TRƯỜNG ĐẠI HỌC BÁCH KHOA HÀ NỘI KHOA CÔNG NGHỆ THƠNG TIN Bài tập lớn Mơn: Phân tích thiết kế hệ thống Đề tài: Phân tích thiết kế Hệ thống quản lý kinh doanh khách sạn Giáo viên hướng dẫn: Th.S Đỗ Văn Uy Thực hiện: Nhóm sinh viên Lương Thanh Bình Hà Thành Lê Nguyễn Việt Hồng Lớp: Tin – K45 Hà Nội - Tháng 4/2004 PHÂN TÍCH HIỆN TRẠNG Giới thiệu sơ khách sạn: Cơ sở cần khảo sát Khách sạn Tây Hồ Đây khách sạn lớn, đạt tiêu chuẩn quốc tế sao, trực thuộc Công ty Du lịch Dịch vụ Tây Hồ Khách sạn có vị trí thuận lợi, nằm bán đảo Tây Hồ, trông thẳng Hồ Tây Cơ sở hạ tầng khang trang với khu nhà nghỉ (khu A, khu B khu C) gồm 115 phịng (trong có phịng Suite, 14 phòng Deluxe 93 phòng Standard) Khách sạn có sân tennis, bể bơi bố trí hợp lý khn viên thống đãng với vườn hoa lớn bao quanh Hiện nay, khách sạn kinh doanh chủ yếu lĩnh vực dịch vụ du lịch, đối tượng chủ yếu khách lưu trú theo đoàn với hệ thống đặt phịng , đăng kí theo tour từ trước loại hình dịch vụ kèm Ngồi ra, khách sạn nhận cung cấp địa điểm cho hội nghị, cho khóa học ngắn hạn… Tổ chức quan: Ban giám đốc Thị trường kế hoạch Lễ tân Hành tổ chức Kế tốn thu ngân Tài kế tốn Dịch vụ phịng Trung tâm du lịch lữ hành Dịch vụ bổ sung Dịch vụ ăn uống Hệ thống quản lý khách khách sạn: 3.1 Nhiệm vụ Thực việc nhận đặt phòng, làm thủ tục cho khách đến lưu trú cách nhanh chóng, thuận tiện Cung cấp dịch vụ khách có yêu cầu, đem lại thoải mái, hài lòng cho khách Khi khách về, tổng hợp hóa đơn làm thủ tục cho khách tốn đầy đủ chi phí 3.2 Cơ cấu tổ chức phân công trách nhiệm Hệ thống quản lý khách gồm có phận sau: • Bộ phận lễ tân: Đảm nhiệm việc nhận đặt phòng, làm thủ tục checkin cho khách Đây nơi tiếp nhận điều phối phần lớn yêu cầu khách liên quan đến dịch vụ Bộ phận có 01 máy tính nhỏ, khơng trợ giúp cho cơng việc quản lý Các thao tác thực thủ công chủ yếu dựa vào kinh nghiệm • Bộ phận dịch vụ phòng: thực việc quản lý phòng cung cấp dịch vụ mà khách sử dụng phịng • Bộ phận dịch vụ ăn uống phận dịch vụ bổ sung: thực cung cấp dịch vụ nhằm thỏa mãn nhu cầu ăn uống, thể thao, vui chơi, giải trí… khách • Bộ phận kế tốn thu ngân: có nhiệm vụ tổng hợp hóa đơn (phiếu báo thu dịch vụ; phiếu báo tốn phịng ngủ, hội trường) từ phận dịch vụ khác chuyển đến để sau thực toán với khách checkout • Cán phịng Kế hoạch thị trường : tổng hợp thông tin để đưa báo cáo cho Ban giám đốc, phục vụ cho việc xây dựng chiến lược kinh doanh khách sạn Đồng thời, tiếp nhận thị ban giám đốc cập nhật vào hệ thống Hệ thống quản lý khách cịn có máy in phần mềm cơng ty bưu điện cấp để tổng hợp thơng tin chi phí viễn thơng mà khách sử dụng thành hóa đơn điện thoại 3.3 Quy trình xử lý liệu xử lý Qua bước đầu điều tra khảo sát, thấy quy trình thực quản lý khách loại chứng từ giao dịch sử dụng hệ thống sau: • Khi có