HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG PHẦN MỀM YOUR PORTER APP LỜI GIỚI THIỆU Chào mừng bạn đến với Ebook “Hướng dẫn sử dụng phần mềm Your Porter” Được biên soạn kinhdoanhairbnb.com Tại đây, hướng dẫn bạn chi tiết cách sử dụng Your Porter App cho công việc kinh doanh hộ bạn Airbnb, Booking.com, Vậy trước hết, Your Porter gì? Có thể hiểu Your Porter App phần mềm thông minh hỗ trợ bạn kinh doanh ngành vacation rental lĩnh vực: CMS (Channel Manager System) PMS (Property Management System) Tuy nhiên, Your Porter không dành cho bạn kinh doanh homestay, hostel, hotel (hay gọi đơn vị sử dụng bàn check-in) Mục đích sử dụng Your Porter sử dụng phần mềm tự động gửi tin nhắn đến khách hàng nội theo cài đặt bạn Cũng đồng lịch kênh kinh doanh hộ App Porter hỗ trợ kênh như: Airbnb, Booking.com, Homeaway, Tripadvisor, để dễ dàng quản lý listing ứng dụng nhất, từ khơng xảy tình trạng overbook Mức phí để dụng Your Porter 6$/tháng/listing CÁC BƯỚC SỬ DỤNG YOUR PORTER APP Để sử dụng Your Proter App, bạn để qua bước Đầu tiên, sau login vào Your Porter App tìm hiểu giao diện Các bạn đến với + + + + + + + + - - Bước 1: Add listing Đây bước tiền đề để cài đặt cho bước sau Bước 2: Gửi tin nhắn tự động cho khách Tạo tin nhắn mẫu Gửi tin nhắn mẫu Tự động trả lời tin nhắn yêu cầu thông tin khách hàng Auto review Airbnb Inbox Bước 3: Gửi tin nhắn công việc Tạo teammate riêng bạn Gửi tin nhắn bàn giao công việc đến thành viên team Tạo công việc Bước 4: Theo dõi lịch Tại bước này, bạn thấy tình trạng booking tồn hộ bạn tất booking mà bạn đồng với Your Porter App Bước 5: Các tiện nghi khác Your Porter App Không dừng lại kênh booking Your Porter App nhiều thế! Login giao diện Các bạn vào đường link https://yourporter.com/ chọn Login Sau login vào Your Porter, bạn thấy giao diện hình phía Đây Timeline thời gian check-in check-out từ hộ cho thuê bạn Tại công cụ, bạn nhấn vào “More” để chuyển sang Bước Bước 1: Add listings Tại “More”, bạn thấy dòng chữ “Your listings” Các bạn nhấn vào mũi tên Sau nhấn vào “Your listings” giao diện bạn nhìn thấy Các bạn nhấn vào dòng chữ “Add New Listing” để thêm vào hộ/phòng mà bạn cần quản lý Your Porter Tại phần Add New Listing, Your Porter App có hướng dẫn cho bạn cách để thêm vào hộ/phòng Các bạn việc nhấn vào dịng chữ “What is this?” Mình chụp lại toàn hướng dẫn cho bạn Sau copy link, bạn dán vào phần link vào ô “Your Airbnb Calendar Link” Dưới giao diện bạn nhìn thấy Các bạn đặt tên cho Listing “Listing’s Nickname” chọn nhóm cho Listing bạn “Select Group” Sau bạn nhấn vào “Add Listing” bấm “Ok” Đây giao diện bạn thấy hoàn thành xong bước Add Listings Bước 2: Gửi tin nhắn tự động cho khách Tại phần Messaging, bạn chọn “Message Templates” để tạo tin nhắn mẫu Tại bước này, bạn thấy tin nhắn/email mẫu mà Your Porter App soạn sẵn mẫu dùng để gửi trường hợp khác nhau: mẫu dùng cho trường hợp tuần trước khách checkin thứ hai sau khách xác nhận đặt phịng Các bạn thêm nhiều mẫu tin khác chỉnh sửa theo ý thích Bạn cần nhấn vào mũi tên mẫu tin muốn chỉnh sửa mà Đây mẫu tin/email form điền thông tin mà khách nhận bạn chọn gửi tin nhắn/mail phần Messaging > Send Single Message Kèm theo thơng báo thời