CHƯƠNG 1: NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ PHỎNG VẤN TUYỂN DỤNG. 1.1 Khái niệm, mục đích và, vai trò và( mục đích) của phỏng vấn tuyển dụng. 1.1.1.Khái niệm mục đích và vai trò của phỏng vấn tuyển dụng: Xã hội càng phát triển, máy móc và các phương tiện hiện đại ra đời ngày càng nhiều và chi phối càng nhiều hơn trong đời sống của con người, kể cả lĩnh vực giao tiếp. Với Internet, chúng ta có thể gặp nhau trên mạng và những cuộc gặp gỡ trực tiếp bên ngoài sẽ ít hơn trước đây. Tuy nhiên, đối với các cuộc phỏng vấn tuyển dụng, chúng ta lại không thể trò chuyện thông qua bất kì một phương tiện nào vì chỉ có trò chuyện trực tiếp thì buổi phỏng vấn mới thành công. Phỏng vấn tuyển dụng là quá trình giao tiếp bằng lời (thông qua các câu hỏi và câu trả lời) giữa những người tuyển chọn và người xin việc. Đây là một trong những phương pháp thu thâp thông tin cho việc ra quyết định tuyển chọn. Phỏng vấn tuyển dụng giúp chúng ta khắc phục được những nhược điểm mà quá trình nghiên cứu đơn xin việc không nắm được hoặc các loại văn bằng chứng chỉ không nêu hết được (Giáo trình Quản trị nguồn nhân lực, ThS Nguyễn Vân Điềm- PGS.TS Nguyễn Ngọc Quân, NXB Đại học Kinh tế Quốc dân, 2010). Thực chất, phỏng vấn tuyển dụng là một quá trình thu nhận thông tin. Về phía người được phỏng vấn, họ sẽ tìm được đáp án cho câu hỏi: Mình có thực sự muốn làm việc ở công ty đó không? Cơ quan này có phù hợp với mình hay không? Còn về phía nhà tuyển dụng, phỏng vấn là quá trình thu thập và và đánh giá thông tin về những ứng viên, từ đó đưa ra những quyết định về nhân sự. Sau khi tìm hiểu sơ yếu lí lịch và hồ sơ xin việc của ứng viên, nhà tuyển dụng muốn xác minh lại một số câu hỏi: Liệu ứng viên đó có phải là người thích hợp hay không? Họ có đủ khả năng và kinh nghiệm cho công việc hay không? Họ có hợp tác được với mọi người hay không? Như vậy, phỏng vấn tuyển dụng chính là cơ hội để cho cả hai bên xem xét và đánh giá những yếu tố liên quan đến công ty tuyển dụng, đến công việc và bản thân ứng viên. 1 1.1.2. Mục đích của phỏng vấn tuyển dụng. Một cuộc phỏng vấn được nhà tuyển dụng đưa ra nhằm một số mục đích cơ bản như sau: Thứ nhất, phỏng vấn tuyển dụng nhằm thu thập thông tin về người xin việc: Qua các công cụ tuyển dụng như sơ yếu lý lịch, hồ sơ xin việc, những thông tin về ứng viên có thể chưa hoàn toàn đầy đủ, chưa rõ ràng. Qúa trình phỏng vấn sẽ tạo cơ hội cho nhà tuyển dụng có thêm thông tin về ứng viên được rõ ràng, được giải thích cặn kẽ hơn. Những tiêu chuẩn mà nhà tuyển dụng tìm kiếm ở ứng viên cụ thể là: - Đủ khả năng làm việc: Ứng viên có trình độ học vấn (học trường nào, xếp loại học lực gì ) và sức khoẻ để đáp ứng yêu cầu của công việc hay không? - Đủ tiêu chuẩn để làm được công việc: Ứng viên có kinh nghiệm làm việc và có khả năng phát triển, có định hướng nghề nghiệp (nguyện vọng về nghề nghiệp, những mục tiêu trực tiếp và lâu dài, khả năng thăng tiến) rõ ràng hay không? - Sự phù hợp với công việc: Ứng viên có khả năng hoà nhập với tập thể hay không? Ngoài những yếu tố trên, nhà tuyển dụng có thể tìm kiếm và đánh giá một số kĩ năng cần thiết mà ứng viên cần có