Trình bày: Ngô Văn Thoan Phó Chủ tịch - Tổng Thư Ký Hiệp hội Hội chợ Triển lãm và Hội nghị Việt Nam (VECA) TỔ CHỨC, THAM GIA HỘI CHỢ TRIỂN LÃM TÍNH CỘNG ĐỒNG: HIỆU QUẢ VÀ GIÁ TRỊ GIA TĂNG I. Hội chợ triển lãm: Công cụ xúc tiến thương mại quan trọng II.Vai trò VIETRADE,các tổ chức xúc tiến thương mại,và hiệp hội ngành nghề trong lĩnh vực tổ chức, tham gia HCTL III.Gia tăng hiệu quả tổ chức, tham gia HCTL mang tính đại diện cộng đồng A. Khái quát ý nghĩa (general concept and understanding) • Là nơi gặp gỡ tiếp xúc giữa các bên mua-bán, bên cung-bên cầu về hàng hóa và dịch vụ. • Khách thăm quan tiếp cận thông tin trực tiếp liên quan đến hàng hóa hoặc dịch vụ; • Là cơ hội cho khách hàng xem tận mắt, sờ tận tay và kiểm định sản phẩm; • Nhận được sự phản hồi trực tiếp qua giao tiếp với khách hàng; • Có cơ hội tiếp cận đối thủ cạnh tranh, sản phẩm cũng như các biện pháp marketing của họ. Ảnh: Internet I. Hội chợ triển lãm : Công cụ xúc tiến thương mại quan trọng 1. Các loại hình HCTL B. Các Loại hình Hội chợ triển lãm Tiếp cận thông tin về HCTL: Để tìm kiếm hội chợ thích hợp trước hết cần nắm thông tin về lịch hội chợ bao gồm: C. Nhận biết cơ bản Hình thành đoàn doanh nghiệp đặt dưới sự dẫn dắt của một đơn vị tổ chức (các tổ chức XTTM, Hiệp hội, doanh nghiệp chuyên ngành tổ chức HCTL…) để tham dự hội chợ ở nước ngoài mang lại nhiều lợi thế cho các doanh nghiệp tham gia,: • Hình ảnh và vị thế của doanh nghiệp được nâng cao. Đoàn doanh nghiệp của một nước tham gia hội chợ thương mại ở nước ngoài được ví như một tấm danh thiếp vô hình mang màu sắc của nước đó, thu hút mạnh mẽ sự chú ý, mức độ tin cậy của khách tham quan và các hãng truyền thông hơn là việc tham gia đơn lẻ, rời rạc của các doanh nghiệp tự tham gia. II. Vai trò các tổ chức xúc tiến thương mại,hiệp hội ngành nghề trong lĩnh vực tổ chức, tham gia HCTL • Tiết kiệm chi phí: Việc tham dự hội chợ tập trung theo đoàn,chi phí cho các họat động chung được chia sẻ giữa các doanh nghiệp • Các công ty đơn lẻ thường không đủ điều kiện giới thiệu, quảng bá về công ty mình một cách chuyên nghiệp. Ngoài ra, tham dự theo đoàn còn giúp các đối tác yên tâm hơn, đặc biệt là khi thâm nhập vào các thị trường mới. II. Vai trò các tổ chức xúc tiến thương mại,hiệp hội ngành nghề trong lĩnh vực tổ chức, tham gia HCTL (Tiếp) 1. Tìm hiểu về hội chợ: Trước hết cần yêu cầu đơn vị tổ chức hội chợ cung cấp những thông tin cơ bản sau: • Tên và phụ đề của hội chợ • Tên địa điểm và tên thành phố tổ chức • Thời gian diễn ra hội chợ • Tổng diện tích khu triển lãm và diện tích từng gian hàng • Chiến lược quảng bá của nhà tổ chức để thu hút khách tham quan Ảnh: Internet 1. Tìm hiểu về hội chợ: Trước hết cần yêu cầu đơn vị tổ chức hội chợ cung cấp những thông tin cơ bản sau: (tiếp) • Sản phẩm/ dịch vụ trưng bày, giới thiệu. • Danh sách đơn vị tham dự trong nước và quốc tế. • Số lượng khách tham quan trong nước và quốc tế. • Các tổ chức tài trợ uy tín. • Các ưu đãi, hỗ trợ của nhà tổ chức. • Các sự kiện diễn ra trong thời gian hội chợ. • Catalogue của hội chợ có đăng tải các đơn vị tham dự những năm trước. • Chi phí thuê diện tích và gian hàng khung. 