Luận văn HOÀN THIỆN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI TRUNG TÂM CHẾ BẢN , IN CÔNG TY THIẾT BỊ GIÁO DỤC 1 LỜI MỞ ĐẦU &&& Kế toán nguyên vật liệu phần quan trọng công tác kế toán doanh nghiệp hoạt động sản xuất kinh doang Nhiệm vụ hoạch toán vật liệu phản ánh xác, kịp thời số lượng, chất lượng, giá trị vật liệu tăng, giảm, tồn kho theo loại, thứ, góp phần tính giá thành thành phẩm, cung cấp thơng tin tài cho nhà quản lý Nền kinh tế thị trường phát triển địi hỏi cơng tác kế tốn phải bắt kịp với tiến triển thời đại Từ kế toán nguyên vật liệu phần cơng tác kế tốn cần phải nhận thức rõ lý luận thực tiễn Trong thực tế, nguyên vật liệu phân tích ảnh hưởng nhân tố thành phẩm, chưa thật để ý đến nhân tố khác ; tiêu hao( tiêu hao định mức tiêu hao định mức) , phẩm chất Hơn nữa, người ngày có yêu cầu cao sống, bắt buộc nhà kinh tế phải tìm cách nâng cao chất lượng sản phẩm mà khơng nâng cao giá thành, điều có nghĩa nguyên vật liệu trở thành mục tiêu tiên kiếm hồn thiện Khi tơi nghĩ đến điều này, tơi thấy hoạch tốn ngun vật liệu có điều thu hút, lơi tơi tìm hiểu nên tơi chọn chun đề " Hồn thiện kế tốn ngun vật liệu" Trong chun đề này, tơi ngun cứu phân tích tình hình hoạch tốn ngun vật liệu trung tâm chế - in, Công ty thiết bị giáo dục I , giáo dục Chuyên đề gồm phần Phần 1: Những vấn đề lý luận chung tổ chức cơng tác kế tốn vật liệu doanh nghiệp sản xuất Phần 2: Tình hình thực tế tổ chức kế tốn vật liệu Trung tâm chế -in Công ty thiết bị giáo dục I Phần 3: Nhận xét cơng tác kế tốn vật liệu số ý kiến đề xuất nhằm góp phần hồn thiện cơng tác kế toán vật liệu Trung tâm chế - in PHẦN MỘT NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CHUNG VỀ TỔ CHỨC CƠNG TÁC KẾ TỐN VẬT LIỆU TRONG CÁC DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT 1.1 Khái niện, vai trò, đặc điểm nguyên vật liệu doanh nghiệp sản xuất 1.1.1.Khái niệm đặc điểm vật liệu Vật liệu đối tượng lao động thể dạng vật hoá, tham gia vào chu kỳ sản xuất kinh doanh định toàn giá trị vật liệu chuyển hết lần vào chi phí kinh doanh kỳ Trong q trình tham gia vào hoạt động sản xuất, tác động lao động, vật liệu tiêu hao toàn bị thay đổi hình thái vật chất ban đầu 1.1.2.Vai trò Trong doanh nghiệp sản xuất nguyên vật liệu - đối tượng ba yếu tố trình sản xuất Carx Marx thứ nguyên vật liệu đối tượng lao động đối tượng lao động nguyên vật liệu Trong trình sản xuất, nguyên vật liệu tham gia vào chu kỳ sản xuất, bị tiêu hao tồn chuyển toàn giá trị lần vào chi phí sản xuất kỳ Chính đặc điểm làm nguyên vật liệu xếp vào loại tài sản dự trữ sản xuất thuộc tài sản lưu động Việc phân chia nguyên vật liệu thành nguyên vật liệu vật liệu phụ khơng dựa vào đặc tính lý hoá hay khối lượng tiêu hao mà dựa vào tham gia chúng vào cấu thành thực thể sản phẩm Trong doanh nghiệp sản xuất, chi phí loại nguyên vật liệu thường chiếm tỷ trọng lớn tồn chi phí sản xuất giá thành sản phẩm Do vậy, việc tăng cường công tác quản lý, cơng tác kế tốn đảm bảo sử dụng tiết kiệm, hiệu nguyên vật liệu nhằm hạ thấp chi phí sản xuất, hạ giá thành