Đang tải... (xem toàn văn)
Hoạt động văn phòng ở Ủy ban nhân dân
www.HanhChinhvn.com Mục lục Lời nói đầu Chương I khái quát ubnd thị xà phú thọ văn phòng hđnd ubnd thÞ x· phó thä I.Tỉng quan vỊ thÞ x· Phó Thä Về điều kiện tự nhiên VÒ kinh tÕ - x· héi .4 II Cơ cấu tổ chức, hoạt động mối quan hƯ cđa UBND thÞ x· Phó Thä Cơ cấu tổ chức UBND thị xà Phú Thọ .5 Hoạt động UBND thÞ x· Phó Thä Mối quan hệ công tác UBND thị xà Phú Thọ với tổ chức có liên quan 3.1 Đối với UBND tỉnh Sở, ngành liên quan 3.2 Đối với Thị uỷ Ban Thị uỷ 3.3 §èi víi H§ND, Thêng trùc HĐND, Ban HĐND thị xà Đoàn đại biểu HĐND tỉnh thị xà Phú Thọ 10 3.4 Đối với phòng, ban, ngành trực thuộc UBND thị xà UBND xÃ, phường 11 3.5 Đối với Toà án nhân dân, Viện kiểm sát nhân dân quan ngành dọc tØnh 11 3.6 Đối với Uỷ ban MTTQ đoàn thể nhân dân 11 Chương ii Tình hình hoạt động văn phòng hđnd ubnd thị x· phó thä I C¬ së lý ln 10 Khái niệm Văn phòng 10 www.HanhChinhvn.com Chức Văn phòng 10 Nhiệm vụ Văn phòng 12 II Tình hình hoạt động Văn phòng HĐND - UBND thị xà Phú Thä 13 Nhiệm vụ Văn phòng HĐND UBND thị xà 13 C¬ cÊu tỉ chøc 15 Chế độ công tác, chức trách cá nhân 15 Mối quan hệ công tác 23 4.1 §èi víi lÃnh đạo HĐND UBND thị xà 23 4.2 Đối với Văn phòng UBND tỉnh Phó Thä 23 4.3 §èi víi phòng, ban, ngành, xÃ, phường thị xà 24 4.4 Đối với Văn phòng Thị uỷ 25 Mét số hoạt động Văn phòng HĐND-UBND thị xà 26 5.1 Công tác tham mưu tổng hợp 24 5.2 Công tác hµnh chÝnh tỉ chøc 26 5.3 Công tác hậu cần 29 chương III Đánh giá tình hình hoạt động kiến nghị nhằm nâng cao hiệu hoạt động Văn phòng HĐND v UBND Đánh giá tình hình hoạt động 31 Mét sè kiÕn nghị nhằm nâng cao hiệu hoạt động Văn phòng HĐND-UBND thị xà Phú Thọ 32 Kết luận www.HanhChinhvn.com Lời nói đầu Là đơn vị trực thuộc Bộ Nội vụ có nhiệm vụ đào tạo bồi dưỡng cán bộ, công chức Nhà nước, hàng năm Học viện Hành Quốc gia tổ chức cho sinh viên quy chuyên ngành quản lý Nhà nước thực tập nhằm tìm hiểu tổ chức, hoạt động máy nhà nước thể chế hành nhà nước; nắm vững chức năng, nhiệm vụ quan; nhiệm vụ, quyền hạn cán bộ, công chức quan, tổ chức nơi thực tập; sở hiểu hành nhà nước nói chung Bên cạnh vận dụng kiến thức đà học vào thực tế để rèn luyện kỹ năng, nghiệp vụ quản lý hành chính; bổ sung nâng cao kiến thức đà tiếp thu trình học lý thuyết Học viện Thực kế hoạch đào tạo Học viện Hành Quốc gia, thực công văn số 999/HVHC-ĐT ngày 09 tháng 12 năm 2005, từ ngày 4/4/2006 đến 4/6/2006 đà đến thực tập UBND thị xà Phú Thọ tỉnh Phú Thọ phân Văn phòng HĐND-UBND thị xà Chúng ta đà biết hoạt động quản lý nói chung, hoạt động đòi hỏi nhiều lực tư chủ thể quản lý có phận trợ giúp tuỳ theo quy mô tổ chức mà máy hay cá nhân Quản lý hành nhà nước hoạt động đặc biệt đời sống xà hội Nó đặc trưng hoạt động chấp hành điều hành quan cấp với quan cấp dưới, cá nhân lÃnh đạo với nhân viên nội quan Mỗi quan quản lý hành Nhà nước thực chức khuôn khổ nhiệm vụ quyền hạn thông qua định quản lý thể thành văn quản lý Mặt khác quan có vị trí định hệ thống hành mối quan hệ công tác với bên Do máy trợ giúp quan quản lý hành Nhà www.HanhChinhvn.com nước yếu tố quan tâm điểm trọng tâm việc nâng cao hiệu hoạt động quan Do thời gian phạm vi tiếp cận công việc giới hạn nên khuôn khổ Báo cáo thực tập; xin đề cập đến hoạt động Văn phòng HĐND-UBND thị xà chủ yếu từ phương diện nhiệm vụ phận Văn phòng, đặc biệt công tác văn thư - khâu quan trọng hành tổ chức quan, nơi có điều kiện tiếp xúc công việc nhiều nhất; nhằm đưa lại nhìn tổng thể, khái quát vị trí, chức năng, nhiệm vụ, ý nghĩa hoạt động Văn phòng quan chức Văn phòng nói chung hoạt động quản lý quan