2. Tiêu chí lựa chọn hội chợ phù hợp HC phù hợp là HC mà ở đó tích hợp được nhiều yếu tố phù hợp trong đó quan trọng nhất là có cơ hội gặp được nhiều khách hàng mục tiêu và đối tác kinh doanh. Để có sự lựa chọn tốt nhất, những công việc cần phải làm là : • Kiểm tra và đánh giá danh tiếng của đơn vị tổ chức hội chợ; • Xem xét số lượng các hội chợ triển lãm mà đơn vị này đã tổ chức;(Lưu ý kiểm tra số lượng và dữ kiện thực tế về hội chợ đã được kiểm chứng). • Tìm hiểu xem hội chợ hoặc đơn vị tổ chức hội chợ đó có được tổ chức nào uy tín bảo trợ không; • Tự mình đến kháo sát trước về hội chợ. [...]... không? • Nhà tổ chức có cung cấp đủ diện tích gian hàng ở vị trí mong muốn không? • Hàng hoá hoặc dịch vụ có đáp ứng được nhu cầu và quy định của thị trường không? • Giá cả và chi phí cho việc tham gia HC có cạnh tranh không 5 Lịch hội chợ triển lãm • Lịch tổ chức của các hội chợ, triển lãm trên thế giới • Lịch tổ chức hội chợ, triển lãm trong nước • Lịch của các nhà tổ chức hội chợ, triển lãm • Tờ... tại hội chợ: đặt trước theo mẫu yêu cầu dịch vụ trong cuốn hướng dẫn tham gia hội chợ kể cả yêu cầu thuê hướng dẫn viên, phiên dịch, bảo vệ Ảnh: Internet 7 Kinh phí và quản lý kinh phí (tiếp) • Mời khách tham quan và quảng cáo: có thể yêu cầu nhà tổ chức hội chợ in quảng cáo trên cuốn catalogue giới thiệu các đơn vị tham gia hội chợ • Báo chí và đón tiếp:có thể yêu cầu báo giá từ công ty quảng... doanh nghiệp tham gia đoàn tới được hội chợ: 02 ngày 35 Họp nhanh, hướng dẫn cho các thành viên của đoàn diễn ra trước hội chợ 02 ngày 36 Họp nhanh đánh giá, rút kinh nghiệm giữa kỳ:ngày đầu tiên sau khi hội chợ khai mạc 37 Họp đánh giá kết quả sơ bộ với các thành viên tham gia đoàn: vào ngày cuối cùng của hội chợ 38.Thu xếp và làm thủ tục hải quan 39 Đóng gói và vận chuyển hàng triển lãm 1 Không xác... phí Chi phí tham dự hội chợ rất tốn kém nhất là với các hội chợ có uy tín, có tính cạnh tranh cao ở các thị trường lớn và hấp dẫn Để tính toán và kiểm soát chi tiêu, cần phải xây dựng bảng dự toán kinh phí chi tiết trước khi tham dự hội chợ với nội dung: • Thuê diện tích gian hàng: Gian hàng tiêu chuẩn tối thiểu thường có diện tích 9m2 hoặc 12m2 Đôi khi nhà tổ chức hội chợ chào giá thuê gian hàng đã... viên tham gia đoàn:01 tháng 30 Giao hàng triển lãm cho đại lý giao nhận 01 tháng 31 Gửi thư mời cho khách tham quan (lần thứ 2): 01 tháng 32 Rà soát lại công tác tài chính trước khi tới hội chợ: 01 tháng 8 Danh mục công việc và thời gian tiến hành trước, trong và sau hội chợ triển lãm (tiếp) 33.Tập kết hàng hoá tại hội chợ (hàng gửi đi triển lãm tới được hội chợ) :10 ngày 34 Các nhân viên và. .. thành và người chịu trách nhiệm Cần tuân thủ thời hạn hoàn thành các công việc sau 1 Nghiên cứu thị trường và xác định mục tiêu tham gia hội chợ: 12 tháng 2 Dự trù kinh phí sơ bộ:12 tháng 3 Chỉ định nhân sự và phân công nhiệm vụ nhóm dự án: 11 tháng 4 Lựa chọn đặt thuê diện tích gian hàng:11 tháng 6 Viết tài liệu giới thiệu việc tham gia hội chợ: 10 tháng 7 Vận động, mời các doanh nghiệp đăng ký tham gia. .. triển lãm • Tờ rơi giới thiệu của các hội chợ, triển lãm • Internet: công cụ tìm kiếm thông tin nhanh và tiện lợi nhất • Các nguồn thông tin quan trọng khác: - Tạp chí thương mại - Hiệp hội ngành hàng - Tổ chức XTTM - Đại sứ quán, thương vụ các nước… - Các đơn vị tham dự hội chợ trước - Các cuộc viếng thăm, các quan hệ cá nhân - Nguồn thông tin từ chính các nhà tổ chức hội chợ Ảnh: Internet 7 Kinh... nghiệp tham gia đoàn tham dự hội chợ: 05 tháng 19 Gửi các đơn đặt hàng cho nhà tổ chức: 04 tháng 20 Nhận được sự chấp thuận của nhà tổ chức hội chợ về thiết kế gian hàng : 04 tháng 21 Lựa chọn hướng dẫn viên, nhân công địa phương, phiên dịch: 04 tháng 22 Gửi catalogue cho nhà tổ chức và đại diện ở nước ngoài: 03 tháng 23: Sắp xếp lịch đi cho đòan: 03 tháng 24 Chuẩn bị thẻ cho người lao động và các... mời các doanh nghiệp đăng ký tham gia hội chợ: 10 tháng 8 Danh mục công việc và thời gian tiến hành trước, trong và sau hội chợ triển lãm (tiếp) 8 Đưa ra quyết định cuối cùng về việc tham gia hội chợ: 8 tháng 9 Lựa chọn và chấp nhận đăng ký của các doanh nghiệp tham dự hội chợ :08 tháng 10 Đặt chỗ ở khách sạn:08 tháng 11 Xác nhận đặt thuê diện tích gian hàng:08 tháng 12 Thông báo chính... các doanh nghiệp tham dự hội chợ 03 tháng 8 Danh mục công việc và thời gian tiến hành trước, trong và sau hội chợ triển lãm (tiếp) 25 Danh sách gửi thư quảng cáo: 03 tháng 26 Thảo thông cáo báo chí gửi cho nhà tổ chức hội chợ và các báo chí thương mại 03 tháng 27.Chỉ đạo đại diện tại nước ngoài triển khai công tác quan hệ công chúng (PR) : 03 tháng 28 Gửi thư mời cho khách tham quan (lần . Thoan Phó Chủ tịch - Tổng Thư Ký Hiệp hội Hội chợ Triển lãm và Hội nghị Việt Nam (VECA) TỔ CHỨC, THAM GIA HỘI CHỢ TRIỂN LÃM TÍNH CỘNG ĐỒNG: HIỆU QUẢ VÀ GIÁ TRỊ GIA TĂNG I. Hội chợ triển lãm: Công cụ. Lịch tổ chức của các hội chợ, triển lãm trên thế giới • Lịch tổ chức hội chợ, triển lãm trong nước • Lịch của các nhà tổ chức hội chợ, triển lãm • Tờ rơi giới thiệu của các hội chợ, triển lãm •. trò VIETRADE,các tổ chức xúc tiến thương mại ,và hiệp hội ngành nghề trong lĩnh vực tổ chức, tham gia HCTL III .Gia tăng hiệu quả tổ chức, tham gia HCTL mang tính đại diện cộng đồng A. Khái quát