tồn hoạt động: mơi giới chứng khốn, tư vấn đầu tư chứng khoán, tự doanh chứng khoán, bảo lãnh phát hành chứng khoán Vốn khả dụng vốn tiền tài sản chuyển đổi thành tiền mặt vòng ba mươi (30) ngày Vốn nợ điều chỉnh nợ phải trả trừ (-) cho khoản nợ giảm trừ (Cách tính vốn khả dụng vốn nợ điều chỉnh quy định chi tiết Quyết định 27/2007/QĐ-BTC ngày 24/04/2007) Những người liên quan cá nhân tổ chức có quan hệ với theo quy định khoản 34 Điều Luật Chứng khoán Hội Đồng Đầu Tư phận trực thuộc Hội Đồng Quản Trị, bao gồm cá nhân Hội Đồng Quản Trị lựa chọn bầu theo Nghị Hội Đồng Quản Trị để thực định đầu tư theo Quy chế Đầu tư Công ty Ban Kiểm sốt: Đại hội đồng Cổ đơng bầu để giám sát tồn hoạt động Cơng ty chịu trách nhiệm trước Đại hội Cổ đông Ban Điều hành: bao gồm Tổng Giám đốc, Các Phó Tổng Giám đốc, Giám đốc Điều hành Quy chế tài (Lưu hành nội bộ) Công ty Cổ phần Chứng khoán Châu Á (ASC) Điều Tư cách Pháp nhân Cơng ty Cổ phần Chứng khốn Châu Á Công ty cổ phần (sau viết tắt Công ty), thành lập hợp pháp Việt Nam, Ủy ban Chứng khoán Nhà nước cấp giấy phép thực loại hình kinh doanh sau: + Mơi giới chứng khốn + Tư vấn đầu tư chứng khóan + Lưu ký chứng khoán + Tự doanh chứng khoán (sau tăng vốn) + Bảo lãnh phát hành chứng khoán (sau tăng vốn) Công ty thành lập, tổ chức hoạt động theo Luật chứng khoán số 70/2006/QH11 Quốc hội nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam thơng qua ngày 29/06/2006 Cơng ty có tư cách pháp nhân, có dấu riêng, hạch tốn kinh tế độc lập, tự chủ tài chính, có vốn điều lệ thành lập 36 tỷ đồng Cơng ty chịu quản lý tài theo quy định pháp luật hành áp dụng cho Cơng ty chứng khốn Cơng ty hạch tốn kế tốn, lập báo cáo tài theo chế độ kế tốn hành Điều Nguyên tắc quản lý tài Quy chế quản lý tài Cơng ty xây dựng nguyên tắc: Tuân thủ nghiêm ngặt quy định quản lý tài Nhà nước Cơng ty chứng khốn; Tự chủ tài chính, tự chịu trách nhiệm hoạt động kinh doanh, thực nghĩa vụ cam kết theo quy định Pháp luật; Bảo đảm tính minh bạch; Bảo đảm kiểm sốt chặt chẽ tài Cơng ty; Mọi phân cấp thẩm quyền định tài phù hợp với Điều lệ tổ chức hoạt động Công ty (Sau viết tắt Điều lệ) a Ban Kiểm sốt (BKS) có trách nhiệm kiểm tra – giám sát hoạt động tài b Hội đồng Quản trị (HĐQT) chịu trách nhiệm trước Đại hội đồng Cổ đông Pháp luật c Tổng Giám đốc chịu trách nhiệm trước HĐQT Pháp luật quản lý tài Công ty d Giám đốc Chi nhánh chịu trách nhiệm trước HĐQT, Tổng Giám đốc Pháp luật quản lý tài Chi nhánh Các Chi nhánh đơn vị hạch toán phụ thuộc, chịu phân cấp, kiểm tra giám sát chế độ tài Hội sở Điều Kế hoạch tài Căn vào tiêu Đại hội đồng Cổ đông giao, Tổng Giám đốc xây dựng, trình HĐQT phê duyệt Kế hoạch tài hàng năm theo hướng dẫn Bộ Tài Kế hoạch tài gửi cho quan tài Nhà nước Ủy ban Quy chế tài (Lưu hành nội bộ) Cơng ty Cổ phần Chứng khốn Châu Á (ASC) Chứng khoán Nhà nước trước ngày 15 tháng 11 năm trước năm kế hoạch, bao gồm: a Kế hoạch nguồn vốn sử dụng vốn; b Kế hoạch thu nhập, chi phí, kết kinh doanh tiêu nộp ngân sách Nhà nước; c Kế hoạch lao động, tiền lương; d Các kế hoạch khác Căn vào Kế hoạch tài HĐQT duyệt, Tổng Giám đốc xây dựng Kế hoạch tiêu thực cụ thể cho Đơn vị: a b c d e f g h i Kế hoạch nguồn vốn sử dụng vốn; Kế hoạch doanh thu, chi phí lợi nhuận; Kế hoạch lao động, tiền lương; Kế hoạch chi đào tạo, huấn luyện nghiệp vụ; Kế hoạch đầu tư xây dựng bản; Kế hoạch mua sắm, lý, sửa chữa lớn trích khấu hao Tài sản cố định; Kế hoạch mua sắm công cụ lao động; Kế hoạch chi quảng cáo; Các kế hoạch chi khác Những khoản chi tiêu chưa xác định Kế hoạch tài định mức chi tiêu, HĐQT phê duyệt theo đề nghị Tổng Giám đốc Tổng Giám đốc phê duyệt (theo đề nghị Giám đốc Chi nhánh) theo thẩm quyền quy định Quy chế CHƯƠNG II TRÁCH NHIỆM CỦA HĐQT, TỔNG GIÁM ĐỐC VÀ GIÁM ĐỐC CHI NHÁNH TRONG QUẢN LÝ TÀI CHÍNH Điều Trách nhiệm HĐQT Quản lý, kiểm tra, giám sát hoạt động tài Cơng ty Phê duyệt phương án sử dụng, huy động vốn, bảo toàn, phát triển vốn phương án sử dụng lợi nhuận sau thuế Tổng Giám đốc trình chịu trách nhiệm định Quyết định việc mua sắm tài sản khoản chi tiêu từ 100 triệu đồng đến nhỏ 50% tổng giá trị tài sản ghi báo cáo tài gần Cơng ty Thơng qua báo cáo tài hàng năm Công ty thực công bố Báo cáo tài theo quy định; thơng qua kế hoạch tài dài hạn kế hoạch tài hàng năm Tổng Giám đốc trình Kiểm tra, giám sát Tổng Giám đốc việc sử dụng, bảo toàn, phát triển vốn, tổ chức thực kinh doanh theo kế hoạch, phương án HĐQT phê duyệt, thực nghĩa vụ với Ngân sách Nhà nước Quy chế tài (Lưu hành nội bộ) Cơng ty Cổ phần Chứng khoán Châu Á (ASC) Chịu trách nhiệm tính xác, tính trung thực báo cáo kết kinh doanh Công ty, phân phối sử dụng khoản lợi nhuận sau thuế theo quy định Thực trách nhiệm khác theo quy định điều lệ Công ty Pháp luật Điều Trách nhiệm Tổng Giám đốc Điều hành hoạt động Công ty chịu trách nhiệm trước HĐQT, trước quan tài Nhà nước, Pháp luật việc điều hành hoạt động Công ty Chịu trách nhiệm điều hành việc sử dụng vốn kinh doanh theo phương án sử dụng, bảo toàn, phát triển vốn HĐQT phê duyệt; thực phương án phân phối lợi nhuận sau nộp khoản Ngân sách Nhà nước Thống quản lý, cân đối điều hoà vốn toàn Hệ thống; chịu trách nhiệm việc huy động sử dụng nguồn vốn vào hoạt động kinh doanh; trình HĐQT cử người thực quản lý phần vốn đầu tư, liên doanh, liên kết với doanh nghiệp khác; chịu trách nhiệm vật chất thiệt hại lỗi chủ quan gây cho Công ty Xây dựng chế độ quản lý, tiêu tài định mức chi phí phù hợp với điều kiện kinh doanh Công ty Chịu trách nhiệm tính xác, tính trung thực báo cáo tài chính, báo cáo thống kê, số liệu tốn thơng tin tài khác Xây dựng kế hoạch tài hàng năm, hàng quý phù hợp với kế hoạch kinh doanh trình HĐQT thơng qua gửi quan tài Nhà nước theo quy định Bộ Tài Quyết định việc mua sắm tài sản khoản chi 100 triệu đồng, theo kế hoạch định mức chi tiêu HĐQT giao Thực trách nhiệm khác theo quy định Điều lệ Công ty Pháp luật Điều Trách nhiệm Giám đốc Chi nhánh Điều hành hoạt động Chi nhánh chịu trách nhiệm trước HĐQT, Tổng Giám đốc, quan tài Nhà nước Pháp luật vấn đề có liên