hành Nhà nước Nội dung Báo cáo bao gồm: Chương I Khái quát UBND thị xà phú thọ Văn phòng HĐND-UBND thị xà Phú Thọ Chương II Tình hình hoạt động Văn phòng HĐND-UBND thị xà Phú Thọ Chương III Đánh giá tình hình hoạt động kiến nghị nhằm nâng cao hiệu hoạt động Văn phòng HĐND - UBND Tôi xin chân thành cảm ơn Ban Đào tạo, Thầy cô giáo hướng dẫn Khoa Quản lý Nhà nước Kinh tế; UBND, Văn phòng HĐND-UBND thị xà Phú Thọ đà tạo điều kiện, giúp đỡ để hoàn thành báo cáo www.HanhChinhvn.com Chương i khái quát ubnd thị xà phú thọ văn phòng hđnd - ubnd thị xà phú thä I Tỉng quan vỊ thÞ x· Phó Thä Về điều kiện tự nhiên Được thành lập năm 1903, thị xà Phú Thọ đơn vị hành lâu đời địa bàn kinh tế trọng điểm phía Tây Bắc tỉnh Phú Thọ Với số dân xấp xỉ 63.000 người, thị xà Phú Thọ xếp vào đô thị loại tiến tới đạt tiêu chuẩn đô thị loại Thị xà có xà vùng ngoại thị: Văn Lung, Hà Thạch, Hà Lộc, Thanh Vinh, Thanh Minh, Phó Hé vµ phêng vïng nội thị: Hùng Vương, Trường Thịnh, Âu Cơ, Phong Châu Về điều kiện tự nhiên: Thị xà có vị trí giao thông thuận lợi cho phát triển kinh tế, giao thương với bên ngoài; điều kiện để phát triển công nghiệp dịch vụ Địa hình tương đối phẳng, đất đai thuận lợi cho canh tác, có điều kiện phát triển chăn nuôi lẫn trồng trọt Về kinh tế - xà hội Về đặc ®iĨm kinh tÕ - x· héi: Ho¹t ®éng kinh tÕ chủ yếu công nghiệp dịch vụ Năm 2005 tỷ trọng công nghiệp chiếm 43,5%, dịch vụ chiếm 40% nông lâm nghiệp chiếm 16,5% tổng sản phẩm GDP thị xà Bên cạnh thành tựu kinh tế mà bật khu vực công nghiệp, dịch vụ, lĩnh vực văn hoá - giáo dục, y tế thị xà phát triển Số trường học đạt chuẩn quốc gia không ngừng tăng lên, số học sinh giáo viên tăng hàng năm, đảm bảo ngày nâng cao chất lượng dạy học Năm 2005 trường Cao đẳng Hùng Vương chuyển thành Đại học Hùng Vương www.HanhChinhvn.com Các hoạt động văn hoá thông tin, tuyên truyền, phổ biến chương trình, sách Đảng Nhà nước hoạt động văn hoá coi trọng đạt hiệu tốt Trong thời gian qua thị xà đà đưa hoạt động văn hoá sở tiếp tục đẩy mạnh vận động Toàn dân đoàn kết xây dựng đời sống văn hoá khu dân cư, tiến tới triển khai đề án Xà hội hoá hoạt động văn hoá, giáo dục Về y tế, 10/10 xà phường có sở y tế sở, địa bàn thị xà có nhiều bệnh viện phục vụ cho việc chăm sóc, khám chữa bệnh cho nhân dân thị xà từ huyện khác chuyển xuống Trải qua thời gian dài tồn phát triển, quyền địa phương không ngừng kiện toàn ngày phát huy cao độ chức quản lý nhằm đẩy mạnh phát triển lĩnh vực kinh tế-xà hội, giữ vững trật tự an ninh địa bàn II Cơ cấu tổ chức, hoạt động mèi quan hƯ cđa UBND thÞ x· Phó Thä Cơ cấu tổ chức Uỷ ban nhân dân (HĐND-UBND) thị xà tổ chức, cấu Luật Tổ chức HĐND UBND ngày 26/11/2003; Cơ cấu tổ chức máy UBND thị sau: Bộ phËn thêng trùc gåm: Chđ tÞch UBND thÞ x·: ChÞu trách nhiệm lÃnh đạo, quản lý, điều hành chung toàn diện mặt công tác, hoạt động đối nội đối ngoại UBND thị xÃ; Quyết định triệu tập chủ toạ kỳ họp Uỷ ban; bảo đảm việc chấp hành Hiến pháp, Pháp luật, Nghị định, Quyết định, Chỉ thị, Nghị quyết, quy định, hướng dẫn Trung ương, tỉnh thị xÃ; thực nhiệm vụ quyền hạn theo Điều 127 Luật tổ chức HĐND UBND năm 2003 Phó chủ tịch thường trực: Phụ trách kinh tế bao gồm công nghiệp, nông nghiệp, doanh nghiệp sản xuất Phó chủ tịch phụ www.HanhChinhvn.com trách lĩnh vực văn hoá xà hội Các Phó chủ tịch giúp Chủ tịch đạo lĩnh vực công tác Chủ tịch phân công; chịu trách nhiệm trước Chủ tịch, trước UBND thị xÃ, thay mặt Chủ tịch để giải công việc giao, thay mặt Chủ tịch để giải công việc giao, tham gia lÃnh đạo điều hành mặt hoạt động chung Uỷ ban Trực tiếp đạo kiểm tra, hướng dẫn, đôn đốc