Thực trạng công tác quản lý dự án tại công ty cổ phần Vinalines Logistics Việt Nam.DOC

Thực trạng công tác quản lý dự án tại công ty cổ phần Vinalines Logistics Việt Nam

LỜI MỞ ĐẦU 2

CHƯƠNG I: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ DỰ ÁN TẠI CÔNG TYCỔ PHẦN VINALINES LOGISTICS VIỆT NAM 4

1.1 Tổng quan về công ty cổ phần Vinalines Logistics Việt Nam(Vinalines Logistics) 4

1.1.1 Quá trình hình thành Vinalines Logistics 4

1.1.1.1 Mục đích thành lập công ty 4

1.1.1.2 Cơ sở pháp lý thành lập công ty 5

1.1.1.3 Quyết định thành lập công ty 5

1.1.2 Tổ chức hoạt động của Vinalines Logistics 6

1.1.2.1 Vốn và cơ cấu nguồn vốn 6

1.1.2.2 Công tác tổ chức bộ máy hành chính nhân sự 9

1.1.3 Ngành nghề kinh doanh 16

1.1.4 Chiến lược đầu tư của Vinalines Logistics 17

1.1.5 Kết quả hoạt động kinh doanh năm 2008 18

1.2 Thực trạng công tác quản lý dự án của công ty cổ phần Vinalines LogisticsViệt Nam 20

1.2.1 Thực trạng quản lý dự án theo chu kỳ 21

1.2.2 Thực trạng quản lý dự án theo nội dung 26

1.2.2.1 Quản lý chất lượng 26

1.2.2.2 Quản lý chi phí 29

1.2.2.3 Quản lý thời gian và tiến độ 29

1.3 Ví dụ về thực trạng công tác quản lý dự án xây dựng cảng nội địa (ICD)Lào Cai do Vinalines Logistics làm chủ đầu tư 31

1.3.1.3 Hình thức quản lý dự án 34

1.3.1.4 Giải pháp về tiến độ 34

1.3.2 Thực trạng công tác quản lý dự án cảng nội địa (ICD) Lào Cai giai đoạn 1 theo chu kỳ 34

1.3.2.1 Giai đoạn chuẩn bị đầu tư 34

1.3.2.2 Giai đoạn thực hiện đầu tư 35

1.3.3 Thực trạng quản lý dự án xây dựng cảng nội địa (ICD) Lào Cai giai đoạnI theo nội dung 39

1.4 Đánh giá công tác quản lý dự án tại Vinalines Logistics 47

1.4.1 Những thành tựu đạt được 47

1.4.2 Những vấn đề còn tồn tại 48

1.5 Một số nguyên nhân ảnh hưởng đến công tác quản lý dự án tạiVinalines Logistics 49

CHƯƠNG II: MỘT SỐ GIẢI PHÁP GÓP PHẦN HOÀN THIỆN CÔNG TÁC QUẢN LÝ DỰ ÁN TẠI VINALINES LOGISTICS 50

2.1 Phương hướng hoạt động và nhiệm vụ của Vinalines Logistics trong thời giantới 50

2.1.1 Phương hướng hoạt động của công ty cổ phần Vinalines Logistics Việt Nam 50

2.1.2 Phương hướng hoàn thiện công tác quản lý dự án tại công ty cổ phần Vinalines Logistics Việt Nam 51

2.2 Một số giải pháp góp phần hoàn thiện công tác quản lý dự án tạiVinalines Logistics 52

2.2.1 Cơ cấu nhân sự 52

2.2.5 Giải pháp cho quản lý chất lượng 55

2.2.6.Giải pháp cho quản lý chi phí 56

2.2.7 Quản lý theo từng giai đoạn 57

2.2.8 Một số giải pháp khác 60

2.3 Một số kiến nghị 60

KẾT LUẬN 62

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 63

NHẬN XÉT CỦA CÁN BỘ TẠI CƠ SỞ THỰC TẬP 64

DANH MỤC BẢNG, BIỂU, SƠ ĐỒ

Bảng 1.1: Cơ cấu nguồn vốn của Vinalines Logistics……… 7

Sơ đồ 1.1: Sơ đồ bộ máy tổ chức của Vinalines Logisitcs……… 9

Bảng 1.2: Kết quả sản xuất kinh doanh của Vinalines Logistics năm 2008 19

Sơ đồ 1.2: Chu trình quản lý dự án………21

Bảng 1.3: Trình tự quản lý dự án……… 22

Sơ đồ 1.3: Sơ đồ nhân quả để phân tích chất lượng……… 28

Sơ đồ 1.4: Quy trình trình đuyệt và phê duyệt thiết kế kỹ thuật và tổng dự toán… 36

Sơ đồ 1.5: Quy trình tổ chức lựa chọn nhà thầu……….37

Bảng 1.4: Các hạng mục công trình ở giai đoạn 1……… …….….42

Bảng 1.5: Chi phí thực hiện các hạng mục công trình giai đoạn 1………44

LỜI MỞ ĐẦU

Dịch vụ Logistics ở Việt Nam vẫn được xem là một loại hình dịch vụ đầy tiềm năng với mức doanh số lên tới hàng tỉ USD Thị trường dịch vụ Logistics tại Việt Nam hiện có trên 800 doanh nghiệp hoạt động, trong đó nổi bật nhất phải kể tới Công ty cổ phần Vinalines Logistics Việt Nam.

Vinalines Logistics là một trong nhừng thành viên của Tổng công ty Hàng Hải Việt Nam, ra đời nhằm đáp ứng một cách toàn diện các chiến lược phát triển dịch vụ Logistics của Công ty mẹ Theo đó, Công ty sẽ xây dựng và hình thành mạng lưới cung cấp dịch vụ Logistics thông qua việc thành lập các trung tâm Logistics tại các khu vực kinh tế trọng điểm, các khu công nghiệp, các cửa khẩu, các cảng biển trên cả nước, từng bước phát triển và mở rộng mạng lưới hoạt động ra khu vực thế giới Công ty cổ phần Vinalines Logistics Việt Nam hiện đang tiến hành đầu tư vào ngành công nghiệp Logistics để mở rộng dịch vụ vận tải đa phương thức.

