Quản trị văn phòng - Kỹ thuật soạn thảo trình bày cơng văn hành 29 TRƯỜNG  KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH  BỘ MÔN :QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG -oOo - ĐỀ TÀI: KỸ THUẬT SOẠN THẢO VÀ TRÌNH BÀY CƠNG VĂN HÀNH CHÍNH Giáo viên hướng dẫn Nhóm thực Lớp học phần Nguyễn Nam Hà 210701802 -TpHCM, tháng năm 2010 - Quản trị văn phòng - Kỹ thuật soạn thảo trình bày cơng văn hành STT 10 11 12 13 14 15 HỌ TÊN SV Vũ Trần Văn Hải Vũ Đức Hoàng Vy Thị Vân Kiều Trương Thị Ngát Lương Thị Nhi Nguyễn Ngọc Oanh Nguyễn Thị Ngọc Thanh Dư Thị Kim Thắm Đinh Ngọc Kim Thoa Trần Thị Hồng Thuỷ Phạm Thị Bích Thùy Lê Thị Thùy Trang Lương Thùy Trang Nguyễn Như Tuân Bùi Thị Kim Tuyến MSSV 08216461 08221381 08197971 08107411 08221871 08107491 08101281 08231271 08106821 08105081 08880581 08105771 08104561 08251411 08104261 ĐT 01656206891 0953888332 0989928664 0979240607 0978256003 0979296173 0973676203 0955313418 0919402270 0979522529 0979782809 0959878456 0985677847 0979745432 0985436065 Quản trị văn phòng - Kỹ thuật soạn thảo trình bày cơng văn hành Quản trị văn phịng - Kỹ thuật soạn thảo trình bày cơng văn hành Cơng tác soạn thảo văn giữ vai trị quan trọng việc quản lí, điều hành giao dịch quan doanh nghiệp Văn xem công cụ đắc lực để hoạch định, tổ chức thực hoạt động quan, doanh nghiệp Vì mơn Quản Trị Văn Phịng đưa vào chương trình giảng dạy cho học sinh – sinh viên trường trung cấp , cao đẳng, đại học nhằm mục đích góp phần hồn thiện kĩ kiến thức để học sinh – sinh viên đảm nhận công tác trường Để soạn thảo văn có chất lượng, người soạn thảo cần có kiến thức định pháp luật, ngôn ngữ, kinh tế - xã hội Việc trình bày soạn thảo văn ko thể tùy tiện mà pải dựa vào sở pháp lí Đặc biệt sở pháp lí thay đổi người làm công tác liên quan đến công tác soạn thảo văn cần cập nhật thơng tin nhằm đảm bảo tính quy phạm cơng tác Do việc hiểu nắm vững cách thức soạn thảo trình bày văn điều kiện cần thiết người công tác quan doanh nghiệp Chính vậy, tập thể nhóm định chọn đề tài “ Kỹ thuật soạn thảo trình bày cơng văn hành chính” làm đề tài tiểu luận Hy vọng, qua kiến thức mà nhóm trình bày, thể giúp người trang bị thêm kiến thức cách thức soạn thảo trình bày cơng văn hành chính, giúp ích, phục vụ cho cơng việc sau người học tập sống Quản trị văn phòng - Kỹ thuật soạn thảo trình bày cơng văn hành BỐ CỤC ĐỀ TÀI Phần I : Một số khái niệm cơng văn hành 1.Khái niệm, vai trị đặc điểm công văn 2.Những yêu cầu soạn thảo công văn 3.Xây dựng bố cục công văn Phần II : Kỹ thuật soạn thảo trình bày cơng văn hành 1.Kỹ thuật soạn thảo cơng văn Phương pháp soạn thảo số loại công văn thông dụng Phần III : Thực trạng việc ban hành công văn việt nam kiến nghị giải pháp 1.Thực trạng 2.Giải pháp kiến nghị Quản trị văn phịng - Kỹ thuật soạn thảo trình bày cơng văn hành MỤC LỤC Phần I – MỘT SỐ KHÁI NIỆM CƠ BẢN VỀ CƠNG VĂN HÀNH CHÍNH Khái niệm, vai trò đặc điểm công văn .7 a Khái niệm, vai trò: .7 b.