Đang tải... (xem toàn văn)
Trình bầy khái niệm, những nguyên lý chung về QLDA. Cho biết các yếu tố cơ bản dẫn đến sự thất bại của dự án CNTT 1.1.Khái niệm về dự án Khái niệm “dự án” đã trở nên quá phổ biến và có nhiều định nghĩa. Tùy theo mục đích có thể nhấn mạnh một khía cạnh nào đó của dự án. Dưới đây là một số định nghĩa dự án được sử dụng: o “Dự án là một nỗ lực tạm thời được tiến hành để tạo ra một sản phẩm hay dịch vụ duy nhất.” (A Guide to the Project Management Body of Knowledge) o “Dự án là một chuỗi các hoạt động nhắm đến một mục tiêu rõ ràng trong giới hạn về thời gian và ngân sách.” (Ủy ban Châu Âu, Định hướng quản lý quy trình dự án (Brussels: Ủy ban Châu Âu, 2004)) o “Dự án là công việc tạm thời, có giới hạn về điểm khởi đầu và kết thúc với mục tiêu là tạo một sản phẩm hoặc dịch vụ duy nhất.” (Sách trắng về khung giải pháp Microsoft: Phương pháp Quản lý dự án MSF v.1.1 (62002) Từ các khái niệm này có thể thấy các yếu tố của một dự án bao gồm: Mục tiêu của dự án Thời gian của dự án (thời hạn) Kinh phí của dự án (Ngân sách của dự án) Tập thể thực hiện dự án: Nguồn nhân lực thực hiện dự án. Hoạt động dự án là khác biệt so với các hoạt động khác:
TRƯỜNG ĐẠI HỌC MỞ HÀ NỘI TRUNG TÂM ĐÀO TẠO E-LEARNING BÀI TẬP LỚN HỌC PHẦN QUẢN TRỊ DỰ ÁN(IT22) ĐỀ BÀI: Trình bầy khái niệm, nguyên lý chung QLDA Cho biết yếu tố dẫn đến thất bại dự án CNTT Họ tên sinh viên: Ngày sinh: Mã số sinh viên: Lớp: NĂM 2022 PHẦN I: CƠ SỞ LÝ LUẬN 1.1.Khái niệm dự án Khái niệm “dự án” trở nên phổ biến có nhiều định nghĩa Tùy theo mục đích nhấn mạnh khía cạnh dự án Dưới số định nghĩa dự án sử dụng: o “Dự án nỗ lực tạm thời tiến hành để tạo sản phẩm hay dịch vụ nhất.” (A Guide to the Project Management Body of Knowledge) o “Dự án chuỗi hoạt động nhắm đến mục tiêu rõ ràng giới hạn thời gian ngân sách.” (Ủy ban Châu Âu, Định hướng quản lý quy trình dự án (Brussels: Ủy ban Châu Âu, 2004)) o “Dự án công việc tạm thời, có giới hạn điểm khởi đầu kết thúc với mục tiêu tạo sản phẩm dịch vụ nhất.” (Sách trắng khung giải pháp Microsoft: Phương pháp Quản lý dự án MSF v.1.1 (6/2002) Từ khái niệm thấy yếu tố dự án bao gồm: - Mục tiêu dự án - Thời gian dự án (thời hạn) - Kinh phí dự án (Ngân sách dự án) - Tập thể thực dự án: Nguồn nhân lực thực dự án * Hoạt động dự án khác biệt so với hoạt động khác: Bảng 1.2 Sự khác biệt hoạt động dự án hoạt động sản xuất Hoạtt độngng dự án Hoạtt độngng nghiệpp vụ Đội hình thực tạm thời: Tổ chức ổn định: - Khó xây dựng tinh thần đồng đội - Làm việc lâu dài - Nhiều lĩnh vực chuyên môn khác nhau: - Đội ngũ chun mơn hóa khó trao đổi; ngại chia sẻ thông tin rào làm việc chuyên môn cản tâm lý, chun mơn - Khó có điều kiện đào tạo thành viên, - Có điều kiện đào tạo thành viên công việc địi hỏi sẵn sàng đơn vị Có ngày khởi đầu ngày kết thúc Là trình liên tục Dự án làm lần Công việc lặp lại dễ hiểu Làm việc theo kế hoạch, giới hạn kinh Làm việc kinh phí thường phí cấp xuyên hàng năm Bị hủy không đáp ứng mục tiêu Đảm bảo làm lâu dài Ngày kết thúc chi phí tính theo dự Chi phí hàng năm tính sở kiến phụ thuộc vào quản lý kinh