Đang tải... (xem toàn văn)
Ngày nay, kiểm soát nội bộ đang đóng một vai trò hết sức quan trọng trong hoạt động kinh tế của các doanh nghiệp và tổ chức. Kiểm soát nội bộ giúp các nhà quản trị quản lý hữu hiệu và hiệu quả hơn các nguồn lực kinh tế, góp phần hạn chế tối đa những rủi ro phát sinh trong quá trình sản xuất kinh doanh. Đồng thời giúp doanh nghiệp xây dựng được một nền tảng quản lý vững chắc phục vụ cho quá trình mở rộng, và phát triển đi lên của doanh nghiệp. Chu trình mua hàng và thanh toán có một vai trò rất quan trọng trong bất kỳ một công ty nào, vì vậy việc kiểm soát chu trình là một việc rất cần thiết và quan trọng. Hơn nữa, hàng tồn kho luôn là trung tâm của sự chú ý trong doanh nghiệp, và việc kiểm tra quá trình thực hiện từng khâu của người quản lí đối với nhân viên của mình là một công việc khó khăn nên dễ phát sinh ra các gian lận và sai sót. Chính vì vậy, bài báo cáo này hướng đến việc phân tích KSNB chu trình: “mua hàng, tồn trữ và trả tiền” tại một DN trên địa bàn tỉnh Bình Định, mà cụ thể là tại Công ty TNHH TM-DV Tin Học H.D.C để thấy rõ hơn những sai phạm có thể xảy ra dẫn tới hành vi gian lận của các cá nhân trong Công ty nhằm hạn chế các gian lận và sai sót, góp phần bảo vệ tài sản của đơn vị được sử dụng đúng mục đích và hiệu quả.Đề tài này gồm 3 phần chính: Phần 1: Giới thiệu khái quát về công ty TNHH TM-DV Tin Học H.D.C.Phần 2: Thực trạng kiểm soát nội bộ chu trình “mua hàng, tồn trữ và trả tiền” tại Công ty TNHH TM-DV Tin Học H.D.C.Phần 3: Giải pháp nhằm hoàn thiện kiểm soát nội bộ chu trình “mua hàng, tồn trữ và trả tiền” tại công ty TNHH TM-DV Tin Học H.D.C.
Mục lục Lời mở đầu 2 Phần I: Giới thiệu khái quát Công ty TNHH TM – DV Tin học H.D.C 3 1. Giới thiệu chung 3 2. Cơ cấu tổ chức của công ty 4 3. Các lĩnh vực hoạt động chính 5 4. Chính sách chất lượng 6 Phần II: Thực trạng kiểm soát nội bộ chu trình “mua hàng, tồn trữ và trả tiền” tại công ty TNHH TM – DV H.D.C 7 1. Thực trạng môi trường kiểm soát 7 1.1. Triết lý và phong cách điều hành của nhà quản lý 7 1.2. Cơ cấu tổ chức và phân chia trách nhiệm 8 1.3. Ban kiểm soát nội bộ 8 2. Chu trình ““mua hàng, tồn trữ và trả tiền”” 9 2.1. Quá trình mua hàng 10 2.2. Quá trình nhận hàng 12 2.3. Quá trình tồn trữ 13 2.4. Quá trình trả tiền 15 3. Thủ tục kiểm soát và những sai phạm của công ty 16 GVHD: Th.S Phạm Thị Thuý Hằng Nhóm 2 3.1. Kiểm soát quá trình mua hàng 16 3.2. Kiểm soát quá trình nhận hàng 17 3.3. Kiểm soát quá trình tồn trữ 18 3.4. Kiểm soát quá trình trả tiền 19 Phần III: Một số giải pháp nhằm hoàn thiện kiểm soát nội bộ chu trình “mua hàng, tồn trữ và trả tiền” tại công ty TNHH TM – DV Tin học H.D.C 21 1. Sự cần thiết trong việc tăng cường kiểm soát nội bộ quá trình mua hàng tại công