Đang tải... (xem toàn văn)
Bài giảng Quản trị học - Chương 5: Chức năng tổ chức
CHƯƠNG CHỨC NĂNG TỔ CHỨC 1.Một số khái niệm 2.Thiết lập cấu tổ chức Phân quyền ủy quyền quản trị I MỘT SỐ KHÁI NIỆM Khái niệm chức tổ chức Chức Tổ chức Chức quản trị liên quan đến hoạt động xây dựng phát triển cấu (bộ máy) tổ chức để đảm nhận hoạt động cần thiết, xác lập mối quan hệ quyền hạn trách nhiệm phận tổ chức Nội dung Chức tổ chức Thiết kế, phát triển cấu tổ chức Xây dựng nguyên tắc thủ tục qui trình làm việc Thiết lập hệ thống quyền lực phân quyền Vai trò chức tổ chức Bảo đảm mục tiêu kế hoạch triển khai vào thực tế Tạo mơi trường làm việc thích hợp cho cá nhân cho tập thể Tác động tích cực đến việc sử dụng nguồn lực cách hiệu Giảm thiểu sai sót lãng phí hoạt động quản trị Những vấn đề khoa học công tác tổ chức Tầm hạn quản trị : số lượng phận, phân hệ, cá nhân quyền mà cấp quản trị có khả điều hành hữu hiệu Tầm hạn có liên quan chặt chẽ đến thông số cấu (cấp bậc phân hệ) Tầm hạn bị tác động nhiều yếu tố : tâm lý hành vi, văn hóa, trình độ, tính kỷ luật, … Tầm kiểm sốt = Tầm kiểm soát = 1 16 64 64 512 256 4096 1024 4096 S ố nhà quản trị (1 – 6) 1.365 S ố nhà quản trị (1 – 4) 585 Quyền hành: lực cho phép yêu cầu người khác hành động theo đạo Quyền hành sở lãnh đạo huy Quyền hành gắn với vị trí cấp bậc quản trị Quyền hành hình thành từ nhiều yếu tố Tính thức hợp pháp chức vụ Sự chấp nhận đối tượng liên quan Năng lực đạo đức nhà quản trị Phân quyền quản trị : trình chuyển giao quyền lực từ cấp xuống cấp giới hạn định Là xu quản trị đại Làm gia tăng khả linh hoạt thích nghi hệ thống Đáp ứng nhu cầu gia tăng qui mô họat động hệ thống lớn II XÂY DỰNG CƠ CẤU TỔ CHỨC Khái niệm Cơ cấu tổ chức (bộ máy quản lý) chỉnh thể khâu, phận khác nhau, chun mơn hố có trách nhiệm, quyền hạn định, có mối liên hệ phụ thuộc lẫn bố trí theo cấp quản trị nhằm thực mục tiêu chung tổ chức Xây dựng cấu tổ chức 1.Các yêu cầu xây dựng cấu tổ chức Các yêu cầu Xác định số lượng phận cấp bậc phải phù hợp với thực tế, phải có khả thay đổi nhanh chóng Xác định trách nhiệm quyền hạn rõ ràng phận, tránh chồng chéo Mỗi phận có nhiều nhiệm vụ nhiệm vụ nhiều phận giải Xác định luồng thông tin dọc ngang tổ chức, bảo đảm phối hợp nhịp nhàng cân đối phận Ưu điểm Sử dụng chuyên gia giỏi việc định quản trị Không địi hỏi nhà quản trị phải có kiến thức tồn diện Dễ đào tạo dễ tìm nhà quản trị Nhược điểm Vi phạm nguyên tắc thống huy Chế độ trách nhiệm không rõ ràng Sự p hối hợp lãnh đạo phận chức khó khăn Ưu điểm Có ưu điểm cấu trực tuyến cấu chức Tạo điều kiện cho giám đốc trẻ Nhược điểm Nhiều tranh luận xảy Hạn chế sử dụng kiến thức chun mơn Vẫn có xu hướng can thiệp đơn vị chức Ưu điểm Tổ chức linh động Ít tốn kém, sử dụng nhân lực có hiệu Đáp ứng tình hình sản xuất kinh doanh nhiều biến động Hình thành giải thể dễ dàng, nhanh chóng Nhược điểm Dễ xảy tranh chấp ảnh hưởng người lãnh đạo phận Cơ cấu địi hỏi nhà quản trị phải có ảnh hưởng lớn Phạm vi sử dụng hạn chế III PHÂN QUYỀN VÀ UỶ QUYỀN TRONG QUẢN TRỊ Phân quyền xu hướng phân tán quyền định CCTC Phân quyền sở để thực uỷ quyền QUYỀN HẠN VÀ TRÁCH NHIỆM Quyền hạn phương tiện (cơ sở cho phép) để tác động đến suy nghĩ hành động người khác Trách nhiệm đòi hỏi người sử dụng quyền hạn, buộc họ phải gánh chịu hậu (kết quả) thực công việc Quyền hạn luôn phải cân (tương xứng) với trách nhiệm UỶ QUYỀN “ Uûy quyền giao cho trách nhiệm quyền hạn để thay mặt bạn thực công việc “ Uỷ quyền công việc # giao việc Uỷ quyền công việc tức thoả thuận với người khác nhằm: Trao cho họ trách nhiệm thay mặt bạn thực công việc Trao cho họ quyền hạn để thực cơng việc Phân bổ nguồn lực cần thiết cho người uỷ quyền - người khác để họ thực công việc TẠI SAO PHẢI ỦYQUYỀN ? Lợi ích người ủy quyền Giúp phát triển kĩ lực họ Cảm nhận tin tưởng giúp họ nỗ lực với công việc Thực uỷ quyền thành cơng cịn mang đến hội phát triển cho thành viên vốn có lực, tích cực, tận tụy thạo việc Lợi ích nhà quản lý: Tập trung vào cơng việc yếu Giảm áp lực công việc Nâng cao hiệu công việc tập thể Đào tạo nhà QT kế cận VÌ SAO MỘT SỐ NHÀ QUẢN TRỊ LẠI NGẠI UỶ QUYỀN? Khơng tin tưởng vào trình độ lực nhân viên Sợ khơng kiểm sốt nhiệm vụ giao Sợ nhân viên không thực tốt nhiệm vụ giao Ngại tốn nhiều thời gian công sức cho việc lập kế hoạch huấn luyện nhân viên yếu tố cần thiết để uỷ quyền có hiệu Sợ người giao việc làm tốt Q TRÌNH UỶ QUYỀN HIỆU QUẢ Chuẩn bị uỷ quyền Quyết định công việc uỷ quyền Lựa chọn người để uỷ quyền Thực uy ûquyền Đặt mục tiêu Lập kế hoạch Đánh giá Giám sát Thực Những công việc nên ủy quyền Những công việc lăp lại Những vấn đề nhỏ nhặt tốn nhiều thời gian Công việc không cần đến lực NQT Công việc giúp nhân viên phát triển… Những việc không nên ủy quyền Đánh giá thành tích kỷ luật nhân viên Hoạch định chiến lược để phát triển công ty Ra định quan trọng nhân sự… CHỌN NGƯỜI PHÙ HỢP ĐỂ ỦY QUYỀN Người phù hợp để uỷ quyền công việc : Người có kỹ chun mơn kinh nghiệm cần thiết Người có kỹ chun mơn, chưa có kinh nghiệm thực cơng việc Người có chun mơn gần phát triển thơng qua việc thực cơng việc uỷ quyền Người có thời gian để thực cơng việc Người sẵn lịng nhận lấy trách nhiệm thực công việc uỷ quyền Để ủy quyền thành công Tin tưởng vào nhân viên Cụ thể rõ ràng Những dẫn cần thiết Hãy “quản lý” đừng “làm” Giám sát hợp lý Động viên kịp thời Tránh “ủy quyền ngược” Đúng người, việc Những lưu ý ủy quyền Uỷ quyền dựa mạnh người uỷ quyền để giúp họ phát huy tối đa lực thân Uỷ quyền dựa sở lòng tin người uỷ quyền người uỷ quyền, qua trao cho họ đầy đủ quyền hạn để họ thực uỷ quyền Uỷ quyền phải gắn với kiểm tra để đảm bảo vấn đề uỷ quyền thực ... niệm chức tổ chức Chức Tổ chức Chức quản trị liên quan đến hoạt động xây dựng phát triển cấu (bộ máy) tổ chức để đảm nhận hoạt động cần thiết, xác lập mối quan hệ quyền hạn trách nhiệm phận tổ chức. .. Giảm thiểu sai sót lãng phí hoạt động quản trị Những vấn đề khoa học công tác tổ chức Tầm hạn quản trị : số lượng phận, phân hệ, cá nhân quyền mà cấp quản trị có khả điều hành hữu hiệu Tầm... phận tổ chức Nội dung Chức tổ chức Thiết kế, phát triển cấu tổ chức Xây dựng nguyên tắc thủ tục qui trình làm việc Thiết lập hệ thống quyền lực phân quyền Vai trò chức tổ chức Bảo đảm mục tiêu