Chuyên đề tốt nghiệp Mở đầu Mối quan hệ thanh toán giữa doanh nghiệp với ngời mua, ngời bán, với ngân sách phản ánh quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh, thờng xuyên phát sinh các nghiệp vụ thanh toán. Vì vậy, ngời quản lý không chỉ quan tâm tới doanh thu, chi phí, lợi nhuận, cái mà họ phải thờng thờng xuyên nắm bắt chính là tình hình thanh toán. Tình hình tài chính của doanh nghiệp phản ánh việc làm ăn có hiệu quả hay không của doanh nghiệp.Phải xem xét tài chính để có thể tham gia ký kết các hợp đồng đủ khả năng thanh toán đảm bảo an toàn và hiệu quả cho doanh nghiệp.Nghiệp vụ thanh toán xảy ra ở cả trong quá trình mua hàng và quá trình tiêu thụ, nó có liên quan mật thiết với các nghiệp vụ quỹ và nghiệp vụ tạo vốn. Nh vậy, có thể nói các nghiệp vụ thanh toán có một ý nghĩa vô cùng quan trọng trong hoạt động của doanh nghiệp, nó góp phần duy trì sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp. Để quản lý một cách có hiệu quả và tốt nhất đối với các hoạt động của doanh nghiệp nói riêng, dù là SX-kinh doanh hay dịch vụ và nền kinh tế quốc dân của 1 nớc nói chung đều cần phải sử dụng các công cụ khác quản lý khác nhau trong đó có kế toán. Trong những năm gần đây hòa cùng với quá trình đổi mới đi nên của đất nớc, công tác hạch toán kế toán cũng đã có sự đổi mới tơng ứng để có sự phù hợp kịp thời với các yêu cầu của nền kinh tế thị trờng, phù hợp với các nguyên tắc, chuẩn mực kế toán quốc tế, đồng thời phù hợp với đặc điểm, yêu cầu trình độ quản lý kinh tế ở nớc ta. Sau nhiều lần đợc sửa đổi, đến ngày 01-11-1995 theo quyết định số 1141 TC/QĐ/CĐKT của Bộ trởng Bộ tài chính, đã chính thức ban hành chế độ kế toán DN.Đây là một bớc đổi mới đánh dấu sự thay đổi mới đánh dấu sự thay đổi toàn diện, triệt để hệ thống kế toán Việt Nam. Sau quá trình học tập và nghiên cứu ở trờng để trang bị các kiến thức cơ bản và đặc biệt là sau quá trình thực tập tại phòng kế toán của công ty cổ phần đầu t và phát triển công nghệ EAST-ASIAN, tôi đã chọn đề tài Hạch toán các nghiệp vụ thanh toán với ngời bán, khách hàng và Nhà nớc với việc tăng cờng quản lý tài chính tại công ty cổ phần đầu t và phát triển công nghệ Đông á. Trong đề tài này tôi muốn tìm hiểu sâu hơn về các nghiệp vụ thanh toán, so sánh thực tế hạch toán tại công ty với lý thuyết đợc học, với chế độ tài chính hiện hành ở Việt Nam đồng thời tìm hiểu thêm về hạch toán các nghiệp vụ thanh toán theo chế độ kế toán quốc tế. Tham vọng của tôi đặt ra là thông qua các nghiệp vụ thanh toán để có cái nhìn tổng quát nhất về công tác kế toán tại công ty, điều này xuất phát từ đặc điểm tổ chức kế toán tại công ty ASIAN. Tuy nhiên do điều kiện không cho phép nên tôi chỉ đi sâu tìm hiểu một số nghiệp vụ thanh toán đã nêu trong tên đề tài. Nh vậy chuyên đề thực tập này tôi sẽ tập chung vào bốn khía cạnh là : - Hạch toán các nghiệp vụ thanh toán với nhà cung cấp (ngời bán). - Hạch toán các nghiệp vụ thanh toán với ngời mua. - Hạch toán các nghiệp vụ thanh toán với Nhà nớc. - Tăng cờng quản lý tài chính tại công ty EAST-ASIAN. Để thực hiện mục tiêu đặt ra, bài viết của tôi chia làm ba phần chính : Phần I : Cơ sở lý luận của hạch toán các nghiệp vụ thanh toán với ngời bán, khách hàng, nhà nớc trong doanh nghiệp. Phần II : Thực trạng hạch toán nghiệp vụ thanh toán với ngời bán, với khách hàng và nhà nớc ở công ty EAST-ASIAN. Phần III : Phơng hớng hoàn thiện hạch toán các nghiệp vụ thanh toán với ngời bán, khách hàng và nhà nớc ở công ty EAST-ASIAN. phần I Cơ sở lý luận của hạch toán các nghiệp vụ thanh toán với ngời bán, khách hàng, nhà nớc trong doanh nghiệp. I- Một số vấn đề chung về các nghiệp vụ thanh toán. 1- Khái niệm : Quan hệ thanh toán đợc hiểu là một quan hệ kinh doanh xảy ra khi doanh nghiệp có quan hệ mua bán và có sự trao đổi về một khoản vay nợ tiền vốn cho kinh doanh. Mọi quan hệ thanh toán đều tồn tại trong sự cam kết vay nợ giữa chủ nợ và con nợ về một khoản tiền theo điều khoản đã qui định có hiệu lực trong thời hạn cho vay, nợ. 1 Chuyên đề tốt nghiệp Theo đó các