như kĩ năng quản lý thời gian, kĩ năng xử lý xung đột, khả năng làm việc nhóm và truyền đạt thông tin… Bên cạnh đó, nha tuyển dụng còn tìm kiếm những phẩm chất như sự trung thực, lòng nhiệt huyết, sự quyết đoán, khả năng hoà nhập và tiềm năng phát triển của ứng viên… Thứ hai, phỏng vấn tuyển dụng có tác dụng đề cao công ty: Qua phỏng vấn giúp cho nhà tuyển dụng giới thiệu về công ty của mình, làm cho người xin việc hiểu rõ những mặt mạnh, ưu thế của công ty. Đây chính là hình thức quảng cáo hữu hiệu nhất cho cơ quan đó. Thứ ba, phỏng vấn tuyển dụng được tiến hành để cung cấp thông tin về tổ chức cho người xin việc, ví dụ như mục tiêu của công ty, cơ cấu bộ máy tổ chức quản lý, các chính sách về nhân sự, các cơ hội thăng tiến, việc làm Ngoài ra, phỏng vấn tuyển dụng sẽ giúp những người tham gia thiết lập quan hệ bạn bè, tăng cường khả năng giao tiếp. 2 Vai trò? 1.2 Các loại phỏng vấn. Hiện nay, các cơ quan, tổ chức và doanh nghiệp thường áp dung nhiều loại phỏng vấn để thu thập thông tin. Đó là: - Phỏng vấn sơ bộ: Phỏng vấn sơ bộ được tiến hành nhằm xác định ứng viên đó sẽ được vào hoặc loại khỏi danh sách ứng viên vòng 1. Những cuộc phỏng vấn này có thể được tiến hành qua điện thoại bởi người tiếp nhận bản sơ yếu lí lịch. Tất nhiên hình thức phỏng vấn này không nên để cho nhân viên lễ tân hay thư kí cấp dưới chưa có kinh nghiệm về phỏng vấn tiến hành. Tuy nhiên trên thực tế, trường hợp này thường xảy ra. Nó cũng có thể được thực hiện bởi những thành viên trong công ty chịu trách nhiệm thu hút người nộp đơn xin việc, giám đốc nhân sự hoặc chính người phụ trách tuyển dụng. Hình thức phỏng vấn cơ bản này nhằm xác định các yêu cầu cần thiết có được áp dụng hay không, chủ yếu tập trung vào kinh nghiệm làm việc, kĩ năng và trình độ học vấn. Như vậy, việc kiểm tra này đôi khi sẽ loại bỏ nhu cầu cần tổ chức một buổi phỏng vấn. Qua bản sơ yếu lí lịch, nhà tuyển dụng có thể đưa bạn vào hoặc loại bỏ khỏi danh sách. - Phỏng vấn lần 2: Phỏng vấn này thường kéo dài từ 30-45 phút và được tiến hành để duyệt lại mọi vấn đề thuộc về khả năng của người xin việc. Việc này cho phép người phỏng vấn có thế ra quyết định cuối cùng về tuyển dụng nhân sự - Phỏng vấn theo mẫu: Là hình thức phỏng vấn mà các câu hỏi được thiết kế sẵn từ trước theo yêu cầu của công việc. Đây là hình thức mà các câu hỏi và câu trả lời đều được chuẩn bị kĩ cho người phỏng vấn và người được phỏng vấn. Trong phỏng vấn theo mẫu, người phỏng vấn sẽ đọc các câu hỏi và các câu trả lời để người xin việc lựa chọn và xác định câu trả lời đúng nhất của mình. Loại phỏng vấn này có ưu điểm là xác định được nội dung chủ yếu các thông tin cần nắm nhưng nhược điểm của nó là tính phong phú của thông tin bị hạn chế. Khi người hỏi cần biết thêm chi tiết hoặc người trả lời muốn hỏi thêm dều bị giới hạn, do vậy phỏng vấn theo mẫu giống như là cuộc nói chuyện với máy ghi âm hay là trả lời theo phiếu hỏi. 3 - Phỏng vấn theo tình huống: Là quá trình người hỏi yêu cầu các ứng viên phải trả lời về ứng xử hay cách thực hiện, xử lý các công việc theo các tình huống giả định hoặc các tình huống có thật trong thực tế mà những người phỏng