Đang tải... (xem toàn văn)
Slide bài giảng quản lý học chương 4: Chức năng tổ chức
v1.0 BÀI 4 CHỨC NĂNG TỔ CHỨC PGS.TS.Phan Kim Chiến Trường Đại học Kinh tế Quốc dân 1 v1.0 TÌNH HUỐNG KHỞI ĐỘNG: Chức năng tổ chức có ảnh hưởng thế nào đến kết quả hoạt động của một tổ chức? • Đại học KT Hà Nội là một trường ĐH lớn đa ngành với 40 chuyên ngành đào tạo thuộc 8 khối ngành kinh tế, kinh doanh, quản lý, tài chính, kế toán, luật, hệ thống thông tin, ngoại ngữ kinh tế, với các hệ chính quy, tại chức, bằng hai và từ xa; 25 chương trình đào tạo ĐH và cao học liên kết nước ngoài. Là một trong những trung tâm nghiên cứu và tư vấn lớn của cả nước. • Trường chịu sự quản lý gắt gao của Bộ GDĐT. Trường ko được tự quyết định quy mô tuyển sinh, nội dung ch/trình đào tạo, mức học phí nhưng lại phải tự chi trả cho mọi hoạt động của mình. • Đội ngũ giảng viên, nhân viên hơn 2000 người, số lượng SV, học viên là hơn 30000, trường vẫn có cấu trúc truyền thống với 23 Khoa đào tạo chuyên ngành và 15 Phòng Ban, Trung tâm. • Mức độ tập trung trong quản lý tại Trường rất cao. Phần lớn các quyết định liên quan đến hoạt động đào tạo, nghiên cứu khoa học, tài chính, nguồn nhân lực… được đưa ra ở cấp trường. Các khoa hầu như chỉ hoạt động như những phân xưởng sản xuất, thực hiện giảng dạy theo kế hoạch tập trung của nhà trường. 2 v1.0 TÌNH HUỐNG KHỞI ĐỘNG • Sự hòa nhập giữa các khoa và bộ môn trong trường thấp dẫn đến tình trạng cát cứ. Nhiều chuyên ngành và môn học trở nên trùng lắp. Mối quan hệ công việc giữa các bộ phận trong trường không rõ ràng do thiếu cơ chế phối hợp… • Hậu quả của tình trạng trên là chất lượng đào tạo giảm, Trường dần mất thị trường trong một số hệ và ngành đào tạo, thu nhập của giáo viên, nhân viên không cao hơn các trường trong khối, động lực của giáo viên giảm sút. • Trong bối cảnh đó, để đưa Trường sang một giai đoạn phát triển mới cần có sự thay đổi toàn diện. Nhà trường phải được hưởng chế độ tự chủ từ Bộ GDĐT cả trong đào tạo và tài chính. Về phía mình, Trường phải lựa chọn sứ mệnh và tầm nhìn: trở thành một trường ĐH mang tính đại chúng hay trường ĐH đào tạo nhân lực chất lượng cao, nghiên cứu và tư vấn. 3 v1.0 TÌNH HUỐNG KHỞI ĐỘNG • Cơ cấu tổ chức phải được đổi mới theo hướng tăng cường phi tập trung, tạo nên các đơn vị chiến lược là các trường nhỏ có quyền tự chủ cao và theo đuổi định hướng chiến lược của trường; sử dụng cơ cấu ma trận để xây dựng các chương trình đào tạo theo nhu cầu xã hội; phát triển các nhóm nghiên cứu và tư vấn xuyên chức năng; tăng cường sự hòa nhập giữa các đơn vị và bộ phận trong Trường; chuẩn