sản phẩm có ý nghĩa quan trọng doanh nghiệp kinh tế thị trường 1.1.3.Yêu cầu quản lý nguyên vật liệu Để làm tốt quản lý nguyên vật liệu nhằm sử dụng cách hợp lý, tiết kiệm hiệu quả, doanh nghiệp cần tổ chức quản lý từ khâu thu mua tới khâu bảo quản, sử dụng dự trữ khâu thu mua đòi hỏi phải quản lý khối lượng, chất lượng, quy cách, chủng loại, giá mua, chi phí mua kế hoạch mua phù hợp với tiến độ sản xuất doanh nghiệp Doanh nghiệp cần có định đắn việc lựa chọn nguồn cung cấp, địa điểm, thời hạn giao hàng,Phương tiện cần đưa biện pháp thích hợp giá thị trường biến động khâu dự trữ, doanh nghiệp cần tổ chức tốt kho tàng, bến bãi, trang bị đầy đủ phương tiện cân - đo, thực chế độ bảo quản với loại nguyên vật liệu, tránh xảy hư hỏng, mát, hao hụt Doanh nghiệp phải xác định mức dự trữ tối đa,tối thiểu để lập kế hoạch thu mua nguyên vật liệu đảm báo trình sản xuất liên tục, tránh gián đoạn cung ứng nguyên vật liệu không kịp thời ứ đọng vốn dự trữ nhiều Trong khâu sử dụng, đòi hỏi doanh nghiệp phải thực việc sử dụng hợp lý tiết kiệm sở định mức, dự tốn chi phí Điều có ý nghĩa quan trọng việc hạ thấp mức tiêu hao nguyên vật liệu trình sản phẩm, tăng thu nhập, tăng tích luỹ cho doanh nghiệp Doanh nghiệp cần tổ chức tốt việc ghi chép, phản ứng tình hình xuất dùng sử dụng nguyên vật liệu trình sản xuất Đồng thời định kỳ cho doanh nghiệp phải thực phân tích tình hình sử dụng nguyên vật liệu, từ có biện pháp cụ thể để khắc phục yếu phát huy mạnh sẵn có 1.1.4.Vai trị, nhiệm vụ kế tốn ngun vật liệu: a Vai trị kế toán nguyên vật liệu Kế toán nơi thu nhận, xử lý cung cấp thơng tin tình hình thu mua, dự trữ xuất dùng nguyên vật liệu Các thơng tin có xác nhà quản lý nắm bắt tốt tình hình doanh nghiệp Mặt khác, chất lượng hoạch toán kế toán nguyên vật liệu ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng cơng tác tính giá thành Vì thế, hạch tốn ngun vật liệu xác, khoa học khâu để đảm bảo hạch toán giá thành b Nhiệm vụ kế toán nguyên vật liệu Xuất phát từ đặc điểm, yêu cầu quản lý nguyên vật liệu, từ vai trị kế tốn ngun vật liệu doanh nghiệp sản xuất cần thực tốt nhiệm vụ sau: * Thực việc đứng giá, phân loại nguyên vật liệu phù hợp với nguyên tắc, yêu cầu quản lý thống nhà nước yêu cầu quản trị doanh nghiệp * Tổ chức sử dụng chứng từ, tài khoản kế toán, sổ kế toán phù hợp với phương pháp kế toán hàng tồn kho áp dụng doanh nghiệp để ghi chép, phân loại, tổng hợp số liệu, tình hình có biến động nguyên vật liệu trình hoạt động sản xuất kinh doanh, cung cấp số liệu kịp thời để tập hợp chi phí sản xuất tính giá thành sản phẩm * Tham gia việc phân tích, đánh giá tình hình thực kế tốn mua, tình hình tốn với người cung cấp tình hình sử dụng vật liệu trình sản xuất Qua đó, doanh nghiệp biết tình hình sử dụng vốn lưu động có biện pháp nâng cao hiệu sử dụng vốn, tăng nhanh vòng quay vốn lưu động 1.2 Phân loại đánh giá nguyên vật liệu 1.2.1 Phân loại nguyên vật liệu Trong doanh nghiệp sản xuất, nguyên vật liệu bao gồm nhiều loại khác Mỗi loại nguyên vật liệu có nội dung kinh tế, cơng dụng q trình sản