quan đến việc sử dụng vốn tài sản hoạt động kinh doanh Chi nhánh Tự cân đối nguồn vốn sử dụng vốn Chi nhánh; chịu trách nhiệm điều hành việc sử dụng vốn kinh doanh theo phương án sử dụng, bảo toàn, phát triển vốn HĐQT Tổng Giám đốc phê duyệt Chịu trách nhiệm việc huy động sử dụng nguồn vốn vào hoạt động kinh doanh Chi nhánh; chịu trách nhiệm vật chất thiệt hại lỗi chủ quan gây cho Công ty Chịu trách nhiệm tính xác, tính trung thực báo cáo tài chính, báo cáo thống kê, số liệu tốn thơng tin tài khác Chi nhánh Xây dựng kế hoạch tài hàng năm, hàng quý phù hợp với kế hoạch kinh doanh Chi nhánh trình Tổng Giám đốc phê duyệt Quyết định mua sắm tài sản khoản chi tiêu Chi nhánh có giá trị < 30 Quy chế tài (Lưu hành nội bộ) Cơng ty Cổ phần Chứng khoán Châu Á (ASC) triệu đồng; khoản trả lãi, lương khoản khác HĐQT, Tổng Giám đốc phê duyệt Thực trách nhiệm khác theo quy định điều lệ Công ty Pháp luật CHƯƠNG III QUẢN LÝ, SỬ DỤNG VỐN VÀ TÀI SẢN CỦA CƠNG TY CP CHỨNG KHỐN CHÂU Á MỤC NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG VỀ QUẢN LÝ, SỬ DỤNG VỐN VÀ TÀI SẢN CỦA CÔNG TY CP CHỨNG KHOÁN CHÂU Á Điều Các nguồn vốn hoạt động Vốn điều lệ Các khoản chênh lệch đánh giá lại tài sản, chênh lệch tỉ giá Các Quỹ dự trữ bổ sung Vốn điều lệ, Quỹ dự phịng tài rủi ro nghiệp vụ, Quỹ khen thưởng, Quỹ phúc lợi Vốn huy động theo hình thức phát hành cổ phiếu, trái phiếu, vay tổ chức nước, nhận góp vốn liên kết hình thức khác Lợi nhuận để lại chưa phân bổ cho Quỹ Các loại vốn khác theo quy định Pháp luật Việc hình thành, huy động, quản lý sử dụng nguồn vốn Công ty phải thực theo quy định hành Nhà nước Công ty cổ phần quy định hoạt động kinh doanh chứng khoán Điều 10 Vốn điều lệ Trong q trình hoạt động, Cơng ty phải bảo đảm mức vốn điều lệ thực có khơng thấp mức vốn pháp định phải công bố cơng khai số vốn điều lệ có thay đổi theo quy định Pháp luật Vốn điều lệ Công ty sử dụng vào mục đích: a b c d Mua, đầu tư vào Tài sản cố định; Góp vốn, mua cổ phần, liên doanh với tổ chức nước; Thành lập Công ty trực thuộc theo quy định Pháp luật; Kinh doanh làm dịch vụ khác theo quy định Pháp luật Trong trình kinh doanh, cần thiết, Cơng ty tăng giảm vốn điều lệ theo quy định Luật doanh nghiệp, quy định khác có liên quan Điều lệ tổ chức hoạt động Công ty HĐQT Công ty chịu trách nhiệm lập phương án tăng giảm vốn điều lệ Cơng ty trình Đại hội đồng cổ đơng định Quy chế tài (Lưu hành nội bộ) Cơng ty Cổ phần Chứng khốn Châu Á (ASC) Công ty tăng vốn điều lệ hình thức sau: a Phát hành bán thêm cổ phiếu b Dùng quỹ thuộc vốn sở hữu, lợi nhuận giữ lại chuyển thành cổ phần cho cổ đông chuyển trái phiếu chuyển đổi thành cổ phiếu Các quỹ trích theo luật định quỹ dự trữ bổ sung vốn điều lệ, quỹ dự phòng tài rủi ro nghiệp vụ … trích lập sử dụng theo qui định hành Nhà nước Điều 11 Sử dụng vốn, tài sản Công ty thực việc quản lý vốn theo nguyên tắc tập trung, thống sử dụng vốn để phục vụ hoạt động kinh doanh, đầu tư xây dựng, mua sắm Tài sản cố định theo quy định Pháp luật, bảo đảm nguyên tắc an toàn phát triển vốn Công ty quyền thay đổi cấu vốn tài sản phục vụ cho việc phát triển hoạt động kinh doanh theo quy định Pháp luật Công ty điều động vốn, tài sản Công ty đơn vị trực thuộc Việc điều động vốn, tài sản Đơn vị Tổng Giám đốc định Việc quản lý vốn đầu tư xây dựng mua sắm Tài sản cố định thực theo quy định Mục 2, Chương III Quy chế Tài sản trang bị cho cá nhân (điện thoại di động, máy tính xách tay ) quản lý, sử dụng theo Quy chế Cơng ty có trách nhiệm quản lý, bảo quản sử dụng tài sản mà Công ty thuê, nhận cầm cố, nhận chấp, nhận bảo quản, giữ hộ Khách hàng theo thoả thuận với Khách hàng phù hợp với quy định Pháp luật Điều 12 Quản lý sử dụng vốn huy động Vốn vay ngân hàng: Tổng Giám đốc Công ty phép vay vốn ngân hàng để thực kế hoạch đầu tư, kinh doanh Công ty sau có Nghị chấp thuận HĐQT HĐQT định hạn mức thời gian vay Phát hành trái phiếu: HĐQT Công ty định việc huy động vốn trường hợp sau đây: a Phát hành trái phiếu loại công cụ nợ khác theo quy định Pháp luật theo Điều lệ Công ty cần huy động vốn để phát triển kinh doanh HĐQT định tổng giá trị trái phiếu phát hành, phương thức phát hành, thời điểm phát hành b Tổng Giám đốc Công ty xây dựng phương án phát hành trái phiếu trình HĐQT xem xét định c Đại hội đồng cổ đông định việc phát hành trái phiếu chuyển đổi Điều 13 Phân cấp định góp vốn liên doanh – liên kết HĐQT ủy quyền cho Hội Đồng Đầu Tư định sử dụng đến 20% tổng giá trị tài sản ghi báo cáo tài gần để tham gia góp vốn, liên doanh, liên kết với thể nhân, pháp nhân tổ chức kinh doanh khác Quy chế tài (Lưu hành nội bộ) Cơng ty Cổ phần Chứng khốn Châu Á (ASC) HĐQT Cơng ty định sử dụng đến 50% tổng giá trị tài sản ghi báo cáo tài gần để tham gia góp vốn, liên doanh, liên kết với thể nhân, pháp nhân tổ chức kinh doanh khác HĐQT Cơng ty lập phương án trình Đại hội đồng cổ đông định trường hợp sử dụng 50% tổng giá trị tài sản ghi báo cáo tài gần để tham gia góp vốn, liên doanh, liên kết với thể nhân, pháp nhân tổ chức kinh doanh khác Điều 14 Các quy định hạn chế sử dụng vốn, hạn chế đầu tư Công ty Tỷ lệ vốn khả dụng tổng vốn nợ điều chỉnh Công ty phải trì mức quy định pháp luật hành Tỷ lệ tổng nợ vốn chủ sở hữu Công ty không vượt lần, nợ ngắn hạn tối đa tài sản ngắn hạn Công ty đầu tư, mua tài sản cố định theo nguyên tắc giá trị lại tổng tài sản cố định không vượt 50% vốn điều lệ Công ty Hạn chế đầu tư Công ty: a Không đầu tư vào cổ phiếu phần vốn góp Cơng ty khác mà có sở hữu 50% vốn điều lệ Cơng ty; b Khơng với người có liên quan đầu tư từ 5% trở lên vốn điều lệ Công ty chứng khốn khác; c Khơng đầu tư từ 20% trở lên tổng số cổ phiếu lưu hành tổ chức niêm yết; d Không đầu tư từ 15% trở lên tổng số cổ phiếu lưu hành tổ chức không niêm yết; e Không đầu tư góp vốn từ 15% trở lên tổng số vốn góp Cơng ty trách nhiệm hữu hạn; f Không sử dụng 20% tổng tài sản để đầu tư, mua cổ phần tham gia góp vốn vào tổ chức khác Điều 15 Cho thuê, chấp, cầm cố tài sản Công ty cho thuê, chấp, cầm cố tài sản thuộc quyền sở hữu, tài sản quyền sử