phòng, ban, ngành thuộc UBND thị x·, UBND c¸c x·, phêng viƯc tỉ chøc thùc Nghị HĐND thị xÃ, Quyết định, Chỉ thị UBND thị, chủ trương sách, pháp luật thuộc lĩnh vực phụ trách; Trong trường hợp cần thiết cần có thảo luận định Phó chủ tịch xin ý kiến Chủ tịch Các thành viên khác UBND thị xà theo quy định Chính phủ bao gồm: Thành viên phụ trách công tác quốc phòng Thành viên phụ trách công tác an ninh Thành viên phụ trách công tác đất đai Thành viên phụ trách công tác tổ chức Thành viên phụ trách công tác phụ trách công tác văn phòng Các Uỷ viên chịu trách nhiệm cá nhân trước UBND thị xà Chủ tịch UBND thị xà hoạt động lĩnh vực phân công phụ trách; có trách nhiệm tiếp dân, xét giải đơn thư khiếu nại tố cáo theo thẩm quyền Các quan chuyên môn giúp việc cho lÃnh đạo UBND quy định Điều Quyết định 4003/2004/QĐ-UB cđa ban nh©n d©n tØnh Phó Thä vỊ viƯc thành lập phòng ban chuyên môn thuộc UBND thị xà Phú Thọ Luật Tổ chức HĐND UBND ngày 26/11/2003; Nghị định số 172/12/2004/NĐ-CP ngày 29/9/2004 Chính phủ quy định tổ chức quan chuyên môn thuộc UBND huyện, quận, thị xÃ, thành phố thuộc tỉnh; Nghị Hội đồng www.HanhChinhvn.com nhân dân tỉnh khoá XI, kỳ họp thứ ba xét đề nghị Giám đốc Sở Nội vụ: Thành lập phòng chuyên môn trực thuộc UBND thị xà Phú Thọ gồm: Phòng Nội vụ - Lao động - Thương binh xà hội Phòng Tài - Kế hoạch Phòng giáo dục Phòng Văn hoá - Thông tin - Thể thao Phòng Y tế Phòng Tài nguyên Môi trường Phòng Tư pháp Phòng Kinh tế Phòng Quản lý đô thị 10 Thanh tra 11 Uỷ ban Dân số, Gia đình Trẻ em 12 Văn phòng HĐND UBND Các quan thực chức Quản lý Nhà nước địa phương, chịu đạo quản lý tổ chức, biên chế công tác UBND thị xà Giải công việc thuộc thẩm quyền theo quy định Bộ, ngành, phân cấp UBND tỉnh, thị xÃ, quy chế tổ chức hoạt động quan văn Pháp luật có liên quan Trong Văn phòng HĐND-UBND thị xà quan giúp việc mang tính tổng hợp trực tiÕp, phơc vơ sù qu¶n lý tËp trung thèng nhÊt đạo điều hành mặt công tác UBND thị xà Hoạt động UBND thị xà Phú Thọ UBND thị xà làm việc theo nguyên tắc tập trung dân chủ, tập thể lÃnh đạo, cá nhân phụ trách lĩnh vực công tác phân công UBND thị xà họp lần/tháng, thảo luận nghị www.HanhChinhvn.com vấn đề, dự án Thảo luận tập thể định theo đa số vấn đề sau: Chương trình làm việc UBND Kế hoạch phát triển kinh tế xà hội, dự toán ngân sách, toán ngân sách hàng năm quỹ dự trữ địa phương trình HĐND định Kế hoạch đầu tư xây dựng công trình trọng điểm địa phương trình HĐND định Kế hoạch huy động nhân lực tài để giải vấn đề cấp bách địa phương trình HĐND Các biện pháp thực Nghị HĐND kinh tế xà hội thông qua báo cáo UBND trước trình HĐND Đề án thành lập mới, sát nhập, giải thể quan chuyên môn thuộc UBND việc thành lập mới, nhập, chia, điều chỉnh địa giới hành địa phương Hàng tuần, vào ngày thứ 2, Chủ tịch UBND thị xà giao ban với Phó chủ tịch để chuẩn bị nội dung hội nghị UBND, xử lý vấn đề vướng mắc, việc phát sinh, Phó chủ tịch báo cáo nhanh kết công tác đà giải tuần vướng mắc thuọc lĩnh vực phụ trách, bàn công tác đạo điều hành tuần Công tác tra, kiểm tra việc thực Chỉ thị, Quyết định UBND thị xÃ, chế độ sở tiếp dân, chế độ thông tin báo cáo, sơ kết, tổng kết tuân theo quy định pháp luật hành Các mối quan hệ công tác UBND thị xà Phú Thọ với tổ chức có liên quan 3.1 Đối với UBND tỉnh Sở, ngành liên quan www.HanhChinhvn.com Uỷ ban nhân dân thị xà chịu lÃnh đạo trực tiếp toàn diện UBND tỉnh, thực chế độ thỉnh thị, báo cáo kịp thời, xác, toàn hoạt động UBND thị xà tỉnh UBND thị xà thực đạo, hướng dẫn, kiểm tra chấp hành quy định Sở, ngành tỉnh, phối hợp ngành cấp việc đạo, kiểm tra hoạt động