Đang tải... (xem toàn văn)
Báo cáo thực tập: Hoàn thiện tổ chức hệ thống chứng từ kế toán
Hoàn thiện tổ chức hệ thống chứng từ. A.Lời mở đầu: Kế toán là môn khoa học thu nhận, xử lý và cung cấp thông tin về toàn bộ hoạt động kinh tế tài chính ở đơn vị và thông qua đó kiểm tra kiểm soát đợc toán bộ hoạt động kinh tế tài chính ở các đơn vị đó. Để thông tin kế toán đáp ứng đợc nhu cầu của những ngời quan tâm thì ngay từ quá trình tổ chức, phân loại, luân chuyển chứng từ phải đợc thông suốt, hợp lý, hợp pháp. Hay nói một cách khác, công tác tổ chức chứng từ kế toán luôn đợc đặt lên hàng đầu. Với hệ thống chứng từ ra đời năm 1964 mới chỉ mang tính chất hớng dẫn, không bắt buộc. Nhng đến năm 1967 thì chế độ Chứng từ kế toán ra đời, tạo ra cơ sở pháp lý và yêu cầu bắt buộc đối với mọi đơn vị. Qua đó, việc trao đổi thông tin giữa bên trong nội bộ và với bên ngoài doanh nghiệp đợc dễ và minh bạch. Trải qua nhiều năm cải cách và đổi mới chế độ chứng từ kế toán đã đạt đợc những kết quả tốt góp phần làm cho nền kinh tế hoạt động hiệu quả. Ngày nay, trong điều kiện của nền kinh tế thị trờng, đặc biệt là sự phát triển của khoa học kỹ thuật thì vai trò của chứng từ kế toán càng trở nên có ý nghĩa hơn: làm sao để các chứng từ kế toán phản ánh đúng, chính xác các nghiệp vụ kinh tế thực sự đã phát sinh làm căn cứ ghi sổ kế toán để hạch toán sau này, nên phân loại sắp xếp các chứng từ ra sao, quá trình vận động của chứng từ qua các khâu nh thế nào là hợp lý v.v là những câu hỏi luôn đợc đặt ra. Đòi hỏi chúng ta luôn phải tiến hành hoàn thiện tổ chức chứng từ để đáp ứng các yêu cầu đòi hỏi cấp thiết trong các đơn vị hoạch toán. Chính vì những lẽ trên mà em đã quyết định nghiên cứuđề tài : Hoàn thiện tổ chức hệ thống chứng từ kế toán. Do hạn chế về thời gian cũng nh sự hiểu biết, trong bài viết của em chắc chắn còn nhiều thiếu sót. Và qua đây em cũng xin chân thành cám ơn PGS . TS. Nguyễn Minh Phơng đã giúp em hoàn thành để án này. B.Nội dung Cao Thị Thanh Huyền 1 Hoàn thiện tổ chức hệ thống chứng từ. Phần I: Cơ sở lý luận về hệ thống chứng từ kế toán I.Khái quát chung về chứng từ: 1. Khái niệm về chứng từ: Căn cứ vào Điều 1 của chế độ chứng từ ban hành theo QĐ số 186 ngày 14/3/1995 của Bộ Tài chính thì chứng từ kế toán đợc định nghĩa nh sau: Chứng từ kế toán là những giấy tờ và vật mang tin phản ánh nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đã hoàn thành làm căn cứ ghi sổ kế toán. Nh vậy, thực chất của chứng từ kế toán là những giấy tờ đợc in sẵn theo mẫu quy định, chúng đợc dùng để ghi chép những nội dung vốn có của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và đã hoàn thành trong quá trình hoạt động của đơn vị, gây ra sự biến động đối với các loại tài sản, các loại nguồn vốn cũng nh các đối tợng kế toán. Trong quá trình hoạt động của các đơn vị, các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và hoàn thành một cách thờng xuyên, cho nên, việc lập chứng từ để làm cơ sở xác minh tính chất thờng xuyên và là một yêu cầu cần thiết khách quan. Chế độ kế toán doanh nghiệp ban hành theo Quyết định số 1141TC/QĐ/CĐKT ngày 11/11/195 có quy định về chứng từ kế toán doanh nghiệp, gồm 2 hệ thống chứng từ: Hệ thống chứng từ bắt buộc và hệ thống chứng từ kế toán hớng dẫn. Hệ thống chứng từ thống nhất bắt buộc là hệ thống chứng từ phản ánh các quan hệ kinh tế giữa các pháp nhân hoặc tổ chức có yêu cầu quản lý chặt chẽ mang tính chất phổ biến rộng rãi. Đối với loại chứng từ này Nhà nớc tiêu chuẩn hoá về quy cách mẫu biểu, chỉ tiêu phản ánh, phơng pháp lập và áp dụng thống nhất cho tất cả các lĩnh vực, các thành phần kinh tế. Hệ thống chứng từ kế toán hớng dẫn chủ yếu là những chứng từ sử dụng trong nội bộ đơn vị. Nhà nớc hớng dẫn các chỉ tiêu đặc trng để các nghành, các thành phần kinh tế trên cơ sở đó vận dụng vào từng trờng hợp cụ thể thích hợp. Các nghành, các lĩnh vực có thể thêm, bớt một số chỉ tiêu đặc thù, hoặc thay đổi thiết kế mẫu biểu cho thích hợp với việc ghi chép và yêu cầu nội dung phải phản ánh nhng phải đảm bảo tính pháp lý cần thiết của chứng từ. Hiện nay, danh mục chứng từ kế toán của nớc ta nh sau: Danh mục chứng từ kế toán Số Phạm vi áp Cao Thị Thanh Huyền 2 Hoàn thiện tổ chức hệ thống chứng từ. TT TÊN CHứNGTừ Số hiệu chứngtừ dụng DNNN Khác I 01 02 03 04 05 06 07 08 09 II 10 11 12 13 14 15 16 17 18 III 19 20 21 22 23 24 25 26 IV 27 28 29 30 31 Lao động tiền lơng Bảng chấm công Bảng thanh toán tiền lơng Phiếu nghỉ việc hởng BHXH Bảng thanh toán BHXH Bảng thanh toán tiền thởng Phiếu xác nhận sản phẩm hoặc công việc hoàn thành Phiếu làm thêm giờ Hợp động giao khoán Biên bản điều tra tai nạn lao động Hàng tồn kho Phiếu nhập kho Phiếu xuất kho Phiếu xuất kho kiêm phiếu vạn chuyển nội bộ Phiếu xuất vật từ theo hạn mức Biên bản kiểm nghiệm Thẻ kho Phiếu báo vật t còn lại cuối kỳ Biển bản kiểm kê vật t, sản phẩm hàng hoá Phiếu xuất kho gửi bán đại lý Bán hàng Hoá đơn GTGT Hoá đơn GTGT Hoá đơn bán hàng Hoá đơn bán hàng Hoá đơn thu phí bảo hiểm Bảng kê thu mua hàng nông sản, lâm sản, thuỷ sản của ngời trực tiếp sản xuất Bản thanh toán hàng đại lý, ký gửi Thẻ quầy hàng Tiền tệ Phiếu thu Phiếu chi Giấy đề nghị tạm ứng Giấy thanh toán tiền tạm ứng Biên lai thu tiền 01-LĐTL 02-LĐTL 03-LĐTL 04-LĐTL 05-LĐTL 06-LĐTL 07-LĐTL 08-LĐTL 09-LĐTL 01-VT 02-VT 03-VT-3LL 04-VT 05-VT 06-VT 07-VT 08-VT 04/XKĐL-3LL 01/GTKT-3LL 01/GTKT-2LN 02/GTTT-3LL 02/GTTT-2LN 05-BH 04/GTGT 14-BH 15-BH 01-TT 02-TT 03-TT 04-TT 05-TT B BB BB BB BB BB HD HD HD HD BB BB BB HD HD BB HD BB BB BB BB BB BB BB BB HD HD BB BB HD BB HD HD HD BB BB HD HD HD HD HD BB BB BB HD HD BB HD BB BB BB BB BB BB BB BB HD HD BB BB HD BB HD Cao Thị Thanh Huyền 3 Hoàn thiện tổ chức hệ thống chứng từ. 32 33 34 V 35 36 37 38 39 Bảng kê vàng bạc, đá quý Bảng kiểm kê quỹ Bản kiểm kê quỹ Tài sản cố định Biên bản giao nhận TSCĐ Thẻ TSCĐ Biên bản thanh lý TSCĐ Biên bản giao nhận TSCĐ sửa chữa lớn hoàn thành Biên bản đánh giá lại TSCĐ 06-TT 07a-TT 07b-TT 01-TSCĐ 02-TSCĐ 03-TSCĐ 04-TSCĐ 05-TSCĐ HD BB BB BB BB BB HD HD HD BB BB BB BB BB HD HD * Ghi chú: BB: bắt buộc HD: hớng dẫn 2. Đặc điểm và yêu cầu quản lý chứng từ kế toán. Chứng từ là vật mang tin nhằm khẳng định các nghiệp vụ kinh tế đã phát sinh hay khẳng định mối quan hệ giữa bên trong với bên trong doanh nghiệp, giữa bên trong với bên ngoài doanh nghiệp. Do vậy, chứng từ có những đặc điểm và yêu cầu riêng về nội dung và hình thức để đảm bảo các thông tin đợc truyền tải là chính xác, đầy đủ. Về mặt nội dung, bản chứng từ bao gồm 2 nhóm: nhóm các yếu tố cơ bản và các yếu tố bổ sung. Các yếu tố cơ bản là những yếu tố bắt buộc phải có trong mỗi bản chứng từ và tạo nên nội dung cơ bản của mỗi bản chứng từ. Qua các yếu tố cơ bản có thể cho thấy đặc trng nghiệp vụ kinh tế về số lợng, chất lợng, không gian, thời gian phát sinh v.v Sự vắng mặt của bất kỳ một yếu tố cơ bản nào sẽ làm cho các bản chứng từ trở nên không đầy đủ và do đó không đáng tin cậy. Vì vậy, các yếu tố này trở thành nội dung bắt buộc của mỗi bản chứng từ kế toán, không phụ thuộc vào loại nghiệp vụ, tính chất của nghiệp vụ và tình trạng của vốn liên quan đến nghiệp vụ đó: Các yếu tố cơ bản của chứng từ thờng gồm: Tên chứng từ: là sự khái quát hoá nội dung của nghiệp vụ. Chẳng hạn: phiếu thu, phiếu chi, hoá đơn bán hàng v.v Tên và địa chỉ của đơn vị, cá nhân có liên quan đến nghiệp vụ. Đây là yếu tố quan trọng để xác định trách nhiệm vật chất đối với nghiệp vụ kinh tế, để chi tiết hoá hay phân loại nghiệp vụ theo dõi đối tợng có liên quan Cao Thị Thanh Huyền 4 Hoàn thiện tổ chức hệ thống chứng từ. đến nghiệp vụ. Đồng thời làm cơ sở để xác định đối chiếu và thanh tra các nghiệp vụ kinh tế. Ngày tháng và số thứ tự của chứng từ. đây là yếu tố vừa là cơ sở chi tiết hoá nghiệp vụ theo thời gian, vừa là cơ sở thanh tra kinh tế tài chính. Nội dung của nghiệp vụ kinh tế. Đây là một trong các yếu tố cơ bản làm rõ ý nghĩa kinh tế của nghiệp vụ và của chứng từ. Nội dung nghiệp vụ ghi trên chứng từ cần diễn đạt gọn và rõ ràng. Đồng thời cần sử dụng các tên, các khái niệm và các danh mục song phảI đảm bảo tính thông dụng và dễ hiểu. Quy mô của nghiệp vụ về số lợng, giá trị.Đây là yếu tố phân định ranh giới giữa chứng từ kế toán với các chứng từ khác sử dụng trong thanh tra, trong hành chính. Chữ ký của những ngời chịu trách nhiệm về thực hiện các nghiệp vụ. Thông thờng, mỗi nghiệp vụ kinh tế đều gắn liền với việc thay đổi trách nhiệm vật chất từ ngời này sang ngời khác. Vì thế về nguyên tác, chứng từ kế toán phải ít nhất hai chữ ký của hai ngời tham gia vào việc thực hiện nghiệp vụ kinh tế, kèm theo chữ ký của ngời xét duyệt chứng từ nhất thiết phải có dấu của đơn vị. Ngoài các yếu tố cơ bản của chứng từ đã nêu ở trên các yếu tố bổ sung gồm có: o Quan hệ nghiệp vụ phản ánh trên chứng từ đến các loại tài sản (loại sổ, loại tài khoản) phải phản ánh, Trờng hợp kế toán kép thì có thể định khoản ở phần cuối hay phần đầu của chứng t. o Các yếu tố bổ sung khác nh: Quy mô kế hoạch ( định mức) của nghiệp vụ, phơng thức mua, bán hàng, phơng thức thanh toán Hoá đơn bán hàng Mẫu số 02_GTTT/3LL Liên 1 (lu) Ngày tháng năm Đơn vị bán