ty 21 2. Sự cần thiết trong việc hoàn thiện quá trình nhận hàng tại công ty 23 3. Sự cần thiết trong việc hoàn thiện quá trình tồn trữ tại công ty 24 4. Hoàn thiện kiểm soát đối với việc thanh toán tiền hàng 25 4.1. Hoàn thiện kiểm soát đối với nợ phải trả 25 4.2. Hoàn thiện kiểm soát đối với việc chi tiền 25 Kết luận 26 Học phần: Kiểm soát nội bộ 2 GVHD: Th.S Phạm Thị Thuý Hằng Nhóm 2 LỜI MỞ ĐẦU Ngày nay, kiểm soát nội bộ đang đóng một vai trò hết sức quan trọng trong hoạt động kinh tế của các doanh nghiệp và tổ chức. Kiểm soát nội bộ giúp các nhà quản trị quản lý hữu hiệu và hiệu quả hơn các nguồn lực kinh tế, góp phần hạn chế tối đa những rủi ro phát sinh trong quá trình sản xuất kinh doanh. Đồng thời giúp doanh nghiệp xây dựng được một nền tảng quản lý vững chắc phục vụ cho quá trình mở rộng, và phát triển đi lên của doanh nghiệp. Chu trình mua hàng và thanh toán có một vai trò rất quan trọng trong bất kỳ một công ty nào, vì vậy việc kiểm soát chu trình là một việc rất cần thiết và quan trọng. Hơn nữa, hàng tồn kho luôn là trung tâm của sự chú ý trong doanh nghiệp, và việc kiểm tra quá trình thực hiện từng khâu của người quản lí đối với nhân viên của mình là một công việc khó khăn nên dễ phát sinh ra các gian lận và sai sót. Chính vì vậy, bài báo cáo này hướng đến việc phân tích KSNB chu trình: “mua hàng, tồn trữ và trả tiền” tại một DN trên địa bàn tỉnh Bình Định, mà cụ thể là tại Công ty TNHH TM-DV Tin Học H.D.C để thấy rõ hơn những sai phạm có thể xảy ra dẫn tới hành vi gian lận của các cá nhân trong Công ty nhằm hạn chế các gian lận và sai sót, góp phần bảo vệ tài sản của đơn vị được sử dụng đúng mục đích và hiệu quả. Đề tài này gồm 3 phần chính: Phần 1: Giới thiệu khái quát về công ty TNHH TM-DV Tin Học H.D.C. Phần 2: Thực trạng kiểm soát nội bộ chu trình “mua hàng, tồn trữ và trả tiền” tại Công ty TNHH TM-DV Tin Học H.D.C. Phần 3: Giải pháp nhằm hoàn thiện kiểm soát nội bộ chu trình “mua hàng, tồn trữ và trả tiền” tại công ty TNHH TM-DV Tin Học H.D.C. Học phần: Kiểm soát nội bộ 3 GVHD: Th.S Phạm Thị Thuý Hằng Nhóm 2 Phần I: Giới thiệu khái quát về công ty TNHH TM-DV Tin Học H.D.C. 1. Giới thiệu chung Công ty TNHH TM-DV Tin Học H.D.C được thành lập ngày 25 tháng 6 năm 2009, từ một đơn vị kinh doanh nhỏ, chỉ có vài thành viên trẻ tuổi tâm huyết. Cho đến nay, sau gần 5 năm hoạt động và phát triển, Công ty TNHH TM-DV Tin Học H.D.C đã trở thành một trong những Công ty tin học lớn mạnh tại Thành phố Quy Nhơn, tỉnh Bình Định. • Trụ sở giao dịch kinh doanh: số nhà 125 Nguyễn Thái Học, Thành Phố Quy Nhơn, Tỉnh Bình Định. • Số điện thoại: 056. 