ĐẠI HỌC CÔNG NGHỆ - ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN Đề tài: XÂY DỰNG DỰ ÁN KHẢ THI HỆ THỐNG QUẢN LÝ THƯ VIỆN Hà Nội, Tháng – 2006 MỤC LỤC I Đặt vấn đề : II- Phân tích trạng hệ thống cũ : .5 Hoạt động: 1.1 Quản lí tư liệu: 1.2 Quản lý độc giả: .5 1.3 Quản lý phục vụ : Cơ cấu tổ chức: Mô tả dự án: Mục tiêu tổng quát Mục tiêu cụ thể III- Các giai đoạn triển khai xây dựng hệ thống: 11 Các giai đoạn triển khai 11 Các bước triển khai hàng năm: 13 V- DỰ TRÙ KẾ HOẠCH TRIỂN KHAI PHÁT TRIỂN HỆ THỐNG 13 Phân tích kế hoạch triển khai: 13 Tiến độ chi tiết: 14 Xây dựng sở hạ tầng: 15 Dự trù kinh phí thực dự án: 15 IV- Hiệu ưu điểm hệ thống 17 Hoạt động chuyên môn quản lý: 18 Mặt kĩ thuật – khoa học 19 Mặt kinh tế - xã hội 19 NỘI DUNG I Đặt vấn đề : Hiện công nghệ thơng tin có nhiều ứng dụng rộng rãi tất ngành xã hội Trong chuyên môn quản lý thư viên, thư viện nước ta tiến tới đại hóa tồn hoạt động thư viện quản lý nguồn tư liệu, quản lý hoạt động sử dụng tư liệu độc giả, hoạt động liên kết, trao đổi với thư viện lớn có nguồn tư liệu dồi nhằm đạt hiệu cao Trung tâm Thông tin - Thư viện trường đại học Quốc gia trung tâm thư viện lớn nước ta Trung tâm thành lập theo định số 66/TCCB ngày 14 tháng năm 1997 Giám đốc Đại học Quốc gia Hà Nội sở hợp thư viện trường đại học thuộc ĐHQGHN Trung tâm đơn vị nghiệp trực thuộc ĐHQGHN, có tư cách pháp nhân, có dấu tài khoản riêng Trung tâm có nguồn tư liệu lớn, lưu trữ nhiều phương tiện lưu trữ khác gồm có 200.000 tên sách với gần 1.000.000 bản, 3.000 tên tạp chí với 450.000 bản, 2.000 thác văn bia, sưu tập tài liệu điện tử phong phú gồm CSDL sách Thư viện Quốc gia, CSDL Sinh học, CSDL Năng lượng - Điện tử - Tin học số CSDL khác trích KHCN, đề tài nghiên cứu tiến hành kết thúc Việt Nam, sách điện tử giáo trình điện tử nhiều tài liệu dạng không in ấn cassette, video, đĩa CD-Rom Trung tâm cịn có lượng độc giả lớn, thường xun sinh viên trường đội ngũ cán giảng dạy nghiên cứu Do đó, nhiệm vụ quản lý trình sử dụng thư viện độc gỉa vấn đề thực khó khăn Hiện trung tâm bước đầu thực sách liên kết với thư viện có tiếng giới để tận dụng nguồn tư liệu dồi đáp ứng nhu cầu ngày lớn độc giả Trước nhiệm vụ nặng nề nói trên, việc ứng dụng CNTT trở nên cần thiết có ý nghĩa hỗ trợ lớn Hiện tại, trung tâm bước đầu tiến hành tin học hoá Cơ sở vật chất với mạng LAN hoàn chỉnh trụ sở khu vực kết nối Intranet – Internet, máy chủ nhiều máy trạm đặt sở Tuy nhiên, trình tin học hóa trung tâm chưa thực có hiệu quả; chưa đáp ứng nhu cầu hoạt động thư viện đại tầm cỡ Vì vậy, việc xây dựng phát triển hệ thống thơng tin hồn chỉnh đáp ứng nhiệm vụ đặt nhu cầu cấp bách để Trung tâm hồn thành xuất sắc nhiệm vụ mà trường Đại học Quốc gia giao phó thời gian tới Bản đề cương dự án “Phát triển hệ thống quản lý thư viện Đại học Quốc gia Hà Nội” xây dựng sở khảo sát phân tích trạng thư viện, có tham khảo ý kiến đóng góp nhân viên quản lý nhân