nhu cầu đặt phịng, trung tâm du lịch lữ hành liên lạc với phận lễ tân, thông báo cụ thể nhu cầu (ngày khách đến, khách đi, số lượng phòng, loại phòng…) Bộ phận lễ tân dựa vào Bảng quản lý phòng, đối chiếu khả đáp ứng khách sạn so với nhu cầu khách trả lời Nếu đáp ứng nhu cầu khách, lễ tân yêu cầu trung tâm du lịch lữ hành cung cấp thêm số thông tin Những thông tin dùng để lễ tân điền sẵn vào Danh sách khai báo tạm trú, phân bố khách vào phòng, cập nhật Bảng quản lý phòng Sổ ghi khách đăng kí, nhằm thực thủ tục check-in cách nhanh chóng Ngược lại, khách có u cầu thơng tin giá phịng giá dịch vụ, lễ tân dựa vào Bảng giá phòng Bảng giá dịch vụ để cung cấp thông tin cho khách • Khi khách đến check-in, lễ tân đối chiếu thông tin khách cung cấp với Sổ ghi khách đăng kí Nếu khách đăng kí trước, lễ tân thực thủ tục check-in cho khách Ngược lại, khách phải thực đặt phòng trước check-in Nếu khách có Sổ ghi khách đăng kí, lễ tân cần thu thập thêm số thơng tin người tốn, hình thức tốn, giấy tờ tùy thân (nếu khách nước ngồi hộ chiếu, khách nước chứng minh thư) cập nhật vào sổ (đặt bàn lễ tân) Mỗi mẫu ghi khách đăng kí ghi làm Một lưu cuống Sổ ghi khách đăng kí đặt bàn lễ tân, chuyển cho kế toán thu ngân (đóng thành Sổ quản lý khách th phịng) để sau tổng hợp check-out, lại giao cho tổ buồng (bộ phận dịch vụ phòng) lưu lại để đối chiếu kiểm tra sau Sau làm thủ tục giao phòng (đã phân bố sẵn) cho khách, thơng báo với tổ buồng cập nhật lại tình trạng phòng bảng quản lý phòng Danh sách khai báo khách tạm trú (có thể chuẩn bị từ trước ghi khách check-in) gửi cho quan quản lý (nếu khách nước ngồi danh sách chuyển cho tổng cục A18, đơn vị công an chuyên trách lĩnh vực quản lí xuất nhập cảnh cho cơng an phường Quảng An, đơn vị chuyên trách quản lí tạm trú tạm vắng điạ phương, khách nước danh sách cần gửi tới công an phường) Nếu cuối ngày mà khách đăng kí chưa đến check-in, lễ tân liên lạc lại với khách để xác minh lại cập nhật lại vào Bảng quản lý phòng Sổ ghi khách đăng kí • Khi khách có nhu cầu sử dung dịch vụ, tùy theo loại dịch vụ mà khách sử dụng, phận tương ứng thực cung cấp dịch vụ Ví dụ: dịch vụ mà khách sử dụng phòng đồ uống, mỹ phẩm… phận dịch vụ phòng (tổ buồng) cung cấp; dịch vụ ăn uống phòng ăn, quầy bar phận dịch vụ ăn uống cung cấp; dịch vụ bơi, vui chơi, thuê xe , giặt … phận dịch vụ bổ sung cung cấp Các yêu cầu dịch vụ khách đặt trực tiếp với phận cung cấp thông qua điều phối lễ tân Sau sử dụng dịch vụ, khách tốn trực tiếp với người phục vụ trả sau Nếu toán trực tiếp, người cung cấp dịch vụ dựa vào Bảng giá dịch vụ viết hóa đơn dịch vụ gồm liên, giao cho khách liên 2, lưu lại cuống liên Liên hóa đơn giữ lại để sau đưa lên phòng Tài kế tốn nhằm tổng hợp doanh thu Nếu khách trả sau, phận cung cấp dịch vụ dựa vào Bảng