1 1 Chương 2: Nhà Quản Trị 2 CHƯƠNG II: NHÀ QUẢN TRỊ I. Kỹ năng quản trị 1. Nhà Quản trị 2. Các kỹ năng quản trị II.Phong cách quản trị III. Nghệ thuật quản trị 1. Tại sao quản trị là một nghệ thuật 2. Các nghệ thuật quản trị 3 I. Kỹ năng quản trị 1. Nhà Quản trị - Khái niệm quản trị: Quản trị là sự tác động của chủ thể quản trị lên đối tượng quản trị nhằm đạt được những mục tiêu nhất định trong điều kiện biến động của môi trường - Nhà quản trị = chủ thể quản trị: - Phân biệt nhà quản trị và nhà lãnh đạo? 4 I. Kỹ năng quản trị 2. Các kỹ năng quản trị: - Các cấp quản trị trong tổ chức - Các kỹ năng quản trị: Kỹ năng tư duy Kỹ năng nhân sự Kỹ năng kỹ thuật Cấp I Cấp II CấpIII 5 2. Các kỹ năng quản trị (Tiếp) - Kỹ năng tư duy: Là kỹ năng nhìn xa trông rộng, phân tích, nhận định được những cơ hội và thách thức trong dài hạn, lập được kế hoạch chiến lược cho tổ chức - Kỹ năng nhân sự Là khả năng làm việc liên kết các con người trong tổ chức, biết tạo mối quan hệ và khai thác, sắp xếp, sử dụng các mối quan hệ đó. - Kỹ năng kỹ thuật: Là kỹ năng chuyên môn công việc, hiểu biết và thực hành theo quy trình xác định ở một chuyên môn cụ thể. 6 II. Phong cách quản trị Phong cách QT là tổng thể các phương thức ứng xử ổn định của chủ thể QT trong quá trình thực hiện các nhiệm vụ QT của mình. Có các loại phong cách quản trị: - Phong cách cưỡng bức: Cấp trên ra mệnh lệnh và cấp dưới phải tuân thủ - Phong cách dân chủ: Cấp trên cho phép cấp dưới được tham gia quá trình ra quyết định, được sáng tạo trong cách thức thực hiện quyết định… - Phong cách tự do: Cấp trên để cho cấp dưới tự do thực hiện công việc Phong cách nào là tối ưu? 2 7 H ệ Th ố ng 1 Quyết Đoán Áp Chế H ệ Th ố ng 2 Quyết Đoán Nhân Từ H ệ Th ố ng 3 Tham Vấn H ệ Th ố ng 4 Tham Gia Theo Nhóm Rất ít Rất Nhiều 8 9 III. Nghệ thuật quản trị 1. Tại sao quản trị là một nghệ thuật? Nghệ thuật là những kỹ thuật linh hoạt, sáng tạo, mang tính đặc trưng riêng. Tại sao gọi quản trị tổ chức là một nghệ thuật? - Đối tượng quản trị là những con người, sự vật, hiện tượng, tồn tại và vận động trong một môi trường biến động. Nói đến quản trị con người, nhu cầu, tâm tư, tình cảm, toan tính của họ rất phong phú, đòi hỏi nhà quản trị phải có một nghệ thuật quản trị tinh tế, mềm dẻo - Quản trị không chỉ phụ thuộc vào kiến thức được trang bị, mà còn phụ thuộc vào đặc tính cá nhân của nhà quản trị như kinh nghiệm, bản lĩnh, khả năng quyết đoán, từ đó hình thành nên phong cách lãnh đạo đặc trưng riêng của nhà quản trị đó. 10 2. Một số nghệ thuật quản trị con người 2.1 Nghệ thuật tự quản trị 2.1.1 Nghệ thuật hình thành thói quen dám chịu trách nhiệm •Nhà quản trị hình thành thói quen không bao giờ đổ lỗi cho hoàn cảnh mà phải xem xét mình đã phản ứng ra sao trước những gì đã