Kỹ năng giao tiếp khi dự phỏng vấn GV: Nguyễn Thế Hùng MỤC LỤC I. Giai đoạn chuẩn bị 2 1. Chuẩn bị thư xin việc và sơ yếu lý lịch 2 2. Chuẩn bị các thông #n có liên quan đến ngành nghề, nhà tuyển dụng 3 3. Dự báo các /nh huống có thể xảy ra trong quá trình phỏng vấn 5 4. Chuẩn bị các câu hỏi để hỏi lại nhà tuyển dụng 6 II. Giai đoạn phỏng vấn trực #ếp 6 1. Tác phong chuyên nghiệp khi đi phỏng vấn 6 2. Kỹ Năng khi dự phỏng vấn 8 3. Phản ứng lại các /nh huống khó trong cuộc phỏng vấn 10 4. Lỗi cơ bản khi đi phỏng vấn 12 5. Kỹ năng đàm phán, thỏa thuận lương với nhà tuyển dụng 14 III. Giai đoạn hậu phỏng vấn 16 1.Gửi thư cảm ơn nhà tuyển dụng 16 2.“Nhắc nhở” khi nhà tuyển dụng quên thông báo kết quả 17 IV. Kết luận 19 Nhóm thực hiện: Nhóm 11 lớp HCTM 15_001 Trang 1 Kỹ năng giao tiếp khi dự phỏng vấn GV: Nguyễn Thế Hùng I. Giai đoạn chuẩn bị 1. Chuẩn bị thư xin việc và sơ yếu lý lịch Đơn xin việc của bạn có thể là mối liên lạc đầu tiên cho công ty. Công ty sẽ căn cứ vào đơn xin việc để quyết định bạn có phải là ứng cử phù hợp cho vị trí họ cần, và họ sẽ mời bạn tới phỏng vấn. Vì vậy cần phải cẩn thận khi soạn đơn xin việc, bạn phải soạn đơn sao cho các thông tin phải rõ ràng và dễ đọc. Bạn nên in đơn ra giấy kích cỡ phù hợp. Không nên dùng giấy tập cũ . Cố gắng soạn đơn xin việc một cách chuyên nghiệp bằng cách đánh máy hay bằng máy tính. Bạn nên ghi phai vào đĩa mềm. Cách này sẽ giúp bạn năng động hơn khi bạn soạn các đơn xin việc khác. Đơn xin việc Có rất nhiều cách viết đơn xin việc. Sau đây là một cách. Bắt đầu là địa chỉ, số điện thoại liên lạc của bạn, và ngày viết đơn. Tên người bạn gửi đơn luôn phải là người có tên trong quảng cáo tuyển dụng. Nếu không có chi tiết tên người tuyển dụng, bạn cần viết lời chào cho phù hợp. Nội dung • Viết về công việc, bạn đã thấy thông báo tuyển dụng ở đâu và khi nào. • Trình bày bất cứ thông tin nào về công việc bạn làm trước đây. Nếu bạn đã từng làm việc tương tự như việc đang tuyển dụng, hãy chắc chắn bạn trình bày việc này và nhấn mạnh về điều đó để gây chú ý. • Cuối thư, bạn nên có các thông tin liên lạc của bạn, gồm cả số điện thoại liên lạc, địa chỉ email vv • Sau cùng bạn nên giải thích tại sao bạn là ứng cử phù hợp với công việc. Hãy làm cho người đọc có ấn tượng về bạn. • Ký tên rõ ràng và tên đầy đủ của bạn ở dưới chữ ký nếu bạn gửi thư tay. Các thư được gửi bằng đường điện tử thường không cần ký trừ khi khi phải scan. Sau khi gửi thư điện thử, bạn có thể đồng thời gửi thư tay nếu người tuyển dụng yêu cầu. Nhưng phần lớn họ không yêu cầu điều này. Luôn ghi nhớ • Trước khi viết đơn xin việc, bạn hãy cố gắng tìm hiểu về việc làm đó càng nhiều càng tốt. • Hãy chuẩn bị những điều bạn sẽ viết trong đơn. • Hãy viết đi viết lại nhiều lần cho đến khi bạn bằng lòng với nội dung đơn • Hãy chắc chắn bạn phải viết đúng ngữ pháp và kiểm tra chính tả vì người ta sẽ tìm ra nếu bạn viết lỗi. • Soạn đơn bằng cách đánh máy hoặc bằng chương trình soạn thảo trên máy tính, nếu không bạn có thể viết tay thật đẹp. Cách trình bày trong đơn rất quan trọng. • Hãy dùng loại giấy phù hợp để viết đơn. Nếu có thể, bạn gửi kèm với các thư giới thiệu và bằng cấp chứng chỉ liên quan. Giữ tất cả bản gốc. Nhưng đơn xin việc bạn phải gửi bản gốc, không gửi bản copy. • Hãy thông báo với những người viết thư giới thiệu là bạn đang xin việc và với công ty nào. Người tuyển dụng có thể sẽ liên lạc với họ trước khi quyết định mời bạn phỏng vấn. Nhóm thực hiện: Nhóm 11 lớp HCTM 15_001 Trang 2 Kỹ năng giao tiếp khi dự phỏng vấn GV: Nguyễn Thế Hùng • Luôn giữ một bản copy đơn xin việc của bạn. • Phô tô vài bản lý lịch của bạn để mỗi lần gửi đơn xin việc bạn có thể kèm một bản lý lịch. Nếu có thể, hãy điều chỉnh lại lý lịch cho phù hợp với công việc bạn đang xin. • Luôn cập nhật lý lịch của bạn. Ví dụ: MẪU ĐƠN XIN VIỆC (Tên và địa chỉ của bạn) Ngày………… (Tên và địa chỉ công ty bạn gửi đơn) Thưa Tôi gửi đơn này xin vào vị trí (tên vị trí) quảng cáo trên báo (trên báo và ngày). Tôi đã tốt nghiệp đại học với bằng (tên bằng cấp) tại trường (tên trường). Tôi đã học các môn (tên môn học) và đạt kết quả (chi tiết kết quả để thu hút sự chú ý của người tuyển dụng). Hiện nay tôi đang làm (chi tiết việc bạn đang làm) (nếu hiện nay bạn không làm việc, hãy trình bày các công việc trước kia bạn đã làm). Tôi mong muốn tìm một công việc lâu dài và tôi có thể sử dụng các kiến thức tôi mới học. Tôi xin gửi kèm lý lịch. Tôi rất tự tin với trình độ học vấn và kinh nghiệm làm việc của mình, tôi có thể thực hiện nhiệm vụ có hiệu quả và tôi có thể sẵn sàng phỏng vấn vào bất cứ lúc nào tiện cho ông/bà. Ông/bà có thể liên lạc với tôi qua (điện thoại liên lạc của bạn và địa chỉ email nếu có). Kính thư, Họ và tên. 2. Chuẩn bị các thông tin có liên quan đến ngành nghề, nhà tuyển dụng Tìm hiểu nhà tuyển dụng là một trong những bước quan trọng cần làm trước khi bước vào phỏng vấn cũng như khi đưa ra quyết định nghề nghiệp. 5 nguyên tắc quan trọng sau sẽ giúp bạn tạo được ấn tượng với nhà tuyển dụng ngay từ lần gặp mặt đầu tiên. 2.1. Nghiên cứu về công việc dự tuyển: Đọc thật kỹ những thông tin mà nhà tuyển dụng đưa ra về công việc trong thông báo tuyển dụng, nếu vẫn chưa rõ bạn hãy gọi điện hoặc email trực tiếp đến họ để hỏi nội dung cụ thể cho công việc. Sau khi tìm hiểu hãy tự đặt ra và trả lời những câu hỏi như: Những yêu cầu của công việc có phù hợp với chuyên môn, sở thích, đời sống xã hội của bạn không? Bạn có thể đưa ra những ai làm “nhân chứng” cho những khả năng và kinh nghiệm của mình? Bạn có kiến thức đặc biệt gì trong những lĩnh vực mà công việc yêu cầu không? Bạn có thể đưa ra những dẫn chứng chứng minh rằng bạn có khả năng học hỏi những điều mới một cách nhanh chóng và hiệu quả không? 2.2. Nghiên cứu về tổ chức và văn hóa của cơ quan: Hãy tìm hiểu thông qua phòng hành chính nhân sự và những nhân viên đang làm việc tại cơ quan về những quy tắc ứng xử, những quy tắc đang được áp dụng cho tất cả mọi người trong cơ quan. Nhà tuyển dụng chắc chắn sẽ có “cảm tình” với những ứng viên đã tìm hiểu và có khả năng thích ứng với văn hóa của cơ quan, có mối quan hệ tốt với đồng nghiệp… Nhóm thực hiện: Nhóm 11 lớp HCTM 15_001 Trang 3 Kỹ năng giao tiếp khi dự phỏng vấn GV: Nguyễn Thế Hùng 2.3. Nghiên cứu về người sẽ tiến hành phỏng vấn bạn: Nếu nhà tuyển dụng không thông báo ai sẽ là người phỏng vấn bạn, đừng ngần ngại hỏi và cố gắng tìm hiểu những thông tin trước về họ. Họ đang nắm giữ vị trí gì trong cơ quan? Họ đã làm việc trong cơ quan này bao lâu rồi? Chuyên ngành, bằng cấp của họ? Hãy giải thích với họ rằng bạn cần xin những thông tin đó để chuẩn bị một số câu hỏi với nhà tuyển dụng để biết thêm thông tin hoạt động của công ty. Với lí do này chắc chắn phòng nhân sự sẽ không ngần ngại mà cung cấp cho bạn. 2.4. Nghiên cứu về quá trình tuyển dụng: Hãy hỏi phòng nhân sự hoặc ban tuyển dụng xem bạn sẽ phải trải qua 1 vòng phỏng vấn hay nhiều hơn, nhà tuyển dụng tìm kiếm điều gì ở ứng viên? Bạn có cần phải trải qua một vòng thi trắc nghiệm, bài thi viết hay không? Bạn được phép mang những gì vào phòng phỏng vấn. Thông tin càng rõ ràng bao nhiêu, bạn càng chuẩn bị tốt hơn bấy nhiêu. Cơ hội được tuyển dụng sẽ cao hơn rất nhiều. 2.5. Nghiên cứu về yêu cầu của nhà quản lý tương lai: Điều cuối cùng bạn cần phải nghiên cứu kỹ lưỡng chính là yêu cầu của nhà quản lý trong tương lai, nếu người đó trực tiếp phỏng vấn bạn (với những tổ chức lớn, có thể bạn chỉ được gặp người quản lý trực tiếp sau khi bạn bắt đầu công việc của mình). Bằng việc tìm hiểu kỹ những yêu cầu này bạn sẽ giải thích được với họ tốt hơn bạn thích hợp với vị trí này thế nào, bạn có thể đáp ứng những yêu cầu đó ra sao… Ví dụ: Bạn ứng tuyển vào vị trí Trưởng phòng Kinh doanh lẻ của Công ty TNHH Fuji Xerox Việt Nam, ngành nghề thiết bị văn phòng. Ngoài đơn xin việc, sơ yếu lý lịch tốt, các thông tin, kỹ năng cá nhân cần thiết, theo chúng tôi bạn nên chuẩn bị trước thông tin về ngành nghề, nhà tuyển dụng, đối thủ cạnh tranh và có thể tổng hợp thành bảng cụ thể như sau: Nhãn hàng Sản phẩm chính Đặc