Đang tải... (xem toàn văn)
Luận văn : Phương hướng và biện pháp đẩy mạnh xuất khẩu gạo Việt Nam
Đề tài: Một số vấn đề về tổ chức bộ máy văn phòng nhằm từng bớc nâng cao hiệu quả quản lý tại công ty May Chiến Thắng----------------------------------Chơng I: Cơ sở lý luận về tổ chức bộ máy văn phòng I Một số nhận thức chung về văn phòng:Văn phòng hiện diện khắp mọi nơi, từ cơ quan nhà nớc đến các doanh nghiệp, nhng với những tên gọi khác nhau nh: phòng hành chính, phòng tổ chức hành chính, phòng hành chính tổng hợp. Bộ phận này thờng chịu sự lãnh đạo trực tiếp của Giám Đốc.Dới dạng tĩnh, văn phòng đợc hiểu là nơi làm việc giấy tờ nh: viết giấy giới thiệu, đóng dấu công văn giấy tờ, soạn thảo công văn th từ liên lạc, nhận và chuyển công văn, lo sắp xếp bàn ghế .Dới dạng động, công tác văn phòng không chỉ đơn thuần là nơi xử lý công văn giấy tờ, mà là nơi xử lý thông tin. Văn phòng là tổ chức quan trọng trong việc soạn thảo, sử dụng và tổ chức các hồ sơ, công văn giấy tờ nhằm mục đích thông tin sao cho hiệu quả; là trung tâm xử lý và ghi nhớ công văn giấy tờ cho tất cả các bộ phận của một Doanh nghiệp, một tổ chức. Chỗ nào có tổ chức làm việc, hoặc là tổ chức sản xuất hàng hoá, dịch vụ hoặc làm các công việc quản lý hành chính đều có nơi làm việc, giao dịch giấy tờ thì đó là văn phòng.Nh vậy, văn phòng là bộ máy làm việc của doanh nghiệp, giúp giải quyết công việc thuộc chức năng và thẩm quyền của doanh nghiệp, là nơi đối nội, đối ngoại của doanh nghiệp. Đó là nơi soạn thảo, sử dụng và tổ chức các hồ sơ, công văn giấy tờ nhằm mục đích thông tin sao cho có hiệu quả. 1 Đẻ thực hiện mục tiêu trên văn phòng đợc xây dựng với hai chức năng cơ bản sau:-Tham mu tổng hợp, xử lý thông tin hành chính hỗ trợ-Dịch vụ hỗ trợ Quản lý dựa trên các công việc của văn phòng. Sản phẩm của văn phòng là thông tin. Các hoạt động của văn phòng đều liên quan đến việc thu nhập, xử lý, ghi lại và truyền thông tin. Thông tin hỗ trợ việc điều hành ra quyết định kịp thời, có hiệu quả của các cấp quản lý. Những thông tin mà văn phòng thu thập- xử lý- truyền đạt là những thông tin từ môi trờng bên trong, ngoài có liên quan đến hoạt động của doanh nghiệp. Chức năng tham mu tổng hợp-xử lý thông tin hành chính hỗ trợ tồn tại ở mọi ban, phòng và khối với yêu cầu thông tin đặc thù khác nhau cho mỗi nơi, Ví dụ: một nữ th ký làm việc ở phòng kinh doanh đảm nhận công việc nhận đơn đặt hàng, ghi chép rồi liên lạc với kho hàng, với bộ phận tiếp thị . tức là chức năng hỗ trợ hành chính gắn liền công việc từ phòng ban này tới phòng ban khác. Luồng thông tin hỗ trợ giữa các nhân viên của các phòng ban khác nhau đan xen tạo nên luồng thông tin xuyên suốt toàn doanh nghiệp. Muốn luồng thông tin xuyên suốt trong doanh nghiệp, cần phải gắn liền công việc từ phòng, ban này với phòng, ban khác, không nên khoán trắng cho từng phòng, ban tự tổ chức và xử lý thông tin cho