vấn đặt ra. Đối với phương pháp này thì vấn đề quan trọng là đưa ra các tình huống đại diện và điển hình, các tình huống này phải dựa trên cơ sở phân tích công việc một cách chi tiết để xác định các đặc trưng cơ bản và các kĩ năng chủ yếu khi thực hiện công việc. - Phỏng vấn theo mục tiêu: Đây là cuộc phỏng vấn dựa vào những công việc cụ thể mà yêu cầu các ứng viên phải trả lời theo những mục tiêu được xác định từ trước. Các câu hỏi dựa vào sự phân tích công việc một cách kĩ lưỡng để xác định mục tiêu cho vị trí việc làm. Phương pháp phỏng vấn theo mục tiêu là phương pháp cho ta độ tin cậy cao và đúng đắn nhất. - Phỏng vấn không có hướng dẫn: Là cuộc phỏng vấn mà người đi phỏng vấn không chuẩn bị trước nội dung các câu hỏi mà để cho ứng viên trao đổi một cách thoải mái xung quanh công việc, người hỏi chỉ định hướng cho cuộc thảo luận. Hình thức phỏng vấn này giúp cho việc thu thập thông tin đa dạng ở nhiều lính vực, nhưng muốn đạt hiệu quả cao thì phải chú ý một số vấn đề sau: + Người đi phỏng vấn phải là người nắm chắc và hiểu công việc của các vị trí cần tuyển người một cách chi tiết. + Người đi phỏng vấn phải hiểu biết rõ kĩ thuật phỏng vấn. + Trong quá trình phỏng vấn, cả hai bên nên chú ý nghe, không được cắt ngừng câu trả lời, không thay đổi chủ đề đột ngột, không đi vào lĩnh vực quá xa công việc cần tuyển. - Phỏng vấn căng thẳng: Là hình thức phỏng vấn mà trong đó người phỏng vấn đưa ra được câu hỏi có tính chất nặng nề, cường độ hỏi dồn dập. Cách phỏng vấn này mong tìm kiếm ở các ứng viên lòng vị tha, sự ứng xử công việc trong thời gian eo hẹp. Nó giúp chúng ta tìm ra được những người để bố trí vào những việc làm căng thẳng như công việc bán hàng vào các dịp lễ tết, thanh toán quyết toán cuối quý hay cuối năm - Phỏng vấn theo nhóm: Là hình thức phỏng vấn mà một người hỏi cùng lúc đối với nhiều người. Loại phỏng vấn này giúp ta có thể thu thập được những 4 thông tin hay tránh được các thông tin trùng lặp mà các ứng viên đều có mà ta không cần hỏi riêng từng người một. - Phỏng vấn hội đồng: Là hình thức phỏng vấn của nhiều người đối với một ứng viên. Loại phỏng vấn này thích hợp trong từng trường hợp bố trí các ứng viên vào các vị trí quan trọng mà cần có sự tán đồng của nhiều người. Nó tránh được tính chủ quan khi chỉ có một người phỏng vấn và nó tạo ra tính linh hoạt và khả năng phản ứng đồng thời của các ứng viên. 1.3. Quy trình của một buổi phỏng vấn. Thông thường, một buổi phỏng vấn sẽ tiến hành theo một quy trình cụ thể như sau: Bước 1: Bước chào hỏi. Trong bước này, nhà tuyển dụng sẽ bắt đầu bằng việc chào hỏi và có thể trò chuyện với ứng viên trong vài phút nhằm giúp ứng viên thư giãn. Trong phần này sẽ ít có những câu hỏi quan trọng mà chỉ là những câu trao đổi mang tính xã giao. Tuy nhiên, nhà tuyển dụng có thể quan sát và đánh giá cách ăn mặc, ứng xử, phong cách của ứng viên ngay từ những phút ban đầu gặp mặt. Bước 2: Trao đổi thông tin. Đây là bước quan trọng nhất trong một buổi phỏng vấn tuyển dụng vì thông qua những câu hỏi và câu trả lời, người phỏng vấn cũng như người được phỏng vấn sẽ có những thông tin cần thiết cho quyết định của mình. Qúa