nghiệm khứ Tạo sản phẩm xác định Cho loạt sản phẩm *Phân biệt chương trình dự án: Chương trình (Program) kế hoạch dài hạn, tổng hợp Chương trình thực phạm vi rộng lớn, thời gian dài, nguồn lực lớn thường cấp độ quốc gia, bộ, ngành Mỗi chương trình gồm nhiều dự án khác nhằm đạt mục tiêu kinh tế, xã hội quan trọng đất nước, vùng, ngành hay kinh tế Trong trường hợp tồn nhiều mức quản lý dự án khác để phân biệt gọi người quản lý tên khác người quản lý chương trình, người quản lý dự án, người điều hành dự án, Dự án (Project) với khái niệm nêu trên, dự án bao gồm nhiều công việc, nhiệm vụ (task) có liên quan với Các đặc trưng dự án - Dự án có mục đích, mục tiêu (kết quả) xác định - Dự án có tính tạm thời có chu kỳ sống - Tính kết dự án - Tính khơng chắn độ rủi ro cao - Dự án phải có khách hàng và/hoặc nhà tài trợ PHẦN 2: THỰC TRẠNG VẤN ĐỀ CẦN NGHIÊN CỨU 2.1.Khái niệm quản lý dự án Quản lý dự án biết đến môn học nửa cuối kỷ 19 công ty công nghiệp bắt đầu ứng dụng nguyên lý khoa học quản lý tổ chức lao động hoạt động khác Giai đoạn gắn liền với tên tuổi hai nhà khoa học Henry Fayol Henry Gantt, người theo trường phái lý thuyết quản lý theo khoa học Những năm 1950, đánh dấu cho bắt đầu quản lý dự án đại, quản lý dự án phát triển từ khoa học quản lý thành ngành khoa học Những công cụ, kỹ thuật quản lý dự án phát triển lý thuyết quản lý dự án nghiên cứu đáp ứng cho nhu cầu ngành khoa học Trong tài liệu quản lý dự án thường giới thiệu nhiều định nghĩa khác khái niệm Trong tài liệu giới thiệu khái niệm viện dẫn nhiều Theo sách hướng dẫn Quản lý dự án (PMBOK Guide -2000) Viện Quản lý dự án (PMI): Quản lý dự án việc áp dụng tri thức, kỹ năng, công cụ kỹ thuật hoạt động dự án để đáp ứng yêu cầu dự án Quản lý dự án thực suốt chu trình dự án: từ lúc hình thành dự án, lập kế hoạch, thực hiện, kiểm sốt, đóng dự án Trong giai đoạn dự án công việc phải làm bao gồm: Xác định rõ yêu cầu về: phạm vi, thời gian, chi phí, rủi ro chất lượng; Xác định yêu cầu kỳ vọng bên liên quan; Xác định yêu cầu dự án Một dự án quản lý tốt, kết thúc phải thỏa mãn yêu cầu chủ đầu tư mục tiêu bản: phạm vi, thời gian, chi phí, chất lượng sản phẩm giao nộp Mối quan hệ mô tả hình dưới: 2.2 Các nguyên lý chung phương pháp luận quản lý dự án Linh hoạt, mềm dẻo suy nghĩ, định hành động Ví dụ: - Lập lịch biểu thực không cứng nhắc - Đội hình thực khơng cứng nhắc - Công cụ thực dự án không cứng nhắc - Nguyên vật liệu sử dụng không cứng nhắc Hướng kết quả, không hướng nhiệm vụ (nhằm thoả mãn đơn vị thụ hưởng kết dự án) Ví dụ: Dự án làm phần mềm Mục đích: xây dựng phần mềm đáp ứng yêu cầu đề Nhiệm vụ: Thiết kế, lập trình, kiểm thử Trong nhiệm vụ, thay đổi tỷ lệ thời gian thấy cần thiết, thay đổi cơng cụ lập trình cần thiết, tăng giảm lực lượng lập trình viên, … tất thay đổi nhằm vào mục đích nói Huy động tham gia người - Kế hoạch kết nhóm người khơn ngoan, chọn lựa, người trời phú cho lực đặc biệt - Cần dân chủ hoá việc lập kế hoạch - Những người tham gia dự án phải đóng góp tích cực cho kế hoạch, tránh thái độ thụ động - Tránh thái độ chống đối, không chấp nhận hay