Đang tải... (xem toàn văn)
Xây dựng và phát triển hoạt động PR tại Công ty du lịch Nhất Phong
i LỜI CẢM ƠN Bốn năm đại học giai đoạn đáng ghi nhớ người trải qua thời kỳ sinh viên, đó, tận tâm giảng dạy, hướng dẫn thầy cô giáo hi sinh cao cả, ca đẹp cống hiến cho đời; phấn đấu vươn lên sinh viên lời hứa cho phát triển lên đất nước Trong quãng thời gian có bước dạo đầu thật hồ hởi nhiều hi vọng, có lần chìm lắng có học thi để phải đón nhận kết thúc với bao lo lắng nuối tiếc Làm luận văn niềm tự hào nho nhỏ sinh viên, lần để thể khả tìm tịi nghiên cứu phát triển thành cơng trình riêng Em tự hào nằm số sinh viên làm luận văn cố gắng tất khả Để hồn thành luận văn này phải kể đến định hướng rõ ràng hướng dẫn tận tình Cơ giáo – PGS.TS NGUYỄN THỊ KIM ANH, ủng hộ tạo điều kiện giúp đỡ ban lãnh đạo, nhân viên Công ty du lịch Nhất Phong thành phố Đà Nẵng Qua viết em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc tới thầy cô giáo, ban lãnh đạo nhân viên công ty nơi em thực tập, người theo sát giúp đỡ để em hoàn thành luận văn ii MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN i MỤC LỤC ii DANH MỤC CÁC BẢNG BIỂU vii DANH MỤC CÁC HÌNH, SƠ ĐỒ viii LỜI NÓI ĐẦU CHƯƠNG I: CƠ SỞ LÍ THUYẾT VỀ PR 1.1 Khái quát chung PR 1.1.1 Khái niệm công chúng 1.1.2 Khái niệm PR 1.1.2.1 Các quan điểm PR 1.1.2.2 Các định nghĩa PR 1.1.2.3 Nhận định rút từ định nghĩa .8 1.2 Đặc điểm chất PR 1.2.1 Đặc điểm 1.2.1.1 Khả tiếp cận công chúng lớn .9 1.2.1.2 Chi phí thấp 10 1.2.1.3 Độ tin cậy cao 12 1.2.1.4 Khó kiểm sốt 12 1.2.2 Bản chất 13 1.3 Các công cụ PR 15 1.3.1 Quan hệ báo chí truyền thơng ( Publications ) 15 1.3.2 Tổ chức kiện (Events) 16 1.3.3 Tin tức công ty ( News ) 17 1.3.4 Quan hệ cộng đồng (Community Affairs ) 18 1.3.5 Các ấn doanh nghiệp (Identity Media) 19 1.3.6 Vận động hành lang ( Lobby) 19 1.3.7 Đầu tư xã hội (Social Investment) 21 1.4 Vai trò PR hoạt dộng kinh doanh 21 iii 1.4.1Đánh giá vai trò PR 21 1.4.2 Vai trò PR hoạt động kinh doanh 22 1.4.2.1 Phối hợp với hoạt đông Marketing 22 1.4.2.2 Góp phần xây dựng quảng bá thương hiệu 23 1.4.2.3 Bảo vệ công ty trước khủng hoảng 24 1.5 Tiến trình xây dựng Phát triển hoạt động PR 25 1.5.1 Nghiên cứu sơ phân tích tình 25 1.5.1.1 Nghiên cứu sơ 25 1.5.1.2 Phân tích tình 27 1.5.2 Xây dựng chiến lược 27 1.5.2.1 Xác định mục tiêu PR 27 1.5.2.2 Xác định công chúng mục tiêu 29 1.5.2.3 Thiết kế thông điệp, lựa chọn công cụ PR 30 1.5.2.4 Thiết kế chiến lược 33 1.5.3 Tổ chức thực 35 1.5.4 Kiểm tra, đánh giá hiệu 37 1.6 Kết luận 40 CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG QUAN HỆ CÔNG CHÚNG TẠI CÔNG TY DU LỊCH NHẤT PHONG TẠI THÀNH PHỐ ĐÀ NẴNG 42 2.1 Giới thiệu chung công ty 42 2.1.1 Q trình hình thành phát triển cơng ty 43 2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ quyền hạn công ty 43 2.1.2.1 Chức 43 2.1.2.2 Nhiệm vụ 44 2.1.2.3 Quyền hạn 45 2.1.3 Cơ cấu máy tổ chức hoạt động công ty 45 2.1.3.1 Mơ hình cấu tổ chức công ty du lịch Nhất Phong 45 2.1.3.2 Chức năng, nhiệm vụ phòng ban 46 2.1.3.3 Ưu điểm hạn chế máy tổ chức 48 iv 2.1.4 Những thuận lợi, khó khăn phương hướng phát triển thời gian tới 49 2.1.4.1 Thuận lợi 49 2.1.4.2 Khó khăn 49 2.1.4.3 Phương hướng phát triển thời gian tới 49 2.2 Thực trạng hoạt động kinh doanh công ty 50 2.2.1 Môi trường kinh doanh 50 2.2.1.1 Vĩ mô 50 2.2.1.2 Vi mô 55 2.2.2 Năng lực kinh doanh 58 2.2.2.1 Vốn 58 2.2.2.2 Lao động 61 2.2.2.3 Cơ sở hạ tầng 63 2.2.2.4 Năng lực quản lí 63 2.2.3 Tình hình thực hoạt động chủ yếu công ty 63 2.2.3.1 Công tác tổ chức 63 2.2.3.2 Công tác đầu tư nâng cấp sở vật chất 64 2.2.3.3 Công tác quảng bá tiếp thị 64 2.2.3.4 Kinh doanh lữ hành 64 2.2.3.5 Kinh doanh lĩnh vực khác 64 2.2.3.6 Cơng tác quản lí tài 65 2.2.3.7 Tổ chức phong trào thi đua 65 2.2.4 Đánh giá hiệu kinh doanh qua năm 66 2.3 Thực trạng hoạt động truyền thông công ty du lịch Nhất Phong 67 2.3.1 Tình hình hoạt động quan hệ cơng chúng ngồi cơng ty 67 