e d hda tai lieu khdng ddn gian ehi la viee trang bj cac thie't bj phin cUng nhu may quet (scanner), may anh ky thuat sd (camera), cae loai thie't bj lUu trif ma sd hda bao gdm nhifng edng doan phifc tap ciia qua trinh tao ra nhifng bd sUu tap tai lieu sd nham bao quan, tao lap ngudn dtf lieu sd cho thu vien sd hda, cd the chia se trong mang ndi bd, hay phue vu true tuye'n. Ngay nay viee sd hda tai lieu va xay dung mdt website la kha de dang. Tuy nhien ne'u la mdt du an sd hda Idn ehiing ta eIn can nhac vl sd hda la viec het sUc td'n kem va eIn mdt tim nhin chie'n lupc, dua tren xu hUdng phat trien ciia cdng nghe va cae yeu elu cap thie't eIn phai sd hda tai lieu. Tat ea nhung dieu dd ne'u dupe can nhac ky, dupe td chUe mdt each than trpng, nghiem tuc va ngay tU diu se lam cho dU an sd hda tai lieu thanh cdng cao nhat. Dudi day la mdt sd kinh nghiem va quy trinh sd hda cae dang tai lieu khae nhau nhU: tai lieu viet tay (hoac ban thao), anh, sach, tai lieu dang in an dupc vie't theo kinh nghiem thuc te nham trang bj nhifng kien thifc ed ban de xay dung, va thUe hien mdt du an sd hda. Vay so' hoa tai lieu thUvien la gi? Theo nghTa ddn gian nhat, thi sd hda LE DQC THANG ThUvien Qudc gia Viet Nam tai lieu thu vien "la tien trinh chuyen ddi tai lieu thu vien tU dang truyen thd'ng sang dang dien tuf va luu tren may tfnh nham bao quan, chia se va phue vu true tuye'n". Cac bude tien hanh so hda: Trude khi thue hien mdt du an sd hda, chiing ta hay quan tam de'n nhtfng van de sau day: + Hay dat nhieu/hoac rat nhieu cau hdi trUde + Hay xae djnh ngudn tai chinh, nhan lue, thie't bj, sU hieu biet ve edng nghe sd hda + Thanh lap Ban quan ly du an + Lufa chpn bd sUu tap hoac loai tai lieu eIn sd hda + Tien hanh Sd hda tai lieu + Xif ly dif lieu sd + Tao sieu duf lieu (bien muc) + Sao lUu, danh dau, va chi mue + Kiem soat chat lupng (anh/text, bieu ghi thu mue va lien ket tep) + Dua chimg len website (Internet) + Kiem soat lai chat lupng: cae dudng lien ket, ye'u td bien muc 24 Dudi day la quy trinh sd hda eae ngudn tai nguyen ciia thu vien: Budc 1: Dat nhieu eau hoi trUde TrUdc khi xay dUng dU an sd hda can can nhac nhtfng van de sau day: + Tai sao can sd hda tai lieu/de lam gi? + Dd'i tupng phuc vu la ai? + So lupng tai lieu eIn sd hda? + Ai sd hifu tai lieu dd? + Ban quyen tai lieu thudc ve ai? + Thdi gian thufc hien duf an? + Ngan sach d dau (de tao lap va duy tri)? + Ai, cap nao chju trach nhiem giai quye't khd khan cua duf an (ne'u ed)? + Sd hda tai lieu nhu the nao? + Djnh dang san pham la gl? (anh/van ' ban) + Md ta tai lieu nhU the nao/diing ehuan bien mue gl? + Quy djnh cae chfnh sach truy cap tai lieu sd? (ai/mifc dp truy cap, miin phf hay cd thu phi ). + Bao quan va duy tri phue vu nhuthe nao? Luu y rang, ehiing ta eIn phai xay dung mdt khung thdi gian thfeh hpp cho duf an sd hda. Quy trinh sd hda can de'n mdt sU nd lUc rat Idn. Thdi gian eho quan ly, bao eao, quan ly nhan sU, thao tac va td ehife file dtf lieu, sao lUu, kiem soat chat lupng va xay dufng giao dien ngUdi dimg tin mdt each thfeh hpp (tre em, ngudi Idn tudi, tan tat ). Tfnh toan thdi gian lam mdt edng viee he't bao nhieu thdi gian - trong thUe te nd