Với mục đích thành lập của mình, việc đẩy nhanh quá trình thực hiện các dự án xây dựng cảng để đưa vào khai thác nhằm hoàn thiện hệ thống Logistics tại các đầu mối thì công tác quản lý dự án có vai trò rất quan trọng Do đó em đã chọn đề tài:

“Thực trạng công tác quản lý dự án tại công ty cổ phần Vinalines Logistics ViệtNam”, trong đó gồm 2 chương:

- Chương I: Thực trạng công tác quản lý dự án tại công ty cổ phần Vinalines Logistics Việt Nam.

- Chương II: Một số giải pháp góp phần hoàn thiện công tác quản lý dự án tại Vinalines Logistics.

Do hạn chế về chuyên môn, kinh nghiệm, thời gian tìm hiểu thực tế đề tài, cũng như hạn chế về số liệu (do công ty mới được thành lập và đi vào hoạt động chưa lâu) nên bài viết không tránh được những thiếu sót Em mong có sự góp ý của cô và các thành viên trong Công ty cổ phần Vinalines logistics Việt Nam để báo cáo của em có thể hoàn thiện hơn.

Em xin chân thành cảm ơn cô ThS Nguyễn Thị Ái Liên và các thành viên trong Công ty đã giúp em hoàn thành bài báo cáo này.

CHƯƠNG I: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ DỰ ÁNTẠI CÔNG TY CỔ PHẦN VINALINES LOGISTICS

VIỆT NAM

1.1 Tổng quan về công ty cổ phần Vinalines Logistics Việt Nam(Vinalines Logistics).

Tên công ty: Công ty cổ phần Vinalines Logistics Việt Nam Tên tiếng Anh: Vinalines Logistics Joint stock company Tên viết tắt: Vinalines logistics

Trụ sở chính: lầu 4 – toà nhà Ocean Park - số 1- Đào Duy Anh – Hà Nội

1.1.1 Quá trình hình thành Vinalines Logistics.

1.1.1.1 Mục đích thành lập công ty.

- Hình thành một công ty Logistics quy mô lớn, là đầu mối tập hợp, liên kết các công ty thành viên trong hoạt động Logistics thành một mạng lưới Logistics của Vinalines đủ mạnh để cạnh tranh sự xâm nhập của toàn cầu.

- Chủ trương không cạnh tranh với các công ty thành viên Hoạt động chính: đầu tư phát triển cơ sở hạ tầng Logistics tại các đầu mối trọng điểm.

- Là cầu nối sản xuất, lưu thông giữa vận tải quốc tế với nội địa, áp dụng những thành tựu mới của vận tải hàng hải trên thế giới vào Việt Nam nhằm giảm chi phí, tăng lợi nhuận, thỏa mãn yêu cầu khách hàng.

- Phát huy vốn tự có, vốn hoạt động để đầu tư, khai thác cơ sở hạ tầng Logistics nhằm tăng lợi nhuận.

- Hỗ trợ tích cực chủ trương chiếm lĩnh, làm chủ thị trường vận chuyển, khai thác container, nội địa.

1.1.1.2 Cơ sở pháp lý thành lập công ty.

- Luật đầu tư số 59/2005/QH11, được Quốc Hội khóa XI kì họp thứ 8 thông qua ngày 29/11/2005.

- Luật thương mại số 36/2005/QH 11 được Quốc Hội khóa XI kì họp thứ 7 thông qua ngày 14/6/2005.

- Luật Doanh nghiệp số 60/2005/QH 11 được Quốc Hội khóa Xi kì họp thứ 8 thông qua ngày 29/11/2005.

- Các văn bản khác quy định về điều kiện kinh doanh cảng nội địa (ICD), kho ngoại quan, vận tải đa phương thức…

1.1.1.3 Quyết định thành lập công ty.

Với đặc điểm là ngành hỗ trợ các hoạt động vận tải biển và cảng biển, đồng thời là ngành có tỉ suất lợi nhuận trên vốn đầu tư cao nên việc phát triển hệ thống các dich vụ hàng hải là một trọng tâm trong chiến lược phát triển của Tổng công ty Hàng hải

Việt Nam Một trong những định hướng phát triển đó là: “Xác định hoạt độngLogistics là hoạt động trọng tâm, bao trùm; Xây dựng và hình thành mạng lưới

cung cấp dịch vụ logistics toàn cầu thông qua việc thành lập Công ty cổ phầnVinalines Logistics Việt Nam, nhằm huy động mọi nguồn lực về đất đai, lao động,

nguồn vốn, kinh nghiệm của các doanh nghiệp thành viên của Vinalines, đồng thờiliên kết với các đối tác nước ngoài thiết lập mạng lưới hoạt động tại các nước trongkhu vực như Hồng Kông, Singapore, Đài Loan, Thái Lan, Trung Quốc và thâm nhậpvào thị trường các nước phát triển như Nhật Bản, Châu Âu, Mỹ” Với những điều kiện

thuận lợi và lợi thế là đơn vị thành viên của Tổng Công ty Hàng hải Việt Nam, Công ty cổ phần Vinalines Logistics Việt Nam sẽ là một công ty quy mô, hiện đại, phát huy được hiệu quả đầu tư, có thể cạnh tranh với các công ty logistics nước ngoài để giành thị phần trong nước cũng như từng bước phát triển mạng lưới hoạt động ra khu vực thế giới.

Ngày 03/08/2007 tại Tổng công ty Hàng hải Việt Nam đã có cuộc họp đại hội đồng cổ đông về việc thành lập Công ty CP Vinalines Logistics Việt Nam, trên cơ sở đó Công ty CP Vinalines Logistics Việt Nam được thành lập theo giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 0103018983 do Sở kế hoạch và đầu tư Hà Nội cấp ngày 10 tháng 8 năm 2007, với số vốn điều lệ là 158 tỷ đồng (Một trăm năm mươi tám tỷ đồng chẵn).