riêng mình.Nh vậy, việc xử lý thông tin hỗ trợ vừa phân tán ở mọi phòng, ban vừa có quan hệ thông tin xuyên suốt, tạo nên luồng thông tin hỗ trợ cho toàn doanh nghiệp, kịp thời thông báo cho doanh nghiệp. Văn phòng doanh nghiệp có chức năng tham mu tổng hợp là đầu mối thu thập, chuyển tải và xử lý thông tin hỗ trợ. Gắn chặt với văn phòng doanh nghiệp có văn phòng giám đốc hay văn phòng tổng giám đốc.Chức năng dịch vụ hỗ trợ của văn phòng đợc thể hiện qua công việc của các bộ phận: 2 -Kế toán.-Tài vụ.-Kế hoạch Thống kê.-Viễn thông.-In ấn.-Quản trị hành chính.-Xử lý dữ liệu.-Xử lý văn bản.-Quản lý công văn, giấy tờ, hồ sơ, tài liệu.-Tổng hợp. -Quản lý nhân sự Có thể chia dịch vụ này thành ba loại: - Chức năng dịch vụ chuyên đề nh kế toán, tài chính, kế hoạch thống kê - Chức năng dịch vụ của quy trình xử lý thông tin nh xử lý văn bản viễn thông- Chức năng dịch vụ, hành chính, nhân sự Cả ba chức năng đó đợc tổ chức thành hệ thống hành chính hỗ trợ mà mục tiêu là cung cấp các thông tin hành chính hỗ trợ theo yêu cầu nhanh chóng chính xác, kịp thời, chấtlợng cao để các cấp quản trị đa ra các quyết định kinh doanh. Thiếu sự thống nhất và quán xuyến trong toàn hệ thống thì kết quả sút kém, mục tiêu không đạt.Để thực hiện hai chức năng trên, văn phòng có các nhiệm vụ tổng quát sau:3 - Xây dựng chơng trình công tác năm, 6 tháng, quý, tháng và lịch làm việc hàng tuần của doanh nghiệp và thờng xuyên đôn đốc, theo dõi thực hiện ch-ơng trình. - Thu thập, xử lý thông tin, chuẩn bị văn bản đề án ra quyết định quản lý theo sự giao phó của thủ trởng doanh nghiệp.- Kiểm tra thể thức văn bản, biên tập văn bản và quản lý văn bản.-Tổ chức giao tiếp đối nội, đối ngoại của doanh nghiệp, giữ chiếc cầu nối liên hệ với các cơ quan cấp trên, cấp ngang, cấp dới và công dân. Văn phòng doanh nghiệp thể hiện là bộ mặt doanh nghiệp.- Bảo đảm nhu cầu phục vụ hoạt động của doanh nghiệp về mặt kinh phí, cơ sở vật chất, quản lý vật t tài sản của doanh nghiệp.Nh vậy với hoạt động của mình văn phòng doanh nghiệp có vai trò sau: -Giúp lãnh đạo hoạt động có chơng trình, kế hoạch tránh những công việc mang tính sự vụ-Giúp lãnh đạo trong việc điều hoà phối hợp công việc chung của đơn vị, bảo đảm sự hoạt động liên tục và thống nhất.-Bảo đảm tốt công việc phục vụ hoạt động của cơ quan đợc thông suốt, đạt hiệu quả cao. II. Một số vấn đề cơ bản trong tổ chức bộ máy văn phòng doanh nghiệp:1. Các yêu cầu đối với của tổ chức tổ chức bộ máy văn phòng doanh nghiệp:Văn phòng có một vai trò quan trọng với hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, nó tạo cho việc điều hành một cách trôi chảy, hiệu quả. 4 Muốn vậy việc xây dựng, tổ chức hoạt động bộ máy phải đảm có đợc yêu cầu sau: Tính tối u : Giữa các khâu và các cấp quản lý phản ánh cách phân chia chức năng quản lý theo chiều ngang, còn cấp quản lý thể hiện cách phân chia chức năng quản lý theo chiều