Đang tải... (xem toàn văn)
NHỮNG NGUYÊN TẮC LÀM VIỆC NHÓM HIỆU QUẢ (PHẦN9)
Quy tắc làm việc nhóm Đầu tư 1 Athor: Nguyễn Thu Phương – Email: nthuphuongktqd@gmail.com – Mobile: 0983287766 QUY TẮC LÀM VIỆC NHÓM - PHÒNG ĐẦU TƯ (Dự thảo lần 2) 1. Mục tiêu của nhóm - Hoàn thành các công việc theo phân công của Tổng giám đốc và công việc chung của nhóm. - Phối hợp với các Phòng ban khác trong công ty đảm bảo công việc chung được giao đạt hiệu quả nhất. - Duy trì và phát triển, nâng cao chất lượng công việc của nhóm, của Phòng. - Hợp tác, giúp đỡ lẫn nhau nhằm đảm bảo thực hiện đúng tiến độ công việc chung đã đề ra. 2. Nguyên tắc làm việc của nhóm 2.1. Ra quyết định - Nguyên tắc 1: Tổng giám đốc có thẩm quyền ra quyết định cao nhất đối với mọi hoạt động của nhóm. Các thành viên chịu sự chỉ đạo trực tiếp từ Tổng giám đốc. - Nguyên tắc 2: Trưởng nhóm có quyền ra quyết định thứ hai sau Tổng giám đốc trong phạm vi trách nhiệm được giao. Trưởng nhóm được phân công các thành viên còn lại nhằm đảm bảo công việc chung và chịu trách nhiệm trực tiếp trước Tổng giám đốc về quyết định của mình. - Nguyên tắc 3: Những công việc cần sự thống nhất của cả nhóm sẽ được thực hiện biểu quyết theo nguyên tắc số đông. Các thành viên có quyền bảo lưu ý kiến để trình cấp có thẩm quyền cao hơn giải quyết và vẫn tiếp tục thực hiện công việc theo phân công cho đến khi có ý kiến chỉ đạo từ cấp cao hơn (Tổng giám đốc). - Nguyên tắc 4: Đảm bảo giữ gìn những bí mật kinh doanh của công ty, của phòng và công việc nội bộ nhóm cần bảo mật. - Nguyên tắc 5: Nhóm hoạt động trên nguyên tắc tin tưởng, hợp tác, thân thiện, chia sẻ vì mục tiêu chung của nhóm. 2.2. Nguyên tắc phân công nguồn lực - Trưởng nhóm có quyền đề xuất các nguồn lực trong nhóm thực hiện công việc. Các thành viên khác cùng tham gia góp ý trên cơ sở xây dựng và phát triển nhằm đảm bảo mục tiêu chung của công việc hoàn thành. - Khi tạm thời chưa có được phương án tốt hơn thì các thành viên tạm chấp nhận và thực hiện phương án được đưa ra ban đầu cho tới khi có phương án tối ưu hơn thay thế. - Mỗi thành viên trong nhóm cần hoàn thành phần công việc được giao đúng thời hạn đã cam kết để đảm bảo tiến độ công việc chung của cả nhóm. - Khi có vướng mắc trong công việc có thể ảnh hưởng tới tiến độ công việc chung cần phản hồi ngay cho Trưởng nhóm và các thành viên khác trong nhóm để cùng tìm ra hướng giải quyết. Quy tắc làm việc nhóm Đầu tư 2 Athor: Nguyễn Thu Phương – Email: nthuphuongktqd@gmail.com – Mobile: 0983287766 - Sau khi tiếp nhận công việc, triển khai nhưng ước lượng khả năng khó hoàn thành do những phát sinh mới trong quá trình thực hiện, thành viên nhóm cần phản hồi lại sớm nhất cho Trưởng nhóm để tìm hướng giải quyết. - Do đặc thù của phòng kinh doanh, đặc biệt trong lĩnh vực đầu tư cần nhanh nhạy và cơ hội, nên ngoài việc đảm bảo thực hiện các công việc chung hàng ngày đã được phân công, các thành viên trong nhóm cần phối hợp thực hiện những công việc