giá dịch vụ ghi Phiếu báo thu dịch vụ mang đến cho kế toán thu ngân để sau tổng hợp lại hóa đơn check-out • Khi khách về, cần làm thủ tục check-out Sau khách thu xếp hành lí, phận dịch vụ phịng kiểm kê tài sản phịng tình trạng phịng Nếu sở vật chất phịng có mát hư hại gì, phận dịch vụ phịng ghi mục phí bồi thường vào Phiếu báo thu dịch vụ chuyển xuống cho kế tốn thu ngân Sau ký nhận phịng với khách, phận dịch vụ phịng thơng báo với lễ tân Lễ tân làm thủ tục nhận phòng từ khách, cập nhật trở lại vào Bảng quản lý phòng Nếu khách đồn hội nghị, thường ban tổ chức trả tiền phịng đồn, cịn tiền dịch vụ khác cá nhân trả Lúc này, lễ tân dựa vào Sổ ghi khách đăng kí để làm Phiếu báo tốn phịng ngủ, hội trường, chuyển cho kế tốn thu ngân Nếu khách lẻ tiền phịng tiền dịch vụ tốn gộp lại Kế tốn thu ngân có nhiệm vụ thu thập tất hóa đơn khách (phiếu báo tốn phịng ngủ, hội trường; Phiếu báo thu dịch vụ, Hóa đơn điện thoại) kết hợp với Sổ quản lý khách thuê phòng (bản liên 3, từ Sổ ghi khách đăng kí lễ tân chuyển đến khách check-in), tổng hợp lại, viết Hóa đơn giá trị gia tăng (mẫu Bộ tài ban hành) khách toán giao lại cho khách (bản giao liên 2, liên lưu lại cuống, liên chuyển cho Tài kế tốn để tổng hợp doanh thu) Việc tính tiền điện thoại thực nhờ phần mềm bưu điện cung cấp Kế toán thu ngân cần nhập vào số phịng, ngày khách đến ngày khách đi, hóa đơn chi tiết in Nếu khách đồn hội nghị kế tốn thu ngân cịn phải làm tổng hợp chi tiết dịch vụ mà đoàn sử dụng để ban tổ chức mang giải trình với quan Phương thức tốn tiền mặt chuyển khoản Thời hạn tốn đồn khách hội nghị chậm ngày sau hội nghị kết thúc • Định kỳ có biến động ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh, Ban giám đốc khách sạn yêu cầu phòng Kế hoạch thị trường đưa báo cáo tình hình biến động số lượng khách Lúc này, phòng kế hoạch thị trường dựa vào Sổ quản lý khách thuê phòng để tổng hợp, tính tốn làm báo cáo gửi cho Ban giám đốc Dựa vào thông tin này, Ban giám đốc đưa chiến lược kinh doanh phù hợp Cũng vậy, ý kiến khách định kì xem xét để có điều chỉnh hợp lý • Dựa vào báo cáo tình hình biến động lượng khách ý kiến đóng góp, phản ánh khách, ban giám đốc đưa thay đổi để phòng Kế hoạch thị trường cập nhật hệ thống Các mục cập nhật bao gồm Bảng giá dịch vụ Bảng giá phòng 3.4 Đánh giá trạng 3.3.1 Tài nguyên phương pháp tại: Hệ thống có máy tính, thực tế sử dụng máy, có máy IBM-Server chưa sử dụng Các máy cài hệ điều hành Windows Có kết nối Internet Hệ thống thiết kế với mô hình quản lí mạng Lan chưa đáp ứng u cầu tốn quản lí khách sạn nên không thành công Hiện tại, quy trình quản lý khách sạn tiến hành thủ cơng (trừ hệ thống tính tiền điện thoại) Cơng tác quản lý thực mà khơng có trợ giúp máy tính Thơng tin lưu chuyển sổ sách giấy tờ 3.3.2 Nhược điểm hệ thống tại: Do trình quản lí khơng có trợ giúp máy tính, quản lý dựa giấy tờ, sổ sách tiến hành chủ yếu nhờ vào kinh nghiệm nên nên hiệu suất không cao, dễ dẫn đến nhầm lẫn, thất lạc giấy tờ Dễ xảy tượng ùn tắc,chồng chéo lên công việc nhiều, lượng khách lớn Ngồi ra, có nhiều loại giấy tờ dẫn đến việc tổng hợp, lưu trữ vận chuyển khó khăn Khi cần truy tìm thơng tin, thông tin phạm vi khách lưu trú, cịn tương đối dễ dàng Cịn thơng tin q khứ thời gian cơng sức bỏ để truy tìm lớn, khó tránh khỏi sai sót, nhầm lẫn Với trang thiết bị trình bày sơ việc để khơng lãng phí Dù kết nối Internet chưa thực hoạt động quảng bá mạng, chưa xây dựng trang Web riêng Các thơng tin chương trình mới, chiến dịch mới, quảng cáo quốc tế nội địa chuyển fax Dù có hiệu muốn mở rộng qui mô kinh doanh, diện mạo khách sạn khơng đáp ứng 3.5 Mục tiêu hệ thống Các hạn chế đưa hệ thống cũ dẫn tới yêu cầu cấp thiết phải xây dựng hệ thống quản lý mới, ứng dụng thành tựu công nghệ thông tin Hệ thống xây dựng phải thỏa mãn tiêu chí sau: • Trợ giúp đắc lực cho công tác quản lý Loại bỏ loại giấy tờ phức tạp, rườm rà, thao tác dư thừa, thủ công Nâng cao hiệu suất làm việc Tự động hóa thao tác lập báo cáo, hóa đơn • Đảm bảo đồng nhất, xác thơng tin tác nghiệp Đảm bảo thông tin hệ thống lưu chuyển nhanh chóng, an tồn Hỗ trợ đắc lực cho việc lưu trữ tra cứu thơng tin • Hệ thống có giao diện thân thiện, dễ sử dụng Có tính ổn định hiệu cao Có khả mở rộng có nhu cầu PHÂN TÍCH HỆ THỐNG Phân tích hệ thống xử lý 1.1 Biểu đồ phân cấp chức Sau phân tích sơ bộ, thấy hệ thống có chức sau: Quản lý khách Đặt phòng Check-in Cung cấp dịch vụ Check-out Nhận yêu cầu Nhận yêu cầu Nhận yêu cầu Đối chiếu, kiểm tra Đối chiếu, kiểm tra Xử lý yêu cầu Xử lý kết Xử lý kết Thanh toán dịch vụ Làm thủ tục checkout Thanh tốn phịng Tổng hợp hóa đơn Thanh tốn tổng hợp Hoàn tất thủ tục Làm báo cáo Cập nhật hệ thống Báo cáo biến động khách Cập nhật giá dịch vụ Cập nhật giá phòng 1.2 Các biểu đồ luồng liệu: • Biểu đồ BLD mức khung cảnh: Yêu cầu + Thông tin + Giấy tờ Trả tiền Khách Yêu cầu báo cáo Quản lý khách Báo cáo Hồi đáp yêu cầu Ban giám đốc Chỉ thị cập nhật hệ thống Khai báo tạm trú Xác nhận Cơ quan quản lý nhân Trong “Yêu cầu” “Hồi đáp yêu cầu” tương ứng công đoạn là: Cơng đoạn u cầu Đặt phịng u cầu đặt phòng Check-in Yêu cầu check-in Cung cấp dịch vụ Yêu cầu dịch vụ Check-out Yêu cầu check-out Yêu cầu tốn tiền phịng Hồi đáp u cầu Chấp nhận Từ chối Chấp nhận + Bàn giao phòng Từ chối Đáp ứng dịch vụ + Hóa đơn Từ chối Hóa đơn Hóa đơn • Biểu đồ BLD mức đỉnh: Yêu cầu đặt phòng Đặt phòng Hồi đáp yêu cầu Khách Yêu cầu check-in Checkin Hồi đáp yêu cầu Khai báo tạm trú Xác nhận Cơ quan quản lý nhân Yêu cầu dịch vụ Hồi đáp yêu cầu Cung cấp dịch vụ Khách Yêu cầu check-out Thanh tốn Check-out Hóa đơn