ĐẠI HỌC KINH TẾ THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH  BÀI TIỂU LUẬN MÔN HỌC QUẢN TRỊ RỦI RO ĐỀ TÀI: KIỂM SOÁT RỦI RO TRONG HOẠT ĐỘNG CỦA TRUNG TÂM PHÂN PHỐI CỬU LONG THUỘC KHU VỰC MIỀN NAM CỦA CÔNG TY P&G VIỆT NAM Giáo viên hướng dẫn: Ths Trần Quang Trung Nhóm sinh viên thực hiện: Họ tên MSSV Dương Kim Hà 1088210175 Nguyễn Duy Linh 1088210203 Ngô Minh Hiếu 1088210325 Lê Văn Dũng 1088210303 Châu Thế Vinh 1088210421 Đặng Đình Cường 1088210296 Ngơ Duy Đơng 1088210171 Nguyễn Công Danh 1088210016 Đinh Công Thanh 1088210097 Lớp: QTKD – GĐ.B111- VB2K11 TP Hồ Chí Minh tháng 12 năm 2009 CHƯƠNG GIỚI THIỆU 1.1 GIỚI THIỆU SƠ LƯỢC HOẠT ĐỘNG CỦA TRUNG TÂM PHÂN PHỐI CỬU LONG CỦA CÔNG TY P&G TTPP Cửu Long (TTPP Miền Nam công ty P&G) khánh thành vào tháng 12-2008 Nằm kho ngoại quan ICD Sóng Thần Bình Dương, TTPP nằm cách nhà máy sản xuất P&G khoảng km Với diện tích nhà kho 14000 m2, TTPP chứa 12000 pallet thành phẩm Nhiệm vụ TTPP Cửu Long nhận hàng từ nhà máy P&G Bình Dương từ nước khác (Thailand, Singapore, Malaysia…) phân phối đến kênh siêu thị nhà phân phối phạm vi từ Huế trở vào Ngoài TTPP Cửu Long nơi cung cấp sản phẩm TTPP khác P&G nằm Bắc Ninh để phục vụ cho khách hàng Bắc Hiện tại, TTPP Cửu Long vận hành công ty Toll-SGN Logistics với khoảng 10 nhân viên P&G để quản lý hoạt động kho TTPP vận hành 24 ngày, ngày tuần Các sản phẩm P&G trung tâm phân phối bao gồm: • Chất giặt tẩy: Tide, Ariel • Dầu gội: Rejoice, Pantene, Head & Shoulder • Xà bơng: Safeguard, Camay • Nước xả vải: Downy • Tả giấy, băng vệ sinh: Pampers, Whisper • Chăm sóc da: Olay • Các sản phẩm Gillette: Dao cạo râu, Kem cạo râu, Lăn khử mùi… • Các sản phẩm Oral B: Bàn chải, Nước súc miệng… • Pin: Duracell • Thực phẩm: Pringles 1.2 Vấn đề cần nghiên cứu Bài tiểu luận sử dụng công cụ nhận dạng để phát rủi ro xảy trung tâm phân phối Cửu Long công ty P&G thuộc Miền nam Việt Nam đưa biện pháp kiểm soát phù hợp sau phân tích đánh giá rủi ro nhằm giảm thiểu thiệt hại doanh nghiệp trường hợp rủi ro xảy 1.3 Tính cần thiết đề tài Hiện giá trị hàng hóa kho vào khoảng 25 triệu USD Nếu có rủi ro xảy ra, ví dụ hỏa hoạn chẳng hạn, tổn thất cơng ty lớn Ngồi ra, kho ngừng hoạt động ngày: • Mất đơn hàng trị giá ~20 triệu VND • Khơng nhập hàng từ nhà máy sản xuất & hàng nhập khẩu, ảnh hưởng đến kế hoạch sản xuất • Phí charge cho container để chứa hàng: ~6 triệu VND • Mất uy tín với khách hàng việc giao hàng hẹn Chính thiệt hại to lớn nên việc phân tích đề biện pháp phòng trừ rủi ro cho trung tâm phân phối Cửu Long thật cần thiết 1.4 Mục tiêu nghiên cứu Mục tiêu nghiên cứu nhằm nhận dạng tất rủi ro có hoạt động trung tâm phân phối Cửu Long 1.5 Phạm vi giới hạn Phạm vi nghiên cứu Giới hạn đề tài (Gioi han Phuong phap thuc hien, chi uu tien dua cac bien phap kiem soat mot so cac rui ro dang ke sau danh gia,…) CHƯƠNG CƠ SỞ LÝ THUYẾT 2.1 KHÁI NIỆM RỦI RO – QUẢN TRỊ RỦI RO 2.1.1 Rủi ro - Rủi ro điều không lành, khống tốt, bất ngờ xảy đến (Từ điển Tiếng Việt – Trung tâm từ điển học Hà Nội, 1995) - Rủi ro bất trắc đo lường (Frank Kinight) - Theo C Arthur William, Jr Michel L.Smith viết “Rủi ro biến động tiềm ẩn kết Rủi ro xuất hầu hết hoạt động người Khi có rủi ro, người ta khơng thể dự đốn xác kết Sự diện gây nên bất định Nguy rủi ro phát sinh hành đồng dẫn đến khả khơng thể đốn trước” 2.1.2 Quản trị rủi ro - Quản trị rủi ro trình tiếp cận rủi ro cách khoa học, tồn diện có hệ thống nhằm nhận dạng, kiểm sốt, phịng ngừa giảm thiểu tổn thất, mát, ảnh hưởng bất lợi rủi ro (Kloman Haimes) - Quản trị rủi ro trình tiếp cận rủi ro cách khoa học, toàn diện, liên tục có hệ thống nhằm nhận dạng, kiểm sốt, phòng ngừa giảm thiểu tổn thất, mát, ảnh hưởng bất lợi rủi ro, đồng thời tìm cách biến rủi ro thành hội thành công 2.2 PHÂN LOẠI RỦI RO 2.2.1 Theo phương pháp quản trị rủi ro truyền thống - Rủi ro từ thảm họa: động đất, núi lửa, lũ lụt, hỏa hoạn, chiến tranh, khủng bố… - Rủi ro tài chính: khoản nợ xấu, tỷ giá hối đoái, giá cổ phiếu hay lãi suất biến động - Rủi ro tác nghiệp: trang thiết bị, hệ thống máy tính hư hỏng, chuỗi cung ứng hay quy trình hoạt động có lỗi, bị gián đoạn - Rủi ro chiến lược 2.2.2 Theo nguồn gốc rủi ro - Rủi ro môi trường thiên nhiên: động đất, núi lửa, bão, lủ lụt, sóng thần… Những rủi ro thường dẫn đến thiệt hại to lớn người làm cho doanh nghiệp bị tổn thất nặng nề - Rủi ro mơi trường văn hóa: rủi ro thiếu hiểu biết phong tục, tập quán, tín ngưỡng lối sống, nghệ thuật, đạo đức dân tộc khác, từ dẫn đến cách hành xử khơng phù hợp, gây thiệt hại, mát, hội kinh doanh - Rủi ro môi trường xã hội: thay đổi chuẩn mực giá trị, hành vi người, cấu trúc xã hội, định chế… nguồn rủi ro quan trọng Nếu không nắm phải gánh chịu thiệt hại nặng nề - Rủi ro môi trường trị: Mơi trường trị có ảnh hưởng lớn đến bầu khơng khí kinh doanh Mơi trường trị ổn định giảm thiểu nhiều rủi ro cho daonh nghiệp Khi thể đời làm đảo lộn hoạt động nhiều doanh nghiệp, tổ chức - Rủi ro môi trường luật pháp: luật pháp đảm bảo công cho doanh nghiệp, chống lại cạnh tranh không lành mạnh Nếu chuẩn mực luật pháp không phù hợp với bước tiến xã hội gây nhiều rủi ro - Rủi ro môi trường kinh tế: tốc độ phát triển kinh tế, khủng hoảng, suy thoái kinh tế, lạm phát… ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động doanh nghiệp, gây rủi ro, bất ổn - Rủi ro môi trường hoạt động tổ chức: thiếu thơng tin có thơng tin khơng xác dẫn đến bị lừa đảo; Máy móc thiết bị bị cố; Xảy tai nạn loa động; Hoạt động khuyến mãi, quảng cáo… bị sau sót Chính sách tuyển dụng, đãi ngộ, sa thải nhân viên không phù hợp; Sản phẩm bị thu hồi, xảy đình cơng, bãi cơng, loạn… - Rủi ro nhận thức người: 2.2.3 Một số cách phân loại rủi ro khác - Phân loại rủi ro môi trường tác động: môi trường bên trong, mơi trường bên ngồi - Phân loại theo đối tượng rủi ro: tài sản, nhân lực, trách nhiệm pháp lý - Phân loại theo ngành lĩnh vực hoạt động 2.2.4 Kiểm soát rủi ro FMEA Về mặt định nghĩa người ta hiểu phân tích tác động hình thức sai lỗi sau: • Hình thức sai lỗi: hiểu cách mà sản phẩm hay q trình khơng đáp ứng yêu cầu Thường hiểu khuyết tật • Tác động sai lỗi: hiểu ảnh hưởng sai lỗi đến khách hàng khơng ngăn ngừa hay khắc phục Khách hàng khách hàng nội hay người sử dụng cuối • Ngun nhân: hiếu nguồn gốc gây sai lỗi, thường biến động tác động vào trình * Các lợi ích FMEA: FMEA giúp cho nhà quản lý • Xác định hình thức sai lỗi tiềm tàng xảy mức độ tác động nghiêm trọng lỗi • Đánh giá cách khách quan khả xuất sai lỗi • Đánh giá khả phát sai lỗi • Phân loại lỗi sản phẩm hay trình tiềm tàng xảy • Tập trung vào loại trừ nguyên nhân gây lỗi trọng yếu Đối với nhà sản xuất, FMEA thực công cụ hữu hiệu để thiết kế cải tiến sản phẩm trình FMEA giúp giảm thời gian chi phí thiết kế Người ta phân hai ứng dụng FMEA là: • FMEA thiết kế: sử dụng phân tích phần tử thiết kế Tại đây, người ta tập trung vào tác động sai lỗi liên quan đến chức phần tử thiết kế • FMEA q trình: sử dụng để phân tích chức q trình Tại người ta tập trung vào sai lỗi gây khuyết tật lên sản phẩm CHƯƠNG PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU 3.1 NHẬN DẠNG RỦI RO Để quản trị rủi ro trước hết phải nhận dạng rủi ro Nhận dạng rủi ro trình xác định liên tục có hệ thống rủi ro hoạt động kinh doanh đơn vị Hoạt động nhận dạng rủi ro nhằm phát triển thông tin nguồn gốc rủi ro, yếu tố mạo hiểm, hiểm họa, đối tượng rủi ro và loại tổn thất Nhận dạng rủi ro bao gồm công việc theo dõi, xem xét, nghiên cứu mơi trường hoạt động tồn hoạt động tổ chức nhằm thống kê tất rủi ro , loại rủi ro xảy ra, mà dự báo dạng rủi ro xuất tổ chức, sở đề xuất giải pháp kiểm soát tài trợ rủi ro thích hợp 3.1.1 Các phương pháp nhận dạng Phần bổ sung sau 3.1.2 Cách