dụng đất Công ty; cho thuê, chấp, cầm cố tài sản bảo đảm chuyển giao cho Công ty quản lý khai thác để nâng cao hiệu suất sử dụng, tăng thu nhập theo nguyên tắc có hiệu quả, an tồn phát triển vốn theo trình tự, thủ tục quy định Bộ luật Dân quy định khác Pháp luật theo thẩm quyền sau: a HĐQT định việc cho thuê tài sản bất động sản quyền sử dụng đất Công ty; chấp, cầm cố tài sản thuộc quyền sở hữu tài sản quyền sử dụng đất Công ty; b Tổng Giám đốc định việc cho thuê tài sản bất động sản thuộc quyền sở hữu Công ty Khi cho thuê, chấp, cầm cố tài sản thuộc công nghệ liên quan đến hoạt động nghiệp vụ Hệ thống, phải HĐQT phê duyệt Quy chế tài (Lưu hành nội bộ) Cơng ty Cổ phần Chứng khốn Châu Á (ASC) Điều 16 Kiểm kê, đánh giá lại tài sản Công ty thực kiểm kê, đánh giá lại tài sản trường hợp sau: a Kiểm kê, đánh giá lại tài sản theo định kỳ 06 tháng/lần (vào ngày 1/7 31/12 hàng năm); xác định xác số tài sản thừa, thiếu, tình hình cơng nợ, nợ q hạn, nợ không thu hồi được; xác định nguyên nhân trách nhiệm xử lý; b Kiểm kê, đánh giá lại tài sản theo định quan Nhà nước có thẩm quyền; c Sử dụng tài sản để liên doanh, góp vốn cổ phần thu hồi tài sản doanh nghiệp góp vốn chấm dứt hoạt động Việc kiểm kê, đánh giá lại tài sản phải theo quy định Pháp luật Các khoản chênh lệch tăng giảm giá trị đánh giá lại tài sản hạch toán tăng giảm vốn Công ty HĐQT định việc đánh giá lại tài sản Tổng Giám đốc có trách nhiệm tổ chức thực việc kiểm kê tài sản Điều 17 Xử lý bị tổn thất tài sản Mọi tổn thất tài sản Công ty phải lập biên xác định mức độ, nguyên nhân, trách nhiệm xử lý sau: a Nếu tài sản bị tổn thất lỗi tập thể cá nhân, tập thể, cá nhân gây phải bồi thường theo quy định Pháp luật Nội quy Lao động Công ty Ban Điều hành định bồi thường tổn thất có giá trị 100 triệu đồng, Chủ tịch HĐQT định bồi thường tổn thất có giá trị từ 100 triệu đồng trở lên b Nếu tài sản bị tổn thất mua bảo hiểm xử lý theo hợp đồng bảo hiểm; c Sử dụng khoản dự phịng trích lập chi phí để bù đắp tổn thất tài sản theo quy định Pháp luật Giá trị tổn thất tài sản, sau bù đắp tiền bồi thường cá nhân, tập thể, tổ chức bảo hiểm sử dụng dự phịng trích lập chi phí, thiếu bù đắp Quỹ dự phòng tài Cơng ty Trường hợp Quỹ dự phịng tài khơng đủ bù đắp phần thiếu hạch tốn vào chi phí bất thường kỳ Nếu tài sản tổn thất nguyên nhân chủ quan tập thể cá nhân đối tượng gây tổn thất phải bồi thường Nội dung, trình tự thẩm quyền xử lý tổn thất cụ thể tài sản thực theo quy định xử lý rủi ro Công ty Quy chế tài (Lưu hành nội bộ) Cơng ty Cổ phần Chứng khoán Châu Á (ASC) MỤC QUẢN LÝ TÀI SẢN CỐ ĐỊNH Điều 18 Nguyên tắc, chế độ quản lý Tài sản cố định Lãnh đạo Đơn vị chịu trách nhiệm quản lý, sử dụng, trích khấu hao đến tài sản Đơn vị quản lý sử dụng Tổng Giám đốc giao cho Giám đốc Chi nhánh mua sắm, quản lý, sử dụng, trích khấu hao Tài sản cố định chi nhánh theo thẩm quyền Việc mua sắm, nhượng bán, lý, bảo dưỡng sửa chữa Tài sản cố định phải có dự tốn tốn theo quy định Tài sản cố định quản lý, sử dụng trích khấu hao theo Quy chế này; phân loại, thống kê, đánh mã số, có hồ sơ riêng, theo dõi chi tiết theo đối tượng phản ánh Sổ theo dõi Tài sản cố định Đơn vị có tài sản bị điều chuyển có trách nhiệm bàn giao toàn hồ sơ tài sản cho Đơn vị nhận bàn giao tài sản Việc theo dõi quản lý, sử dụng trích khấu hao Tài sản cố định tuân theo nguyên tắc đánh giá theo nguyên giá, số khấu hao luỹ kế giá trị cịn lại sổ kế tốn Tài sản cố định: Giá trị lại sổ kế toán Tài sản cố định = Nguyên giá Tài sản cố định - Số khấu hao luỹ kế Tài sản cố định Tổng Giám đốc trình HĐQT phê duyệt tỷ lệ khấu hao Tài sản cố định thời kỳ phù hợp với tình hình kinh doanh Cơng ty chế độ tài Nhà nước Điều 19 Đầu tư, mua sắm Tài sản cố định Công ty mua, đầu tư vào Tài sản cố định không 50% vốn tự có phải chấp hành đầy đủ quy định Nhà nước quản lý đầu tư xây dựng Khơng trích chi phí để xây dựng mua sắm Tài sản cố định HĐQT định đầu tư, mua sắm tài sản cố định có giá trị từ 100 triệu đồng đến 50% vốn tự có Cơng ty Ban Điều hành thực việc đầu tư, mua sắm tài sản cố định theo kế hoạch HĐQT phê duyệt Ban Điều hành định việc cải tạo, sửa chữa cơng trình xây dựng, mua sắm tài sản cố định có giá trị 100 triệu đồng Thủ tục đầu tư, mua sắm tài sản cố định phải tuân thủ quy định Luật đấu thầu văn hướng dẫn thi hành Sau hoàn thành xây dựng mua sắm Tài sản cố định, phải làm thủ tục nghiệm thu, bàn giao đưa tài sản vào sử dụng kịp thời quản lý theo chế độ Quy chế tài (Lưu hành nội bộ) Cơng ty Cổ phần Chứng khốn Châu Á (ASC) Điều 20 Trích khấu hao Tài sản cố định1 Mọi Tài sản cố định liên quan đến hoạt động quản lý, kinh doanh Công ty phải trích khấu hao, trừ tài sản sau: a Tài sản cố định chưa tham gia vào hoạt động kinh doanh; b Tài sản cố định khấu hao hết sử dụng vào hoạt động kinh doanh; Tài sản cố định chờ định lý Tổng Giám đốc định dừng trích khấu hao (từ thời điểm Tài sản cố định ngừng tham gia hoạt động kinh doanh) c Tiền trích khấu hao Tài sản cố định hạch tốn vào chi phí kinh doanh kỳ Phương pháp trích khấu hao Tài sản cố định: Cơng ty áp dụng phương pháp khấu hao Tài sản cố định theo phương pháp đường thẳng, số khấu hao hàng năm không thay đổi suốt thời gian sử dụng hữu ích tài sản, sau: a Nguyên giá Tài sản cố định Mức trích khấu hao tháng = Thời gian sử dụng (năm) x 12 Mức trích khấu hao tháng b = Nguyên giá Tài sản cố định x Tỷ lệ khấu hao tháng Trường hợp thời gian sử dụng hay nguyên giá Tài sản cố định thay đổi, mức trích khấu hao xác định lại sau: Mức trích khấu hao tháng = Giá trị cịn lại sổ sách kế tốn Thời gian sử dụng cịn lại (năm) x 12 đó: Giá trị cịn lại sổ sách kế tốn = Ngun giá TS xác định lại – Hao mòn lũy kế Thời gian sử dụng lại = Thời gian đăng ký - Thời gian sử dụng Tài sản cố định Thời gian đăng ký = Thời gian sử dụng sau đánh giá lại Việc phản ánh tăng, giảm nguyên giá Tài sản cố định thực thời điểm tăng, giảm Tài sản cố định tháng Tài sản cố định tăng, giảm, ngừng tham gia vào hoạt động kinh doanh tháng, trích dừng trích khấu hao Tài sản cố định từ ngày đầu tháng (số tiền