Đặc điểm : Những yêu cầu soạn thảo công văn .7 Xây dựng bố cục công văn Phần II – KỸ THUẬT SOẠN THẢO VÀ TRÌNH BÀY CƠNG VĂN HÀNH CHÍNH .8 Phương pháp soạn thảo số loại công văn thông dụng a Công văn phúc đáp: b Công văn đề nghị (gồm yêu cầu chất vấn) 10 c Công văn đôn đốc, chấn chỉnh, nhắc nhở .10 d Công văn mời họp, mời dự đại hội 11 e Cơng văn giải thích 11 Phần III – THỰC TRẠNG VỀ VIỆC BAN HÀNH CÔNG VĂN TẠI VIỆT NAM VÀ KIẾN NGHỊ GIẢI PHÁP 12 Thực trạng 12 Giải pháp : 14 Quản trị văn phịng - Kỹ thuật soạn thảo trình bày cơng văn hành Phần I – MỘT SỐ KHÁI NIỆM CƠ BẢN VỀ CƠNG VĂN HÀNH CHÍNH Khái niệm, vai trị đặc điểm cơng văn a Khái niệm, vai trị: Cơng văn hình thức văn hành dùng phổ biến quan, tổ chức, doanh nghiệp Công văn phương tiện giao tiếp thức quan Nhà nước với cấp trên, cấp với cơng dân Thậm chí tổ chức xã hội doanh nghiệp hoạt động hàng ngày phải soạn thảo sử dụng công văn để thực hoạt động thông tin giao dịch nhằm thực chức nhiệm vụ b.Đặc điểm : - Chủ thể ban hành công văn tất quan, tổ chức, cán bộ,cơng chức Nhà nước có thẩm quyền - Công văn ban hành nhằm mục đích giải vấn đề theo thẩm quyền chức giao Những yêu cầu soạn thảo công văn - Mỗi công văn chứa đựng chủ đề, nêu rõ ràng vụ - Viết ngắn gọn, súc tích, rõ ràng, ý tưởng phải sát với chủ đề - Dùng ngôn ngữ lịch sự, nghiêm túc, có sức thuyết phục cao - Có thể thức quy định pháp luật Nhà nước đặc biệt phải có trích yếu cơng văn dù công văn khẩn (theo điều lệ công tác công văn giấy tờ Phủ Thủ Tướng) Xây dựng bố cục công văn Thông thường bố cục cơng văn phải có yếu tố sau: + Quốc hiệu tiêu ngữ Quản trị văn phịng - Kỹ thuật soạn thảo trình bày cơng văn hành + Địa danh thời gian gửi công văn + Tên quan chủ quản quan ban hành công văn + Chủ đề nhận công văn (cơ quan cá nhân) + Số ký hiệu cơng văn + Trích yếu nội dung + Nội dung cơng văn + Chữ ký, đóng dấu + Nơi gửi Phần II – KỸ THUẬT SOẠN THẢO VÀ TRÌNH BÀY CƠNG VĂN HÀNH CHÍNH Kỹ thuật soạn thảo trình bày cơng văn: Trong nội dung cơng văn thường có phần là: - Viện dẫn vấn đề - Giải vấn đề - Kết luận vấn đề a Viện dẫn vấn đề : Phần phải nêu rõ lý viết công văn hay sở để viết cơng văn: giới thiệu tổng quát nội dung vấn đề đưa làm rõ mục đích, yêu cầu vấn đề nêu Ví dụ: "… Năm học …… kết thúc Trường xin hướng dẫn để khoa, phòng làm tổng kết theo nội dung sau …" b Giải vấn đề : Tùy theo loại chủ đề công văn mà lựa chọn cách viết, cần phải: - Xin ý kiến lãnh đạo quan hướng giải - Sắp xếp ý cần viết trường, ý cần viết sau, để làm bật chủ đề cần giải Phải sử dụng văn phong phù hợp với thể loại cơng văn, có lập luận Quản trị văn phòng - Kỹ thuật soạn thảo trình bày cơng văn hành chặt chẽ cho quan điểm đưa Cần quán triệt nguyên tắc: + Cơng văn đề xuất phải nêu rõ lý xác đáng, lời văn chặt chẽ, cầu thị + Cơng văn tiếp thu ý kiến phê bình dù hay sai phải mềm dẻo, khiêm tốn, cần minh phải có dẫn chứng kiện thật khách quan, có đề nghị xác minh kiểm tra qua chủ đề khác + Cơng văn từ chối phải dùng từ ngữ lịch có động viên, an ủi + Cơng văn đơn đốc phải dùng lời lẽ nghiêm khắc nêu lý kích thích nhiệt tình, nêu khả xảy hậu cơng việc khơng hồn thành kịp thời + Cơng văn thăm hỏi ngơn ngữ phải thể quan tâm chân tình, khơng chiếu lệ, sáo rỗng c Kết thúc công văn : - Phần cần viết ngắn gọn, chủ yếu nhấn mạnh chủ đề xác định trách nhiệm thực yêu cầu (nếu có) lưu ý: Viết lời chào chân thành, lịch trước kết thúc (có thể lời cám ơn có nhu cầu nhờ họ việc gì) - Cơng văn sử dụng vào công cụ quan tổ chức doanh -nghiệp Cơng văn khơng tiếng nói riêng cá nhân, kể người thủ trưởng người trực tiếp soạn thảo cơng văn, nội dung cơng văn nói đến cơng cụ, khơng nên dùng ngơn từ mang màu sắc tình cảm cá nhân dùng công văn để trao đổi việc riêng cá nhân Phương pháp soạn thảo số loại công văn thông dụng a Công văn phúc đáp: - Mở đầu : Trả lời công văn số … ngày … / … / … ……… vấn đề… Quản trị văn phòng - Kỹ thuật soạn thảo trình bày cơng văn hành - Nội dung : + Nêu nội dung trả lời vấn đề mà quan, đơn vị khác thư riêng, đơn khiếu nại cá nhân, yêu cầu quan giải yêu cầu hay trả lời thắc mắc + Nếu không trả lời chưa thể trả lời nêu lý hợp lý (có thể khơng đủ kiện để giải đáp thắc mắc yêu cầu đặt ra) - Kết thúc : Nhận cơng văn này, cịn điểm chưa rõ đề nghị quý… cho ý kiến Chúng sẵn sàng trả lời thêm b Công văn đề nghị (gồm yêu cầu chất vấn) - Mở đầu : Nêu mục đích vấn đề đặt (theo chức năng, nhiệm vụ, theo thơng b, theo quảng cáo …… quý quan …… vào trách nhiệm, nghĩa vụ ông, bà …) - Nội dung : + Cần nêu rõ nội dung kiến nghị vấn đề + Đề nghị thời hạn trả lời (phúc đáp) - Kết thúc : Mong quý quan …; ông, bà …… sớm trả lời cho biết Xin chân thành cám ơn! c Công văn đôn đốc, chấn chỉnh, nhắc nhở - Mở đầu: Nhắc lại tên văn pháp quy chủ trương kế hoạch triển khai - Nội dung: + Tóm tắt tình hình thực hiện, thuận lợi, khó khăn, ưu điểm, khuyết điểm, lệch lạc cần chấn chỉnh + Những phương hướng yêu cầu + Biện pháp áp dụng 10 Quản trị văn phịng - Kỹ thuật soạn thảo trình bày cơng văn hành - Kết thúc: u cầu đơn vị, sở …… thực (sữa chữa) đến …… d Công văn mời họp, mời dự đại hội - Mở đầu: Nêu mục đích đại hội, hội nghị, họp - Nội dung: + Nêu tóm tắt nội dung nghị (nếu hội nghị đề cập số nội dung trình bày tóm tắt) + Thành phần tham dự + Thời gian đại hội, hội nghị khai mạc + Địa điểm Chú ý: yêu cầu người sử dụng mang theo tài liệu, báo cáo giấy tờ có liên quan khác điều kiện vật chất khác lưu ý đại biểu phần cuối tờ công văn e Công văn giải thích - Mở đầu: Nêu tên văn pháp quy tên văn cấp Ủy Đảng - Nội dung: + Nêu chủ trương văn + Giải thích yêu cầu đặt văn + Các biện pháp tổ chức thực hiện, chủ thể có trách nhiệm qn triệt thi hành, chủ thể có trách nhiệm phối hợp - Kết thúc: phân tích ý nghĩa, tác dụng văn kinh tế, trị, xã hội Nêu mục đích chủ trương, sách (dùng hành văn có tính thuyết phục để tác động tới đối tượng thi hành) 11 Quản trị văn phòng - Kỹ thuật soạn thảo trình bày cơng văn hành Phần III – THỰC TRẠNG VỀ VIỆC BAN HÀNH CÔNG VĂN TẠI VIỆT NAM VÀ KIẾN NGHỊ GIẢI PHÁP Thực trạng - Ban hành chậm, trái luật : Theo kết giám sát quan thuộc Quốc hội cho thấy, xúc lớn việc ban hành văn pháp luật Việt Nam tình trạng ban hành văn hướng dẫn pháp luật chậm nhiều văn trái pháp luật - Hướng dẫn pháp luật bị “nợ đọng”: Theo thống kê chưa đầy đủ Hội đồng Dân tộc ủy ban Quốc hội, từ đầu nhiệm kỳ Quốc hội khóa XI (năm 2002) đến nay, Chính phủ, bộ, quan ngang bộ, Tòa án NDTC, Viện KSNDTC cần ban hành 3.980 văn để quy định chi tiết hướng dẫn thi hành luật, pháp lệnh, nghị