xuất tính lý hố khác Để quản lý cách chặt chẽ tổ chức hạch toán chi tiết tới loại nguyên vật liệu phục vụ nhu cầu quản trị doanh nghiệp, cần thiết phải tiến hành phân loại chúng theo tiêu thức phù hợp Căn vào nội dung kinh tế yêu cầu kế toán quản trị doanh nghiệp,nguyên vật liệu chia thành loại: Nguyên vật liệu ( bao gồm nửa thành phần mua ) đối tượng lao động chủ yếu, cấu thành nên thực thể sản phẩm ( Ví dụ: sắt, thép doanh nghiệp chế tạo khí, bơng doanh nghiệp vải , sợi ).Đối với nửa thành phẩm mua ngồi với mục đích tiếp tục q trình sản xuất sản phẩm coi nguyên vật liệu ( Ví dụ: Sợi mua ngồi doanh nghiệp dệt.v.v.) -Vật liệu phụ có tác dụng phụ để đảm bảo cho trình hoạt động tiến hành bình thường kết hợp với ngun vật liệu làm thay đổi mầu sắc, mùi vị sản phẩm, làm tăng chất lượng sản phẩm dùng để bảo quản, phục vụ hoạt động tư liệu lao động hay phục vụ cho lao động Công Nhân Viên Chức ( dâù nhờn, hồ keo, thuốc nhuộm, thuốc tẩy, thuốc chống rỉ , hương liệu, xà phòng, giẻ lau.v.v.) - Nhiên liệu gồm loại thể lỏng, khí, rắn có tác dụng cung cấp nhiệt lượng cho q trình sản xuất ( Ví dụ: xăng dầu, than, khí đốt v.v.) - Phụ tùng thay thế: Gồm loại phụ tùng chi tiết dùng để thay thế, sữa chữa máy móc thiết bị sản xuất, phương tiện vận tải -Thiết bị xây dựng bản: máy móc thiết bị, phương tiện sử dụng cho công việc xây dựng -Vật liệu khác: gồm liệu thu hồi lý, hỏng hóc * Căn vào mục đích, cơng cụ vật liệu nội dung quy định phản ánh chi phí vật liệu tài khoản kế tốn, vật liệu chia thành: - Nguyên vật liệu trực tiếp sử dụng cho sản xuất, chế tạo sản phẩm - Nguyên vật liệu dùng cho nhu cầu khác phục vụ quản lý phân xưởng, tổ đội sản xuất, phục vụ bán hàng quản lý doanh nghiệp * Căn vào nguồn nhập, nguyên vật liệu chia thành: vật liệu mua ngồi, vật liệu tự cơng chế biến, nhập vốn góp liên doanh.v.v 1.2.2 Tính * Đánh giá vật liệu việc biểu giá trị chúng theo nguyên tắc định Theo quy định hành, đánh giá vật liệu phải đảm bảo nguyên tắc giá phí ( giá vốn thực tế ) Ngoài ra, để đơn giản giảm bớt khối lượng ghi chép, tính tốn để phục vụ u cầu quản lý, doanh nghiệp đánh giá theo hạch toán a Đánh giá nguyên vật liệu theo giá trị giá vốn thực tế: * Xác định trị giá vốn thực tế nhập kho: - Đối với vật liệu mua ngoài: Giá thực tế nhập kho = Giá mua + Chi phí mua + Thuế nhập - Các khoản giảm giá, chiết khấu hưởng Trong đó: + Giá mua loại vật liệu sử dụng vào việc sản xuất, kinh doanh mặt hàng chịu thuế VAT theo phương pháp khấu trừ: Giá mua giá trị vật liệu chưa có thuế VAT + Đối với loại vật liệu mua sử dụng vào việc sản xuất kinh doanh mặt hàng chịu thuế VAT theo phương pháp trực tiếp: Giá mua giá hố đơn có thuế - Đối với vật liệu doanh nghiệp tự công, chế biến: Giá thực tế Giá thực tế nhập kho = Chi phí vật liệu xuất + gia công, chế biến gia công chế biến - Đối với vật liệu thuê gia cơng, chế biến: Giá thực tế vật liệu Chi phí vận chuyển Giá thực tế nhập kho = xuất thuê công + bốc dỡ trước sau chế biến thuê gia công, chế biến - Đối với vật liệu nhận vốn góp liên doanh: Trị giá vốn góp Giá thực