Đang tải... (xem toàn văn)
Quy trình quản lý văn bản đi đến
UỶ BAN NHÂN DÂN TỈNH THÁI NGUYÊNSỞ KHOA HỌC&CNQUY TRÌNH QT- VP -06QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI ĐẾNLần ban hành : 01Ngày BH: 21/9/2009Bảng theo dõi sửa đổi STTNgày sửa đổiVị trí sửa đổi (trang)Nội dung sửa đổi Ghi chú UỶ BAN NHÂN DÂN TỈNH THÁI NGUYÊNSỞ KHOA HỌC&CNQUY TRÌNH QT- VP -06QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI ĐẾNLần ban hành : 01Ngày BH: 21/9/2009Phân phối TT Đơn vị SL TT Đơn vị SL1 Giám đốc Sở 1 6 Phòng Quản lý Khoa học 12 Phó Giám đốc Sở 2 7 Phòng Quản lý Công nghệ 13 Ban ISO 1 8 Phòng Kế hoạch -Tài chính 14 Văn phòng Sở 1 9 Phòng Quản lý KH&CN cơ sở 15 Thanh tra Sở 1 UỶ BAN NHÂN DÂN TỈNH THÁI NGUYÊNSỞ KHOA HỌC&CNQUY TRÌNH QT- VP -06QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI ĐẾNLần ban hành : 01Ngày BH: 21/9/2009Phê duyệt Người viết Phạm Thị Hiền Chức vụ Chánh Văn Phòng KýNgười kiểm tra Phạm Quốc Chính Chức vụ Phó Giám đốc KýNgười duyệt Nguyễn Văn Vỵ Chức vụ Giám đốc Ký UỶ BAN NHÂN DÂN TỈNH THÁI NGUYÊNSỞ KHOA HỌC&CNQUY TRÌNH QT- VP -06QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI ĐẾNLần ban hành : 01Ngày BH: 21/9/2009Sở Khoa học và Công nghệ thiết lập, ban hành, duy trì và cải tiến quy trình quản lý văn bản đi, đến nhằm:- Hướng dẫn và quy định trách nhiệm cho việc ban hành văn bản được thống nhất để đảm bảo mọi văn bản được ban hành đúng với thẩm quyền, nội dung, thể thức và quy định; - Quy định cách thức thống nhất trong việc soạn thảo, kiểm tra, phê duyệt, ban hành, phân phối văn bản.- Quy định thống nhất việc xử lý văn bản đến và cách thức thiết lập, lưu trữ, tra cứu các văn bản đến;Quy định việc quản lý trên mạng máy tính của HT QLCL DV HCC và quản lý hành chính nhà nước, quản lý Password của mạng máy tính với mục tiêu cung cấp tài liệu và dữ liệu cho các phòng, cá nhân có quyền hạn và nhu cầu sử dụng. UỶ BAN NHÂN DÂN TỈNH THÁI NGUYÊNSỞ KHOA HỌC&CNQUY TRÌNH QT- VP -06QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI ĐẾNLần ban hành : 01Ngày BH: 21/9/20092.1- Phạm vi áp dụng- Quy trình ban hành và quản lý văn bản đi được áp dụng cho tất cả cán bộ công chức Sở Khoa học và Công nghệ có liên quan đến việc tham gia thiết lập văn bản, tài liệu của HT QLCL DV HCC và quản lý hành chính nhà nước;- Quy trình xử lý, quản lý văn bản đến được áp dụng với toàn thể CBCCVC của Sở Khoa học và Công nghệ và dùng cho hệ thống tài liệu có nguồn gốc từ bên ngoài.2. Phạm vi áp dụng; Trách nhiệm và quyền hạn UỶ BAN NHÂN DÂN TỈNH THÁI NGUYÊNSỞ KHOA HỌC&CNQUY TRÌNH QT- VP -06QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI ĐẾNLần ban hành : 01Ngày BH: 21/9/20092.2- Trách nhiệm và quyền hạn2.2.1 Đối với văn bản đi- Chuyên viên: Dự thảo văn bản đi về lĩnh vực của phòng phụ trách;- Lãnh đạo phòng: Xem xét, xử lý, duyệt dự thảo; hoặc trực tiếp dự thảo văn bản đi, ký nháy vào văn bản; - Chánh Văn phòng: Sửa về thể thức văn bản; trình LĐ có thẩm quyền ký phê duyệt;- Lãnh đạo Sở: Xét duyệt, sửa hoặc yêu cầu Phòng đã dự thảo sửa đổi đúng nội dung, thể thức, để đạt được mục đích của văn bản.