phát sinh khác. 3. Trách nhiệm và quyền hạn của mỗi thành viên đối với nhóm 3.1. Trách nhiệm và quyền hạn của Trưởng nhóm Trách nhiệm: - Thay mặt cả nhóm chịu trách nhiệm báo cáo Tổng giám đốc về tình hình công việc và các vấn đề của nhóm cũng như các kiến nghị khác. - Tự chịu trách nhiệm trước Tổng giám đốc về các quyết định của mình trong hoạt động chung của cả nhóm. - Có trách nhiệm đôn đốc, giám sát, kiểm tra nhằm đảm bảo tiến độ công việc của nhóm được hoàn thành. - Có trách nhiệm tiếp nhận các phản hồi, xử lý hoặc chuyển tới Tổng giám đốc các ý kiến của từng thành viên của nhóm. - Có trách nhiệm giúp đỡ các thành viên của nhóm hoàn thành nhiệm vụ trong khả năng tốt nhất có thể. - Lên kế hoạch công việc của nhóm, của Phòng đề xuất Tổng giám đốc phê duyệt. - Đảm nhận và hoàn thành công việc chung của nhóm như các thành viên khác. Thẩm quyền: - Được huy động và phân bổ các nguồn lực hợp lý cho trên cơ sở căn cứ vào khối lượng công việc chung của nhóm, của Phòng. - Được đề xuất các hướng giải quyết công việc chung của nhóm với Tổng giám đốc - Được đánh giá mức độ hoàn thành công việc của mỗi thành viên trên cơ sở tham khảo ý kiến từ các thành viên khác của nhóm. - Được góp ý, định hướng công việc đã giao cho thành viên khác trong nhóm. - Giám sát, theo dõi và có những điều chỉnh cần thiết, phù hợp đảm bảo tiến độ công việc hoàn thành đúng hạn. 3.2. Trách nhiệm và quyền của các thành viên khác trong nhóm Trách nhiệm: - Tự lập ra kế hoạch thực hiện công việc của cá nhân theo kế hoạch công việc của nhóm, của Phòng. - Có trách nhiệm hoàn thành công việc đã nhận và được giao đúng thời hạn. Quy tắc làm việc nhóm Đầu tư 3 Athor: Nguyễn Thu Phương – Email: nthuphuongktqd@gmail.com – Mobile: 0983287766 - Phải đảm bảo hoàn thành các phần việc được giao theo đúng tiến độ công việc chung của nhóm. Bất kỳ những ảnh hưởng nào có thể ảnh hưởng tới công việc thì phải thông báo cho nhóm để cả nhóm chủ động tìm phương án giải quyết. - Có trách nhiệm báo cáo Trưởng nhóm hoặc thành viên khác trong nhóm (khi Trưởng nhóm vắng mặt) về các công việc riêng đột xuất có thể ảnh hưởng tới thời lượng làm việc tại công ty, tiến độ công việc đang đảm nhận của mình. - Đảm nhận hỗ trợ những phần việc chung của nhóm khi người phụ trách chính phần việc đó vắng mặt. - Có trách nhiệm lắng nghe, ghi nhận các ý kiến của từng thành viên. Trường hợp chưa thống nhất được vấn đề, cần được ghi lại và báo cáo cấp có thẩm quyền cao hơn (Tổng giám đốc). Thẩm quyền: - Được đề xuất, góp ý, phản hồi và bảo lưu các ý kiến của mình tới các thành viên của nhóm, Trưởng nhóm. - Được đưa ra ý kiến trái chiều với các quyết định mình tiếp nhận mà cảm thấy chưa phù hợp trên nguyên tắc: trình bày nhẹ nhàng, lịch sự, tôn trọng, giải thích cụ thể, chi tiết và có tiếp thu ý kiến của thành viên khác và Trưởng nhóm. - Được đánh giá, góp ý với Trưởng nhóm, các thành viên trong nhóm về các nội dung công việc của bản thân và đồng nghiệp trong