không tuân thủ Làm rõ trách nhiệm thành viên Ví dụ: - Dự án phần mềm: Trách nhiệm người phân tích, thiết kế, lập trình, kiểm thử - Dự án xây dựng: Trách nhiệm người thiết kế, người thi công Tài liệu đọng có chất lượng - Việc làm tài liệu quan trọng, mặt khác - Q nhiều tài liệu tức có q thơng tin - Kết quan trọng công cụ hay kĩ thuật (khía cạnh thực dụng) Tạo độ đo tốt (để có đánh giá đúng) Ví dụ: Dự án làm phần mềm Các độ đo cho nhân viên lập trình: - Số dịng lệnh chương trình - Thời gian hồn thành module chương trình - Số lỗi phát kiểm thử chương trình - Số trang làm tài liệu thuyết minh cho chương trình - Tốc độ xử lý chương trình - Tính thân thiện (dễ sử dụng) chương trình? Không phải độ đo tốt - Sự dễ hiểu, sáng sủa cách lập trình? Khơng phải độ đo tốt 2.3.Vì dự án thất bại? Các hình thức kết thúc dự án Mọi dự án, trước sau phải đến thời điểm kết thúc Tuy nhiên, dự án kết thúc nhiều hoàn cảnh lý khác Để xác định dự án thành công hay thất bại cần đánh giá qua nhiều tiêu chí khác Khi xem xét tình kết thúc dự án cần xem xét số yếu tố dự án như: kết dự án, kinh phí thời gian dự án Có số tình kết thúc dự án sau: a-Dự án kết thúc tốt đẹp (thành công) - Kết đạt đáp ứng mục tiêu đề ra; - Thời gian thực dự án với dự kiến sớm dự kiến; - Chi phí cho việc thực dự án không vượt ngân sách dự kiến phê duyệt Lưu ý việc sớm dự kiến kinh phí thấp dự kiến nhiều cần phải xem xét lại công tác lập kế hoạch ban đầu có hợp lý hay khơng b-Dự án thất bại - Kết thu không đáp ứng mục tiêu đề ra; - Không đáp ứng thời hạn cho phép - Vượt ngân sách cho phép (20-30%) Dự án kết thúc không thành công (thất bại) chi phí hết kinh phí cấp mà chưa thu kết đáp ứng mục tiêu đề Dự án không phê duyệt kinh phí bổ sung Ví dụ: Dự án “Nghiên cứu chế tạo vật liệu từ vơ định hình” Chi tiêu hết số tiền cấp mà vật liệu chế tạo đạt nano tinh thể, chưa đạt mục tiêu đề Ví dụ: Dự án “Xây dựng hệ thống phần mềm quản lý thuế doanh nghiệp” Kinh phí hết mà phần mềm đưa vào thử nghiệm cịn q nhiều lỗi, khơng đáp ứng yêu cầu quản lý thuế Dự án kết thúc không thành công không đảm bảo thời hạn, đến ngày cuối thời hạn thực dự án mà chưa làm xong, có tiếp tục khơng cịn ý nghĩa Ví dụ: “Dự án xây dựng sân vận động cho SeaGames 22” c-Dự án kết thúc phải thay đổi số mục tiêu - Dự án kết thúc trễ hạn so với dự kiến yêu cầu ban đầu - Dự án kết thúc phải cấp thêm kinh phí để thực - Dự án kết thúc phải hạ thấp thu hẹp yêu cầu mục tiêu ban đầu đề Một số lý khiến dự án thất bại Một dự án bị coi thất bại nguyên nhân sau: a- Quản lý dự án - Người quản lý dự án khơng có kiến thức quản lý dự án; - Thiếu kinh nghiệm quản lý dự án b- Thiếu thơng tin q trình thực dự án - Các thơng tin bao gồm: - Thơng tin tiến độ thực hạng mục công việc khác Có hạng mục cơng việc bị chậm trễ, khiến cho công việc khác phải dừng lại để chờ đợi - Thông tin công nghệ áp dụng Có thể dẫn đến tình trạng lựa chọn cơng nghệ khơng thích hợp, sau làm thời gian nhìn thấy điều - Thơng tin giá thị trường, khiến cho việc mua sắm thiết bị, nguyên vật liệu gây vượt trội so với kinh phí dự kiến ban đầu - Thơng tin yêu cầu