dọc, đều thiết lập những mối liên hệ với số lợng cấp quản lý là ít nhất trong doanh nghiệp nên cơ cấu tổ chức quản lý mang tính năng động cao, luôn đi sát và phục vụ sản xuất.Tính kinh tế: Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý trong doanh nghiệp phải sử dụng chi phí quản lý đạt hiệu quả cao nhất. Tiêu chuẩn xem xét yêu cầu này là mối tơng quan quan giữa chi phí dự định bỏ ra và kết quả sẽ thu vềTính linh hoạt: Cơ cấu tổ chức bộ máy văn phòng phải có khả năng thích ứng linh hoạt với bất cứ tình huống nào xảy ra trong doanh ngiệp cũng nh ngoài môi trờng.Tính tin cậy: Cơ cấu tổ chức bộ máy văn phòng phải đảm bảo tính chính xác của tất cả các thông tin đợc sử dụng trong doanh nghiệp nhờ đảm bảo phối hợp tốt các hoạt động và nhiệm vụ của tất cả các bộ phận trong doanh nghiệp. 2. Các kiểu văn phòng và cơ cấu tổ chức của văn phòng: 2.1 Các kiểu văn phòng chính:Tuỳ theo quy mô doanh nghiệp nhỏ, vừa hay lớn mà doanh nghiệp có 2 mô hình khác nhau:-Mô hình kiểu tập trung: Đặc trng của mô hình này là mọi dịch vụ của hãng, các công ty, các tập đoàn lớn thờng áp dụng mô hình này thực hiện 5 chức năng xử lý thông tin hỗ trợ của văn phòng đều tập trung về văn phòng. Các bộ phận của văn phòng đợc phân công phụ trách từng mảng công việc theo 11 loại dịch vụ đã nêu ở trên hay theo từng nhóm dịch vụ . Có hai thuận lợi chính của mô hình này là: - Do sử dụng chung các thiết bị văn phòng nên tiết kiệm đợc chi phí mua thiết bị , mặt bằng sử dụng- Công việc đợc giải quyết tại một nơi không bị trùng lặp. Gắn với việc tập chung thì các nhân viên văn phòng có kỹ năng chuyên môn hoá cao làm việc hiệu quả hơn. Bất lợi của tập chung dịch vụ là nó làm tăng thêm thời gian cần thiết để hoàn thành nhiệm vụ và gia tăng công việc giấy tờ do khoảng cách từ nơi phát sinh tới trung tâm dịch vụ.-Mô hình kiểu phân tán: Loại mô hình này thơng áp dụng cho các doanh nghiệp, công ty loại nhỏ. Các phòng chức năng làm tham mu cho lãnh đạo; còn phòng hành chính quản trị giải quyết những vấn đề sự vụ hành chính, công văn giấy tờ. Đặc trng của mô hình này là các dịch vụ có tính chất chuyên môn đợc tách ra thành các phòng, ban chức năng riêng nh: phòng kế toán tài vụ, phòng kế hoạch thống kê, phòng tổ chức nhân sự. Các dịch vụ còn lại nh: quy trình xử lý văn bản, quản lý hồ sơ, tài liệu, giấy tờ tổng hợp giao phòng hành chính quản trị chịu trách nhiệm. Phân tán ít nhiều ngợc lại với tập trung. Thuận lợi chủ yếu của nó là tạo nên tính linh hoạt trong công việc, và nhân viên có cơ hội chủ động sáng tạo trong công việc. Bất lợi của phân tán là thiếu sự phối hợp nên công việc sễ bị trùng lặp, hao tổn văn phòng phẩm và sức lực.2.2 Cơ cấu tổ chức quản trị trực tuyến - chức năng:Đây là kiểu cơ cấu hỗn hợp của hai loại cơ cấu: trực tuyến và chức năng. Đặc điểm cơ bản là vẫn tồn tại các đơn vị chức năng nhng chỉ đơn thuần về mặt chuyên môn, không có quyền chỉ đạo các đơn vị trực tuyến. 