1.1.2 Tổ chức hoạt động của Vinalines Logistics.

1.1.2.1 Vốn và cơ cấu nguồn vốn

Vốn điều lệ:

158 tỉ đồng được xác định bằng tổng vốn cam kết góp của các cổ đông tổ chức, cá nhân, tổng công ty Hàng hải Việt Nam giữ cổ phần chi phối (>50% vốn điều lệ).

Trong đó:

- Chi phí làm nội thất văn phòng công ty: 400.000.000 VNĐ

Cổ đông và cơ cấu nguồn vốn.

Bảng 1.1: Cơ cấu nguồn vốn của Vinalines Logistics

Công ty CP hợp tác lao đông với nước

Cán bộ công nhân viên tổng công ty

Cán bộ công nhân viên cục Hàng hải

Nguồn: Đề án thành lập công ty cổ phần Vinalines logistics Việt Nam.

Trong 12 tổ chức góp vốn thì có 10 công ty thành viên cua tổng công ty Hàng hải Việt Nam và 1 công ty ngoài là Cảng Hải Phòng (Công ty cổ phần Hải Việt).

Cán bộ công nhân viên của Tổng công ty Hàng Hải Việt Nam tham gia góp vốn theo nghị quyết số 1199/NQ- Hội đồng quản trịphiên họp ngày 26/9/2006

Cán bộ công nhân viên Cục hàng hải Việt Nam tham gia góp vốn theo sự thống nhất giữa lãnh đạo của Tổng công ty hàng hải Việt Nam và Cục hàng hải Việt Nam

1.1.2.2 Công tác tổ chức bộ máy hành chính nhân sự.

Sơ đồ 1.1 : Sơ đồ bộ máy tổ chức của Vinalines Logistics

Nguồn: Cơ cấu nhân sự của công ty Vinalines Logistics Việt Nam

- Hội đồng quản trị là cơ quan quản lý công ty, có toàn quyền nhân danh Công ty để quyết định, thực hiện các quyền và nghĩa vụ công ty không thuộc thẩm quyền của Đại hội đồng cổ đông.

- Hội đồng quản trị có quyền quyết định chiến lược, kế hoạch phát triển trung hạn và kế hoạch kinh doanh hàng năm của công ty.

- Quyết định giải pháp phát triển thị trường, tiếp thị, và công nghệ

- Có quyền bổ nhiệm và miễn nhiệm, cách chức đối với Tổng giám đốc, Phó tổng giám đốc, Kế toán trưởng, người quản lý quan trọng khác của công ty Quyết định mức lương và lợi ích khác của những người quản lý đó.

- Quyết định cơ cấu tổ chức, các quy chế quản lý nội bộ Công ty, quyết định thành lập công ty con, lập chi nhánh, văn phòng đại diện và việc góp vốn, mua cổ phần của doanh nghiệp khác.

- Trình báo cáo quyết toán tài chính hàng năm lên Đại hội đồng cổ đông.

- Quyết định thời hạn và thủ tục trả cổ tức hoặc xử lý các khoản lỗ phát sinh trong quá trình thực hiện kinh doanh; thực hiện việc trích lập quỹ thuộc thẩm quyền và cách thức sử dụng quỹ theo quyết định của Đại hội đồng cổ đông.

- Tổng giám đốc là người đại diện của công ty Tổng giám đốc do Hội đồng quản trị bổ nhiệm.

- Tổng giám đốc là người điều hành công việc kinh doanh hang ngày của công ty trên cơ sở quyền hạn và nhiệm vụ được quy định như sau:

+ Quyết định các vấn đề lien quan đến công việc kinh doanh hàng ngày của công ty mà không cần phải có quyết định của hội đồng quản trị.

+ Bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức các chức danh quản lý khác trong công ty, trừ các chức danh thuộc thẩm quyền của hội đồng quản trị.

+ Quyết định lương và phụ cấp (nếu có) đối với người lao động trong công ty, kể cả cán bộ quản lý thuộc thẩm quyền bổ nhiệm của Hội đồng quản trị.

+ Tuyển dụng, thuê mướn và bố trí sử dụng lao động theo quy định của hội đồng quản trị; khen thưởng, kỷ luật hoặc cho thôi việc đối với người lao động.

+ Quyết định các hợp đồng mua bán, vay, cho vay và các hợp đồng khác có giá trị nhỏ hơn 5% Tổng giá trị tài sản được ghi trong báo cáo tài chính gần nhất của công ty.

+ Thừa ủy quyền của Hội đồng quản trị quản lý toàn bộ tài sản của công ty + Tìm kiếm việc làm cho công ty.

+ Chịu trách nhiệm trước Hội đồng quản trị, Đại hội đồng cổ đông và pháp luật về những sai phạm gây tổn thất cho công ty.

- Phó tổng giám đốc là người giúp đỡ cho Tổng giám đốc điều hành công việc theo sự phân công và ủy quyền của Tổng giám đốc.

- Trong trường hợp Tổng giám đốc đi vắng, thay mặt Tổng giám đốc điều hành công ty theo sự ủy quyền của Tông giám đốc.

- Cùng Tổng giám đốc đi tìm kiếm việc làm cho công ty.

- Chịu trách nhiệm trước Tổng giám đốc, Hội đồng quản trị, và pháp luật về phạm vi công việc được phân công ủy qyền.

 Phòng tài chính- kế toán.

Phòng kế toán tài chính có 4 người gồm: kế toán trưởng, nhân viên kế toán và thủ quỹ.

Phòng kế toán tài chính có chức năng nhiệm vụ sau:

- Thực hiện những công việc về nghiệp vụ chuyên môn tài chinh kế toán theo đúng qui định của nhà nước về chuẩn mực kế toán, nguyên tắc kế toán…

- Tham mưu cho Ban Tổng giám đốc về chế độ kế toán và những thay đổi của chế độ qua từng thời kỳ hoạt động kinh doanh.

- Tham mưu cho Tổng giám đốc về công tác tài chính kế toán.

- Tham mưu cho Tổng giám đốc trong công tác quản lý, sử dụng vốn, tài sản.