viên nghiệp vụ nhiều thư viện khác với hỗ trợ mặt kĩ thuật chun gia Cơng nghệ Thơng tin có kinh nghiệm Ngồi ra, chúng tơi cịn tham khảo hệ thống quản lý thư viện ứng dụng rộng rãi có hiệu nước phát triền II- Phân tích trạng hệ thống cũ : Hoạt động: Hệ thống cũ thực chức sau : quản lý tư liệu, quản lý độc giả, quản lý phục vụ báo cáo thống kê Hầu hết chức thực chủ yếu thủ cơng, tính tin học hóa chưa cao: 1.1 Quản lí tư liệu: Phịng bổ sung chịu trách nhiệm cho việc bổ sung nguồn tư liệu Trung bình quý thư viện nhập khoảng 50 đầu sách in với 2000 Hàng tháng , thư viện có bổ sung tạp chí chun ngành định kì nhiều dạng ấn phẩm khác Danh mục sách bổ sung dựa vào nhu cầu sách độc giả dựa thông tin sách Sách nhân viên thư viện phân chia số đầu sách số lượng sách cho kho Sau thực cơng việc phân loại, làm nhãn, phích cho tư liệu Hàng năm thư viện có đợt lý tư liệu tư liệu cú nát sử dụng 1.2 Quản lý độc giả: Mỗi năm thư viện có thêm 3000 độc giả sinh viên , cán nghiên cứu giảng dạy trường sở Thư viện có chức tiếp nhận yêu cầu làm thẻ độc giả từ làm phân phát thẻ độc giả đến độc giả theo phận Ngồi ra, thư viện cịn phải thường xun cập nhật thông tin độc loại bỏ thơng tin độc giả có thẻ hết hạn sử dụng 1.3 Quản lý phục vụ : Đây chức thư viện, quản lý hoạt động mượn trả sách thư viện độc giả Hàng tuần, hệ thống thư viện có khoảng 500 độc giả tham gia việc mượn trả tư liệu.Hiện , thư viện có hai loại phòng: phòng đọc phòng mượn Phòng đọc bao gồm nhiều tạp chí, tài liệu tham khảo thường xuyên.Chức phòng đọc cho phép độc giả mượn tư liệu chỗ không cho phép độc giả mượn sách Độc giả mượn sách phòng mượn Thủ thư xử lý phiếu mượn sách để phục vụ yêu cầu độc giả Khi muốn trả sách, độc giả làm phiếu trả đưa cho nhân viên thư viện để cập nhật thông tin mượn sách độc giả 1.3 Thống kê hiệu thư viện: Trong hoạt động thư viện, việc thống kê hoạt đơng có vai trị quan Nó cho biết tình trạng hoạt động thư viện, từ giúp đỡ thư viện hoạt động phương hướng Chức thống kê bao gồm thống kê tư liệu, thống kê trình mượn trả độc giả Các chức nhân viên thư viện tổng hợp cách từ phiếu mượn trả độc giả Cơ cấu tổ chức: Cơ cấu tổ chức thư viện : Đứng đầu thư viện giám đốc thư viện có tất quyền hành, chịu trách nhiệm việc xét duyệt yêu cầu mua, lý tư liệu định cấu hoạt động hệ thống Thủ thư có vai trị phục vụ việc tham gia sử dụng thư viện độc nhận yêu cầu độc giả, phát sách cho độc giả mượn Bộ phận quản lý kho thực chức quản lý tư liệu phân loại tư liệu , lý tư liệu định giám đốc Bộ phận quản lý độc giả có chức thống kê trình mượn trả sách độc giả Mô tả dự án: Mục tiêu tổng quát Theo chủ chương Đảng nhà nước thời kỳ cơng nghiệp hố đại hố đất nước công nghệ thông tin cần ứng dụng lĩnh vực sống Do ta cần đưa hệ thống quản lý thư viện trở thành hệ thống có sử dụng triệt để ứng dụng công nghệ thông tin đặc biệt công việc cần nhiều sức người việc quản lý hay thống kê Dự án cịn có mục tiêu xây dựng