HC VIN CÔNG NGH BU CHÍNH VIN THÔNG QUN TR VN PHÒNG (Dùng cho sinh viên h đào to đi hc t xa) Lu hành ni b HÀ NI - 2008 HC VIN CÔNG NGH BU CHÍNH VIN THÔNG QUN TR VN PHÒNG Biên son : THS. PHM M HNH LI NÓI U Qun tr vn phòng là vic hach đnh, t chc, phi hp, tiêu chun hóa và kim sóat các hat đng x lý thông tin trong các c quan, doanh nghip. Ngày nay, vn phòng không còn ch là hình nh quen thuc vi nhng hành lang im ng, các cánh ca khép vi bng đ tên phòng ban k ch nghiêm trang, hay ting đánh máy ch lc cc. Ngày nay vn phòng đã mang mt b mt đa dng hn: trang thit b hin đi. không gian m , bài trí linh hat, thích ng vi nhiu nhu cu và phng thc làm vic phong phú. Thm chí có c các vn phòng làm vic t xa, vn phòng ti nhà và vn phòng o. Cho dù di dng thc nào, mt khi đã xác lp s có mt ca vn phòng thì các nhà qun tr vn có nhng mi quan tâm chung v cht lng, tính hiu qu t các h thng, qui trình và thói quen cng nh tp quán làm vic tt nhm phát huy ti đa các ch c nng và nhim v ca vn phòng. Hn th na, nhà qun tr s ngày càng nhn rõ rng vic t chc và qun lý tt hat đng vn phòng có nh hng ln đn hiu sut chung, thm chí c đn li nhun ca công ty. Hành chánh vn phòng hin din trong bt c các b phn phòng ban ch không ch riêng  phòng hành chánh qun tr. Các c quan đu có nhiu phòng ban khác nhau, và m i b phn đó đu có công vic hành chánh vn phòng và vì th cn phi có công tác qun tr hành chánh vn phòng. Bt c cp qun tr nào, ngai tr công nhân trc tip sn xut, đu phi làm công vic hành chánh vn phòng. Tt c đu phi qun tr hành chánh vn phòng ca mình sao cho có hiu qu. B phn nào cng cn phi lên lch thi biu công tác, thi biu d án; c n phi qun tr thông tin, qun tr h s, cn phi hach đnh t chc các cuc hi tho, hi ngh và các chuyn đi công tác; đu phi vit báo cáo các chng trình và th t liên lc; đu phi tip khách và gi đin thai; đu phi sp xp ch làm vic sao cho va thm m, va qun tr qua các h thng và th tc, và va có hiu qu. Tt c các hat đng hành chánh vn phòng nêu trên đu phi đc thc hin mt cách khoa hc theo tiêu chun hin đi di nhãn quan qun tr. S thành công ca các bn ti các doanh nghip hay không, phn ln là nh vào vic qun tr hành chánh vn phòng! Cun sách này s giúp cho các bn sinh viên nm đc nhng điu c bn nht v qun tr hành chánh vn phòng. Trong quá trình biên san không sao tránh khi nhng khim khuyt, rt mong nhn đc s đóng góp chân tình ca quí đng nghip và các bn sinh viên đ cun sách này ngày càng hòan thin hn! Tác gi Phm M Hnh 3 CHNG 1 MT S VN  CHUNG V QUN TR VN PHÒNG Bt c mt c quan nào dù ln hay nh cng đu có mt b phn tip khách, qun lý và gii quyt vn bn đi-đn, lu tr h s tài liu, t chc sp xp hi hp là cánh tay đc lc ca cp qun lý, đó chính là vn phòng (hay phòng hành chánh qun tr).  các hat đng vn phòng trong c quan đc thng nht và có hiu qu, c n phi có nhng ngi chuyên nghip v hành chánh vn phòng, đó là chánh vn phòng hay trng phòng và th ký hay nói cách khác đó là các nhà qun tr hành chánh vn phòng.  