2.3.1.1 Đối nội 67 2.3.1.2 Đối ngoại 68 2.3.2 Tình hình sử dụng cơng cụ truyền thơng 68 2.3.2.1 Quảng cáo 68 2.3.2.2 Khuyến mại 69 v 2.3.2.3 Marketing trực tiếp 70 2.3.2.4 Quan hệ công chúng 70 2.3.3 Tình hình tài cho hoạt động truyền thông cổ động 72 2.3.3.1 Sự biến động ngân sách TTCĐ 72 2.3.3.2 Phân bổ ngân sách TTCĐ nói chung PR nói riêng 73 2.3.4 Đánh giá thực trạng hoạt động PR công ty du lịch Nhất Phong 74 2.3.4.1 Những kết đạt 74 2.3.4.2 Hạn chế 75 2.4 Kết luận 76 CHƯƠNG III: XÂY DỰNG VÀ PHÁT TRIỂN HOẠT ĐỘNG QUAN HỆ CÔNG CHÚNG TẠI CÔNG TY DU LỊCH NHẤT PHONG 77 3.1 Căn xây dựng phát triển hoạt động PR công ty du lịch Nhất Phong 77 3.1.1 Phương hướng mục tiêu kinh doanh công ty 77 3.1.1.1 Phương hướng 77 3.1.1.2 Mục tiêu 78 3.1.2 Tầm quan trọng hoạt động PR công ty 78 3.1.3 Những hạn chế, trở ngại việc thực hoạt động PR công ty doanh nghiệp nước 79 3.1.4 Triển vọng phát triển PR 81 3.1.4.1 Xu hướng phát triển du lịch Việt Nam tương lai 81 3.1.4.2 Triển vọng phát triển PR giới nói chung nước phát triển nói chung 81 3.1.4.3 Triển vọng phát triển PR Việt Nam 83 3.2 Phân tích điểm mạnh – yếu, hôi – nguy PR công ty 84 3.2.1 Điểm mạnh 84 3.2.2 Điểm yếu 84 3.2.3 Cơ hội 85 3.2.4 Nguy 85 3.3 Một số giải pháp nhằm xây dựng phát triển hoạt động PR cơng ty 85 vi 3.3.1 Xây dựng chương trình quan hệ công chúng công ty 85 3.3.1.1 Nghiên cứu sơ phân tích tình 85 3.3.1.3 Tổ chức thực 95 3.3.1.4 Kiểm tra, đánh giá hiệu 96 3.3.2 Những giải pháp nhằm phát triển hoạt động PR công ty du lịch Nhất Phong 98 3.3.2.1 Thay đổi quan niệm hoạt động PR 98 3.3.2.2 Đưa PR vào phối thức tiếp thị 98 3.3.2.3 Thiết lập phận PR công ty 99 3.3.2.4 Hồn thành tốt sách PR nội 100 3.3.2.5 Thiết lập ngân sách hợp lí cho hoạt động PR 102 3.3.2.6 Sử dụng ý tưởng PR sáng tạo 103 3.3.2.7 Sử dụng dịch vụ công ty PR chuyên nghiệp 103 3.3.2.8 PR hướng đến người tiêu dung sản phẩm, dịch vụ công ty 104 3.3.2.9 PR phải nắm họat động công ty 106 KẾT LUẬN CHUNG 108 TÀI LIỆU THAM KHẢO 109 vii DANH MỤC CÁC BẢNG BIỂU Bảng 1.1: So sánh khả tiếp cận công chúng phương tiện xúc tiến khác 10 Bảng 1.2: So sánh chi phí phương tiện xúc tiến 11 Bảng 1.3: So sánh mức độ kiểm sốt thơng tin phương tiện xúc tiến 13 Bảng 2.1 : Bảng cân đối kế toán qua năm (2009-2011)( Đvt: vnđ) 59 Bảng 2.2 : Cơ cấu lao động công ty du lịch Nhất Phong (Đvt: người) 61 Bảng 2.3: Kết hoạt động kinh doanh công ty (2009- 2011)(Đvt: vnđ) 66 Bảng 2.4: Bảng ngân sách cho hoạt động TTCĐ (ĐVT:vnđ) 73 Bảng 2.5: Bảng phân bổ ngân sách cho việc sử dụng công cụ truyền thơng 73 viii DANH MỤC CÁC HÌNH, SƠ ĐỒ Hình 1.1: Mơ hình khả quan hệ Marketing PR Sơ đồ 1.1: Sơ đồ minh họa trình PR 14 Sơ đồ 2.1: Mơ hình cấu tổ chức Cơng ty du lịch Nhất Phong Đà Nẵng 45 Sơ đồ 2.2: Môi trường kinh doanh doanh nghiệp 50 Sơ đồ 2.3: Mơ hình lực lượng cạnh tranh 56 LỜI NÓI ĐẦU Ngày du lịch nhu cầu thiết yếu người xã hội, năm qua du lịch ngành có tốc độ phát triển mạnh chiếm 65% tống sản phẩm quốc dân toàn giới Cùng với phát triển du lịch nước, ngành du lịch Đà Nẵng không ngừng nổ lực phấn đấu để trở thành nành kinh tế mũi nhọn Đà Nẵng, nhân tố góp phần làm thay đổi mặt kinh tế xã hội tỉnh nhà Đi đôi với phát triển du lịch đời hàng loạt công ty du lịch, lữ hành lớn nhỏ Sự cạnh tranh doanh nghiệp không dừng lại mức giá, chất lượng mà cịn phụ thuộc vào nhìn cơng chúng Bất kì tổ chức hoạt động muốn tồn lâu dài môi trường cạnh tranh ngồi hoạt động cho tốt để đạt mục tiêu lợi nhuận cơng ty cịn phải ý đến giới hữu quan bên ngồi cơng ty lẽ hoạt động công ty tách rời với hoạt động tổ chức bên cơng ty Hoạt động quan hệ cơng chúng (PR) nói giải pháp tốt cho doanh nghiệp tạo ảnh hưởng tốt, hữu hình, với chi phí thấp, tạo tiếng vang chuyển tải hình ảnh doanh nghiệp đến công chúng Hơn nữa, làm PR giúp cho doanh nghiệp vượt qua sóng gió bão táp Khi có khủng hoảng, doanh nghiệp tìm ủng hộ, bênh vực, hỗ trợ từ phía cộng đồng (đây điều kì diệu khơng thể bỏ tiền mua đăng quảng cáo) việc cứu vãn uy tín giữ gìn ngun vẹn hình ảnh doanh nghiệp Hơn nữa, truyền thông điệp này, PR giúp sản phẩm dễ vào nhận thức khách hàng, hay cụ thể giúp khách hàng dễ dàng liên tưởng tới đối diện với thương hiệu.Với doanh nghiệp cần đến công tác quan hệ công chúng công cụ hỗ trợ nâng cao sức mạnh cạnh tranh thương hiệu Ở nước ta PR mẻ nhận thức nhiều sai lệch Tuy vậy, lĩnh vực nhiều người quan tâm công ty PR đà hoạt động có hiệu Sau thời gian thực tập công ty du lịch Nhất Phong, kết hợp với tìm tịi, tham khảo, ham muốn tham gia học hỏi, trao đổi ý kiến với người hiểu biết sâu sắc PR nhận thức tầm quan trọng hoạt động quan hệ cơng chúng , em chọn đề tài “Xây dựng phát triển hoạt động PR công ty du lịch Nhất Phong” Em hi vọng đề xuất nêu khóa luận, chừng mực định, giúp công ty nâng cao hiệu hoạt động quan hệ công chúng doanh nghiệp Đối tượng phạm vi nghiên cứu: Luận văn tập trung sâu tìm hiểu số nội dung quan trọng PR nghiên cứu thực trạng đưa số giải pháp cho hoạt động PR công ty du lịch Nhất Phong Phương pháp nghiên cứu: Phương pháp nghiên cứu lý thuyết (thông qua việc tổng hợp nguồn tài liệu) Ngoài phương pháp thống kê tổng hợp sử dụng cách linh hoạt Nội dung khóa luận: Ngoài phần mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo, chuyên đề có nội dung sau: Chương I: Cơ sở lý thuyết hoạt động quan hệ công chúng Chương II: Thực trạng hoạt động quan hệ công chúng công ty du lịch Nhất Phong thành phố Đà Nẵng Chương III: Những giải pháp xây dựng phát triển hoạt động quan hệ công chúng công ty du lịch Nhất Phong Do hạn chế thời gian hiểu biết cịn eo hẹp, viết khơng tránh khỏi thiếu sót Khóa luận có phản hồi góp ý từ phía thầy giáo, ban lãnh đạo công ty trung tâm thực tập bạn đọc chắn hoàn thiện Xin trân trọng cảm ơn 96 kinh tế chương trình mục tiêu đặt ra, trước bắt tay vào xây dựng chiến lược hoàn thiện cơng ty cần xác định khoản chi phí cần thiết để phù hợp với ngân sách dự trù khách hàng mức độ việc xác định khoản chi phí thực dựa vào kinh nghiệm công ty với việc xác định yếu tố chi phí lao động, chi phí quản lý, ngun vật lệu, cơng tác phí, Lợi ích từ việc hoạch định ngân sách cho hoạt động PR giúp cơng ty biết chi phí thực chương trình, nên tiến hành chương trình trước, lập kế hoạch chi tiết chi phí, đặt định mức chi tiêu kiểm soát, đánh giá việc sử dụng ngân sách - Thực dự án Đây thời điểm mà tất nỗ lực chuẩn bị công ty PR thử thách chứng minh Q trình diễn vòng 2- tiếng ( họp báp, tài trợ) kéo dài hàng tuần ( khuyến mãi, hội chợ, xử lý khủng hoảng ) Đây lúc tất phận phải kết hợp lại với nhằm thực phần việc quan trọng dày công chuẩn bị từ nhiều tuần, nhiều tháng trước Khi này, cơng ty đứng trước khách hàng, nhà cung cấp, đối tác, đối thủ, công chúng, bao gồm quan truyền thông báo đài Nhiệm vụ công ty lúc quản trị truyền thông hiệu để bên hiểu thông điệp Đồng thời, giai đoạn có liên quan trực tiếp nhiều đến khách hàng nên cần có cộng tác ăn ý nhân viên với nhằm đạt mục tiêu chung hiệu cao dự án 3.3.1.4 Kiểm tra, đánh giá hiệu Cách đánh giá thực tế đánh giá khách hàng "mắt thấy tai nghe" chương trình thực diễn Tuy nhiên, cách khơng hồn tồn khách quan khách hàng có mức độ khắt khe khác nhau, có kết khơng rõ ràng đánh giá mắt Do cần có tiêu chuẩn thông thường giúp công ty xác nhận kết cơng việc báo cáo cơng việc gửi cho khách hàng Tuỳ theo tính chất chương trình mà có kiểu báo cáo khác tùy thuộc tiêu chuẩn đánh giá 97 Đối với họp báo, hội thảo, lễ khai trương số lượng khách mời đặc biệt (VIP), số lượng nhà báo tham dự sau số lượng độ dài báo, hình ảnh minh hoạ đăng nhũng tiêu chí quan trọng để đánh giá Đối với chương trình khuyến hay giới thiệu sản phẩm mà công ty thực lần ngồi lĩnh vực báo chí, tiêu tổng số khách hàng tham dự suốt chương trình, lượng hàng bán đợt khuyến mãi, mức tăng doanh số sau khuyến cần tính tốn Một số cơng cụ sử dụng để báo cáo mẩu tin báo chí, đánh giá hiệu báo chí, nghiên