KĨ NĂNG GIAO TIẾP HIỆU QUẢ Công ty Tư vấn & Đào tạo Quản Lý Mới Nội dung – Giao tiếp gì? – Tai phải giao tiếp giao tiếp sao? – Những rào cản giao tiếp – Chia sẻ suy nghĩ – Nhận thơng tin từ người khác – Đưa phản hồi có tính xây dựng – Ngơn ngữ hình thể Cơng ty Tư vấn & Đào tạo Quản Lý Mới Giao tiếp gì? • Theo bạn, giao tiếp gì, bạn định nghĩa nào? Hãy suy nghĩ viết suy nghĩ bạn vài phút… Công ty Tư vấn & Đào tạo Quản Lý Mới Giao tiếp • Giao tiếp định nghĩa trao đổi tư tưởng hay ý kiến thông qua biểu tượng chung (shared symbol); ví dụ lời nói, ngơn từ, câu viết… • Một số từ đồng nghĩa/gần nghĩa/liên quan đến giao tiếp: thơng điệp, hướng dẫn, cách nói, liên hệ, trao đổi, thảo luận, nói chuyện, khun bảo… Cơng ty Tư vấn & Đào tạo Quản Lý Mới Bốn khía cạnh giao tiếp – – – – Người gửi (Sender) Người nhận (Receiver) Thơng tin (Information) Hình vi (Behavior) Cơng ty Tư vấn & Đào tạo Quản Lý Mới Bốn khía cạnh giao tiếp • Trong tình giao tiếp nào: – Người gửi người đưa thông điệp – Người nhận người mà thông điệp hướng tới – Thông điệp gửi nhằm truyền đạt thông tin – Information is meant to change behavior Công ty Tư vấn & Đào tạo Quản Lý Mới Những dấu hiệu chung • Thử suy nghĩ dấu hiệu ASAP gửi email Ý nghĩa thực gì? • Suy nghĩ biến đổi ý nghĩa hoàn cảnh slide sau… Công ty Tư vấn & Đào tạo Quản Lý Mới Những dấu hiệu chung • Ý nghĩa ASAP thay đổi trogn tình sau?… – Có từ phận khác gọi Anh ta cần thông tin chi tiết ASAP; lúc bạn bận – Một đồng nghiệp nhờ bạn giúp phần việc Cố cần bạn ASAP Nhưng bạn có việc khác cần hoàn thành trước nghỉ trưa – Sếp trực tiếp bạn yêu cầu bạn đánh máy giúp văn ASAP, bạn có núi việc cần phải hồn thành Cơng ty Tư vấn & Đào tạo Quản Lý Mới Những dấu hiệu chung – Có từ phận khác gọi Anh ta cần thơng tin chi tiết ASAP; lúc bạn bận – “ASAP” có lẽ là: “Khi làm xong hết công việc tơi có thời gian tơi xem đến yêu cầu anh Icó thể mai hay mốt.” Công ty Tư vấn & Đào tạo Quản Lý Mới Những dấu hiệu chung – Một đồng nghiệp nhờ bạn giúp phần việc Cố cần bạn ASAP Nhưng bạn có việc khác cần hồn thành trước nghỉ trưa – ASAP có lẽ là: “Sau xong việc tôi, giúp cô vào buổi chiều” Công ty Tư vấn & Đào tạo Quản Lý Mới Những câu hỏi hay • Câu hỏi đóng giới hạn khả trả lời vào Có Khơng • Câu hỏi mở cho phép người ta trả lời tự • Câu hỏi có định hướng giới hạn khả trả lời vào số phát biểu • Câu hỏi theo đuổi/thăm dò lần theo câu hỏi liên tiếp để tìm thêm thơng tin • Các câu hỏi giả định đưa tình người trả lời phản ứng lại Công ty Tư vấn & Đào tạo Quản Lý Mới Mơ hình FOCUS • Focus the discussion on the specific information you need • Open-end question to expand the discussion • Close-end question to get specifics • Use active listening skills to understand what you are hearing • Summarize and close the discussion Cơng ty Tư vấn & Đào tạo Quản Lý Mới Đưa phản hồi • Tại cần đưa phản hồi có tính xây dựng với người khác? Dành vài phút để suy nghĩ… Công ty Tư vấn & Đào tạo Quản Lý Mới Đưa phản hồi khi… • Có hỏi ý kiến • Những sai sót cơng việc xảy thường xun • Những thói quen đồng nghiệp làm ảnh hưởng đến bạn • Hành vi đồng nghiệp có tác động tiêu cực • Có vấn đề chưa giải • Và tình khác Những phản hồi có tính xây dựng tập trung vào việc, không nhắm đến