tế nhập kho = Chi phí hội đồng + liên doanh xác định vận chuyển bốc dỡ ( có ) - Đối với vật liệu nhập kho biếu tặng: giá thực tế nhập kho xác định theo giá thị trường giá trị bên phiếu tặng ghi biên nhận - Đối với phế liệu nhập kho: giá thực tế nhập kho thường phản ánh theo giá ước tính dựa sở giá thị trường * Xác định trị giá vốn vật liệu xuất kho: Trị giá vốn vật liệu xuất kho tính theo giá mua sử dụng phương pháp: + Phương pháp 1: Tính theo giá thực tế tồn kho đầu kỳ: Trị giá thực tế xuất kho = Số lượng xuất kho * Đơn giá tồn kho đầu kỳ Trong đó: Đơn giá thực tế Trị giá vốn thực tế tồn kho đầu kỳ = -Số lượng vật liệu tồn kho đầu kỳ + Phương pháp 2: Tính theo phương pháp bình quân gia quyền Giá thực tế xuất kho = Số lượng xuất kho * Đơn giá bình quân xuất kho Trong đó: Đơn giá bình Giá thực tế vật liệu tồn kho đầu kỳ + Giá thực tế vật liệu nhập kỳ = quân xuất kho -Số lượng vật liệu tồn kho đầu kỳ + Số lượng vật liệu nhập kỳ + Phương pháp 3: Phương pháp nhập trước, xuất trước (FIFO ) Theo phương pháp này, trước hết ta phải xác định giá thực tế nhập kho lần nhập lấy làm sở tính giá thực tế xuất kho dựa giả thiết: số vật liệu nhập kho trước, xuất phải lấy trước + Phương án : phương pháp nhập sau, xuất trước ( LIFO) Theo phương pháp này, trước hết ta phải xác định giá thực tế nhập kho lần nhập lấy làm sở tính giá thực tế xuất kho dựa giả thiết: số vật liệu số vật liệu nhập kho sau, xuất phải lấy trước + Phương án 5: Tính theo giá thực tế đích danh Theo phương pháp này, xuất kho vật liệu lô hàng vào số lượng xuất đơn giá mua thực tế lơ hàng để tính giá thực tế xuất kho Phươ ng pháp đòi hỏi doanh nghiệp phải quản lý vật liệu theo lô hàng b Đánh giá vật liệu theo giá hạch toán: Đối với doanh nghiệp có quy mơ lớn, khối lượng, loại vật liệu nhiều tình hình nhập - xuất diễn hàng ngày Để tiết kiệm thời gian chi phí khâu xác định giá thực tế, doanh nghiệp sử dụng thống thời gian dài Cuối kỳ, doanh nghiệp phải điều chỉnh giá hạch toán sang giá thực tế để ghi vào tài khoản, sổ kế toán tổng hợp Việc điều chỉnh tiến hành sau: - Xác định hệ số giá ( H) : Trị giá thực tế vật liệu tồn kho đầu kỳ + Trị giá thực tế vật liệu nhập kỳ H = -Giá hạch toán vật liệu tồn kho đầu kỳ + Giá hạch tốn vật liệu nhập kỳ - Tính giá thực tế xuất kho: Giá thực tế xuất kho = Trị giá hạch toán vật liệu xuất kho * Hệ số giá (H) Hệ số giá tính chung cho tất loại vật liệu tính riêng cho nguyên vật liệu chính, vật liệu phụ * Mỗi phương pháp tính trị giá xuất kho, trị giá thực tế nhập kho vật liệu có nội dung, ưu, nhược điểm khác Tuỳ thuộc vào đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh, trình độ cán kế toán, yêu cầu quản lý điều kiện trang bị phương tiện kỹ thuật doanh nghiệp để áp dụng phương pháp phù hợp.v.v 1.3 Kế toán chi tiết nguyên vật liệu 1.3.1 Sổ kế toán sử dụng: Tuỳ thuộc vào phương pháp kế toán chi tiết vật liệu mà doanh nghiệp áp dụng sổ ( thẻ ) kế toán chi tiết sau: - Sổ ( thẻ ) kho - Sổ kế tốn ngun vật liệu - Sổ đối chiếu ln chuyển - Sổ số dư 1.3.2 Các phương pháp kế toán chi tiết vật