mat nhieu thdi gian hdn ehiing ta nghT. Budc 2: Lua chon tai lieu Chung ta cin can nhac ky trUde khi lua chpn tai lieu cin sd hda. Dieu nay phu thudc vao chinh sach eua thu vien: xae djnh ngudn tai lieu nao eIn sd hda trUdc/Uu tien trude (tai lieu quy hiem, tai lieu cd nhieu nhu clu doe nhat, tai lieu ed gia thanh dat ). Ban quyen eUe ky quan trpng trong viee lua chpn tai lieu. VI tai lieu sau khi sd hda se dupe dUa len Internet. TrUde khi sd hda hay tuan thii luat ban quyen tae gia eiia Viet Nam eung nhU luat ban quyen qud'e te. Budc 3: Thiet bi cho so' hda tai lieu + May vi tinh: Phin eifng va phin mem may tinh ludn bien ddi nhanh chdng. May thay, nhtfng may tfnh hien tai ed the xuf ly dtf lieu rat nhanh, dam bao rat tdt eho edng viec quet anh va cac edng tae sd hda khae. Cin lufa chpn loai may tfnh ca nhan ed eau hinh RAM, dung lupng d eifng, va Chip xif ly ed tdc dp eao nhat trong thdi diem hien tai. Ngoai ra eac thie't bj khae eung rat quan trpng la d ghi CD-R/DVD-R, d CD- ROM/DVD (de sao lUu dtf lieu tren CD), man hinh cang Idn cang td't (gpi y: 17" hoac Idn hdn: nham kiem tra dp trung thufc eiia anh sd). + Mav quet anh: May quet phang (Flatbed scanner) ed nhieu hang va nhieu model khac nhau (HP, EPSON ). Gid'ng nhu may vi tfnh, phin Idn nhtfng may scanner hien nay la dam bao chat lupng va thfch hpp cho viee quet anh. Ndi chung chiing ta nen lufa chpn nhtfng hang ndi tieng va tham khao model ciia may scanner tren cac bao, tap ehi, web- site ve edng nghe trUde khi quye't djnh mua. Hay lufa chpn nhifng may scanner cd be mat cang rdng cang td't. Lua chpn loai may ed dp phan giai quang hpe tdi thieu 600 dpi. .,Chu V ve Mav anh so: Phan Idn nhtfng may anh ky thuat sd hien nay deu dap Tap chf THU VIEN VIET NA 3(19) 25 Sd hoa tai lieu Han - Ndm tai Thu vien Qudc gia Viet Nam ifng td't eae tieu ehuan ve sd hda, nhUng ban eung cin thiet lufa chpn nhtfng hang cd uy tfn, va nhifng may anh sd phd bie'n. + Phan mem: Ngoai cac phin mem xif ly anh sd di kem vdi cae thie't bj phin cUng ciia may quet anh, hay may anh ky thuat sd, eac ifng dung cdn lai nen diing cae ehuan xif ly anh eiia Adobe Photoshop. Mae diing Photoshop dat hdn eac phin mem xif ly anh khae, nhUng chat lUpng xif ly hinh anh td't hdn. Ndi chung Adobe ed the eung cap gin nhu toan bd cae nhu cau ve xir ly anh eiia ban. + O chUa: Kinh te nhat trong lUu trif offline la lUu trtf tren CD-ROM (ehu y: khdng nen luu trtf dif lieu tren CD-RW - dTa quang cd the ghi - xda dupe). Nhifng dTa quang td't nhat hien nay cd gia khoang 15 nghin ddng. Luu trif nhtfng anh gdc va anh phai sinh tren CD-ROM va sao luu them 1 ban eho mue dfeh bao quan. Bao quan nhtfng dia dtf lieu nay trong hop (chd'ng chay-nd, nudc, am ), ghi nhan phii hpp vdi ky hieu nhan dang (Sd ky hieu, sd luu chieu ) cho mdi npi dung eua nd. Anh: Manh Quang - Khi luu trtf tren dTa quang (CD-ROM) lau dai, ehii y tudi thp eiia dTa quang cd the tu 5-10 nam, sau dd dif lieu ed the bj hdng hoac mat mat. Hay lap ke hoach lUu sao luu du phdng tat ea nhifng dTa quang dd vao khoang 5 nam sau. - DTa DVD cung la mdt trong nhifng giai phap eho viec sao lUu, duf phdng dif lieu, ngay nay vdi viee cimg ra ddi eiia eae d