giúp mi ngi cùng làm vic vi nhau mt cách có hiu qu, hòan thành các mc tiêu, thì cn phi xây dng và duy trì mt c cu qui đnh nhng vai trò, chc nng, nhim v và chc v công tác. ó chính là vic t chc b máy hành chánh vn phòng.  có ý ngha, mt vai trò hoc ch c nng nhim v phi đc gn vi mc tiêu rõ ràng, vi s nhn thc đy đ v bn phn, hoc hành đng có liên quan vi nhau. Quyn hn phi đc giao mt cách rõ ràng kèm theo các công c, các ngun tài nguyên và thông tin cn thit đ hòan thành nhim v đó.  các vai trò h tr nhau mt cách có hiu qu, chúng phi đc sp xp theo mt trt t nht đnh, hng v mc tiêu. ó là nhng ni dung đc trình bày trong chng 1 này. 1.1 KHÁI NIM, CHC NNG VÀ NHIM V VN PHÒNG 1.1.1 Khái nim vn phòng Vn phòng là b máy làm vic tng hp và trc tip ca mt c quan chc nng phc v cho vic điu hành ca lãnh đo. Các c quan thm quyn chung hoc ln thì thành lp vn phòng, nhng c quan nh thì có phòng hành chánh. Vn phòng còn đc hiu là tr s làm vic ca c quan, đn v, là đa đim giao tip đi ni, đi ngai ca c  quan, đn v đó. Ngòai ra, vn phòng còn có th là phòng làm vic ca th trng có tm c cao. Ví d vn phòng Chính ph, vn phòng Tnh y, vn phòng Tng công ty Vn phòng đc hiu là mt lai hat đng trong các c quan, doanh nghip. Vn phòng thiên v vic thu nhn, bo qun, lu tr các lai công vn giy t trong c quan. Nói đn vn phòng ngi ta thng ngh đn m t b phn ch làm nhng công vic liên quan đn công tác vn th. Nh vy: Vn phòng là b máy điu hành tng hp ca c quan, doanh nghip; là ni thu thp, x lý thông tin h tr cho hat đng qun lý; là ni chm lo mi lnh vc dch v hu cn đm bo các điu kin vt cht cho hat đng ca mi c quan, t chc. 1.1.2 Chc nng vn phòng Vn phòng hoc phòng hành chánh có các chc nng sau: -Chc nng giúp vic điu hành. -Chc nng tham mu tng hp. -Chc nng hu cn, qun tr. 1.1.3 Nhim v vn phòng Vn phòng có nhng nhim v ch yu sau đây: -Xây dng chng trình và t chc thc hin chng trình. 4 -Thu thp, x lý, qun lý và s dng thông tin. -Thc hin nhim v t vn vn bn cho th trng. -Xây dng, cng c t chc b máy vn phòng. -T chc giao tip, đi ni, đi ngai. -Duy trì hat đng thng xuyên, liên tc ca vn phòng. -Bo đm nhu cu hu cn, kinh phí chi tiêu, qun lý vt t tài sn ca doanh nghip. Vn phòng làm vi c theo ch đ th trng. Th trng vn phòng (chánh, phó vn phòng) phi đ cao trách nhim qun lý trong vn phòng và chu trách nhim pháp lý trc th trng c quan. 1.2 QUN TR VN PHÒNG 1.2.1 Khái nim qun tr và qun tr hành chánh vn phòng 1.2.1.1 Khái nim qun tr Qun tr là s phi hp tt c các tài nguyên thông qua tin trình hach đnh, t chc, lãnh đo và kim tra nhm đt đc các mc tiêu đã đ ra. 1.2.1.2 Khái nim qun tr hành chánh vn phòng Qun tr hành chánh vn phòng là vic hach đnh, t chc, phi hp, tiêu chun hóa và kim sóat các hat đng x lý thông tin. 1.2.2 Chc nng