- Văn thư: Vào sổ, gửi văn bản và lưu văn bản theo quy định. UỶ BAN NHÂN DÂN TỈNH THÁI NGUYÊNSỞ KHOA HỌC&CNQUY TRÌNH QT- VP -06QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI ĐẾNLần ban hành : 01Ngày BH: 21/9/20092.2.2 Đối với văn bản đến- Thẩm quyền+ Văn thư: được bóc toàn bộ công văn gửi đến Sở (trừ những công văn, đơn thư ngoài phong bì ghi đích danh cá nhân thì không được bóc), sau đó đóng dấu đến, vào sổ, kẹp phiếu xử lý công văn, đơn thư trình Giám đốc phê duyệt cho ý kiến chuyển giao văn bản tới các Phó Giám đốc, các phòng nghiệp vụ, đơn vị, cá nhân có trách nhiệm nghiên cứu; + Giám đốc Sở: được biết toàn bộ văn bản đến;+ Các Phó giám đốc: được biết toàn bộ văn bản đến khi Giám đốc đồng ý;+ Chánh Văn phòng: phân luồng toàn bộ văn bản đến trình Giám đốc ngoài ra có quyền và trách nhiệm như lãnh đạo phòng;+ Lãnh đạo phòng: có trách nhiệm tiếp nhận văn bản, nghiên cứu báo cáo kế hoạch xử lý văn bản đến với Giám đốc hoặc Lãnh đạo Sở được giao phụ trách, lưu sổ văn bản đến của phòng;+ Chuyên viên: được biết các văn bản có liên quan và trong phạm vi thẩm quyền;- Trách nhiệmToàn thể lãnh đạo, CBCC có trách nhiệm đảm bảo an ninh, bảo mật đối với toàn bộ hồ sơ trong phạm vi thẩm quyền quản lý. UỶ BAN NHÂN DÂN TỈNH THÁI NGUYÊNSỞ KHOA HỌC&CNQUY TRÌNH QT- VP -06QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI ĐẾNLần ban hành : 01Ngày BH: 21/9/20093. Định nghĩa - thuật ngữ và các từ viết tắt3.1 Các từ viết tắt- Lãnh đạo: LĐ- Hệ thống quản lý chất lượng: HT QLCL- Cán bộ, công chức: CBCC- Sổ tay chất lượng: STCL- Thủ tục: TT- Hướng dẫn công việc: HDCV- Biểu mẫu: BM- DÞch vụ hành chính công: DV HCC UỶ BAN NHÂN DÂN TỈNH THÁI NGUYÊNSỞ KHOA HỌC&CNQUY TRÌNH QT- VP -06QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI ĐẾNLần ban hành : 01Ngày BH: 21/9/20093.2. Định nghĩa - Thuật ngữ- Dự thảo văn bản đi: là văn bản do Sở Khoa học và Công nghệ soạn thảo nhưng chưa ban hành;- Văn bản đi: bao gồm các thể loại văn bản do Sở ban hành, có dấu, có số văn thư đi;- Văn bản nội bộ: do cơ quan soạn thảo nhưng không được ban hành ra ngoài cơ quan, chỉ lưu hành và có giá trị trong nội bộ cơ quan;- Văn bản đến: là văn bản do cơ quan khác ban hành và được gửi tới Sở Khoa học và Công nghệ; - Văn bản Trung ương: được quy định là văn bản do cơ quan hành chính nhà nước ở Trung ương và các cơ quan, đơn vị ngoài tỉnh ban hành, gửi đến Sở Khoa học và Công nghệ;- Văn bản địa phương: Được quy định là văn bản do các cơ quan, đơn vị