3520054 – Fax: 3520054 • Email: tdloc@hdccomputer.com • Mã số thuế: 4100901132 • Vốn điều lệ: 4.900.000.000 VND (bốn tỉ chín trăm triệu đồng chẵn). • Giám đốc: Ông Nguyễn Phan Đoàn Việt Hùng. • Phó giám đốc: Ông Trương Đình Lộc. Học phần: Kiểm soát nội bộ 4 GVHD: Th.S Phạm Thị Thuý Hằng Nhóm 2 2. Cơ cấu tổ chức của công ty Sơ đồ tổ chức Công ty TNHH TM-DV Tin Học H.D.C Học phần: Kiểm soát nội bộ 5 GIÁM ĐỐC PHÓ GIÁM ĐỐC Kinh doanh lẻ Phòng kinh doanh Kinh doanh dự án Kinh doanh sỉ Kho hàng Phòng kế toán Phòng kỹ thuật Phòng bảo hành Cửa hàng trực thuộc GVHD: Th.S Phạm Thị Thuý Hằng Nhóm 2 3. Các lĩnh vực hoạt động chính: 3.1. Tin học: − Cung cấp các thiết bị tin học: Máy vi tính nguyên bộ, máy tính xách tay, linh kiện vi tính, máy in, UPS, Scanner… − Thiết kế lắp đặt các mạng máy tính: LAN, WAN… − Phân phối các sản phẩm công nghệ thông tin. − Thiết kế các phần mềm theo yêu cầu khách hàng. 3.2. Viễn thông: - Cung cấp lắp đặt các loại tổng đài nội bộ dung lượng từ 6 đến 500 số, phân phối các loại tổng đài Panasonic, NEC-Nitsuko… - Cung cấp máy điện thoại cố định, máy fax, cordless phone, máy bộ đàm, anten parabol. 3.3 Điện tử: - Thiết kế lắp đặt các hệ thống báo động, báo cháy, camera quan sát – ghi hình tự động, camera quan sát theo dõi từ xa qua mạng internet… - Sữa chữa các thiết bị tin học và điện tử… 3.4. Máy văn phòng và các thiết bị khác: Cung cấp các loại máy photocopy, máy hủy giấy, overhead projector, multimedia projector (máy chiếu đa năng), camera kỹ thuật số, máy quay phim kỹ thuật số… Học phần: Kiểm soát nội bộ 6 GVHD: Th.S Phạm Thị Thuý Hằng Nhóm 2 3.5. Dịch vụ: - Bảo hành, bảo trì các thiết bị tin học viễn thông. - Cung cấp các giải pháp, các dịch vụ tin học, viễn thông và internet 4. Chính sách chất lượng Sau gần 5 năm gây dựng và trưởng thành, công ty đã tạo cho mình chỗ đứng vững chắc trên thương trường, đã trở thành nhà phân phối, đại lý phân phối cho các hãng nổi tiếng trên thế giới như: INTEL, AUS, GIGABYTE, HP- COMPAQ, CANON, TOSHIBA, FBT ELEAD, APC, COMPEX, Chính sách chất lượng của công ty là “ Uy tín hàng đầu – chất lượng đảm bảo” với phương châm “Cải tiến – Đổi mới không ngừng” trên các lĩnh vực kinh doanh và dịch vụ. Thực hiện đúng với nghĩa vụ đã cam kết với khách hàng là nền tảng cho sự phát triển mang tính chiến lược của công ty TNHH TM-DV Tin Học H.D.C. Học phần: Kiểm soát nội bộ 7 GVHD: Th.S Phạm Thị Thuý Hằng Nhóm 2 Phần 2: Thực trạng kiểm soát nội bộ chu trình “mua hàng, tồn trữ và trả tiền” tại Công ty TNHH TM-DV Tin Học H.D.C 1. Thực trạng về môi trường kiểm soát 1.1. Triết lý và phong cách điều hành của nhà quản lý. Công ty đã đặt ra giá trị cho công ty là “Uy tín và chất lượng sản phẩm”, “Linh hoạt, năng động trong quá trình mua bán với nhà cung cấp” thông qua một số chính sách như: Công ty ưu tiên tuyển những nhân viên trẻ có năng lực, có tâm huyết với nghề. Việc tuyển