Đang tải... (xem toàn văn)
ĐỀ CƯƠNG BÀI GIẢNG QUẢN LÝ VĂN BẢN TRONG MÔI TRƯỜNG MẠNG (ỨNG DỤNG CNTT VÀO CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ) tin (UDCNTT) vào công tác văn phòng, khoa Quản lý Văn thư mời giảng viên trường Đại học Nội vụ thỉnh giảng. Khi giảng dạy học phần này, giảng viên sẽ giới thiệu phần mềm của họ, dạy xong họ xóa đi. Bắt đầu từ năm học 2014 2015, theo chủ trương của nhà trường, khoa Quản lý Văn thư không mời giảng viên ngoài nữa mà mời giảng giảng viên khoa Công nghệ dạy học phần này. Không có phần mềm, giảng viên chỉ đơn thuần giảng về phần lý thuyết và dạy sinh viên kẻ các cột dữ liệu trên máy tính và nhập dữ liệu vào. Như vậy, rất nhiều nội dung của học phần như: ứng dụng công nghệ thông tin trong việc theo dõi và quản lý giải quyết công việc của cơ quan; phân quyền giải quyết công việc; thanh kiểm tra việc giải quyết công việc của cán bộ nhân viên trong cơ quan; lập và lưu trữ hồ sơ điện tử, quản lý hồ sơ, tài liệu của cơ quan, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ... giảng viên khó truyền tải và sinh viên không lĩnh hội hết được. Để đáp ứng nhu cầu cấp thiết trong việc dạy và học học phần UDCNTT vào công tác văn phòng cũng như một số học phần khác có liên quan tới việc UDCNTT, máy tính vào công tác văn thư, lưu trữ, tác giả Nguyễn Đình Giới đã nghiên cứu xây dựng và nghiệm thu đề tài nghiên cứu khoa học năm 2016 với phần mềm “Quản Lý Văn Bản Và Điều Hành.” Đây là một phần mềm ứng dụng có thể áp dụng cho cơ quan nhỏ và vừa trong việc lưu trữ các văn bản đi, đến hoặc tài liệu lưu trữ của cơ quan. MỤC LỤC Chương 1 3Ứng dỤng CÔNG NGHỆ THÔNG TIN vào công tác quẢn lý văn bẢn đi, đẾn 31 1 Giới thi.
ĐỀ CƯƠNG BÀI GIẢNG QUẢN LÝ VĂN BẢN TRONG MÔI TRƯỜNG MẠNG (ỨNG DỤNG CNTT VÀO CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ) MỤC LỤC Chương 1: Ứng dỤng CÔNG NGHỆ THƠNG TIN vào cơng tác quẢn lý văn bẢn đi, đẾn .3 1.1 Giới thiệu phần mềm quản lý văn điều hành 1.2 Ứng dụng quản lý văn đến phần mềm quản lý văn điều hành 1.3 Ứng dụng quản lý văn phần mềm quản lý văn điều hành 13 CHƯƠNG 2: ỨNG DỤNG CƠNG NGHỆ THƠNG TIN VÀO TẠO LẬP VÀ TÌM KIẾM HỒ SƠ 18 2.1 Tạo lập hồ sơ phần mềm quản lý văn điều hành… 18 2.2 Tìm kiếm hồ sơ phần mềm quản lý văn điều hành 19 TÀI LIỆU THAM KHẢO .21 CHƯƠNG ỨNG DỤNG CNTT VÀO CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI, ĐẾN 1.1 Giới thiệu phần mềm quản lý văn điều hành Quy trình tổ chức quản lý văn bao gồm bước: Soạn thảo; Duyệt thảo; Hồn chỉnh thảo, in văn bản; Trình ký, ký văn bản; Kiểm tra; Đăng ký văn bản; Nhân đóng dấu; Tổ chức chuyển giao theo dõi việc chuyển giao văn bản; Lưu, xếp, bảo quản phục vụ nghiên cứu sử dụng Quy trình tổ chức quản lý văn đến bao gồm bước: Tiếp nhận văn bản; Kiểm tra phân loại văn bản; Bóc bì văn bản; Đóng dấu đến; Đăng ký văn đến; Trình văn đến; Phân phối chuyển giao văn bản; Tổ chức giải kiểm