6 Những ngời lãnh đạo trực tuyến chịu trách nhiệm về kết quả hoạt động và đ-ợc toàn quyền quyết định trong đơn vị mình phụ trách.Ưu, nhợc điểm của cơ cấu này là: Ưu điểm:- Có đợc u điểm của cơ cấu trực tuyến và cơ cấu chức năng.- Tạo điều kiện cho cấc giám đốc trẻ. Nhợc điểm:- Nhiều tranh luận xảy ra. Do đó nhà quản trị thờng xuyên phải giải quyết.- Hạn chế sử dụng kiến thức chuyên môn .- Vẫn có xu hớng can thiệp của các đơn vị chức năng . Mô hình cơ cấu quản trị trực tuyến-chức năng thể hiện qua sơ đồ sau:2.3. Sơ đồ chung về tổ chức văn phòng:7Giám ĐốcPhó Giám Đốc sản xuấtPhó Giám Đốc Kinh DoanhPhòngKHPhòngQLNSPhòngTCKTPhòngHCQTPhòngTHPhânxưởngIIPhânxưởngIIIPhânxưởngIPhânxởngIIICửahàngsố 1PhânxởngIIICửahàngsố 2Cửahàngsố 3 (Các đơn vị chức năng) Ta có thể hình dung ra bộ máy văn phòng với mô hình theo sơ đồ sau đây:-Với DN có quy mô nhỏ hoặc trung bình : Với DN có quy mô lớn : 8Chủ tịchHội đồng quản trịGiám đốc điều hànhTrợ lýhành chínhphòngtài chính chínhKhốisản xuấtPhòngtiếp thịPhòng nhân sựChủ tịchPCT điều hànhTrợ lýhành chínhGiám đốc nghiên cứu và phát triểnPhó chủ tịch sản xuấtPhó chủ tịch Tài chính Phó chủ tịch tiếp thịGiám đốc nhân sự 3. Một số nguyên tắc chính trong tổ chức bộ máy văn phòng doanh nghiệp Để có thể xây dựng đợc bộ máy VP hoạt động tốt-đảm bảo các chức năng nh trên ta chú ý đến một số nguyên tắc chính của tổ chức bộ máy3.1 Nguyên tắc về mục tiêu : Mọi công việc đặt ra để đạt mục tiêu nhất định, công việc đó có cần thiết hay không phải nhìn vào sản phẩm trực diện của nó. Trong tổ chức cũng vậy, mục tiêu chung của cả bộ máy văn phòng là hỗ trợ một cách tiết kiệm và có hiệu quả sao cho các hoạt động của các bộ phận khác (mà văn phòng nhmột chiếc cầu nối) hoạt động đợc thuận lợi. Nên trớc khi định ra một bộ phận, con ngời của phòng ban nào đó thì phải xác định rõ mục tiêu của nó.3.2 . Nguyên tắc về chức năng: Từ mục tiêu ta xác định vào chức năng nhằm để thực hiện những mục tiêu đó . Chức năng đợc xác định dựa trên nhu cầu và tầm quan trọng trong phân công công việc để thực hiện mục tiêu. Điều quan trọng là giữ cho các bộ phận chức năng cân bằng nhau. Từng bộ phận phải phát triển theo tỷ lệ với sự đóng góp của nó vào kết quả của tổ chức.3.3. Nguyên tắc về nhân viên:Chức năng trở thành nhiệm vụ , trách nhiệm khi công việc đợc chia cho từng nhân viên cá biệt.Ta chú ý: nên cho nhân viên tham gia thảo luận các vấn đề về quản lý có ảnh hởng đến công việc của họ nhằm nâng cao khả năng xác định đợc vai 9mục tiêuNhân sựPhương tiện vật chấtchức năng trò của họ đối với các mục tiêu từ đó nâng cao ý thức của nhân viên đối với công việc3.4. Nguyên tắc về trách nhiệm và quyền hạn : Trách nhiệm và quyền hạn gắn liền với nhau. Có thể nói rằng nguyên tắc trách nhiệm xuất phát từ quyền hạn. Trách nhiệm và quyền hạn bổ sung tăng cờng lẫn nhau, nhng không nên vợt qua nhau ở bất kỳ mức độ nào