ghi DVD ed tdc dp ghi cao va kha nang luu trif Idn dang la Ipi the eho viec sao luu, duf phdng dif lieu (1 dTa DVD trung binh ed dung lUdng 4.7G, dung lupng Idn nhat cho mdt dTa DVD hien nay la 8.5G, ngoai ra edn ed dTa Bluray). Mdt giai phap td'n kem hdn, nhung thich hdp hdn eho luu trif lau dai eac file ehii (file gd'c) la sir dung d dTa eifng va sao luu sang dang bang tU. Bude 4. Quet anh Quy trinh quet anh dugc thufc hien theo nhifng cong doan dudi day: - Tao mdt anh sd ehii (anh gdc), lUu dudi dang file .TIFF: diing de luu trif, bao quan. LUu file gdc tren dTa CD-ROM hoac eae dang luu trtf khae. 26 - Tao file phai sinh (copy) tU file gd'c dd: dimg de xuf ly va dUa chiing len eae web server va phd bie'n ra Internet. Nhtfng thdng sd eho anh quet ehung ta ed the tham khao: a. Doi vdi nhCfna trana chi toan chd (ban viet tay. in gia'y thdna thudna) + Op phan giai tdi thieu: 300 dpi + 24-bit RGB mau (hoac 8 - 16 bit grayscale) + Chinh sang/tdi ne'u mudn (chu y khdng chinh qua sang hay qua tdi) + Lull d dang TIFF. b. Vdi nhdng trang cd ca chd va anh minh hoa + Dp phan giai tdi thieu: 300 dpi + Anh den - tring: 8 bit grayscale (xam) + Anh mau: 24 bit RGB mau + Chinh sang/tdi ne'u mudn (ehu y khdng chinh qua sang hay qua tdi) + Lull d dang TIFF. Mdt vai chu v khi quet anh: Mau sac ciia anh: Khi ban thie't lap cai dat may tfnh va may scanner, ban phai chac chin rang man hinh va may scan- ner dupe dieu chinh eau hinh nhu nha san xuat ehi din, nhu vay mau sic cae anh se nhat quan (ed the dimg cae bien phap de kiem tra mau sac bang phin mem hay bang mat thudng ed suf dung cac mlu do mau). May quet anh, va may anh ky thuat sd thudng tuf ddng dpc va can chinh mau trong qua trinh thu nhan anh. Chung ta nen kie'm tra dl ehle chin ring mau sac anh gd'c tren tai lieu va anh sd khi hien thj tren man hinh la tUdng dUdng nhau. Ne'u khi quet anh, man hinh hien thj mau eiia anh qua vang, qua tdi hoac qua sang, chiing ta eIn phai can ehinh lai bang viee dieu ehinh (settings) va thuf lai eho de'n khi mau eiia anh that va anh hien thj tren man hinh la tUdng dUdng nhau. Dat ten eho file anh: Ne'u tai lieu eIn so hda ed ky hieu hoac ed series lien quan vdi nhau, thi diing ky hieu diu cho ten file gid'ng nhau. De thd'ng nhat ky hieu ten file, suf dung eae ky hieu ehung eho toan bd quy trinh sd hda. Thdng thudng hay lay ky hieu kho hoac sd lUu chieu de dat ten eho thU mue quan ly va ten file anh sd. Vf du: Mdt quyen luan an ed sd ky hieu la LA-1555 thi eae file anh sd se dupc luu trong thu muc cd ten la LA- 1555 va eae file anh se dUde danh ten la: LA-1555-001.tif, LA-1555'-0022.tif, LA- 1555-003.tif LA-1555-00n.tif. De thd'ng nhat each dat ten eho eac bd sUu tap, tdt nhat hay diing cae chif cai thudng edng vdi 3 sd dang sau (ne'u ta thay rang sd lupng trang ed the vUdt qua 999 trang anh, hay sif dung 4 chif sd): Vfdu: LA-1555-0001.tif. Chu y: Cac phin mem di kem scanner hien nay deu hd trp de ngUdi diing cd the dat ten mdt each de dang, va sd thif tu la mdt series lien tie'p tU 1 de'n n. Hay dat lai sd ky hieu tU diu cho nhifng tai lieu tie'p theo. Neu ed nhieu trang lien quan den nhau: hay sir dung them chiJf cai vao dang sau day ky