Ban giám đốc u cầu lập báo cáo Báo cáo Làm báo cáo • Biểu đồ BLD mức đỉnh: 10 Ban giám đốc Yêu cầu cập nhật Cập nhật hệ thống Chức Đặt phịng: u cầu đặt phịng Cung cấp thơng tin Nhận yêu cầu Yêu cầu đặt phòng Khách Từ chối yêu cầu Chấp nhận yêu cầu Đối chiếu, kiểm tra Kết kiểm tra Xử lý kết 11 Cập nhật hệ thống Chức Check-in Yêu cầu check-in Thông tin cá nhân Yêu cầu check-in Nhận yêu cầu Kết kiểm tra Khách Giấy tờ cần thiết Trả lời Từ chối yêu cầu Chấp nhận yêu cầu + Bàn giao phòng Xác nhận Khai báo tạm trú Cơ quan quản lý nhân 12 Đối chiếu, kiểm tra Chức Cung cấp dịch vụ Yêu cầu dịch vụ Nhận yêu cầu Từ chối dịch vụ Khách Đáp ứng dịch vụ Yêu cầu dịch vụ Xử lý yêu cầu Danh sách dịch vụ đáp ứng Hóa đơn Thanh toán Thanh toán dịch vụ 13 Cập nhật hệ thống Chức Check-out Hóa đơn u cầu tốn tiền phòng + Trả tiền phòng Yêu cầu check-out Làm thủ tục checkout Thanh tốn tiền phịng u cầu check-out Tổng hợp hóa đơn Khách Hóa đơn GTGT Tiền tốn Hóa đơn Thanh tốn tổng hợp Xác nhận tốn Giấy tờ khách Hồn tất thủ tục 14 Cập nhật hệ thống Chức Cập nhật hệ thống: Yêu cầu cập nhật giá dịch vụ Cập nhật giá dịch vụ Ban giám đốc Yêu cầu cập nhật giá phòng Cập nhật giá phòng Chức Làm báo cáo: Yêu cầu lập báo cáo Làm báo cáo Ban giám đốc Báo cáo 15 Phân tích hệ thống liệu 2.1 BCD theo mơ hình thực thể liên kết: a Tạo kiểu thực thể Căn vào trạng, ta phát kiểu thực thể sau: Thực thể Khách xác định khách cụ thể Một Khách thuộc Đồn khách khơng Một Đồn khách có nhiều Khách Thực thể Phịng Dịch vụ thực thể mà khách sử dụng Có hai loại hóa đơn Hóa đơn Phịng Hóa đơn Dịch vụ Hóa đơn phịng dùng trưởng đồn khách cần tốn tiền phịng cho đồn, cịn Hóa đơn dịch vụ ghi cho cá nhân người sử dụng dịch vụ b Xác định mối liên kết thực thể Giữa thực thể Đồn khách Khách có mối liên kết – nhiều Đồn khách có nhiều Khách, Khách thuộc Đoàn khách: Khach DoanKhach Giữa thực thể Đoàn khách Hóa đơn Phịng có mối liên kết – nhiều Hóa đơn Phịng ghi cho Đồn khách Đồn khách cần ghi Hóa đơn Phịng HoaDonPhong DoanKhach Giữa thực thể Khách Phiếu báo thu dịch vụ có mối liên kết - nhiều Phiếu báo thu dịch vụ ghi cho Khách, Khách có nhiều Phiếu báo thu dịch vụ PBTDichVu Khach Giữa thực thể Dịch vụ Phiếu báo thu Dịch vụ có mối liên kết nhiều – nhiều Dịch vụ ghi nhiều Phiếu báo thu Dịch vụ, Phiếu báo thu Dịch vụ ghi nhiều Dịch vụ Ta thay liên kết hai liên kết – nhiều cách thêm vào thực thể liên kết GhiHDDV (ghi hóa đơn dịch vụ) PBTDichVu GhiPBTDV DichVu Với quan hệ hai thực thể Phịng Hóa đơn Phịng, ta có liên kết tương tự, với thực thể liên kết GhiHDP (ghi hóa đơn phịng) HoaDonPhong GhiHDP Phong c Xác định thuộc tính cho kiểu thực thể • Thực thể Khach: Tên viết tắt Tên Ý nghĩa *MaKhach Mã khách TenKhach Tên khách MaDoan Mã đoàn QuocTich Quốc tịch SoCMT Số chứng minh thư Nếu khách người