Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu Bưu Điện tỉnh Hưng Yên

Báo cáo thực tập: Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu Bưu Điện tỉnh Hưng Yên

Lời nói đầu.

Nhằm tạo điều kiện cho sinh viên nắm bắt đợc các công việc, qui trình thực tế tại các Bu Điện tỉnh, huyện các thầy cô trong khoa Quản Trị Kinh Doanh, cùng với các đồng chí lãnh đạo Học Viện Công Nghệ Bu Chính Viễn Thông đã tạo điều kiện cho chúng em đợc đi thực tập tại tỉnh Hng Yên.

Sau ba tuần thực tập với sự giúp đỡ của các cán bộ trong ban lãnh đạo Bu điện tỉnh, công ty BC-PHBC, công ty Điện báo - Điện thoại, cùng với các cô chú, anh chị trong các tổ giao dịch, khai thác, điện báo, 108 cùng với những kiến thức em đã học đợc ở trờng do các thầy cô trong khoa giảng dạy em đã hiểu biết thêm đợc rất nhiều về quy trình khai thác các dịch vụ Bu Chính - Viễn Thông cũng nh cách thức tổ chức sản xuất của các đơn vị Em thấy chuyến đi thực tế này rất bổ ích, em đợc trực tiếp theo dõi và tham gia vào làm việc nh một giao dịch viên và đợc tiếp xúc trực tiếp với khách hàng từ đó em có thể kết hợp với các môn học khác nh Maketing cơ bản và dịch vụ, kinh tế BCVT áp dụng cho việc phục vụ khách hàng, chăm sóc khách hàng

Em xin cảm ơn các thầy, cô trong khoa, các cô, chú trong Bu điện tỉnh Hng Yên đã tạo điều kiện giúp đỡ chúng em có đợc chuyến thực tập bổ ích này Sau đây là một số vấn đề mà em đã biết tại cơ sở thực tế của mình:

A Phần tìm hiểu chung

1 Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu B u điện tỉnh H ng Yên :

Bu điện tỉnh Hng Yên là tổ chức kinh tế-đơn vị thành viên hạch toán phụ thuộc Tổng công ty Bu chính –Viễn thông Việt Nam theo điều lệ tổ chức và hoạt động của Tổng công ty Bu chính -Viễn thông Việt Nam đợc phê chuẩn tại Nghị định 51/CP ngày 01/8/1995 của Chính Phủ , là một bộ phận cấu thành của hệ thống tổ chức và hoạt dộng của Tổng công ty ,hoạt động kinh doanh và hoạt động công ích cùng các đơn vị thành viên khác trong một dây chuyền công nghệ Bu Chính - Viễn Thông liên hoàn thống nhất cả nớc , có mối liên hệ mật thiết với nhau về tổ chức mạng lới lợi ích kinh tế, tài chính ,phát triển dịch vụ Bu chính - Viễn thông để thực hiện những mục tiêu kế hoạch Nhà nớc do Tổng công ty giao; Đợc thành lập theo Quyết định số :342/TCBĐ-LĐ ngày 14/6/1997 của Tổng cục trởng Tổng cục Bu điện

Bu điện Hng Yên có tên giao dịch quốc tế là: HUNG YEN AND TELECOMMUNICATIONS (viết tắt là HUNG YEN P&T), có trụ sở chính tại Thị xã Hng Yên tỉnh Hng Yên.

Bu điện Hng Yên chịu sự lãnh đạo của Tỉnh uỷ, UBND tỉnh Hng Yên về chấp hành pháp luật, các mặt hoạt động có liên quan đến nhiệm vụ phục vụ nhân dân tỉnh Hng Yên và gắn nhiệm vụ; phát triển Bu chính – Viễn Thông với quy hoạch, kế hoạch của tỉnh

BĐ tỉnh Hng Yên chịu trách nhiệm quản lý hoạt động của: + Công ty Điện báo Điện thoại

 Có 2 trạm tổng đài vệ tinh của tổng đài HOST và 5 Bu cục 5) Bu điện huyện Kim Động

 Có 36 công nhân viên

 Có 3 trạm tổng đài vệ tinh của tổng đài NEC và 5 bu cục 6) Bu điện huyện Ân Thi

 Có 35 công nhân viên

 Có 3 trạm tổng đài vệ tinh của tổng đài HOST và 4 bu cục 7) Bu điện huyện Yên Mỹ

 Có 27 công nhân viên

 Có 2 trạm tổng đài và 3 bu cục 8) Bu điện huyện Khoái Châu

 Có 51 công nhân viên

 Có 4 trạm tổng đài vệ tinh HOST và 8 bu cục 9) Bu điện huyện Mỹ Hào

 Có 32 công nhân viên

 Có 2 trạm tổng đài và 4 bu cục

a) Chức năng, nhiệm vụ.