nhóm. - Được nhận sự hỗ trợ, giúp đỡ từ Trưởng nhóm và các thành viên khác khi khó khăn. 4. Bổ sung hoặc giảm bớt thành viên - Trên cơ sở tham khảo ý kiến từ Trưởng nhóm, các thành viên trong nhóm, thẩm quyền quyết định cuối cùng bởi Tổng giám đốc về việc bổ sung hoặc giảm bớt số lượng thành viên. - Thành viên bổ sung của nhóm được đào tạo để hoàn thành nhiệm vụ. - Trên cơ sở tham khảo ý kiến từ Trưởng nhóm, các thành viên trong nhóm, Tổng giám đốc quyết định cuối cùng về việc giảm bớt thành viên. - Thành viên điều chuyển khỏi nhóm sẽ có trách nhiệm bàn giao lại công việc đầy đủ cho những thành viên tiếp nhận. 5. Họp nhóm 5.1. Tầm quan trọng của họp nhóm - Để đảm bảo các thành viên có mối liên hệ trong quá trình làm việc, hiểu và đi đúng hướng nhằm đạt mục tiêu đã đề ra. - Nhằm chốt lại các mốc thời gian cũng như xác định những công việc đã hoàn thành, sắp hoàn thành, chưa hoàn thành, và công việc sắp tới. - Đánh giá mục tiêu công việc của nhóm, đánh giá chất lượng công việc của mỗi thành viên. 5.2. Phương thức tổ chức họp nhóm Quy tắc làm việc nhóm Đầu tư 4 Athor: Nguyễn Thu Phương – Email: nthuphuongktqd@gmail.com – Mobile: 0983287766 - Việc họp nhóm được đề xuất bởi Trưởng nhóm, đồng thời cũng là người chủ trì các cuộc họp. Các thành viên khác trong nhóm được quyền đề xuất thay đổi về thời gian, địa điểm phù hợp nhằm tối ưu nhất cho cả nhóm. - Các phát sinh công việc bên ngoài của cá nhân thành viên nhóm mà ảnh hưởng tới thời gian, địa điểm cuộc họp của cả nhóm chỉ được chấp thuận thay đổi khi có sự tán thành của Trưởng nhóm và các thành viên còn lại. - Họp nhóm định kỳ: + Thời gian họp: Tổ chức định kỳ hàng tuần, vào 11h ngày cuối cùng của tuần làm việc. + Địa điểm họp: Tại phòng làm việc hoặc có thể là một địa điểm hợp lý để vừa đảm bảo duy trì mục tiêu cuộc họp và tạo không khí trao đổi thoải mái, thư giãn cho các thành viên của nhóm. + Thông báo họp: Việc họp đã được thống nhất do vậy mỗi thành viên có trách nhiệm nhắc nhở việc thực hiện bằng lời nói. Ngoài ra có thể thông qua hình thức e-mail, điện thoại trong những trường hợp một trong những thành viên nhóm đang ở xa. - Họp bất thường: + Thời gian họp: Trưởng nhóm đề xuất trên cơ sở tham khảo ý kiến của mọi người. Những phản hồi về công việc trên cơ sở ưu tiên công việc chung của nhóm trước các công việc cá nhân. + Địa điểm họp: Phù hợp với các thành viên nhóm. + Thông báo họp: Bằng lời nói e-mail, điện thoại. + Áp dụng: Cho những trường hợp phát sinh bất thường, hoặc giải quyết những yêu cầu công việc cần giải quyết gấp cần huy động nguồn lực của cả nhóm. 5.3. Cách thức điều hành cuộc họp nhóm Tuần tự của một cuộc họp có thể thay đổi tùy theo mục tiêu của cuộc họp. Tuy nhiên đảm bảo tuân thủ theo hướng sau: - Chuẩn bị: + Các thành viên có mặt đầy đủ, đúng giờ theo lịch. - + Cần mang theo các tài liệu muốn đưa ra trong cuộc họp, photo các bản sao cho những thành viên còn lại hoặc tự chuẩn bị tài liệu của mình. - + Mang bút, sổ ghi chép - Trình tự cuộc họp: - Mở đầu cuộc họp, trưởng nhóm nêu tóm tắt nội dung của cuộc họp, các thành viên bổ sung những vấn đề khác cần thảo luận. - Mỗi thành viên tóm tắt những việc đã làm, chưa làm và những khó khăn, vấn đề cần được giải quyết. - Lần lượt giải quyết từng đề mục công việc, các thành viên cần ghi chép đầy đủ để đảm bảo ghi nhớ các mốc thời hạn hoàn thành. Quy tắc làm việc nhóm Đầu tư 5 Athor: Nguyễn Thu Phương – Email: nthuphuongktqd@gmail.com – Mobile: 0983287766 - Đề xuất các đề mục công việc giải quyết cho tuần tới. - Chốt lại một lần nữa những mốc quan trọng (nếu cần thiết). 6. Trao đổi nội bộ nhóm - Trên nguyên tắc cởi mở, thân thiện, khuyến khích các ý tưởng mới và các phương thức làm việc khoa học, mọi thành viên có quyền trao đổi thẳng thắn các vấn đề công việc. - Những công việc của nhóm cần được đảm bảo thực hiện đúng thời hạn trên cơ sở trao đổi ngay lập tức các vấn đề phát sinh, những khó khăn với các thành viên khác trong nhóm, và tiếp sau là với Trưởng nhóm nếu vấn đề vẫn chưa được giải quyết. - Những phát sinh khó khăn mà cấp độ Trưởng nhóm chưa giải quyết được vẫn cần được phản ánh, trao đổi lại. Trưởng nhóm sẽ thực hiện tổng hợp, đánh giá sơ bộ và chuyển lên cấp cao hơn xử lý. 7. Tiêu chí đánh giá mức độ hoàn thành công việc - Tiêu chí đánh giá sẽ được quy định cụ thể trong Cơ cấu tổ chức và phân công nhiệm vụ các vị trí trong Phòng (hiện đang trong quá trình xây dựng). Tuy nhiên việc đánh giá chất lượng công việc sẽ được căn cứ dựa trên một số nguyên tắc cơ bản sau: - Nguyên tắc1: Thang điểm đánh giá: Dựa trên thang điểm từ 0 đến 10 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 - Nguyên tắc 2: Tự mỗi thành viên đánh giá về mức độ hoàn thành, chất lượng công việc của mình. Tiếp đó, tất cả các thành viên còn lại sẽ đánh giá đồng ý hoặc điều chỉnh dựa trên quan điểm khách quan đối với mức độ hoàn thành công việc của thành viên đó. Trưởng nhóm có trách nhiệm tổng hợp, đánh giá sơ bộ và báo cáo trực tiếp lên các cấp cao hơn. Tổng giám đốc là người đánh giá cuối cùng. - Nguyên tắc 3: Form mẫu đánh giá hiện đang trong quá trình xây dựng nhưng sẽ cơ bản sẽ dựa trên các tiêu chí sau: + Hoàn thành công việc đúng hạn + Số lượng công việc hoàn thành đạt và vượt mức yêu cầu + Việc đánh giá tiêu chuẩn công việc sẽ do Trưởng nhóm kiểm tra sơ bộ trên cơ sở tham khảo ý kiến các thành viên và chuyển tới cấp cao hơn đánh giá cuối cùng. + Thái độ hợp tác trong nhóm và tinh thần trách nhiệm đối với công việc + Tính thẳng thắn, cởi mở và góp ý kiến phản hồi tích cực đối với triển khai công việc + Có ý tưởng sáng tạo, phát triển công việc của nhóm, của Phòng được các thành viên và ban lãnh đạo ghi nhận. + Đặc biệt riêng đối với mảng đầu tư kinh doanh, căn cứ đánh giá sẽ là: Khả năng mang lại lợi nhuận cho danh mục của Công ty. Quy tắc làm việc nhóm Đầu tư 6 Athor: Nguyễn Thu Phương – Email: nthuphuongktqd@gmail.com – Mobile: 0983287766 + Đối với cấp độ quản lý, tiêu chí đánh giá sẽ thêm phần: Khả năng đảm bảo việc thực hiện đúng kế hoạch. + Ngoài ra, do cơ cấu trong phòng và công ty chưa ổn định nên công việc phát sinh hiện nay tương đối nhiều, tiêu chí đánh giá trên sẽ phải đi kèm với khối lượng công việc mà mỗi cá nhân trong nhóm phải đảm nhiệm. 