Việt Nam, cần có chứng minh thư SoHoChieu Số hộ chiếu Nếu khách người nước ngồi, cần có số hộ chiếu NgayDen Ngày đến Ngày khách đến khách sạn GioDen Giờ đến Giờ khách đến khách sạn NgayDi Ngày Ngày khách rời khách sạn GioDi Giờ Giờ khách rời khách sạn Mã đoàn khách khách thuộc đồn • Thực thể DoanKhach: Tên viết tắt Tên Ý nghĩa *MaDoan Mã đoàn TenDoan Tên đoàn QuocTich Quốc tịch Quốc tịch đoàn khách đoàn khách quốc tịch MaTD Mã trưởng đoàn Mã trưởng đoàn khách NgayDen Ngày đến Ngày đoàn đến khách sạn GioDen Giờ đến Giờ đoàn đến khách sạn NgayDi Ngày Ngày đoàn rời khách sạn GioDi Giờ Giờ đồn rời khách sạn • Thực thể DichVu: Tên viết tắt Tên *MaDV Mã Dịch vụ TenDV Tên Dịch vụ GiaDV Ý nghĩa Giá Dịch vụ • Thực thể Phong: Tên viết tắt Tên Ý nghĩa *SoPhong Số phòng Nha Nhà Khu nhà đặt phòng (A, B C) LoaiPhong Loại phòng Loại phòng (Suite, Deluxe, Standard) • Thực thể GiaPhong: Tên viết tắt Tên *LoaiPhong Loại phịng Gia Ý nghĩa Giá 18 • Thực thể HDPhong: Tên viết tắt Tên Ý nghĩa *SoHD Số hóa đơn NgayLap Ngày lập Ngày lập hóa đơn NguoiLap Người lập Người lập hóa đơn MaDoan Mã đồn Mã đồn khách th phịng ThanhTien Thành tiền Mục để tiện cho việc tra cứu • Thực thể GhiHDP: Tên viết tắt Tên Ý nghĩa *SoHD Số hóa đơn *SoPhong Số phòng SoKhach Số khách SoNgaySD Số ngày sử dụng Số khách phịng • Thực thể PBTDichVu: Tên viết tắt Tên Ý nghĩa *SoPhieu Số phiếu MaKhach Mã khách Mã khách sử dụng dịch vụ NgayBao Ngày báo Ngày báo thu dịch vụ NguoiBao Người báo Người báo thu dịch vụ ThanhTien Thành tiền Mục để tiện cho việc tra cứu • Thực thể GhiPBTDV: Tên viết tắt Tên *SoPhieu Số phiếu *MaDV Mã dịch vụ SoLuong Số lượng sử dụng NgaySD Ngày sử dụng Ý nghĩa Mã khách dịch vụ Ngày sử dụng dịch vụ Mô hình thực thể liên kết tồn hệ thống GhiPBTDV GhiHDP DichVu * SoHD * SoPhieu * MaDV * SoPhong * MaDV TenDV SoKhach SoNgaySD Gia_Phong * LoaiPhong Gia SoLuong NgaySD HDPhong PBTDichVu * SoHD * SoPhieu NgayLap MaKhach NguoiLap NgayBao MaDoan NguoiBao ThanhTien ThanhTien Phong * SoPhong Nha LoaiPhong 21 GiaDV Khach DoanKhach * MaDoan * MaKhach TenDoan MaDoan QuocTich TenKhach MaTD QuocTich NgayDen SoCMT GioDen SoHoChieu NgayDi NgayDen GioDi GioDen NgayDi GioDi 22 ... cao Có khả mở rộng có nhu cầu PHÂN TÍCH HỆ THỐNG Phân tích hệ thống xử lý 1.1 Biểu đồ phân cấp chức Sau phân tích sơ bộ, thấy hệ thống có chức sau: Quản lý khách Đặt phòng Check-in Cung cấp dịch... qui mô kinh doanh, diện mạo khách sạn khơng đáp ứng 3.5 Mục tiêu hệ thống Các hạn chế đưa hệ thống cũ dẫn tới yêu cầu cấp thiết phải xây dựng hệ thống quản lý mới, ứng dụng thành tựu công nghệ thông... cài hệ điều hành Windows Có kết nối Internet Hệ thống thiết kế với mơ hình quản lí mạng Lan chưa đáp ứng u cầu tốn quản lí khách sạn nên khơng thành cơng Hiện tại, quy trình quản lý khách sạn