 Tổ chức , xây dựng, quản lý, vận hành và khai thác mạng lới Bu chính- Viễn thông để kinh doanh và phục vụ theo Tổng công ty trực tiếp giao và phục vụ theo quy hoạch , kế hoạch và phơng hớng phát triển do Tổng công ty trực tiếp giao Đảm bảo thông tin liên lạc phục vụ sự chỉ đạo của cơ quan Đảng , chính quyền các cấp, phục vụ các yêu cầu thông tin trong đời sống kinh tế, xã hội của các ngành và nhân dân trên địa bàn Tỉnh Hng Yên và các nơi khác theo quy định của Tổng công ty nhằm hoàn thành kế hoạch đợc giao.

 Thiết kế mạng lới thuê bao, xây lắp chuyên ngành thông tin liên lạc  Kinh doanh vật t thiết bị chuyên ngành bu chính – viễn thông  Kinh doanh các ngành nghề khác trong phạm vi pháp luật cho phép và

thực hiện các nhiệm vụ Tổng công ty giao

b) Cơ cấu tổ chức.

Giám đốc và bộ máy giúp việc

 Giám đốc do Hội đồng quản trị bổ nhiệm , miễn nhiệm ,khen thởng , kỷ luật theo đề nghị của Tổng giám đốc Giám đốc là đại diện pháp nhân của đơn vị, chịu trách nhiệm truớc Tổng công ty và trớc pháp luật về quản lý và điều hành hoạt động của đơn vị trong phạm vi quyền hạn và nghĩa vụ đợc quy định.

 Phó giám đốc do Tổng giám đốc bổ nhiệm,miễn nhiệm , khen thởng kỷ luật là ngời giúp Giám đốc quản lý , điều hành một hoặc một số lĩnh vực hoạt động của đơn vị theo phân công của giám đốc và pháp luật về nhiệm vụ đợc phân công , chịu trách nhiệm trớc giám đốc và pháp luật về nhiệm vụ đợc phân công

 Kế toán trởng do Tổng giám đốc bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thởng kỷ luật, là ngời giúp Giám đốc chỉ đạo, tổ chức thực hiện công tác kế

toán thống kê của đơn vị , có các quyền và nhiệm vụ theo quy định của pháp luật.

 Bộ máy quản lý của BĐHY gồm các phòng ban chuyên môn và các chuyên viên giúp giám đốc trong việc quản lý và điều hành công việc chuyên môn chịu trách nhiệm trớc giám đốc về nhiệm vụ và nội dung công việc đợc giao

 Tập thể ngời lao động trong bu điện Tỉnh Hng Yên.

 Các đơn vị trực thuộc của bu điện tỉnh Hng Yên :gồm các đơn vị sản xuất kinh doanh và các đơn vị sự nghiệp

 Các đơn vị sản xuất kinh doanh thực hiện chế độ hạch toán phụ thuộc có t cách pháp nhân, hoạt động theo phân cấp của BĐHY , có con dấu riêng theo mẫu dấu doanh nghiệp Nhà Nớc, chịu trách nhiệm trớc pháp luật về mọi hoạt động của đơn vị trong phạm vi quyền hạn và nghĩa vụ đuợc quy định.

 Đơn vị sự nghiệp, hoạt động theo phân cấp của BĐHY có con dấu theo tên gọi, đợc Giám đốc BĐHYgiao nhiệm vụ và cấp kinh phí hoạt động theo các lĩnh vực chuyên môn cụ thể

 Các đơn vị trực thuộc có cấp trởng phụ trách và có kế toán trởng có thể có cấp phó giúp việc quản lý, điều hành, có cán bộ quản lý giúp việc chuyên môn, nghiệp vụ và lực lợng lao động.

2

Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của công tyB

u chính PHBC.

