CHUẨN MỰC KIỂM TOÁN VIỆT NAM SỐ 230 HỒ SƠ KIỂM TOÁN (Ban hành công bố theo Quyết định số 120/1999/QĐ-BTC ngày 27 tháng 09 năm 1999 Bộ trưởng Bộ Tài có hiệu lực thi hành từ tháng 10/1999) Nguồn: Hội Kiểm Toán Viên Hành Nghề Việt Nam (VACPA) QUY ĐỊNH CHUNG 01 Mục đích chuẩn mực quy định nguyên tắc, thủ tục hướng dẫn thể thức áp dụng nguyên tắc thủ tục liên quan đến việc lập, thu thập, phân loại, sử dụng lưu trữ hồ sơ kiểm tốn báo cáo tài 02 Kiểm toán viên phải thu thập lưu hồ sơ kiểm tốn tài liệu, thơng tin cần thiết liên quan đến kiểm toán đủ để làm sở cho việc hình thành ý kiến kiểm tốn chứng minh kiểm toán thực chuẩn mực kiểm toán Việt Nam (hoặc chuẩn mực kiểm toán quốc tế chấp nhận) 03 Hồ sơ kiểm toán dùng để: - Lưu trữ chứng thu trình thực kiểm toán, làm sở cho việc đưa ý kiến kiểm toán viên; - Trợ giúp cho việc lập kế hoạch thực cơng việc kiểm tốn; - Trợ giúp cho việc kiểm tra, soát xét đánh giá chất lượng cơng việc kiểm tốn; - Trợ giúp cho việc xử lý phát sinh sau kiểm toán 04 Chuẩn mực áp dụng cho việc lập hồ sơ kiểm tốn báo cáo tài vận dụng cho việc lập hồ sơ kiểm tốn thơng tin tài khác lập hồ sơ dịch vụ liên quan công ty kiểm tốn Kiểm tốn viên cơng ty kiểm toán phải thực quy định chuẩn mực việc lập, thu thập, phân loại, sử dụng lưu trữ hơ sơ kiểm tốn Căn vào chuẩn mực này, công ty kiểm toán phải quy định cụ thể nội dung, quy trình lập lưu trữ hồ sơ kiểm tốn thuộc công ty Các thuật ngữ chuẩn mực hiểu sau: 05 Hồ sơ kiểm toán: Là tài liệu kiểm toán viên lập, thu thập, phân loại, sử dụng lưu trữ Tài liệu hồ sơ kiểm toán thể giấy, phim, ảnh, phương tiện tin học hay phương tiện lưu trữ khác theo quy định pháp luật hành Hồ sơ kiểm toán chung: Là hồ sơ kiểm tốn chứa đựng thơng tin chung khách hàng liên quan tới hai hay nhiều kiểm tốn nhiều năm tài khách hàng Trang | Hồ sơ kiểm toán năm: Là hồ sơ kiểm tốn chứa đựng thơng tin khách hàng liên quan tới kiểm tốn năm tài NỘI DUNG CHUẨN MỰC Nội dung hình thức hồ sơ kiểm tốn 06 Trong q trình kiểm tốn, kiểm toán viên phải lập hồ sơ kiểm toán đầy đủ chi tiết cho kiểm toán viên người có trách nhiệm kiểm tra (sốt xét) đọc hiểu toàn kiểm toán 07 Kiểm toán viên phải ghi chép lưu giữ hồ sơ kiểm tốn tất tài liệu thông tin liên quan đến: a) Kế hoạch kiểm toán; b) Việc thực kiểm tốn; Nội dung, chương trình phạm vi thủ tục thực hiện; c) Kết thủ tục thực hiện; d) Những kết luận mà kiểm toán viên rút từ chứng kiểm toán thu thập Hồ sơ kiểm toán phải ghi lại tất suy luận kiểm toán viên vấn đề xét đốn chun mơn kết luận liên quan Đối với vấn đề khó xử ngun tắc hay khó xét đốn chun mơn, ngồi việc đưa kết luận, kiểm tốn viên cịn phải lưu giữ thơng tin có thực, cần thiết thu thập Hồ sơ kiểm toán phải lưu giữ kết kiểm tra, soát xét chất lượng kiểm tốn cấp có thẩm quyền theo quy định công ty kiểm tốn 08 Hồ sơ kiểm tốn khơng thể khơng phải thu thập tất tài liệu, thông tin liên quan đến kiểm toán Phạm vi nội dung hồ sơ kiểm toán lập tuỳ thuộc vào đánh giá kiểm toán viên Hồ sơ kiểm toán phải đảm bảo đầy đủ sở cho kiểm toán viên đưa ý kiến nhận xét đảm bảo cho kiểm tốn viên khác khơng tham gia vào kiểm toán người kiểm tra, soát xét hiểu cơng việc kiểm tốn sở ý kiến kiểm toán viên Kiểm toán viên khác thấu