phòng, ban, đơn vị tỉnh quản lý trực tiếp đóng địa bàn, tích cực tranh thủ giúp đỡ Sở, ngành tăng cường mối quan hệ hợp tác đơn vị tỉnh với địa phương 3.2 Đối với Thị uỷ Ban Thị uỷ Uỷ ban nhân dân thị xà chịu đạo toàn diện Thị uỷ Căn vào Nghị Trung ương, tỉnh, thị, UBND thị xà chuẩn bị đề án kinh tế - xà hội, an ninh quốc phòng Thị uỷ phân công; thể hoá Nghị Thị uỷ thành văn pháp quy địa phương để đạo thực Trong trình đạo mặt công tác quyền, UBND thị xà phải liên hệ xin ý kiến lÃnh đạo Thường trực, Ban Thường vụ Thị uỷ theo quy chế làm việc Thị uỷ theo quy chế làm việc Thị uỷ quy chế làm việc Ban Đảng để đảm bảo lÃnh đạo Đảng công tác đạo điều hành chung thị xà 3.3 Đối với HĐND, Thường trực HĐND, Ban HĐND thị xà Đoàn đại biểu HĐN tỉnh thị xà Phú Thọ UBND thị xà với Thường trực HĐND chuẩn bị nội dung kỳ họp HĐNS thị xÃ, chịu trách nhiệm báo cáo công tác trước HĐND thị xà Các họp UBND thị xà mời đại diện Thường trực HĐND thị xà tham dự, nội dung kỳ họp có liên quan đến Ban HĐND thị xà mời Trưởng ban tham dự Đối với Đoàn đại biểu HĐND tỉnh thị xà Phú Thọ, UBND thị xà cung cấp thông tin cần thiết thị xà cho đại biểu HĐND 10 www.HanhChinhvn.com đường công tác phải báo cáo lại sau thùc hiƯn hiƯn xong nhiƯm vơ Kh«ng tù ý sư dơng xe cha cã lƯnh ®iỊu ®éng cđa l·nh đạo quan Văn phòng Chủ động đề xuất để giải kịp thời, đủ thủ tục quy định cđa nhµ níc vỊ lu hµnh xe ChÊp hµnh mét số công việc khác lÃnh đạo Văn phòng phân công 3.10 Tổ bảo vệ Chịu trách nhiệm phân công ca, kíp trực đảm bảo người trực 24/24 quan Bảo vệ tuyệt đối an toàn tài sản cở quan phạm vi trách nhiệm quan tâm Giữ gìn bí mật kho tàng, sở vật chất quan Đảm bảo thực nội quy quan, kịp thời phát biểu xấu, tự ý bào quan, vi phạm môi trường vệ sinh quan Nêu cao ý thức cảnh giác, nhiệt tình trách nhiệm, liên hệ chặt chẽ cới quan công an để hợp đồng tác chiến cần thiết Kịp thời báo cáo lÃnh đạo văn phòng xử lý tình phát sinh làm nhiệm vụ, không tự ý giải công việc nhiệm vụ phân công bảo bệ quan Thực thẩm quyền, nhiệm vụ, chức trách bảo vệ theo quy định pháp luật Thứ hàng tuần, tổ trưởng bảo vệ phản ánh tình hình an ninh trật tự quan với lÃnh đạo Văn phòng Các phận có phối hợp chặt chẽ đảm bảo hoạt động liên tục, thống nhằm thực chức nhiệm vụ chung khối Văn phòng cấu phòng ban UBND thị xà Mối quan hệ công tác 4.1 Đối với lÃnh đạo HĐND UBND thị xà Văn phòng HĐND - UBND thÞ x· tham mu, gióp viƯc trùc tiÕp hàng ngày cho đồng chí chủ tịch phó chủ tịch HĐND UBND 23 www.HanhChinhvn.com thị xà lĩnh vực công tác Được đồng chí Chủ tịch, Phó chủ tịch giao cho giải xử lý công việc cá nhân CBCNV Văn phòng phải chịu trách nhiệm trước đồng chí công việc giao Thường xuyên tổng hợp báo cáo phát đề xuất vấn đề cần giải với Chủ tịch HĐND UBND thị xà Được lÃnh đạo UBND thị xà nhận xét công tác văn phòng kỳ họp tháng, tổng kết năm 4.2 Đối với Văn phòng UBND tỉnh Phú Thọ Văn phòng HĐND-UBND tỉnh quan chuyên môn, máy giúp việc Uỷ ban nhân dân tỉnh; có chức giúp Uỷ ban nhân dân tỉnh điều hoà, phối hợp hoạt động chung Sở, UBND cấp huyện, đầu mối quan hệ công tác để trao đổi giúp đỡ vỊ nghiƯp vơ, cung cÊp th«ng tin phơc vơ l·nh đạo trao đổi kinh nghiệm công tác văn phòng Văn phòng HĐND-UBND thị xà có trách nhiệm cung cấp thông tin, báo cáo định hình hoạt động HĐND UBND thị xÃ, tình hình kinh tế- xà hội thị xà cho Văn phòng HĐND Văn phòng UBND tỉnh 4.3 Đối với phòng, ban, ngành, xÃ, phường thị xà Văn phòng HĐND-UBND thị xà máy làm việc HĐND UBND thị xÃ, phục vụ trực tiếp đạo, điều hành HĐND UBND thị xÃ, hoạt động theo quy chế làm việc HĐND UBND thị xà nội quy làm việc Văn phòng UBND