Sử dụng email (MS Outlook) cho mục đích học tập, nghiên cứu khoa học giảng dạy - vài gợi ý Võ-Tịng Anh Khoa Mơi Trường Tài Ngun Thiên Nhiên vtanh@ctu.edu.vn, 098 2163848 August 2011 Cơ sở pháp lý • Chỉ thị số 34/2008/CT-TTg ngày 03/12/2008 Thủ tướng Chính phủ việc tăng cường sử dụng hệ thống thư điện tử quan nhà nước • Thông tư số 07/2010/TT-BGDĐT ngày 01/3/2010 Bộ GD&ĐT quy định tổ chức hoạt động, sử dụng thư điện tử trang thông tin điện tử sở giáo dục đại học Tình hình triển khai • ĐHCT cấp cho sinh viên (tất bậc học) địa email mang tên miền trường (@ctu.edu.vn) từ lâu • Câu hỏi đặt ra: Cấp địa email để họ làm gì? • Nhiều thầy ngần ngại sử dụng email giảng dạy tải với lượng email nhận hàng ngày Lời tựa mục tiêu • Bài nhằm gợi ý cách sử dụng email học tập, NCKH giảng dạy qua kinh nghiệm riêng tơi • Do đó, chắn cịn nhiều cách sử dụng hiệu khác mà bạn tìm thấy internet • Các thông tin cung cấp cho bạn đọc dựa tảng phần mềm quản lý email Outlook 2010 Nội dung Cấu trúc, tổ chức, nghi thức xã giao email Cách tổ chức/quản lý email: tất tài khoản tập trung nơi, quản lý theo chủ đề Tự động hóa việc xử lý email đến: cách tạo lọc Dùng email để nhắc nhở công việc (họp, dạy, dự seminar, hội thảo, v.v…) Làm chủ thơng tin email: lưu trữ truy tìm email nhanh Cấu trúc thành phần Cấu trúc thành phần • Hộp thoại soạn thư: – From: địa email người gởi thư (chính mình), bao gồm tài khoản – To: địa email người nhận thư – Cc: địa email người đồng nhận thư – Bcc: địa email người đồng nhận thư, ẩn danh – Subject: tiêu đề thư – Send: gởi thư – Attachment (hay attach file): (tập tin) đính kèm – High Importance: đánh dấu email quan trọng – Signature: chữ ký Cấu trúc thành phần • Sau lấy mail Outlook, ta có tùy chọn: • Lưu tồn emails lấy server • Xóa tồn emails lấy server • Có thể đọc, trả lời ‘offline’ emails nhận (vì khơng phải lúc nào, đâu có internet) • Khi có kết nối đến internet, emails trả lời trước gởi • Do tập trung nơi, thao tác tìm kiếm đơn giản Nghi thức xã giao email (1) • Theo ngày tháng, tài khoản email bạn bị tải, việc phân loại email trở nên quan trọng hết – Suy nghĩ cẩn thận nhận thư bạn – Lịch sự! Hãy chắn email bạn bắt đầu với tên mà bạn viết kết thúc lời chào tên (đầy đủ) bạn “Lời chào” đồng nghĩa với kính trọng – KHƠNG SỬ DỤNG ALL CAPS! ALL CAPS làm cho người nhận tưởng bạn la hét CAPS dùng để nhấn mạnh điều câu, KHƠNG PHẢI cho câu – “Dao nao cung la dao”: bỏ dấu tiếng Việt – Luôn sử dụng subject: cho phép người nhận biết nhanh chóng chứa email, giúp họ quản lý email họ có hiệu Nghi thức xã giao email (2) • Khi gửi (các) tập tin đính kèm, ln mơ tả ngắn gọn nội dung (các) tập tin đính kèm • Khi gởi tập tin đính kèm lớn, nén tập tin trước, cảnh báo người nhận việc • Nếu bạn sẵn sàng để nhận email, trả lời email nhanh • Ln sử dụng chữ ký (tự động, xác lập trước): – Phù hợp với nhiều đối