tính đủ cho tháng) Tài sản cố định khấu hao hết sử dụng hoạt động kinh doanh, khơng trích khấu hao quản lý, sử dụng Tài sản cố định khác Công ty sử dụng số khấu hao Tài sản cố định để tái đầu tư thay thế, đổi Tài sản cố định sử dụng cho yêu cầu kinh doanh khác theo quy định Pháp luật Thông Tư 203/2009/TT-BTC (20/10/2009) – Chế độ quản lý, sử dụng & trích khấu hao TSCĐ Quy chế tài (Lưu hành nội bộ) 10 Cơng ty Cổ phần Chứng khốn Châu Á (ASC) nước ngồi Ngân sách Nhà nước bảo đảm kinh phí Quy chế Việc cơng tác nước ngồi phải có định cử cơng tác Chủ tịch HĐQT Tiền th phịng nghỉ: Được tốn khốn tiền phịng theo mức B, Phụ lục kèm theo Thơng tư số 91/2005/TT-BTC ngày 18-10-2005 (Phụ lục số kèm theo Quy chế này) tính từ ngày nhập cảnh đến ngày xuất cảnh nước đến công tác Tiền vé, lệ phí visa, lệ phí sân bay ngồi nước: Được tốn theo chứng từ, hố đơn hợp lệ Tiền ăn, tiêu vặt áp dụng theo mức B, Phụ lục kèm theo Thông tư số 91/2005/TT-BTC, ngày 18-10-2005 Bộ Tài (hệ số 1,5), (Phụ lục số kèm theo Quy chế này), tính từ ngày xuất cảnh đến ngày nhập cảnh trở lại Việt Nam Tiền thuê phương tiện từ sân bay, ga tàu, ga xe nơi áp dụng theo mức quy định Phụ lục kèm theo Thông tư số 91/2005/TT-BTC ngày 18-10-2005 Bộ Tài (hệ số 1,5), (Phụ lục số kèm theo Quy chế này), tính từ ngày xuất cảnh đến ngày nhập cảnh trở lại Việt Nam Chi phí tiếp khách chuyến cơng tác nước ngồi: Chỉ có thành viên HĐQT, Ban Kiểm sốt, Ban Điều hành Giám đốc Chi nhánh toán Mức chi Hội đồng quản trị định dự tốn cụ thể chi phí tiếp khách chuyến cơng tác nước ngồi Cán bộ, nhân viên cơng tác nước ngồi tổ chức, cá nhân khác đài thọ, tốn khoản sau: a Tiền tiêu vặt; b Phần tiền vé, lệ phí visa, lệ phí sân bay, tiền th phịng, tiền ăn, tiền thuê phương tiện từ sân bay nơi không tổ chức, cá nhân khác đài thọ Cán bộ, nhân viên công tác nước 30 ngày hưởng chế độ cơng tác phí tương tự theo quy định Bộ Tài (theo Thơng tư số 91/2005/TT-BTC ngày 18-10-2005) Điều 35 Những trường hợp khơng tốn cơng tác phí Thời gian khơng tính vào thời gian cơng tác để tốn cơng tác phí: a Thời gian nghỉ ốm, nghỉ điều trị bệnh tật bệnh viện, sở y tế khác nhà điều dưỡng; b Thời gian nghỉ hàng năm (nghỉ phép), nghỉ việc riêng thời gian công tác; c Những ngày làm việc riêng thời gian công tác; d Những ngày học trường lớp đào tạo tập trung dài hạn, ngắn hạn (được hưởng chế độ cán nhân viên cử học) Những khoản chi khơng tốn cơng tác phí: a Tiền ăn uống, giặt là, tham quan, du lịch, giải trí, khám chữa bệnh, phục hồi sức khỏe; b Các khoản chi cho nhu cầu cá nhân khác; c Khoản tiền chênh lệch (cao hơn) giá tàu hoả, tàu thủy, xe khách với giá vé máy bay, tắc xi thực tế sử dụng mà không Ban Điều hành phê duyệt; Quy chế tài (Lưu hành nội bộ) 21 Cơng ty Cổ phần Chứng khốn Châu Á (ASC) d Các khoản chi tổ chức, cá nhân khác đài thọ kinh phí cơng tác Điều 36 Chi đào tạo, huấn luyện nghiệp vụ Khoản chi cho công tác đào tạo, huấn luyện, bồi dưỡng nâng cao tay nghề, lực quản lý hạch tốn vào chi phí khoản chi cho đối tượng cán bộ, nhân viên Công ty theo chế độ hợp đồng lao động khơng xác định thời hạn, có thời hạn từ 12 tháng trở lên trường hợp theo phê duyệt Tổng Giám đốc Việc tổ chức khóa đào tạo, tập huấn hội thảo nghiệp vụ Công ty Tổng Giám đốc đạo thống toàn Hệ thống Cán bộ, nhân viên Cơng ty tham gia giảng dạy khóa đào tạo, tập huấn thuyết trình hội thảo Công ty tổ chức hưởng chế độ người công tác hưởng chế độ bồi dưỡng giảng dạy, thuyết trình theo định Tổng Giám đốc Cán bộ, nhân viên tham gia tập huấn, hội thảo nghiệp vụ khoá đào tạo nước Công ty tổ chức, quan khác tổ chức hưởng chế độ sau: a Được tốn tiền tài liệu, học phí khoản liên quan khác vào dự trù duyệt hóa đơn thực tế hợp lệ; b Nếu khóa đào tạo tổ chức địa phương khác nơi làm việc thường xuyên cán bộ, nhân viên hưởng: - Phụ cấp tiền ăn tiền lại: 100.000 đồng/ngày; Tiền thuê phòng nghỉ: Áp dụng mức quy định tương tự trường hợp công tác Nếu sở đào tạo bố trí chỗ ở, cán bộ, nhân viên khơng tốn tiền th phịng nghỉ cao giá tiền phòng nghỉ sở đào tạo bố trí Điều 37 Chi nghiên cứu ứng dụng khoa học công nghệ, sáng kiến cải tiến Công ty chi thưởng sáng kiến cải tiến, thưởng tiết kiệm vật tư theo hiệu thực tế đem lại từ sáng kiến cải tiến, tiết kiệm vật tư theo thẩm quyền sau: a Trường hợp sáng kiến việc làm tiết kiệm vật tư tính hiệu thành tiền, chi khen thưởng khơng q 30% giá trị mà sáng kiến việc làm tiết kiệm đem lại; trường hợp khác chi theo đề nghị Hội đồng Khen thưởng Mức chi thưởng cho sáng kiến, việc làm tiết kiệm không 10 triệu đồng b Thẩm quyền chi thưởng cho sáng kiến, việc làm tiết kiệm: - HĐQT định chi từ triệu đồng; Tổng Giám đốc định chi < triệu đồng; Giám đốc Chi nhánh định chi < triệu đồng Công ty chi nghiên cứu khoa học, chi nghiên cứu đổi cơng nghệ (bao gồm chi phí xây dựng đề tài, nghiên cứu, khảo sát, ứng dụng chuyển giao công nghệ, ) nhằm nâng cao hiệu kinh doanh Công ty Thẩm quyền duyệt đề tài nghiên cứu dự tốn chi phí nghiên cứu đề tài quy định sau: a HĐQT duyệt đề tài có chi phí > triệu đồng; Quy chế tài (Lưu hành nội bộ) 22 Cơng ty Cổ phần Chứng khoán Châu Á (ASC) b Tổng Giám đốc duyệt đề tài có chi phí < triệu đồng Điều 38 Chi phí điện thoại di động Tổng Giám đốc, Giám đốc điều hành toán cước điện thoại di động theo hóa đơn thực tế khơng q triệu đồng/tháng Phó Tổng Giám đốc, Trưởng Ban Kiểm soát Giám đốc Chi nhánh: Được toán theo hoá đơn thực tế, khơng q triệu đồng/tháng Việc tốn định mức thuê bao cước phí hàng tháng cho đối tượng khác Tổng Giám đốc quy định phù hợp với thời kỳ, không mức sau: a Phó Giám đốc Chi nhánh, Trưởng Phịng Hội sở: khơng q 600 ngàn đồng/tháng; b Trưởng Phịng Chi nhánh: Khơng q 500 ngàn đồng/tháng; c Các cán quản lý nhân viên khác: Không 400 ngàn đồng/tháng Điều 39 Chi quảng cáo; tiếp thị, khuyến mại Chi phí quảng cáo, tiếp thị, khuyến mại với khoản chi hội nghị, lễ tân, khánh tiết, giao dịch đối ngoại (theo quy định Điều 41 Điều 42 Quy chế này) phải có hố đơn chứng từ theo quy định Bộ Tài chính, gắn với kết kinh doanh với mức chi khơng vượt q 7% tổng chi phí