tra việc giải văn đến Trong quy trình trên, bước: đăng ký văn bản, lưu, xếp, bảo quản phục vụ nghiên cứu sử dụng (ở quy trình tổ chức quản lý văn đi) bước: đăng ký văn đến, phân phối chuyển giao văn bản, tổ chức giải kiểm tra việc giải văn đến, tìm kiếm văn đến (ở quy trình tổ chức quản lý văn đến) thực máy tính thơng qua việc sử dụng phần mềm Theo Thơng tư số 07/2012/TT-BNV, văn đi, đến đăng ký vào Sổ đăng ký văn đi, đến Cơ sở liệu quản lý văn đi, đến máy vi tính Cũng theo thơng tư này, việc đăng ký văn đi, đến Cơ sở liệu quản lý văn máy vi tính phải đảm bảo yêu cầu sau: - Yêu cầu chung việc xây dựng Cơ sở liệu quản lý văn thực theo quy định hành pháp luật lĩnh vực - Việc đăng ký (cập nhật) văn vào Cơ sở liệu quản lý văn thực theo hướng dẫn sử dụng chương trình phần mềm quản lý văn quan, tổ chức cung cấp chương trình phần mềm - Văn đăng ký vào Cơ sở liệu quản lý văn phải in giấy để ký nhận lưu hồ sơ đóng sổ để quản lý - Khơng sử dụng máy vi tính nối mạng nội mạng diện rộng để đăng ký văn mật đến Như vậy, việc xây dựng phần mềm với sở liệu quản lý văn đi, đến thực theo hướng dẫn Phụ lục II, III, VII Thơng tư số 07/2012/TTBNV Trước đây, chương trình đào tạo học phần Ứng dụng Công nghệ thông tin (UDCNTT) vào cơng tác văn phịng, khoa Quản lý - Văn thư mời giảng viên trường Đại học Nội vụ thỉnh giảng Khi giảng dạy học phần này, giảng viên giới thiệu phần mềm họ, dạy xong họ xóa Bắt đầu từ năm học 2014 2015, theo chủ trương nhà trường, khoa Quản lý - Văn thư khơng mời giảng viên ngồi mà mời giảng giảng viên khoa Cơng nghệ dạy học phần Khơng có phần mềm, giảng viên đơn giảng phần lý thuyết dạy sinh viên kẻ cột liệu máy tính nhập liệu vào Như vậy, nhiều nội dung học phần như: ứng dụng công nghệ thông tin việc theo dõi quản lý giải công việc quan; phân quyền giải công việc; kiểm tra việc giải công việc cán nhân viên quan; lập lưu trữ hồ sơ điện tử, quản lý hồ sơ, tài liệu quan, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ giảng viên khó truyền tải sinh viên không lĩnh hội hết Để đáp ứng nhu cầu cấp thiết việc dạy học học phần UDCNTT vào công tác văn phịng số học phần khác có liên quan tới việc UDCNTT, máy tính vào cơng tác văn thư, lưu trữ, tác giả Nguyễn Đình Giới nghiên cứu xây dựng nghiệm thu đề tài nghiên cứu khoa học năm 2016 với phần mềm “Quản Lý Văn Bản Và Điều Hành.” Đây phần mềm ứng dụng áp dụng cho quan nhỏ vừa việc lưu trữ văn đi, đến tài liệu lưu trữ quan Thông qua việc sử dụng phần mềm, người dùng rút ngắn quy trình quản lý văn bản, đảm bảo xác, an tồn tiết kiệm khơng gian lưu trữ (văn giấy chiếm nhiều diện tích phải lưu lại tủ) 1.2 Ứng dụng quản lý văn đến phần mềm quản lý văn điều hành Văn đến tất loại văn bản, bao gồm văn quy phạm pháp luật, văn hành văn chuyên ngành (kể Fax, văn chuyển qua mạng, văn mật) đơn, thư gửi đến quan, tổ chức (Thông tư 07/2012/ TT-BNV hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan, 