dụng và đào tạo nhân viên do Giám đốc đảm nhận. Mỗi phòng ban, mỗi vị trí đều được phân công nhiệm vụ cụ thể theo đúng chuyên ngành trong quá trình “mua hàng, tồn trữ và trả tiền”. Lựa chọn nhà cung cấp có uy tín về chất lượng sản phẩm cũng như mẫu mã đẹp. Đảm bảo yêu cầu chất lượng sản phẩm ngay từ đầu, kiên quyết không nhập những sản phẩm không đạt tiêu chuẩn. Khi kiểm tra các thiết bị thành phẩm và sản phẩm lỗi đều được trả lại về nơi cung cấp để điều chỉnh và sửa chữa lại, sản phẩm hỏng không sửa chữa được đều lập biên bản để kiểm soát và đề ra các biệp pháp khắc phục, phòng ngừa. Chính điều này đã ảnh hưởng đến triết lý và phong cách điều hành của các giám đốc của công ty hiện nay. Họ luôn đặt giá trị của công ty lên hàng đầu trong quá trình điều hành. Học phần: Kiểm soát nội bộ 8 GVHD: Th.S Phạm Thị Thuý Hằng Nhóm 2 1.2. Cơ cấu tổ chức và phân chia trách nhiệm Cơ cấu tổ chức của công ty thể hiện qua sơ đồ tổ chức trên. Qua khảo sát, cơ cấu tổ chức của công ty có phân chia ra các chức năng riêng biệt và xác định vị trí then chốt của từng bộ phận, quyền hạn và trách nhiệm đối với các nhân viên và phòng ban trực thuộc. Đồng thời trong cơ cấu tổ chức cũng qui định rõ trách nhiệm nộp báo cáo nội bộ và các thông tin liên quan giữa các bộ phận với giám đốc và giữa các bộ phận với nhau để hoạt động sản xuất kinh doanh được trôi chảy. Việc phân chia trách nhiệm, quyền hạn cho từng bộ phận được căn cứ vào chức năng và nhiệm vụ cụ thể được giao cho từng bộ phận “mua hàng, tồn trữ và trả tiền”. Mỗi thành viên của bộ phận được giao nhiệm vụ dựa theo năng lực chuyên môn của mỗi người. Do là Công ty có quy mô nhỏ nên xảy ra tình trạng kiêm nhiệm. Có 2 sự kiêm nhiệm là Trưởng phòng kĩ thuật kiêm Trưởng phòng bảo hành và Phó giám đốc kiêm Trưởng phòng kinh doanh. Ban hành những quy định, những chính sách và phổ biến rộng rãi cho các nhân viên về những hành vi không được chấp nhận hay nhiệm vụ bắt buộc phải hoàn thành trong quá trình “mua hàng, tồn trữ và trả tiền”. Có chính sách khen thưởng hợp lý đối với những nhân viên hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao và xử phạt đúng đắn với những trường hợp phát hiện sai phạm trong quá trình mua hàng (nhận tiền hoa hồng từ nhà cung cấp,…) hay gây thất thoát trong quá trình tồn trữ và trả tiền. 1.3. Ban kiểm soát nội bộ Công ty TNHH TM-DV Tin Học H.D.C có quy mô nhỏ nên không có một ban kiểm soát nội bộ độc lập. Việc kiểm tra chỉ do người có thẩm quyền như giám đốc hoặc phó giám đốc kiểm tra đột xuất đối với chu trình mua hàng Học phần: Kiểm soát nội bộ 9 GVHD: Th.S Phạm Thị Thuý Hằng Nhóm 2 hay kiểm tra định kì đối với kho hàng và các nghiệp vụ liên quan đến thanh toán, trả tiền. Trong trường hợp có phát hiện hành vi sai