nhằm tránh hiện tợng: Có trách nhiệm mà không có quyền hạn và ngợc lại có quyền mà không chịu trách nhiệm. Cố gắng cân bằng cả hai cái (mặc dù rất khó) để ngời đợc giao trách nhiệm phải có quyền hạn cần thiết.Trách nhiệm phải đợc quy định rõ ràng trớc khi phân công công việc và phải đợc phân công cụ thể. Khi phân công công việc phải chú ý đến vấn đề chuyên môn hoá, nhng đồng thời phải phát triển sự phối hợp. Những chức năng có liên quan đến nhau hoặc tơng tự cần đợc ghép chung thành nhóm.3.5. Nguyên tắc về ủy quyền:Thủ trởng bất kỳ một đơn vị tổ chức nào không thể làm hết mọi việc trong đơn vị, nên điều quan trọng là biết uỷ quyền chính xác trách nhiệm và quyền hạn cho các trợ lý của ông ta. Uỷ quyền đúng đắn có hai điều lợi: ngời lãnh đạo dành nhiều thời gian cho trách nhiệm quản lý, nhân viên có cơ hội suy nghĩ và phát triển.3.6. Nguyên tắc tính duy nhất của mệnh lệnh:Bất kỳ cá nhân nào trong tổ chức chỉ nên nhận chỉ thị và chịu trách nhiệm từ một ngời cấp cao duy nhất, nghĩa là mối quan hệ báo cáo nên đi theo chiều dọc nh một chuỗi mệnh lệnh thứ bậc.Nguyên tắc này đảm bảo tất cả các nguồn lực trong một tổ chức đợc hút theo một hớng, mọi sự tiết kiệm thu đợc là do thủ tục chung và tiêu chuẩn hoá. Các nhân viên cũng biết đợc vị trí và quyền hạn của họ vì họ chịu trách nhiệm về các mệnh lệnh duy nhất10 [...]... động trên lĩnh vực sản xuất kinh doanh các sản phẩm may mặc, sản phẩm may da và thảm len (trực thuộc tổng công ty may Việt Nam) 2 Chức năng, nhiệm vụ chủ yếu của công ty: * Chức năng hoạt động của Công ty: Hoạt động chủ yếu của công ty hiện nay là may gia công xuất khẩu sang thị trờng khu vực II thông qua các công ty nớc ngoài (chủ yếu là Nam Triều Tiên, Đài Loan, Nhật Bản ) Và sản xuất các hàng may mặc... xuất khẩu cho CHDC Đức và Liên Xô cũ và sau đó đã sản xuất đợc các sản phẩm cao cấp hơn: sơ mi nam, áo bay Liên Xô, áo khoác cho việc xuất khẩu và tiêu dùng trong nớc Từ năm 1987-1989 sau hơn nửa năm tích luỹ và nâng cấp nhà xởng,trang thiết bị, công nghệ sản xuất Xí nghiệp đã tham gia hiệp định 1915 gia công hàng may mặc cho các nớc XHCN ở Đông Âu và các sản phẩm đó đã đợc khách hàng chấp nhận Từ năm... quân 965 (1000đ) Tình hình sản xuất kinh doanh của năm 2000 tăng rõ rệt so với năm 1999, doanh thu tăng 8,4% (tăng 4.800trVNĐ), lợi nhuận sau thuế tăng 43% (tăng448trVNĐ), đóng góp vào ngân sách nhà nớc tăng 86,1 %(tăng 620tr VNĐ), thu nhập bình quân lao động tăng 9,4% (tăng 74.000đ) Nh vậy trong năm 2000 công ty đã đẩy mạnh làm hàng gia công xuất khẩu (hàng gia công xuất khẩu không bị tính thuế) do vậy... thành và phát triển của công ty: Công ty may Chiến Thắng tiền thân là xí nghiệp may Chiến Thắng đợc thành lập ngày tháng năm 1968 Thành lập trong thời kỳ chiến tranh chống Mỹ cứu nớc, xí nghiệp may Chiến Thắng sản xuất chủ yếu là quân phục cho bộ đội, quần áo bảo hộ lao động và quần áo trẻ em các loại Từ năm 1973-1986 Xí nghiệp bắt đầu làm quần áo bảo hộ lao động xuất khẩu cho CHDC Đức và Liên Xô cũ và. .. 