liệu: a Phương pháp thẻ song song: * Nội dung: 10 toán ngay, nên kế toán phải lập “sổ chi tiết toán với người bán” để theo dõi, khách hàng toán trang riêng Mỗi lần mua hàng, vào hoá đơn bán hàng, hoá đơn giá trị gia tăng, kế tốn phản ánh dịng sổ Khi toán, kế toán viết phiếu chi cho nhiều hoá đơn để trả cho người bán 2.2.3.3.5 Một số trường hợp khác:  Trường hợp trung tâm mua vật liệu nhập kho chưa có hố đơn, kế tốn tiến hành ghi sổ theo giá tạm tính bình thường Nợ TK 152 Có TK 331 Khi kế toán nhập hoá đơn tiến hành điều chỉnh số liệu sổ cách: - Nếu giá ghi hố đơn lớn giá tạm tính, kế tốn ghi bổ xung: Nợ TK 152 Có TK331 - Nếu giá ghi hố đơn nhỏ giá tạm tính, kế toánế toán ghi âm ( ghi mực đỏ đóng khung) Nợ TK 331: Số tiền chênh lệch Có TK 152: Số tiền chênh lệch Đồng thời phản ánh số thuế VAT khấu trừ (nếu có) Nợ TK 133 Có TK 331  Trường hợp kế tốn nhận hoá đơn hàng chưa về, kế toán đưa vào hồ sơ lưu Khi hàng về, kế toán ghi sổ bình thường  Trường hợp mua vật liệu nhập kho, toán tiền vận chuyển kế toán ghi: Nợ TK 641.2 Có TK 111 2.2.3.4 Tổ chức kế toán xuất vật liệu trung tâm chế in: 46 Vật liệu xuất kho chủ yếu dùng cho sản xuất sản phẩm, có phần gọi bán thành phẩm, đem bán phim in Khi có yêu cầu sản xuất, quản đốc viết phiếu đề nghị xuất vật tư (trong ghi rõ tên vật liệu cần xuất, khối lượng, lý xuất ) trình lên Giám đốc duyệt Khi danh mục duyệt, thủ kho viết phiếu xuất kho Phiếu xuất kho lập thành hai liên: - Liên 1: Kế toán lưu cuống - Liên 2: Đưa vào báo cáo tài để quan thuế kiểm tra Phiếu xuất kho coi hợp lệ có đầy đủ chữ ký bên liên quan, kế toán vào phiếu xuất kho để ghi sổ chi tiết vật liệu, bảng theo dõi vật liệu xuất dùng 2.2.3.4.1 Xuất vật liệu phục vụ cho sản xuất kế tốn ghi : Nợ TK 621 Có TK 152 Ví dụ: Để in loại tranh tranh sinh vật lớp 6, quản đốc phân xưởng báo cáo để làm thủ tục xuất kho Lượng vật liệu yêu cầu: kẽm 76 x 92 Căn vào phiếu xuất kho số 04 ngày 05/05/2002 Theo sổ chi tiết vật liệu cuối tháng + Kẽm 76 x 92 tồn đầu tháng : 116 + Đơn giá: 32.464,49 đồng Trong tháng 5, trung tâm chưa nhập kẽm vào kho lần nên giá trung bình lấy giá trung bình cuối tháng Do đó: Giá thực tế vật liệu xuất dùng = 32.464,49 x = 129.858 đồng Căn vào phiếu xuất kho hoàn thiện, kế toán ghi : Nợ TK 621 ( M16) : 129.858 Có TK 152 ( Kẽm 76 x 92 ) : 129.858 47 2.2.3.4.2 Xuất vật liệu phục vụ sản xuất chung, kế toán ghi : Nợ TK 627 Có TK 152 Ví dụ: Xuất giẻ lau máy cho xưởng in Theo phiếu xuất kho số 02 ngày tháng năm 2002, xuất giẻ lau máy cho xưởng in 20 kg với giá bình qn tính 8500 đồng Thành tiền : 170.000 đồng Kế toán ghi: Nợ TK 627.2 : 170.000 Có TK 152 : 170.000 PHIẾU XUẤT KHO Đơn vị : Mẫu số : 02 - VT Địa chỉ: Theo QĐ: 1141- TC/QĐ/CĐKT Ngày 20 tháng năm 2002 Ngày tháng 11 năm 1995 Bộ Tài Nợ: 621 Số Có : 152 - Họ tên người nhận hàng: Anh Bằng Địa ( Bộ phận ) - Lý xuất kho: In tranh sinh vật lớp 48 - Xuất kho : Kho in Số lượng Tên, nhãn hiệu , quy Số cách , phẩm TT chất vật tư Đơn Mã số Theo tính (sản phẩm vị chứng từ hàng hố) Đơn giá Thực Thành tiền xuất Kẽm máy K5667 12 