thị xà Thừa lệnh Chủ tịch Phó chủ tịch HĐND UBND thực số nhiệm vụ thẩm quyền riêng Văn phòng HĐND UBND thị xà phối hợp với phòng, ban, ngành tổ chức quần chúng thị xÃ, đề xuất với HĐND thị, UBND thị vấn đề có liên quan, nhằm triển khai thực 24 www.HanhChinhvn.com nghị HĐND, định, thị UBND thị xà đạt kết 4.4 Đối với Văn phòng Thị uỷ Văn phòng HĐND UBND thị xà có phối hợp chặt chẽ với Văn phòng Thị uỷ để lập chương trình công tác, nhằm đảm bảo chương trình công tác Thêng trùc ThÞ ủ, Ban thêng trùc ThÞ ủ víi HĐND UBND thị xà cách tập trung, thống Giữa văn phòng có trao đổi, thông báo cho chủ trương, sách lớn, vấn đề có liên quan nhằm đáp ứng yêu cầu lÃnh đạo, đạo, điều hành TT Thị uỷ, Ban thường vụ Thị uỷ HĐND-UBND thị xà Văn phòng HĐND UBND thị xà phối hợp với Văn phòng Thị uỷ tổ chức nghe báo cáo phòng, ban nhằm phục vụ cho việc chuẩn bị báo cáo Thị uỷ, HĐND UBND báo cáo tỉnh Một số hoạt động cụ thể 5.1 Công tác tham mưu, tổng hợp Công tác tham mưu, tổng hợp Văn phòng lÃnh đạo HĐND-UBND thị xà thực thông qua nhiệm vụ lÃnh đạo Văn phòng mà trực tiếp Chánh văn phòng Phó văn phòng Chánh văn phòng trực tiếp xây dựng lịch làm việc theo Hàng tuần, tháng, quý, năm Về hoạt động thu thập, xử lý, quản lý tổ chức sử dụng thông tin để từ tổng hợp, báo cáo, thực nhiệm vụ tư vấn văn cho thủ trưởng, Chánh, Phó văn phòng làm việc theo quy định pháp lý chế độ ban hành văn sau - Văn thuộc thẩm quyền UBND thị xÃ: Sau phòng, ban, đơn vị chuẩn bị xong dự thảo văn UBND (văn pháp quy có tham gia phòng Tư pháp, ý kiến Viện kiểm sát nhân dân trước trình UBND thị), Văn 25 www.HanhChinhvn.com phòng HĐND-UBND thị xà có trách nhiệm xem xét, đảm bảo nội dung bố trí lịch để Chủ tịch, Phó chủ tịch nghe, cho ý kiến trước báo cáo tập thể UBND thị xà Ban hành: Sau kết luận UBND thị, phòng, ban, đơn vị sửa chữa, bổ sung hoàn thiện dự thảo chuyển đến Chánh văn phòng HĐND-UBND thị xà soát xét, chỉnh lý trước trình Chủ tịch (hoặc Phó chủ tịch) ký ban hành chậm không ngày làm việc Việc phát hành văn Văn phòng HĐND-UBND thị xà chịu trách nhiệm Những nội dung liên quan đến hay nhiều lĩnh vực ngành chủ trì soạn thảo phối hợp với ngành liên quan để hoàn thiện Nếu có ý kiến khác nội dung văn Chánh văn phòng báo cáo Chủ tịch định, cần thiết phải gửi văn dự thảo đến thành viên Uỷ ban tham gia tiếp, hẹn ngày trả để tập hợp ý kiến trình Chủ tịch định - Văn thuộc thẩm quyền Chủ tịch: Những nội dung thuộc thẩm quyền giải Chủ tịch UBND thị xà Văn phòng nghiên cứu đề xuất hướng xử lý, đồng thời dự thảo văn (quyết định, thị công văn hành chính) trình Chủ tịch xem xét định Những nội dung phức tạp, Chủ tịch hội ý với Phó chủ tịch để xem xét định Những văn phòng, ban, đơn vị xÃ, phường dự thảo sẵn trình Chủ tịch Phó chủ tịch phải qua Văn phòng soát xét thể thức văn trước trình Chủ tịch (hoặc Phó chủ tịch) xem xét định Liên quan đến thẩm quyền ký văn UBND Chủ tịch UBND: Chánh văn phòng HĐND-UBND thị xà thừa lệnh Chủ tịch thị xà ký Thông báo kết luận Chủ tịch, Phó chủ tịch, thông báo ý kiến giải Chủ tịch (hoặc Phó chủ tịch thay mặt Chủ tịch) mét sè viƯc thĨ, ký giÊy giíi thiƯu c¸c công văn hành giao dịch, giấy mời họp Uỷ ban; ký lục văn 26 www.HanhChinhvn.com Chính phủ, Bộ, ngành Trung ương, ký phiếu chuyển đơn thư khiếu nại, tố cáo công dân, ký văn khác thuộc thẩm quyền Chánh văn phòng Phó văn phòng Chánh văn phòng uỷ nhiệm ký số văn cần thiết thuộc thẩm quyền Chánh văn phòng (theo Quyết định số 570/QĐ-UB UBND thị x· Phó Thä vỊ viƯc ban hµnh quy chÕ lµm viƯc cđa UBND thÞ x· Phó Thä nhiƯm kú 20042009) 5.2 Công tác hành tổ chức Các công tác hành tổ chức Văn phòng