điểm Khách hàng mục tiêu Fuji Xerox Máy photocopy, máy in tốc độ cao… Thương hiệu mới, mạnh về máy photocopy trắng đen tầm cao. Khách hàng nước ngoài có nhu cầu in ấn lớn, đặc biệt là khách hàng Nhật Bản. Canon Máy in, máy đa chức năng, máy scan, máy photocopy, máy fax, máy chiếu… Sản phẩm đa dạng, công nghệ cao, có thị phần lớn ở thị trường Mỹ và Châu Âu. Khách hàng nước ngoài, quốc tịch Mỹ-Châu Âu, các doanh nghiệp xây dựng, thiết kế có nhu cầu in màu. Ricoh Máy photocopy, máy fax, máy in… Thương hiệu lâu đời, thị phần lớn, mạnh về máy photocopy trắng đen Có sẵn lượng khách hàng trung thành, chủ yếu là khách hàng trong nước. Sharp Máy in, máy photocopy, máy tính tiền… Thương hiệu mới, giá rẻ, chi phí bản chụp thấp Khách hàng nhà nước, các dự án thầu. Toshiba Máy photocopy, máy chiếu… Thương hiệu mới, giá rẻ, chi phí bản chụp thấp Khách hàng nhà nước, các dự án thầu. Konica Minolta Máy in, máy photocopy… Chi phí thấp, mạnh về sản phẩm tầm thấp và Khách hàng có nhu cầu in ấn thấp hoặc các công ty Nhóm thực hiện: Nhóm 11 lớp HCTM 15_001 Trang 4 Kỹ năng giao tiếp khi dự phỏng vấn GV: Nguyễn Thế Hùng máy photocopy màu xây dựng, thiết kế có nhu cầu in màu. HP Máy in, máy đa chức năng, máy scan… Sản phẩm nhỏ gọn, tích hợp nhiều chức năng… Khách hàng cá nhân, các tổ chức vừa và nhỏ Những thông tin trên sẽ giúp ích rất nhiều cho bạn trong buổi phỏng vấn và sẽ giúp bạn “ghi điểm” thật nhiều trong mắt nhà tuyển dụng. 3. Dự báo các tình huống có thể xảy ra trong quá trình phỏng vấn Thông thường, tùy vào vị trí tuyển dụng, ngành nghề, tùy vào yêu cầu, tiêu chí của công ty mà các nhà tuyển dụng sẽ soạn sẵn “kịch bản” để kiểm tra, đánh giá ứng viên. Nhưng nhìn chung, ngày nay các cuộc phỏng vấn đều được soạn thảo theo mẫu nhất định. Dưới đây là 2 tình huống thường gặp khi dự phỏng vấn. 3.1. Một vài câu hỏi phỏng vấn thường gặp: 1/ Bạn biết gì về công ty của chúng tôi? 2/ Tại sao bạn lại nghỉ việc ở công ty cũ và chọn công việc này? 3/ Hãy giới thiệu về bản thân bạn? 4/ Hãy nói về những thành tích trong công việc của bạn? 5/ Đâu là điểm mạnh và đâu là điểm yếu của bạn? 6/ Hãy nói về kế họach của bạn trong vòng năm năm tới? 7/ Bạn thích làm việc một mình hay làm việc theo nhóm? Và vì sao? 8/ Nếu bạn không thể hoàn thành công việc của mình đúng như thời hạn và cam kết bạn sẽ làm gì? 9/ Hãy mô tả một dự án khó nhất mà bạn đã từng làm và bạn đã khắc phục những khó khăn ấy như thế nào? 10/ Theo bạn người cấp trên như thế nào là một cấp trên lý tưởng? (Theo Le & Associates) 3.2. Các dạng bài thi tuyển: 1/ Bài kiểm tra về “Chỉ số thông minh” (IQ Test): Đây là dạng bài nhằm đánh giá tổng quát năng lực của ứng viên về tất cả các mặt. Ngoài ra, dạng bài kiểm tra này còn kiểm tra khả năng phản xạ của ứng viên như sự nhanh trí, khả năng phân tích, khả năng tính toán…Bài kiểm tra này thường được thể hiện dưới dạng bài trắc nghiệm và bao gồm các câu hỏi về số học, toán học, ngữ pháp tiếng Việt…Để làm tốt được dạng bài này đòi hỏi bạn phải nhận biết được quy luật của vấn đề, hiểu biết về tính logic, biết các phương pháp tổng hợp, phân tích vấn đề. Chẳng hạn nhà tuyển dụng có thể hỏi bạn con số tiếp theo là số gì trong một dãy số đã cho hay chữ cái tiếp theo là gì trong một dãy chữ cái… 2/ Bài kiểm tra về “Chỉ số cảm xúc” (EQ Test) Đây là dạng bài để nhà tuyển dụng đánh giá khả năng xử lý tình huống, khả năng giao tiếp của ứng viên. Thông qua bài kiểm tra này, nhà tuyển dụng cũng có thể đoán biết một phần tính cách của bạn và quyết định xem bạn có phù hợp với vị trí hiện tại không. Nội dung của những bài kiểm tra này là những tình huống cho sẵn và nhiệm vụ của bạn là chọn một trong những cách giải quyết đã cho. Khi làm dạng bài này, bạn nên đọc kỹ đề và trả lời trung thực vì những câu trả lời của bạn sẽ cho nhà tuyển dụng biết bạn thuộc tuýp người nào. Nhóm thực hiện: Nhóm 11 lớp HCTM 15_001 Trang 5 Kỹ năng giao tiếp khi dự phỏng vấn GV: Nguyễn Thế Hùng 3/ Bài kiểm tra Tiếng Anh Đối với bài kiểm tra này, tùy thuộc vào vị trí tuyển dụng mà đề