21.792,76 261.513,12 Kẽm máy 16 K7692 24 40.264,08 966.337,92 Kẽm máy 18 K8010 20 47.374,42 947.488,4 Cộng 2.175.339,44 Cộng thành tiền (viết chữ): Hai triệu trăm bẩy mươi nhăm nghìn ba trăm ba mươi chín phẩy bốn mươi tư đồng Thủ trưởng đơn vị Phụ trách phận Người nhận Thủ kho Phụ trách cung tiêu (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) 2.3 Phân tích chung tình hình quản lý sử dụng vật liệu trung tâm chế in: Do đặc thù trung tâm chuyên sản xuất, không mua bán, trao đổi hàng hoá Để sản xuất sản phẩm tốt ngun vật liệu đóng vai trị quan 49 trọng hàng đầu Vì cơng tác quản lý sử dụng nguyên vật liệu trung tâm rrất quan tâm, trọng  khâu thu mua: Giữa phịng tài vụ phịng kinh doanh ln có phối hợp chặt chẽ việc thu mua nguyên vật liệu phục vụ sản xuất đảm bảo tiến độ sản xuất khơng rơi vào tình trạngngưng trệ thiếu vật liệu hay tồn kho nhiều gây ứ đọng vốn trình thgu mua vật liệu tiến hành phù hợp với kế hoạch sản xuất Ngoài ra, trung tâm tổ chức tốt việc quản lý khối lượng, quy cách, chủng loại, giá mua chi phí mua vật liệu  khâu bảo quản: u cầu địi hỏi giấy in phải khơng hút ẩm, khơng nhàu nát, mực in, kẽm hay axít, bột axít phải bảo quản nhiệt độ mát Do vậy, kho tàng trung tâm bố trí có máy điều hồ Vật liệu vật liệu phụ bố trí hợp lý, khoa học kho, thuận tiện cho nhu cầu xuất sử dụng giúp kế toán thuận lợi kiểm kế toán, đối chiếu, giúp lãnh đạo nắm tình hình cách nhanh chóng, cụ thể  khâu xuất dùng: Để tránh tình trạng xuất thừa thiếu vật liệu, cơng ty tổ chức lập định mức tiêu hao vật liệu cho đơn vị sản phẩm Đối với sản phẩm thông thường (đã xây dựng định mức ) việc xuất vật liệu dựa đinhj mức số lượng sản phẩm dự kiến Còn sản phẩm đưa vào sản xuất lần đầu, dựa thiết kế phịng vi tính tạo mẫu khách hàng yêu cầu, phòng kế hoạch điều hành tổ chức sản xuất thử Từ tính tốn xác định mức tiêu hao vật liệu cho sản phẩm sở xác định tổng số vật liệu xuất dùng theo lệnh sản xuất * khâu sử dụng vật liệu: Các phân xưởng tiến hành sản xuất theo tiêu chuẩn lệnh sản xuất ký cho phân xưởng Trung tâm đưa chế độ khen thưởng cuối năm 50 cho phận sản xuất vượt định mức Đối với việc làm hỏng, làm sai sản phẩm, phận, cá nhân làm hỏng phải bồi thường hoàn toàn theo trị giá sản phẩm làm hỏng 51 PHẦN BA NHẬN XÉT VỀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN VẬT LIỆU VÀ MỘT SỐ Ý KIẾN ĐỀ XUẤT NHẰM GĨP PHẦN HỒN THIỆN CƠNG TÁC KẾ TỐN VẬT LIỆU Ở TRUNG TÂM CHẾ BẢN - IN 3.1 Nhận xét cơng tác kế tốn vật liệu Trung tâm chế - in Trước đây, trung tâm phụ thuộc nhiều vào công ty, từ kế hoạch tài đến phương pháp hạch tốn kế tốn gây nhiều hạn chế cơng tác hạch tốn quản lý Vào thời gian đó, trung tâm khơng có phận kế tốn hồn chỉnh mà bố trí nhân viên tập hợp chứng từ, hoá đơn, ghi sổ, theo dõi chi tiết báo sổ cho kế toán cơng ty, cơng ty có trách nhiệm hạch tốn cho trung tâm Trong suốt hai năm qua, tự làm việc phịng phịng kế tốn trung tâm khẳng định có trách nhiệm công việc trước công ty Trong công tác kế toán, kế toán nguyên vật liệu có chuyển biến tiến Hai năm trước, kho trung tâm hồn tồn