cứu tình hình thị trường, băng ghi hình liệu ghi lại kiện Sau chiến dịch cần so lường thái độ hành vi cơng chúng hình ảnh cơng ty Từ đánh giá kết tổng hợp kinh nghiệm cho đợt sau Trong thực tế, người ta thường tự hài lòng với đánh giá định tính như: - Đối tượng có nắm bắt thơng điệp hay khơng? - Làm khẳng định điều này? - Sự ủng hộ cơng chúng có gia tăng hay khơng? - Ý kiến khách hàng có thay đổi theo chiều hướng mong muốn? - Hành vi đối tượng mục tiêu có thay đổi mong muốn không? Công ty cần đo lường cách ước tính mặt định lượng số lượng tiếp xúc đạt phương tiện thông tin đại chúng Chẳng hạn: - Bao nhiêu người tham gia hội nghị khách hàng thường niên - Bao nhiêu người ý đến công ty thông qua quan hệ báo chí - Các hoạt động tài trợ có giúp cơng ty khuyếch trương thương hiệu khơng - Doanh thu cơng ty có tăng lên đáng kể không Cuối công ty cần cân nhắc kỹ chi phí bỏ so với hiệu mang lại Cần tìm câu trả lời đích thực đâu lượng khán thính giả đích thực phương tiện truyền thơng đại chúng có công chúng pha trộn Phương pháp đánh giá: Bằng số lượng phản hồi, số liệu thống kê, 98 nguồn tài liệu, thăm dò dư luận, gia tăng hiểu biết công chúng, so với kết mong muốn 3.3.2 Những giải pháp nhằm phát triển hoạt động PR công ty du lịch Nhất Phong Để xây dựng thương hiệu mạnh, việc đảm bảo chất lượng sản phẩm dịch vụ với giá hợp lý, cách tốt phải xây dựng hình ảnh đẹp lịng người tiêu dùng Và khơng cịn cơng cụ tốt PR việc "đánh bóng hình ảnh" cơng ty thương hiệu 3.3.2.1 Thay đổi quan niệm hoạt động PR Để nâng cao hiệu hoạt động PR, xây dựng thương hiệu mạnh, hình ảnh đẹp công chúng, điều trước tiên công ty cần làm thay đổi quan niệm hoạt động quảng cáo, PR - đừng xem chúng khoản chi phí mà khoản đầu tư lâu dài Trước đây, cơng ty thường tự thực công việc nhân viên làm công tác không đào tạo PR cách , công ty tự thực nhằm tiết kiệm ngân sách không đạt hiệu mong muốn chất PR hoạt động tinh tế địi hỏi tính chun nghiệp cao Vì vậy, cơng ty nên thay đổi cách nhìn quan tâm đến vấn đề Cơng tác PR thơng thường đem lại lợi ích tức mà có tác dụng lâu dài nên địi hỏi doanh nghiệp phải có tầm nhìn chiến lược Một nhận thức điều này, công ty sớm gặt hái thành công sử dụng PR công cụ marketing hữu hiệu 3.3.2.2 Đưa PR vào phối thức tiếp thị Ngày hoạt động PR (Public Realations) khơng cịn q xa lạ với người làm marketing doanh nghiệp Việt Nam Tuy nhiên sử dụng thường xuyên công tác PR xem PR giải phát hiệu giải pháp tiếp thị chủ yếu khơng phải doanh nghiệp thực - Có thể nói PR chữ P quan trọng nhiều chữ P Marketing đại (Product, Promotion, Place, Price, Position, People…) Hoạt động PR không giống hoạt động quảng cáo thông thường, doanh 99 nghiệp Việt Nam sử dụng PR cách hiệu ngân sách đầu tư cho hoạt động PR thấp nhiều so với hoạt động quảng cáo Điều đặc biệt có ý nghĩa phù hợp với ngân sách marketing nhỏ hẹp phần lớn doanh nghiệp Việt Nam Nên việc đưa PR vào phối thức tiếp thị nên doanh nghiệp áp dụng thật đem lại kết cao - Marketing hiệu có góp phần PR Khi chuẩn bị tung sản phẩm công ty tour du lịch “về với cội nguồn”, người làm marketing phải lập kế hoạch cụ thể, hoạt động PR họp báo giới thiệu sản phẩm mới, gởi thông báo cáo chí, thực phóng truyền hình…hết sức quan trọng, để tạo mối quan tâm đến nhóm khách hàng lão thành cách mạng cho nhu cầu trở chiến trường xưa Những hoạt động thực bản, đồng tạo ấn tượng tốt công chúng sản phẩm xuất Ấn tượng chắn dễ người tiêu dùng chấp nhận tính khách quan (ít mang tính thương mại) so với đoạn phim quảng cáo (TVC) hay hàng loạt quảng cáo báo (print ads) tốn - Một lợi không đề cập hoạt động PR mà giúp người làm quan tâm tính truyền thơng cụ thể Qua PR thông điệp truyền đạt đến với khách hàng mục tiêu cách cụ thể so với quảng cáo Như PR làm điều mà hầu hết nhà marketing doanh nghiệp cho mục tiêu họ: thơng tin cụ thể thông điệp doanh nghiệp sản phẩm đến với khách hàng 3.3.2.3 Thiết lập phận PR cơng ty Cơng ty cần