hóa hoạt động của toàn hệ thống. Hơn nữa muốn tăng được chất lượng đào tạo thì điểm mấu chốt là phải thu hút, sử dụng và giữ được người giỏi trong đào tạo, nghiên cứu, tư vấn và cả quản lý Nhà trường. • Trường Đại học KT là hình ảnh mô phỏng của nhiều trường đại học công lập ở Việt Nam hiện nay với nhiều vấn đề cần giải quyết, trong đó có những vấn đề thuộc về chức năng tổ chức. 4 1. Trong tình huống trên, các vấn đề thuộc về chức năng tổ chức ở trường Đại học KT có phải là một trong những nguyên nhân làm ảnh hưởng đến kết quả hoạt động của Nhà trường hay không? 2. Có những vấn đề nào thuộc về chức năng tổ chức cần phải giải quyết trong tình huống trên? v1.0 MỤC TIÊU • Hiểu được thuật ngữ tổ chức như một chức năng quản lý và vai trò của tổ chức trong triển khai một kế hoạch nhất định. • Nắm được khái niệm cơ cấu tổ chức • Hiểu và phân tích được cơ cấu tổ chức của một tổ chức nhất định theo các thuộc tính cơ bản của cơ cấu tổ chức. • Hiểu quy trình hoàn thiện cơ cấu tổ chức và thực hành tốt những kỹ năng trong quy trình hoàn thiện cơ cấu tổ chức 5 v1.0 6 NỘI DUNG Một số khái niệm cơ bản liên quan đến chức năng tổ chức Các thuộc tính cơ bản của cơ cấu tổ chức Quy trình hoàn thiện cơ cấu tổ chức v1.0 1. MỘT SỐ KHÁI NIỆM CƠ BẢN LIÊN QUAN ĐẾN CHỨC NĂNG TỔ CHỨC • Tổ chức là quá trình triển khai các kế hoạch (động từ tổ chức theo nghĩa rộng). • Với tư cách một chức năng quản lý, tổ chức là quá trình sắp xếp nguồn lực con người và gắn liền với con người là các nguồn lực khác nhằm thực hiện thành công kế hoạch (động từ tổ chức theo nghĩa hẹp). • Trong bài này chúng ta nghiên cứu tổ chức theo nghĩa hẹp. v1.0 CƠ CẤU TỔ CHỨC • Cơ cấu tổ chức - khuôn khổ trong đó các hoạt động của tổ chức được phân chia, các nguồn lực được sắp xếp, con người và các bộ phận được phối hợp nhằm thực hiện các mục tiêu kế hoạch • Cơ cấu chính thức: tập hợp các bộ phận và cá nhân có mối quan hệ tương tác, phối hợp với nhau, được chuyên môn hoá, có nhiệm vụ, quyền hạn và trách nhiệm nhất định, được bố trí theo những cấp khác nhau, thực hiện các hoạt động của tổ chức nhằm tiến tới các mục tiêu kế hoạch. • Cơ cấu phi chính thức được tạo nên bởi các mối quan hệ phi chính thức giữa các thành viên của tổ chức • Cơ cấu tổ chức bền vững: tồn tại trong một thời gian dài, gắn liền với giai đoạn chiến lược của tổ chức. • Cơ cấu tổ chức tạm thời được hình thành nhằm triển khai các kế hoạch tác nghiệp của tổ chức. v1.0 9 2.2. Hình thành các bộ phận 2. CÁC THUỘC TÍNH CƠ BẢN CỦA CƠ CẤU TỔ CHỨC 2.1. Chuyên môn hóa công việc 2.3. Cấp quản lý và tầm quản lý 2.4. Quyền hạn