năm đầu hoạt động Công ty, không vượt 5% tổng chi phí từ năm thứ ba trở Thẩm quyền duyệt chi quy định sau: a HĐQT duyệt chi khoản > 10 triệu đồng; b Ban Điều hành duyệt chi khoản < 10 triệu đồng Mục đích chi: a Chi quảng cáo, tiếp thị (bao gồm tiếp xúc khách hàng) nhằm giới thiệu trực tiếp đến khách hàng, đối tác sản phẩm dịch vụ hoạt động Công ty, để thu hút khách hàng tranh thủ hợp tác đối tác; b Chi khuyến mại nhằm khuyến khích khách hàng có đóng góp hoạt động kinh doanh khách hàng có số dư tiền gửi lớn; số lượng giao dịch chứng khốn lớn, sử dụng nhiều dịch vụ Cơng ty Chi phí quảng cáo, tiếp thị, khuyến mại thực hình thức: a Trưng bày pa-nơ, áp-phích, đăng phát thơng tin, hình ảnh, tin, phương tiện thông tin đại chúng nơi cơng cộng; b Chi phí mua q, tặng phẩm (kể chi tạo mẫu, thiết kế tặng phẩm), in ấn ấn phẩm như: tờ rơi, tạp chí, sách nghiệp vụ, tiếp khách hàng giao dịch khách hàng tiềm năng; c Tài trợ cho hoạt động giáo dục, đào tạo, văn hoá, xã hội, thể dục, thể thao; d Thực hoạt động khác nhằm phát triển, mở rộng hoạt động kinh doanh Công ty Ban Điều hành có thẩm quyền: a Quyết định chi phí quảng cáo, tiếp thị với mức chi 100 triệu đồng/năm Quy chế tài (Lưu hành nội bộ) 23 Cơng ty Cổ phần Chứng khốn Châu Á (ASC) cho toàn Hệ thống (trên mức HĐQT định); b Quyết định chi phí khuyến mại với mức chi 10 triệu đồng/chương trình khuyến mại cho toàn Hệ thống (trên mức HĐQT định) Việc áp dụng tăng, giảm lãi, phí thực theo quy định Công ty quản lý phí lãi suất (khơng tính vào chi phí khuyến mại); c Phê duyệt trình Chủ tịch HĐQT nội dung, phương thức quảng cáo, tiếp thị, khuyến mại Các Đơn vị thực chi quảng cáo, tiếp thị, khuyến mại theo phương án, kế hoạch phê duyệt, bảo đảm nguyên tắc chứng từ đầy đủ, hợp lệ theo quy định Điều 40 Chi hội nghị Các Phịng, Ban Chi nhánh có trách nhiệm tổ chức hội nghị phải lập dự trù trình Ban Điều hành HĐQT phê duyệt chi phí Sau kết thúc phải toán; toán theo chứng từ, hoá đơn hợp lệ Tổng Giám đốc phê duyệt mức chi 50 triệu đồng/hội nghị 100 triệu đồng/năm (trên mức HĐQT định) Các Hội nghị bao gồm: Họp Đại hội đồng Cổ đông, HĐQT, sơ kết, tổng kết, chuyên đề, hội nghi khách hàng thực sau: a Tại Hội sở: Trên sở đề nghị Phòng nghiệp vụ, Phịng Hành Phịng Kế tốn lập dự trù kinh phí để trình phê duyệt việc tổ chức hội nghị Khách hàng, hội nghị chuyên đề, sơ kết, tổng kết b Tại Chi nhánh: Hàng năm tổ chức hội nghị tổng kết lần hội nghị Khách hàng vào dịp Tết âm lịch ngày thành lập Công ty hay Chi nhánh Tổng Giám đốc phê duyệt việc tổ chức hội nghị khác Chi nhánh Các khoản chi cho hội nghị: a Tiền thuê hội trường, phương tiện âm thanh, trang trí, hiệu, vệ sinh tạp vụ, lễ tân (nếu có), in ấn tài liệu theo thực tế; b Tiền tàu, xe cho đại biểu mời dự hội nghị theo thực tế; c Tiền phòng nghỉ cho đại biểu theo mức trung bình địa phương tổ chức hội nghị; d Tiền nước uống cho đại biểu báo cáo viên, người thuyết trình, bình qn khơng q 100.000 đồng/người/ngày; e Tiền ăn cho cán bộ, nhân viên dự hội nghị, bình qn khơng q 300.000 đồng/người/ngày; cho đại biểu khác bình qn khơng q 450.000 đồng/người/ngày f Các khoản khác quy định (nếu phát sinh thêm) HĐQT định Điều 41 Chi lễ tân, khánh tiết Chi lễ tân (bao gồm tiếp khách, giao dịch đối ngoại), khánh tiết (như mít tinh, kỷ niệm ngày lễ, tết, ngày thành lập): a Phịng Hành phận giao nhiệm vụ có trách nhiệm thực việc tiếp tân theo yêu cầu Lãnh đạo, đảm bảo văn minh, lịch sự, chu đáo; Quy chế tài (Lưu hành nội bộ) 24 Cơng ty Cổ phần Chứng khoán Châu Á (ASC) b Chủ tịch HĐQT định việc mời khách ăn với mức chi theo thực tế c Các thành viên khác HĐQT, Ban điều hành, người uỷ quyền định việc mời khách ăn với mức chi bình qn khơng q 05 triệu đồng/lần Trường hợp đặc biệt Chủ tịch HĐQT định phê duyệt Trường hợp Giám đốc Chi nhánh, Trưởng Phòng, phận khác cần thiết khoản tiếp khách (kể quà tặng), báo cáo Tổng Giám đốc duyệt mức chi Các Chi nhánh, Phịng chi chè, nước tiếp khách, bình quân không 100.000 đồng/cán nhân viên/tháng Các hố đơn tiếp khách tốn có chữ ký xác nhận người tiếp khách Ban Điều hành Giám đốc chi nhánh duyệt chi theo thẩm quyền Tổng mức chi lễ tân – khánh tiết năm Công ty không 5% tổng chi phí hoạt động Cơng ty Điều 42 Chi mua tài liệu, sách báo Ban Điều hành Phịng đặt mua sách, báo, tạp chí, tập san, tin tài liệu khác trực tiếp phục vụ công tác chuyên môn nghiệp vụ theo yêu cầu, sở tiết kiệm sử dụng chung Việc mua tài liệu, sách báo tham khảo (không liên quan trực tiếp đến chuyên môn nghiệp vụ) cho Ban Điều hành, Giám đốc Chi nhánh cho Phòng: Do Ban Điều hành định sở số lượng cán bộ, nhân viên chức năng, nhiệm vụ cán quản lý Phòng nghiệp vụ Những tài liệu bố trí sử dụng chung Điều 43 Chi cho tư vấn, cộng tác viên Chi phí cho tư vấn, chuyên gia (gọi chung tư vấn), cộng tác viên: a Thù lao trả theo định kỳ hàng tháng, hàng năm theo vụ việc (khơng tính làm thêm giờ); b Các khoản tiền thưởng định kỳ đột xuất; c Các chi phí khác liên quan đến cơng tác tư vấn, cộng tác viên Việc chi cho tư vấn, cộng tác viên thực sở hợp đồng tư vấn cộng tác ký kết Công ty người tư vấn, cộng tác viên Ban Điều hành định mức chi cho tư vấn cộng tác viên trường hợp cụ thể phải ln đảm bảo tn thủ định mức có lợi cho lợi ích cơng ty Điều 44 Chi hoa hồng, môi giới, đại lý, uỷ thác Việc chi hoa hồng môi giới Công ty phải gắn với hiệu kinh tế việc môi giới mang lại Việc chi hoa hồng môi giới phải tuân thủ luật thuế thu nhập cá nhân quy định có liên quan Luật pháp Quy chế tài (Lưu hành nội bộ) 25 Cơng ty Cổ phần Chứng khốn Châu Á (ASC) Đối tượng hưởng hoa hồng môi giới, đại lý, uỷ thác: tổ chức, cá nhân ngồi nước có làm mơi giới, dịch vụ, đại lý, uỷ thác phục vụ cho nghiệp vụ kinh doanh công ty môi giới giao dịch chứng khốn thu phí khách hàng, mơi giới mua bán cổ phiếu, huy động vốn, dự án đầu tư, sử dụng vốn, dịch vụ marketing, thu hồi nợ hoạt động khác Công ty, vào hiệu kinh tế việc môi giới mang lại Mức chi hoa hồng môi giới: a Đối với khoản chi môi giới thuê lại tài sản (bao gồm tài sản xiết nợ, gán nợ): Không 5% tổng số tiền thu