trình trao đổi thông tin sẽ diễn ra như sau: Đầu tiên, nhà tuyển dụng sẽ hỏi những câu hỏi chung cho tất cả các ứng viên như: “Hãy cho chúng tôi biết thêm về bản thân bạn?” hay “Bạn có những kinh nghiệm làm việc như thế nào?” để biết thêm về ứng viên. Tiếp theo, nhà tuyển dụng có thể yêu cầu bạn làm rõ một số vấn đề bạn đã viết trong sơ yếu lí lịch hay hồ sơ xin việc bằng một số câu hỏi ngắn. Ví dụ như: “Bạn đã làm việc ở Công ty X được 1 năm, tại sao bạn lại không làm ở đó nữa?” Cuối cùng, họ sẽ cung cấp cho ứng viên những thông tin về công ty, công việc, về lương thưởng và các chế độ làm việc và đề nghị bạn đặt những câu hỏi của mình. 5 Bước 3: Kết thúc buổi phỏng vấn. Sau khi trao đổi và có được những thông tin cần thiết, nhà tuyển dụng sẽ chủ động kết thúc buổi phỏng vấn với lời hẹn thông báo kết quả tuyển dụng cho ứng viên. CHƯƠNG 2: CÁC BƯỚC CHUẨN BỊ VÀ THỰC HIỆN PHỎNG VẤN. BƯỚC 1: CHUẨN BỊ TRƯỚC PHỎNG VẤN Chuẩn bị trước phỏng vấn là công việc quan trọng và thực sự cần thiết đối với mỗi người trước khi tham dự phỏng vấn xin việc. Càng chuẩn bị kĩ, chúng ta sẽ càng thể hiện bản thân tốt hơn trước nhà tuyển dụng và khi đó, cơ hội giành được vị trí công việc sẽ nhiều hơn. Khi nghiên cứu vấn đề này, chúng tôi có tiến hành phỏng vấn trực tiếp 10 anh/ chị đang đi làm ở các cơ quan khác nhau và họ đã từng tham gia các cuộc phỏng vấn tuyển dụng. Câu hỏi đưa ra là: Trước khi tham dự phỏng vấn, anh chị nghĩ rằng mình cần chuẩn bị những gì và thực tế sau khi phỏng vấn ra sao? Đa số(bao nhiêu phần trăm?) các ý kiến cho rằng họ chỉ chú ý chuẩn bị trang phục và một số thông tin liên quan đến nhà tuyển dụng. Nhưng trong quá trình phỏng vấn, họ gặp một số vấn đề như đến phỏng vấn muộn, không mang theo hồ sơ tới buổi phỏng vấn, không trả lời được câu hỏi của người phỏng vấn do quá căng thẳng… Bài học kinh nghiệm họ rút ra là cần phải chuẩn bị kĩ (gì?) hơn trước khi đi phỏng vấn. Như vậy, để có thể thành công và có việc làm thích hợp, việc cần làm đầu tiên là sự chuẩn bị. Khi tham dự phỏng vấn, những yếu tố cần chuẩn bị đó là: 2.1. Chuẩn bị hồ sơ xin việc. Hồ sơ xin việc là công cụ cung cấp thông tin đầu tiên về ứng viên tới nhà tuyển dụng và nó phải được gửi ngay nhà tuyển dụng sau khi họ đăng tin tuyển người. Từ hồ sơ xin việc, nhà tuyển dụng mới có cơ sở để tuyển chọn người tham gia phỏng vấn. Về thực chất, chuẩn bị lại toàn bộ hồ sơ không phải là việc làm sau khi ứng viên được gọi phỏng vấn. Đối với một buổi phỏng vấn tuyển dụng, chuẩn bị hồ sơ xin việc chỉ có nghĩa là việc ứng viên cần xem lại các giấy tờ, hồ sơ mình đã gửi tới 6 nha tuyển dụng trước đó hoặc chuẩn bị hồ sơ gốc để mang tới buổi phỏng vấn nhằm làm rõ yêu cầu của nơi tuyển dụng. Tuy nhiên, trong bài viết này, chúng tôi vẫn chỉ đề cập đến việc chuẩn bị một bộ hồ sơ xin việc ngay khi các bạn sinh viên có ý định xin vào một vị trí công việc nào đó để phục vụ tốt hơn cho quá trình xin việc của các bạn. Hồ sơ xin việc thường là một mẫu được quy định chung hoặc là mẫu riêng của từng đơn vị tuyển dụng. Nó bao gồm các giấy tờ như: đơn xin việc; bản sơ yếu lý lịch; các văn bằng chứng chỉ; giấy khám sức khỏe; giấy