phạm của nhân viên, công ty có những biện pháp như nhắc nhở hay phạt hành chính, bồi thường thiệt hại đã gây ra. 2. Chu trình “mua hàng, tồn trữ và trả tiền” của công ty 2.1. Quá trình mua hàng a. Đề nghị mua hàng Khi số lượng hàng trong kho chạm mức giới hạn tối thiểu theo quy định của công ty, quản lý kho hàng sẽ lập giấy đề nghị mua hàng gửi lên phòng kinh doanh để đề nghị được mua hàng bổ sung vào kho. Giấy đề nghị mua hàng do quản lý kho hàng ký và lập thành 2 liên: + Liên 1: được lưu tại kho. + Liên 2: chuyển lên phòng kinh doanh để xét duyệt mua hàng. Mẫu đề nghị mua hàng của công ty: GIẤY ĐỀ NGHỊ MUA HÀNG Bộ phận : Nhân viên : Tên hàng : Quy cách : Số lượng : Người lập( người đề nghị) Người duyệt Học phần: Kiểm soát nội bộ 10 [...]... Qua quá trình nghiên c u chu trình “mua h ng, tồn trữ và trả tiền” c a c ng ty TNHH TM- DV Tin h c H. D. C, qua c c tài liệu c liên quan đến kiểm soát nội bộ, nhóm đã đưa ra một sô nhận xét chung và c c giải pháp c liên quan nhằm hoàn thiện chu trình kiểm soát nội bộ chu trình “mua h ng, tồn trữ và trả tiền” Với kiến th c và khả năng nghiên c u c n c h n, vì vậy đề tài c ng không thể tránh khỏi những... lại cho nhà cung c p ho c h ng đư c giảm giá để đư c khấu trừ c ng nợ ho c nhận lại số tiền đã thanh toán H c phần: Kiểm soát nội bộ 21 GVHD: Th.S Phạm Thị Thuý H ng Nhóm 2 Phần 3: Một số giải pháp nhằm hoàn thiện kiểm soát nội bộ chu trình “mua h ng – tồn trữ - trả tiền” tại c ng ty TNHH TM – DV Tin h c H. D. C Trong quá trình hoạt động c ng ty gặp không ít rủi ro chủ quan và khách quan đe d a đến vi c. .. pháp nhằm góp phần giúp C ng ty TNHH TM- DV Tin H c H. D. C hoàn thiện h thống KSNB c a mình 1 Sự c n thiết trong vi c tăng c ờng kiểm soát nội bộ quá trình mua h ng tại c ng ty Nếu mua h ng không đư c kiểm soát tốt sẽ d n đến tăng chi chi phí đầu vào, làm giảm hiệu quả sản xuất kinh doanh tại đơn vị Với quy mô như C ng ty TNHH TM- DV Tin H c H. D. C hiện nay, c c t c động từ bên ngoài như sự c nh tranh... Tại c ng ty H. D. C, người xét duyệt mua h ng là trưởng phòng kinh doanh c Lựa chọn nhà cung c p Tiêu chí lựa chọn nhà cung c p c a c ng ty TNHH TM – DV TIN H C H. D. C là giá h p lí, chất lượng sản phẩm tốt và c thời h n c ng nợ tốt Khi nhận đư c giấy đề nghị mua h ng đã đư c phê duyệt, nhân viên kinh doanh sẽ d a vào bảng báo giá mà c c nhà cung c p đã báo giá trư c đó, phân tích và Trưởng phòng kinh doanh... mã,… H c phần: Kiểm soát nội bộ 18 GVHD: Th.S Phạm Thị Thuý H ng Nhóm 2 Quá trình nhận h ng c a c ng ty đư c quy định kiểm soát bằng c ch lập 3 liên lưu tại bộ phận kho, bộ phận kế toán và bộ phận mua h ng để theo d i Qua quá trình nhận h ng c a c ng ty TNHH TM – DV H. D. C cho ta thấy một số sai phạm như sau: Thứ nhất, sai phạm