tiến hành 3.2 PHƯƠNG PHÁP ĐÁNH GIÁ RỦI RO (Mô tả chi tiết Phuong phap duoc lua chon cho bai tieu luan nay) Ma trận đánh giá rủi ro: Thường xuyên (5) Khả xảy Thỉnh Hiếm Có thể (4) thoảng (3) (2) Rất khó xảy (1) 5 3 Nghiêm trọng (4) 5 Nhiều (3) 2 Ít (2) 2 Không đáng kể (1) Mức độ nghiêm trọng Thảm khốc (5) 2 3.3 MỘT SỐ PHƯƠNG PHÁP KIỂM SOÁT RỦI RO 3.3.1 Kiểm soát rủi ro FMEA Việc phân tích phương thức xảy sai lỗi ảnh hưởng hình thức để xác định phân loại theo thứ tự ưu tiên vấn đề tiềm tàng Bằng cách tiến hành hoạt động dựa vào việc công cụ FMEA, nhà quản lý, đội cải tiến, người phụ trách q trình tập trung vào kế hoạch ngăn ngừa, giám sát ứng phó, nơi có nhiều khả cố xảy Ý tưởng FMEA xuất phát từ ngành cơng nghiệp có nhiều khả rủi ro ngành hàng khơng quốc phịng 3.3.2 Xây dựng qui trình kiểm sốt FMEA Xác định trình sản phẩm / dịch vụ Liệt kê vấn đề nảy sinh (các phương thức xảy sai lỗi) Câu hỏi là: “Cái xãy ra?” Chúng ta cần liệt kê loại sai lỗi, cố xảy khứ tương lai Chúng ta tập hợp thành nhóm bước trình thành phần sản phẩm / dịch vụ Đánh giá vấn đề theo tính nghiêm trọng, khả xảy khả xác định Sử dụng thang điểm từ – 10, cho điểm yếu tố vấn đề tiềm tàng Những vấn đề có tính nghiêm trọng đánh điểm cao Tiếp tục đánh giá lại, yếu tố đánh giá dựa liệu lịch sử dựa liệu kiểm tra Tính tốn “hệ số rủi ro theo thứ tự ưu tiên” hay gọi RPN ( Rick Priority Number) Hệ số tính dựa theo hệ số sau: • Mức độ nghiêm trọng ( Severity – viết tắt SEV ): mức độ ảnh hưởng hay tác động sai lỗi đến khách hàng • Khả xuất ( Occurence – viết tắt OCC ): khả xuất nguyên nhân gây sai lỗi • Khả phát ( Detection - viết tắt DET ): khả hệ thống phát nguyên nhân sai lỗi xãy • Hệ số RPN = SEV*OCC*DET • Hệ số dùng làm sở tính tốn để ưu tiên hố tiêu chất lượng cần bảo đảm Xác định giải pháp giảm thiểu yếu tố rủi ro Chúng ta cần tập trung ưu tiên vào khắc phục cố nghiêm trọng theo thứ tự phân loại đề cập Các giải pháp cần kèm với kế hoạch nguồn lực phân công trách nhiệm thực 3.3.3 Phân loại cấp độ hệ số SEV – Mức độ nghiêm trọng: Tác động Phân loại Khơng Tiêu chí đánh giá (Dũng chỉnh sửa cho phù hợp với phần kết nghiên cứu) Không ảnh hưởng Rất nhẹ Khách hàng khơng có phản hồi chiếm Nhẹ Khách hàng quan tâm đến chiếm 5% Vừa Gây thiệt hại cho khách hàng Khách hàng có ý kiến Chiếm 10% Trung bình Gây tổn thất đáng kể cho khách hàng Chiếm 15% Đáng ý Gây tổn thất đáng kể cho khách hàng, cần phải giải Sản phẩm xuống cấp hoạt động an toàn Lớn Khách hàng yêu cầu sản phẩm thay Chức sản phẩm bị suy giảm nghiêm trọng ( 20% ) Rất lớn Khách hàng tìm