8. Đào tạo - Mỗi cá nhân trong nhóm cần nâng cao ý thức về việc tự đào tạo, bổ sung các kỹ năng còn thiếu. - Mỗi thành viên nhóm có trách nhiệm nhiệt tình chia sẻ, đào tạo về kỹ năng vi tính, tiếng anh, chuyên môn, kỹ năng làm việc nhóm cho các thành viên còn lại để đảm bảo cách thức làm việc ngày càng tốt và khoa học hơn. - Các thành viên cũng cần tích cực trao đổi, nêu ra những vướng mắc, nhờ các thành viên trong nhóm chia sẻ kinh nghiệm, giúp đỡ. - Các thành viên tích cực tìm thông tin khóa học, tự đề xuất các khóa học cần thiết cho bản thân và cho nhóm. 9. Những điều nên học trong làm việc nhóm - Cần có thái độ hăng hái, niềm tin và ngọn lửa thúc đẩy tính sáng tạo của bản thân cũng như hâm nóng bầu không khí làm việc chung của cả nhóm. - Cởi mở trước những ý tưởng mới của người khác. - Học cách thuyết phục người khác bằng lời lẽ mềm mỏng và những luận điểm cụ thể, rõ ràng. - Đóng góp tích cực cho công việc chung của nhóm - Coi trọng những thành quả nhóm đạt được cũng như của những cá nhân khác. - Tích cực giao tiếp với các thành viên khác trong nhóm. - Tích cực suy nghĩ cải tiến, thay đổi và đề xuất ý tưởng mới khả thi trên cơ sở nguồn lực của nhóm. - Cần tìm đọc và nâng cao kỹ năng làm việc nhóm bằng các bài viết trên mạng, sưu tầm sách báo về kỹ năng làm việc nhóm. - Chủ động trong việc xử lý, tiếp nhận thông tin từ các thành viên nhóm. - Cùng xây dựng một khung những ghi chú đảm bảo cho nhóm hoạt động hiệu quả: 1- Lắng nghe: Là một cách chứng tỏ sự tôn trọng và biểu lộ tinh thần đồng đội. 2- Đặt câu hỏi: Chứng tỏ sự quan tâm đến đề tài đang được trao đổi. Đương nhiên phải là những câu hỏi đúng để làm rõ câu chuyện đang được nói. 3- Thuyết phục: Để xây dựng tinh thần đồng đội, tuyệt đối không được áp đặt ý kiến. Trình bày, trao đổi để thuyết phục và để chứng tỏ sự hết lòng với công việc chung. Quy tắc làm việc nhóm Đầu tư 7 Athor: Nguyễn Thu Phương – Email: nthuphuongktqd@gmail.com – Mobile: 0983287766 4- Tôn trọng: Không chỉ là tôn trọng khả năng hay ý kiến của đồng đội mà là tôn trọng bản thân người đó và tinh thần đội nhóm. 5- Hỗ trợ: Luôn sẵn sàng hỗ trợ các đồng đội trong công việc cũng như trong đời sống cá nhân. 6- Chia sẻ: Sẵn sàng chia sẻ các thông tin có ảnh hưởng đến công việc với đồng đội. 7- Cộng tác: Không chỉ cộng tác hết lòng với đồng đội mà còn sẵn sàng với cả khách hàng và các đối tác. Luôn chứng tỏ tinh thần làm việc đồng đội trong mọi việc. 10. Những điều nên tránh trong làm việc nhóm - Quá coi trọng cái tôi cá nhân, chỉ nhìn thấy sai lầm của người khác, không nhìn ra sai lầm của mình - Dĩ hòa vi quý - Công tư lẫn lộn - Đùn đẩy trách nhiệm - Khi không hoàn thành