hiểu chi tiết kiểm toán sau trao đổi với kiểm toán viên lập hồ sơ kiểm tốn 09 Hình thức nội dung hồ sơ kiểm toán phụ thuộc vào yếu tố chủ yếu sau: + Mục đích nội dung kiểm tốn; + Hình thức báo cáo kiểm toán; + Đặc điểm tính phức tạp hoạt động kinh doanh khách hàng; + Bản chất thực trạng hệ thống kế toán hệ thống kiểm soát nội khách hàng; + Phương pháp kỹ thuật kiểm toán sử dụng q trình kiểm tốn; + Nhu cầu hướng dẫn, kiểm tra sốt xét cơng việc trợ lý kiểm toán cộng tác viên thực số trường hợp cụ thể; Trang | + Trường hợp có đồng thời từ hai (2) cơng ty kiểm tốn trở lên thực kiểm toán 10 Hồ sơ kiểm tốn lập theo mẫu biểu quy trình kiểm tốn cơng ty kiểm tốn quy định Kiểm toán viên phép sử dụng mẫu biểu, giấy tờ làm việc, bảng phân tích tài liệu khác khách hàng, phải bảo đảm tài liệu lập cách đắn 11 Hồ sơ kiểm toán lập xếp phù hợp với khách hàng cho hợp đồng kiểm toán tuỳ theo điều kiện yêu cầu kiểm tốn viên Cơng ty kiểm tốn Việc sử dụng tài liệu theo mẫu quy định (bản câu hỏi, mẫu thư, cấu trúc hồ sơ mẫu ) giúp kiểm toán viên nâng cao hiệu việc lập kiểm tra hồ sơ, tạo điều kiện cho việc phân công công việc kiểm tra chất lượng kiểm toán 12 Mỗi hồ sơ kiểm toán lập lưu trữ thành hai (2) loại: - Hồ sơ kiểm toán chung; - Hồ sơ kiểm toán năm 13 Hồ sơ kiểm toán chung, thường gồm: + Tên số hiệu hồ sơ; ngày, tháng lập ngày, tháng lưu trữ; + Các thông tin chung khách hàng: - Các ghi chép tài liệu pháp lý, thoả thuận biên quan trọng: Quyết định thành lập, Điều lệ công ty, Giấy phép thành lập (giấy phép đầu tư, Hợp đồng liên doanh), đăng ký kinh doanh, bố cáo, biên họp Hội đồng quản trị, họp Ban Giám đốc (Tên, địa chỉ, chức phạm vi hoạt động, cấu tổ chức ); - Các thông tin liên quan đến mơi trường kinh doanh, mơi trường pháp luật có ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh khách hàng; trình phát triển khách hàng; + Các tài liệu thuế: Các văn bản, chế độ thuế riêng lĩnh vực hoạt động khách hàng quan thuế cho phép, tài liệu vê thực nghĩa vụ thuế hàng năm; + Các tài liệu nhân sự: Các thoả ước lao động, quy định riêng khách hàng nhân sự; Quy định quản lý sử dụng quỹ lương; + Các tài liệu kế toán: - Văn chấp thuận chế độ kế toán áp dụng (nếu có); - Các nguyên tắc kế toán áp dụng: Phương pháp xác định giá trị hàng tồn kho, phương pháp tính dự phịng, ; + Các hợp đồng thoả thuận với bên thứ ba (3) có hiệu lực thời gian dài (ít cho hai (2) năm tài chính): Hợp đồng kiểm tốn, hợp đồng th, hợp đồng bảo hiểm, thoả thuận vay ; + Các tài liệu khác Hồ sơ kiểm tốn chung cập nhật hàng năm có thay đổi liên quan đến tài liệu đề cập 14 Hồ sơ kiểm toán năm, thường gồm: Trang | + Các thông tin người lập, người kiểm tra (soát xét) hồ sơ kiểm toán: - Họ tên kiểm toán viên, trợ lý kiểm toán viên thực kiểm toán lập hồ sơ kiểm toán; - Họ tên người kiểm tra (soát xét), ngày tháng kiểm tra; - Họ tên người xét duyệt, ngày tháng xét duyệt + Các văn tài chính, kế tốn, thuế, quan Nhà nước cấp liên quan đến năm tài chính; + Báo cáo kiểm toán, thư quản lý, báo cáo tài báo cáo khác, (bản dự thảo thức); + Hợp đồng kiểm tốn, thư hẹn kiểm tốn, phụ lục hợp đồng (nếu có) lý hợp đồng; + Những chứng kế hoạch chiến lược, kế hoạch kiểm toán chi tiết, chương trình làm việc