Đang tải... (xem toàn văn)
Tài liệu quản lý dự án - Tổ chức nhóm làm việc
TỔ CHỨC NHÓM LÀM VIỆC Tạo nên sự khác biệt Nội dung Chính Cùng Điểm Lại Nội dung Hôm trước Tổ chức Nhóm Làm việc Kết thúc Dự án ????? Tổ chức Nhóm Làm việc Làm việc chủ động & thụ động H1 Khủng hoảng hoặc cơ hội bất chợt H2 Hoạch định & phát triển L3 Mất tập trung L4 Lãng phí Khẩn cấp Quan trọng Ít quan trọng Ít khẩn cấp ROI cao nhất (chuẩn bị, phòng ngừa, xác lập giá trị, hoạch định, xây dựng quan hệ, tiêu khiển / tái tạo sức lao động, trau dồi) ROI thấp, coi chừng âm! (tán gẫu, chuyện tầm phào, điện thoại / email linh tinh, sao lãng, giết thời gian, TV quá nhiều) ROI cao (khủng hoảng, các vấn đề bức xúc, công việc đến hạn, họp / hội ý) ROI thấp (Gián đoạn, điện thoại, email, báo cáo, họp, một số việc cần…) Ít lựa chọn, ít sáng suốt Nhiều lựa chọn, nhiều sáng suốt Vài ví dụ thực tế của Quy tắc 20/80 80% sai sót phát sinh từ 20% các vấn đề thuộc quy trình. 20% lực lượng bán hàng tạo ra 80% doanh thu. 80% chậm trễ trong kế hoạch bắt nguồn từ 20% khả năng gây trễ. 80% khiếu nại của khách hàng đến từ 20% sản phẩm / dịch vụ. Quy tắc Pareto (Luật 20:80) “In all fields of human endeavor, 80% of the results flow from 20% of the activities.” Pareto Vilfredo – Economist Và… 80% nhiệm vụ hầu như có thể hoàn thành với 20% thời gian dự án Ứng dụng thực tế của Quy tắc Pareto | Quản lý Chất lượng 0 20 40 60 80 100 120 140 0 200 400 600 800 1,000 1,200 1,400 % tích lũy Số lượng Biểu đồ Pareto Mô tả Khiếu nại Khách hàng của 1 Cửa hàng Kinh doanh Pizza 100 200 1,200 20 1,000 800 600 400 80 60 40 Tổ chức nhóm làm việc Cơ cấu nhóm rõ ràng & được nhất trí Vai trò & trách nhiệm được nhất trí Quá trình ra quyết định được nhất trí Quá trình truyền đạt thông tin được nhất trí Thời gian họp được phân bổ hợp lý Tổ chức họp – Lên kế hoạch Trước buổi họp Chuẩn bị! Bạn muốn đạt / giải quyết được điều gì? Chuẩn bị hậu cần Phòng, thực phẩm, thiết bị Viết nội dung họp có ý nghĩa: Chỉ tập trung vào vấn đề cần giải quyết Xem xét lại các hoạt động đã thực hiện Kiểm tra tiến độ Theo dõi các vấn đề kéo dài Xác định các kế hoạch hành động tiếp theo Nội dung họp sẽ thúc đẩy các thành viên tham dự đầy đủ, tôn trọng giờ giấc, đọc trước, chuẩn bị… Tổ chức họp – Thực hiện Trong buổi họp: Dẫn dắt & bám sát nội dung Đảm bảo mọi người đều đóng góp & cảm thấy mình là 1 thành viên của cuộc họp Chỉ cho phép MỘT chủ đề đối thoại trong 1 lúc Nhất trí và đảm bảo biên bản cuộc họp được ghi chép đầy đủ Quyết định được ghi nhận & tái xác nhận vào cuối buổi họp Phân bổ thời gian họp “The mind cannot absorb more than the seat can endure.” -Winston Churchill [...]... Tổ chức Nhóm làm việc & Kết thúc Dự án Bạn nhận được gì hôm nay? Các bước chuẩn bị cho một buổi họp hiệu quả? Cách kết thúc dự án Ăn mừng thắng lợi không đơn giản là một sự kiện “vật lý như ta thường nghĩ Bạn sẽ ứng dụng những kiến thức mới ra sao? Những gì bạn sẽ bắt đầu làm? Những gì bạn sẽ không làm nữa? Những gì bạn sẽ làm khác đi so với trước? LÃNH ĐẠO NHÓM Chìa khóa cho thành công của dự án. .. cáo Kết thúc Khóa sổ Dự án Chất lượng thực hiện so với kế hoạch Thành quả (các deliverables) Bài học & khuyến cáo Kế hoạch để chuyển dự án sang chế độ hoạt động bình thường Dọn dẹp & lưu trữ văn bản dự án Đánh dấu các văn bản quan trọng nhất e.g Kế hoạch dự án, các biên bản họp quan trọng Điểm mạnh Các điểm cần cải tiến Kế hoạch cải tiến & phát triển Ăn mừng Thắng lợi! Không có dự án nào là hoàn hảo,.. .Tổ chức họp – Kết thúc & theo dõi tiếp Sau buổi họp: Phát ghi chú, biên bản & các hành động tiếp theo kịp thời sau khi họp xong Đảm bảo các quyết