Công ty Bu chính của PHBC là đơn vị sản xuất kinh doanh trực thuộc Bu điện tỉnh Hng Yên-đơn vị thành viên thuộcTổng công ty Bu chính –Viễn thông Việt Nam theo điều lệ tổ chức và hoạt động của Bu điện Tỉnh Hng Yên.

a) Chức năng :

 Tổ chức Tổ chức , xây dựng, quản lý, vận hành và khai thác mạng lới Bu chính PHBC mạng viễn thông công cộng ở thị xã Hng Yên , là đầu

hành và xử lý khai thác kỹ thuật nghiệp vụ đối với các bu điện huyện thị trong dây chuyền sản xuất kinh doanh và phục vụ của lĩnh vực bu chính – PHBC

 Trực tiếp vận chuyển đờng th cấp 2 ,tổng hợp yêu cầu , phân phối và thanh toán báo chí với các bu điện huyện thị , Công ty phát hành báo chí Trung ơng, các nhà xuất bản Trung ơng và địa phơng nếu có Tổng hợp , đối chiếu kiểm soát các bản kê chứng từ chuyển tiền , quản lý cung ứng và điều phối quỹ chuyển tiền theo phân cấp của bu điện

 Công ty Bu chính PHBC có trách nhiệm thực hiện theo quy hoạch , kế hoạch, mục tiêu, phơng hớng nhiệm vụ đợc giám đốc Bu điện tỉnh giao Đảm bảo thông tin liên lạc phục vụ sự chỉ đạo của các cơ quan đảng, chính quyền các cấp, phục vụ các yêu cầu thông tin trong đời sống, kinh tế, xã hội của các ngành và nhân dân trên địa bàn Thị xã Hng Yên và các nơi theo quy định của Giám đốc Bu điện nhằm hoàn thành xuất xắc kế hoạch đợc giao.

 Thiết kế mạng Bu chính (Bu cục, kiốt, đại lý, phát hành viên và mạng hòm th).

 Kinh doanh vật t thiết bị chuyên ngành Bu chính – Viễn thông và văn hoá phẩm

 Kinh doanh các ngành nghề khác trong phạm vi pháp luật cho phép và thực hiện các nhiệm vụ đột xuất khác đợc giám đốc Bu điện tỉnh giao.

b ) Đặc điểm tình hình:

- Là 1 đơn vị sản xuất trên lĩnh vực BC-PHBC phục vụ yêu cầu thông tin liên lạc cho các cơ quan của tỉnh, thị trên địa bàn thị xã Đồng thời là đầu mối trung gian khai thác, chia chọn, phân hớng, đóng túi gói cho các huyện trong toàn tỉnh theo địa chỉ hành chính với 39 Bu cục, phân hớng chia chọn TCT trực tiếp với 61 tỉnh thành Tập hợp tất cả các sản phẩm đi của các huyện trong toàn tỉnh, giao nhận trực tiếp với Hà Nội, Thái Bình.

- Lực lợng lao động nữ chiếm 75%, lao động có trình độ đại học, cao đẳng 10.3%, trung cấp 34.5%, công nhân 55.2%

- Sản lợng đến nhiều hơn sản lợng đi.

c ) Kết quả thực hiện kế hoạch năm 2001

1) Bu chính:a) Khối lợng phục vụ tại Thị xã Hng Yên :

Phát th, ấn phẩm các loại 9137 kg ~1370550 cái 10472 kg

b) Khối lợng phục vụ qua:

EMS 9857 cáI 12978 cái

Bằng các hình thức khuyến khích cộng tác viên, các đại lý, công nhân vận chuyển chấp nhận và phát tại nhà, khuyến khích độc giả dài hạn trả tiền báo trong tháng, bán lẻ các loại báo tại giao dịch , giữ vững độc giả cũ, phát triển độc giả mới Do đó tổng sản lợng các loại báo phát hành trong năm 2001 đạt 890123 tờ.

3) Công tác tiết kiệm Bu điện

Thực hiện QĐ 4585/1999 CT-BC v/v tổ chức, triển khai dịch vụ TKBĐ giai đoạn 2 HN ngày 25/8/1999 Ngày 1/9/1999 công ty BC-PHBC đã triển khai dịch vụ TKBĐ giai đoạn 2 Qua 1 quý thực hiện công ty BC-PHBC đã nhận gửi tiền TKBĐ có kỳ hạn và trả góp với số thẻ là 171 thẻ với tổng số tiền gửi là 1415707150 đồng Năm 2001 số lợng ngời gửi tiền TKBĐ ngày càng tăng với số thẻ là 798 thẻ với nhiều mức lãi suất khác nhau ( Lãi suất không kỳ hạn, lãi suất có kỳ hạn 3 tháng, 6 tháng , 12 tháng, lãi suất gửi góp )

3 Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của công tyĐiện báo Điện thoại

a Chức năng nhiệm vụ

 Thực hiện nhiệm vụ kế hoạch về thông tin viễn thông do giám đốc Bu điện tỉnh giao.

 Quản lý toàn bộ trang thiết bị viễn thông.

 Đảm bảo về thông tin viễn thông giữa tỉnh với Trung ơng , giữa tỉnh với huyện, thị một cách thông suốt, an toàn và tiện lợi.