Nhưng thực tế, có 3.260 văn ban hành, đạt 82% + Số lại bị “nợ đọng” kéo dài, đó, có văn chậm ban hành tới gần 10 năm nghị định hướng dẫn thực Bộ luật Dân Được thông qua từ ngày 28-10-1995, có hiệu lực từ 1-7-1996, sau gần 10 năm, quan chức ban hành 54 văn bản, 20 nội dung luật chưa quy định chi tiết hướng dẫn thi hành Tháng 6-2005, chưa hướng dẫn hết, Bộ luật Dân lại Quốc hội sửa đổi cách để phù hợp với tình hình + Bộ luật Dân trường hợp cá biệt Theo ơng Trần Thế Vượng, Phó Chủ nhiệm Ủy ban Pháp luật Quốc hội, Luật Đất đai năm 1993 có hiệu lực từ ngày 15-10-1993, sau gần 10 năm, Tòa 12 Quản trị văn phòng - Kỹ thuật soạn thảo trình bày cơng văn hành án NDTC, Viện KSNDTC, Tổng cục Địa phối hợp ban hành Thông tư liên tịch số 01 ngày 3-1-2002 hướng dẫn thẩm quyền Tòa án nhân dân việc giải tranh chấp liên quan đến quyền sử dụng đất + Và giống trường hợp Bộ luật Dân sự, đến năm 2003, Quốc hội ban hành Luật Đất đai mới, Thông tư 01 nói chưa sửa đổi cho phù hợp “Việc chậm ban hành văn hướng dẫn thi hành làm cho luật chậm vào sống Điều khiến quan tổ chức áp dụng không thống nhất, gây ảnh hưởng đến quyền lợi lợi ích hợp pháp tổ chức, cơng dân” - ông Trần Thế Vượng phân tích + Trong phiên thảo luận chương trình xây dựng pháp luật năm 2006 vừa qua, nhiều đại biểu Quốc hội bày tỏ băn khoăn tình trạng luật khó vào sống thiếu hướng dẫn - Trái Hiến pháp ban hành: Không ban hành chậm, nhiều văn quy phạm pháp luật ban hành thời gian qua trái với quy định pháp luật Theo Ủy ban Pháp luật Quốc hội, có văn hướng dẫn thi hành pháp luật vi phạm quy định Hiến pháp Đơn cử Thông tư 02 ngày 13-1-2003 Bộ Công an hướng dẫn tổ chức cấp đăng ký, biển số phương tiện giao thông giới quy định: “ Mỗi người đăng ký xe mô tô xe gắn máy” Theo Ủy ban Pháp luật Quốc hội, quy định hạn chế quyền sở hữu công dân, quy định Điều 58 Hiến pháp năm 1992, vi phạm khoản 1, Điều 221 Bộ luật Hình “cơng dân có quyền sở hữu tài sản không bị hạn chế số lượng, giá trị” + Ông Trần Thế Vượng cho rằng, Thông tư 02 gián tiếp tạo thủ tục rườm rà, gây khó khăn giao dịch mua bán xe máy, buộc người mua xe thêm khoản tiền vô lý Trên thực tế, quy định khơng phải giải pháp có hiệu nhằm tiến tới 13 Quản trị văn phòng - Kỹ thuật soạn thảo trình bày cơng văn hành giảm dần số vụ tai nạn giao thơng, khắc phục tình trạng ùn tắc giao thơng “một người dù mua nhiều xe, đường sử dụng chiếc” Hơn nữa, cịn gây nên tượng mua bán “suất” đăng ký xe số thành phố lớn + Công tác kiểm tra Chính phủ từ 11-2003 đến tháng 5-2005 cho thấy, số 3.632 văn kiểm tra, bước đầu phát 400 văn có dấu hiệu trái pháp luật Trong đó, văn có nội dung trái với văn quan nhà nước cấp trên, sai thẩm quyền cần hủy bỏ, bãi bỏ chiếm khoảng 4% - 5%; không đảm bảo pháp lý 20%; sai tên quan ban hành, sai số, ký hiệu văn chiếm 15%; sai thể thức kỹ thuật trình bày chiếm 50% + Gần nhất, theo Bộ trưởng Bộ Tư pháp ng Chu Lưu, Bộ Tài phối hợp với Bộ Tư pháp tiến hành kiểm tra văn UBND cấp tỉnh ban hành lĩnh vực đầu tư, bước đầu phát 60 văn 42 tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương ban hành có dấu hiệu “xé rào”, trái pháp luật, tập trung số lĩnh vực ưu đãi