người, giúp giải vấn đề trích, để củng cố mối quan hệ khơng phải để chứng tỏ Cơng ty Tư vấn & Đào tạo Quản Lý Mới Những trở ngại đưa phản hồi • Tách người khỏi việc • Người khác trở nên tức giận hay chống đối • Lo sợ hậu • Đương đầu với xung đột tiềm ẩn • Tránh né cảm giác bị xúc phạm • Muốn trì quan hệ • Khơng có đủ thơng tin, kết luận sớm • Thời điểm thích hợp Cơng ty Tư vấn & Đào tạo Quản Lý Mới Mơ hình STATE • • • • • State the constructive purpose of your feedback Tell specifically what you have observed Address and describe your reactions Tender specific suggestions for improvement Express your support and respect for the person Công ty Tư vấn & Đào tạo Quản Lý Mới Ngơn ngữ hình thể • Ngơn ngữ khơng lời, hay cịn gọi ngơn ngữ hình thể, đưa tín hiệu mạnh giao tiếp Các nghiên cứu cho thấy mức độ ảnh hưởng đến thông điệp sau: Ngôn từ Giọng điệu Những “khơng lời” khác Thơng điệp 8% 34% 58% 100% Công ty Tư vấn & Đào tạo Quản Lý Mới Ngơn ngữ hình thể bao gồm… • Gương mặt • Dáng điệu • Sự tập trung • Khoảng cách • Giọng điệu • Thời gian Từng yếu tố mô tả đây… Công ty Tư vấn & Đào tạo Quản Lý Mới Gương mặt • Bao gồm: – Những biểu cảm, nét mặt – Nụ cười – Vị trí đầu; ví dụ nghiêm phía tức chăm chú, quan tâm đến điều nói Bạn muốn nói lên điều chau mày có trình bày ý tưởng mới? Công ty Tư vấn & Đào tạo Quản Lý Mới Dáng điệu • Bao gồm: – Cử – Thái độ – Quần áo, trang sức Bạn muốn nói ăn mặc xồng xĩnh đến dự họp quan trọng? Công ty Tư vấn & Đào tạo Quản Lý Mới Sự tập trung • Đó tiếp xúc mắy với người khác • Ý nghĩa nhìn thay đổi tùy văn hóa Hầu hết người Mỹ cho rằng: – Liếc mắt làm người khác thấy khó chịu – Khơng nhìn thẳng vào mắt làm cho bạn yếu hay khơng đáng tin Bạn muốn nói lên điều nhìn chỗ khác có muốn nói với bạn? Công ty Tư vấn & Đào tạo Quản Lý Mới Khoảng cách • Đó việc bạn sử dụng khơng gian xung quanh • Nhận thức vấn đề thay đổi theo văn hóa Hầu hết người Mỹ cho khoảng cách chừng cánh tay khoảng cách thích hợp hai người Bạn muốn nói lên điều tiến gần đến người lùi xa khỏi bạn? Công ty Tư vấn & Đào tạo Quản Lý Mới Giọng điệu • Giọng điệu yếu tố câu nói – Cáo độ – Cường độ – Sự nhấn nhá Bạn muốn nói bắt đầu lớn tiếng dần lên có bất hịa? Cơng ty Tư vấn & Đào tạo Quản Lý Mới Thời gian • Thời gian muốn nói đến cách bạn sử dụng thời gian giao tiếp – Nhịp độ (khi nói) – Trả lời, đáp ứng – Đúng Bạn muốn nói lúc đến họp muộn? Công ty Tư vấn & Đào tạo Quản Lý Mới Những điều cần nhớ… • Con người ln cần giao tiếp • Ý nghĩa mà người gửi muốn nhắm đến mà người nhận nhận • Chúng ta vượt qua trở ngại giao tiếp hiểu rõ chúng • Giao tiếp lới không lời quan trọng thông điệp mà gửi Công ty Tư vấn & Đào tạo Quản Lý Mới ... vấn & Đào tạo Quản Lý Mới Giao tiếp gì? • Theo bạn, giao tiếp gì, bạn định nghĩa nào? Hãy suy nghĩ viết suy nghĩ bạn vài phút… Công ty Tư vấn & Đào tạo Quản Lý Mới Giao tiếp • Giao tiếp định nghĩa... vấn & Đào tạo Quản Lý Mới Chúng ta giao tiếp nào? • Nghĩ cách giao tiếp khả dĩ… Dành vài phú để suy nghĩ… Công ty Tư vấn & Đào tạo Quản Lý Mới Chúng ta giao tiếp nào? • Chúng ta giao tiếp xây dựng...Nội dung – Giao tiếp gì? – Tai phải giao tiếp giao tiếp sao? – Những rào cản giao tiếp – Chia sẻ suy nghĩ – Nhận thơng tin từ người khác – Đưa