sản phẩm dự án không hình dung đầy đủ xác Sau làm sản phẩm thấy rõ sản phẩm không đáp ứng c- Không rõ mục tiêu - Mục tiêu dự án thường phát biểu tài liệu nghiên cứu khả thi Nếu mục tiêu không mơ tả rõ ràng, khơng có nội dung cơng việc rõ ràng; - Có số dự án xây dựng nhằm mục đích xin cấp kinh phí cho hoạt động khác, nên mục tiêu thường chung chung d- Không quen thuộc với phạm vi phức tạp dự án - Trước bắt tay vào thực dự án, không lường hết phạm vi rộng lớn tính phức tạp cơng việc; -Dự kiến nhân lực, thời hạn, kinh phí khơng xác e- Các lý khác - Mua thiết bị chất lượng - Công nghệ tổ chức khiến cho không áp dụng kết dự án - Có kỹ thuật viên giỏi bỏ triển khai thực dự án - Để tránh dự án thất bại, gợi ý ban đầu nhằm khắc phục tình trạng nêu trên: - Xây dựng tài liệu nghiên cứu khả thi thật tốt cho dự án; - Quản lý dự án tốt Một số ví dụ Những phần mềm lớn với 10.000 đến 100 000 dòng lệnh (SLOC - Source Line Of Code, KSLOC = 1000 SLOC) có nhiều thành viên tham gia Một phân loại cho thấy quy mô dự án: Bảng 1.3 Quy mơ dự án theo số dịng lệnh Quy mơ Số lập trình viên Thời gian Số dịng lệnh (SLOC) Rất nhỏ 1 tháng 500 Nhỏ 1-6 tháng 1-2 K Vừa 2-5 1-2 năm 5-50K Lớn 100 2-3 năm 50-100K Rất lớn 500 4-5 năm 1000 K Cực lớn 500 5-10 năm 1000 K Đầu năm 1970 dự án phần mềm thực khùng hoảng: - Phần mềm nhiều lỗi - Chạy không ổn định - Trễ hạn - Vượt kinh phí dự kiến - Khó bảo trì - Phần cứng ngày rẻ => Nhu cầu làm phần mềm ngày tăng - Theo Kiểm tra kế toán Mỹ (1979) 50% dự án phần mềm vượt ngân sách 60% dự án phần mềm bị trễ hạn 45% phần mềm giao nộp không dùng 22% phần mềm phải thiết kế lại 29% phần mềm không giao nộp - Một số dự án thất bại: Cơ quan “Internal Revenue System” Mỹ phải hủy bỏ dự án “hiện đại hóa hệ thống thuế”, sau chi phí tỉ USD Bang California chi tỉ USD cho hệ thống sở liệu phúc lợi xã hội mà không dùng Dự án “xây dựng hệ thống kiểm sốt khơng lưu” Anh với kinh phí 339 triệu £ bị trễ năm Dự án tin học hóa Cục xuất nhập cảnh, Vương quốc Anh, trễ hạn tháng Uỷ ban “Public Account” Anh thông báo hệ thống tin học cài đặt Bộ Nông nghiệp (để quản lý trang trại) có nhiều lỗi phần mềm, sau kết thúc dự án 12 triệu £ Dự án CNTT Cục Thuế thu nhập Thái Lan: vay ngân hàng giới 41 triệu USD (phần cứng) + 11 triệu USD (phần mềm) + 1,2 triệu USD (đào tạo) + triệu USD (truyền thông, điện, nước, ) Bị đánh giá thất bại, tổ chức Ngân hàng giới không đồng ý để Chính phủ Thái Lan kéo dài dự án Dự án "Hệ thống Điện tử xử lý thông tin SeaGames 22 VN": kinh phí dự kiến 15 tỷ VND, đến tháng 6/2003 chi tới 90 tỷ VND (tạp chí PC Word B, 7/2003) - Khó khăn phía người làm phần mềm Ước lượng dự án khơng xác Thiếu chuẩn độ đo, khơng nhìn tiến độ cơng việc Khơng làm tài liệu tốt - Khó khăn phía khách hàng Không hiểu rõ CNTT Nghĩ thay đổi yêu cầu dễ dàng - Xu tiến Các hệ mềm ngày lớn, lên đến vài triệu dòng lệnh, chất lượng ngày cao Năng suất lập trình (tính theo dịng lệnh) tăng khong 6% / năm Những ngôn ngữ lập trình ngày mạnh Phong cách làm việc theo Công nghệ phần mềm phát huy tác dụng Phương pháp luận quản lý dự án phát huy tác dụng 10 11