thiết phải có phận PR chuyên nghiệp với cá nhân đào tạo chun mơn dễ dàng trì áp dụng thường xuyên hoạt động cách hiệu Khơng có nhân hoạch định kế hoạch, khơng có người soạn thơng cáo báo chí, khơng có nhân đứng tổ chức kiện, giải đáp khiếu kiện khách hàng…thì khơng thể có hoạt động PR tồn Đành “khơng làm th” (quan điểm phổ biến người làm marketing) thuê 100 cơng ty PR bên ngồi khơng phải khơng tốn kém, chưa kể cơng ty PR dù có chun nghiệp đến lập chiến lược PR thay cho công ty Hơn nữa, hoạt động giải khiếu nại người tiêu dùng, hay phát ngôn PR công ty phải để chủ doanh nghiệp đứng lo liệu Bộ phận PR chun nghiệp hoạt động phải mang tính dài hạn, có mục tiêu rõ ràng nhằm xây dựng hiểu biết cho đối tượng cần hướng đến, xây dựng nhận thức đầu đối tượng cách có khoa học, thông qua kênh thông tin phù hợp Nhiều hoạt động PR đa dạng, phải hoạch định chiến lược cụ thể, bao gồm nhiều yếu tố phân tích tình trước triển khai, cách tiếp cận, mục tiêu, đối tượng, thông điệp… cách xuyên suốt từ đầu đến cuối Theo tình hình thực tế qui mơ cơng ty, nên biện pháp hữu hiệu công ty tự làm PR Trước hết phải thành lập phận PR hay giao cho phận Marketing làm công tác phải tuyển thêm nhân chuyên nghiệp PR Công việc quan trọng cần thiết công ty cần phải trao chức ngang với phòng ban khác, người phụ trách phận người chịu trách nhiệm trực tiếp trước Giám đốc cơng ty Bộ phận có chức hỗ trợ hoạt động quản lý công ty cách tư vấn cho ban lãnh đạo, tham gia ban lãnh đạo việc đưa sách Bộ phận PR đóng vai trị "đơn vị" phát ngôn công ty Trước dư luận, tin đồn xã hội, đầu mối dàn xếp việc thật hợp lý, đầu mối truyền thơng đắn sách công ty Tuy nhiên, phận PR công ty cần phải cộng tác chặt chẽ với tất phịng ban, phận khác cơng ty cần phải hỗ trợ từ phịng ban khác 3.3.2.4 - Hồn thành tốt sách PR nội Xây dựng đội ngũ nhân vững mạnh cho phận PR Biện pháp quan trọng khác công ty cần trọng đến công tác tuyển dụng cán có lực để xây dựng đội ngũ nhân vững mạnh cho phận PR Do Việt Nam chưa có trường lớp đào tạo PR nên việc tuyển người dựa khiếu kinh nghiệm Trong đó, nước ngồi, chun mơn PR 101 đào tạo khoa Quản trị kinh doanh trường báo chí Chun viên PR phải người khơng am hiểu vấn đề nhân văn mà phải lịch lãm , tinh tế có óc tổ chức, lãnh đạo Cán phải có khả tư vấn cho ban lãnh đạo đường lối sách ảnh hưởng tới dư luận quần chúng, có kinh nghiệm viết báo cáo, biên tập, đảm nhận vai trị phát ngơn viên doanh nghiệp trước công chúng, phương tiện truyền thông Cán làm cơng tác PR phải có học vấn rộng, hiểu biết nhiều lĩnh vực báo chí ngoại ngữ, PR, kinh tế học, luật kinh doanh để hiểu hết nhũng khó khăn vướng mắc mục tiêu quản trị công ty Chuyên viên phải có kiến thức rộng marketing, quảng cáo, xúc tiến bán hàng để giúp doanh nghiệp đạt mục tiêu marketing Cán PR cần phải người có khả "quảng giao", hồ hợp với nguời, có óc phán đốn tư sáng tạo tốt - Cải thiện môi trường làm việc Điều kiện môi trường làm việc yếu tố công ty quan tâm đến, ảnh hưởng trực tiếp đến sức khỏe người lao động, chất lượng công việc Công ty cần tạo môi trường làm việc thoải mái, trưởng phận trao đổi kinh nghiệm với nhân viên để rút sai sót khắc phục q trình làm việc, phịng ban phải có khơng gian rộng, thống mát tránh tình trạng gị bó nóng làm giảm suất lao động Có kế hoạch chăm sóc sức khỏe cho nhân viên ( đặc biệt nhân viên nữ ), phân công công việc cho nhân viên rõ ràng để người ý thức trách nhiệm với công việc giao - Bồi dưỡng nâng cao kiến thức PR cho nhân viên Để vậy, cơng ty cần có sách bồi dưỡng nâng cao kiến thức PR cho tồn thể cán cơng nhân viên, giúp cán công nhân viên phòng ban khác phần hiểu rõ thêm tầm quan trọng PR phương thức xây dựng phát triển PR Đơn cử nhân viên marketing hỗ trợ hữu hiệu cho cơng tác PR bước 1- thu thập nghiên cứu thông tin công chúng để xác định công chúng mục tiêu Các phận khác phối hợp phịng PR nhằm tiến hành chương trình PR nội hiệu Bên cạnh 102 đó, cơng ty cần kết