- Tham mưu cho lãnh đạo công ty về nguồn vốn và giá dự toán làm cơ sở ký kết các hợp đồng với đối tác.

- Đảm bảo nguồn vốn cho các mặt hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty - Giữ bí mật về số liệu kế toán- tài chính và bí mật kinh doanh của công ty.

- Quản lý hoạt động tài chính trong công ty, các công trình, chi nhánh, liên doanh - Lập kế hoạch tài chính theo thánh, quý, năm đồng thời định kỳ báo cáo hoặc báo cáo theo yêu cầu của Tổng giám đốc về tình hình tài chính của công ty.

- Phân tích tài chính, đánh giá về mặt tài chính tất cả các dự án mà công ty thực hiện.

- Theo dõi việc thực hiện kế hoạch tài chính đã được duyệt; Báo cáo Tổng giám đốc tình hình sử dụng vốn và đề xuất biện pháp điều chỉnh hợp lý.

- Thường xuyên thu thập, phân loại, xử lý các thông tin về tài chính kế toán trong sản xuất kinh doanh, báo cáo kịp thời cho lãnh đạo công ty về tình hình tài chính công ty.

- Cung cấp đủ, kịp thời nguồn vốn phục vụ hoạt động kinh doanh của công ty - Quan hệ với ngân hàng và các tổ chức tín dụng… trong hoạt động vay vốn ngắn hạn, trung hạn, dài hạn và lưu chuyển tiền tệ.

- Lập và báo cáo nguồn vốn huy động cho các hoạt động đầu tư ngắn hạn cũng như dài hạn.

- Ghi chép và hạch toán đúng, đầy đủ nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh trong quá trình kinh doanh của công ty, phù hợp với quy định của nhà nước và quy chế quản lý tài chính.

- Kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ của tất cả các loại chứng từ, hoàn chỉnh thủ tục kế toán trước khi trình Tổng giám đốc phê duyệt.

- Phổ biến, hướng dẫn các phòng chuyên môn thực hiện thủ tục tạm ứng, hoàn ứng và các thủ tục tài chính khác theo quy chế quản lý tài chính, quản lý chi tiêu nôi bộ của công ty.

- Định kỳ đánh giá tình hình sử dụng tài sản của công ty theo quy chế của công ty - Phối hợp với các phòng ban chức năng khác để lập giá mua, giá bán vật tư hàng hóa trước khi trình Tổng giám đốc duyệt.

- Thực hiện định kỳ, xác định tài sản thừa, thiếu khi kết thúc công việc, đồng thời đề xuất với Tông giám đốc xử lý.

- Quản lý tài sản cố định, công cụ, dụng cụ, hạch toán theo chế độ hiện hành - Theo dõi nguồn vốn của công ty, quyết toán các công trình để xác lập nguồn vốn - Tiến hành các thủ tục thanhnh quyết toán các loại thuế với cơ quan thuế.

- Theo dõi, lập kế hoạch và thu hồi công nợ của khách hàng đầy đủ, nhanh chóng bảo đảm hiệu quả sử dụng vốn của công ty.

- Lập và nôp các báo cáo tài chính đúng và kịp thời cho cơ quan có thẩm quyền theo đúng chế độ quy định của nhà nước.

- Chấp hành quyết định của Ban kiểm soát về việc kiểm tra hoạt động kế toán tài chính.

 Phòng tổ chức hành chính.

Phòng tổ chức hành chính gồm 4 người: trưởng phòng, chuyên viên phụ trách hành chính,nhân sự và IT.

Chức năng nhiệm vụ của phòng tổ chức hành chính:

- Tham mưu cho Tổng giám đốc về công tác tổ chức, xây dựng, kiện toàn và phát triển bộ máy, cơ cấu tổ chức, chức năng nhiệm vụ của các phòng ban, chi nhánh trong công ty Chủ trì, phối hợp với các đơn vị tổ chức triển khai thực hiện công tác xây dựng quy hoạch, đào tạo, và bồi dưỡng đội ngũ cán bộ công nhân viên.

- Xây dựng, tổ chức thực hiện quy trình tuyển dụng nhân lực theo đúng quy định của Nhà nước và của công ty; chuẩn bị văn bản và thủ tục để Tổng giám đốc ký kết Hợp đồng lao động với cán bộ nhân viên.

- Chủ trì việc tổ chức đánh giá, xét duyệt nâng bậc lương, phụ cấp cho cán bộ, công nhân viên trong công ty.

- Quản lý toàn diện và thống nhất hồ sơ lý lịch của toàn bộ cán bộ,công nhân viên - Tham mưu cho tổng giám đốc việc cụ thể hóa và thực hiện các chế độ chính sách cho người lao độngnhư tiền lương, thưởng,bảo hiểm xã hội, bảo hộ lao động…

- Thực hiện các thủ tục bổ nhiệm, miễn nhiệm các chức vụ lãnh đạo, tiếp nhận, điều động, thuyên chuyển, khen thưởng và kỷ luật cán bộ, công nhân viên.

- Tiếp nhận, xử lý, quản lý và tổ chức các văn bản đi, đến theo quy định - Hướng dẫn thể thức văn bản theo đúng thể thức hiện hành.

- Tổ chức thực hiện công tác lưu trữ công văn giây tờ, tài liệu của công ty đảm bảo bí mật, thuận tiện cho việc tra cứu.

- Quản lý và sử dụng con dấu và bộ dấu chức danh công ty theo quy định

- Cấp phát giấy giới thiệu, giấy đi đường cho cán bộ, công nhân viên trong công ty - Tổ chức tiếp đón khách, hướng dẫn khách đến làm việc với công ty.

- Tổ chức các sự kiện, hội nghị.

- Tổ chức thực hiện một số nhiệm vụ khác khi có yêu cầu.

Phòng kinh doanh có 14 người bao gồm: trưởng phòng, cán bộ thực hiện công tác marketing, chuyên viên kinh doanh logistics.