2001 có giảm so với năm 2000 và các năm trớc là 9,2%, lợi nhuận sau thuế giảm 12,7%, khoản đóng góp vào ngân sách nhà n15 ớc cũng giảm xuống 37,6%, nhng thu nhập bình quân so với năm 2000 lại tăng 0,1% Sự giảm sút này một mặt là do việc đầu t mở rộng thêm quy mô sản xuất, năm 2001 công ty mới mở thêm một xí nghiệp mới ở Thái Nguyên Mặt khác hàng may mặc xuất khẩu của Việt Nam bị hàng may mặc của Trung... khai thác thông tin phục vụ sản xuất kinh doanh và quản lý, đồng thời công ty có thể quảng cáo sản phẩm của mình trên mạng với đối tác và ngời tiêu dùng Hơn nữa có thể sử dụng các phần mềm để thiết kế mẫu mã mới nhăm sử dụng hết tính năng và công dụng của thiết bị 2 Một số kiến nghị và giải pháp nhằn hoàn thiện tổ chức quản lý bộ máy văn phòng: 31 Ngoài một số đánh giá và kiến nghị đã nêu ở trên, công... váy các loại của phụ nữ Quần áo sơ mi nam nữ của ngời lớn và trẻ em áo váy của phụ nữ mang thai + Sản phẩm da: Găng tay chơi gôn Găng tay da mùa đông Túi da + Sản phẩm thảm len: Thảm trải sàn Thảm tranh + Sản phẩm khăn trẻ sơ sinh Bên cạnh sản suất các mặt hàng chính nhằm phục vụ xuất khẩu, công ty còn chủ động khai thác thị trờng tìm mua nguyên vật liệu để sản xuất và bán các mặt hàng phục vụ nhu cầu... động sản xuất kinh doanh của Công ty b Cơ chế hoạt động Thành lập theo QĐ 228/ TCLĐ của BCNN, Công ty May Chiến Thắng là một đơn vị hạch toán độc lập Công ty hoạt động tuân thủ theo điều lệ của Tổng Công ty May Việt Nam và các quy định pháp lý khác của luật doanh nghiệp Ban Giám đốc đợc sự bổ nhiệm từ Tổng công ty Dệt May, các phòng ban chuyên môn đợc thành lập phù hợp với chức năng, nhiệm vụ và những... dựng kế hoạch ngắn hạn, dài hạn cho công ty, nhập khẩu hàng hoá nguyên phụ liệu, vật t, thiết bị: soạn thảo các hợp đồng kinh tế về việc xuất nhập khẩu nguyên phụ liệu, thiết bị, giúp tổng giám đốc khai thác mở rộng thị trờng trong và ngoài nớc *Phòng tài chính kế toán: gồm 10 ngời với nhiệm vụ thực hiện đúng pháp lệnh kế toán, kiểm toán, lập báo cáo và gửi báo cáo quyết toán tháng, quý, năm theo đúng... tin đều đợc xuất phát từ Giám đốc và Ban giám đốc và lại đợc phản hồi lại từ các ban chỉ đạo, các phân xởng sản xuất Tuy nhiên cũng từ sơ đồ cơ cấu tổ chức này có thể thấy nổi lên số vấn đề cần lu ý về cách thức sắp xếp bố trí các bộ phận -Các nghiệp vụ và công việc văn phòng không đợc tập trung mà phân tán mỗi việc cho mỗi lãnh đạo phụ trách Từ đó cho thấy hoạt động sẽ khó thống nhất và thiếu sự phối . động xuất khẩu cho CHDC Đức và Liên Xô cũ và sau đó đã sản xuất đợc các sản phẩm cao cấp hơn: sơ mi nam, áo bay Liên Xô, áo khoác... cho việc xuất khẩu và. (tăng 74.000đ). Nh vậy trong năm 2000 công ty đã đẩy mạnh làm hàng gia công xuất khẩu (hàng gia công xuất khẩu không bị tính thuế) do vậy lợi nhuận của công