khơng có ngun vật liệu giấy, mực in máy, mực in nilon, màng nilon mà chủng loại lại có nhiều cỡ, nhiều khổ, nhiều màu nhiều hãng khác Điều địi hỏi thủ kho phải nhận biết, tìm hiểu rõ phân biệt 52 chủng loại khác để đảm bảo tính xác, tính kinh tế công tác nhập, xuất nguyên vật liệu Do tính chất, đặc thù cơng việc, nên Giám đốc trung tâm phận kế tốn cần tìm cách hồn thiện cơng tác kho hạch tốn ngun vật liệu cho thật phù hợp, gọn nhẹ, hiệu 3.1.1 Ưu điểm cơng tác hạch tốn vật liệu trung tâm chế - in : Trung tâm chế - in có máy quản lý gọn nhẹ, phòng ban chức trợ giúp công tác quản lý cho giám đốc cách hiệu quả, nhanh chóng Nhân viên kế tốn có trình độ, lực, nhiệt tình, trung thực Cơng ty áp dụng hình thức kế tốn “ chứng từ ghi sổ”, hạch toán nguyên vật liệu theo phương pháp thẻ song song, nhiên máy kế toán trung tâm lại không dùng thẻ kho để cập nhật số lượng nhập xuất hàng ngày Vì trung tâm khơng có nhân viên thủ kho riêng nên kế toán nguyên vật liệu kiêm thủ kho phản ánh vào “ sổ chi tiết nguyên vật liệu”, điều làm giảm bớt phần công việc, rút ngắn giai đoạn công việc, thủ tục tiến hành nhanh Về cơng tác hạch tốn vật liệu, ngồi việc tổ chức tốt kho tàng, bến bãi để tránh hao hụt, mát, trung tâm cịn bố trí tạo điều kiện trang thiết bị máy tính, máy in, máy fax cho nhân viên kế tốn Giúp cơng tác hạch tốn, hạch tốn ngun vật liệu có nhiều thuận lợi, chín xác, góp phần giảm bớt gánh nặng cơng việc sổ sách cho kế tốn Về phần kế toán, thủ kho, nhờ thiết bị mà nguyên vật liệu theo dõi chi tiết nghiệp vụ kế tốn thực nhanh chóng, dễ dàng, giảm bớt phần đáng kể khối lượng giấy tờ cần lưu giữ hay cần theo dõi ngày Về việc bảo quản nguyên vật liệu, trung tâm lắp máy điều hồ kho ln ưu tiên xếp riêng loại nguyên vật liệu vào chỗ quy định Tuy mặt kho chưa rộng rãi kho gọn gàng, đầy đủ nguyên vật liệu cần thiết cho sản xuất, đảm bảo thuận tiện cho việc nhập xuất nguyên vật liệu nhanh chóng Về tình hình cung cấp ngun vật liệu, phịng tài vụ phịng kinh doanh ln có phối hợp chặt chẽ việc thu mua vật liệu đảm bảo cho trung 53 tâm không bị chậm công việc thiếu vật liệu, hay kho tàng tồn đọng nhiều làm ảnh hưởng đến vốn kinh doanh trung tâm Về hình thức tổ chức kế tốn, cơng ty áp dụng hình thức kế tốn tập trung tạo điều kiện đạo, kiểm tra nghiệp vụ đảm bảo lãnh đạo, tập trung thống giám đốc Ngồi ra, hình thức cịn thuận tiện việc phân cơng, chun mơn hố cơng việc nhân viên kế toán việc trang bị phương tiện kỹ thuật tính tốn, xử lý thông tin 3.1.2: Những hạn chế công tác hạch toán vật liệu trung tâm chế bản-in: Bên cạnh ưu điểm tổ chức kế tốn nói chung kế tốn vật liệu nói riêng cịn tồn số hạn chế cần khắc phục Về tổ chức máy kế toán: Với kế toán kế tốn vật liệu kiêm thủ kho, cơng việc kế tốn nói chung cơng việc kế tốn nguyên vật liệu nói riêng tương đối vất vả Vừa làm cơng tác kho tàng, vừa làm kế tốn nên nhiều lúc công việc chồng chất, tải Thêm vào đó, trung tâm hạch tốn theo phương thức “ chứng từ ghi sổ" nên việc ghi chép bị trùng lặp nhiều dẫn đến việc lập báo cáo dễ bị chậm trễ Về việc theo dõi chi