hệ thống phục vụ tiện lợi hiệu cho trình tìm kiếm sử dụng tài liệu độc giả Mục tiêu cụ thể a Mục tiêu trước mắt Hệ thống cần đáp ứng đầy đủ yêu cầu nghiệp vụ thư viện: - Quản lý độc giả: - Quản lý tư liệu: - Quản lý phục vụ - Báo cáo thống kê Quản lý tư liệu : Yêu cầu không quản lý tư liệu nguồn tư liệu sẵn có thư viện, cịn cần phải có liên hệ thư viện liên kết Các trình làm dán nhãn phích cho tư liệu cần tiến hành tự động Dựa danh mục thống kê sử dụng tư liệu, hệ phải tự đưa báo cáo danh mục sách cần lý, đưa giả pháp xử lý tư liệu hợp lý Yêu cầu hệ thống cung cấp giao diện thân thiện dễ dùng cho việc cập nhật tạo hủy bỏ thông tin tư liệu Quản lý độc giả : cần phải chuẩn hóa thơng tin độc giả Hồ sơ độc giả phải lưu trữ cách tập trung cần xử lý cách phân tán Hệ thống cần phải có giao diện dễ sử dụng Hệ thống cần hoạt động tương thích với thiết bị phần cứng máy đọc thẻ Quản lý phục vụ: Chủ yếu chức quản lý trình mượn trả tư liệu độc giả Yêu cầu phải xử lý thơng tin tự động q trình kiểm tra tính hợp lệ thẻ độc giả, khả sử dụng thẻ độc giả (có thể mượn tư liệu ) Hệ thống cần cung cấp chức cho phép độc giả tìm kiếm máy tính tư liệu cách nhanh chóng Độc giả sử dụng mạng máy tính nội thư viện để đưa yêu cầu mượn sách tới thủ thư mà không cần phải viết phiếu khai nhận Thủ thư không cần phải xử lý thủ công yêu cầu độc giả, tất nhiệm vụ phải hệ thống đảm nhiệm Ngoài hệ thống cần đảm bảo chức sử dụng thư viện liên kết việc tra cứu tư liệu Nhờ đó, hệ thống giúp đỡ độc giả mượn tài liệu khơng có kho thư viện Các thao tác xử lý để hệ thống thưc chức liên kết với thư viện khác cần đảm bảo Việc xử lý phạt độc giả trình sử dụng tư liệu cần phải xử lý tự động Báo cáo thống kê: nhiệm vụ quan trọng hệ thống Yêu cầu hệ thống phải tự động thống kê thông tin tư liệu trình mượn trả tư liệu độc giả Hệ thống phải có chức đưa báo cáo thống kê định kì tài liệu sử dụng thường xuyên, tài liệu nguời tham khảo Qua giúp cho người quản lý việc trì bổ sung nguồn tư liệu cho thư viện Ngoài ra, hệ thống cần phải thường xuyên đưa danh sách độc giả vi phạm nội quy thư viện ( mượn sách hạn ) để thư viện có sách xử lý phù hợp b Mục tiêu lâu dài - Xây dựng hệ thống quản lý thư viện tiên tiến đại đáp ứng tất yêu cầu cần có - Sử dụng Internet phép hệ thống trao đổi thông tin thành phần hệ thống trao đổi thông tin với hệ thống thư viện khác nước giới - Xây dựng trang web cho phép bạn đọc tra cứu tư liệu trực tuyến - Đào tạo đội ngũ nhân viên có khả tốt cơng nghệ thơng tin, có hiểu biết sâu sắc nghiệp vụ để vận hành hệ thống Giải pháp thực hiện: a Phần cứng Để cho hệ thống vận hành phần cứng phải có cấu hình đủ mạnh để chạy ứng dụng đáp ứng đòi hỏi tốc độ, thời gian, đồ hoạ Tận dụng thành phần dùng lại hệ thống cũ Trang bị thêm thiết bị cần thiết cho hệ thống Nâng cấp hệ thống máy tính thư viện Xây dựng phịng tra cứu trang bị nhiều máy tính nối mạng Thiết lập mạng LAN cho phép thành phần hệ thống trao đổi thông tin với Trang bị cho hệ thống thiết bị cần thiết để trì hoạt động ổn định mạng thiết bị hub, switch, route, v.v Trang bị máy chủ với cấu hình đủ để đáp ứng yêu cầu cho hệ thống Trang bị thêm PC cho đơn vị cịn thiếu có nhu cầu cần trang bị thêm Nâng cấp PC cũ để đáp ứng cho hệ thống yêu cầu truy xuất liệu Đầu tư hệ thống thiết bị quản lý thẻ độc máy quét thẻ b Phần mềm Hệ thống vận hành cần phải có hệ điều hành môi trường phát triển ứng dụng Mua cài đặt phần mềm cần thiết để hệ thống vận hành được: + Hệ điều hành UNIX cho máy chủ + Hệ điều hành WINDOWS XP cho máy trạm + Hệ quản trị sở liệu SQL SERVER 2000 + Nền NET framework 2.0 c Kết nối internet Để cho thành phần hệ thống trao đổi thơng tin với hệ thống giao tiếp với hệ thống hệ thống cần phải kết nối internet Khi kết nối internet cần ý đến yếu tố băng thông độ ổn định cần thiết cho hệ thống Cụ thể: + Xây dựng trì phịng truy cập internet + Thiết kế website cho hệ thống d Đào tạo Cần đào tạo đội ngũ nhân viên có trình độ nghiệp vụ chun mơn có hiểu biết cơng nghệ thông tin cần thiết để vận hành hệ thống Cụ thể: + Hướng dẫn đào tạo cho cán nhân viên hiểu rõ cách thức hoạt động hệ thống + Hàng năm tổ chức lớp học bồi dưỡng nâng cao kỹ máy tính, đào tạo tin học cho cán nhân viên III- Các giai đoạn triển khai xây dựng hệ thống: Các giai đoạn triển khai 1.1 Đầu tư sở hạ tầng: Cơ sở hạ tầng CNTT đóng vai trò chủ đạo hệ thống CNTT Hạ tầng sở CNTT sử dụng cho hệ thống quản lý thư viện hệ thống phức tạp , tổ hợp máy khách/máy chủ, môi trường truyền thông, thiết bị mạng, trang thiết bị phục vụ cho quản lý độc thiết bị đọc thẻ.Ngoài ra, sở hạ tầng bao gồm phần mềm điều khiển tạo thành sở cho việc sử dụng, trao đổi thơng tin tồn hệ thống Ngày nay, CNTT có nhiều bước tiến vượt trội phần cứng phần mềm, cộng với yêu cầu đổi công tác quản lý nay, việc nâng cấp mở rộng hồn thiện hệ thống thơng tin cho thư viện năm sau cần thiết 1.2 Xây dựng triến khai liệu quan trọng Cơ sở liệu hạt nhân hệ thống, tảng để phần mềm khai thác cập nhật thơng tin Vì cần thiết kế xây dựng CSDL cách khoa học đảm bảo tính an tồn bảo mật phải cập nhật thường xuyên để phản ánh tình trạng hoạt động hệ thống Trong giai đoạn đầu để tiết kiệm kinh phí, hệ quản trị CSDL sử dụng SQL Server với công cụ phát triển chủ yếu Visual Basic 1.3 Đầu tư kết nối Internet trao đổi thông tin Với nhu cầu thư viện , muốn liên kết hợp tác với nhiều thư viện giới nhu cầu cập nhật thông tin tư liệu hay tư liệu từ nhà xuất tiếng, việc phát triển hệ thống kết nối Internet truyền thông hệ thống điều thiếu Đối với hệ thống truyền thông kết nối Internet yêu cầu hệ thống thư viện xây dựng website tiện dụng thực chức liên kết truyền thông tin đến hệ thống liên quan khác 2 Các bước triển khai hàng năm: Trong thời gian tới, dựa yêu cầu nhiệm vụ công tác chuyên môn, quản lý xây dựng sỏ hạn tầng CNTT phần cứng phần mềm Hàng năm phải có đợt kiểm tra để nâng