2012.) Các bước đăng ký văn đến, phân phối chuyển giao văn bản, tổ chức giải kiểm tra việc giải văn đến quy trình tổ chức quản lý văn đến thực máy tính qua việc sử dụng phần mềm Người dùng truy cập vào địa chỉ: http://dinhgioi.step.com.vn Tên đăng nhập Mật Ðang nh?p Tại đây, người dùng nhập tên đăng nhập là: admin, mật đăng nhập là: 123456 (Sau truy cập, người dùng thay đổi mật khẩu) Giao diện phần mềm hiển thị sau: Tại menu VĂN BẢN ĐẾN, người dùng thực chức năng: Vào sổ văn đến, quản lý phân phối văn đến 1.2.1 Cập nhật thông tin văn đến (Vào sổ văn đến/đăng ký văn đến) Tại menu VĂN BẢN ĐẾN, người dùng chọn mục Vào sổ văn đến Tại đây, người dùng nhập thông tin văn đến bao gồm: - Sổ văn bản(*): nhập sổ văn theo năm; - Số, ký hiệu văn bản(*): nhập số, ký hiệu văn bản; - Ngày ban hành(*): nhập ngày ban hành văn bản; - Cơ quan(*): nhập quan ban hành văn bản; - Lĩnh vực văn bản(*): nhập lĩnh vực văn đề cập tới (CNTT, văn hoá, xã hội, giáo dục, y tế …); - Trích yếu(*): nhập nội dung trích yếu từ văn bản; - Loại văn bản(*): định, công văn, thông tư, thông báo, tờ trình kế hoạch; - Ngày đến(*): nhập ngày đến văn bản; - Hình thức xử lý(*): văn lục nhận để biết; - Độ mật: văn thường, văn mật, văn tối mật văn tuyệt mật; - Độ khẩn: văn thường, văn khẩn, văn thượng khẩn văn hoả tốc; - File đính kèm: chọn tệp để đính kèm vào văn bản; - Số trang/Tờ(*): nhập số trang/số tờ văn Sau xong, người dùng Lưu liệu vừa nhập * Lưu ý: Những mục có đánh dấu đỏ mục bắt buộc người dùng phải nhập thông số vào trường liệu Nếu người dùng muốn thay đổi/sửa chữa thông tin trường liệu văn đó, người dùng tiến hành tìm kiếm văn đó, chọn chức Sửa tiến hành thay đổi cần thiết 1.2.2 Phân phối chuyển giao văn đến Tại menu VĂN BẢN ĐẾN, người dùng chọn mục Phân phối văn Tại đây, người dùng kiểm tra thông tin văn đến như: Số ký hiệu văn bản, trích yếu, quan ban hành … Nếu văn chưa phân phối xử lý, người dùng tiến hành phân phối xử lý cho văn Người dùng chọn chức năng: Phân phối xử lý Tại đây, người dùng nhập thông tin về: - Ngày thực hiện: Ngày phân phối văn bản; - Lãnh đạo phân công: - Ý kiến đạo (ở từ BGH nhà trường CĐSPTW); - Phòng ban, phận xử lý chính: phịng/ban/khoa chịu trách nhiệm xử lý cơng việc; - Phịng ban phận phối hợp xử lý: tích chọn phịng ban phối hợp với phịng ban xử lý chính; - Hạn xử lý: chọn ngày khoảng thời gian cho phép để xử lý văn Sau nhập xong, người dùng tiến hành Lưu thông tin lại * Lưu ý: với văn phân phối, trường hợp cần thiết, người dùng tiến hành sửa đổi thông tin cách chọn chức Phân phối xử lý, sau tiến hành sửa đổi thơng tin 1.2.3 Tìm kiếm thơng tin văn đến (danh sách văn đến) Tại menu VĂN BẢN ĐẾN, người dùng chọn mục Danh sách văn đến 10 Tại đây, người dùng tìm kiếm văn đến thông qua thông số như: Sổ văn bản, Số, ký hiệu văn bản, Loại văn bản, trích yếu ngày ban hành văn Sau bấm tìm kiếm, danh sách