trải qua trong kinh doanh, phải là người có ý thức trách nhiệm về kết quả công việc mà mình đảm nhiệm. •Tư chất dám chịu trách nhiệm hun đúc ý chí đã làm là phải làm bằng được, tốt > giúp mở hàng loạt các tư chất khác như ý chí độc lập, kiên trì. •Thói quen dám chịu trách nhiệm còn được biểu hiện ở khả năng cam kết và giữ lời cam kết : •Dám chịu trách nhiệm con biểu hiện phải có tính độc lập trong suy nghĩ và quyết định, không sợ dư luận nếu đã khẳng định quyết định của mình là đúng. 11 2.1.2. Nghệ thuật hình thành thói quen " chỉ bắt đầu công việc khi đã kết thúc trong suy nghĩ" •Kết quả chỉ có thể đạt được khi chúng được hình thành trước khi xảy ra. •Đối với nhà quản trị, mọi công việc cụ thể định hướng cũng là điều kiện để thực hiện các công việc một cách có hiệu quả. 2.1.3. Nghệ thuật hình thành mong muốn, niềm tin, tính kiên trì. Những nhà QT thành đạt khác với người thường ở chỗ họ không mong muốn chunng chung mà mong muốn rất cụ thể, rõ ràng. Niềm tin và tính kiên trì là 2 yếu tố không thể thiếu được đối với nhà QT 12 2.1.4 Nghệ thuật hình thành thói quen đưa cái quan trọng nhất lên trước *Các nhà quản trị luôn có đặc điểm chung là chìm trong nhiều công việc cùng 1 lúc. Bí quyết của các nhà QT là phải biết tổ chức công việc theo 1 thứ tự ưu tiên thông qua việc xây dựng ma trận ưu tiên công việc. *Lợi ích của việc xây dựng ma trận ưu tiên công viêc: • Không bỏ sót các công việc quan trọng • Giải phóng nhà QT khỏi đống công việc bè bộn • Giải phóng nhà QT khỏi sự căng thẳng về thời gian • Ma trận ưu tiên công việc 3 13 Khẩn cấp (1) Không khẩn cấp (2) Quan trọng (A) 1.Diễn biến thị trường ngoài dự kiến 2. Những mất cân đối mới phát sinh 3. Các hợp đồng sắp đến hạn thanh lý, 1. Xem xét các cơ hội kinh doanh mới2. Thiết lập các quan hệ bạn hàng3. Lập KH (chiến lược)KD4. Dự phòng các họat động5. Nghiên cứu kiểu dáng mới của sản phẩm Không quan trọng (B) 1. Họp hành không liên quan trực tiếp đến mục tiêu và giải pháp KD 2. Tiếp khách không phải là khách hàng, 1. Các hoạt động giải trí 2.Các hoạt động lặt vặt, Ma trận ưu tiên công việc 14 2.1.5. Nghệ thuật hình thành thói quen tự đánh giá năng lực bản thân: Tự đánh giá năng lực bản thân là 1 tư chất rất cần thiết đảm bảo nhà QT thành đạt trong công việc. 15 2.2. Nghệ thuật giao tiếp: 2.2.1. Nghệ thuật cư xử với cấp dưới: -Biết quan tâm tới người dưới quyền nhằm tăng tình cảm với họ. Điều tối kỵ đối với người lao động là yêu kẻ này ghét kẻ khác không dựa trên kết quả công việc và phẩm chất của họ. -> dễ gây chia rẽ bè phái, phá vỡ bầu không khí trong tập thể. - Hiểu người: là 1 trong những điều kiện quan trọng để quản trị Hiểu người là để: •Lựa chọn thái độ thích hợp khi cư xử với từng người •Đứng trên lập trường của cấp dưới để xem xét công việc •Quy