khai sinh; sổ hộ khẩu; giấy photocopy chứng minh thư nhân dân; thư giới thiệu của công ty hoặc của người có uy tín…. Hồ sơ xin việc là một mẫu được định sẵn, do đó nó khá khô khan, cứng nhắc mà khi nhìn qua có thể kết luận hầu hết tất cả các hồ sơ đều như nhau. Trong khi đó, đối với mỗi một ví trí tuyển dụng có thể có hàng trăm hồ sơ xin việc nhưng nhà tuyển dụng chỉ lựa chọn một số lượng vừa đủ để tiến hành phỏng vấn. Vì vậy, câu hỏi lớn nhất khi làm hồ sơ đăng ký tuyển dụng vào một ví trí nào đó của chúng ta khi đi xin việc thường là: Làm sao mình có thể lọt qua vòng thẩm định hồ sơ?”. Đây là một việc khó, đặc biệt là đối với những vị trí quan trọng, có nhiều ứng cử viên tham gia. Tuy nhiên, việc này sẽ trở nên dễ dàng nếu ứng viên có thể làm nổi bật được con người và năng lực của mình một cách rõ nét thông qua các văn bản, giấy tờ trong hồ sơ xin việc. 2.1.1. Đơn xin việc. Đây là văn bản phải có trong mọi hồ sơ xin việc. Nó có vai trò quan trọng trong hồ sơ vì thông qua đơn xin việc, người xin việc có thể khẳng định trình độ, sự phù hợp của mình đối với vị trí được tuyển dụng khiến nhà tuyển dụng xem xét hồ sơ của mình kỹ hơn. Tuy nhiên, điều này chỉ đúng khi chúng ta tự xây dựng cho mình một đơn xin việc riêng mà không theo mẫu cơ bản có trong một hồ sơ. a.Về hình thức. Đơn xin việc sử dụng giấy A4, căn chỉnh lề cân đối; sử dụng font chữ Times New Roman hoặc Arial; VN Time. Đơn không sử dụng quá nhiều cỡ chữ, kiểu chữ, và các cỡ chữ không quá chênh lệch nhau. Tên nhà tuyển dụng, họ và tên người xin việc nên viết hoa để thể hiện sự quan tâm và tôn trọng. Đơn xin việc có thể viết tay 7 hoặc đánh máy, tùy thuộc vào yêu cầu của nhà tuyển dụng. Nội dung đơn nên trình bày ngắn gọn, rõ ràng, đẹp mắt, dể hiểu, tránh sử dụng văn nói mà nên sử dụng văn phong hành chính với ngôn ngữ nhẹ nhàng, giản dị, chân thật. Phải chấm ngắt câu một cách phù hợp, các đoạn văn phải ngắt xuống dòng, không nên viết một đoạn văn quá dài, gây sự khó chịu cho người đọc mà nên tạo thành nhiều đoạn nhỏ trên một mặt giấy. b.Về nội dung. Đơn xin việc cần thể hiện được đầy đủ các yếu tố sau: 1. Thông tin cá nhân gồm: họ và tên; ngày, tháng, năm sinh của người đi xin việc. 2. Đoạn mở đầu: Trình bày sơ lược về sự tìm hiểu của bạn về công ty và lý do tại sao bạn muốn được tuyển dụng vào cơ quan và vị trí tuyển dụng. 3. Đoạn nội dung chính: Người đi xin việc nên trình bày những khả năng của mình phù hợp với vị trí tuyển dụng, cần nên nêu rõ những công việc cụ thể mà ứng cử viên có thể đảm trách, những công việc mà mình muốn làm và quan tâm. Đặc biệt cần làm nổi bật những kinh nghiệm, phẩm chất và kết quả làm việc đối với những công việc đã từng làm hay những thành tích học tập mà mình đã đạt được trong trường học đối với những sinh viên đã và mới ra trường. 