ca qun tr hành chánh vn phòng -Hach đnh công vic hành chánh -T chc công vic hành chánh vn phòng -Lãnh đo công vic hành chánh vn phòng -Kim sóat công vic hành chánh -Dch v hành chánh vn phòng. [tài liu 2] 1.3 T CHC B MÁY HÀNH CHÁNH VN PHÒNG 1.3.1 Hình thc, c cu t chc vn phòng Bt c khi nào và bt c  đâu có mt nhóm ngi làm vic chung đu phi có mt t chc đc hach đnh rõ ràng. Mi quan h gia h phi đc xác đnh và thng nht. Ngi nào làm cái gì? Ai báo cáo ai? Ai là ngi ra quyt đnh? ó là nhng vn đ ct li ca t chc. 1.3.1.1 Hình thc t chc vn phòng Vn đ ch yu trong mt t chc hành chánh là các hat đng hành chánh nên tp trung hay phân tán? Các hat đng đó đc đt di s kim sóat trc tip ca nhà qun tr hay không? Vì các hat đng hành chánh có nh hng xuyên sut t chc, t vn phòng giám đc đn các đn v, ban ngành, đn nhân viên hành chánh có mc lng thp nht, cho nên hành chánh vn phòng không nên phân tán. Phân tán ngha là công vic hành chánh vn phòng ca mi b ph n phòng ban đu do b phn đó qun lý mt cách đc lp và vì th thiu hn s phi hp. Hu qu là công vic hành chánh vn phòng s trùng lp, hao tn vn phòng phm và sc lc, và nht là thiu s phi hp. Vì vy cn phi tp trung công vic hành chánh vn phòng sao cho thng nht. Có hai hình thc tp trung: tp trung theo đa bàn và tp trung theo chc nng. a)- Hành chánh vn phòng tp trung theo đa bàn (Physical centralization) 5 Hành chánh vn phòng tp trung vào mt đa bàn ngha là: mi hat đng h s vn th đu phi tp trung vào mt đa đim duy nht đó là phòng hành chánh, di quyn qun tr ca nhà qun tr hành chánh. Hình 1.1: Hành chánh vn phòng tp trung theo đa bàn. u đim: Ü D b trí và sp xp nhân s. Ü D kim tra. Ü Tp trung trang thit b. Ü n gin th tc Nhc đim: Ü Khó chuyên môn hóa Ü Công vic thiu chính xác do thiu quan tâm đn tm quan trng ca tng lai công vic. Ü Trì tr do chuyn giao công vic Vì vy ch nên áp dng lai hình này đi v i các doanh nghip nh hoc cá th. b)- Hành chánh vn phòng tp trung theo chc nng (functional centralization) Hành chánh vn phòng tp trung theo chc nng ngha là các hat đng hành chánh vn đt ti đa đim ca các b phn chuyên môn ca nó nhng phi đc đt di quyn phi hp, tiêu chun hóa và giám sát ca nhà qun tr hành chánh. NHÀ QUN TR HÀNH CHÁNH MI CÔNG VIC HÀNH CHÁNH CHO CÁC B PHN A, B, C 6 Hình 1.2: Hành chánh vn phòng tp trung theo chc nng. u đim: Thu hút đc nhiu chuyên viên vào công tác qun lý. Các chuyên viên này s tham mu (c vn) cho nhà qun tr hành chánh vn phòng cho tng b phn chuyên môn. Nhc đim: D vi phm ch đ mt th trng ngha là ln quyn các cp qun tr chuyên môn. Loi hình này áp dng cho hu ht các doanh nghip. 1.3.1.2 C cu t chc vn phòng C cu t chc ca b phn hành chánh vn phòng tùy thuc vào tng qui mô ca công ty và tùy thuc vào chin lc kinh doanh ca công ty. Nó cng tùy thuc vào tng lai sn phm và dch v ca c quan t chc. i vi doanh nghip cá th và qui mô rt nh thì không có b phn hành chánh vn phòng chuyên bit mà ch có mt nhân viên hành chánh vn phòng hoc th ký đm nhn mi công vic hành chánh vn phòng ca doanh nghip đó. Ngi này đm nhn tt c các công vic hành chánh tng quát ln chuyên ngành nh làm k tóan, s lng, tip tân, đánh máy, trc đin thai Khi doanh nghip này phát trin thành qui mô nh hoc trung bình nh thì bt đu có các trng phòng, trong đó có trng phòng hành chánh qun tr (Senior Administration Manager) kiêm luôn công vic qun tr tài nguyên nhân s. NHÀ QUN TR HÀNH CHÁNH B PHN A CÔNG VIC HÀNH CHÁNH B PHN B CÔNG VIC HÀNH CHÁNH B PHN C CÔNG VIC HÀNH CHÁNH 7 Hình 1.3: Phòng hành chánh qun tr ca mt doanh nghip nh. Khi doanh nghip có qui mô ln va, thì tùy chin lc, mc đích kinh doanh, và c cu mt hàng dch v hoc th trng mà c cu t chc ca b phn hành chánh vn phòng thay đi. Khi phát trin vi qui mô ln hoc rt ln, nhiu công ty có hn mt v phó tng giám đc ph trách các dch v hành chánh vn phòng. Hình 1.4: S đ t chc b phn hành chánh ca doanh nghip có qui mô ln. Nói tóm li, mi công ty có c cu t chc riêng. Không có c cu t chc nào là ti ho c. T chc tt là t chc nng đng và uyn chuyn (dynamic and flexible) phù hp vi môi trng, khung cnh và chin lc ca công ty đó. TRNG PHÒNG HÀNH CHÁNH QUN TR TRNG N V TÀI NGUYÊN NHÂN S TRNG N V DCH V HÀNH CHÁNH VN TRNG N V K THUT VÀ BO TRÌ CHUYÊN VIÊN HÀNH CHÁNH QUN TR TNG GIÁM C PHÓ TNG GIÁM C MARKETING PHÓ TNG GIÁM C TÀI CHÍNH PHÓ TNG GIÁM C DCH V HÀNH CHÁNH VP TR LÝ TNG GIÁM C CHUYÊN VIÊN MARKETING GIÁM C NGHIÊN CU TIP TH GIÁM C KINH DOANH TR  NG KHU VC A TR  NG KHU VC B TNG KIM TÓAN TRNG PHÒNG K TÓAN GIÁM C NHÂN S GIÁM C DCH V HÀNH CHÁNH VN PHÒNG TRNG PHÒNG GIAO - NHN TRNG PHÒNG HÀNH CHÁNH TNG HP 8 1.3.2 B trí vn phòng B trí vn phòng là t chc, sp xp phòng c, bàn gh, dng c sao cho phù hp đ có mt tin nghi ti đa cho nhân viên và cho khách; Sp xp sao cho vic di chuyn tài liu càng ngn càng d kim sóat.  nghiên cu s xp đt trong công vic, ta theo các giai đan sau: - Trc ht, cn phác ha lc đ ca khang trng. Sau đó v bn đ ca phòng c theo t l chi u cao, chiu ngang, chiu dài ca mi phòng và nhn đnh mi phòng bng cách đo chu vi hành lang ca các bc tng, cu thang ó là nhng đim chính phi chú ý khi v bn đ. - o các khang cách đ xp đt các bàn gh sao cho thun tin. Vi bn đ, ta có th thay đi v trí ca các vt mt cách d dàng trc khi bt tay thc hin khuân vác sp xp; đng thi nó cho ta mt hình nh din tin công vic. Khoa hc chng minh đc rng vic sp xp phòng c, bàn gh mt cách khoa hc và thm m s làm cho tinh thn nhân viên phn chn, th dãn bt cn thng và nht là nng sut lao đng cao. Vic sp xp phòng c cho tng b phn chuyên môn không khoa hc, s gây ra hu qu mt rt nhiu công sc và thi gian di chuyn lung công vic (flow of work) s r t phí phm. Ngòai ra, vic b trí các phòng làm vic riêng (private offices) cho nhân viên