như: văn thư, lưu trữ; ngoại vụ, dân tộc - tôn giáo; thi đua khen thưởng ý giải với chức trách nhân viên văn thư, Phó văn phòng, thường trực thi đua khen thưởng cá nhân liên quan; đảm bảo phát huy tốt vai trò cầu nối quan với quan, tổ chức, cá nhân bên Trong công tác văn thư, lưu trữ thực khoa học, đảm bảo tuân thủ quy định Pháp lệnh văn thư lưu trữ hành Công tác văn thư công tác tổ chức, giải quản lý công văn, giấy tờ quan; toàn công việc xây dựng văn bản, tổ chức quản lý giải văn quan Công tác giúp cho việc giải công việc quan nhanh chóng xác, có suất chất lượng đường lối, sách Đảm bảo cho việc cung cấ thông tin cần thiết phục vụ cho hoạt động quan cách đầy đủ; góp phần tiết kiệm công sức nguyên vật liệu chế tác quan phục vụ cho hoạt động kiểm tra, tra; góp phần giữ gìn tài liệu giá trị lĩnh vực để phục vụ việc tra cứu thông tin khứ, tiền đề công tác lưu trữ 27 www.HanhChinhvn.com Những yêu cầu công tác văn thư nhanh chóng, xác, bí mật Văn chứa đựng việc định, thông tin định xây dựng ban hành văn nhanh chóng, giải kịp thời góp phần giải tốt công việc quan Chính xác nội dung pháp lý xác, thể thức khâu kỹ thuật nghiệp vụ đảm bảo xác Và phương tiện truyền đạt nội dung trình quản lý phải đảm bảo tính bí mật Trong thời gian thực tập Văn phòng, cá nhân đà thực hành nghiệp vụ chủ yếu công tác văn thư quan Các khâu nghiệp vụ chủ yếu công tác văn thư * Giải văn đến Tất văn bản, tài liệu, thư từ quan nhận từ bên gửi đến gọi chung văn đến - Nguyên tắc giải văn đến: Tất văn đến phải qua văn thư quan để đăng ký vào sổ quản lý thống Sau văn chuyển qua thủ trưởng quan; Khi tiếp nhận, chuyển giao văn bàn giao ký nhận rõ ràng Đảm bảo nhanh chóng, xác, giữ gìn bí mật - Quá trình xử lý văn đến: Văn thư nhận văn đến Sơ phân loại, bóc bì văn Bóc bì văn bản, văn có dấu hoả tốc bóc trước Đối chiếu số, ký hiệu, số lượng văn ghi bì với thành phần tương ứng văn lấy phong bì đối chiếu với phiếu gửi Khi nhận văn văn thư ký, trả lại phiếu gửi cho quan gửi văn qua nhân viên bưu điện 28 www.HanhChinhvn.com - Sau nhận văn văn thư đóng dấu đến, ghi số đến ngày đến Dấu đến xác nhận văn đà qua văn thư, ghi nhận ngày tháng số văn đến Dấu đóng rõ ràng thống vào khoảng trống số ký hiệu, trích yếu - Công việc vào sổ đăng ký bao gồm ghi lại thông tin văn bản, tài liệu; đòi hỏi không trùng lặp, không bỏ sót, văn đăng ký lần Hình thức quan dùng sổ - Trình chuyển giao văn bản: Văn thư trình Chánh văn phòng sau nhận lại để chuyển đến đối tượng chịu trách nhiệm giải đối tượng phải ký nhận vào sổ chuyển giao văn văn thư Văn đến ngày phải chuyển giao ngày Nếu nhiều người giải quyết, văn gửi cho đơn vị, cá nhân, văn gốc lưu Theo dõi việc giải văn đến: Văn đến lưu lại hồ sơ công việc người thừa hành, người thừa hành lập hồ sơ có thông tin phản hồi việc giải văn cho người có trách nhiệm theo dõi * Giải văn đi: Văn chuyển giao theo nguyên tắc: Văn thư đóng dấu sau đăng ký làm thủ tục gửi Chỉ tiếp nhận để phát hành văn đánh máy quy định, thể thức pháp lý Văn phát hành theo quy trình sau: Ghi số văn Ghi ngày tháng văn theo ngày tháng gửi Đóng dấu lên văn đà có chữ ký hợp lệ vào sổ văn Văn chuyển ngày loại bí mật kèm phiếu gửi Mỗi văn lưu (theo quy định hai 29 www.HanhChinhvn.com bản, để lập hồ sơ lưu trữ lưu văn thư để tra tìm Các văn thường định, thông báo, báo cáo * Về tổ chức quản lý sử dụng dấu: Các loại dấu văn phòng bao gồm dấu quốc huy, dấu chức danh: Chủ tịch, Phó chủ tịch, Chánh văn phòng, Phó văn phòng, dấu Hội đồng, dấu Đảng quan, dấu công văn ®Õn; ®ã dÊu qc huy ®ỵc sư dơng nhiỊu Đóng dấu theo nguyên tắc: nội dung dấu trùng tên quan ban hành