4. Đoạn thông tin bổ sung: đây là phần trình bày lý do vì sao ứng cử viên thích vị trí công việc ở đơn vị đang tuyển dụng và một số lời hứa hẹn chân thành bày tỏ sự mong muốn đóng góp khả năng của mình cho nhà tuyển dụng. Thay vào mẫu đơn xin việc có sẵn, người xin việc nên thiết kế và xây dựng một đơn xin việc riêng để thu hút được sự chú ý của nhà tuyển dụng đối với bộ hồ sơ của mình giữa rất nhiều hồ sơ xin việc khác. 2.2.2. Bản sơ yếu lý lịch. Bản sơ yếu lý lịch là sự tự giới thiệu về bản thân mà thông qua nó ứng cử viên có thể phản ánh được nhân cách, kinh nghiệm, kỹ năng của mình đối với vị trí tuyển dụng. Vì vậy, người đi xin việc cần viết thật kỹ lưỡng; đúng dấu chính tả; chữ viết rõ ràng; trình bày thông tin đầy đủ, ngắn gọn, súc tích và sử dụng ngôi xưng hô phù hợp. 8 Trên thực tế hiện nay, hầu hết những người đi xin việc thường sử dụng bản sơ yếu lý lịch có sẵn trong hồ sơ xin việc. Bản sơ yếu lý lịch tự thuật này đã khái quát được hầu hết những thông tin mà ứng cử viên cần cung cấp. Tuy nhiên, ở một số mục quan trong như: quá trình hoạt động của bản thân; khen thưởng và kỷ luật thì diện tích quá nhỏ khiến ứng cử viên khó có thể viết chi tiết quá trình hoạt động và những thành tích mà mình đã đạt được. Vì vậy, nếu muốn tạo được ấn tượng hơn với nhà tuyển dụng dụng bạn nên viết một bản kê khai chi tiết quá trình hoạt động và những thành tích, kỷ luật của bản thân thành một bản riêng, để kẹp chung trong bản sơ yếu lý lịch đã viết. Việc làm này sẽ khiến khả năng trúng tuyển của ứng cử viên sẽ cao hơn rất nhiều so với những hồ sơ viết sơ sài không đầy đủ và qua loa. Trong phần quá trình hoạt động của bản thân, nếu người xin việc là sinh viên mới ra trường hay người chưa từng đi làm việc thì cần nêu quá trình sinh sống, hoạt động và học tập cùng những thành tích đã đạt được của bản thân. Ngược lại, nếu là người đã từng đi làm thì cần nêu thêm công việc đã làm là gì? Ở cơ quan nào? Kết quả làm việc và thời gian làm việc? Khi trình bày phần này, cần trình bày những kinh nghiệm và những đặc điểm nổi bật của mình, đặc biệt là những điểm mạnh mà vị trí tuyển dụng dụng cần có, nhà tuyển dụng tuyển dụng quan tâm. Đối với phần khen thưởng, người xin việc cần nêu cụ thể, rõ ràng và đầy đủ, vì những những thông tin này là minh chứng cho những thành tích mà mình đã đạt được, điều đó tạo nên sự tin tưởng từ phía nhà tuyển dụng. 2.2.3. Văn bằng, chứng chỉ có sức thuyết phục. Văn bằng, chứng chỉ có vai trò quan trọng trong hồ sơ xin việc vì thông qua đó nhà tuyển dụng có thể xác nhận các thông tin liên quan đến trình độ học vấn của ứng cử viên. Xem ứng cử viên đã được đào tạo những gì, trình độ tới đâu, kết quả học tập ra sao để có thể đánh giá sự phù hợp của vị trí được tuyển dụng. Vì vậy, ứng cử viên cần photocopy mỗi loại chứng chỉ có liên quan đến yêu cầu công việc và cho vào hồ sơ, không cho các chứng chỉ không cần thiết vào nếu có. Đặc biệt, ứng cử viên không nên làm giả hoặc mua các chứng chỉ, bằng cấp giả để cho vào hồ sơ vì nếu bị phát hiện ứng cử viên sẽ bị loại, ngay cả khi đã trúng được tuyển dụng, không những thế điều này còn có thể gây khó khăn cho quá trình xin việc của ứng cử viên sau này. 9 Ví dụ: Đối với vị trí văn thư, thì một bộ hồ sơ ứng cử viên cần có các văn bằng, chứng chỉ sau: 1. Nghiệp vụ văn thư – lưu trữ. 2. Nghiệp vụ hành chính văn phòng. 3. Tin hoc. 4. Anh văn. 5. Kế toàn. 6. Lễ tân văn phòng. 