trong địa bàn tỉnh gửi đến Sở Khoa học và Công nghệ;(Các văn bản trên có thể gửi bằng nhiều hình thức như: qua Bưu điện, Mail, Fax, gửi trực tiếp,…). UỶ BAN NHÂN DÂN TỈNH THÁI NGUYÊNSỞ KHOA HỌC&CNQUY TRÌNH QT- VP -06QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI ĐẾNLần ban hành : 01Ngày BH: 21/9/2009 4. Tài liệu liên quan và tài liệu tham khảo- Thông tư liên tịch số: 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06/5/2005;- Nghị định số: 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 về công tác văn thư;- Công văn số: 425/VTLTNN-NVTW ngày 18/7/2005 về quản lý văn bản đi, văn bản đến;- Công văn số : 260/ VTLTNN-NVĐP ngày 06/5/2005 về quy chế văn thư lưu trữ; [...]... ĐI ĐẾN 5.2 Quy trình xử lý, quản lý văn bản đến 5.2.1 Quy định chung: 1 .Văn bản đến phải được quản lý tập trung thống nhất tại văn thư Sở 2 .Văn bản đến thuộc ngày nào phải được đăng ký phát hành hoặc chuyển giao trong ngày, chậm nhất là đầu giờ của ngày làm việc tiếp theo 3 Văn bản đến có đóng dấu độ khẩn phải được đăng ký, trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được 4 .Văn bản đến phải được quản lý. . .QUY TRÌNH UỶ BAN NHÂN DÂN TỈNH THÁI NGUYÊN SỞ KHOA HỌC&CN QT- VP -06 Lần ban hành : 01 Ngày BH: 21/9/2009 QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI ĐẾN 5.1 Quy trình xử lý, quản lý văn bản đi 5.1.1 Quy định chung Quy trình ban hành và quản lý văn bản được tiến hành theo các bước sau: 1 Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày; ghi số và ngày, tháng của văn bản a Trước khi thực hiện các công việc để phát hành văn. .. quản lý theo trình tự sau: 4.1 Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến; 4.2 Trình, chuyển văn bản đến; 4.3 Giải quy t và theo dõi, đôn đốc việc giải quy t văn bản QUY TRÌNH UỶ BAN NHÂN DÂN TỈNH THÁI NGUYÊN SỞ KHOA HỌC&CN QT- VP -06 Lần ban hành : 01 Ngày BH: 21/9/2009 QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI ĐẾN 5.2.2 Nội dung các bước Bước 1: Tiếp nhận văn bản 1 Văn bản đến từ bất kỳ nguồn nào đều phải được tập trung tại văn thư làm... QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI ĐẾN 5.1.3 Các trường hợp khác - Các PGĐ Sở dự thảo văn bản đi sẽ chuyển trực tiếp đến Giám đốc hoặc qua Chánh Văn phòng trình Giám đốc (bắt đầu từ bước 2) + Giám đốc Sở dự thảo văn bản đi cho ban hành chuyển đến Văn thư qua Chánh Văn phòng (tiếp tục bước 4) QUY TRÌNH UỶ BAN NHÂN DÂN TỈNH THÁI NGUYÊN SỞ KHOA HỌC&CN QT- VP -06 Lần ban hành : 01 Ngày BH: 21/9/2009 QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI. .. -06 Lần ban hành : 01 Ngày BH: 21/9/2009 QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI ĐẾN Bước 2: Đề xuất phương án xử lý và duyệt phương án xử lý 1 Sau khi làm thủ tục đóng dấu đến, đăng ký vào sổ văn bản đến, văn thư Sở có