bài có thể dễ hay khó. Tuy nhiên, các công ty vẫn thường cho ứng viên làm các bài kiểm tra về từ vựng, văn phạm, đọc hiểu và viết luận. Vì thông qua các bài kiểm tra này, nhà tuyển dụng có thể đánh giá chính xác nhất khả năng sử dụng ngoại ngữ của ứng viên. Đây cũng được coi là bài kiểm tra không thể thiếu trong bất kỳ một cuộc thi tuyển dụng nào. Để làm tốt bài kiểm tra này đòi hỏi bạn phải thường xuyên rèn luyện và nâng cao vốn ngoại ngữ của mình. Nếu bạn không có nhiều thời gian thì ít nhất bạn cũng phải nắm rõ các điểm ngữ pháp cơ bản và bạn cũng phải có khả năng viết lách, đọc hiểu được các văn bản tiếng Anh 4/ Bài kiểm tra về kiến thức tổng quát Bài kiểm tra này để đánh giá kiến thức về mọi lĩnh vực của ứng viên. Nếu nhân viên có kiến thức tổng quát rộng sẽ giúp ích cho họ rất nhiều trong việc xử lý tình huống, giải quyết vấn đề và thậm chí cả trong giao tiếp. Thông thường bài kiểm tra này bao gồm các câu hỏi thuộc tất cả các lãnh vực như xã hội, khoa học, thể thao, văn học, tóan học, văn hóa, tin học…. Để trả lời chính xác các câu hỏi này đòi hỏi ứng viên phải thường xuyên cập nhật thông tin từ các nguồn. Tất nhiên là bạn không thể biết hết được kiến thức thuộc mọi lĩnh vực. Vì vậy, bạn nên trả lời những câu hỏi mà bạn đã biết nếu còn dư thời gian bạn hãy quay lại những câu hỏi khó. Bạn không nên mất quá nhiều thời gian cho một câu hỏi và cũng cẩn thận khi trả lời những câu hỏi này vì nếu không bạn sẽ bị mắc bẫy. (Theo Jobviet.com) 4. Chuẩn bị các câu hỏi để hỏi lại nhà tuyển dụng Một số điều bạn có thể hỏi như: • Những chi tiết khác liên quan đến công việc như giờ làm việc, nội quy công ty, các chế độ đãi ngộ, chế độ phúc lợi xã hội…. • Những triển vọng gì hứa hẹn thăng tiến và được đào tạo. • Tại sao vị trí này đang trống. • Lương bạn sẽ được trả bao nhiêu? Khi nào trả? Bạn có phải đóng góp lương của bạn vào hoạt động gì. Hãy thận trọng không quan trọng quá vấn đề tiền lương vì điều quan trọng hơn là bạn quan tâm đến công việc hơn là tiền. Tương tự, bạn hãy đưa ra giá trị năng lực của bạn và trình độ học vấn, và nếu người ta trả bạn với mức thấp hơn so với thị trường, hãy cho họ biết. II. Giai đoạn phỏng vấn trực tiếp 1. Tác phong chuyên nghiệp khi đi phỏng vấn Trong cuộc phỏng vấn xin việc, không chỉ những điều bạn nói là quan trọng, cách bạn nói và dáng vẻ của bạn như thế nào cũng quan trọng không kém. Hãy bước vào phòng một cách tự tin. Dù bạn mới lần đầu tiên đi dự phỏng vấn, bạn vẫn cứ thật bình tĩnh, đầu ngẩng cao (nhưng đừng thái quá, sẽ bị xem là tự cao), nở một nụ cười và chắc chắn rằng bạn đang rất nhiệt tình chờ đón cơ hội phỏng vấn này. Nhóm thực hiện: Nhóm 11 lớp HCTM 15_001 Trang 6 Kỹ năng giao tiếp khi dự phỏng vấn GV: Nguyễn Thế Hùng Những câu phỏng vấn sẽ không phải lúc nào cũng thú vị, nhưng nếu bạn đã chuẩn bị trước tâm lý và kiến thức cho những câu hỏi "kinh điển" thì dáng vẻ của bạn sẽ bộc lộ thái độ tự tin ấy. Những bài nghiên cứu gần đây cho thấy 10 phút đầu của cuộc phỏng vấn quyết định thái độ của nhà tuyển dụng đối với bạn. Những ấn tượng của nhà tuyển dụng với bạn không chỉ phụ thuộc vào những lời nói của bạn mà còn phụ thuộc vào những cử chỉ hay còn gọi là ngôn ngữ cơ thể của bạn. Đó là giọng nói của bạn, là cách bạn ngồi… 1.1. Đừng bắt tay một cách ủ rũ. Trong một số môi trường chuyên nghiệp, cái bắt tay có thể nói rất nhiều về một con người. Hãy chắc là cái bắt tay của bạn đủ mạnh mẽ, không rụt rè ẻo lả! Cũng đừng bắt tay quá trớn. Hẳn bạn cũng không muốn bị "ghi sổ" như một người làm hỏng cuộc phỏng vấn chỉ vì những ngón tay! 1.2. Cố gắng phản chiếu người phỏng vấn của bạn. Hãy luôn "theo sát" người phỏng vấn bạn và cố gắng phản chiếu lại thái độ và những hành động của anh ta hay cô ta một cách tinh tế. Nếu người phỏng vấn bạn đang rất hào hứng, hãy cố gắng bắt kịp cảm xúc đó. Tuy nhiên, điều này không có nghĩa khuyên bạn làm những gì người phỏng vấn bạn làm! 1.3. Đừng rung rung đôi chân của bạn, gõ nhịp bàn chân, vặn vẹo đôi bàn tay, xoắn vài lọn tóc hoặc cắn móng tay Tất cả