văn phù hợp (nếu có) hiển thị, người dùng lựa chọn văn phù hợp nhu cầu tìm kiếm Ngồi người dùng cịn tìm kiếm văn theo năm cách trang chủ, chọn menu TRA CỨU - TRA CỨU SỔ VĂN BẢN Tại đây, mục Loại sổ người dùng chọn Văn đến; mục Tên sổ, người dùng chọn năm cần tra cứu, sau bấm Xem 11 1.2.4 Kiểm tra việc giải văn đến Tại trang chủ, người dùng chọn menu THEO DÕI, mục Kết xử lý văn đến Tại đây, người dùng theo dõi kết xử lý văn đến quan, đơn vị mình: văn xử lý (đúng hạn) chưa xử lý (đã hạn) Với văn hạn xử lý, người có trách nhiệm cần có biện pháp nhắc nhở phòng ban liên quan thực nhiệm vụ giải văn 12 1.3 Ứng dụng quản lý văn phần mềm quản lý văn điều hành Văn tất loại văn bản, bao gồm văn quy phạm pháp luật, văn hành văn chuyên ngành (kể văn bản, văn nội văn mật) quan, tổ chức phát hành (Thông tư 07/2012/TTBNV hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan, 2012.) Trong quy trình tổ chức quản lý văn đi, bước: đăng ký văn bản, lưu, xếp, bảo quản phục vụ nghiên cứu sử dụng thực máy tính thơng qua việc sử dụng phần mềm Người dùng truy cập vào địa chỉ: http://quanlyvanban.vn/app/dang-nhap với tên đăng nhập là: admin mật đăng nhập mặc định là: 123456 1.3.1 Cập nhật thông tin văn (Vào sổ văn đi/đăng ký văn đi) Tại menu VĂN BẢN ĐI trang chủ, người dùng chọn mục Vào sổ văn 13 Tại đây, người dùng nhập thông tin văn gồm: - Sổ văn bản(*): nhập sổ văn theo năm; - Số, ký hiệu văn bản(*): nhập số, ký hiệu văn bản; - Ngày ban hành(*): nhập ngày ban hành văn bản; - Nơi nhận văn bản(*): nhập quan nhận văn bản; - Lĩnh vực văn bản(*): nhập lĩnh vực văn đề cập tới (CNTT, văn hoá, xã hội, giáo dục, y tế …); - Phòng ban soạn thảo(*): Nhập phòng/ban/khoa soạn thảo văn bản; - Trích yếu(*): nhập nội dung trích yếu từ văn bản; - Loại văn bản(*): định, công văn, thông tư, thông báo, tờ trình kế hoạch; - Số bản(*): nhập số văn bản; - Số trang/Tờ(*): nhập số trang/số tờ văn - Người ký(*): nhập tên người ký văn bản; - Độ mật(*): văn thường, văn mật, văn tối mật văn tuyệt mật; - Độ khẩn(*): văn thường, văn khẩn, văn thượng khẩn văn hoả tốc; - File đính kèm: chọn tệp để đính kèm vào văn (nếu có); Sau xong, người dùng Lưu liệu vừa nhập 14 * Lưu ý: Những trường liệu có đánh dấu đỏ trường bắt buộc người dùng phải nhập thông số Sau nhập xong, người dùng muốn thay đổi/sửa chữa thông tin trường liệu văn đó, người dùng tiến hành tìm kiếm văn đó, chọn chức Sửa tiến hành thay đổi cần thiết Người dùng sử dụng chức TẠO VĂN BẢN ĐI menu bên trái hình trang chủ website Tại đây, người dùng tiến hành nhập thơng tin văn bình thường 1.3.2 Tìm kiếm thơng tin văn (danh sách văn đi) Tại menu VĂN BẢN ĐI, người dùng chọn mục Danh sách văn 15 Tại đây, người dùng tìm kiếm văn đến thơng qua thông số như: Sổ văn bản; Số, ký hiệu văn bản; Loại văn bản; Trích yếu Ngày ban hành văn Sau bấm tìm kiếm, danh sách văn phù hợp (nếu có) hiển thị kết quả, người dùng lựa