kiếm đối tác khác Sản phẩm khơng đáp u cầu, khơng dùng an tồn Nghiêm trọng Có khả gây nguy hiểm, nạn Có thể khơng phù hợp với luật định ( tiêu chuẩn kỹ thuật ) Nguy hiểm 10 Nhiều khả sản xuất hỏng, khơng phù hợp với tiêu chuẩn kỹ thuật ( >50% ) 3.3.4 Phân loại mức độ xảy cố: hệ số OCC – Khả xảy (Dũng nghiên cứu giúp) Khả xuất Tiêu chí phân loại Phân loại Khả cố xảy Khó Khơng cố < 1.500.000 150.000 Rất thấp Sự cố hay xảy với sản phẩm 30.000 4.500 Thấp Sự cố hay xảy với sản phẩm tương tự ( ) 800 150 Trung bình Sản phẩm sản phẩm tương đương bị hỏng (1 5) 50 15 Cao Sản phẩm sản phẩm tương đương thường xuyên bị hỏng (1 3) Rất cao Sai lỗi tránh khỏi 10 > 3.3.5 Phân loại khả phát sai lỗi – hệ số DET Phân loại Khả cố xảy Phát chế thử 2–3 Phát đưa vào sản xuất 4–5 Phát trình sản xuất / dịch vụ 6–7 Phát trước giao hàng cho khách hàng Phát sau giao hàng trước khách hàng sử dụng Phát sử dụng trước cố xảy 10 Không thể phát cố xảy 10 CHƯƠNG KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU 4.1 NHẬN DẠNG RỦI RO Bằng công cụ nhận dạng phụ thuộc vào bên ngồi, PEST, Nếu-thì phân tích hiểm họa sơ cấp, nhóm nghiên cứu phát rủi ro Trung tâm phân phối Cửu Long theo bảng sau: Phương pháp nhận dạng rủi ro Sự phụ thuộc vào bên ngồi PEST Nếu - Phân tích hiểm họa sơ cấp Rủi ro Nhà cung cấp/ dịch vụ 1.1 Sự thiếu hụt phương tiện vận tải (xe tải, xe lửa, tàu biển) 1.2 Sự hư hỏng phương tiện vận tải (xe tải, xe lửa, tàu biển) 1.3 Thiếu sẵn có nhà thầu (bảo trì xê nâng, rack) 1.4 Sự chậm trễ nhà thầu (bảo trì xe nâng, rack) IT/ Hệ thống liên lạc thông tin 2.1 Tắt nghẽn hệ thống liên lạc 2.2 Mất hệ thống liệu 2.3 Sự cố email server 2.4 Sự cố máy chủ nội bộ/ trung tâm liệu 2.5 Lỗi phần mềm SAP Quản lý tồn kho 3.1 Thiếu hàng cho trung tâm phân phối phía Bắc mùa mưa lũ Dịch vụ công/ luật pháp 4.1 Mất điện đột xuất 4.2 Thiếu nước 4.3 Bất ổn dân sự/ trị 4.4 Nguy gây nhiễm khơng khí 4.5 Tiếng ồn đêm 4.6 Ùn tắt giao thơng 4.7 Rị rỉ ngun liệu độc hại Con người 5.1 Đình cơng 5.2 Thiếu hụt nhân lực 5.3 Bệnh tật Tự nhiên 6.1 Cháy nổ 6.2 Lốc xoáy 6.3 Lũ lụt 11 6.4 Động đất 4.2 ĐÁNH GIÁ RỦI RO Căn vào khả xảy mức độ nghiêm trọng rủi ro, nhóm nghiên cứu sử dụng ma trận đánh giá rủi ro trên, kết cho bảng sau: Phương pháp nhận dạng rủi ro Rủi ro Nhà cung cấp/ dịch vụ 1.1 Sự thiếu hụt phương tiện vận tải (xe tải, xe lửa, tàu biển) 1.2 Sự hư hỏng phương tiện vận tải (xe tải, xe lửa, tàu biển) 1.3 Thiếu sẵn có nhà thầu (bảo trì xê nâng, rack) 1.4 Sự chậm trễ nhà thầu (bảo trì xe nâng, rack) IT/ Hệ thống liên lạc thông tin Sự phụ thuộc vào 