2.2.4. Thư giới thiệu của công ty hoặc của người có uy tín. Thư giới thiệu của công ty mà ứng cử viên đã từng làm việc hoặc của người có uy tín được nhiều người biết đến là bằng chứng xác thực chứng minh khả năng của ứng cử viên. Văn bản này sẽ giúp ứng cử viên rất nhiều trong vòng xét tuyển hồ sơ cũng như cả phần phỏng vấn tuyển dụng. Tuy nhiên, đối với thư giới thiệu của công ty cũ hay là thư xác nhận năng lực làm viêc thì ứng cử viên có để trong túi hồ sơ. Nhưng nếu là thư giới thiệu thì có thể để trong hồ sơ hoặc có thể gửi đi trước khi nộp hồ sơ để nhà tuyển dụng có thể xác minh nó trước khi gọi ứng cử viên tới phỏng vấn. 2.2.5.Giấy khám sức khỏe. Giấy khám sức khỏe thể hiện tình hình thể lực và sức khỏe của ứng cử viên, vì thế hầu hết mọi nhà tuyển dụng đều yêu cầu ứng cử viên nộp giấy tờ này. Hiện nay, có không ít người đi xin việc mua giấy khám sức khỏe giả mà không đi khám theo yêu cầu. Điều này rất nguy hiểm, đặc biệt là đối với những vị trí có khối lượng công việc nhiều, phải vận động hay áp lực công việc quá lớn…Do đó trước hoặc khi làm hồ sơ xin việc, người xin viêc cần đi khám sức khoẻ để có thể chắc chắn mình phù hợp với công việc đang ứng tuyển. Ngoài những giấy tờ trên, trong hồ sơ xin việc cần có bản sao sổ hộ khẩu hoặc giấy tạm trú và giấy photocopy chứng minh thư nhân dân có công chứng của cơ quan nhà nước có thẩm quyền. Những giấy tờ này sẽ giúp nhà tuyển dụng xác định được quê quán và các thông tin khác một cách chính xác để có thể tin tưởng ứng cử viên trước khi phỏng vấn tuyển dụng vào một vị trí của cơ quan, đặc biệt là những vị trí có vai trò quan trọng. 10 [...]... vòng phỏng vấn tiếp theo, chúng ta sẽ không còn bỡ ngỡ như lần đầu tiên và khi đó, tất nhiên là ứng viên sẽ thể hiện mình tốt hơn Sau khi tham khảo các vấn đề cần tổng kết sau buổi phỏng vấn, chúng tôi có xây dựng được bảng tổng kết với những yêu tố sau: Tổng kết sau buổi phỏng vấn 1 Ngày phỏng vấn: 2 Tên công ty: 3 Nơi phỏng vấn: 4 Người phỏng vấn: - Tên: - Chức danh/ phòng ban: - Nhận xét về người phỏng. .. cho các cuộc phỏng vấn sau của bạn Thứ hai, những thông tin ghi chép và tổng kết này sẽ rất hữu ích nếu như bạn được gọi phỏng vấn lần 2 tại công ty đó Trong cuộc phỏng vấn, không phải ứng viên nào cũng dám hỏi nhà tuyển dụng hết những thắc mắc của mình Vì vậy, sau buổi phỏng vấn, người xin việc nên ghi lại những câu hỏi hay những vấn đề mà mình chưa giải đáp được để có thể hỏi lại nhà tuyển dụng nếu... vấn: - Tên: - Chức danh/ phòng ban: - Nhận xét về người phỏng vấn: 5 Công việc, công ty: - Chi tiết công việc: - Nhận xét về công việc: - Nhận xét về công ty 6 Nhận xét về cuộc phỏng vấn: - Tác phong: - Cách trả lời phỏng vấn: - Những thắc mắc chưa giải đáp được: - Những điểm có thể làm tốt hơn: - Những điểm hài lòng về cuộc phỏng vấn: - Những điểm không hài lòng 7 Kinh nghiệm rút ra: 8 Đánh giá cơ... phòng, ứng cử viên nên xin phép người phỏng vấn để thể hiện sự lịch sự và tôn trọng nhà tuyển dụng BƯỚC 2: GIAI ĐOẠN PHỎNG VẤN TRỰC TIẾP Phỏng vấn là một quá trình thu nhận tin giữa người phỏng vấn và ứng viên để có thể thực hiện được các quyết định tuyển dụng Một buổi phỏng vấn được coi thành công đối với người xin việc không chỉ thể hiện qua các câu trả