từ việc cho thuê tài sản môi giới mang lại năm; b Đối với khoản chi môi giới huy động vốn, thực theo quy định khoản 2, Điều 30 Quy chế này; c Đối với khoản chi môi giới, giới thiệu dự án không 5% giá trị dự án toán dự án triển khai 50% Ban Điều hành định khoản chi nhỏ 100 triệu đồng, từ 100 triệu đồng trở lên HĐQT định d Đối với khoản chi môi giới mua bán cổ phiếu (nghiệp vụ tự doanh): không 10% giá trị làm lợi (giá trị làm lợi tính sở so sánh giá có khả khoản thị trường giá giao dịch thực tế thời điểm mua-bán) Ban Điều hành chi tối đa khơng vượt q 50 triệu đồng/món, Giám đốc Chi nhánh chi tối đa không 20 triệu đồng/món Các trường hợp khác HĐQT định e Đối với khoản chi mơi giới giao dịch chứng khốn thu phí khách hàng: mức chi cho Đại lý bên ngồi khơng q 40% giá trị làm lợi từ giao dịch; mức chi cho nhân viên Công ty không 25% giá trị làm lợi từ giao dịch f Đối với khoản chi môi giới khách hàng sử dụng dịch vụ khác Công ty : Các tổ chức, cá nhân có thỏa thuận giới thiệu, vận động khách hàng tới sử dụng dịch vụ Công ty, sau tính tốn có hiệu chi hoa hồng môi giới, mức chi không vượt 20% giá trị làm lợi không 50 triệu đồng/dịch vụ Không chi hoa hồng môi giới đối tượng đây: a Đại lý Công ty, trường hợp chi hoa hồng cho loại sản phẩm, dịch vụ mà Công ty giao cho đại lý đó; b Khách hàng Cơng ty định mua sản phẩm, dịch vụ đó; Đối với khoản chi hoa hồng đại lý, ủy thác môi giới khác: Do Ban Điều hành phê duyệt lần theo đề nghị Lãnh đạo phòng ban Chứng từ làm chi hợp đồng giấy xác nhận Công ty bên nhận hoa hồng mơi giới, có nội dung sau: Tên bên nhận hoa hồng, nội dung chi, mức chi, phương thức toán, thời gian thực kết thúc trách nhiệm bên Chứng từ làm hạch toán phiếu chi Cơng ty có chữ ký người nhận hóa đơn, phiếu thu tiền người nhận Điều 45 Chi cho Đại hội đồng Cổ đông, HĐQT Ban Kiểm sốt Các khoản chi phí cho việc tổ chức họp hoạt động khác Đại hội đồng Quy chế tài (Lưu hành nội bộ) 26 Cơng ty Cổ phần Chứng khốn Châu Á (ASC) Cổ đơng Thư ký HĐQT lập dự trù chi phí trình HĐQT phê duyệt dự toán toán Chi phí cho HĐQT Ban Kiểm sốt bao gồm: a Chi thù lao công vụ cho thành viên HĐQT Ban Kiểm soát: Căn vào mức thù lao Đại hội đồng Cổ đông định hàng năm kế hoạch chi đăng ký với Cơ quan Thuế, HĐQT chi tiền thù lao hàng tháng cho thành viên chuyên trách HĐQT thành viên chuyên trách Ban Kiểm sốt; b Các chi phí khác phục vụ cho thành viên HĐQT Ban Kiểm soát tham gia quản trị, kiểm soát hoạt động kinh doanh Công ty thực chế độ cán bộ, nhân viên Công ty; c Các chi phí khác cho HĐQT Ban Kiểm sốt Điều 46 Chi mua sắm công cụ lao động, vật liệu, văn phịng phẩm Mua sắm cơng cụ lao động: a Căn vào kế hoạch tài HĐQT phê duyệt hàng năm, Tổng Giám đốc giao kế hoạch mua sắm công cụ lao động cho Đơn vị b Khi có nhu cầu mua sắm cơng cụ lao động, Chi nhánh, Phòng, Ban lập Giấy đề nghị mua sắm, sửa chữa công cụ lao động (theo mẫu Cơng ty) theo lần gửi phịng Hành để tổng hợp trình Ban Điều hành phê duyệt Mức phê duyệt Ban Điều hành không vượt 100 triệu đồng/năm (nếu từ 100 triệu đồng trở lên Tổng Giám đốc trình HĐQT phê duyệt) Khi tốn theo hóa đơn thực tế sở báo giá duyệt Mua vật liệu văn phòng, giấy tờ in, băng đĩa từ để lưu giữ tài liệu, nhu yếu phẩm vật liệu, đồ dùng văn phòng khác (gọi chung văn phòng phẩm): a Căn Kế hoạch mua sắm văn phòng phẩm, Ban Điều hành giao khốn định mức chi phí văn phịng phẩm cho Đơn vị b Các Phòng viết Giấy đề nghị mua sắm văn phòng phẩm (theo mẫu Cơng ty) theo q lần gửi phịng Kế tốn tổng hợp kiểm sốt nhu cầu để trình Lãnh đạo Đơn vị phê duyệt Việc mua sắm, sửa chữa cơng cụ lao động, vật liệu, văn phịng phẩm phịng Hành thực hiện, Kế tốn nội kiểm nhận số lượng đánh giá chất lượng trước giao cho người sử dụng Công cụ lao động, vật liệu, văn phòng phẩm nhập kho mua sắm xuất kho (theo mẫu Công ty) sử dụng Đối với khoản chi phí mua sắm cơng cụ lao động, vật liệu văn phịng phẩm phải có báo giá Đối với lần mua sắm tài sản (một nhiều tài sản) có tổng trị giá từ 10 triệu đồng trở lên phải có báo giá nhà cung cấp độc lập Trường hợp tổng trị giá mua sắm lần từ 10 triệu đồng trở lên, phải thực ký kết hợp đồng mua bán Công cụ lao động, vật liệu, văn phòng phẩm giao cho người sử dụng thông qua Phiếu giao, nhận công cụ lao động, văn phịng phẩm (theo mẫu Cơng ty) Phiếu lập thành liên, người giao Kế toán nội giữ Định kỳ hàng năm đột xuất theo yêu cầu Ban Điều hành, phịng Hành phịng Kế tốn phối hợp tổ chức kiểm kê công cụ lao động, vật liệu, văn Quy chế tài (Lưu hành nội bộ) 27 Cơng ty Cổ phần Chứng khốn Châu Á (ASC) phịng phẩm (theo mẫu Cơng ty) thống kiến nghị Lãnh đạo Đơn vị xử lý vật liệu, cơng cụ lao động, văn phịng phẩm cũ khơng sử dụng Điều 47 Chi phí xăng dầu, vận chuyển, bảo hiểm Xe ôtô Công ty chạy từ 30 km trở lên phải có Lệnh điều xe (theo mẫu Công ty) Lãnh đạo Đơn vị người uỷ quyền ký, trừ trường hợp xe chạy định kỳ phục vụ công việc giao dịch hàng ngày phục vụ công tác đột xuất Việc th xe ngồi Cơng ty thực Lãnh đạo Đơn vị phê duyệt theo u cầu cơng tác Việc tốn tiền xăng dầu chi phí liên quan (vé cầu, phà, gửi xe, khám xe định kỳ, bảo dưỡng,…) vào Lệnh điều xe, chứng từ, hoá đơn chi thực tế định mức tiêu hao nhiên liệu Cơng ty Cơng ty khơng tốn loại tiền phạt, tiền bồi thường, tiền mua sắm phụ tùng, sửa chữa xe lỗi lái xe gây Ban Điều hành chịu trách nhiệm quy định định mức tiêu hao nhiên liệu cho loại xe ô tơ Cơng ty Các loại xe Ơ tơ tài sản có giá trị cao Cơng ty phải mua bảo hiểm rủi ro Phòng kế tốn có trách nhiệm theo dõi đề xuất Ban Điều hành Giám đốc chi nhánh phê duyệt Điều 48 Chi hỗ trợ giáo dục Công ty chi hỗ trợ giáo dục cho tổ chức giáo dục thành lập hoạt động theo quy định Pháp luật (nếu có) như: Quỹ khuyến học, trường học sinh tàn tật, học sinh không nơi nương tựa Tổng Giám đốc, vào chế độ quy định khả tài Cơng ty, định tự chịu trách nhiệm mức chi hỗ trợ giáo dục không 20 triệu đồng/năm Giám đốc Chi nhánh chi hỗ trợ giáo dục với mức chi không 10 triệu đồng/năm Điều 49 Chi cho tổ chức Đảng, đồn thể Chi phí cho tổ chức, đồn thể Cơng ty lấy từ nguồn kinh phí tổ chức