hợp tổ chức khoá đào tạo PR cho phận cán công nhân viên cấp quản lý phịng ban Cơng ty mời chuyên gia PR đến giảng dạy cử số cán theo học khoá học ngắn ngày PR Khi lĩnh hội kiến thức định PR, cán chuyên trách phận PR mà nhân viên thuộc phận khác góp phần đáng kể vào thành cơng chương trình PR cơng ty - Đề chế độ lương thưởng thỏa đáng cho cán PR Để thu hút giữ cán làm PR giỏi, cơng ty cần có sách ưu đãi, chế độ lương thưởng xứng đáng Xin trích dẫn báo " Đối với doanh nghiệp có riêng người làm PR mức lương phải trả khơng thể ngang với lương thư ký hay kỹ thuật viên Với công ty đa quốc gia, chức vụ giám đốc PR lương tối thiểu Việt Nam phải 20 triệu đồng Một tập đoàn thực phẩm Mỹ tuyển chuyên gia PR với lương trừ thuế 18 triệu đồng Nhân viên PR thông thường phải trả lương 3-5 triệu đồng" Những người giỏi phải ưu đãi thích đáng, xứng với tài họ ích lợi họ đem lại cho công ty Dù sớm hay muộn, công ty cuối nhận lợi ích thu từ đội ngũ nhân giỏi, có lực vượt trội chi phí doanh nghiệp bỏ để có nhân 3.3.2.5 Thiết lập ngân sách hợp lí cho hoạt động PR Hơn nữa, cơng ty có mục tiêu lâu dài xây dựng cho hình ảnh đẹp "có trách nhiệm với xã hội", quan tâm đến môi trường", "đầu ngành", "thành công" nên dành riêng ngân sách cụ thể cho hoạt động PR Ngân sách thông thường chiếm khoảng 3-10% ngân sách marketing để thực hoạt động họp báo, giới thiệu sản phẩm mới, từ thiện, học bổng, tài trợ, in ấn tài liệu, tin nội bộ, làm phim tự giới thiệu Không giống hoạt động khác, hoạt động khác, ngân sách dành cho hoạt động PR khó dự kiến trước có nhiều chi phí phát sinh đột xuất Tuy vậy, cán PR cần phải dự kiến trước trước kiểm soát ngân sách cách chặt chẽ, tránh chi phí phát sinh không cần thiết 103 3.3.2.6 Sử dụng ý tưởng PR sáng tạo Cách tốt để có ý tưởng suy nghĩ thật nhiều ý tưởng.” (theo Linus Pauling) Ngoài phương thức PR thông thường công ty cần nên sáng tạo nhiều ý tưởng PR lạ sáng tạo nhằm tạo khác biệt để gây ý cho nhóm cơng chúng mục tiêu Trên đường hướng tới thành công, công ty cần xe “giao tiếp cộng đồng” (Public relations – PR) hiệu có tốc độ nhanh Nhiều cơng ty muốn chạm đến thành cơng đó, họ cỗ xe PR hiệu Sau gợi ý “10 ý tưởng sáng tạo PR” theo Bwportal để có kết PR mong muốn, giúp doanh nghiệp tham khảo để quảng bá danh tiếng cơng ty -Tạo kiện, ngày kỷ niệm - Viết sách - Giành giải thưởng kinh doanh - Tham gia vào chương trình truyền hình phổ biến - Tổ chức buổi hội thảo, tư vấn miễn phí - Thiết lập hệ thống thư tin tức điện tử (electronic newsletter) - Tận dụng khách hàng công ty khác - Tham gia vào tổ chức thương mại địa phương - Tạo tranh luận rắc rối - Làm công tác xã hội Mười ý tưởng PR sáng tạo hữu ích phù hợp loại hình kinh doanh Việc áp dụng một vài ý tưởng giúp công ty gia tăng danh tiếng thân với mức độ thành cơng kinh doanh mà cơng ty xứng đáng có 3.3.2.7 Sử dụng dịch vụ công ty PR chuyên nghiệp Sử dụng dịch vụ công ty PR chuyên nghiệp công ty gặp cố, hạn chế như: kinh nghiệm giới hạn , mối quan hệ đối tượng PR, quan truyền thơng, quyền địa phương, hạn chế, công ty quen lối suy nghĩ chủ quan, dễ theo lối mịn, khơng có tính sáng tạo khiến cho chương trình PR khơng đạt 104 tính ấn tượng hiệu truyền thơng mong muốn Tuy nhiên, theo ý kiến chuyên gia lĩnh vực PR, không thiết cơng ty cần lập riêng phịng PR mà tuỳ theo quy mô, nhu cầu công ty mà có cách làm thích hợp 3.3.2.8 PR hướng đến người tiêu dung sản phẩm, dịch vụ công ty Hơn thập kỷ qua, người tiêu dùng học cách tiếp cận thứ mà bạn thực Họ tự xem xét lựa chọn hàng hóa cho mình, tự bơm xăng xăng, tự phục vụ cho thân nhà với tủ lạnh, tự du lịch khám phá mà không cần thong qua công ty lữ hành Người tiêu dùng trở thành nhà sản xuất âm nhạc, họ tạo đĩa MP3 từ iTunes; trở thành nhà bán lẻ thông qua eBay; kênh truyền hình với Youtube Các phương tiện truyền thơng xã hội, trang web biến người thành người cung cấp nội dung Vì có lẽ khơng thể tránh được, người tiêu dùng nhận họ không