tượng gởi – Kiểm tra để đảm bảo chữ ký chứa thơng tin hữu ích – Nếu chữ ký dài 4-5 hàng dài Quản lý nhiều tài khoản email • Bạn có nhiều tài khoản email? Outlook quản lý tất tài khoản email có giao thức POP3/SMTP IMAP (CTU mail Gmail) • Lợi ích: bạn gởi nhận email, Outlook thực thi việc đồng hời tất tài khoản emails • Chọn tài khoản email để làm tài khoản ‘mặc nhiên’ khởi tạo email Quản lý email theo chủ đề • Bối cảnh: ngày bạn nhận nhiều email nhiều chủ đề/công việc khác nhau: – Các quảng cáo sản phẩm bạn ưa thích – Các thơng tin từ forum/mailing lists/news feeds, v.v… thuộc chuyên ngành bạn – Emails trường, khoa, môn – Emails sinh viên nộp theo yêu cầu môn học Quản lý email theo chủ đề • Giải pháp: xếp emails theo chủ đề • Thực chất, thư mục thuộc thư mục gốc mang tên ‘Inbox’ Outlook • Cách tạo chủ đề (thư mục) • Sắp xếp emails vào chủ đề tương ứng: ‘kéo thả’ (drag and drop) • Thực hành… Tự động hóa việc xử lý emails • Bối cảnh: bạn tạo chủ đề (thư mục) Inbox rồi, thao tác drag and drop buồn, chán làm sao… lại dễ sai sót • Giải pháp: thiết lập lọc, hay nói cách khác xác lập ‘luật chơi’ (rule) cho Outlook Lọc thư tự động thư đến theo điều kiện… Các thư thỏa điều kiện, xử lý theo yêu cầu sau… Tự động hóa việc xử lý emails • Cách thực hiện: chọn Tools - Rules and Alerts menu, nhấn vào “New Rule “ • Bạn click phải chuột vào email cụ thể đó, thiết lập lọc cho email có chủng loại • Thao tác… Dùng emails nhắc nhở cơng việc • Cách thực từ email bất kỳ: chọn Followup - reminder • Sử dụng Quick steps (Outlook 2010) • Thực hành… • Kết nối với ĐTDĐ (optional) Làm chủ thông tin emails • Càng ngày có nhiều emails tích lũy vào inbox • Email trở nên loại minh chứng công việc (hay dạy, học, nghiên cứu) hàng ngày (ngồi lưu server) • Việc tìm thơng tin cần thiết thời gian ngắn tối quan trọng • Bản thân Outlook (2007/10) có tính index emails để truy tìm nhanh Làm chủ thơng tin emails • Phần mềm: – Nhiều hầu hết chưa hoàn hão – Xobni, Lookeen, Google Desktop, Copernic, v.v… – http://desktop.google.com/enterprise/index.html – Chú ý đến thời gian mục (indexing) – Chú ý đến số cú pháp tìm kiếm (to:, from:, cc:, subject:, filetype:, “xxxxx yyy”, v.v…) Chúc quý thầy cô đồng nghiệp khai thác emails hiệu hơn! Thân chào! ... làm gì? • Nhiều thầy cô ngần ngại sử dụng email giảng dạy tải với lượng email nhận hàng ngày Lời tựa mục tiêu • Bài nhằm gợi ý cách sử dụng email học tập, NCKH giảng dạy qua kinh nghiệm riêng tơi... KHƠNG SỬ DỤNG ALL CAPS! ALL CAPS làm cho người nhận tưởng bạn la hét CAPS dùng để nhấn mạnh điều câu, KHƠNG PHẢI cho câu – “Dao nao cung la dao”: bỏ dấu tiếng Việt – Luôn sử dụng subject: cho phép... email nhanh • Ln sử dụng chữ ký (tự động, xác lập trước): – Phù hợp với nhiều đối tượng gởi – Kiểm tra để đảm bảo chữ ký chứa thơng tin hữu ích – Nếu chữ ký dài 4-5 hàng dài Quản lý nhiều tài khoản