hàng: Địa chỉ:Số tài khoản:. Điện thoại: .Mã số: Họ và tên ngời mua hàng:. Đơn vị:. Địa chỉ:Số tài khoản: Hình thức thanh toán:. Mã số: Cao Thị Thanh Huyền 5 Hoàn thiện tổ chức hệ thống chứng từ. Ngời mua hàng Kế toán trởng Thủ trởng đơn vị (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu) Về hình thức của chứng từ thì chứng từ có thể làm từ các loại vật liệu khác nhau tuỳ theo mức độ văn minh, nhng hiện nay, loại vật liệu đa vào sử dụng phải đảm bảo tính nguyên tắc ghi chép bằng những phơng tiện hiện có, tiện cho việc sử dụng, tiết diện không lớn, có thể bảo quản lâu dài. Về kết cấu phải quan tâm đến các cột sao cho dễ ghi, dễ đọc. Việc ghi chép chứng từ đảm bảo 2 mặt gọn và rõ. 3. Phân loại chứng từ kế toán: Các bản chứng từ riêng biệt cần đợc liên kết lại theo một trật tự nhất định trong một hệ thống xác định. Để tiện cho việc phân biệt và sử dụng các loại chứng từ khác nhau trong quản lý kinh tế nói chung và trong công tác kế toán nói riêng cần nghiên cứu các cách phân loại chứng từ. Mỗi cách phân loại này căn cứ vào những tiêu thức khác nhau nh: công dụng, trình độ tổng hợp, số lần sử dụng, địa điểm lập và nội dung kinh tế của bản chứng từ. a. Theo công dụng: có thể phân hệ thống bản chứng từ thành các loại chứng từ mệnh lệnh, chứng từ chấp hành, chứng từ thủ tục kế toán và chứng từ liên hợp. b. Theo địa điểm lập chứng từ: hệ thống chứng từ bao gồm chứng từ bên trong ( nội bộ) và chứng từ bên ngoài. Phân chia chứng từ bên trong và chứng từ bên ngoài tạo điều kiện thuận lợi cho việc đối chiếu, kiểm tra và xử lý các nghiệp vụ trong kế toán. Tuy nhiên, việc phân chia này, trong một số trờng hợp chỉ có ý nghĩa tơng đối. Có thể cùng loại chứng từ có thể lập từ bên trong hay bên ngoài đơn vị vì vậy Cao Thị Thanh Huyền 6 STT Tên hàng hoá dịch vụ Đơn vị tính Số lợng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3=1x2 Cộng tiền bán hàng hoá dịch vụ:. Số tiền viết bằng chữ: Hoàn thiện tổ chức hệ thống chứng từ. đối chiếu kiểm tra cần đợc đa và yếu tố ngày và số thứ tự chứng từ để xác định và phân loại. c. Theo trình độ khái quát của tài liệu trong chứng từ có thể chia thành chứng từ ban đầu và chứng từ tổng hợp. Phân loại chứng từ theo trình độ khái quát giúp ích cho việc lựa chọn từng loại chứng từ trong công tác hoạch toán, thanh tra và quản lý kinh tế. d. Theo số lần ghi các nghiệp vụ kinh tế trên chứng từ có thể phân hệ thống chứng từ thành chứng từ một lần và chứng từ nhiều lần. Nếu phân loại theo cách này giúp ích nhiều cho việc lựa chọn loại chứng từ thích hợp cho từng loại nghiệp vụ kinh tế để giảm bớt việc ghi chép trên chứng từ. e. Theo nội dung của nghiệp vụ kinh tế phản ánh trong chứng từ: Hệ thống chứng từ bao gồm nhiều loại: Chứng từ về tiền mặt, về vật t, về tiêu thụ hàng hoá, về thanh toán với ngời bán, thanh toán với công nhân viên Cách phân loại này giúp ích trong phân loại chứng từ để đa vào lu trữ và xác định thời hạn lu trữ cho từng loại chứng từ. f. Theo tính cấp bách của thông tin trong chứng từ: Hệ thống chứng từ có thể chia