Chức năng, nhiệm vụ của phòng kinh doanh gồm:

- Tham mưu cho Tổng giám đốc trong việc ký kết các hợp đồng vận tải hàng hóa trong và ngoài nước.

- Làm dịch vụ vận tải, dịch vụ kiểm đếm hàng hóa, dịch vụ đại lý container, dịch vụ môi giới hàng hải.

- Làm dịch vụ tư vấn cho khách hàng về việc vận chuyển; Trực tiếp phụ trách công tác cho thuê phương tiện, thiết bị chuyên dùng để bốc xếp, bảo quản, và

Phòng thương mại dịch vụ có chức năng:

- Định hướng chiến lược hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu của công ty.

- Tổ chức và quản lý công tác thị trường, tìm kiếm thị trương xuất nhập khẩu cho công ty.

- Chỉ đạo, theo dõi, quản lý công tác xuất nhập khẩu và thực hiện công tác nghiệp vụ ngoại thương.

- Tham mưu cho Tổng giám đốc trong việc ký kết các hợp đồng xuất nhập khẩu hàng hóa.

- Theo dõi và thực hiện các hợp đồng xuất nhập khẩu  Phòng đầu tư và phát triển thị trường.

Phòng đầu tư và phát triển thi truờng gồm 6 người, có chức năng nhiêm vụ sau: - Làm đầu mối xây dựng dự thảo chiến lược đầu tư phát triển trung hạn và dài hạn của công ty.

- Thực hiện lập kế hoạch và triển khai theo dõi giám sát công tác cải tạo, nâng cấp, mở rộng, sửa chữa định kỳ các tài sản, trang thiết bị của công ty theo chỉ đạo của Tổng giám đốc công ty.

- Đề xuất hình thức đầu tư, biện pháp tổ chức thực hiện đầu tư cho tổng giám đốc - Phối hợp với phòng tài chính- kế toán để sử dụng một cách hiệu quả tài sản, nguồn vốn của công ty, và nguồn vốn của các đơn vị trong và ngoài nước.

- Phối hợp với ban quản lý dự án của công ty để triển khai các dự án.

- Là đầu mối trong quan hệ với các ngành hữu quan để hoàn thành các thủ tục pháp lý về đất, đền bù giải tỏa, thỏa thuận địa điểm, xin chủ trương thỏa thuận quy hoạch kiến trúc, xin chủ trương đầu tư.

- Phối hợp với các đơn vị trong và ngoài công ty để tìm đối tác, đàm phán, và báo cáo Tổng giám đốc công ty ký kết hợp đồng hợp tác đầu tư.

- Cùng phòng tài chính- kế toán công ty để thẩm định dự án đầu tư, nghiệm thu bàn giao công trình đưa vào sử dụng và theo dõi thủ tục thanh quyết toán vốn đầu tư.

- Lưu trữ hồ sơ, chứng từ, tài liệu có liên quan đến nghiệp vụ đầu tư - Lập kế hoạch doanh thu, lợi nhuận hàng năm của công ty.

- Nghiên cứu và phát triển thị trường trong và ngoài nước.

 Chi nhánh Hải Phòng, chi nhánh Quảng Ninh, chi nhánh TP Hồ ChíMinh.

- Trực tiếp quản lý, điều hành, khai thác đội xe container của Công ty.

- Tham mưu cho tổng giám đốc về cách quản lý, sử dụng đội xe container có hiệu quả.

- Tham mưu cho Tổng giám đốc về cách trả thù lao cho lái xe container.

- Lập kế hoạch và triển khai theo dõi, giám sát công tác cải tạo, nâng cấp, sửa chữa định kỳ đội xe container.

 Ban quản lý dự án PMU Lào Cai.

Ban quản lý gồm 3 người: trưởng ban và kỹ sư công trình có nhiệm vụ quản lý công tác đầu tư xây dựng cảng nội địa (ICD) Lào Cai.

- Giao nhận hàng hóa nội địa, hàng hóa xuất nhập khẩu - Dịch vụ khai thuê hải quan.

- Dịch vụ đại lý tàu biển.

- Dịch vụ đại lý đường biển, đường bộ, đường sắt, đường hàng không, - Dịch vụ đại lý container.

- Dịch vụ môi giới hàng hải - Dịch vụ kiểm đếm hàng hóa

- Vận tải hàng hóa, container, hàng hóa siêu trường, siêu trọng bằng đường bộ, đường sắt, đường biển.

- Vận tải đa phương thức.

- Cho thuê phương tiện, thiết bị chuyên dùng để bốc xếp, bảo quản, và vận chuyển hàng hoá.

- Kinh doanh xuất nhập khẩu hàng hóa, môi giới thương mại, đại lý mua, bán, ký gửi hàng hóa.

- Dịch vụ tư vấn cho khách hàng về việc vận chuyển, giao nhận, lưu kho, và các dịch vụ khác liên quan đến hàng hóa.

- Dịch vụ ủy thác và nhận ủy thác đầu tư.

1.1.4 Chiến lược đầu tư của Vinalines Logistics.

- Một trong những nhiệm vụ chiến lược, trọng tâm của Vinalines Logistics là xây dựng và khai thác hệ thống ICD (cảng nội địa) tại 3 miền Theo chiến lựoc chung của Tổng Công ty Hàng Hỉa Việt Nam giai đoạn 2006- 2010, định hướng đến năm 2020, định hướng đầu tư phát triển của công ty trước mắt sẽ tập trung vào một số dự án như :

+ Cải tạo nâng cấp và mở rộng một số cảng hiện có + Xây dựng và khai thác hệ thống ICD tai :

* ICD tại Lào Cai

* ICD Thăng Long- Hà Nội

* ICD tại khu vực Đồng Bằng sông Cửu Long * ICD tại các cửa khẩu giáp Lào, Campuchia.

- Xây dựng và khai thác hệ thống kho bãi, trung tâm phân phối hàng hóa gần các cảng biển, cảng hàng không Việt Nam.

- Liên kết hoặc làm đại lý cho các hãng vận tải biển, đường bộ, đường sắt và hàng không để tham gia hoạt động vận tải đa phương thức.