phục họ, hướng được họ chủ động làm theo ý mình - Nghệ thuật thưởng phạt: Thưởng phạt cần công minh, nghệ thuật khen chê phải đúng lúc, đúng chỗ và tế nhị. 16 2.2.2 Nghệ thuật giao tiếp đối ngoại: - Luôn có thói quen chuẩn bị kỹ lưỡng trước khi giao tiếp: + Mục đích giao tiếp: cần cụ thể + Đối tượng giao tiếp: -Tiếp xúc nhiều lần: cần nhớ tên, sở thích, thói quen tính cách, -Tiếp xúc lần đầu: cần nghiên cứu tuổi, tên, tính cách, > hình thành phương thức giao tiếp thích hợp. -Nội dung: Phải phù hợp với mục đích đặt ra -Phương thức ứng xử: Phong thái, ngôn ngữ giao tiếp và những suy nghĩ trước những tình huống bất ngờ có thể xảy ra. - Hình thành kỹ năng giao tiếp: 17 - Nghệ thuật gây thiện cảm trong giao tiếp: •Thái độ tự chủ, tự tin, cởi mở và chân thành thể hiện qua phong thái mà trước hết và quan trọng ở nét mặt , ánh mắt người giao tiếp. •Thành thực chú ý đến đối tượng giao tiếp, đặt mình vào địa vị của đối tượng giao tiếp để đồng cảm với họ. • Nghệ thuật nói thể hiện ở giọng nói •Luôn mỉm cười trong giao tiếp, biết khôi hài, dí dỏm trong giao tiếp. - Nghệ thuật thuyết phục: Diễn đạt nhìn thẳng vào nội dung chính, biểu hiện ý chí mạnh mẽ lòng tin của mình, không được phép tỏ ra cân nhắc, đắn đo đặc biệt với vấn đề then chốt. 18 2.3.Nghệ thuật ủy quyền - Trong quản trị các nhà QT phải giải quyết nhiều công việc => ủy quyền - Nghệ thuật ủy quyền là nghệ thuật giao việc cho người dưới quyền, cần tuân thủ tiến trình ủy quyền hợp lý: B1: Xác định rõ công việc, yêu cầu về kết quả phải đạt, thời điểm bắt đầu và kết thúc B2: Làm sáng tỏ những yêu cầu và kết quả cuối cùng thông qua thảo luận B3: Chính thức giao nhiệm vụ và quyền hạn cho người được ủy quyền B4: Theo dõi tiến trình công việc , đọc báo cáo tình hình thực hiện công việc, tiến độ, kiểm tra và đưa ra các giải pháp điều chỉnh, bổ sung kịp thời. 4 19 Một số vấn đề thảo luận  Sự đánh đổi giữa công việc và cuộc sống riêng tư  Sự thăng tiến và vấn đề bình đẳng giới tính  Định vị bản thân 20 Giới thiệu một số sách tham khảo 1. Thế giới quả là rộng lớn và có nhiều việc phải làm – Kim Wo Chung 2. Dare to lead – Mike Merrill 3. Tinh hoa quản trị của Drucker – Peter.F.Drucker . 1 1 Chương 2: Nhà Quản Trị 2 CHƯƠNG II: NHÀ QUẢN TRỊ I. Kỹ năng quản trị 1. Nhà Quản trị 2. Các kỹ năng quản trị II.Phong cách quản trị III. Nghệ thuật quản trị 1. Tại sao quản trị là một. môi trường - Nhà quản trị = chủ thể quản trị: - Phân biệt nhà quản trị và nhà lãnh đạo? 4 I. Kỹ năng quản trị 2. Các kỹ năng quản trị: - Các cấp quản trị trong tổ chức - Các kỹ năng quản trị: Kỹ năng. nghệ thuật 2. Các nghệ thuật quản trị 3 I. Kỹ năng quản trị 1. Nhà Quản trị - Khái niệm quản trị: Quản trị là sự tác động của chủ thể quản trị lên đối tượng quản trị nhằm đạt được những mục tiêu