văn bản; dấu đóng lên văn giấy tờ sau đà có chữ ký cấp có thẩm quyền Không đóng dấu khống Dấu đóng rõ nét lên văn trùm lên 1/3 chữ ký bên trái màu mực đỏ tươi theo quy định Phụ lục văn dự thảo đóng dấu treo Các công chứng đóng giáp lai Dấu đóng mờ phải đóng lại Con dấu để tủ phòng văn thư, văn thư có trách nhiệm bảo quản, đảm bảo an toàn tuyệt đối Khác với công tác văn thư, công tác lưu trữ tiến hành mang tính chất định kỳ, đảm bảo tuân theo quy định Nhà nước Ngoài công tác ngoại vụ, dân tộc - tôn giáo giải nhằm đảm bảo phát huy quyền tự dân chủ nhân dân, tăng cường khối đại đoàn kết nhân dân đảm bảo tính nghiêm minh Nhà nước pháp quyền xà hội chủ nghĩa 5.3 Công tác hậu cần UBND thị xà có sở vật chất, kỹ thuật, phương tiện làm việc đầy đủ khang trang Công sở quản lý bố trí hợp lý Căn yêu cầu công việc kế hoạch tài chính, lÃnh đạo Văn phòng lập dự toán kinh phí cho việc xây dựng sở vật chất, đổi phương tiện làm việc cho phòng ban quan Các công việc công tác tổ chức hội, họp, tiếp khách Uỷ ban giải khoa học hiệu Đặc biệt phận cấp dưỡng đà tổ chức bếp ăn tập thể vào 30 www.HanhChinhvn.com buổi trưa cho cán nhân viên, qua góp phần chăm sóc sức khoẻ, nâng cao hiệu làm việc cán nhân viên Uỷ ban chương III Đánh giá tình hình hoạt động kiến nghị nhằm nâng cao hiệu hoạt động Văn phòng HĐND - UBND I Hoạt động Văn phòng việc thực cải cách hành Qua văn pháp lý, quan sát tham gia vào hoạt động thực tiễn công việc Văn phòng HĐND-UBND thị xà Phú Thọ, thấy hoạt động Văn phòng tuân thủ chặt chẽ quy định Pháp luật, khoa học hiệu Đội ngũ cán bộ, nhân viên Văn phòng thi hành nghiêm chỉnh quy định Pháp lệnh Cán công chức (đà sửa đổi bổ sung năm 2000 2003); tiêu chuẩn đạo đức công vụ Về hoạt động Văn phòng, nói hiệu hoạt động Văn phòng ảnh hưởng lớn đến việc thực Kế hoạch cải cách hành cđa UBND thÞ x· Mét sè néi dung KÕ hoạch cải cách hành năm 2004 cho thấy điều Đó nội dung: - Thực đổi quy trình xây dựng ban hành văn quy phạm Pháp luật Bao gồm: Rà soát văn quy phạm Pháp luật HĐND UBND thị xà xÃ, phường đà ban hành Thông báo văn quy phạm Pháp luật đà hết hiệu lực thực Sửa đổi, bổ sung, huỷ bỏ văn chồng chéo hết hiệu lực thi hành trái với văn Nhà nước cấp Cải tiến quy trình ban hành văn bản, đảm bảo tính khoa học hiệu quả, thực quy trình, tiến độ đảm bảo chất lượng văn đà ban hµnh TiÕp tơc triĨn khai øng dơng tin häc 31 www.HanhChinhvn.com để phục vụ cho việc tra cứu, soạn thảo, thẩm định văn quy phạm Pháp luật - Cải cách thủ tục hành chính: Duy trì thực có hiệu chế cửa theo Quyết định số 181/2003/QĐ-TTg Thủ tướng Chính phủ.Tiếp tục kiện toàn tổ chức cải tiến phương pháp tiếp nhận trả kết tổ chức công dân phù hợp tình hình thực tiễn, giảm tối đa phiền hà cho nhân dân Thường xuyên kiểm tra việc tổ chức thực hiện, đánh giá sơ kết rút kinh nghiệm kịp thời để uốn nắn thực tốt Cải tiến chế độ hội họp, nâng cao chất lượng, hiệu hội nghị; cải tiến chế độ giao ban; nâng cao trách nhiệm Phó chủ tịch phụ trách khối, trưởng, phó phòng, ban, ngành trách nhiệm cán bộ, công chức - Từng bước đại hoá phương tiện làm việc: Trang bị sở vật chất điều kiện làm việc cho quan quản lý Nhà nước, đảm bảo phòng, ban chuyên môn có máy vi tính phục vụ việc tra cứu, khai thác, cập nhật thông tin bảo đảm nhanh gọn, xác, tiện dụng hiệu giải công việc Tiếp tục triển khai thực đề án 112 Chính phủ Tin học quản lý hành Nâng cấp, sửa chữa làm trụ sở làm việc xÃ, phường Nâng cấp dần điều kiện vật chất để phát huy hiệu quả, hiệu lực quản lý Nhà nước với sở Tất hoạt động đạt hay không phần lớn Văn phòng hoạt động có hiệu hay không Trong bật lên vấn đề cải cách