- Tư vấn, liên kết với các nhà sản xuất trong việc thiết lập hệ thống Logistics cho việc sản xuất của họ từ khâu vận chuyển nguyên vật liệu thô, lưu kho thành phẩm, vận chuyển đến nơi tiêu thụ.

1.1.5 Kết quả hoạt động kinh doanh năm 2008

Trong năm 2008, mặc dù tình hình sản xuất kinh doanh gặp nhiều khó khăn do diễn ra cuộc khủng hoảng tài chính trên thế giới, hoạt động xuất nhập khẩu bị ảnh hưởng nặng nề, đơn giá dịch vụ liên tục thay đổi theo hướng bất lợi, nhưng Công ty đã tập trung nắm bắt tốt các cơ hội kinh doanh, xác định thời điểm đầu tư hợp lý, kiểm soát rủi ro đêr hạn chế phần nào các tác động tiêu cực trên Vì vậy, kết quả hoạt động kinh doanh của công ty cả năm vượt mức kế hoạch do Hội đồng quản trị đề ra, cụ thể như sau :

Bảng 1.2 : Kết quả sản xuất kinh doanh của Vinalines Logistics năm 2008

Nguồn: Báo cáo tài chính công ty Vinalines Logistics năm 2008

Tóm lại, mặc dù trong năm 2008 gặp rất nhiều khó khăn, đặc biệt tình hình thế giới và trong nước ảnh hưởng nặng nề trong cuộc khủng hoảng tài chính trên thế giới nhưng với tinh thần phấn đấu, vượt khó khăn, chủ động, sáng tạo trong quản lý điều hành và sản xuất kinh doanh của tập thể lãnh đạo, cán bộ công nhân viên cùng sự chỉ đạo, hỗ trợ kịp thời của Hội đồng quản trị, công ty đã đạt được những thành tích nhất định, các chỉ tiêu đề ra đều đạt và vượt mức kế hoạch đề ra, góp phần cho sự phát triển của Tổng công ty hàng hải Việt Nam nói chung và Công ty cổ phần Vinalines Logistics nói riêng Đó sẽ là tiền đề cơ bản để Công ty ngày càng phát triển.

1.2 Thực trạng công tác quản lý dự án của công ty cổ phần VinalinesLogistics Việt Nam.

“Quản lý dự án là quá trình lập kế hoạch,điều phối thời gian, nguồn lực và giám

trong phạm vi ngân sách được duyệt và đạt được các yêu cầu đã định về kỹ thuật vàchất lượng sản phẩm dịch vụ bằng những phương pháp và điều kiện tốt nhất chophép”.

Quản lý dự án bao gồm ba giai đoạn chủ yếu: lập kế hoạch, điều phối thực hiện dự án, giám sát.

Sơ đồ 1 2: Chu trình quản lý dự án

1.2.1 Thực trạng quản lý dự án theo chu kỳ.

“Chu kỳ của một dự án đầu tư là các bước hoặc các giai đoạn mà một dự án phải trải qua bắt đầu tư khi dự án mới chỉ là ý đồ cho đến khi dự án được hoàn thành chấm

dứt hoạt động” (Giáo trình lập dự án đầu tư- Chủ biên: PGS.TS Nguyễn Bạch Nguyệt – NXB Thống Kê)

Các giai đoạn của chu kỳ dự án gồm 3 giai đoạn: giai đoạn chuẩn bị đầu tư, giai đoạn thực hiện đầu tư và giai đoạn vận hành các kết quả đầu tư.

Ở giai đoạn chuẩn bị đầu tư, vấn đề chất lượng, chính xác của các kết quả nghiên cứu, tính toán và dự đoán là vô cùng quan trọng Nếu công tác chuẩn bị đầu tư được thực hiện tốt thì sẽ tạo tiền đề cho việc sử dụng có hiệu quả vốn đầu tư ở giai đoạn thực hiện đầu tư (do dự án thực hiện được đúng tiến độ, không phải phá đi làm lại, tránh được những chi phí không cần thiết khác ) và hành kết quả đầu tư Đây cũng chính là cơ sở để quá trình hoạt động của dự án được thuận lợi, nhanh chóng thu hồi vốn đầu tư.

Như vậy việc quản lý dự án theo chu kỳ là vô cùng quan trọng Nhờ đó mà dự án đầu tư có thể hoạt động một cách suôn sẻ, nhanh chóng thu hồi vốn đầu tư và thu lãi.

Do đó, công ty đã đề xuất trình tự quản lý dự án trong giai đoạn chuẩn bị đầu tư và thực hiện đầu tư như sau:

Chứng chỉ Quy hoạch

Tờ trình xin chỉ định thầu khảo sát bước lập TKCS Quyết định chỉ định thầu nhà thầu khảo sát bước TK CS Đề cương - nhiệm vụ khảo sát

Quyết định phê duyệt nhiệm vụ khảo sát

Hợp đồng khảo sát công trình bước lập thiết kế cơ sở Kết quả khảo sát CT bước lập TK cơ sở

Biên bản nghiệm thu kết quả khảo sát Thanh lý hợp đồng khảo sát xây dựng Hồ sơ: Thuyết minh dự án - thiết kế cơ sở

Biên bản nghiệm thu hồ sơ lập dự án (thiết kế cơ sở) Biên bản thanh lý hợp đồng hồ sơ lập dự án

Thẩm duyệt phòng cháy chữa cháy Đánh giá tác động môi trường

Tờ trình thẩm định dự án - thiết kế cơ sở Kết quả thẩm định thiết kế cơ sở

Kết quả thẩm định dự án Quyết định phê duyệt dự án

II/ BƯỚC THIẾT KẾ BẢN VẼ THI CÔNG

Tờ trình xin chỉ định thầu lập HS thiết kế bản vẽ thi công Quyết định chỉ định thầu lập HS thiết kế bản vẽ thi công Hợp đồng lập HS thiết kế bản vẽ thi công

Tờ trình xin chỉ định thầu khảo sát TK BVTC

Quyết định chỉ định thầu nhà thầu khảo sát TK BVTC Đề cương - nhiệm vụ khảo sát TK BVTC