những hình ảnh đó phản ánh sự thiếu tự tin và sợ hãi và hoàn toàn có thể làm lãng phí những lời nói của bạn. Hãy làm sao cho người nghe tập trung vào những câu trả lời hay nhất của bạn, chứ không phải là cách cư xử bồn chồn - không yên ấy! 1.4. Quan tâm đến tư thế của bạn. Hãy cố gắng ngồi thẳng và có một dáng điệu tốt, điều này sẽ giúp bạn nói với người đang phỏng vấn bạn rằng bạn là một người tự tin và có cá tính. Ngược lại, dáng đi lừ đừ sẽ vẽ nên một chân dung lười biếng và yếu kém về bạn. 1.5. Đừng vắt chéo đôi cánh tay trước người của bạn. Ngồi với đôi tay bắt chéo trước bạn có thể sẽ chỉ ra một tính cách phòng thủ, sự kháng cự, tính công kích và một suy nghĩ không cởi mở. Sử dụng đôi bàn tay diễn cảm những gì bạn đang nói. Khi người phỏng vấn đang nói, hãy đặt đôi bàn tay vào lòng bạn, thoải mái với đôi cánh tay dựa vào ghế của bạn. 1.6. Giữ đôi mắt nhìn thẳng. Luôn hướng đôi mắt về người phỏng vấn bạn sẽ giúp bạn thật sự nối kết với họ và hãy làm điều này dù bạn là người nhút nhát. Vâng, việc hướng mắt về người phỏng vấn có thể làm bạn lúng túng nhưng đó là một cách thức rất quan trọng. 1.7. Tương tự, cố gắng vận dụng những ngôn ngữ hình thể khác để gây một ấn tượng tốt như gật đầu, nghiêng nghiêng đầu, nhướng lông mày lên khi người khác đang nhấn mạnh quan điểm của họ. 1.8. Đừng thường xuyên thay đổi tư thế ngồi. Hãy tìm một tư thế cho đôi chân của bạn, sao cho thoải mái và cố gắng duy trì tư thế này. Nếu bạn chọn cách ngồi bắt chéo chân, hãy chắc rằng bạn có thể bắt chéo chân suốt buổi phỏng vấn. 1.9. Quan tâm đến giọng điệu của bạn. Giống như những cử động lý tính, giọng nói sẽ nói rất nhiều về bạn. Hãy chắc là bạn đã trả lời những câu hỏi bằng một giọng điệu mạnh mẽ, phù hợp. Tránh việc trả lời quá nhỏ nhẹ, hoặc nói lầm bầm, hoặc nói quá nhanh. Điều tốt nhất bạn nên nhớ là trước khi trả lời một câu hỏi là hãy hít một hơi thở sâu, suy nghĩ một vài giây và sau đó hãy bắt đầu trả lời. Điều này sẽ giúp bạn "khống chế" Nhóm thực hiện: Nhóm 11 lớp HCTM 15_001 Trang 7 Kỹ năng giao tiếp khi dự phỏng vấn GV: Nguyễn Thế Hùng được sự căng thẳng và giúp bạn thể hiện mình tốt nhất khi bạn đưa ra những câu trả lời quan trọng. Dưới đây là những lời khuyên của các chuyên gia ngôn ngữ cơ thể về nghệ thuật sử dụng ngôn ngữ cơ thể trong cuộc phỏng vấn xin việc: a. Những ấn tượng ban đầu Khi bạn chào nhà tuyển dụng, hãy mỉm cười thật tươi cùng với ánh mắt “biết nói” và bắt tay với nhà tuyển dụng thật dứt khoát. Hãy nói với nhà tuyển dụng “Rất vui được gặp ông/bà” để thể hiện thái độ thân thiết. Janine Driver, một chuyên gia về ngôn ngữ cơ thể cho hay giao tiếp bằng mắt thể hiện thái độ tôn trọng và quan tâm. Bà khuyên các ứng viên nên nhìn vào phần giao giữa mũi và lông mày, không nên nhìn chằm chằm vào trán, môi và miệng của người đối diện. b. Bàn tay và cánh tay Driver cho biết cử chỉ khoanh tay thể hiện bạn là người khép kín, cử chỉ hai bàn tay đan xen thể hiện bạn cần được nhà tuyển dụng trấn an vì bạn đang lúng túng. Do vậy, để thể hiện sự tự tin, ham học hỏi và cởi mở, Driver khuyên bạn nên mở rộng bàn tay và đặt trên bàn. Khi cơ thể của bạn được nới lỏng và thoải mái, người đối diện sẽ có niềm tin vào bạn. Đặc biệt, bạn nên tránh khoanh tay trước ngực, cử chỉ này cho thấy bạn là một người khép kín, luôn phòng vệ mọi người và không quan tâm đến mọi người xung quanh. c. Vắt chân chữ ngũ Bạn không nên ngồi ở tư thế vắt chân chữ ngũ. Theo Driver, cử chỉ này vô tình tạo một bức tường chắn giữa bạn và nhà tuyển dụng. Hơn nữa, nhiều nhà tuyển dụng khó tính sẽ rất phản cảm với cử chỉ này và họ đánh giá bạn là người mất lịch sự, thiếu tôn trọng với họ. d. Tư thế Bạn nên ngồi ở tư thế thẳng lưng trong suốt buổi phỏng vấn, vai nên đưa ra phía sau. Với tư thế như vậy, bạn sẽ thể hiện được sự tự tin của bạn và có thể thở tốt. Hơn nữa, ở tư thế này, ít nhất bạn có thể tránh và xoá bỏ cảm giác lo sợ, không thoải mái, gò bó. e. Cử chỉ của những ngón tay Chắc chắn rằng hầu như tất cả chúng ta đều không bao giờ để ý đến những cử chỉ của ngón tay trong buổi phỏng vấn nhưng đã đến lúc chúng ta nên từ bỏ ý nghĩ này. Driver cho rằng cử chỉ buông thõng những ngón tay thể hiện bạn là người ngạo mạn. Ngoài ra, Driver khuyên bạn không nên chỉ ngón tay trỏ về phía trước. Những cử chỉ như vậy cho thấy bạn là một người hết sức hiếu thắng. ) 2. Kỹ Năng khi dự phỏng vấn 2.1. Nghiên cứu kỹ chủ đề: Một điều sơ đẳng song không phải ai cũng nghĩ đến khi chuẩn bị có một cuộc phỏng vấn! Có người cứ thong dong tay đút túi quần, đến nơi thì chĩa máy ghi âm ghi lại tuốt luốt và về nhà mới giải băng, viết tin. Tốt nhất phải hiểu rõ vấn đề, tìm kiếm trước thông tin mới nhất cũng như thông tin background về chủ đề đó từ kho tư liệu của chính tờ báo, các thư viện hay liên hệ với các nguồn khác. 2.2. Lập sẵn một danh sách các câu hỏi: Phải xác định xem mình muốn biết gì từ người được phỏng vấn và sắp xếp sẵn các câu hỏi một cách logic để không bị hỏi lộn xộn, lung tung. Người thông minh có thể sắp sẵn trong đầu nhưng tốt nhất là cứ viết ra các câu hỏi một cách vắn tắt và cụ thể. Nếu muốn Nhóm thực hiện: Nhóm 11 lớp HCTM 15_001 Trang 8 Kỹ năng giao tiếp khi dự phỏng vấn GV: Nguyễn Thế Hùng mang một tài liệu nào đó cho người được phỏng vấn xem, hãy nhớ kèm danh sách các câu hỏi liên quan. Nếu muốn người được phỏng vấn trả lời hay nhận xét về một điều gì đó được viết ở một tài liệu khác thì luôn nhớ mang theo một bản copy hay viết lại chính xác về điều đó trong sổ tay của bạn. 2.3. Lên kế hoạch trước: Việc thu xếp cuộc phỏng vấn cũng nên tiến hành chu đáo. Phải giới thiệu bản thân và mục đích viết bài một cách rõ ràng, cũng như lý do tại sao lại muốn phỏng vấn họ: “Tôi đang viết bài về tư nhân hóa liên quan đến nhiều công ty và tôi muốn biết kinh nghiệm của công ty ông?” Hãy hẹn chính xác giờ, địa điểm, ngày phỏng vấn, và nên gọi lại để xác nhận nếu hẹn quá xa. 2.4. Có tác phong chuyên nghiệp: Nên đến đúng giờ và ăn mặc phù hợp. Có thể bắt đầu cuộc phỏng vấn bằng một cuộc trò chuyện nhẹ nhàng để người được phỏng vấn cảm thấy thoải, nhưng nhớ là rất ngắn gọn. Trước hết cần nhắc lại mục đích của cuộc phỏng vấn: “Như đã nói qua điện thoại, tôi đang viết bài về ” Hãy ghi lại chính xác tên, chức danh, tên công ty ngay lúc bắt đầu cuộc phỏng vấn để khỏi quên, tốt nhất là xin danh thiếp và kiểm tra với người được phỏng vấn xem có thay đổi gì về chức danh, phòng ban họ đang làm và số điện thoại liên hệ hay không. 2.5. Giữ đúng chủ đề của cuộc phỏng vấn: Cố gắng hỏi những câu hỏi đã chuẩn bị sẵn, nhưng cũng không nên là nô lệ của chúng. Hãy nghe người được phỏng vấn nói, và đặt những câu hỏi tiếp theo dựa trên những gì mà người đó đang nói đến. Đừng để người được phỏng vấn đi quá xa chủ đề hay lạc đề nhưng cũng nên nhã nhặn trong cách đưa họ quay lại với chủ đề chính của cuộc phỏng vấn bằng cách nói “Vấn đề ông đang nêu khá thú vị nhưng chúng ta có thể quay trở lại vấn đề ” 2.6. Hãy để người được phỏng vấn nói: Đừng đưa ra ý kiến riêng và đừng hỏi những câu dài dòng. Thậm chí khi kết thúc cuộc phỏng vấn cũng nên tránh đưa ra chủ kiến của phóng viên. Nếu bị buộc phải nhận xét về một điều gì đó, hãy nói với người được phỏng vấn là bạn thấy ý kiến của cả hai phía đều có giá trị. Cần nhớ là luôn đưa ra câu hỏi một cách trung lập (“Một số người nói là tình hình tài chính của công ty A hết sức nguy ngập, ông/bà có đồng ý với ý kiến đó không?”) 2.7. Giải thích rõ ràng những nguyên tắc cơ bản: Khi người được phỏng vấn không muốn một số điều mà họ nói được trích dẫn vào bài viết, hãy giải thích một cách rõ ràng nhưng lịch sự về những nguyên tắc của tờ báo. Tuyệt đối không đề cập đến việc sẽ không trích dẫn thông tin người được phỏng vấn cung cấp, trừ trường hợp người được phỏng vấn yêu cầu. Thông thường, tất cả các thông tin sẽ đều được trích dẫn trong bài báo. 2.8. Ghi lại những quan sát riêng: Nhớ ghi lại những chi tiết như vẻ ngoài của văn phòng, người được phỏng vấn đang mặc đồ gì, thái độ khi đó ra sao, v,v – nói tóm lại là bất cứ điều gì có thể làm sinh động thêm cho bài viết. Hãy ghi