s gây ra lãng phí. Khi sp xp các phòng làm vic, nhà qun tr hành chánh cn phi theo mt s nguyên tc sau đây: 1.3.2.1 Chú ý đn mi tng quan gia các b phn phòng ban Nhà qun tr phi quan tâm sp xp các phòng ban di cái nhìn tng th ca các h thng. Các b phn này quan h mt thit vi nhau. Sau đây là mt s nguyên tc: 1. Các b phn phòng ban đc b trí gn các b phn chính ca công ty. Các b phn chính là b phn điu hành, kinh doanh, mua sm, k tóan, tài chính, dch v hành chánh, và phòng nhân s. 2. Sp xp sao cho mt khi t chc phát trin, chúng ta d dàng thay đ i v trí phòng ban. 3. Sp xp các phòng ban có quan h mt thit vi nhau  gn hay sát nhau. Mc dù tt c các b phn đu có quan h vi nhau, nhng có mt vài b phn quan h nhiu hn. Thí d nh phòng hi hp nên gn phòng ca các cp qun tr thng hay s dng nó. 4. B trí các b phn hay tip xúc vi khách hàng hay vi các c quan bên ngòai  gn li ra vào, thang máy hoc khu v c tip tân. 5. Cách ly xa ch làm vic nhng b phn hay gây ting n hoc gây d dáy bn thiu. 6. Tách các b phn cn bo mt xa khi ch công cng hoc nhiu ngi hay lui ti. 1.3.2.2 B trí phòng ban hoc bàn làm vic theo lung công vic (flow of work) C gng sp xp các phòng ban hoc bàn làm vic theo lung công vic nhm ti thiu hóa vic di chuyn khi chuyn giao tài liu hoc trao đi công vic. Khang cách quá xa s làm mt rt nhiu thi gian. Ngòai ra nó còn gíup ta gim bt kh nng làm tht lc giy t, gây trì tr và gián đan công vic. 9 Hình 1.5: Mô hình sp xp bàn gh, phòng ban không khoa hc, không theo lung công vic. [...]... tác v n phòng Ho t ng c a v n phòng r t a d ng, phong phú và ph c t p T ch c khoa h c công tác v n phòng có ý ngh a thi t th c t o i u ki n cho doanh nghi p hoàn thành t t m c tiêu t n t i và phát tri n Hi n i hoá công tác v n phòng là m t òi h i b c xúc c a các nhà qu n tr Hi n i hoá công tác v n phòng theo h ng: - “V n phòng i n t ” - “V n phòng không gi y” - “V n phòng t ng hoá” - “V n phòng c... I ÔN T P 1 .Trình bày khái ni m v n phòng? 2 .Trình bày ch c n ng, nhi m v c a v n phòng? 3.Khái ni m qu n tr và qu n tr hành chánh v n phòng? nh 4.Hành chánh v n phòng t p trung theo c i m c a m i hình th c trên? a bàn, theo ch c n ng là gì? Hãy trình bày u 5.V s c c u t ch c c a doanh nghi p n i anh/ch u-nh c i m v c c u t ch c ó? ang làm vi c và trình bày nh ng 6.Các trang thi t b v n phòng bao g... at ng trong v n phòng Nó d dàng trong vi c xê d ch khi ph i thay i v trí lúc c n thi t và ti t ki m i n, v t d ng 1.3.2.5 B trí phòng c a c p lãnh o Khi s p x p b trí phòng c a c p lãnh o cao c p, theo tiêu chu n qu c t , v n phòng c a v này g m có các phòng c sang tr ng Thông th ng v n phòng này g m có m t phòng ti p khách (receiving office) v i m t cô ti p tân hay th ký ti p tân; m t phòng h p (conference... office) v i m t cô ti p tân hay th ký ti p tân; m t phòng h p (conference