Quyết định phê duyệt nhiệm vụ khảo sát TK BVTC Hợp đồng khảo sát công trình bước TK BVTC Biên bản nghiệm thu kết quả khảo sát TK BVTC Thanh lý hợp đồng khảo sát bước TK BVTC

Hồ sơ thiết kế BVTC (tổng dự toán/dự toán) Biên bản nghiệm thu Hồ sơ TK BVTC Thanh lý hợp đồng lập hồ sơ TK BVTC Hợp đồng thẩm tra thiết kế BVTC Kết quả thẩm tra hồ sơ thiết kế BVTC

Tờ trình thẩm định – phê duyệt HS thiết kế BVTC Kết quả thẩm định HS thiết kế BVTC

Quyết định phê duyệt HS thiết kế BVTC

III/ GIAI ĐOẠN CHUẨN BỊ ĐẤU THẦU VÀ ĐẤU THẦU

Tờ trình xin chỉ định lập HS mời thầu, phân tích đánh giá

Biên bản nghiệm thu HS mời thầu Thanh lý hợp đồng HS mời thầu Lập kế hoạch tổ chức đấu thầu Tờ trình phê duyệt kế hoạch đấu thầu Quyết định phê duyệt kế hoạch đấu thầu

Tờ trình xin đấu thầu hạn chế và danh sách các nhà thầu tham dự đấu thầu hạn chế (nếu có)

Quyết định phê duyệt xin đấu thầu hạn chế và danh sách các nhà thầu tham dự đấu thầu hạn chế

Tờ trình thẩm định - phê duyệt HS mời đấu thầu Kết quả thẩm định HS mời đấu thầu

Quyết định phê duyệt HS mời đấu thầu Thông báo mời thầu

Thư mời thầu

Tổ chức bán HS mời đấu thầu

Quyết định thành lập tổ chuyên gia xét thầu Biên bản đóng thầu, mở thầu

Tổ chức đấu thầu Tổ chức xét thầu

Biên bản lượt danh sách ngắn

Biên bản xét thầu bằng thang điểm hoặc đạt – không đạt Biên bản kiểm tra lỗi số học

Tờ trình thẩm định – phê duyệt kết quả đấu thầu Kết quả thẩm định kết quả đấu thầu

Quyết định phê duyệt kết quả đấu thầu Thông báo trúng thầu

IV/ GIAI ĐOẠN THI CÔNG XÂY LẮP CÔNG TRÌNH

Hợp đồng kinh tế giao nhận thầu thi công xây lắp Quyết định cử cán bộ chủ chốt tại công trình Tờ trình xin chỉ định giám sát công trình Quyết định cử cán bộ giám sát

Hợp đồng giám sát kỹ thuật thi công

Khởi công, mở nhật ký công trình, tổ chức thi công, nghiệm thu, quản lý kỹ thuật, tiến độ theo Luật Xây dựng Thanh lý hợp đồng giám sát kỹ thuật thi công

Thanh lý HĐ kinh tế giao nhận thầu thi công xây lắp Thanh lý HĐ Quản lý dự án.

Tuy nhiên, trong quá trình thực hiện quản lý dự án, công ty đôi khi đã bỏ qua một số bước trong các bước đã nêu trên.

1.2.2 Thực trạng quản lý dự án theo nội dung.

1.2.2.1 Quản lý chất lượng.

Chất lượng ở đây có thể hiểu là mức độ hoàn thiện của sản phẩm (dự án) so với các tiêu chuẩn thiết kế được duyệt Quản lý chất lượng dự án là tập hợp những hoạt động của chức năng quản lý, là quá trình nhằm đảm bảo cho dự án thoã mãn tốt nhất các mục tiêu và yêu cầu đề ra.

 Nội dung của công tác quản lý chất lượng dự án.

Quản lý chất lượng dự án bao gồm nhiều nội dung, và tuỳ theo tính chất từng dự án, nhưng theo thực trạng công tác quản lý dự án tại công ty, ta có thể chia thành các nội dung sau:

- Lập kế hoạch chất lượng dự án: đây là việc xác định các tiêu chuẩn chất lượng cho dự án và xác định phương thức để đạt các tiêu chuẩn đó Việc lập kế hoạch chất lượng dự án phụ thuộc vào các yếu tố như:

+ Chính sách chất lượng của công ty + Phạm vi dự án.

+ Các tiêu chuẩn và quy định trong lĩnh vực chuyên môn có ảnh hưởng đến chất lượng của dự án.

Công tác lập kế hoạch chất lượng dự án bao gồm một số nội dung sau:

+ Xây dựng chương trình, chính sách, chiến lược, kế hoạch hoá chất lượng + Xác định các yêu cầu chất lượng phải đạt tới trong từng giai đoạn của dự án + Phân tích sự tác động của các nhân tố ảnh hưởng đến chất lượng dự án, chỉ ra kế hoạch cụ thể, xây dựng các biện pháp để thực hiện thành công kế hoạch chất lượng Qua việc lập kế hoạch chất lượng, nhóm quản lý dự án sẽ biết cần thực hiện chính sách chất lượng nào.

- Đảm bảo chất lượng dự án: đây là việc đánh giá thường xuyên tình hình hoàn thiện để đảm bảo dự án sẽ thoả mãn các tiêu chuẩn chất lượng đã đề ra.

- Kiểm soát chất lượng: Kiểm soát chất lượng được diễn ra trong suốt quá trình đầu tư từ giai đoạn chuẩn bị đầu tư đến thực hiện dự án và vận hành kết quả đầu tư Nhờ công việc này mà công ty có thể xác định được các kết quả của từng công việc đã đạt được tiêu chuẩn đề ra chưa, và tìm các biện pháp để khắc phục.

Tuy vậy trong công tác quản lý chất lượng dự án, công ty vẫn gặp những hạn chế Một số công việc trong từng hạng mục của dự án đã thực hiện vẫn không đạt tiêu chuẩn đã đề ra, dẫn đến việc phải mất thêm thời gian và chi phí để khắc phục những sai sót đã xảy ra.