cần phương tiện truyền thông truyền thống để cập nhật thông tin sản phẩm hay dịch vụ Với phát triển cơng cụ tìm kiếm, người tiêu dùng ngày có nhiều quyền lực trước nhiều Họ khơng tin trao quyền truyền đạt thơng tin, mà cịn tiếp cận thơng tin tồn cầu theo cách thức chưa có trước Điều lý giải vài chiến lược PR lại tập trung vào phương tiện truyền thông xã hội, việc gửi thông điệp thông qua phương tiện truyền thơng truyền thống cịn giá trị Ngày nhiều khách hàng tiềm thực nghiên cứu online họ, họ bỏ qua báo chí, tạp chí, radio truyền hình cách hồn tồn Có cách để tạo chiến lược PR hướng tới khách hàng thành công - Suy nghĩ khách hàng Có nhiều quảng cáo truyền thống nói tính sản phẩm thay giá trị mà đem lại cho khách hàng Khách hàng tìm kiếm sản phẩm dịch vụ phù hợp với mong muốn họ Những báo 105 công ty phải tập trung vào mong muốn khách hàng giải thích vấn đề liên quan đến mong muốn khách hàng - Nhận thấy khách hàng reporters cần điều khác biệt Các reporter làm việc nhằm thỏa mãn thú vui họ nhằm mục đích truyền đạt thơng tin, thơng cáo báo chí phải làm hai điều Một khách hàng cố gắng tìm kiếm sản phẩm để thỏa mãn mong muốn họ để giải vấn đề Khách hàng tìm kiếm với mục đích riêng biệt, tùy theo suy nghĩ họ Thơng cáo báo chí bạn phải giàu từ khóa thường sử dụng truy vấn, mô tả triển vọng bạn – từ này, thông thường không bao gồm tên sản phẩm hay dịch vụ bạn Những nghiên cứu tình huống, videos phải đảm bảo vài yếu tố, yếu tố cho phép khách hàng dễ dàng nhận dạng nhu cầu hay giải pháp cho vấn đề họ - Nhận thức hoạt động truyền thông thay đổi Độc giả báo tạp chí giảm dần Truyền hình bị thay kênh truyền hình cáp, Netflix, TiVo, phương tiện cho phép người xem dễ dàng bỏ qua đoạn quảng cáo Radio vệ tinh MP3 đời, điều có nghĩa có người nghe radio thông thường Nhiều người tiêu dùng hoàn toàn bỏ rơi phương tiện truyền thông truyền thống Thế giới thay đổi thông điệp bạn phải đặt nơi khách hàng muốn đến - Cực đại hóa khả tìm kiếm cập nhật báo công ty thông qua nhà cung cấp dịch vụ online PR Newswire, PR Web tạo toàn cảnh giới, khách hàng khách hàng tìm kiếm thơng tin Nhưng đừng dừng lại Có đến hàng tá trang PR miễn phí giúp báo công ty gia tăng thứ bậc cơng cụ tìm kiếm Tất trang cũng cung cấp link liên kết với website, điều cho phép thông tin công ty dễ dàng tìm thấy Các báo cần có cụm từ phù hợp, điều giúp cơng cụ tìm kiếm dễ dàng nhận chúng thực trình truy liệu 106 Các báo online công ty cần tập trung vào mục đích truyền thơng, cần thân thiện với khách hàng Trình bày thơng tin cơng ty nhiều dạng khác nhau: video, podcast, blog, Web audio văn Khách hàng, họ thực việc tìm kiếm thơng tin online họ thường ý đến ngày tháng thông tin cập nhật nhằm xác định có phải thơng tin hay khơng, bạn cần thiết phải trì mối quan hệ thông tin thông tin cũ cách - Tạo đối thoại hai chiều PR truyền thống tạo đối thoại người gửi người báo cáo, tạo độc thoại tiện truyền thông người tiêu dùng Ngày người tiêu dùng mong đợi đối thoại trực tiếp với người có trách nhiệm để có thứ giá trị mà họ mong đợi PR hướng tới người tiêu dùng đòi hỏi tư công việc quan hệ cộng đồng cách truyền tải thơng điệp Nó địi hỏi người làm PR chun nghiệp, khơng nên kiểm sốt thơng điệp cách thái quá, phải tạo để đồng cảm với khách hàng để hiểu mong muốn họ Nó tạo hội chưa cho phép doanh nghiệp cộng tác với khách hàng nhằm tạo sản phẩm tốt hơn, đẩy mạnh marketing truyền miệng 3.3.2.9 PR phải nắm họat động công ty Người phụ trách PR, chuyên nghiệp hay nghiệp dư, phải nắm họat động cập nhật công ty - Đọc báo ngành hàng ngày - Dự triển lãm hay hội chợ có tham gia cơng ty - Phải truy cập thường xuyên website công ty, mạng xã hội - Đọc tất thông cáo bán hàng công ty - Thu thập mẩu quảng cáo đối thủ báo, đài - Làm việc với đại lý quảng cáo ý kiến khách hàng mẩu quảng cáo đồi thủ cạnh tranh - Cùng đại lý quảng cáo hay tiếp thị gặp gỡ khách hàng tiềm 107 - Tạo danh sách thường xuyên + Khách hàng + Khách hàng cũ + Khách hàng tiềm + Khách hàng tiềm cũ + Khách hàng đăng ký dài hạn ( tại, gia hạn, không gia hạn ) + Nhân viên công ty + Danh sách người bán, đại lý + Danh sách đồng nghiệp + Các nhà tư vấn, trí thức, người đầu đàn lảnh vực liên quan + Danh sách nguồn tham khảo + Danh sách báo,đài( người cụ thể) - Tổ chức “trung tâm kiểm soát” PR + Thiết bị:Bàn, điện thọai, PC, fax, máy photocopy + Danh mục báo đài (nhớ cấp nhật thường xuyên): để liên lạc cần + Gọi hướng dẫn bưu điện 1080 + Làm quen với tòa soạn + Sưu tập lịch số đặc biệt tờ báo lớn + Nghiên cứu lịch sử công ty ngành + Thực brochure cho công ty + Luyện tập kỷ viết + Mở rộng trì mối quan hệ ( ngành PR báo, đài): dự seminar PR, thỉnh thỏang mời nhà báo ăn sáng hay trưa 108 KẾT LUẬN CHUNG PR ngày chứng tỏ vị trí quan trọng cơng tác truyền thông doanh nghiệp, cho dù doanh nghiệp có quy mơ nào.Các cơng ty sử dụng PR công cụ truyền thông yếu, song khơng phải cơng ty có nhìn chuyên sâu hoạt động mẻ PR hoạt động khác cần có chiến lược cụ thể làm định hướng chung xuyên suốt trình tồn kinh doanh doanh nghiệp Trên sở doanh nghiệp có định hướng chung để xây dựng hình ảnh mà muốn cơng chúng nhận biết rõ nhất, tác động đến thái độ công chúng Công ty Rồi đến ngày PR dần ưu điểm có nó, nên Công ty cần phải thận trọng làm PR, cần xem xét cách toàn diện trước thực thi chương trình PR Phải lấy mong muốn, suy nghĩ nhóm cơng chúng mục tiêu làm khởi nguồn cho chương trình PR Có vậy, PR phát huy hết tác dụng Chắc chắn tơi cịn nhiều hạn chế nghiên cứu vấn đề này, song mong muốn góp phần nhỏ bé hoạt động PR công ty du lịch Nhất Phong ngày thành cơng tài liệu tham khảo cho muốn tìm hiểu PR Xin chân thành cảm ơn 109 TÀI LIỆU THAM KHẢO Anne Greory, Sáng tạo chiến lược PR, Nhà xuất trẻ Bộ sách quản trị Marketing–Chủ đề Quan hệ công chúng - business edge ,NXB Trẻ TS Trần Ngọc Châu (2011), Bài giảng Public Relation(PR)-quan hệ công chúng, Đại Học UNW, Washington State, Hoa Kỳ ThS Lê Chí Cơng (2009), Giáo trình quản trị chiến lược, trường Đại học Nha Trang Lý Tiến Dũng(22/11/2002), “PR mơi trường kinh doanh”, Đại Đồn Kết Frank Jefkins, (2004), Phá vỡ bí ẩn PR, Nhà xuất trẻ TS Đinh Thị Thúy Hằng, PR lý luận ứng dụng , Nhà xuất lao động xã hội GV Lê Văn Huy(MBA), Bài giảng Truyền thơng Marketing tích hợp, ĐH Kinh Tế HCM Thanh Hương (27/12/2005), Bí quảng cáo quan hệ công chúng, VnExpress 10 IFC (2006), Quan hệ công chúng, Nhà xuất trẻ 11 John J.Macionis (2004), “Hành vi tập thể vận động xã hội”, Xã hội học, NXB Thống kê, 703- 734 12 Moi Ali (2006), Effective Public Relations, Nhà xuất tổng hợp Thành phố Hồ CHí Minh 13 Philip Kotler, Quản trị Marketing ,Nhà xuất Thống Kê năm 2003 14 T.S Võ Quế (Viện NCPT Du lịch), Vận dụng nguyên tắc LOBBY 15 Kim Thanh(2002), “PR - đường dẫn đến thành công doanh nghiệp”, Thời báo kinh tế Sài Gòn nguyệt san 110 16 Nguyễn Thị Thu Thủy(2002), Quy trình xây dựng chiến lược quan hệ cơng chúng, khóa luận tốt nghiệp trường Đại học Ngoại thương Hà Nội Website: http://www.publicrelations.vn http://www.ebrandium.com/thu-vien/marketing/vai-tro-cua-pr-trong-viec-xaydung -quang-ba-thuong-hieu.html http://www.itdr.org.vn/details_news-x-16.vdl http://www.doanhnhan360.com /tin-tuc-xem/390/hien-trang-hoat-dong-pr-tai- cac-doanh-nghiep-trong-nuoc.html www.PRSA.org ... ĐỘNG QUAN HỆ CÔNG CHÚNG TẠI CÔNG TY DU LỊCH NHẤT PHONG 77 3.1 Căn xây dựng phát triển hoạt động PR công ty du lịch Nhất Phong 77 3.1.1 Phương hướng mục tiêu kinh doanh công ty 77 3.1.1.1... Thực trạng hoạt động quan hệ công chúng công ty du lịch Nhất Phong thành phố Đà Nẵng Chương III: Những giải pháp xây dựng phát triển hoạt động quan hệ công chúng công ty du lịch Nhất Phong Do hạn... THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG QUAN HỆ CÔNG CHÚNG TẠI CÔNG TY DU LỊCH NHẤT PHONG TẠI THÀNH PHỐ ĐÀ NẴNG 2.1 Giới thiệu chung công ty Tên cty : Công ty du lịch Nhất Phong Tên giao dịch : NHAT PHONG -Travel