 Trực tiếp quản lý mạng lới viễn thông của Bu điện, để tổ chức kinh doanh và phục vụ theo phân cấp của Bu điện tỉnh.

 Đợc Giám đốc Bu điện tỉnh uỷ quyền làm trực ban điều hành viễn thôngvà làm việc với bộ phận điêù hành mạng viễn thông của TCT.

 Có quyền cho thuê kênh truyền dẫn thuộc mạng cấp 2  Tổ chức dịch vụ sửa chữa các thiết bị viễn thông  Tham gia xây dựng những công trình viễn thông.

 Thực hiện hạch toán kinh doanh theo phân cấp của Bu điện tỉnh.

Công ty Điện báo điện thoại có tổng số 71 công nhân viên Chia thành 9 tổ sản xuất: Tổ tổng đài, tổ dây máy, tổ vi ba, tổ kỹ thuật, tổ quản lý, tổ nguồn, tổ điện báo, tổ 108 - 116, tổ thu nợ

 Mặt bằng quy hoạch của thị xã, tỉnh đã dần ổn định, thuận tiện cho việc phát triển mạng lới viễn thông.

 Đầu t của bu điện tỉnh đã đồng bộ về chuyển mạch, truyền dẫn và các thiết bị phụ trợ khác.

 Các phòng ban chuyên môn chỉ đạo thờng xuyên kịp thời, lãnh đạo bu điện tỉnh có chủ trơng sát thực với sản xuất.

 Khó khăn:

 Trình độ chuyên môn của một số cán bộ công nhân viên còn thấp, thiếu kinh nghiệm cha đáp ứng với nhu cầu sản xuất.

 Kinh phí chi thờng xuyên cho sửa chữa mạng lới phục vụ còn ít.

 Đầu t mạng cáp ngọn cho vùng sâu, vùng xa cha kịp thời, còn tồn đọng nhiều đơn yêu cầu lắp đặt máy điện thoại

c Kết quả thực hiện kế hoạch hàng năm

Năm 1998:

 Dân số là 40100 ngời

 Doanh thu : 4 tỷ 969 triệu đồng  Phát triển máy: 798 máy

 Tổng số máy trên mạng: 2854 máy đạt 7,11 máy/100 dân

Năm 1999:

 Dân số là 40410 ngời

 Doanh thu: 5 tỷ 709 triệu đồng  Phát triển máy: 520 máy

 Tổng số máy trên mạng: 3374 máy đạt 8,34 máy/100 dân

Năm 2000:

 Dân số là 40810 ngời

 Doanh thu; 7 tỷ 346 triệu đồng  Phát triển máy: 850 máy

 Tổng số máy trên mạng: 4224 máy đạt 10,35 máy/100 dân

Năm 2001:

 Dân số là 41228 ngời

 Doanh thu: 9 tỷ 051 triệu đồng  Phát triển máy: 1325 máy

 Tổng số máy trên mạng: 5549 máy/100 dân

 Số máy giảm trong năm là: 41 máy cố định, 2 máy di động trả trớc, 2 máy di động trả sau Nguyên nhân là do một số cơ quan đa tổng đài nội bộ vào hoạt động( nhà máy nhựa, công ty may, chi nhánh xăng dầu, công an tỉnh )

Phát triển mạng viễn thông nông thôn: Đạt 100% số thôn trên địa bàn có máy điện thoại.B/ Tại bộ phận giao dịch

I/ Qui trình chấp nhận :

1

B u phẩm b u kiện:

 Giao dịch viên phải kiểm tra hàng hoá mà khách hàng muốn gửi và kiểm tra điều kiện bu gửi về cách gói bọc

 Sau đó cấp phiếu gửi và hớng dẫn khách hàng  Cấp BĐ1(BĐ32 cũ) nếu là bu phẩm ghi số  Cấp BK1(BK21 cũ) nếu là bu kiện

 Nhận lại phiếu gửi do khách hàng tự tay viết và kiểm tra họ tên, địa chỉ ngời gửi, ngời nhận.

 Buộc bu gửi, kẹp chì trớc mặt khách hàng Cân và ghi khối lợng cùng tiền cớc lên bu gửi và phiếu gửi.

 Lấy nhãn số bu phẩm ghi sổ trong sổ BĐ2 (BĐ20 cũ) nếu là bu phẩm ghi số, đóng dấu tên bu cục nên nhãn số và dán vào mặt trớc của bu phẩm, ghi số hiệu của nhãn vào BĐ1, nếu là bu kiện thì không cần phải dán nhãn số.

 Đóng dấu ngày vào phiếu gửi, thu tiền và trao biên lai cho khách hàng.