 Các công cụ quản lý chất lượng dự án:

Quản lý chất lượng dự án đòi hỏi phải ứng dụng rất nhiều kỹ thuật thống kê để thu thập, xử lý, phân tích số liệu để phục vụ việc lập kế hoạch, phân tích, đánh giá quá trình thực hiện và kiểm tra giám sát quá trình quản lý chất lượng Do đó, công ty đã sử dụng kết hợp một số công cụ sau để quản lý chất lượng dự án:

- Biểu đồ nhân quả: đây là loại biểu đồ chỉ ra các nguyên nhân ảnh hưởng đến một kết quả nào đó, do đó, nó có tác dụng liệt kê những nguyên nhân ảnh hưởng đến chất lượng và các định nguyên nhân nào cần được xử lý trước.

Sơ đồ 1.3: Sơ đồ nhân quả để phân tích chất lượng

- Biểu đồ phân bố mật độ: đây là phương pháp phân loại, biểu diễn số liệu theo các nhóm, thông qua biểu đồ dễ nhận thấy hình dạng của tập hợp số liệu, cho phep đánh giá những tiêu chuẩn xác định.

1.2.2.2 Quản lý chi phí.

Quản lý chi phí dự án tại công ty bao gồm 2 nội dung: phân tích dòng chi phí dự án và kiểm soát chi phí dự án.

- Phân tích dòng chi phí dự án: Bằng việc phân tích dòng chi phí dự án mà công ty có thể chủ động tìm đủ nguồn vốn và cung cấp theo đúng tiến độ dự án, không để xảy ra tình trạng dự án bị kéo dài thời gian, trì trệ do thiếu vốn, hoặc vốn không kịp giải ngân.

Phương pháp này dựa trên cơ sở chi phí thực hiện theo từng công việc, hạng mục công trình và số ngày hoàn thành chúng để tính chi phí bình quân một ngáy thực hiện từng công việc, hạng mục đó Trên cơ sở hai đường chi phí tích luỹ theo kế hoạch triển khai sớm và triển khai muộn ( hai đường cong này được xây dựng từ mức chi phí một ngày và kế hoach triển khai sớm hoặc muộn) công ty sẽ quyết định lựa chọn kế hoạch triển khai sớm hay muộn nhằm tối thiểu hoá chi phí thực hiện.

- Kiểm soát chi phí dự án: đây là việc kiểm tra ,theo dõi tiến độ chi phí, tìm ra những thay đổi so với kế hoạch đã đề ra, trên cơ sở công ty sẽ đề ra các giải pháp nhằm quản lý hiệu quả chi phí dự án Kiểm soát chi phí bao gồm các nội dung sau:

+ Ngăn cản những thay đổi không được phép, không đúng so với chi phí cơ sở + Kiểm soát việc thực hiện chi phí để xác định mức chênh lệch so với kế hoạch + Thông tin cho cấp thẩm quyền về những thay đổi cho phép.

1.2.2.3 Quản lý thời gian và tiến độ.

“Quản lý thời gian và tiến độ dự án là quá trình quản lý bao gồm việc thiết lập mạng công việc, xác định thời gian thực hiện từng công việc và toàn bộ dự án, quản lý tiến trình thực hiện các công việc dự án trên cơ sở các nguồn lực cho phép và các yêu cầu về chất lượng đã định” (Giáo trình Quản lý dự án - Chủ biên PGS.TS Từ Quang Phư ơng – NXB Đại học Kinh tế quốc dân).

 Mạng công việc: đây là kỹ thuật trình bày kế hoạch tiến độ, mô tả mối quan hệ

giữa các công việc đã được xác định cả về thời gian và thứ tự trước sau dưới dạng sơ đồ.

Trong đó, có hai loại mạng công việc thường được sử dụng là phương pháp “đặt công việc trên mũi tên” (AOA) và phương pháp “đặt công việc trong các nút” (AON).

Nhờ mạng công việc mà các cán bộ quản lý dự án có thể thấy được mối quan hệ tương tác giữa các nhiệm vu, công việc trong dự án, đồng thời, xác đinh được thời gian bắt đầu và kết thúc của các công việc hạng mục công trình Từ đó, các cán bộ quản lý dự án sẽ xác định được công việc nào cần làm trước, công việc nao cần làm kết hợp để có thể tiết kiệm được thời gian, nguồn lực và đạt được mục tiêu đã đề ra.

Tuy nhiên, các phương pháp này đòi hỏi phải xác định được cụ thể ngày bắt đầu và kết thúc các công việc, điều này là rất khó, bởi trên thực tế, mối quan hệ giữa các công việc rất phức tạp và đan xen lẫn nhau Do đó cần phải có phương pháp để dự tính thời gian thực hiện từng công việc.

 Phương pháp dự tính thời gian từng công việc: phương pháp này gồm các bước

- Xây dựng các giả thiết lien quan đến nguồn lực và hoàn cảnh tác động bình thường.

- Dự tính thời gian có thể hoàn thành công việc dưa trên nguồn lực có thể huy động được trong kế hoạch.

- Xác định đường găng và độ co giãn thời gian cho từng công việc - So sánh thời gian hoàn thành theo dự tính và thời hạn cho phép - Điều chỉnh nguồn lực khi cần thiết.

 Phương pháp biểu đồ gantt: Đây là phương pháp trình bày tiến trình thực tế

cũng như kế hoạch thực hiện các công việc của dự án theo trình tự thời gian.

Thông qua biểu đồ gantt mà cán bộ quản lý dự án dễ dàng nhận biết được hiện trạng thực tế cũng như kế hoạch các công việc cũng như toàn bộ dự án, trên cơ sở đó để đưa ra các biện pháp đẩy nhânh tiến trình, tái sắp xếp công việc và nguồn lực để đảm bảo tính liên tục và hợp lý cho dự án Tuy nhiên khi dự án phức tạp, bao gồm quá nhiều công việc thì biểu đồ gantt không thể chỉ ra đủ và đúng mối quan hệ giữa các công việc.