2.1 Tắt nghẽn hệ thống liên lạc bên 2.2 Mất hệ thống liệu 2.3 Sự cố email server 2.4 Sự cố máy chủ nội bộ/ trung tâm liệu 2.5 Lỗi phần mềm SAP Quản lý tồn kho 3.1 Thiếu hàng cho trung tâm phân phối phía Bắc mùa mưa lũ Dịch vụ công/ luật pháp 4.1 Mất điện đột xuất 4.2 Thiếu nước 4.3 Bất ổn dân sự/ trị PEST 4.4 Nguy gây nhiễm khơng khí 4.5 Tiếng ồn đêm 4.6 Ùn tắt giao thơng 4.7 Rị rỉ ngun liệu độc hại Con người 5.1 Đình cơng Nếu - 5.2 Thiếu hụt nhân lực 5.3 Bệnh tật Tự nhiên 6.1 Cháy nổ Phân tích hiểm 6.2 Lốc xốy họa sơ cấp 6.3 Lũ lụt Khả xảy Mức độ nghiêm trọng Đánh giá rủi ro 3 4 3 3 2 4 3 3 5 1 3 5 4 5 3 3 3 2 5 12 Kết cho thấy hai gây tổn thất lớn cho Trung tâm phân phối Cửu Long là: Sự thiếu hụt hàng hóa cho trung tâm phân phối Miền Bắc mùa mưa lũ Tại Việt Nam, mùa mưa lũ thường diễn vào khoảng tháng 10 đến tháng 12 khu vực hay chịu ảnh hưởng thiên tai miền Bắc miền Trung Nếu mưa lũ thật lớn có nguy đình trệ việc vận chuyển hàng đường lẫn đường biển từ miền Nam miền Bắc Và dẫn đến việc thiếu hàng để bán cho toàn khu vực phía Bắc trung tâm phân phối Cửu Long khơng có kế hoạch đối phó với rủi ro Sự điện đột xuất: Tại Việt Nam, việc cung cấp điện cơng ty Điện lực cung cấp Việc cúp điện với lý nâng cấp sở hạ tầng, sửa chữa – nối đường dây… thường xuyên diễn Và việc cúp điện không báo trước cơng ty Điện lực Ngồi ra, điện áp Việt Nam thực tế không ổn định Do khả điện đột xuất cho trung tâm phân phối xảy Điều ảnh hưởng đến toàn hoạt động trung tâm phân phối, từ việc nhận tạo đơn hàng hệ thống, việc xuất nhập hàng kho thực Như phân tích phần 1.3 chương 1, hoạt động kho cần tê liệt ngày thiệt hại tiền uy tín công ty lớn (các anh em vui lòng vẽ vời thêm chút hai rủi ro cho hồnh tráng) CHƯƠNG 13 KẾT LUẬN 5.1 Tóm tắt Phần yêu cầu tóm tắt lại nhóm nghiên cứu thực 5.2 Kiến nghị - Sử dụng FMEA (bảng phan tich FMEA gi dua vao cho nhe) - Xây dựng qui trình kiểm sốt (Viết qui trình cụ thể để kiểm soát rủi ro điện đưa vào phần Phụ Lục) 14 ... cứu Bài tiểu luận sử dụng công cụ nhận dạng để phát rủi ro xảy trung tâm phân phối Cửu Long công ty P&G thuộc Miền nam Việt Nam đưa biện pháp kiểm soát phù hợp sau phân tích đánh giá rủi ro nhằm...CHƯƠNG GIỚI THIỆU 1.1 GIỚI THIỆU SƠ LƯỢC HOẠT ĐỘNG CỦA TRUNG TÂM PHÂN PHỐI CỬU LONG CỦA CÔNG TY P&G TTPP Cửu Long (TTPP Miền Nam công ty P&G) khánh thành vào tháng 12-2008 Nằm kho ngoại... việc phân tích đề biện pháp phịng trừ rủi ro cho trung tâm phân phối Cửu Long thật cần thiết 1.4 Mục tiêu nghiên cứu Mục tiêu nghiên cứu nhằm nhận dạng tất rủi ro có hoạt động trung tâm phân phối