thủ tục hành đại hoá phương tiện làm việc quan Văn phòng phận chịu trách nhiệm đảm bảo sở vật chất cho quan hoạt động hiệu tính toán nguồn lực so với dự toán để cân đối tài cho quan mét vÊn ®Ị hÕt søc quan träng 32 www.HanhChinhvn.com Trong đó, đại hoá công tác văn phòng giống mét sù bøt ph¸ cho viƯc thùc hiƯn c¸c nhiƯm vụ kế hoạch cải cách hành Với vị trí đầu mối quan hệ công tác Uỷ ban, hoạt động Văn phòng ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu hoạt động quan chuyên môn khác, quan cấp hoạt động lÃnh đạo Uỷ ban Do vấn đề đặt cần nhìn nhận mức vị trí, vai trò, ý nghĩa Văn phòng cấu tổ chức máy quyền địa phương để có phương hướng nâng cao hiệu hoạt động Văn phòng II Một số kiến nghị nhằm nâng cao hiệu hoạt động Văn phòng HĐND-UBND thị xà Phú Thọ Trong thời gian thực tập Văn phòng HĐND-UBND thị xà Phú Thọ trực tiếp phận văn thư đà thu nhiỊu rÊt nhiỊu kiÕn thøc thùc tÕ bỉ Ých T«i thấy Văn phòng có vị trí quan trọng cấu làm việc Uỷ ban Chính Văn phòng HĐND-UBND thị xà cần nâng cao lực hoạt động việc bổ sung cán bộ, nhân viên; đại hoá phương tiện làm việc để phát huy tính động, thực tốt chức Một hoạt động Văn phòng quản lý văn Đặc biệt việc tra cứu tài liệu để thu thập thông tin phục vụ cho việc định quản lý khâu đòi hỏi xác nhanh chóng Riêng văn cấp Trung ương Bộ, ngành, có lúc gặp khó khăn việc tra cứu kho lưu trữ tốn nhiều thời gian Do việc triển khai đề án 112 giúp cho việc tra cứu thông tin nhanh chóng Việc xây dựng mạng LAN kết nối với Mạng công báo cổng phủ điện tử giúp tra cứu văn trở nên nhanh chóng đơn giản 33 www.HanhChinhvn.com Mặt khác viƯc giíi thiƯu vỊ thÞ x· qua mét website trùc tuyến giúp cho hình ảnh tổng quan thị xà truyền bá rộng rÃi, có tác động định tình hình phát triển kinh tế xà hội địa phương Bên cạnh thông tin đa dạng bên giúp cho cán quản lý rút kinh nghiệm cho việc giải vấn đề địa phương Đây chÝnh lµ mét bíc tiÕn quan träng viƯc hiƯn đại hoá phương tiện làm việc tiến trình cải cách hành nói chung Do đó, bên cạnh biện pháp quản lý đà cấp Uỷ, Đảng phê duyệt áp dụng đại hoá phương tiện làm việc nói chung đại hoá công tác Văn phòng nói riêng đem lại kết hoạt động quan 34 www.HanhChinhvn.com Kết luận Đợt thực tập đà giúp nắm nhiỊu kiÕn thøc thùc tÕ vỊ nỊn hµnh chÝnh nhµ nước nói chung, hoạt động thường nhật quan cụ thể nói riêng Qua thấy sinh viên hành cần có thái độ tiếp thu nghiêm túc kiến thức đà học Học viện trình thực tiễn công việc làm tốt công việc trường, trở thành công chức nhà nước Về lĩnh vực hoạt động Văn phòng nói riêng, xin gửi lời cảm ơn đến Thầy cô khoa Văn Công nghệ hành đà truyền đạt khối lượng kiến thức phong phú hành văn phòng qua môn học khoa Trên nội dung quan sát, tổng hợp sau đợt thực tập Văn phòng HĐND-UBND thị xà Phú Thọ Một lần xin trân trọng cảm ơn giúp đỡ Thầy Tô Hoàng Phúc, Cô Bùi Thuỳ Nhi khoa Quản lý Nhà nước Kinh tế; UBND, Văn phòng HĐNDUBND thị xà Phú Thọ đà tạo điều kiện giúp đỡ hoàn thành báo cáo 35 www.HanhChinhvn.com Nhận xét giáo viên 36 www.HanhChinhvn.com 37 ... Đánh giá tình hình hoạt động kiến nghị nhằm nâng cao hiệu hoạt động Văn phòng HĐND v UBND Đánh giá tình hình hoạt động 31 Một số kiến nghị nhằm nâng cao hiệu hoạt động Văn phòng HĐND-UBND... tổ chức Văn phòng HĐND-UBND thị xà Phú Thọ bao gồm 01 Chánh văn phòng, 01 phó văn phòng, 01 Thường trực Hội đồng thi đua khen thưởng, 01 nhân viên văn thư, 01 nhân viên phòng máy, 01 nhân viên... trưởng, đề cao trách nhiệm cá nhân Chức trách cá nhân: 3.1 Chánh văn phòng Chánh văn phòng người lÃnh đạo điều hành hoạt động Văn phòng, tổ chức thực nhiệm vụ Văn phòng (đà nêu trên) theo luật