và trách nhiệm trong tổ chức 2.5. Tập trung và phi tập trung trong quản lý 2.6. Phối hợp các bộ phận của tổ chức v1.0 2.1. CHUYÊN MÔN HÓA CÔNG VIỆC • Thể hiện mức độ phân chia nhiệm vụ thành các công việc mang tính độc lập tương đối để trao cho các cá nhâN. • Lợi thế: có thể làm tăng năng suất lao động, chất lượng và hiệu quả của người lao động. • Hạn chế: có thể dẫn đến sự nhàm chán, giảm khả năng sáng tạo của người lao động; tình trạng xa lạ, đối địch giữa những người lao động. [...]... trách nhiệm của các nhà quản lý có thể trùng lắp tạo ra các xung đột; 3) Cơ cấu phức tạp và không bền vững; và 4) Có thể gây tốn kém v1.0 MÔ HÌNH TỔ CHỨC HỖN HỢP TẠI CÔNG TY ĐIỆN LỰC HÀ NỘI v1.0 2.3 CẤP QUẢN LÝ VÀ TẦM NHÌN QUẢN LÝ • Tầm quản lý (hay tầm kiểm soát): Số thuộc cấp báo cáo trực tiếp với một nhà quản lý nhất định • Tầm quản lý rộng sẽ cần ít cấp quản lý, tầm quản lý hẹp cần nhiều cấp • Các... lĩnh vực chức năng; • Các mô hình tổ chức bộ phận theo đơn vị (mục tiêu) độc lập: sản phẩm/ khách hàng/ địa dư; • Mô hình tổ chức ma trận; • Mô hình tổ chức theo nhóm; • Cơ cấu mạng lưới v1.0 MÔ HÌNH TỔ CHỨC BỘ PHẬN THEO CHỨC NĂNG TẠI CÔNG TY CHẾ TẠO MÁY ABC v1.0 MÔ HÌNH TỔ CHỨC BỘ PHẬN THEO CHỨC NĂNG • Là hình thức tạo nên bộ phận trong đó các cá nhân hoạt động trong cùng một chức năng được... dụng tham mưu trở thành thông lệ trong đời sống tổ chức • Bảo đảm cho tham mưu có đủ thông tin • Bảo đảm tham mưu toàn diện v1.0 2.5 TẬP TRUNG VÀ PHI TẬP TRUNG TRONG QUẢN LÝ • Tập trung là phương thức tổ chức trong đó phần lớn quyền ra quyết định được tập trung vào cấp quản lý cao nhất của tổ chức • Phi tập trung là phương thức tổ chức trong đó các nhà quản lý cấp cao trao cho cấp dưới quyền ra quyết định,... chức vụ) quản lý nhất định trong tổ chức • Trách nhiệm - đó là bổn phận phải hoàn thành những hoạt động được phân công và đạt được mục tiêu xác định v1.0 CÁC LOẠI QUYỀN HẠN TRONG TỔ CHỨC • Quyền hạn trực tuyến là quyền hạn cho phép nhà quản lý ra quyết định và giám sát trực tiếp đối với cấp dưới • Quyền hạn tham mưu là quyền cung cấp lời khuyên và dịch vụ cho các nhà quản lý khác • Quyền hạn chức năng. .. nhiều cấp • Các yếu tố ảnh hưởng đến tầm quản lý: Năng lực của các nhà quản lý; Tính phức tạp của hoạt động quản lý; Sự thạo việc và ý thức tuân thủ của cấp dưới; Sự rõ ràng trong xác định nhiệm vụ, quyền hạn, trách nhiệm; Năng lực của hệ thống thông tin v1.0 CÁC MÔ HÌNH CƠ CẤU TỔ CHƯC XÉT THEO SỐ CẤP QUẢN LÝ v1.0 2.4 QUYỀN HẠN VÀ TRÁCH NHIỆM TRONG TỔ CHỨC • Quyền hạn là quyền tự chủ trong... TRONG QUẢN LÝ TỔ CHỨC • Uỷ quyền trong quản lý