lời phỏng vấn mà còn được đánh giá qua tác phong... có thể hỏi lại nhà tuyển dụng nếu như được gọi phỏng vấn lần 2 Hoặc chúng ta có thể ghi lại những thông tin khác Ví dụ như: Những câu hỏi mà mình chưa trả lời tốt và cách trả lời tốt hơn, những suy nghĩ của bản thân về buổi phỏng vấn, bài học rút ra sau phỏng vấn hoặc tên những người đã phỏng vấn bạn mình trước đó và thái độ của họ như thế nào… Tất cả những thông tin này được ghi chép lại và tổng kết... đầu trong phỏng vấn 2 6 Kết thúc buổi phỏng vấn: Sau khi hai bên trao đổi những câu hỏi cần thiết, nhà tuyển dụng sẽ ra những dấu hiệu kết thúc buổi phỏng vấn Đó có thể là: - Ngôn ngữ cơ thể: Nhà tuyển dụng nhìn vào đồng hồ, đứng dậy hay ngồi thẳng lên Hoặc họ bước ra cửa cũng là một dấu hiệu rõ ràng - Lời nói: Bạn còn câu hỏi nào không? Bạn có vấn đề gì cần thảo luận nữa không? Khi nhà tuyển dụng.. . qua buổi phỏng vấn Việc ghi chép lại giúp nhà tuyển dụng ứng viên đó là người làm việc chăm chỉ, khoa học, ngăn nắp và có kế hoạch rõ ràng 2.4 Cách trả lời phỏng vấn tuyển dụng Phỏng vấn là một bước quan trọng trong quá trình đưa tin và ngôn ngữ trong phỏng vấn là một yếu tố truyền đạt thông tin hiệu quả trong quá trình đó Để có thể đạt hiệu quả giao tiếp, ngôn ngữ dùng trong trả lời phỏng vấn cần phải... cảm Những yêu cầu này trong ngô ngữ sẽ giúp cho ứng viến tạo được niềm tin với ban giám khảo và nâng cao hiệu quả phỏng vấn Để đạt những yêu cầu trên, người đi phỏng vấn cần vận dụng thành thạo linh hoạt các quy tác ngữ pháp, trọng âm Tuy nhiên, trong phần này, chúng tôi chỉ trình bày các dạng câu hỏi và những điều cần lưu ý khi tra lời phỏng vấn tuyển dụng chứ không đề cập đến ngôn ngữ khi trả lời phỏng. .. gặp trong quá trình phỏng vân xin việc Do phạm vi đề tài có hạn nên chúng tối không đề cập đầy đủ mọi dạng câu hỏi mà chỉ nói tới một phần phổ biến nhất khi ứng viên tham gia tuyển dụng 2.4.2 Cách trả lời phỏng vấn tuyển dụng.: Trong một buổi phỏng vấn sẽ có rất nhiều câu hỏi dành cho ứng viên và tất nhiên chúng ta không thể chuẩn bị trước rồi học thuộc lòng những câu hỏi đó Nhà tuyển dụng sẽ đánh giá... và sự phản ứng của nhà tuyển dụng bằng những câu hỏi như: Liệu tôi đã cung cấp đầy đủ thông tin chưa ạ? hoặc Liệu tôi đã đưa ra được những thông tin mà ông/ bà càn chưa ạ? * Những điều không nên làm khi trả lời câu hỏi: - Không nên nói những điều mà mình không biết chắc về công ty: Những người phỏng vấn là người nắm chắc hoạt động, tổ chức của cơ quan hơn ai hết nên những vấn đề này nếu không chắc chắn . CHƯƠNG 1: NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ PHỎNG VẤN TUYỂN DỤNG. 1.1 Khái niệm, mục đích và, vai trò và( mục đích) của phỏng vấn tuyển dụng. 1.1.1.Khái niệm mục đích và vai trò của phỏng vấn tuyển dụng: Xã. dụng. Nhưng trong quá trình phỏng vấn, họ gặp một số vấn đề như đến phỏng vấn muộn, không mang theo hồ sơ tới buổi phỏng vấn, không trả lời được câu hỏi của người phỏng vấn do quá căng thẳng… Bài. phỏng vấn để thu thập thông tin. Đó là: - Phỏng vấn sơ bộ: Phỏng vấn sơ bộ được tiến hành nhằm xác định ứng viên đó sẽ được vào hoặc loại khỏi danh sách ứng viên vòng 1. Những cuộc phỏng vấn