hieu dd: Vi du: LA- 1555-0001a.tif, LA-1555-0001b.tif, LA- 1555-0001e.tif. Cat chlnh/Xoay anh: Xoay anh nham lam thing trang anh, trong khi quet anh ed the bj nghieng, hoac chfnh trang van ban eIn quet bj nghieng. Cit anh la cdng viec nham loai bd nen thUa ra khdi anh. Ban ed the eat den tan le eiia trang van ban. (Cd the diing phin Tap chi THU VIEN VIET NAM 1(19) mem Photoshop, Microsoft Office Picture Manager). Anh phai sinh: Mdt vai djnh dang file phd bie'n diing eho anh phai sinh dupe sao chep tU anh ehii (anh gdc). + GIF: Day la djnh dang ehi suf dung de tao anh thu nhd minh hpa 1 bit den - trIng. + JPEG: Dugc sif dung rdng rai de phd bie'n anh cd dp phan giai cao tren Internet. + PDF: Mdt san pham eiia hang Adobe, djnh dang nen nay ddi hdi ngudi diing phai cai phin mem Acrobat Reader tren may tfnh ea nhan (thudng thi nd khdng ed sin tren may tfnh ca nhan hay cae phin mem duyet web). Day la phin mem miin phi ed kha nang duyet va in an tai lieu di dang + DjVu: Mdt san pham ciia hang LizardTeeh, djnh dang DjVu ed the nen td't hdn PDF va rat de dang xoay anh va in In. NhUng de dpc dupe djnh dang nay ngUdi sif dung cin phai cai mdt ifng dung hd trp (plug-in). Dugc ehia se miin phi tren mang eua LizardTeeh. + MrSID: Cung tU LizardTeeh, djnh dang MrSID thudng dupe sif dung eho anh cd kich cd Idn nhU ban dd hoac cae pand, ap phi'ch Djnh dang nay eho phep ngudi diing ed the phdng to/thu nhd anh nhung vin duy tri dupe dp phan giai eao. Hien tai ThUvien Qud'e gia dang dimg 2 djnh dang anh phai sinh ehii ye'u la JPG va bjvu. Bude 5: Nhan dang quang hgc (Ma hda van ban) OCR la gl? Van ban, sach hoac nhtfng tai lieu in an khac cd the chuyen sang dang van ban, nd la mdt phin eua quy trinh sd hda. Dd la edng nghe OCR (Optical Character Recognition - nhan dang ky tuf quang hpe). Sau khi nhan dang van ban ed the tao thanh eae trang web va dUa len mang hoac cd the ma hda d dang SGML hoac XML, va cd the tim kie'm tren ed sd dtf lieu. Trong thufc te viee chuyen dang tai lieu bang OCR va ma hda van ban la rat td'n kem ve thdi gian va tien bae. Tiiy thudc vao nhu cau hoac mifc dp yeu cau eiia tUng duf an ma ed the thue hien sd hda anh hoac sd hda chuyen dang OCR. Budc 6: Tao sieu dU lieu Diing ehuan Dublin Core de bien muc tai lieu sd. Hoac ed the dung ehuan MARC. Hien tai ThU vien Qud'e gia Viet Nam dang diing chuan Dublin Core de bien mue eho dif lieu so. Metadata la gl? Metadata dimg de md ta mdt tai nguyen thdng tin dUdc ehia se tren Internet. Mdt ban ghi metadata bao gdm mdt tap cae thudc tfnh hoac tap eac phin tir eIn thie't de md ta eac tai nguyen theo yeu elu. Vf du, mdt he thd'ng metadata thdng thudng trong bien mue thu vien chira mdt tap eae ban ghi metadata dimg de md ta sach nhU: tac gia, nhan de, thdi gian xuat ban, chu de- de mue, ehi sd xae djnh vj tri tren kho, gia v.v Cd nhieu ehuan md ta bien mue mang tinh chat metadata kha thdng dung, thi du MARC21/UNIMARC, Dublin Core Metadata, XML Cac dif lieu nay thudng dupc gan vao phin diu eho mdi tai lieu dien tif dat tren website va rat thich hpp eho eae may tim kie'm (search engine) de tim kie'm, Ipc ra eae thdng tin metadata de td chifc thanh eac kho dif lieu ma