chọn văn cần thiết Cách thứ hai, người dùng chọn DANH SÁCH VĂN BẢN ĐI menu bên trái trang chủ Các bước tiến hành tìm kiếm bình thường 16 Ngồi người dùng cịn tìm kiếm văn theo năm cách trang chủ, chọn menu TRA CỨU - TRA CỨU SỔ VĂN BẢN Tại đây, mục Loại sổ người dùng chọn Văn đi; mục Tên sổ, người dùng chọn năm cần tra cứu, sau bấm tìm kiếm 17 CHƯƠNG ỨNG DỤNG CƠNG NGHỆ THƠNG TIN VÀO TẠO LẬP VÀ TÌM KIẾM HỒ SƠ Hồ sơ tập tài liệu có liên quan với vấn đề, việc, đối tượng cụ thể có đặc điểm chung, hình thành q trình theo dõi, giải cơng việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ quan, tổ chức, cá nhân Lập hồ sơ việc tập hợp, xếp tài liệu hình thành trình theo dõi, giải cơng việc quan, tổ chức, cá nhân thành hồ sơ theo nguyên tắc phương pháp định (Theo Luật lưu trữ, 2011) Đây khâu quan trọng công tác văn thư Ngày nay, nhờ việc ứng dụng CNTT, phần mềm vào hoạt động văn thư lưu trữ mà việc tạo lập tra tìm hồ sơ tiến hành tiện lợi dễ dàng nhiều 2.1 Tạo lập hồ sơ phần mềm quản lý văn điều hành Người dùng truy cập vào địa chỉ: http://quanlyvanban.vn/app/dang-nhap với tên đăng nhập là: admin mật đăng nhập mặc định là: 123456 Tại trang chủ, người dùng chọn menu HỒ SƠ, chọn mục TẠO HỒ SƠ 18 Tại đây, người dùng tiến hành nhập thông tin hồ sơ: - Mã hồ sơ: Ghi theo danh mục hồ sơ bìa hồ sơ, trường hợp khơng có để trống; - Tiêu đề hồ sơ: Ghi theo tiêu đề bìa hồ sơ; - Ngày bắt đầu: Ghi ngày tháng bắt đầu theo bìa hồ sơ; - Ngày kết thúc: Ghi ngày tháng kết thúc theo bìa hồ sơ; - Số trang/Tờ: Ghi số lượng trang/tờ tờ chứng từ kết thúc Sau nhập xong thông tin trên, người dùng chọn LƯU 2.2 Tìm kiếm hồ sơ phần mềm quản lý văn điều hành Tại menu HỒ SƠ, chọn mục DANH SÁCH HỒ SƠ Tại đây, người dùng tìm kiếm hồ sơ theo tiêu chí như: mã hồ sơ, tiêu đề hồ sơ; ngày tháng bắt đầu/kết thúc hồ sơ Ngoài ra, người dùng tiến hành chỉnh sửa chí xoá bỏ hồ sơ danh sách hồ sơ quan Trong mục Hành động, người dùng chọn biểu tượng bút để sửa chữa thông tin hồ sơ chọn biểu tượng nút xoá (màu đỏ) để xoá hồ sơ 19 20 TÀI LIỆU THAM KHẢO 1) Giáo trình Lưu trữ, Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội, NXB Giao thông Vận tải -H, 2009 2) Luật Lưu trữ 2011 3) Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 Chính phủ quy định chi tiết thi hành số điều Luật lưu trữ 4) Nghiệp vụ cơng tác văn thư: Giáo trình dành cho giảng dạy học tập trường cao đẳng văn thư lưu trữ trung ương I, NXB Văn hoá Thơng tin -H, 2006 5) Nguyễn Đình Giới (2012) Báo cáo đề tài nghiên cứu khoa học Phần mềm “Quản lý văn đi, đến”, trường Cao đẳng Sư phạm Trung ương 6) Phần mềm quản lý văn điều hành truy cập địa chỉ: http://quanlyvanban.vn/app/trang-chu 7) Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 Bộ Nội vụ Hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan 8) Vương Đình Quyền (2006) Lý luận phương pháp công tác văn thư, NXB Đại học Quốc gia Hà Nội 21