công việc của nhóm theo đúng tiến độ cần đưa ra lý do hợp lý để giải thích. Tránh hoàn toàn việc chậm trễ, trì hoãn với thái độ bất hợp tác. - Dù vô tình hay cố ý có thái độ thiếu tôn trọng người khác, đặc biệt là những người hơn tuổi mình. - Thái độ coi thường các buổi họp nhóm, không ghi chép, nắm bắt nội dung và tham gia kém tích cực vào cuộc họp. 11. Xử lý các tình huống xung đột 11.1. Các thành viên trong nhóm xảy ra xung đột - Khi các thành viên trong nhóm có những xung đột hoặc mâu thuẫn chưa thể giải quyết thì đầu tiên sẽ giải quyết theo hướng lắng nghe, hòa giải. - Trường hợp mâu thuẫn chưa được giải quyết, Trưởng nhóm sẽ quyết định xử lý trên cơ sở cấp độ nhóm. Các bên liên quan cần tôn trọng ý kiến quyết định trên. - Nếu các vấn đề vẫn chưa được giải quyết thỏa đáng, vấn đề sẽ được Trưởng nhóm báo cáo lên Tổng giám đốc và Tổng giám đốc sẽ là người ra quyết định cuối cùng. 11.2. Các thành viên xảy ra xung đột với Trưởng nhóm - Các bên sẽ giải quyết trên nguyên tắc lắng nghe, hòa giải. - Trường hợp chưa thỏa đáng, vấn đề sẽ trình lên Tổng giám đốc để có quyết định cuối cùng. 12. Điều khoản thi hành Bộ Quy tắc làm việc nhóm này sẽ có hiệu lực khi có sự tham gia ý kiến và đồng thuận của các thành viên trong nhóm và sau khi được sự chấp thuận cuối cùng của Tổng giám đốc. Quy tắc làm việc nhóm Đầu tư 8 Athor: Nguyễn Thu Phương – Email: nthuphuongktqd@gmail.com – Mobile: 0983287766 Phụ lục 01 - Hiện nay, một trong những công việc chính của nhóm là hoàn thành chỉ tiêu lợi nhuận của Phòng Đầu tư trong Quý 4/2009. Do vậy, mọi nguồn lực sẽ được ưu tiên cao nhất cho mục tiêu này. - Theo hạn mức được phê duyệt bởi Tổng giám đốc, nhóm được sử dụng 10 tỷ đồng để tự đầu tư. Do đó, tạm thời khi Investment Guideline chưa được thực hiện và phê duyệt xong thì việc ra các quyết định đầu tư tạm thời được thực hiện như sau: + Mỗi thành viên của nhóm được tự quyết định việc đầu tư trong hạn mức 2 tỷ đồng trên cơ sở các phân tích của cá nhân. Khi thực hiện việc đầu tư cá nhân này vẫn phải thông báo cho các thành viên còn lại trong nhóm biết quyết định của mình, nghe tư vấn từ các thành viên khác. Ngoài ra, cần đảm bảo trả lời được những thông tin cơ bản nhất về chứng khoán đầu tư, lý do đầu tư. + Các quyết định đầu tư vượt hạn mức cấp cho mỗi cá nhân sẽ phải được sự đồng thuận của đa số thành viên nhóm. + Cá nhân đề xuất đầu tư cần trình bày cụ thể các lý do đầu tư, phương án đầu tư trong đó có tính tới các tình huống của thị trường và cổ phiếu chẳng hạn như tiến độ giải ngân ra sao, giá vốn ban đầu, giá mua vào bình quân giá, giá cắt lỗ, giá thanh lý,… + Trước mỗi đề xuất đầu tư, mỗi thành viên trong nhóm có trách nhiệm phối hợp, chia sẻ, tìm kiếm thông tin bổ sung cho việc ra quyết định đầu tư. Ý kiến chỉ đạo của Tổng giám đốc Hà nội, ngày … tháng … năm … Trưởng nhóm Nguyễn Thu Phương Các cá nhân có tên dưới đây đồng ý và cam kết thực hiện các quy định đề ra trong Quy tắc làm việc nhóm trên.