thành 2 loại chứng từ bình thờng và chứng từ báo động. Cách phân loại này thể hiện mức độ diễn biến của các loại chứng từ, căn cứ vào đó chúng ta có thể lựa chọn thời gian hợp lý để xử lý chứng từ kịp thời. II. Tổ chức hệ thống chứng từ kế toán Nh ta đã biết thì chứng từ kế toán là phơng pháp thông tin và kiểm tra về trạng thái và sự biến động của đối tợng hoạch toán cụ thể, nhằm phục vụ kịp thời cho lãnh đạo nghiệp vụ và là các căn cứ để ghi sổ và phân loại tổng hợp kế toán. Còn tổ chức chứng từ kế toán là: việc tổ chức ban hành, ghi chép, kiểm tra luân chuyển và lu trữ tất cả những chứng từ kế toán sử dụng trong đơn vị nhằm đảm bảo tính chính xác khách quan của các thông tin và phục vụ kịp thời cho việc phân loại, ghi sổ và tổng hợp kế toán. 1. Vai trò của tổ chức chứng từ kế toán Với khái niệm tổ chức chứng từ kế toán nh đã nêu trên thì tổ chức chứng từ kế toán có vai trò quan trọng trên nhiều phơng diện khác nhau: Cao Thị Thanh Huyền 7 Hoàn thiện tổ chức hệ thống chứng từ. - Về phơng diện quản lý: chứng từ cung cấp thông tin phục vụ quản lý các đối tợng hoạch toán, thiết kế khối lợng công tác hoạch toán ban đầu trên hệ thống các bản chứng từ sao cho hợp lý, hợp pháp theo một quy trình luân chuyển chứng nhất định; tổ chức hệ thống thông tin ban đầu cho quản lý vật t, tiền vốn, hoạt động thu- chi và ra các quyết định kinh doanh. - Về phơng diện kế toán: tổ chức chứng từ kế toán là giai đoạn đầu tiên để thực hiện việc ghi sổ kế toán, phân loại thông tin theo yêu cầu quản trị trong và ngoài doanh nghiệp, kể cả chứng từ trong điều kiện số hoá thông tin. - Về phơng diện pháp lý: do chứng từ kế toán gắn liền với trách nhiệm vật chất của cá nhân và đơn vị có liên quan đến nghiệp vụ. Chứng từ kế toán là căn cứ của nghiệp vụ kế toán, để kiểm tra kế toán, kiểm tra và thanh tra hoạt động kinh doanh và là cơ sở để giải quyết các tranh chấp kinh tế. Tổ chức chứng từ kế toán tốt sẽ nâng cao tính pháp lý và kiểm tra của thông tin kế toán ngay từ giai đoạn đầu của công tác kế toán. 2. Nguyên tắc tổ chức chứng từ kế toán Tổ chức chứng từ kế toán phải căn cứ vào quy mô sản xuất, trình độ tổ chức quản lý để xác định số lợng, chủng loại chứng từ thích hợp. Phải căn cứ vào yêu cầu quản lý về tài sản và các thông tin về tình hình biến động tài sản để tổ chức sử dụng chứng từ hợp lý và luân chuyển giữa các bộ phận có liên quan. Căn cứ vào nội dung, đặc điểm luân chuyển chứng từ của từng loại cũng nh một số yêu cầu về quản lý khác để xây dựng chơng trình chứng từ cho từng loại cho hợp lý. Căn cứ vào các chế độ do nhà nớc ban hành đợc áp dụng thống nhất (nh điều luật kế toán nhà nớc.) để tăng cờng tình pháp lý của chứng từ đảm bảo cho các chứng từ là căn cứ pháp lý để ghi sổ. 3. Nội dung tổ chức chứng từ kế toán: 3.1. Lựa chọn số lợng và chủng loại chứng từ Tuỳ theo từng doanh nghiệp, mà số lợng và chủng loại có sự lựa chọn khác nhau. Nhng về cơ bản phải đảm bảo đợc các yêu cầu sau: Các chứng từ sử dụng để ghi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh phải đầy đủ các yếu tố cơ bản cần thiết của các chứng từ và các yếu tố bổ sung đối với các chứng từ đặc thù. Cao Thị Thanh Huyền 8 Hoàn thiện tổ chức hệ thống chứng từ. Các chứng từ kế toán phải thể hiện đợc các thông tin cần thiết cho việc ghi sổ kế toán sau này. Các chứng từ kế toán dựa trên các cơ sở biểu mẫu quy định do nhà nớc ban hành. Nếu đơn vị sử dụng chứng từ không theo quy định của nhà nớc thì không đợc coi là hợp lệ. Tuy nhiên, để đảm bảo sự thống nhất của nhà nớc về chứng từ, nếu đơn vị sử dụng chứng từ không có trong chế độ thì phảI có văn bản của nhà nớc cấp hoặc cấp có thẩm quyền cho phép. Việc lựa chọn chứng từ kế toán phải phù hợp với yêu cầu ghi chép bằng tay hay bằng máy. 3.2. Tổ chức lập chứng từ Lập chứng từ là một phơng pháp kế toán đợc dùng để phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và thực sự hoàn thành trên giấy tờ theo mẫu quy định, theo thời gian và địa điểm phát sinh cụ thể, dùng làm cơ sở pháp lý cho việc ghi sổ kế toán. Lập chứng từ là khâu đầu tiên trong toàn bộ công tác kế toán của đơn vị nên ảnh hởng đầu tiên và trực tiếp đến chất lợng của công tác kế toán. Chính vì vậy, khi lập chứng từ cần phải đảm bảo yêu cầu : đúng chủng loại, ghi đủ chứng từ cần thiết, ghi đủ yếu tố cần thiết trên chứng từ; chứng từ phải đợc lập bằng các loại ghi chép có chất lợng tốt, đảm bảo giá trị lu trữ theo thời gian quy định.Chứng từ cung cấp phải chính xác và kịp thời, đồng thời về nội dung phải đảm bảo tính hợp pháp, không đợc phép tẩy xoá chứng từ khi có sai sót, nếu có sai sót phải huỷ và lập lại. Đảm bảo các yêu cầu trên sẽ giúp cho công tác kế toán phản ánh đầu đủ, chính xác và kịp thời mọi sự biến động về tài sản và nguồn vốn trong đơn vị, cho phép giám đốc một cách liên tục và chặt chẽ mọi nghiệp vụ kinh tế trong và sau khi phát sinh và đã hoàn thành. Ngoài việc đảm bảo tính pháp lý của số liệu khi ghi và sổ kế toán, lập chứng từ đúng theo yêu cầu đã nêu còn tác dụng: ngăn ngừa các hiện tợng vi phạm, thoát ly các chính sách, chế độ, thể lệ về quản lý kinh tế tài chính do nhà nớc ban hành, phát hiện và ngăn chặn kịp thời các hành vi tham ô, lãng phí tài sản của nhà nớc, của tập thể, cung cấp những số liệu phục vụ cho thông tin kinh tế, truyền đạt và kiểm tra việc thực hiện các mệnh lệnh, chỉ thị công tác trong đơn vị. 3.3. Tổ chức quá trình kiểm tra chứng từ Cao Thị Thanh Huyền 9 Hoàn thiện tổ chức hệ thống chứng từ. Kiểm tra lập chứng từ theo các yếu tố cơ bản của chứng từ và việc tuân thủ quy định do nhà nớc ban hành, đặc biệt chú ý đến các yếu tố nội dung kinh tế của các nghiệp vụ, chữ ký, con dấu nghiệp vụ, các số liệu tính toán bằng chữ, bằng con số. Nếu là chứng từ tổng hợp thì phải kiểm tra chứng từ đính kèm, kiểm tra trách nhiệm vật chất của những ngời có liên quan. Đây là công việc rất quan trọng trong tổ chức chứng từ kế toán, nó khẳng định các chứng từ có hợp lý, hợp pháp hay không, muốn vậy phải đối chiếu với chế độ kế toán, điều lệ hiện hành. Bên cạnh đó, có những chứng từ có yếu tố bổ sung là các định khoản đợc ghi trên