cấp hệ thống để phù hợp với yêu cầu giai đoạn V- DỰ TRÙ KẾ HOẠCH TRIỂN KHAI PHÁT TRIỂN HỆ THỐNG THÔNG TIN THƯ VIỆN Dự kiến hệ thống phát triển vòng tháng từ tháng 6/2006 đến tháng 3/2007 Phân tích kế hoạch triển khai: Các hạng mục triển khai Thời điểm dự kiến kết bắt đầu Xây dựng phần mềm quản Thời điểm dự kiến thúc 6/2006 12/2006 9/2006 3/2007 lý thư viện Xây dựng CSDL cho thư viện Xây dựng sở hạ tầng 1/2007 2/2007 Cài đặt, thử nghiệm bàn 1/2007 3/2007 giao hệ thống Tiến độ chi tiết: Xây dựng phần mềm quản lý thư viện: Tên công việc Thời hạn Bắt đầu Kết thúc (ngày) Nghiên cứu tổ chức 10 1/6/2006 10/6/2006 Lập kế hoạch dự án 11/6/2006 15/6/2006 Phân tích 30 15/6/2006 15/7/2006 3.1 Xác định u cầu 10 15/6/2006 25/6/2006 3.2 Lập mơ hình tiến 10 26/6/2006 5/7/2006 10 6/7/2006 15/7/2006 10 26/6/2006 5/7/2006 30 6/7/2006 5/8/2006 10 6/7/2006 15/7/2006 trình 3.3 Lập mơ hình logic tiến trình 3.4 Lập mơ hình liệu quan niệm Thiết kế logic 4.1 Thiết kế liệu logic 4.2 Thiết kế giao diện 25 1/8/2006 30/8/2006 20 1/8/2006 20/8/2006 20 11/8/2006 30/8/2006 90 5.1 Thiết kế file 5/8/2006 30 Thiết kế vật lý 10/7/2006 1/9/2006 30/12/2006 CSDL 5.2 Thiết kế hệ thống phân tán Triển khai Xây dựng sở hạ tầng: Tên công việc Thời hạn Bắt đầu Kết thúc 20 1/1/2007 20/1/2007 20 20/1/2007 10/2/2007 (ngày) Xây dựng, trang bị máy tính cho phịng tra cứu Mua trang thiết bị mạng, thiết lập mạng LAN nối Internet Dự trù kinh phí thực dự án: Bảng dự trù kinh phí cho biết chi tiết kinh phí dự kiến để phát triển hệ thống Đầu tư xây dựng sở hạ tầng: 180 triệu đồng Các hạng mục triển khai Dự trù kinh phí (triệu VND) Xây dựng phịng tra cứu bao gồm 10 máy tính có 100 nối mạng Mua máy chủ có cấu hình vừa phải để xử lý 50 hoạt động hệ thống Đầu tư cho thiết bị đọc thẻ từ (Bao gồm máy 20 quét thẻ) Các thiết bị mạng (hub, switch), hệ thống dây dẫn 10 cước phí hồ mạng Internet Xây dựng phần mềm quản lý thư viện: 490 triệu đồng Tên công việc Dự trù kinh phí (triệu VND) Nghiên cứu tổ chức 20 Lập kế hoạch dự án 20 Phân tích: 100 3.1 Xác định yêu cầu 20 3.2 Lập mơ hình tiến trình 20 3.3 Lập mơ hình logic tiến trình 30 3.4 Lập mơ hình liệu quan niệm 30 Thiết kế logic 50 4.1 Thiết kế liệu logic 30 4.2 Thiết kế giao diện 20 Thiết kế vật lý 100 5.1 Thiết kế file CSDL 60 5.2 Thiết kế hệ thống phân tán 40 Triển khai 200 Xây dựng CSDL cho thư viện: 50 triệu đồng Các hạng mục triển khai Dự trù kinh phí (triệu VND) Nạp tồn CSDL thư viện vào máy tính 50 Cài đặt, thử nghiệm hướng dẫn sử dụng: 20 triệu Tổng kính phí dự kiến: 740 triệu đồng IV- Hiệu ưu điểm hệ thống Hiện giới có nhiều nơi áp dụng mơ hình thư viện điện tử, mang lại hiệu cao kinh tế, xã hội, khoa học Do tự tin việc áp dụng tin học tạo thay đổi hoạt động thư viện, từ việc quản lý, thu thập, mượn trả tài liệu Tạo sản phẩm thơng tin có giá trị, đáp ứng nhu cầu ngày cao người đọc, giai đoạn bùng nổ thông tin Hoạt động chuyên môn quản lý: - Giúp độc