tổ chức là hành vi của cấp trên trao cho cấp dưới một số quyền hạn để họ nhân danh mình thực hiện những công việc nhất định • Trao quyền là hành vi của cấp trên cho phép cấp dưới thực hiện công việc nhất định một cách độc lập v1.0 MỨC ĐỘ PHI TẬP TRUNG TRONG TỔ CHỨC Mức độ phi tập trung càng lớn khi: • Tỷ trọng các quyết định được đề ra ở các cấp quản lý thấp... tín của các chức năng cơ bản; 4) Chú trọng hơn đến tiêu chuẩn nghề nghiệp và tư cách nhân viên; 5) Tạo điều kiện cho kiểm tra chặt chẽ của cấp cao nhất v1.0 MÔ HÌNH TỔ CHỨC BỘ PHẬN THEO CHỨC NĂNG (tiếp theo) • v1.0 Nhược điểm: 1) Mâu thuẫn giữa các đơn vị chức năng; 2) Thiếu sự phối hợp hành động giữa các bộ phận; 3) Chuyên môn hóa quá mức có thể tạo ra cách nhìn hạn hẹp ở các nhà quản lý; 4) Giảm... kiểm soát của cấp quản lý cao nhất có thể gặp nhiều khó khăn v1.0 TỔ CHỨC THEO ĐƠN VỊ CHIẾN LƯỢC Ở MỘT NGÂN HÀNG LỚN v1.0 CƠ CẤU TỔ CHỨC MA TRẬN TẠI MỘT DOANH NGHIỆP v1.0 CƠ CẤU TỔ CHỨC MA TRẬN • Ưu điểm: 1) Định hướng các hoạt động theo kết quả cuối cùng; 2) Tập trung nguồn lực vào khâu xung yếu; 3) Kết hợp được năng lực của nhiều nhà quản lý và chuyên gia; 4) Tạo điều kiện đáp ứng nhanh chóng với những... nhạy cảm của tổ chức đối với sản phẩm, dịch vụ và khách hàng; 5) Hạn chế việc phát triển các nhà quản lý chung; 6) Đổ trách nhiệm thực hiện mục tiêu chung của tổ chức cho cấp lãnh đạo cao nhất TỔ CHỨC THEO SẢN PHẨM/KHÁCH HÀNG/ĐỊA DƯ • Là hình thức tạo nên bộ phận trong đó các cá nhân thực hiện các hoạt động tạo ra 1 loại sản phẩm, phục vụ 1 nhóm khách hàng mục tiêu, trên 1 khu vực địa lý được hợp nhóm... dư: các hoạt động trong một khu vực địa lý nhất định được hợp nhóm và giao cho một nhà quản lý v1.0 MỘT CÁCH HỢP NHÓM BỘ PHẬN THEO SẢN PHẨM v1.0 MÔ HÌNH TỔ CHỨC BỘ PHẬN THEO KHÁCH HÀNG CỦA MỘT DOANH NGHIỆP KINH TẾ QUỐC PHÒNG v1.0 MÔ HÌNH TỔ CHỨC THEO ĐỊA CƯ CỦA CỤC THUẾ HÀ NỘI v1.0 ƯU, NHƯỢC ĐiỂM CỦA MÔ HÌNH TỔ CHỨC BỘ PHẬN THEO SẢN PHẨM/ KHÁCH HÀNG/ ĐỊA DƯ Ưu điểm: 1) Tập trung sự chú ý vào . 2.1. Chuyên môn hóa công việc 2.3. Cấp quản lý và tầm quản lý 2 .4. Quyền hạn và trách nhiệm trong tổ chức 2.5. Tập trung và phi tập trung trong quản lý 2.6. Phối hợp các bộ phận của tổ chức v1.0 2.1 ra cách nhìn hạn hẹp ở các nhà quản lý; 4) Giảm tính nhạy cảm của tổ chức đối với sản phẩm, dịch vụ và khách hàng; 5) Hạn chế việc phát triển các nhà quản lý chung; 6) Đổ trách nhiệm thực. được người giỏi trong đào tạo, nghiên cứu, tư vấn và cả quản lý Nhà trường. • Trường Đại học KT là hình ảnh mô phỏng của nhiều trường đại học công lập ở Việt Nam hiện nay với nhiều vấn đề cần