trách nhiệm chuyển văn bản đến cho Chánh Văn phòng dự kiến cho đơn vị hay cá nhân sẽ xử lý văn bản và trình Giám đốc Sở ký vào phía dưới dấu đến 2 Đối với văn bản đến ngoài bì ghi đích danh tên đơn vị, cá... phòng nhận văn bản và trực tiếp hoặc giao cán bộ trong phòng xử lý đồng thời lập sổ lưu hồ sơ văn bản đến hoặc kết thúc văn bản QUY TRÌNH UỶ BAN NHÂN DÂN TỈNH THÁI NGUYÊN SỞ KHOA HỌC&CN QT- VP -06 Lần ban hành : 01 Ngày BH: 21/9/2009 QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI ĐẾN 6 Lưu hồ sơ: Tất cả các hồ sơ liên quan được lưu theo quy định 7 Biểu mẫu: 7.1 Biểu mẫu quản lý văn bản đi Sổ lưu văn bản đi, của Văn thư và của... 01 Ngày BH: 21/9/2009 QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI ĐẾN c Nhân bản Văn bản đi được nhân bản theo đúng số lượng và thời gian quy định Việc nhân bản văn bản mật được thực hiện theo quy định Việc nhân bản văn bản mật được thực hiện theo quy định tại khoản1 Đi u 8 của nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28/3 năm 2002 của Chính phủ quy định chi riết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước QUY TRÌNH UỶ BAN NHÂN DÂN... văn bản phải bảo đảm chính xác và tuyệt đối giữ bí mật nội dung văn bản, ghi rõ thời gian giao nhận Người nhận phải ký nhận vào sổ QUY TRÌNH UỶ BAN NHÂN DÂN TỈNH THÁI NGUYÊN SỞ KHOA HỌC&CN QT- VP -06 Lần ban hành : 01 Ngày BH: 21/9/2009 QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI ĐẾN Bước 3: Xử lý văn bản - Trên cơ sở ý kiến của Giám đốc Sở, Chánh Văn phòng chuyển văn bản đến Phòng được giao xử lý văn bản - LĐ phòng nhận văn. .. thể in ra và làm thủ tục đóng dấu Đến 3 Văn bản khẩn đến ngoài giờ làm việc, ngày lễ, ngày nghỉ, bảo vệ cơ quan có trách nhiệm ký nhận và báo cáo ngay với Giám đốc Sở hoặc Chánh Văn phòng Sở (đối với các văn bản đến Sở) để xử lý 4 Văn bản đến được đăng ký vào sổ đăng ký văn bản hoặc cơ sở dữ liệu văn bản đến trên máy vi tính 5 Văn bản đến được lưu tại tủ hồ sơ QUY TRÌNH UỶ BAN NHÂN DÂN TỈNH THÁI NGUYÊN... QUY TRÌNH UỶ BAN NHÂN DÂN TỈNH THÁI NGUYÊN SỞ KHOA HỌC&CN QT- VP -06 Lần ban hành : 01 Ngày BH: 21/9/2009 QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI ĐẾN 5.1.2 Nội dung các bước Bước 1: Xác định nhu cầu văn bản Lãnh đạo, các phòng xác định nhu cầu có và đề nghị Giám đốc cho ban hành văn bản đi, Giám đốc xem xét và cho phép ban hành văn bản khi thấy cần thiết Bước 2: Dự thảo văn bản đi - LĐ hoặc các phòng dự thảo văn bản đi; . HỌC&CNQUY TRÌNH QT- VP -06QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI ĐẾNLần ban hành : 01Ngày BH: 21/9/20095.2 Quy trình xử lý, quản lý văn bản đến5 .2.1 Quy định chung:1 .Văn bản đến. hành : 01Ngày BH: 21/9/20095.1 Quy trình xử lý, quản lý văn bản đi5 .1.1 Quy định chungQuy trình ban hành và quản lý văn bản được tiến hành theo