room); các phòng làm vi c khác; phòng v sinh; m t phòng riêng c a th ký giám c (executive secretary) c trang hòang p; và m t phòng l n Th ng thì cô ti p tân d i quy n c a v chánh v n phòng 1.3.2.6 B trí phòng h p chung Phòng h p chung là m t b ph n v n phòng c a c p qu n tr cao c p Tuy nhiên, nó c ng c s d ng cho các c p qu n tr khác,... viên hành chánh v n phòng thì làm các công vi c hành chánh v n phòng, h làm vi c v i s tr giúp c a các d ng c hành chánh v n phòng B t c c p qu n tr nào c ng ít nhi u làm các công vi c hành chánh v n phòng Và vì là c p qu n tr , h ph i qu n tr v n phòng làm vi c c a mình, ngh a là ph i qu n tr hành chánh v n phòng Là nhà qu n tr , h ph i ph i h p t t c các tài nguyên thông qua ti n trình h ach nh, t... bàn gh , phòng ban theo th t c và lu ng công vi c 1.3.2.3 H n ch s d ng phòng riêng (h th ng v n phòng “ óng”) Khuynh h ng ngày nay ít s d ng phòng riêng cho các b ph n hành chánh mà th ng dành các khu v c tr ng trãi r ng rãi cho nhân viên hành chánh làm vi c D nhiên, l ai hình kinh doanh nh h ng n s l ng phòng riêng D u sao, các công ty c ng c n m t s phòng riêng Nói m t cách t ng quát, các phòng riêng... v n phòng (v n phòng ph m) V n phòng ph m bao g m: c p ba dây, h p ng h s , bìa trình ký, l ch, k p gi y, d ng c d p ghim, c l , các l ai phong bì, gi y, bút, m c in ph i y , có s n t i n i làm vi c t o nên uy tín trong công vi c V n phòng ph m không nên mua l ai x u, r ti n vì chúng có th làm h h ng các trang thi t b , m t th i gian, gây b c mình và làm m t v th m m c a v n b n M t s l ai v n phòng. .. khuynh h - Phòng riêng chi m t hai v c tr ng trãi 10 ng ít s d ng phòng riêng? nm i l n di n tích dành cho m t nhân viên làm vi c t i khu - Phòng riêng làm cho công ty t ng chi phí nhi u h n - Phòng riêng ít uy n chuy n trong vi c thay - Nh tr ti n i n, ánh sáng, thông gió i công vi c, thay i v trí c i m l n nh t khi s d ng phòng riêng là khó ki m tra và làm trì tr lu ng công vi c H th ng v n phòng “... c và trình bày nh ng 6.Các trang thi t b v n phòng bao g m nh ng th nào? 7 .Trình bày xu h ng hi n i hóa công tác v n phòng hi n nay? 8.Vi c b trí, s p x p các phòng làm vi c nh th nào h t hi u qu công vi c cao? 9.B n là chánh v n phòng c a m t T ng công ty, hãy thi t k m t v n phòng theo xu ng hi n i 15 CH NG 2 QU N TR V N PHÒNG Th i gian, m t khi ã m t i thì không bao gi l y l i c T c ng Vi t nam... âu, ã gi i quy t ch a n m c s công v n 6/ Trình công v n: Sau khi vào s công v n n, tùy theo ch v n th c a c quan, v n th ph i x p theo t ng l ai trình th tr ng c quan ho c chánh v n phòng, tr ng phòng hành chánh xem và cho ý ki n phân ph i 7/ Chuy n giao công v n n: V n th ghi vào s chuy n công v n nh ng công v n sau khi trình lãnh o có ý ki n gi i quy t n a ch phòng ban liên quan Công v n nh n c ngày