Điều 50 Chi dự phòng5 Dự phòng giảm giá chứng khốn tính theo loại chứng khốn trích vào chi phí theo cơng thức sau: Thơng tư 228/2009/TT-BTC (07/12/2009) Hướng dẫn trích lập dự phịng Quy chế tài (Lưu hành nội bộ) 28 Cơng ty Cổ phần Chứng khoán Châu Á (ASC) Số lượng chứng Mức dự phịng khốn bị giảm giảm giá đầu tư chứng (x) (=) giá thời điểm 31/12 khoán cho năm năm báo cáo kế hoạch Giá chứng khoán hạch toán (-) sổ kế tốn Giá đóng cửa ngày 31/12 (hoặc giá đóng cửa gần ngày 31/12 khơng phải ngày giao dịch) a Công ty phải lập dự phịng riêng cho loại chứng khốn bị giảm giá tổng hợp làm hạch toán vào chi phí hoạt động Cơng ty b Dự phịng giảm giá chứng khốn tính vào chi phí hoạt động năm báo cáo để ghi nhận trước giá trị khoản tổn thất xảy năm sau, giúp cho Cơng ty có nguồn tài bù đắp khoản tổn thất xảy năm sau, nhằm bảo toàn vốn kinh doanh c Cơng ty phải hồn nhập dự phịng giảm giá chứng khốn vào chi phí hoạt động cơng ty Việc hồn nhập dự phịng lập lập dự phịng tiến hành thời điểm khố sổ kế tốn để lập báo cáo tài năm Dự phịng giảm giá đầu tư tài dài hạn : khoản vốn góp vào tổ chức kinh tế khác thành lập theo qui định pháp luật khoản đầu tư dài hạn khác a Mức trích tối đa cho khoản đầu tư tài số vốn đầu tư tính theo cơng thức sau: Mức dự phịng tổn thất khoản đầu tư tài = Vốn góp thực tế bên tổ chức kinh tế Số vốn đầu tư doanh nghiệp Vốn chủ sở hữu thực có x Tổng số vốn góp thực tế bên tổ chức kinh tế b Công ty phải lập dự phịng riêng cho khoản đầu tư tài có tổn thất tổng hợp làm hạch tốn vào chi phí hoạt động Cơng ty c Dự phịng tổn thất đầu tư tài tính vào chi phí hoạt động năm báo cáo để ghi nhận trước giá trị khoản tổn thất xảy năm sau, giúp cho Cơng ty có nguồn tài bù đắp khoản tổn thất xảy năm sau, nhằm bảo tồn vốn kinh doanh d Cơng ty phải hồn nhập dự phịng khoản tổn thất đầu tư tài vào chi phí hoạt động cơng ty Việc hồn nhập dự phòng lập lập dự phòng tiến hành thời điểm khoá sổ kế toán để lập báo cáo tài năm Dự phịng nợ phải thu khó địi theo qui định Điều 51 Chi phí khác Các khoản chi phí khác chưa quy định cụ thể Quy chế này, thực theo quy định Pháp luật quy định có liên quan Cơng ty Quy chế tài (Lưu hành nội bộ) 29 Cơng ty Cổ phần Chứng khoán Châu Á (ASC) MỤC PHÂN PHỐI VÀ SỬ DỤNG LỢI NHUẬN Điều 52 Phân phối lợi nhuận6 Lợi nhuận năm kết kinh doanh Công ty, bao gồm lợi nhuận hoạt động nghiệp vụ lợi nhuận hoạt động khác Lợi nhuận Công ty khoản chênh lệch xác định tổng doanh thu phải thu trừ tổng khoản chi phí phải trả hợp lý hợp lệ (bao gồm khoản thuế theo quy định Pháp luật) Lợi nhuận phát sinh bao gồm lợi nhuận năm trước phát năm trừ khoản lỗ theo quy định hành xác định tốn năm Lợi nhuận Cơng ty (sau nộp thuế thu nhập doanh nghiệp theo luật định) phân phối theo thứ tự sau: a Khấu trừ khoản tiền phạt vi phạm hành thuế, vi phạm chế độ đăng ký kinh doanh, phạt nợ vay hạn, phạt vi phạm chế độ kế toán thống kê, phạt vi phạm hợp đồng (sau bù trừ số thu phạt nhỏ số bị phạt), khoản chi phí hợp lệ trừ xác định thuế thu nhập doanh nghiệp phải nộp; b Khấu trừ khoản lỗ chưa tính vào lợi nhuận trước thuế thu nhập doanh nghiệp; c Lợi nhuận lại (coi 100%) phân phối sau: - - - Trích Quỹ dự trữ bổ sung vốn điều lệ 5% lãi ròng hàng năm Quỹ trích 10% vốn điều lệ Cơng ty; Trích Quỹ dự trữ dự phịng tài rủi ro nghiệp vụ 5% lợi nhuận sau thuế Cơng ty Quỹ trích 10% Vốn điều lệ Cơng ty; Trích lập Quỹ khen thưởng : 10% từ lợi nhuận sau thuế, Ban Điều hành lập Hội đồng khen thưởng, chủ động phân chia sở dựa vào hiệu đóng góp thành viên trực tiếp kinh doanh Chia cổ tức theo mức vốn tham gia cổ đơng; Trích lập Quỹ Đầu tư phát triển nghiệp vụ; Trích lập Quỹ phúc lợi; Trích lập quỹ khác Điều 53 Nguyên tắc sử dụng Quỹ Quỹ dự trữ bổ sung vốn điều lệ dùng để bổ sung vốn điều lệ, mở rộng hoạt động kinh doanh Quỹ dự phịng tài rủi ro nghiệp vụ dùng để bảo đảm tính an tồn cho Cơng ty, xử lý trường hợp bất khả kháng Công ty không sử dụng Quỹ dự trữ bổ sung vốn điều lệ Quỹ dự phịng tài để trả cổ tức Chương III, Quyết định 27/2007/QĐ-BTC (24/04/2007) Hướng dẫn Qui chế tổ chức hoạt động Cơng ty chứng khốn Quy chế tài (Lưu hành nội bộ) 30 Cơng ty Cổ phần Chứng khoán Châu Á (ASC) Quỹ đầu tư phát triển nghiệp vụ dùng để đầu tư mở rộng quy mô hoạt động kinh doanh đổi công nghệ trang thiết bị, điều kiện làm việc Công ty Căn vào nhu cầu đầu tư khả quỹ, HĐQT định hình thức biện pháp đầu tư theo nguyên tắc có hiệu quả, an toàn phát triển vốn Quỹ khen thưởng dùng để: a Thưởng cuối năm thưởng thường kỳ cho cán bộ, nhân viên Công ty Mức thưởng theo định Ban Điều hành sở suất lao động, thành tích cơng tác cán bộ, nhân viên; b Thưởng đột xuất cho cá nhân, tập thể Cơng ty có sáng kiến cải tiến kỹ thuật, quy trình nghiệp vụ mang lại hiệu kinh doanh Mức thưởng HĐQT, Ban Điều hành định; c Thưởng cho cá nhân đơn vị ngồi Cơng ty có quan hệ hợp tác kinh doanh hồn thành tốt điều kiện hợp đồng, đóng góp có hiệu vào hoạt động kinh doanh Công ty Mức thưởng HĐQT, Ban Điều hành định d Việc chia thưởng cho Ban Điều hành CB CNV nhận tiền cổ phiếu tỷ lệ không 15% lợi nhuận sau thuế Công ty Quỹ phúc lợi dùng để: a Đầu tư xây dựng nhà CBCNV, sửa chữa, bổ sung vốn xây dựng cơng trình phúc lợi Cơng ty, góp vốn đầu tư xây dựng cơng trình phúc lợi chung ngành kinh doanh với đơn vị khác theo hợp đồng thỏa thuận; b Chi cho hoạt động thể thao, văn hoá, phúc lợi công cộng tập thể cán bộ, nhân viên Cơng ty; c Đóng góp cho quỹ phúc lợi xã hội; d Chi chế độ phúc lợi cho cán bộ, nhân viên Công ty qui định cụ thể Khoản Điều này; e Chi cho hoạt động phúc lợi khác Các chế độ chi phúc lợi Công ty bao gồm: a Chi trợ cấp khó khăn đột xuất thường xuyên cho cán bộ, nhân viên; b Chi cho cán bộ, nhân viên sinh con, nuôi nuôi, kết hôn, nghỉ hưu; c Chi cho cán bộ, nhân viên thơi việc ốm đau, tai nạn hoàn cảnh khách quan; d Chi cho cán bộ, nhân viên bị chết bố, mẹ, vợ, chồng, cán bộ, nhân viên chết; e Chi cho cán bộ, nhân viên bị ốm đau, bệnh tật, tai nạn, rủi ro; f Các chế độ tặng quà, thăm hỏi khác cán bộ, nhân viên Công ty Tổng Giám đốc phối hợp với Ban Chấp hành Cơng đồn hướng dẫn quản lý, sử dụng Quỹ phúc lợi Hội sở Chi nhánh Việc sử dụng Quỹ sở quy định HĐQT phù hợp với nghị thường niên Đại hội đồng cổ đơng Quy chế tài (Lưu hành nội bộ) 31 Cơng ty Cổ phần Chứng khốn Châu Á (ASC) CHƯƠNG V CHẾ ĐỘ KẾ TOÁN, THỐNG KÊ VÀ KIỂM TỐN Điều 54 Chế độ kế tốn, thống kê Công ty thực chế độ kế toán, thống kê theo quy định Pháp luật, ghi chép đầy đủ chứng từ ban đầu, cập nhật sổ sách kế toán phản ánh đầy đủ, kịp thời, trung thực, xác, khách quan hoạt động kinh tế, tài Năm tài Cơng ty ngày 01 tháng 01 kết thúc vào ngày 31 tháng 12 năm dương lịch Công ty thực tốn tài chấp hành đầy đủ quy định báo cáo tài Điều 55 Báo cáo tài Hàng năm, Cơng ty phải thực kiểm toán Báo cáo tài Việc kiểm tốn Cơng ty kiểm tốn độc lập Uỷ ban Chứng khoán Nhà nước chấp thuận thực Cơng ty có trách nhiệm lập gửi báo cáo tài cho quan thuế, Uỷ ban Chứng khoán nhà nước theo định kỳ tháng, quý, năm sau: a Báo cáo tháng gửi theo qui định hành b Báo cáo quý gửi chậm sau 20 ngày quý tiếp theo, bao gồm tài liệu đây: - Bảng cân đối kế toán; - Báo cáo kết hoạt động kinh doanh; - Báo cáo lưu chuyển tiền tệ; - Báo cáo nguồn vốn sử dụng vốn c Báo cáo năm gửi chậm 60 ngày sau kết thúc năm, bao gồm tài liệu đây: - Báo cáo tình hình hoạt động năm; Bảng cân đối kế toán; Báo cáo kết hoạt động kinh doanh; Báo cáo lưu chuyển tiền tệ; Thuyết minh báo cáo tài chính; Báo cáo nguồn vốn sử dụng vốn; Báo cáo trích lập sử dụng quỹ, phân phối lợi tức cổ phần Kết thúc năm tài chính, thời hạn 90 ngày, Cơng ty phải thực cơng khai tài Báo cáo tài hàng năm phải kiểm tốn độc lập xác nhận Quy chế tài (Lưu hành nội bộ) 32 Cơng ty Cổ phần Chứng khốn Châu Á (ASC) CHƯƠNG VI ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH Điều 56 Hiệu lực thi hành Quy chế HĐQT Công ty (nhiệm kỳ sau tái cấu) thông qua phiên họp thứ Nhất, ngày 16/03/2010 Có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký Những nội dung chưa quy định Quy chế thực theo quy định Pháp luật quy định khác có liên quan Cơng ty Trường hợp có nội dung Quy chế trái với quy định Pháp luật, đương nhiên khơng có hiệu lực thi hành Điều 57 Trách nhiệm thi hành việc sửa đổi Quy chế Ban Điều hành tồn thể Cán bộ, nhân viên Cơng ty Hội sở, Chi nhánh, Phịng giao dịch… có trách nhiệm thi hành Quy chế Việc sửa đổi, bổ sung Quy chế Chủ tịch HĐQT định TM HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ Chủ tịch Ký thay chủ tịch Phó chủ tịch PHAN VŨ TUẤN Quy chế tài (Lưu hành nội bộ) 33 Cơng ty Cổ phần Chứng khoán Châu Á (ASC) MỤC LỤC CHƯƠNG I NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG Điều Phạm vi đối tượng điều chỉnh Điều Giải thích thuật ngữ Điều Tư cách Pháp nhân Điều Nguyên tắc quản lý tài Điều Kế hoạch tài CHƯƠNG II TRÁCH NHIỆM CỦA HĐQT, TỔNG GIÁM ĐỐC VÀ GIÁM ĐỐC CHINHÁNH TRONG QUẢN LÝ TÀI CHÍNH Điều Trách nhiệm HĐQT Điều Trách nhiệm Tổng giám đốc Điều Trách nhiệm Giám đốc Chi nhánh CHƯƠNG III QUẢN LÝ, SỬ DỤNG VỐN VÀ TÀI SẢN CỦA CƠNG TY CHỨNG KHỐN CHÂU Á MỤC NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG VỀ QUẢN LÝ, SỬ DỤNG VỐN VÀ TÀI SẢN CỦA CƠNG TY CP CHỨNG KHỐN CHÂU Á Điều Các nguồn vốn hoạt động Điều 10 Vốn điều lệ Điều 11 Sử dụng vốn, tài sản Điều 12 Quản lý sử dụng vốn huy động Điều 13 Phân cấp định góp vốn liên doanh – liên kết Điều 14 Các quy định hạn chế sử dụng vốn, hạn chế đầu tư Công ty Điều 15 Cho thuê, chấp, cầm cố tài sản Điều 16 Kiểm kê, đánh giá lại tài sản Điều 17 Xử lý bị tổn thất tài sản MỤC QUẢN LÝ TÀI SẢN CỐ ĐỊNH Điều 18 Nguyên tắc, chế độ quản lý Tài sản cố định Điều 19 Đầu tư, mua sắm Tài sản cố định Điều 20 Trích khấu hao Tài sản cố định 10 Điều 21 Sửa chữa Tài sản cố định 11 Điều 22 Nhượng bán lý Tài sản cố định 11 Điều 23 Thẩm quyền phê duyệt việc nhượng bán, lý Tài sản cố định 11 CHƯƠNG IV DOANH THU, CHI PHÍ VÀ KẾT QUẢ KINH DOANH 12 MỤC DOANH THU 12 Điều 24 Doanh thu 12 Điều 25 Nguyên tắc xác định doanh thu 13 Quy chế tài (Lưu hành nội bộ) 34 Cơng ty Cổ phần Chứng khốn Châu Á (ASC) Điều 26 Miễn, giảm lãi hay phí 13 MỤC CHI PHÍ 14 Điều 27 Các khoản chi phí 14 Điều 28 Nguyên tắc chi 16 Điều 29 Chi tài sản 17 Điều 30 Chi hoạt động huy động vốn 17 Điều 31 Chi cho nhân viên 18 Điều 32 Chi trang phục giao dịch bảo hộ lao động 18 Điều 33 Chi cơng tác phí nước 19 Điều 34 Chi cơng tác phí ngồi nước 20 Điều 35 Những trường hợp không tốn cơng tác phí 21 Điều 36 Chi đào tạo, huấn luyện nghiệp vụ 22 Điều 37 Chi nghiên cứu ứng dụng khoa học công nghệ, sáng kiến cải tiến 22 Điều 38 Chi phí điện thoại di động 23 Điều 39 Chi quảng cáo; tiếp thị, khuyến mại 23 Điều 40 Chi hội nghị 24 Điều 41 Chi lễ tân, khánh tiết 24 Điều 42 Chi mua tài liệu, sách báo 25 Điều 43 Chi cho tư vấn, cộng tác viên 25 Điều 44 Chi hoa hồng, môi giới, đại lý, uỷ thác 25 Điều 45 Chi cho Đại hội đồng Cổ đơng, HĐQT Ban Kiểm sốt 26 Điều 46 Chi mua sắm công cụ lao động, vật liệu, văn phịng phẩm 27 Điều 47 Chi phí xăng dầu, vận chuyển, bảo hiểm 28 Điều 48 Chi hỗ trợ giáo dục 28 Điều 49 Chi cho tổ chức Đảng, đồn thể 28 Điều 50 Chi dự phịng 28 Điều 51 Chi phí khác 29 MỤC PHÂN PHỐI VÀ SỬ DỤNG LỢI NHUẬN 30 Điều 52 Phân phối lợi nhuận 30 Điều 53 Nguyên tắc sử dụng Quỹ 30 CHƯƠNG V CHẾ ĐỘ KẾ TOÁN, THỐNG KÊ VÀ KIỂM TOÁN 32 Điều 54 Chế độ kế tốn, thống kê 32 Điều 55 Báo cáo tài 32 CHƯƠNG VI ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH 33 Điều 56 Hiệu lực thi hành 33 Điều 57 Trách nhiệm thi hành việc sửa đổi Quy chế 33 Quy chế tài (Lưu hành nội bộ) 35 ...Cơng ty Cổ phần Chứng khốn Châu Á (ASC) Điều Tư cách Pháp nhân Công ty Cổ phần Chứng khốn Châu Á Cơng ty cổ phần (sau viết tắt Công ty) , thành lập hợp pháp Việt Nam, Ủy ban Chứng khoán Nhà... đồng Công ty chịu quản lý tài theo quy định pháp luật hành áp dụng cho Cơng ty chứng khốn Cơng ty hạch tốn kế tốn, lập báo cáo tài theo chế độ kế toán hành Điều Nguyên tắc quản lý tài Quy chế quản. .. bộ) Công ty Cổ phần Chứng khoán Châu Á (ASC) Điều 16 Kiểm kê, đánh giá lại tài sản Công ty thực kiểm kê, đánh giá lại tài sản trường hợp sau: a Kiểm kê, đánh giá lại tài sản theo định kỳ 06 tháng/lần