nghiệp vụ thanh toán có thể chia làm 2 loại : Một là, các nghiệp vụ dùng tiền, hiện vật để giải quyết các nghiệp vụ công nợ phát sinh. Hai là, các nghiệp vụ bù trừ công nợ. 2- Đặc điểm của các nghiệp vụ thanh toán. - Các nghiệp vụ thanh toán có liên quan đến nhiều đối tợng. - Các nghiệp vụ này phát sinh nhiều, thờng xuyên và yêu cầu phải theo dõi chi tiết theo từng đối tợng thanh toán. - Việc thanh toán ảnh hởng lớn tới tình hình tài chính của doanh nghiệp nên thờng có các quy định rất chặt chẽ trong thanh toán, vì vậy cần có sự giám sát, quản lý thờng xuyên để các quy tắc đợc tôn trọng. - Các nghiệp vụ thanh toán phát sinh ở cả quá trình mua vật t, hàng hoá đầu vào và quá trình tiêu thụ. Đối với doanh nghiệp kinh doanh thơng mại thì nó tham gia vào toàn bộ quá trình kinh doanh (mua hàng và bán hàng). 3- Quan hệ thanh toán với công tác quản lý tài chính. Quan hệ thanh toán liên hệ mật thiết với dòng tiền vào, ra trong kỳ kinh doanh, do đó nó có ảnh hởng lớn tới tình hình tài chính của đơn vị. Vì vậy, tổ chức quản lý tốt quan hệ thanh toán cũng có nghĩa là làm tốt công tác tài chính tại doanh nghiệp. Việc đảm bảo cho hoạt động thanh toán đợc thực hiện một cách linh hoạt, hợp lý và đạt hiệu quả cao sẽ góp phần đảm bảo khả năng thanh toán cho doanh nghiệp, đồng thời tận dụng đợc nguồn tài trợ vốn khác nhau. Do đó, cần phải kiểm soát các quan hệ kinh tế này. Với chức năng thông tin và kiểm tra, hạch toán kế toán giúp cho doanh nghiệp có đợc các thông tin cụ thể về số nợ, thời gian nợ và tình hình thanh toán với từng đối tợng trong từng khoản phải thu, phải trả. Hơn thế nữa, với các số liệu kế toán, nhà quản lý sẽ biết đợc khả năng thanh toán đối với các khoản phải trả cũng nh khả năng thu hồi các khoản phải thu. Từ đó doanh nghiệp sẽ có những đối sách thu nợ, trả nợ kịp thời nhằm đảm bảo các khoản công nợ sẽ đợc thanh toán đầy đủ, góp phần duy trì và phát triển mối quan hệ kinh doanh tốt với bạn hàng, đồng thời nâng cao hiệu quả quản lý tài chính của doanh nghiệp. Bên cạnh đó cũng có thể khẳng định thêm rằng hạch toán kế toán là công cụ quản lý duy nhất đối với các nghịêp vụ thanh toán. Bởi vì, khác với một số phần hành nh tiền mặt, vật t, hàng hoá - hiện hữu trong két, trong kho của doanh nghiệp, sự tồn tại của các nghiệp vụ thanh toán phát sinh chỉ đợc biểu hiện duy nhất trên chứng từ, sổ sách. 4- Phân loại các nghiệp vụ thanh toán : Có thể phân loại các nghiệp vụ thanh toán theo nhiều tiêu thức khác nhau nh : Căn cứ vào đặc điểm của hoạt động thanh toán, các nghiệp vụ thanh toán đợc chia làm hai loại : + Thanh toán các khoản phải thu + Thanh toán các khoản phải trả Theo quan hệ đối với doanh nghiệp : thanh toán bên trong doanh nghiệp (thanh toán tạm ứng, thanh toán lơng) và thanh toán với bên ngoài (thanh toán với nhà cung cấp, với khách hàng). Theo thời gian : thanh toán thờng xuyên hoặc định kỳ. Nhng thông thờng ngời ta thờng phân loại các nghiệp vụ thanh toán theo đối tợng, theo tiêu thức này thì có các nghiệp vụ thanh toán sau : -Thanh toán với ngời bán -Thanh toán với khách hàng -Thanh toán tạm ứng - Thanh toán với nhà nớc Các nghiệp vụ thế chấp, ký cợc, ký quỹ Các nghiệp vụ thanh toán khác 2 Chuyên đề tốt nghiệp Trong phạm vi chuyên đề này, tôi sẽ trình bày các nghiệp vụ thanh toán với ngời bán, với khách hàng và với Nhà nớc. 5- Một số phơng thức thanh toán phổ biến ở Việt Nam hiện nay. * Thanh toán bằng tiền mặt. Thanh toán bằng tiền mặt bao gồm các loại hình thanh toán nh : thanh toán bằng tiền Việt Nam, trái phiếu ngân hàng, bằng ngoại tệ các loại và các loại giấy tờ có giá trị nh tiền. Khi nhận đợc vật t, hàng hoá, dịch vụ thì bên mua xuất tiền mặt ở quỹ để trả trực tiếp cho ngời bán. Hình thức thanh toán này trên thực tế chỉ phù hợp các loại hình giao dịch với số l- ợng nhỏ và đơn giản, bởi vì với các khoản mua có giá trị lớn việc thanh toán trở nên phức tạp và kém an toàn. Thông thờng hình thức này đợc áp dụng trong thanh toán với công nhân viên, với các nhà cung cấp nhỏ, lẻ * Thanh toán không dùng tiền mặt. Đây là hình thức thanh toán đợc thực hiện bằng cách tính chuyển tài khoản hoặc thanh toán bù trừ qua các đơn vị trung gian là ngân hàng. Các hình thức cụ thể bao gồm : Thanh toán bằng Séc. Séc là chứng từ thanh toán do chủ tài khoản lập trên mẫu in sẵn đặc biệt của ngân hàng, yêu cầu ngân hàng tính tiền từ tài khoản của mình trả cho đơn vị đợc hởng có tên trên séc. Đơn vị phát hành séc hoàn toàn chịu trách nhiệm về việc sử dụng séc. Séc chỉ phát hành khi tài khoản ở ngân hàng có số d. Séc thanh toán gồm có séc chuyển khoản, séc bảo chi ,séc tiền mặt và séc định mức. - Séc chuyển khoản : Dùng để thanh toán và mua bán hàng hoá giữa các đơn vị trong cùng một địa phơng. Séc có tác dụng để thanh toán chuyển khoản không có giá trị để lĩnh tiền mặt, séc phát hành chỉ có giá trị trong thời hạn quy định. - Séc định mức : Là loại séc chuyển khoản nhng chỉ đợc ngân hàng đảm bảo chi tổng số tiền nhất định trong cả quyển séc. Sổ séc định mức có thể dùng để thanh toán trong cùng địa phơng hoặc khác địa phơng. Khi phát hành, đơn vị chỉ đợc phát hành trong phạm vi ngân hàng đảm bảo chi. Mỗi lần phát hành phải ghi số hạn mức còn lại vào mặt sau của tờ séc. Đơn vị bán khi nhận séc phải kiểm tra hạn mức còn lại của quyển séc. - Séc chuyển tiền cầm tay : Là loại séc chuyển khoản cầm tay, đợc ngân hàng đảm bảo thanh toán. - Séc bảo chi : Là séc chuyển khoản đợc ngân hàng đảm bảo chi số tiền ghi trên từng tờ séc đó. Khi phát hành séc đơn vị phát hành đa đến ngân hàng để đóng dấu đảm bảo chi cho tờ séc đó. Séc này dùng để thanh toán chủ yếu giữa các đơn vị mua bán vật t, hàng hoá trong cùng một địa phơng nhng cha tín nhiệm lẫn nhau. Thanh toán bằng uỷ nhiệm thu. Uỷ nhiệm thu là hình thức mà chủ tài khoản uỷ nhiệm cho ngân hàng thu hộ một số tiền nào đó từ khách hàng hoặc các đối tợng khác. Thanh toán bằng uỷ nhiệm chi. Uỷ nhiệm chi là giấy uỷ nhiệm của chủ tài khoản nhờ ngân hàng phục vụ mình chuyển một số tiền nhất định để trả cho nhà cung cấp, nộp ngân sách Nhà nớc ,và một số thanh toán khác Thanh toán bù trừ. áp dụng trong điều kiện hai tổ chức có quan hệ mua và bán hàng hoá hoặc cung ứng dịch vụ lẫn nhau. Theo hình thức thanh toán này, định kỳ hai bên phải đối chiếu giữa số tiền đợc thanh toán và số tiền phải thanh toán với nhau do bù trừ lẫn nhau. Các bên tham gia thanh toán chỉ cần phải chi trả số chênh lệch sau khi đã bù trừ. Việc thanh toán giữa hai bên phải trên cơ sở thoả thuận rồi lập thành văn bản để làm căn cứ ghi sổ và theo dõi. Thanh toán bằng th tín dụng - L/C Theo hình thức này khi mua hàng, bên mua phải lập một khoản tín dụng tại ngân hàng để đảm bảo khả năng thanh toán tiền hàng cho bên bán. Khi giao hàng xong ngân hàng 3 Chuyên đề tốt nghiệp của bên mua sẽ phải chuyển số tiền phải thanh toán cho ngân hàng của bên bán. hình thức này áp dụng cho các đơn vị khác địa phơng, không tín nhiệm lẫn nhau. Trong thực tế, hình thức này ít đợc sử dụng trong thanh toán nội địa nhng lại phát huy tác dụng và đợc sử dụng phổ biến trong thanh toán Quốc tế, với đồng tiền thanh toán chủ yếu là ngoại tệ. Thanh toán bằng thẻ tín dụng Hình thức này đợc sử dụng chủ yếu cho các khoản thanh toán nhỏ. 6- Yêu cầu quản lý, nguyên tắc và nhiệm vụ hạch toán các nghiệp vụ thanh toán. 6.1. Yêu cầu quản lý các nghiệp vụ thanh toán a) Đối với nghiệp vụ thanh toán các khoản phải thu : - Nợ phải thu đợc hạch toán chi tiết theo từng đối tợng phải thu, theo từng nội dung phải thu và ghi chép theo từng lần thanh toán. Đối tợng phải thu là các khách hàng có quan hệ thanh toán với doanh nghiệp về sản phẩm, hàng hoá, nhận cung cấp dịch vụ, - Không phản ánh các nghiệp vụ bán sản phẩm, hàng hoá, cung cấp dich vụ thu tiền ngay (tiền mặt, séc, hoặc đã thu qua ngân hàng) - Hạch toán chi tiết, kế toán phải tiến hành phân loại các khoản nợ : nợ trong hạn, nợ khó đòi hoặc nợ không có khả năng thu hồi để có căn cứ xác định số trích lập dự phòng phải thu khó đòi hoặc có biện pháp xử lý đối với khoản nợ phải thu không đòi đợc. b) Đối với nghiệp vụ thanh toán các khoản phải trả : - Nợ phải trả cho