khdng cin diing de'n he quan trj 28 ed sd dtr lieu truyen thdng. Ndi each khae, ngay ban than ngon ngif XML tu nd da hd trp cho viec hinh thanh mdt cd sd dir lieu toan van ban, phi cau true rat tien Ipi eho viec tim kiem va trao ddi thdng tin. Dublin Core Metadata la gl? Dublin Core Metadada la chuan dimg md ta ndi dung ciia bieu ghi va dif lieu. Nd ddn gian hon MARC Format rat nhieu vl chi cd 15 phin tif, trong khi MARC cd den hdn 200 trUdng. Muc dfeh eua viec bien mue sieu dif lieu (metada- ta) la de sir dung tren mang Internet. Cae phin tuf dtf lieu MARC va Dublin Core ed the trao ddi lan nhau theo mdt gian dd quy djnh khi hien thj cho ngudi diing. Cac phin tif nay la: 1. Nhan de (Title): ten gpi chi'nh thifc eiia tai lieu. 2. Tae gia (Creator): ten ciia mdt hay mdt sd tae gia chfnh. 3. Chu de (Subject): ten chii de - de muc diing de phan loai tai lieu. 4. Md ta (Description): mo ta van tat ndi dung tai lieu. 5. Nha xuat ban (Publisher): ten gpi, ndi phat hanh tai lieu. 6. Tac gia phu (Contributor): ten cua nhifng tac gia edng tac. 7. Ngay thang (Date): ngay thang phat hanh tai lieu. 8. Loai (kieu) tai lieu (Type): Kieu tai lieu. 9. Md ta vat ly (Khd mlu)(Format): Thdng tin ve dang vat ly. 10. Djnh danh (Identifier): Thdng tin djnh danh eua tai lieu. 11. Ngudn gdc (Source): Thdng tin ve xuat xir eua tai lieu. 12. Ngdn ngtf (Language): Thdng tin ve ngdn ngif. 13. Lien ke't (Relation): Thdng tin lien ket ciia tai lieu. 14. Bao quat (Coverage): Thdng tin lien quan dien bao quat. 15. Ban quyen (Rights): Thdng tin lien quan quyen tac gia. Chi tiet eae phan tif Metadata dUde hudng din tai: http://dublineore.org/doc- uments/dees/. Bude 7: Kiem soat chat lugng ydi nhifng du an sd hda Idn thi viee kiem soat chat lupng la vd cimg can thie't. Cin phai thif nghiem va kiem tra mdt each ky ludng, ddng thdi can ed nhat ky ghi lai nhifng thdng sd ky thuat da thif nghiem de lam mlu, dd la nhtfng mau de cd the so sanh. Ghi nhat ky vdi nhtfng thong tin sau: ten file anh, ngay tao, cae thdng sd ve dung lUdng, mau sac, kfeh cd, va ea bieu ghi (ne'u da dUa vao CSDL, va kiem tra dudng dan ke't ndi de'n file ). Xay dufng quy trinh kiem soat chat lupng trong quy trinh sd hda la vd ciing can thie't, hdn ntfa viec truyen dat lai ky ludng cho nhung ngUdi thufc hien edng viec sd hda la vo eiing quan trpng, tranh nhifng ldi da xay ra va dam bao cho san pham cudi ciing dat chat lupng tdt nhat. Bude 8: Dua dU lieu so hda len mang de phue vu Cach ddn gian nhat la ban tao cae trang web dudi dang HTML va dUa dtf lieu da dUpc sd hda len internet. Cdn neu cd kha nang, ban cd the tao mdt CSDL, vdi ehuan XML hoac SGML. Cach ddn gian hdn la ban diing mdt phan mem quan ly dif lieu sd. Mdt sd phin mem quan ly du lieu sd thong dung hien nay la: - Diing phin mem ngudn md mien phf (cho du an sd hda vUa va nhd): Tap chf THU VIEN VIET NA K19) 29 Greenstone, Dspace, Zope, Plone Koha - Diing eae phin mem thUdng mai: Digitool, Verde (Ex Libris) - Viet Nam ed 2 edng ty cung eung cap phin mem quan trj dtf lieu sd la CMC (vdi san pham Dlib), va Tinh Van (vdi san pham Libol Digital). Budc 9. Cach thdc phuc vu va ehinh sach truy cap - Dieu nay phu thudc hoan toan