định quan trọng được truyền đạt đến cấp trên Lưu trữ vào cơ sở dữ liệu Theo dõi các hành động Làm việc bổ sung với các thành viên vắng mặt KẾT THÚC DỰ ÁN Tạo nên sự khác biệt Các Tiến trình Chính của Dự án Thông tin phản hồi Đóng cơ sở dữ liệu. .. độ thành công nào, chúng ta đều có lý do chính đáng để ăn mừng thắng lợi Ý nghĩa quan trọng của việc ăn mừng thắng lợi: KHẲNG ĐỊNH & ĐÓNG DẤU THÀNH CÔNG Những dự án kết thúc mà không có một sự kiện đánh dấu thành công nào thường để lại một dấu hỏi lớn đối với các thành viên tham gia là liệu những gì họ đã từng cùng nhau trải qua có thể gọi là thành công hay xứng đáng chưa Hãy ghi nhớ: “personal touch”... giữa các môn học trong chương trình ProSkills Kỹ năng làm việc hiệu suất cao Kỹ năng giao tiếp hiệu quả Kỹ năng làm việc nhóm Kỹ năng giải quyết vấn đề Và quan trọng nhất: bên cạnh quyết tâm của bạn, bạn đã có một vũ khí quan trọng – một môn khoa học mới – để giúp bạn “MAKE IT HAPPEN” và “IN THIS LIFE” Ứng dụng & Mở rộng Cốt lõi của quản trị dự án là giúp đạt được những gì ta muốn (hy vọng đó là mục... Nghịch lý của 1 Manager (tiếp theo) Đối thoại trực diện tốt Tự tin & thuyết phục trong những buổi làm việc trực tiếp Xây dựng được quan hệ tốt với mọi người Đối thoại văn bản tốt Thiết lập kỷ luật ghi chú & luôn đảm bảo giấy tờ, hồ sơ được cập nhật Không nao núng trước sự phức tạp Nhận ra đường thẳng không phải lúc nào cũng là tốt nhất "Dĩ vu vi trực" - lấy cong làm thẳng (Binh pháp) Thích làm cho... Lãnh đạo Thực hiện công việc với sự chính trực Làm việc với đam mê Tinh thần đổi mới (Tinh thần doanh nhân – entrepreneurship) Tính khẩn trương Cam kết và xây dựng Chịu trách nhiệm cuối cùng Tự phát triển và cùng phát triển 8 Nghịch lý của 1 Manager "Tôi là số 1" Tự tin vào khả năng & tự cho mình quyền để đặt yêu cầu cho người khác "Tôi không phải là số 1" Không đặt vấn đề cao thấp - thật sự là 1 người... (hy vọng đó là mục tiêu đó có chính nghĩa!), bạn sẽ tìm thấy “dấu vết” của quản trị dự án khắp nơi Từ thiện Thể thao: chiến dịch đăng cai tổ chức Olympic, World Cup… Thời gian thường hơn 5 năm Chính trị: các chiến dịch vận động tranh cử… Cơ khí máy móc: máy bay, tàu thủy, đường sá… Kinh doanh: phát triển sản phẩm mới, chiến dịch quảng cáo / PR, nghiên cứu thị trường, “lên sàn” (IPO)… Và ngay trong ngôi... Chuyên quyền Quyết đoán & kẻ cả khi cần thiết Giao quyền Khuyến khích nhân viên tự thân vận động Lãnh đạo vĩ mô Có tầm nhìn xa & tạo phấn khích cho mọi người Quản lý vi mô Nắm rõ từng chi tiết trong suốt quá trình thực hiện Bình thản trước sự mơ hồ Luôn bị bao quanh giữa muôn vàn yếu tố bất định Tìm kiếm sự chắc chắn sẽ tạo ra tê liệt hoặc vô cảm Ám ảnh bởi sự chính xác Nhiều sự việc đòi hỏi định nghĩa... kế hoạch đi chơi, một buổi tiệc sinh nhật bất ngờ… Và ngay cả trong trái tim của bạn… Bài tập Tổng kết: 5 phút 1.Chia nhóm và liệt kê những kiến thức đã gặt hái được trong suốt toàn bộ chương trình 2.Sắp xếp theo thứ tự những kiến thức nào sẽ ưu tiên đưa vào áp dụng trước PROSKILLS 9.322.217 | 9.322.230 ON-DEMAND SUPPORT . TỔ CHỨC NHÓM LÀM VIỆC Tạo nên sự khác biệt Nội dung Chính Cùng Điểm Lại Nội dung Hôm trước Tổ chức Nhóm Làm việc Kết thúc Dự án ????? Tổ chức Nhóm Làm việc Làm việc chủ động &. chung. Tổ chức Nhóm làm việc & Kết thúc Dự án Bạn nhận được gì hôm nay? Các bước chuẩn bị cho một buổi họp hiệu quả? Cách kết thúc dự án Ăn mừng thắng lợi không đơn giản là một sự kiện “vật lý . khuyến cáo Kế hoạch để chuyển dự án sang chế độ hoạt động bình thường Dọn dẹp & lưu trữ văn bản dự án Đánh dấu các văn bản quan trọng nhất e.g. Kế hoạch dự án, các biên bản họp quan trọng Điểm