chứng từ, cần phải xác định cách định khoản đó có đúng không; điều này là rất quan trọng bởi nó quyết định đến việc nhập số liệu vào các sổ kế toán để ra các quyết định quan trọng cũng nh lập các báo cáo kế toán sau này. Nên cũng phải đối chiếu với chế độ kế toán hiện hành để phát hiện sai sót. 3.4. Tổ chức quá trình sử dụng chứng từ để ghi sổ Nh ta đã biết, có 6 cách phân loại chứng từ kế toán, nhng tùy theo từng loại nghiệp vụ cụ thể mà có cách phân loại phù hợp với việc quản lý tài sản của đơn vị . Cách phân loại có hợp lý, rõ ràng thì việc ghi sổ kế toán sau này sẽ đơn giản, chính xác và nhanh chóng thuận tiện hơn rất nhiều. Việc ghi sổ kế toán có thể thực hiện bằng tay hoặc bằng máy, nhng vẫn phải đảm bảo các yêu cầu sau: Các chứng từ kế toán phải ghi kịp thời chính xác các chứng từ kế toán đúng với nội dung kinh tế của tài khoản tổng hợp, phân tích nhằm tổng hợp và phân tích thông tin sau này một cách chính xác. Trong quá trình ghi sổ phải kiểm tra sự phù hợp giữa chứng từ và sổ kế toán về nội dung kinh tế và số liệu để loại trừ việc ghi sổ sai, nhằm tăng chính xác, khách quan của các số liệu kế toán. 3.5. Tổ chức bảo quản lu trữ chứng từ Trong năm tài chính, các chứng từ do ngời sử dụng ghi sổ bảo quản, đánh số thứ tự theo thời gian và ngời đó phải có trách nhiệm bảo quản trong năm đó. Trong năm, nếu có sự thay đổi nhân sự phải có biên bản bàn giao chứng từ đó. Khi báo cáo quyết toán trong năm đợc duyệt, các chứng từ sổ sách báo cáo quyết toán trong năm đợc chuyển vào lu trữ theo chế độ lu trữ chứng từ, tài liệu kế toán nhà nớc. Theo QĐ 03_TC/TDT ngày 30/3/1972: quy định Cao Thị Thanh Huyền 10 [...]... luận về hệ thống chứng từ kế toán 2 IV.Khái quát chung về chứng từ: 2 1 Khái niệm về chứng từ 2 2 Đặc điểm và yêu cầu của quản lý chứng từ kế toán 4 3 Phân loại chứng từ 6 V Tổ chức chứng từ kế toán 7 1 Vai trò của tổ chức chứng từ kế toán 7 2 Nguyên tắc tổ chức chứng từ kế toán 8 3 Nội dung tổ chức chứng từ kế toán 8 3.1 Lựa chọn chủng loại, số lợng chứng từ 8 3.2 Tổ chức lập chứng từ 9 3.3 Tổ chức quá... của chứng từ, nhằm hoàn thiện công tác tổ chức chứng từ, các giảI pháp cần tập trung là: Thứ nhất, đảm bảo tính đồng bộ, thống nhất trong việc điều hành và quản lý nền kinh tế quốc dân, Bộ Tài chính đã ban hành chế độ chứng từ kế toán cùng với các bộ phận cấu thành khác của hệ thống kế toán doanh nghiệp, nhng cần giảm bớt chủng loại chứng từ kế toán bắt buộc và tăng cờng hệ thống chứng từ kế toán. .. từng loại chứng từ: Chứng từ phải đi qua các bộ phận nào, bộ phận nào có nhiệm vụ kiểm tra , xử lý và ghi sổ kế toán, thời gian hoàn thành nhiệm vụ đó, Cao Thị Thanh Huyền 11 Hoàn thiện tổ chức hệ thống chứng từ bộ phận nào đợc phép lu trữ chứng từ Tóm lại, quá trình luân chuyển chứng từ thờng bao gồm các giai đoạn sau: Lập chứng từ theo các yếu tố của chứng từ (hoặc tiếp nhận chứng từ từ bên ngoài)... loại chứng từ này C Kết luận Tổ chức chứng từ kế toán là công việc đầu tiên của công tác kế toán, do vậy khi chứng từ đợc tổ chức tốt sẽ đảm bảo các