vao chi'nh sach ciia tUng ddn vj, hay xae djnh eae tai lieu dd dUdc phuc vu miin phi hay cd thu phf, neu tai lieu ed thu phf, hay xae djnh each thife thanh toan, each thife chuyen giao tai lieu sd, va lam cae thii tue ve tai chfnh theo quy djnh ciia chfnh phii, ddng thdi xay dufng eac chfnh sach de quan ly tai chi'nh. Thufc suf day la cdng viee het sife khd khan, phifc tap vl trong thUe te hoat ddng thU vien khdng phai la hoat ddng kinh doanh ma chi la hoat ddng nghiep vu thuIn tiiy. TAI LIEU THAM KHAO 1. http://www.hpvietnam.com 2. http://www.epson.com.vn/ products/scanner 3. http://www.adobe.com/downloads: Adobe Photoshop, Lightroom, Acrobat Reader, Adobe Acrobat Professional 4. http://www.greenstone.org 5. http://www.dspaee.org 6. http://www.zope.org 7. http://www.exlibrisgroup.com: Cae giai phap phan mem eho ThUvien sd 8. http://dublincore.org 9.http://en.wikipedia.org/wiki/ Optical_eharacter_recognition 10. http://vi.wikipedia.org/wiki/GIF 11. http://www.jpeg.org 12. www.dpreview.com 13. www.lizardtech.com 14. www.lizardteeh.eom 15. www.adobe.com Xay dung thu vien sd dang la muc tieu hudng tdi cua cac thuvlen Idn d Viet Nam. Hien nay rat nhieu thUvien dang trien khai tao lap dtf lieu sd. TU nhifng kinh nghiem thuc te, tac gia bai viet da chia se vdi cac dong nghiep quan tam ve sd hda tai lieu va quy trinh to chUc sd hoa cac dang tai lieu gom nhifng cong doan phUc tap de tao ra nhtfng bp sUu tap tai lieu sd nham bao quan, tao lap nguon dU lieu sd cho thUvien sd hda, cd the chia se trong mang npi bp, hay phuc vu trUc tuyen. Vdi nhtfng ly giai ro rang, tac gia cung gidi thieu cac budc tie'n hanh thUc hien mpt du an sd hoa tai lieu nhU: lUa chpn tai lieu, cac yeu cau dat ra, cac thie't bj dupc suf dung khi thUc hien sd hda tai lieu, tao sieu dif lieu, kiem soat chat lupng, dUa dCr lieu len mang, each thUc phuc vu va chfnh sach truy cap nguon tai lieu da dupc sd hda theo quy djnh ciia nha nUdc. Building digital libraries is target of major libraries in Vietnam. Today many libraries are implementing projects on set- ting up digital collections. Based on prac- tical experiences, the author shares some knowledge on digitalisation of library materials, its complicated process and precedures in creating digital collections to preserve collections and share within the organisation or post on the Internet. With clarified explanation, the author also introduces steps in digitising materials such as: selecting materials, collection cri- teria, requirements, equipment needed, creating metadata, quality assurance, pushing data on the internet, serving mode, and access policies. 30 . hifu tai lieu dd? + Ban quyen tai lieu thudc ve ai? + Thdi gian thufc hien duf an? + Ngan sach d dau (de tao lap va duy tri)? + Ai, cap nao chju trach nhiem giai quye't khd khan cua. tai lieu nao eIn sd hda trUdc/Uu tien trude (tai lieu quy hiem, tai lieu cd nhieu nhu clu doe nhat, tai lieu ed gia thanh dat ). Ban quyen eUe ky quan trpng trong viee lua chpn tai lieu. . hda se dupe dUa len Internet. TrUde khi sd hda hay tuan thii luat ban quyen tae gia eiia Viet Nam eung nhU luat ban quyen qud'e te. Budc 3: Thiet bi cho so' hda tai lieu + May