lại, đừng bao giờ chỉ dựa vào trí nhớ của mình. 2.9. Đừng tự lừa bản thân: Nếu không hiểu một điều gì đó, hãy đề nghị người được phỏng vấn giải thích rõ ràng. Chớ làm ra vẻ biết nhiều hơn những điều mình thực sự biết, trừ khi nghĩ rằng đó là điều lẽ ra Nhóm thực hiện: Nhóm 11 lớp HCTM 15_001 Trang 9 Kỹ năng giao tiếp khi dự phỏng vấn GV: Nguyễn Thế Hùng phải đọc và tìm hiểu trong lúc chuẩn bị nhưng bây giờ mới phát hiện biết mình là thiếu sót. Nếu nghe không kịp điều gì đó, hãy đề nghị người được phỏng vấn nhắc lại. 2.10. Kết thúc cuộc phỏng vấn: Hãy nói với người được phỏng vấn là bạn cần lướt qua các vấn đề đã hỏi xem có quên điều gì không. Thậm chí hãy hỏi thẳng người được phỏng vấn: “Có điều gì đó mà ông/bà muốn nói thêm mà tôi chưa hỏi không?” và nếu có thể thì đề nghị: “Có ai đó khác mà tôi cần phải nói chuyện với không, hay có tài liệu gì mà tôi cần phải đọc để làm rõ, hiểu rõ những gì mà chúng ta đang nói không?” Hãy kiểm tra lại tất cả các số liệu, con số, ngày giờ, hay địa điểm (các chi tiết nhỏ nhưng quan trọng). Cũng nên xin phép rằng có thể bạn sẽ phải gọi điện lại cho họ để hỏi thêm một vài điều. 3. Phản ứng lại các tình huống khó trong cuộc phỏng vấn 3.1. Quy trình trả lời lại các câu hỏi khó của nhà tuyển dụng: Có rất nhiều câu hỏi dành cho ứng viên trong buổi phỏng vấn và bạn không thể học thuộc lòng tất cả câu trả lời. Hơn thế nữa, hầu hết các nhà tuyển dụng rất ghét ứng viên trả lời như một “con vẹt”. Một trong những yếu tố quan trọng mà nhà tuyển dụng đánh giá cao là câu trả lời phải rõ ràng, tự nhiên và trên hết là phải thực tế. Hãy cho nhà tuyển dụng thấy rằng bạn thật sự là một ứng viên sáng giá thông qua những câu trả lời của mình. Dưới đây là quy trình ba bước nhằm giúp các ứng viên phát huy những câu trả lời ấn tượng nhất nhằm “chống” lại những câu hỏi hóc búa của nhà tuyển dụng: Bước 1: Hiểu những gì thật sự được hỏi Một trong những nhiệm vụ của bạn trong buổi phỏng vấn là phải hiểu những gì mà nhà tuyển dụng mong đợi và đang tìm kiếm từ phía các ứng viên. Nhìn chung, những yêu cầu mà nhà tuyển dụng mong muốn thường rơi vào ba lĩnh vực, và những câu hỏi của nhà tuyển dụng được thiết kế nhằm khai thác những thông tin mà họ cần thiết từ phía các ứng viên. Ba lĩnh vực mà nhà tuyển dụng quan tâm nhất là: Những kỹ năng nghề nghiệp: • Liệu bạn có những kỹ năng phù hợp với nhu cầu của công ty hay không? • Bạn có chứng minh được rằng bạn thật sự phù hợp với công việc mà công ty sẽ giao cho bạn. Bạn từng làm những công việc như thế này bao giờ chưa? • Nếu trước đây bạn chưa bao giờ làm những việc như thế này thì bạn có chứng minh được cho nhà tuyển dụng thấy rằng bạn có khả năng đảm nhận những công việc mà họ giao hay không? Những động cơ thúc đẩy bạn trong suốt quá trình công tác: • Động lực nào thúc đẩy bạn tìm đến với công việc này, và bạn có đủ tự tin để đảm nhiệm công việc này không? Điều gì chứng minh rằng bạn đủ năng lực để đảm nhận vai trò này? • Bạn sẽ luôn tận tâm chu đáo với nhiệm vụ được giao chứ? Hoặc có thể do áp lực công việc, các mối quan hệ trong công ty, với đồng nghiệp sẽ khiến bạn đôi khi quẫn trí, bạn có chịu đựng được áp lực công việc hay không? • Bạn có yêu thích công việc này không, điều gì có thể chứng minh rằng bạn thật sự yêu thích công việc này? Nhóm thực hiện: Nhóm 11 lớp HCTM 15_001 Trang 10 [...]... chút kinh nghiệm về công ty Nhóm thực hiện: Nhóm 11 lớp HCTM 15_001 Trang 12 Kỹ năng giao tiếp khi dự phỏng vấn GV: Nguyễn Thế Hùng • Khi m tốn thái quá Khi m tốn trong cuộc sống là một điều tốt, nhưng lại không ghi điểm khi đi xin việc vì chắc chắn bạn hiểu rằng phỏng vấn là cơ hội cho bạn tỏa sáng, phơi bày những gì bạn có khả năng làm được, nổi bật hoàn toàn so với các ứng viên khác Thế nên, cần phải... như bạn được mời đến phỏng vấn lần hai rồi thì chuyện gọi điện, viết thư sau đó cũng chả hề hấn gì Nhưng Nhóm thực hiện: Nhóm 11 lớp HCTM 15_001 Trang 16 Kỹ năng giao tiếp khi dự phỏng vấn GV: Nguyễn Thế Hùng theo tôi, nếu như bạn chỉ đang trong giai đoạn phỏng vấn lần