thông tin do kế toán cung cấp là có cơ sở pháp lý, đáng tin cậy Trải qua những giai đoạn phát triển khác nhau của nền kinh tế, yêu cầu về tổ chức chứng từ có nhiều thay đổi Đặc biệt trong điều kiện áp dụng công nghệ thông tin vào công tác kế toán thì tổ chức. .. chức thông tin trên chứng từ trong điều kiện áp dụng công nghệ thông tin Khi vận dụng máy vi tính vào tổ chức chứng từ kế toán, thì vai trò của kế toán và nhà quản lý có nhiều thay đổi so với khi thực hiện kế toán thủ công Điều này có thể thấy rõ qua từng nội dung của tổ chức chứng từ và quá trình luân chuyển chứng từ khi thực hiện kế toán máy Nhập chứng từ vào máy: Việc nhập chứng từ vào trong máy là... thể từ phía doanh nghiệp và từ phía nhà nớc Về phía doanh nghiệp: cha tổ chức tốt hệ thống chứng từ theo quy định, thậm chí còn cố tình vi phạm chế độ quản lý và sử dụng chứng từ vì lợi ích riêng ở nhiều doanh nghiệp, trình độ của cán bộ kế toán còn hạn chế, tổ chức chứng từ kế toán không đầy đủ, thiếu khoa học Các công tác tổ chức luân chuyển chứng từ kế toán cha đợc quan tâm, hiện tợng thất lạc, chứng. .. khâu huỷ chứng từ Chứng từ kế toán đợc lập ở rất nhiều bộ phận khác nhau trong đơn vị, song cuối cùng các chứng từ kế toán phảI đợc tập trung về bộ phận kế toán để phản ánh vào sổ sách kế toán Do vậy, để đảm bảo việc ghi sổ kế toán đợc nhanh chóng và chính xác cần phải tổ chức luân chuyển chứng từ một cách khoa học 4.2 Các giai đoạn Tổ chức luân chuyển chứng từ là việc xác định đờng đi cụ thể của từng... trách các phần hành kế Cao Thị Thanh Huyền 19 Hoàn thiện tổ chức hệ thống chứng từ toán chi tiết kiểm tra (chẳng hạn, in ra các chứng từ thu-chi tiền mặt chuyển cho kế toán thanh toán hoặc kế toán quỹ kiểm tra, còn chứng từ chuyển khoản sẽ do kế toán ngân hàng kiểm tra) Sau khi kiểm tra, các sai sót sẽ đợc ghi lại rồi chuyển cho kế toán máy Bộ phận kế toán máy sẽ căn cứ vào đó để chỉnh sửa sai sót... Thị Thanh Huyền 28 Hoàn thiện tổ chức hệ thống chứng từ 14 .Tổ chức công tác kế toán ở doanh nghiệp xây dựng trong điều kiện ứng dụng tin học Luận án PTS khoa học kinh tế_Đinh La Thăng_1996 15 .Tổ chức công tác kế toán hành chính sự nghiệp trong điều kiện sử dụng máy vi tính Luận án PTS khoa học kinh tế_ Đào Văn Thành_ 2002 Cao Thị Thanh Huyền 29 Hoàn thiện tổ chức hệ thống chứng từ Mục lục Lời mở đầu... chuẩn hoá chứng từ, nhập chứng từ vào máy, kiểm tra chứng từ, thực hiện lu Cao Thị Thanh Huyền 20 Hoàn thiện tổ chức hệ thống chứng từ trữ và bảo quản Trong trờng hợp này, các bộ phận kế toán sẽ chịu trách nhiệm về tính chính xác của các thông tin trên chứng từ trong máy Hai là, nếu đơn vị tổ chức áp dụng theo cách: có một bộ phận riêng thực hiện việc nhập chứng từ và máy thi khi đó các chứng từ gốc phát . gồm 2 hệ thống chứng từ: Hệ thống chứng từ bắt buộc và hệ thống chứng từ kế toán hớng dẫn. Hệ thống chứng từ thống nhất bắt buộc là hệ thống chứng từ. sổ và tổng hợp kế toán. 1. Vai trò của tổ chức chứng từ kế toán Với khái niệm tổ chức chứng từ kế toán nh đã nêu trên thì tổ chức chứng từ kế toán có