nghiêm trọng nhất là vi c không lập liên thứ ba gửi cho bộ phận mua h ng... nhất c thể để đảm bảo lợi nhuận là c ng vi c đư c ưu tiên h ng đầu Với th c trạng hiện c c a c ng t c kiểm soát nội bộ chu trình mua h ng tại C ng ty TNHH TM- DV Tin h c H. D. C cần thiết phải c những giải pháp tăng c ờng nhằm hoàn thiện c ng t c này Giám đ c không nên ủy quyền hoàn toàn vi c lựa chọn nhà cung c p cho trưởng phòng kinh doanh, vì như thế vô tình tạo điều kiện để trưởng phòng kinh doanh... ngày c ng lớn c a c c doanh nghiệp buôn bán c c thiết bị điện tử trong c ng như ngoài thành phố Quy Nhơn, đòi H c phần: Kiểm soát nội bộ 22 GVHD: Th.S Phạm Thị Thuý H ng Nhóm 2 h i c ng ty phải c giải pháp c nh tranh h u hiệu nhất, một trong những giải pháp đó là h giá thành sản phẩm Để th c hiện thành c ng giải pháp này thì vi c tăng c ờng kiểm soát nội bộ chu trình mua h ng để h chi phí đầu vào thấp... quá trình trả tiền Sau khi kiểm tra độ chính x c của đơn h ng, kế toán sẽ đưa vào h sơ c c hoá đơn chưa thanh toán theo thứ tự thời h n thanh toán H c phần: Kiểm soát nội bộ 20 GVHD: Th.S Phạm Thị Thuý H ng Nhóm 2 Nếu c h ng trả lại ho c giảm giá, c c chứng từ như biên bản trả lại h ng, chấp nhận trả lại h ng c a nhà cung c p phải đư c chuyển ngay cho kế toán và nếu khoản nợ chưa thanh toán thì kế toán... gian c n thiết Phòng kinh doanh phân tích bảng báo giá mà c c nhà cung c p gửi tới để lựa chọn nhà cung c p tốt nhất Sau đó, nhân viên phụ trách đơn h ng c a phòng kinh doanh đảm nhận vi c lập đơn đặt h ng và đưa lên giám đ c phê duyệt H c phần: Kiểm soát nội bộ 17 GVHD: Th.S Phạm Thị Thuý H ng Nhóm 2 Qua quá trình mua h ng c thể c a c ng ty, c thể nhận thấy những sai phạm c a c ng ty như sau: Thứ nhất,... theo d i vi c mua h ng đã th c hiện hay chưa và nó sẽ h u ích cho bộ phận mua h ng ở những lần đặt h ng tiếp theo C ng ty c n c một bộ phận kiểm tra đ c lập vi c th c hiện c c ch c năng như: giám sát quá trình nhận h ng hay vi c kiểm tra, kiểm kê h ng tồn kho để đảm bảo tính minh bạch và tránh tình trạng thất thoát tài sản c a doanh nghiệp 3 Sự c n thiết trong vi c hoàn thiện quá trình tồn trữ c a c ng . tiền” tại C ng ty TNHH TM- DV Tin H c H. D. C. Phần 3: Giải pháp nhằm hoàn thiện kiểm soát nội bộ chu trình “mua h ng, tồn trữ và trả tiền” tại c ng ty TNHH TM- DV Tin H c H. D. C. H c phần: Kiểm soát nội. Đình L c. H c phần: Kiểm soát nội bộ 4 GVHD: Th.S Phạm Thị Thuý H ng Nhóm 2 2. C c u tổ ch c của c ng ty Sơ đồ tổ ch c C ng ty TNHH TM- DV Tin H c H. D. C H c phần: Kiểm soát nội bộ 5 GIÁM Đ C PHÓ. nội bộ 3 GVHD: Th.S Phạm Thị Thuý H ng Nhóm 2 Phần I: Giới thiệu khái quát về c ng ty TNHH TM- DV Tin H c H. D. C. 1. Giới thiệu chung C ng ty TNHH TM- DV Tin H c H. D. C đư c thành lập ngày 25 tháng