ngời bán, ngời cung cấp dịch vụ cần đợc hạch toán chi tiết từng đối tợng phải trả. Đối tợng phải trả ngời bán, ngời cung cấp, ngời nhận thầu về XDCB có quan hệ kinh tế chủ yếu đối với doanh nghiệp về bán vật t, hàng hoá, cung cấp dịch vụ. Trong chi tiết từng đối tợng phải trả, tài khoản này phản ánh cả số tiền ứng trớc cho ngời bán, ngời cung cấp, ngời nhận thầu XDCB nhng cha nhận hàng hoá, lao vụ. - Không phản ánh các nghiệp vụ mua vật t, hàng hoá, dich vụ trả tiền ngay (tiền mặt, séc) - Những vật t, hàng hoá, dịch vụ đã nhận, nhập kho nhng cha đến cuối tháng cha có hoá đơn thì sử dụng giá tạm tính dể ghi sổ và phải điều chỉnh về giá thực tế khi nhận đợc hoá đơn hoặc thông báo giá chính thức của ngời bán. 6.2. Nguyên tắc hạch toán. Để theo dõi chính xác, kịp thời các nghiệp vụ thanh toán, kế toán cần quán triệt các nguyên tắc sau : - Đối với các khoản nợ phải thu, phải trả có gốc ngoại tệ, cần theo dõi cả về nguyên tệ trên các tài khoản chi tiết và quy đổi theo đồng tiền Việt Nam. Cuối kỳ phải điều chỉnh số d theo tỷ giá thực tế. - Đối với các khoản nợ phải trả, phải thu bằng vàng, bạc, đá quí, cần chi tiết theo cả chỉ tiêu giá trị và hiện vật. Cuối kì điều chỉnh số d theo giá thực tế. - Không bù trừ công nợ giữa các nhà cung cấp, giữa các khách hàng mà phải căn cứ trên sổ chi tiết để lấy số liệu lập bảng cân đối kế toán cuối kì. - Theo dõi chi tiết từng khoản nợ phải thu, phải trả theo từng đối tợng; thờng xuyên tiến hành đối chiếu, kiểm tra, đôn đốc để việc thanh toán đợc kịp thời. - Đối với các đối tợng có quan hệ giao dịch, mua bán thờng xuyên, có số d nợ lớn thì định kỳ hoặc cuối tháng kế toán cần kiểm tra đối chiếu từng khoản nợ phát sinh, số đã thanh toán và số còn phải thanh toán, có xác nhận bằng văn bản. 6.3. Nhiệm vụ hạch toán : Công tác kế toán các nghiệp vụ thanh toán đòi hỏi phải thực hiện tốt các nhiệm vụ cơ bản sau : - Ghi chép đầy đủ kịp thời trên hệ thống chứng từ, sổ sách chi tiết và tổng hợp của phần hành các khoản nợ phải thu, phải trả. 4 Chuyên đề tốt nghiệp - Thực hiện giám sát chế độ thanh toán công nợ và tính chấp hành các kỷ luật thanh toán tài chính, tín dụng. - Ghi chép phản ánh kịp thời, đầy đủ, chính xác rõ ràng các khoản nợ phải thu, phải trả theo từng đối tợng phải thu, phải trả theo từng khoản và thời gian thanh toán. - Tổng hợp và xử lý nhanh thông tin về tình hình công nợ trong hạn, đến hạn, quá hạn và phải thu khó đòi để quản lý tốt công nợ tránh dây da công nợ và góp phần nâng cao hiệu quả tài chính của doanh nghiệp. II - Hạch toán các nghiệp vụ thanh toán với ngời bán, với khách hàng và với nhà nớc. 1- Hạch toán các nghiệp vụ thanh toán với ngời bán. Nghiệp vụ thanh toán với ngời bán thờng xảy ra trong quan hệ mua bán vật t, hàng hoá, dịch vụ giữa doanh nghiệp với ngời bán, nghiệp vụ này phát sinh khi doanh nghiệp mua hàng theo phơng thức thanh toán trả chậm hoặc trả trớc tiền hàng, nghĩa là có quan hệ nợ nần giữa doanh nghiệp và ngời bán. Khi doanh nghiệp mua chịu thì sẽ phát sinh nợ phải trả, khi doanh nghiệp ứng trớc sẽ xuất hiện một khoản phải thu của ngời bán. 1.1 Nội dung nghiệp vụ thanh toán với ngời bán : - Phản ánh các khoản phải trả phát sinh sau khi mua hàng và phải thu do ứng trớc tiền mua hàng với từng nhà cung cấp. - Tài khoản này không theo dõi các nghiệp vụ mua hàng trả tiền ngay trực tiếp tại thời điểm giao hàng. - Khi mua hàng đã nhập, đã nhận hàng nhng cuối kỳ cha nhận đợc chứng từ mua hàng thì số nợ tạm ghi theo giá tạm tính của hàng nhận. Khi nhận đợc chứng từ sẽ điều chỉnh theo giá thực tế thoả thuận. - Phản ánh các nghiệp vụ chiết khấu, giảm giá phát sinh đợc ngời bán chấp thuận làm thay đổi số nợ sẽ thanh toán. Chứng từ sử dụng : - Các chứng từ về mua hàng : hợp đồng mua bán, hoá đơn bán hàng (hoặc hoá đơn VAT ) do ngời bán lập, biên bản kiểm nghiệm vật t, sản phẩm, hàng hoá; phiếu nhập kho, biên bản giao nhận TSCĐ. . . - Chứng từ ứng trớc tiền : phiếu thu (do ngời bán lập) - Các chứng từ thanh toán tiền hàng mua : phiếu chi, giấy báo Nợ, uỷ nhiệm chi ,séc Tuỳ theo quy