thuế, khoản thu từ đất; sử dụng ngân sách nhà nước để hỗ trợ nhà đầu tư + Đánh giá mức độ nghiêm trọng tình trạng trên, đầu tháng 102005, Thủ tướng Chính phủ có Chỉ thị phê bình nghiêm khắc bộ, ngành địa phương chưa giải tình trạng địa phương ban hành văn trái pháp luật, lợi ích cục địa phương Giải pháp : - Lãnh đạo địa phương tổ chức tự kiểm tra kiểm tra văn theo thẩm quyền, xử lý kịp thời văn có nội dung trái pháp luật trình kiểm tra; kịp thời kiến nghị, đề xuất việc sửa đổi, bổ sung, bãi bỏ thay quy định văn quan nhà nước cấp có mâu thuẫn chồng chéo khơng phù hợp 14 Quản trị văn phòng - Kỹ thuật soạn thảo trình bày cơng văn hành với tình hình phát triển kinh tế, xã hội; áp dụng biện pháp khắc phục hậu việc ban hành thực văn trái pháp luật gây - Kịp thời ban hành hướng dẫn pháp luật cho luật, luật chưa có hướng dẫn cụ thể, luật luật ban hành để người dân hiều làm theo pháp luật TÀI LIỆU THAM KHẢO  Giáo trình QTVP trường ĐH Cơng Nghiệp Tp.HCM  Website : www.vinamap.vn www kynangsong.xitrum.net 15 Quản trị văn phịng - Kỹ thuật soạn thảo trình bày cơng văn hành Sau thời gian tìm tịi tài liệu thư viện nhà trường, phòng Đa phương tiện, phương tiện thông tin đại chúng, hướng dẫn tận tình thầy Nguyễn Nam Hà – giảng viên mơn Quản Trị Văn Phịng nhóm chúng em hoàn thành xong tiểu luận “ KỸ THUẬT SOẠN THẢO VÀ TRÌNH BÀY CƠNG VĂN HÀNH CHÍNH” Thông qua tiểu luận này, chúng em phần sâu, nghiên cứu cách thức, phương pháp, kỹ thuật trình bày soạn thảo chung loại cơng văn hành chính; hiểu biết, biết phân tích áp dụng nghiệp vụ chuyên môn học giúp ích cho cơng việc sau Đặc biệt q trình làm tiểu luận giúp chúng em phát triển kỹ phân tích tài liệu, kỹ làm việc nhóm, đồng thời giúp bạn nhóm gần gũi hiểu Chúng em xin chân thành cảm ơn: • Trường ĐH Cơng Nghiệp TP.HCM, BGH nhà trường tạo môi trường thuận lợi cho việc học tập nghiên cứu làm tiểu luận • Khoa Quản trị kinh doanh trang bị cho chúng em kiến thức mơn Quản Trị Văn Phịng • Thầy Nguyễn Nam Hà – giảng viên môn nhiệt tình hướng dẫn chúng em làm tiểu luận • Thư viện trường, phòng đa phương tiện cung cấp tài liệu cần thiết, nơi chúng em thảo luận học tập 16 Quản trị văn phòng - Kỹ thuật soạn thảo trình bày cơng văn hành Tập thể nhóm hi vọng nhận lời nhận xét chân thành, ý kiến đóng góp chân thực, hữu ích quan tâm quý thầy bạn giúp nhóm hồn thiện mặt!Tập thể nhóm xin chân thành cảm ơn! TP.HCM, năm 2010 TM, nhóm trưởng người bng tay người ngã người cất bước người đau người quay lưng người khóc người người buồn người cố quên người nhớ người hạnh phúc người khổ đau!!! 17 ... niệm công văn hành 1.Khái niệm, vai trị đặc điểm cơng văn 2.Những yêu cầu soạn thảo công văn 3.Xây dựng bố cục công văn Phần II : Kỹ thuật soạn thảo trình bày cơng văn hành 1 .Kỹ thuật soạn thảo công. .. cầu soạn thảo công văn .7 Xây dựng bố cục công văn Phần II – KỸ THUẬT SOẠN THẢO VÀ TRÌNH BÀY CƠNG VĂN HÀNH CHÍNH .8 Phương pháp soạn thảo số loại công văn thông dụng a Công. .. dung + Nội dung cơng văn + Chữ ký, đóng dấu + Nơi gửi Phần II – KỸ THUẬT SOẠN THẢO VÀ TRÌNH BÀY CƠNG VĂN HÀNH CHÍNH Kỹ thuật soạn thảo trình bày cơng văn: Trong nội dung cơng văn thường có phần