tiết/nhiệt độ nơi hộ mà khách thuê Tại phần Messaging > Auto Review Your Porter App bạn việc login account tài khoản Airbnb để Your Porter truy cập tài khoản Airbnb bạn tự động review khách hàng bạn theo cài đặt Bạn ln thay đổi truy cập Your Porter App phần More > Profile Tiếp theo đến phần Message Automation Tại bước này, bạn chọn “Create New Rule” để tạo quy định cho việc gửi tin nhắn/email/airbnb message Mình làm ví dụ email Tại bước “Schedule” tạo quy định gửi tin nhắn cho khách Ví dụ hình muốn gửi tin nhắn cho khách trước ngày khách check-in tin nhắn gửi vào lúc 16:00 - 17:00 theo địa phương Mình việc chọn theo yêu cầu thân, sau nhấn vào Continue Tiếp theo bạn chọn mẫu tin mà tạo bước đầu Bước Sau bạn nhấn Confirm để xác nhận Các bước lập lại tương tự với việc gửi tin nhắn hay gửi Airbnb Message Tại phần “Airbnb Inbox” “Auto Inquiry Response”, bạn phải đăng nhập tài khoản host bạn để Your Porter App tự động trả lời tin nhắn hỏi thông tin khách Bước 3: Gửi tin nhắn công việc Một lợi ích khác Your Porter App không gửi tin nhắn tự động cho khách hàng, Your Porter App cịn có chức gửi tin nhắn cơng việc đến người nhóm bạn Trên công cụ, bạn chọn Tasks > Teammates Sau nhấn vào Teammates, bạn chọn Add New Teammate để thêm vào thành viên nhóm bạn Lúc có thơng báo xuất hiện, bạn nhập Họ, Tên, Email Số điện thoại sau nhấn Save Sau thêm vào thành viên nhóm, bạn chọn Task Automation > Create New Automation Rule để Your Porter gửi tin nhắn/email đến với nhóm bạn Bên ví dụ Sau chọn “Create New Automation Rule” Ví dụ bạn muốn gửi tin nhắn đến anh/chị dọn dẹp phòng/căn hộ team bạn, bạn nhấn vào dịng chữ cleaning Ví dụ hình, muốn gửi tin nhắn yêu cầu dọn phòng/căn hộ trước khách check-in ngày tin nhắn gửi vào lúc 8:00 - 9:00 Sau chọn xong yêu cầu, bạn nhấn Continue Tiếp theo, bạn chọn listing nhận tin nhắn bàn giao cơng việc Sau nhấn Continue Tiếp theo, bạn chọn gửi tin bàn giao công việc theo phương thức SMS hay Email Xong bạn chọn OK “Content of Daily Task Form” thông tin mà teammate bạn gửi tin nhắn cơng việc nhận Ví dụ với cleaning, cần biết khách check-in check-out để dọn dẹp Các bạn cần chọn thông tin cần thiết Tiếp bạn nhấn Continue Sau cùng, Your Porter App mô tả lại cách ngắn gọn quy định bàn giao công việc teammate mà bạn chọn Nếu với yêu cầu bạn, bạn chọn “Confirm”, sau chọn “Done” để hoàn thành Tại phần Tasks > Create Manual Tasks, bạn tạo thêm nhiều công việc mà hệ thống Your Porter App khơng tạo sẵn, trình tự tương tự Cleaning Bước 4: Calendar Tại giao diện Calendar, bạn nhìn tổng quát lịch booking khách tất listings mà bạn có, tất kênh kinh doanh mà bạn đồng lịch Việc giúp cho bạn dễ dàng nắm bắt tình trạng phịng/căn hộ Cũng hạn chế việc overbook khơng thể kiểm soát lịch booking khách Bước 5: Tiện nghi khác Trừ việc quản lý booking kênh khác nhau, Your Porter App cịn thêm booking khách vãng lai thông qua More > Add New Reservation Sau chọn Add New Reservation Your Porter App yêu cầu bạn nhập thông tin như: hộ book, ngày check-in, ngày checkout Họ tên, số điện thoại Email khách Sau nhập xong, bạn nhấn vào Submit Việc book phòng/căn hộ khách vãng lai đồng vào Canlendar bạn Cảm ơn theo dõi, chúc bạn thành công