thay đổi kế hoạch đó; + Những chứng thay đổi hệ thống kế toán hệ thống kiểm soát nội khách hàng; + Những chứng kết luận việc đánh giá rủi ro tiềm tàng, rủi ro kiểm soát đánh giá khác; + Những chứng đánh giá kiểm tốn viên cơng việc kết luận kiểm toán viên nội bộ; + Các kiện phát sinh sau kết thúc niên độ; + Những ghi chép nội dung, chương trình phạm vi thủ tục kiểm tốn thực kết thu được; + Những phân tích kiểm tốn viên nghiệp vụ kinh tế phát sinh số dư tài khoản; + Những phân tích tỷ lệ, xu hướng quan trọng tình hình hoạt động khách hàng; + Những chứng việc kiểm tra sốt xét kiểm tốn viên người có thẩm quyền cơng việc kiểm tốn viên, trợ lý kiểm toán viên chuyên gia khác thực hiện; + Các chi tiết thủ tục kiểm toán mà kiểm toán viên khác thực kiểm tốn báo cáo tài đơn vị cấp dưới; + Các thư từ liên lạc với kiểm toán viên khác, chuyên gia khác bên hữu quan; + Các văn giải vấn đề trao đổi với khách hàng, kể điều khoản hợp đồng kiểm toán; + Ban giải trình Giám đốc (hoặc người đứng đầu) đơn vị kiểm toán + Bản xác nhận khách hàng người thứ ba gửi tới; Trang | + Các kết luận kiểm toán viên vấn đề trọng yếu kiểm toán, bao gồm vấn đề bất thường (nếu có) với thủ tục mà kiểm toán viên thực để giải vấn đề đó; + Các tài liệu liên quan khác 15 Trường hợp có từ hai (2) cơng ty kiểm toán trở lên thực kiểm toán hồ sơ kiểm tốn lập theo phân công công việc bên Để tạo thành hồ sơ hoàn chỉnh làm sở soát xét, phát hành báo cáo kiểm toán lưu trữ hồ sơ, chuẩn bị kết thúc kiểm toán, bên phải copy cho hồ sơ thuộc phần công việc cơng ty Tính bí mật, an tồn, lưu giữ sở hữu hồ sơ kiểm toán 16 Kiểm tốn viên cơng ty kiểm tốn phải giữ bí mật bảo đảm an tồn hồ sơ kiểm tốn Hồ sơ kiểm toán phải lưu trữ khoảng thời gian đủ đáp ứng yêu cầu hành nghề phù hợp với quy định chung pháp luật bảo quản, lưu trữ hồ sơ tài liệu Nhà nước quy định quy định riêng tổ chức nghề nghiệp cơng ty kiểm tốn Hồ sơ kiểm toán xếp, lưu giữ cách thuận lợi, khoa học theo trật tự dễ tìm, dễ lấy, dễ tra cứu lưu giữ, quản lý tập trung nơi lưu giữ hồ sơ công ty Trường hợp công ty có chi nhánh, hồ sơ kiểm tốn lưu nơi đóng dấu báo cáo kiểm tốn 17 Hồ sơ kiểm toán thuộc quyền sở hữu tài sản cơng ty kiểm tốn Khách hàng hay bên thứ ba có quyền xem xét, sử dụng phần toàn tài liệu đồng ý Giám đốc (hoặc người đứng đầu) cơng ty kiểm tốn theo quy định Nhà nước tổ chức nghề nghiệp Kiểm toán viên phép cung cấp phần toàn tài liệu làm việc hồ sơ kiểm tốn cho khách hàng tuỳ theo trường hợp cụ thể cơng ty kiểm tốn định Trong trường hợp, tài liệu làm việc kiểm toán viên khơng thể thay chứng từ kế tốn, báo cáo tài khách hàng./ *** Trang | ... sơ kiểm toán năm: Là hồ sơ kiểm tốn chứa đựng thơng tin khách hàng liên quan tới kiểm toán năm tài NỘI DUNG CHUẨN MỰC Nội dung hình thức hồ sơ kiểm tốn 06 Trong q trình kiểm toán, kiểm toán viên... tra chất lượng kiểm toán 12 Mỗi hồ sơ kiểm toán lập lưu trữ thành hai (2) loại: - Hồ sơ kiểm toán chung; - Hồ sơ kiểm toán năm 13 Hồ sơ kiểm toán chung, thường gồm: + Tên số hiệu hồ sơ; ngày,... vào kiểm toán người kiểm tra, sốt xét hiểu cơng việc kiểm tốn sở ý kiến kiểm toán viên Kiểm toán viên khác thấu hiểu chi tiết kiểm toán sau trao đổi với kiểm toán viên lập hồ sơ kiểm tốn 09