 Dán tem hoặc in cớc thay tem lên mặt trớc của bu gửi.

 Đóng dấu huỷ tem, ghi vào sổ kế toán xuất nhập BP-BK BĐ28 ( BĐ2 cũ) và chuyển cho bộ phận khai thác.

2 Báo chí:

 Giao dịch viên cấp giấy đặt mua báo chí PH19( BC trong nớc), PH20 ( BC nớc ngoài) mỗi loại đa 2 tờ.

 GDV nhận lại PH19 hoặc PH20 và kiểm soát lại.

 Giao dịch viên viết hoá đơn BC01, lấy chữ ký của khách hàng vào hoá đơn.

 Thu tiền và giao hoá đơn ( liên 2 cho khách hàng).

 Giao 1 phiếu PH19 và liên 3 của BC01 cho bộ phận quản lý độc giả  Căn cứ vào liên 1 của BC01 ghi vào sổ quĩ thu PH5.

3.Điện thoại:

Khi khách hàng có nhu cầu gọi điện thì khách hàng phải ghi số máy cần gọi vào TH27 sau đó nhân viên giao dịch bấm số cần gọi và mời khách hàng vào cabin, khách hàng gọi xong máy tính tự động tính tiền và giao dịch viên thu tiền.

Chấp nhận EMS

 Kiểm tra nội dung hàng hoá.

 Cấp phiếu gửi E1( ba tờ đính kèm nhau) và phong bì cho khách hàng  Hớng dẫn khách hàng ghi chép họ tên, địa chỉ ngời gửi, ngời nhận,

nội dung hàng hoá, ngày giờ gửi và kí tên.

 Giao dịch viên kiểm tra lại E1, đóng dấu trên cả ba tờ, ghi rõ cớc phí lên E1.

 Kí tên giao dịch viên nhận.

 Cân ghi lại khối lợng bu gửi lên phong bì đựng bu gửi và tính cớc  Ghi rõ cớc phí lên phong bì.

 Ghi số liệu của bu gửi từ E1 lên phong bì.

 Thu và giao biên lai ( tờ cuối cùng ) cho khách hàng  Đính kèm E1 với phong bì đựng bu gửi

 Vào sổ nhập xuất và giao cho bên phòng khai thác.

Chuyển tiền

a) Điện chuyển tiền :

Là loại ngân phiếu do bu điện phát hành và chuyển đi bằng đờng điện báo nên đảm bảo nhanh chóng hơn th chuyển tiền.

 Những nghiệp vụ đặc biệt về điện báo dùng cho điện chuyển tiền  Khẩn PN :có tác dụng trong việc phát giấy mời N29, tin tức kèm theo

 Mức tiền gửi điện chuyển tiền : Qui định nh th chuyển tiền

 Điện chuyển tiền tại Hà Nội, thành phố Hồ Chí Minh không hạn chế số lợng gửi tiền trên một ngân phiếu.

 ĐCT gửi đến để trả tiền tại các trung tâm tỉnh, thành phố( trừ Hà Nội, TPHCM) tối đa là 30 triệu đồng, ở các huyện là 5 triệu đồng.

 Quy trình nhận gửi ĐCT:

 Viết ĐCT đi N3: đo ngời gửi tự viết( không tẩy xoá) họ tên, địa chỉ ngời gửi, ngời nhận,số tiền bằng số, bằng chữ, các nghiệp vụ đặc biệt  Xin báo trả khi ký gửi ĐCT: TBT, ĐBT.

 Lập hoá đơn BC01, lấy số hoá đơn ghi vào N3.

 Đếm tiếng tính cớc điện báo của ĐCT  Vào bản kê phát hành N22c.

 ĐCT đi sau khi đếm tiếng tính cớc trên N3 song phải vào N22 c để lấy số điện báo cho bức ĐCT.

 Lấy ký duyệt của kiểm soát viên trên ĐCT đi.

 Ghi ĐCT N3 vào sổ chuyển giao N17a và giao cho bộ phận điện báo để chuyển đi.

b) Th chuyển tiền:

 Chấp nhận gửi.

 Đa phiếu chuyển tiền N21 cho khách hàng, hớng dẫn ghi  Điều chỉnh sai sót, đóng nhật ấn xác nhận nếu có sai sót.

 Vào sổ hoá đơn BC01 dựa vào N21, đóng nhật ấn lên BC01 , thu tiền, giao hoá đơn.

 Lập th chuyển tiền N21  Số tiền bằng số.

 Số th chuyển tiền, ngày tháng, năm phát hành.

 Nếu có yêu cầu TBT hay ĐBT thì gạch một nhóm chữ và đóng khung