mô, đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh và trình độ tổ chức quản lý của doanh nghiệp mà lựa chọn số lợng, loại chứng từ sao cho phù hợp. Trong trờng hợp doanh nghiệp muốn sử dụng loại chứng từ không có trong quy định nhằm tạo điều kiện thuận lợi hơn cho công tác thanh toán thì càn có văn bản cho phép của Nhà nớc. 1.2 Tài khoản sử dụng : Tài khoản 331 - Phải trả ngời bán 5 Chuyên đề tốt nghiệp Kết cấu của TK 331 Tài khoản 331 Phải trả cho ngời bán - Số phải trả ngời bán đã trả - Số nợ đợc giảm do ngời bán chấp nhận giảm giá, chiết khấu - Số nợ đợc giảm do hàng mua trả lại ngời bán - Số tiền ứng trớc cho ngời bán để mua hàng - Xử lý nợ không có chủ - Số nợ phải trả phát sinh khi mua hàng - Trị giá hàng nhận theo số tiền đã ứng - Số nợ tăng do tỷ giá ngoại tệ tăng Số D Nợ : số tiền ứng trớc cho ngời bán hoặc số tiền trả thừa cho ngời bán. Số D Có : số tiền còn phải trả cho ngời bán. Tài khoản này đợc mở chi tiết cho từng ngời bán. 1.3 Phơng pháp hạch toán. 1.3.1- Hạch toán chi tiết. Việc hạch toán chi tiết đợc thực hiện theo sơ đồ sau : 2. Căn cứ vào các chứng từ gốc về thanh toán với ngời bán, kế toán chi tiết ghi vào sổ chi tiết TK 331 đợc mở riêng cho từng nhà cung cấp. Mẫu sổ chi tiết TK 331 đã đợc bộ tài chính ban hành và hớng dẫn cách ghi chép. Theo quy định chung, đối với tất cả các khoản phải thu, phải trả có gốc ngoại tệ phải có sổ chi tiết riêng theo từng đối tợng thanh toán và theo từng loại ngoại tệ. 3. Cuối kỳ, kế toán lập bảng tổng hợp chi tiết về việc thanh toán đối với ngời bán. Bảng tổng hợp này sẽ là căn cứ để đối chiếu với sổ cái TK 331. 1.3.2 - Hạch toán tổng hợp. a) Trờng hợp mua chịu : Mua vật t, TSCĐ : Căn cứ vào chứng từ, hoá đơn, biên bản giao nhận kế toán ghi : Nợ TK 152, 153,156 : Nguyên liệu, công cụ, dụng cụ thực nhập (phơng pháp KKTX) Nợ TK 611 : Mua hàng ( phơng pháp KKĐK) Nợ TK 211, 213 : TSCĐ đã đa vào sử dụng Nợ TK 133 : Thuế VAT (VAT ) đợc khấu trừ Có TK 331 : Phải trả nhà cung cấp Mua chịu vật t, dịch vụ sử dụng ngay : Nợ TK 627, 641, 642, 241, 142 Nợ TK 133 : VAT đợc khấu trừ Có TK 331 : Phải trả nhà cung cấp Khi trả nợ cho ngời bán, kế toán ghi : Nợ TK 331 : Phải trả nhà cung cấp Có TK 111 : Trả bằng tiền mặt Có TK 112 : Trả bằng tiền gửi Ngân hàng Có TK 311, 341 : Trả bằng tiền vay Khi đợc nhà cung cấp chiết khấu, giảm giá và chấp nhận giảm nợ hoặc nhận nợ với doanh nghiệp, kế toán ghi : Nợ TK 331 : Phải trả nhà cung cấp Có TK 152, 153 : Phơng pháp KKTX 6 Chứng từ gốc Sổ chi tiết TK 331 Bảng tổng hợp chi tiết TK 331 (1) (2) Chuyên đề tốt nghiệp Có TK 611 : Phơng pháp KKĐK Có TK 711 : số tiền chiết khấu thanh toán đợc hởng Khi trả lại vật t cho ngời bán và đợc ngời bán xoá nợ hoặc ghi nhận nợ với doanh nghiệp, kế toán ghi : Nợ TK 331 : Phải trả nhà cung cấp Có TK 152, 153 : Phơng pháp KKTX Có TK 611 : Phơng pháp KKĐK Có TK 133 : VAT đợc khấu trừ b) Trờng hợp ứng trớc tiền mua hàng Khi ứng tiền cho ngời bán để mua hàng : Nợ TK 331 : Phải trả nhà cung cấp Có TK 111, 112 Khi nhận hàng mua theo số tiền ứng trớc : Nợ TK 152, 153, 156nhập hàng theo phơng pháp KKTX Nợ TK 611 : nhập hàng theo phơng pháp KKĐK Nợ TK 211, 213 : mua TSCĐ Nợ TK133 : VAT theo phơng pháp khấu trừ Có TK 331 : Phải trả nhà cung cấp Thanh toán chênh lệch giữa giá trị hàng nhập với số tiền ứng trớc : + Nếu ứng trớc < trị giá hàng mua đã nhập và doanh nghiệp trả số tiền còn thiếu : Nợ TK 331 : trả nợ nhà cung cấp số thiếu Có TK 111, 112 + Nếu ứng trớc > trị giá hàng nhập thì phải thu, khi thu ghi : Nợ TK 111, 112 Có TK 331 : Phải trả nhà cung cấp Trờng hợp nợ phải trả ngời bán không ai đòi, kế toán ghi tăng thu nhập bất thờng. Nợ TK 331 : kết chuyển xoá nợ vắng chủ. Có TK 721 : thu nhập bất thờng. Nếu doanh nghiệp tính VAT theo phơng pháp trực tiếp thì không sử dụng TK133- VAT đầu vào đợc khấu trừ. Khi đó giá trị vật t, hàng hoá mua vào và giá trị hàng mua trả lại là giá bao gồm cả VAT . c) Trờng hợp thanh toán với ngời bán bằng ngoại tệ : Nếu doanh nghiệp dùng tỷ giá thực tế : Khi phát sinh các khoản công nợ đối với ngời bán thì phải theo dõi cả số nguyên tệ phát sinh. Nợ TK 152, 153, 156, 211 : tỷ giá thực tế Nợ TK 133 : VAT đầu vào đợc khấu trừ Có TK 331 : phải trả cho ngời bán - Khi thanh toán : + Nợ TK 331 : tỷ giá thực tế lúc ghi sổ Nợ TK 635 : nếu lỗ về tỷ giá hối đoái Có TK111, 112 : số tiền đã trả theo tỷ giá thực tế thanh toán. + Nợ TK 331 : tỷ giá thực tế lúc ghi sổ Có TK 111,112 : số tiền đã trả theo tỷ giá thực tế thanh toán. Có TK 515 : nếu lãi về tỷ giá hối đoái. Đồng thời ghi đơn bên Có TK007 - Nếu doanh nghiệp sử dụng tỷ giá hạch toán : 7 Chuyên đề tốt nghiệp Nợ TK 152, 153, 156, 211 : tỷ giá thực tế Nợ TK 133 : VAT đầu vào đợc khấu trừ Nợ TK 635 :nếu lỗ về tỷ giá hối đoái Có TK 331 : phải trả cho ngời bán Có TK 515 : nếu lãi về tỷ giá hối đoái Khi thanh toán : Nợ TK 331 : tỷ giá hạch toán Có TK 111, 112 số tiền phải trả cho ngời bán Đồng thời ghi đơn bên Có TK 007 Cuối kỳ đối với các khoản phải thu, phải trả ngời bán có gốc ngoại tệ thì phải tiến hành điều chỉnh theo tỷ giá thực tế cuối kỳ, số chênh lệch lãi ghi vào TK 515, nếu lỗ ghi vào TK 635, đầu kỳ kế toán tiếp theo sẽ ghi ngợc lại xoá số d trên TK 635 và TK 515 : - Nếu tỷ giá tăng : Nợ TK 635 : nếu lỗ về tỷ giá hối đoái Có TK 331 : phải trả ngời bán - Nếu tỷ giá giảm : Nợ TK 331 : phải trả ngời bán Có TK 515 : nếu lãi về tỷ giá hối đoái Đầu kỳ kế toán sau ghi ngợc lại. d) Trờng hợp bù trừ công nợ : Khi một tổ chức, cá nhân (VD : công ty X) vừa là khách hàng, vừa là nhà cung cấp của doanh nghiệp, nếu có sự đồng ý của cả hai bên thì có thể bù trừ công nợ. Căn cứ vào các chứng từ mua hàng và bán hàng cho Công ty X và sổ chi tiết phải thu khách hàng - Công ty X, phải trả ngời bán- Công ty X để xác định số tiền phải thu, phải trả. - Trờng hợp số phải thu > số phải trả Nợ TK 331- công ty X : số tiền ghi theo sốphải trả Có TK 131- công ty X - Trờng hợp số phải thu < số phải trả Nợ TK 331- công ty X : số tiền ghi theo số phải thu Có TK 131- công ty X Trờng hợp Y là nhà cung cấp, Z là khách hàng của doanh nghiệp nếu nh Y và Z đồng ý, doanh nghiệp có thể tiến hành bù trừ công nợ. Trong trờng hợp này cần phải có biên bản xác nhận về việc bù trừ công nợ, có chữ ký của các bên tham gia. Căn cứ vào biên bản, kế toán ghi : Nợ TK 331- Y Có TK 131- Z Sơ đồ hạch toán nghiệp vụ thanh toán với ngời bán : 8 TK 133 TK 711 Nợ vắng chủ TK 515 Chiết khấu mua hàng TK 152, 611 TK 311, 341 TT bằng tiền vay Giảm giá, trả lại hàng TK 111, 112 - TT cho NCC bằng tiền - ứng tr ớc tiền cho NCC - Thanh toán thêm nếu thiếu. - Đã trả theo tỷ giá hạch toán hoặc thực tế TK 331 - Trả lại tiền thừa (nếu có) TK 152, 611, 211, 627 TK 133 - Mua chịu hàng - Nhận hàng đã ứng tr ớc tiền VAT đ ợc khấu trừ TK 152,153,156,211 - tỷ giá thực tế - tỷ giá hạch toán TK 413 Chênh lệc tỷ giá Chuyên đề tốt nghiệp 2- Hạch toán các nghiệp vụ thanh toán với khách hàng. Quan hệ thanh toán với khách hàng nảy sinh khi doanh nghiệp bán vật t, hàng hoá, tài sản, dịch vụ của mình theo phơng thức trả trớc thông thờng việc bán hàng theo phơng thức nêu trên chỉ xáy ra trong các nghiệp vụ bán buôn hàng hoá hoặc bán hàng của các đại lý của doanh nghiệp. 2.1. Nội dung : Các nghiệp vụ thanh toán với khách hàng phát sinh khi doanh nghiệp bán sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ theo phơng thức bán chịu hoặc trong trờng hợp ngời mua trả trớc tiền hàng. - Không theo dõi khoản tiền bán hàng đã thu trực tiếp tại thời điểm xảy ra nghiệp vụ bán hàng. - Phản ánh số tiền doanh nghiệp chấp nhận giảm giá, bớt giá, chiết khấu cho khách hàng hoặc số phải trả khách hàng khi khách hàng trả lại hàng mua. - Phản ánh tổng số phải thu của khách hàng (bao gồm số nợ gỗc và lãi trả chậm phải thu) đôí với trờng hợp bán trả góp. - Phản ánh số nợ phải thu hoặc số tiền ứng trớc phải trả của tất cả các khách hàng có quan hệ kinh tế chủ yếu với doanh nghiệp về mua sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ và tài sản bán thanh lý khác. Các chứng từ thờng gồm : - Hoá đơn bán hàng (hoặc hoá đơn VAT ) do doanh nghiệp lập - Giấy nhận nợ hoặc lệnh phiếu do khách hàng lập - Chứng từ thu tiền : phiếu thu, giấy báo Có 2.2. Tài khoản sử dụng : TK 131- Phải thu khách hàng. Kết cấu của tài khoản 131 : Tài khoản 131 Phải thu của khách hàng - Số tiền phải thu từ khách hàng mua chịu vật t, hàng hoá, dịch vụ của doanh nghiệp - Số tiền thu thừa của khách đã trả lại - Nợ phải thu từ khách hàng tăng do tỷ giá ngoại tệ tăng - Số nợ phải thu từ khách hàng đã thu đợc - Số nợ phải thu giảm do chấp nhận giảm giá, chiết khấu, hoặc do khách hàng trả lại hàng đã bán - Số tiền khách hàng ứng trớc để mua hàng - Nợ phải thu từ khách hàng giảm do tỷ giá ngoại tệ giảm Số D Nợ : số tiền còn phải thu từ khách hàng Số D Có : số tiền doanh nghiệp còn nợ khách hàng 9 Chuyên đề tốt nghiệp (Tài khoản này đợc mở chi tiết cho từng khách hàng. Khi lập bảng cân đối kế toán, phải lấy số d chi tiết của từng đối tợng để ghi cả hai chỉ tiêu bên tài sản và nguồn vốn. Tài khoản này cũng đợc mở chi tiết theo thời hạn thanh toán để xác định nợ phải thu khó đòi, làm căn cứ lập dự phòng phải thu khó đòi). 2.3. Phơng pháp hạch toán : 2.3.1 - Hạch toán chi tiết. Việc hạch toán chi tiết đợc thực hiện theo sơ đồ sau : (1) Căn cứ vào chứng từ gốc kế toán chi tiết tiến hành ghi vào sổ chi tiết cho từng khách hàng. (2) Cuối kỳ, kế toán tiến hành lập bảng tổng hợp thanh toán với khách hàng, bảng này sẽ dùng để đối chiếu với sổ cái TK 131. 2.3.2 - Hạch toán tổng hợp. - Trờng hợp doanh nghiệp tính VAT theo phơng pháp khấu trừ * Trờng hợp bán chịu cho khách hàng : - Khi bán chịu vật t, hàng hoá cho khách hàng, căn cứ vào hoá đơn VAT , kế toán ghi doanh thu bán chịu phải thu : Nợ TK 131 : số phải thu của khách hàng Có TK 511 : doanh thu bán hàng Có TK 3331 : VAT của hàng bán ra - Khi bán chịu TSCĐ kế toán ghi : Nợ TK 131 : phải thu khách hàng Có TK 711 : thu nhập bất thờng Có TK 3331 : VAT của hàng bán ra - Khi chấp nhận giảm giá trừ nợ hoặc nhận nợ với khách hàng, kế toán ghi : Nợ TK 532 : giảm giá hàng bán Nợ TK 3331 : VAT của hàng bán ra Có TK 131 : phải thu khách hàng - Khi chấp nhận chiết khấu cho khách hàng, kế toán ghi : Nợ TK 635 : chiết khấu thanh toán cho khách hàng Có TK 131 : phải thu khách hàng - Căn cứ chứng từ thanh toán, kế toán ghi số nợ đã thu : Nợ TK 111, 112 : thu tiền nợ của khách hàng Nợ TK 311 : thu nợ và thanh toán tiền vay ngắn hạn Có TK 131 : ghi giảm số phải thu của khách hàng - Khi chấp nhận cho khách hàng trả lại hàng và trừ nợ hoặc ghi nhận nợ với khách hàng, kế toán ghi : Nợ TK 531 : doanh thu hàng bán bị trả lại Nợ TK 3331 : VAT của hàng bán bị trả lại Có TK 131 : ghi giảm số nợ phải thu của khách hàng * Trờng hợp khách hàng ứng trớc tiền mua hàng. - Khi doanh nghiệp nhận tiền ứng trớc của khách hàng, kế toán ghi : Nợ TK 111, 112 : số tiền khách hàng ứng trớc Có TK 131 : phải thu khách hàng - Khi giao nhận hàng cho khách hàng theo số tiền ứng trớc, căn cứ vào hoá đơn bán hàng, kế toán ghi : Nợ TK 131 : tổng số tiền hàng khách hàng phải thanh toán Có TK 511 : doanh thu bán hàng Có TK 3331 : VAT của hàng bán ra - Chênh lệch giữa số tiền ứng trớc và giá trị hàng bán theo thơng vụ sẽ đợc theo dõi thanh quyết toán trên TK 131. * Trờng hợp bán hàng trả góp 10 Chứng từ gốc Sổ chi tiết TK 131 Bảng tổng hợp chi tiết TK 131 (1) (2) [...]... thuần 3,4 8 6,6 3 2,8 36 4,8 6 0,9 1 9,2 41 4,9 9 7,8 0 8,0 32 4 Giá vốn hàng bán 3,3 5 9,8 2 3,2 45 4,5 3 9,8 1 5,6 82 69 5,7 7 0,4 00 5 Lợi nhuận gộp 12 6,8 0 9,5 91 32 1,1 0 3,5 59 12 5,4 0 9,1 25 6 Chi phí bán hàng 1 3,7 9 6,5 42 6 9,8 9 4,2 35 7 2,0 4 7,3 21 7 Chi phí QLDN 2 7,6 4 5,8 36 7 1,5 2 4,6 15 49 8,3 1 3,9 54 8 LN thuần từ HĐKD 8 5,3 6 7,2 13 17 9,6 8 4,7 09 2 5,6 4 3,0 57 a Thu nhập HĐTC 9,8 2 4,7 50 1 4,3 5 6,7 19 2 9,1 4 5,7 89 b Chi phí HĐTC 1 1,9 6 4,4 23 1 5,9 7 8,2 13 - 3,5 0 2,7 32... trả lại hàng mua - Phơng pháp tính thuế trực tiếp trên VAT Số thuế GTGT phải = GTGT của hàng ho , * Thuế suất thuế GTGT của nộp dịch vụ chịu thuế hàng ho , dịch vụ GTGT của hàng ho , = dịch vụ chịu thuế Giá thanh toán của Giá thanh toán của hàng ho , hàng ho , dịch vụ bán dịch vụ mua vào tơng ứng ra - Giá thanh toán của hàng ho , dịch vụ bán ra là giá thực tế bên mua phải thanh toán cho bên bán, bao... chính, và kiểm soát viên do phó phòng kiêm nhiệm có nhiệm vụ giám sát và kiểm tra tình hình thực hiện công việc của các nhân viên kế toán - Nhóm kế toán : làm công tác kế toán tại công ty, do phó phòng trực tiếp quản l , đ ợc chia ra thành các tổ: tổ hàng ho , tổ phải tr , tổ phải thu, tổ tiền và tổ tổng hợp + Tổ hàng hoá : thực hiện công tác kế toán liên quan đến nhập, xuất kho, vào phiếu kế toán ,sổ... phải trả nhà cung cấp, khách hàng, công nhân viên, các tổ chức tài chính, Nhà nớc (vào phiếu kế toán cho các tài khoản đầu 3 bao gồm 33 3, 33 1, 33 4, 33 6, 338 ) Hình thức ghi sổ: Phiếu chi, sổ TK 33 1, quỹ tiền mặt 11 1, sổ TK 11 2, sổ giá vốn 63 2, sổ Tk 11 3, sổ TK 33 3, sổTK 33 4, sổ TK 338 Quy trình ghi sổ: Sẽ làm các nghiệp vụ thanh toán khi có lệnh chi của phòng kế toán xuất ra, khi có đầy đủ các hóa... giá trị tăng thêm của hàng ho , dịch vụ phát sinh trong quá trình từ sản xuất lu thông đến tiêu dùng Các khoản phải nộp ngân sách, trong kỳ kế toán, các doanh nghiệp thờng phải có nghĩa vụ thanh toán với Nhà nớc về các khoản nộp tài chính bắt buộc : - Các loại thuế trực thu và thuế gián thu - Khấu hao cơ bản tài sản cố định thuộc vốn ngân sách - Các khoản ph , lệ phí và các khoản phải nộp khác phát. .. pháp khấu trừ - Cơ sở kinh doanh mua, bán vàng, bạc, đ , qu , ngoại tệ Đối tợng áp dụng phơng pháp khấu trừ thuế là các đơn v , tổ chức kinh doanh, bao gồm các doanh nghiệp nhà nớc, doanh nghiệp đầu t nớc ngoài, doanh nghiệp t nhân, các công ty cổ phần, hợp tác xã và các đơn v , tổ chức kinh doanh khác (trừ các đối tợng áp dụng tính thuế theo phơng pháp tính trực tiếp trên VAT nói trên) Phơng pháp... hàng ho , dịch vụ dùng ngay vào sản xuất, kinh doanh hàng ho , dịch vụ chịu VAT theo phơng pháp khấu trừ thu , kế toán ghi Nợ TK 62 1, 62 7, 64 1, 64 2, 241 Nợ TK 133 : VAT đầu vào đợc khấu trừ Có TK 11 1, 11 2, 331 : tổng giá thanh toán Khi mua hàng hoá giao bán ngay cho khách hàng (thuộc đối tợng chịu VAT theo phơng pháp khấu trừ ), kế toán ghi : Nợ TK 632 : giá vốn hàng bán (giá mua cha có VAT đầu vào) Nợ... : giá tính thuế TTĐB là giá bán của cơ sở sản xuất cha có thuế TTĐB, đợc xác định cụ thể nh sau : Giá tính thuế = Giá bán hàng ho , dịch vụ TTĐB của hh, dvụ ( 1 + Thuế suất ) Giá bán của cơ sở sản xuất là giá bán ghi trên hoá đơn bán hàng và các khoản phụ thu (nếu có) của cơ sở Đối với trờng hợp bán hàng qua đại lý thì giá bán làm căn cứ tính thuế là giá bán ra cha trừ hoa hồng đại lý - Đối với hàng. .. chứng tỏ doanh nghiệp có khả năng thanh toán và tình hình tài chính bình thờng hoặc khả quan Nếu chỉ tiêu này nhỏ hơn 1 chứng tỏ doanh nghiệp không có khả năng thanh toán và nếu chỉ tiêu này gần bằng 0 thì doanh nghiệp bị phá sản, không còn khả năng thanh toán 31 Chuyên đề tốt nghiệp Phần II thực trạng hạch toán các nghiệp vụ thanh toán tại công ty cổ phần đầu t và phát triển công nghệ đông á( east-asian)... cho 1 nghiệp vụ thanh toán và đợc thể hiện trên sổ Tk 11 1, sổ TK 11 2, phiếu chi + Tổ phải thu : thực hiện các nghiệp vụ liên quan đến phải thu nh: phải thu khách hàng, phải thu của công nhân viên,doanh thu bán hàng , doanh thu bán hàng ,chiết khấu,giảm giá , phải thu khác ( vào phiếu kế toán cho các tài khoản 13 1, 14 1, 138 ) Hình thức ghi sổ: Phiếu thu, hóa đơn tài chính, sổ quỹ tiền mặt-11 1, sổ phải . nghiệp. II - Hạch toán các nghiệp vụ thanh toán với ngời bán, với khách hàng và với nhà nớc. 1- Hạch toán các nghiệp vụ thanh toán với ngời bán. Nghiệp vụ thanh toán với ngời bán thờng xảy. các nghiệp vụ thanh toán sau : -Thanh toán với ngời bán -Thanh toán với khách hàng -Thanh toán tạm ứng - Thanh toán với nhà nớc Các nghiệp vụ thế chấp, ký cợc, ký quỹ Các nghiệp vụ thanh toán. làm ba phần chính : Phần I : Cơ sở lý luận của hạch toán các nghiệp vụ thanh toán với ngời bán, khách hàng, nhà nớc trong doanh nghiệp. Phần II : Thực trạng hạch toán nghiệp vụ thanh toán với ngời