giả tiện lợi tự tin việc tìm kiếm, tra cứu với nhiều chức bổ sung Độc giả tra cứu nhà thông qua website đặt mượn trực tuyến - Đảm bảo việc tìm kiếm xác đầy đủ, độc giả khơng sợ bị tìm sót tài liệu - Việc mượn trả tài liệu trở nên dễ dàng hơn, bỏ bớt khâu viết phiếu, tra cứu thủ công chậm chạp trước - Giúp tiết kiệm nhiều thời gian cho độc giả người quản lý hoạt động mang tính thủ tục - Nâng cao trình độ tin học cán quản lý độc giả, giúp độc giả làm quen với qui trình mượn tài liệu từ thư viện giới - Độc giả mượn nhiều tài liệu với nội dung phong phú hơn, có thư viện liên kết - Giúp độc giả xây dựng thói quen chủ động tìm kiếm tư liệu - Giúp người đọc chủ động thông qua hệ thống tự đánh giá, bầu chọn độc giả Người đọc trực tiếp tham gia vào việc đánh giá nội dung tài liệu - Giúp việc quản lý trình mượn trả sách trở nên dễ dàng hơn, người quản lý cần sử dụng máy tính có kết nối vào sở liệu lấy thơng tin cần thiết Ngồi thực hoạt động điều tra nhu cầu, ý kiến độc giả cách tiện lợi Từ nắm bắt xu hướng chung độc giả, nâng cao hiệu thư viện - Từ tiện lợi trên, độc giả (chủ yếu sinh viên cán giáo viên) xây dựng thói quen sử dụng thư viện, cảm thấy thích thú với sử dụng thư viện, nâng cao trình độ chun mơn, lực nghiên cứu nói chung Mặt kĩ thuật – khoa học - Việc liên kết thư viện tiến tới xây dựng hệ thống thư viện lớn nối mạng với nhau, chí tồn quốc liên kết đến thư viện bạn nước - Tạo điều kiện sở để tiếp tục phát triển sau, xu hướng tất yếu loại hình thư viện phải tin học hóa - Trình độ tin học cán quản lí thư viện nâng cao, từ hoạt động hiệu - Giúp cho việc nghiên cứu trở nên thuận tiện với việc tìm kiếm tư liệu cách dễ dàng - Trở thành mơ hình để thư viện khác nước noi theo, tiến tới tin học hóa tồn thư viện nước nói chung - Góp phần vào q trình tin học hóa, đại hóa nước hoạt động nói chung Mặt kinh tế - xã hội - Có website riêng cho thư viện - Có sở liệu riêng - Nâng cấp sở hạ tầng toàn thư viện Từ đó: - Làm tăng hiệu thư viện việc cung cấp tài liệu cho độc giả - Tăng suất hiệu làm việc cán - Giảm bớt gánh nặng sổ sách - Tiết kiệm thời gian tiền bạc hai bên: độc giả thư viện - Đáp ứng nhu cầu thông tin ngày cao sinh viên, cán nghiên cứu người dân nói chung - Làm cho việc sử dụng thư viện trở nên phổ biến - Góp phần xây dựng thư viện trở thành điển hình nước  ... cương dự án “Phát triển hệ thống quản lý thư viện Đại học Quốc gia Hà Nội” xây dựng sở khảo sát phân tích trạng thư viện, có tham khảo ý kiến đóng góp nhân viên quản lý nhân viên nghiệp vụ nhiều thư. .. vụ thư viện: - Quản lý độc giả: - Quản lý tư liệu: - Quản lý phục vụ - Báo cáo thống kê Quản lý tư liệu : Yêu cầu không quản lý tư liệu nguồn tư liệu sẵn có thư viện, cịn cần phải có liên hệ thư. .. ra, hệ thống cần phải thư? ??ng xuyên đưa danh sách độc giả vi phạm nội quy thư viện ( mượn sách hạn ) để thư viện có sách xử lý phù hợp b Mục tiêu lâu dài - Xây dựng hệ thống quản lý thư viện tiên