thứ nhất, thì bạn chỉ nên ý nhị hỏi thăm một lần thôi • Thăm dò thái độ: Thật ra, ngay từ lúc tham gia phỏng vấn, bạn đã biết sơ qua... lớp HCTM 15_001 Trang 17 Kỹ năng giao tiếp khi dự phỏng vấn GV: Nguyễn Thế Hùng • Chủ động liên hệ với nhà tuyển dụng Bạn phỏng vấn vào ngày thứ Ba, nhưng hôm nay đã là thứ Sáu rồi mà vẫn không thấy họ gọi cho bạn Rõ ràng là cuộc phỏng vấn vừa qua rất tốt, bạn cảm thấy mình rất phù hợp và đủ khả năng để làm công việc ấy; nhà tuyển dụng cũng tỏ ra rất hài lòng với bạn Vậy thì vấn đề ở đây là gì, tại... phần trăm dựa vào kỹ thuật chuyên ngành, còn tám mươi lăm phần trăm phải dựa vào những quan hệ giao tiếp và tài năng xử thế của người ấy” Như vậy, ta có thể hiểu được tầm quan trọng đặc biệt của giao tiếp trong cuộc sống, trong kinh doanh là như thế nào? Trong khuôn khổ bài viết này, nhóm 11 lớp HCTM15_001 hy vọng rằng thông qua việc phân tích 3 bước của tình huống giao tiếp khi dự phỏng vấn với những... thành cảm ơn Chữ ký Tên đầy đủ 2 “Nhắc nhở” khi nhà tuyển dụng quên thông báo kết quả • Làm gì khi họ không gọi cho bạn sau khi phỏng vấn? Không phải lúc nào bạn cũng nhận được cuộc gọi mời nhận việc sau khi trải qua một cuộc phỏng vấn, dù cho họ - người phỏng vấn đã hứa là sẽ gọi cho bạn sau đó Điều này không có nghĩa là bạn quá kém cỏi, hay bạn không đủ khả năng, có thể chỉ là bạn không hợp với vị trí... nóng vội vàng hay một người biết kiềm chế cảm xúc để suy nghĩ chín chắn trước khi ra quyết định Điều này có thể ảnh hưởng trực tiếp đến công việc bạn làm sau này Nếu rơi vào hoàn Nhóm thực hiện: Nhóm 11 lớp HCTM 15_001 Trang 15 Kỹ năng giao tiếp khi dự phỏng vấn GV: Nguyễn Thế Hùng cảnh trên hãy chứng minh rằng bạn có khả năng kiểm soát những cảm xúc cá nhân trong lòng, thậm chí mọi thứ không đi theo... chọn, khi đó lời hứa “liên hệ sau với anh (chị) chỉ đơn thuần mang tính xã giao Trong trường hợp nào, bạn cũng nên suy xét mọi việc thật cẩn trọng, nếu cảm thấy cơ hội của mình ở đây quá nhỏ, nên nhanh chóng tìm cho mình một công việc khác Nhóm thực hiện: Nhóm 11 lớp HCTM 15_001 Trang 18 Kỹ năng giao tiếp khi dự phỏng vấn GV: Nguyễn Thế Hùng IV Kết luận Có rất nhiều điều cần ghi nhớ trước, trong khi. .. đàm phán: Mức lương luôn dựa trên ngân sách của công ty và khả năng làm được việc của bạn Vì vậy bạn đừng đem tình hình kinh tế cá nhân của mình đang nghèo khó, nuôi “mẹ già con thơ” vào trong cuộc đàm phán này nhé Nó không những không mang lại hiệu quả như mong Nhóm thực hiện: Nhóm 11 lớp HCTM 15_001 Trang 14 Kỹ năng giao tiếp khi dự phỏng vấn GV: Nguyễn Thế Hùng muốn mà còn khi n nhà tuyển dụng khó... tiếp khi dự phỏng vấn với những mẫu ví dụ cụ thể sẽ phần nào giúp được các bạn hiểu rõ hơn về quy trình và các nguyên tắc, kinh nghiệm khi dự phỏng vấn Đặc biệt nhóm chúng tôi tập trung vào phần kỹ năng trả lời phỏng vấn và đàm phán tiền lương Thiết nghĩ, đó là những kỹ năng quan trọng nhất để ứng viên thuyết phục đuợc các nhà tuyển dụng trong khâu cuối cùng cùa hành trình tìm việc Sau cùng, nhóm chúng... cảm ơn ông/bà đã dành thời gian phỏng vấn tôi cho vị trí Lập Trình Viên Cao Cấp trong công ty XXX Sau khi được phỏng vấn và gặp gỡ những người trong công ty, tôi thấy mình là ngườI xứng đáng cho vị trí công việc đó vì tôi có khả năng nắm bắt nhanh và thích nghi cao cho một vị trí đa ngành Cùng với nhiệt huyết và tác phong làm việc tốt, chuyên môn cao về kỹ thuật và kỹ năng phân tích của tôi chắc chắn . chuyên nghiệp khi đi phỏng vấn 6 2. Kỹ Năng khi dự phỏng vấn 8 3. Phản ứng lại các /nh huống khó trong cuộc phỏng vấn 10 4. Lỗi cơ bản khi đi phỏng vấn 12 5. Kỹ năng đàm phán, thỏa thuận lương với. Trang 8 Kỹ năng giao tiếp khi dự phỏng vấn GV: Nguyễn Thế Hùng mang một tài liệu nào đó cho người được phỏng vấn xem, hãy nhớ kèm danh sách các câu hỏi liên quan. Nếu muốn người được phỏng vấn trả. 12 Kỹ năng giao tiếp khi dự phỏng vấn GV: Nguyễn Thế Hùng • Khi m tốn thái quá Khi m tốn trong cuộc sống là một điều tốt, nhưng lại không ghi điểm khi đi xin việc vì chắc chắn bạn hiểu rằng phỏng