tiết vật liệu: Cơng ty áp dụng mơ hình phương pháp thẻ song song để hạch toán chi tiết vật liệu Phương pháp đơn giản, đối chiếu thủ kho kế toán nguyên vật liệu thủ kho kế toán vật liệu laị làm cho công việc đôi lúc không theo dõi kịp, thêm nữa, trung tâm có nhiều loại vật liệu, nghiệp vụ nhập - xuất diễn thường xuyên nên phương pháp chưa phù hợp 3.2 Một số ý kiến đề xuất nhằm góp phần hồn thiện cơng tác kế toán vật liệu trung tâm chế - in * ý kiến thứ nhất: Về máy kế tốn Bộ máy kế tốn cơng ty gồm hai người kể thủ kho nên người phải kiêm nhiều phần kế tốn Vì khối lượng công việc người nhiều, nhân viên kế tốn thường xun muộn Để khắc phục tình trạng này, 54 trung tâm nên bố trí lại nhân lực nhằm giảm bớt khối lượng công việc cho người đảm bảo chế độ nghỉ ngơi cán kế tốn * ý kiến thứ hai: Về cơng tác quản lý kế toán Hiện máy kế tốn trung tâm khơng hồn tồn độc lập hạch tốn gây nhiều khó khăn, phiền phức công tác Đặc biệt trung tâm chưa phép có dấu chưa có tài khoản ngân hàng Theo tôi, trung tâm nên đề nghị với quan, chưa phải doanh nghiệp độc lập phép lập tài khoản riêng trung tâm đặt bảo lãnh công ty Thêm nữa, công ty cho phép trung tâm nhận đơn đặt hàng in ấn rà cơng in ấn khách hàng bên ngồi , nên nghĩ trung tâm cần xin đề xuất với công ty việc uỷ quyền ký hợp đồng với giới hạn giá trị định Khi đó, quản lý cơng việc trung tâm nói chung hay cơng tác kế tốn nói riêng đỡ phần công việc lần lại phải chờ ý kiến dấu quan định cơng việc, hay chi phối kế tốn cơng ty cơng tác hạch tốn Định kỳ, cơng ty cần cho người xuống kiểm tra, giám sát góp ý kiến với cơng việc trung tâm Trung tâm cần định kỳ báo cáo số liệu tổng kết cách rõ ràng, đầy đủ ngược trở lại công ty * ý kiến thứ - Về cơng tác hạch tốn ngun vật liệu Nếu trung tâm có tài khoản riêng ngân hàng, mua nguyên vật liệu với số lượng tiền cần vay ngân hàng; kế tốn khơng cần theo dõi tài khoản 336cơng nợ với nội bộ, kế tốn ghi: Nợ TK 152 Nợ TK 133 Có TK 111,112,331 Thêm nữa, tình hình xuất nguyên vật liệu trung tâm diễn thường xuyên, chủng loại nguyên vật liệu nhiều nên phương pháp thẻ song song mà trung tâm sử dụng chưa thích hợp Phương pháp ngồi việc ghi chép trùng lặp nhiều làm hạn chế chức kiểm tra kế tốn Theo tơi với trình độ chun mơn 55 cán kế tốn hồn tồn khắc phục nhược điểm cách dùng phương pháp sổ số dư Kế toán nên xây dựng giá hạch toán cho loại vật liệu để áp dụng phương pháp sổ số dư Sử dụng giá hạch tốn giúp cơng tác quản lý hạch toán vật liệu đơn giản hơn, thuận tiện hơn, giảm khối lượng hạch tốn giúp việc tính giá vật liệu xuất dùng xác BẢNG LUỸ KẾ XUẤT VẬT TƯ Tháng - 2002 Loại vật tư Từ Đơn vị: Tấm Từ ngày Từ ngày Từ ngày 18 Từ ngày đến 11 12 đến đến đến 23 17 24 ngày Cộng đến cuối tháng Kẽm 56 x 67 10 12 24 12 16 74 Kẽm 76 x 92 11 38 47 112 13 47 69 Kẽm 80 x 103 Trong tháng trung tâm thường nhập đến lần kẽm chủng loại 56 BẢNG THEO DÕI CHI TIẾT NHẬP VẬT TƯ Tháng - 2002 Loại vật tư Ngày nhập Số lượng (tấn) Đơn giá Thành tiền (đồng) 5-4-2002 Kẽm 56x67 200 21.818 4.363.640 26-4-2002 Kẽm 76x92 100 40.090 4.009.000 26-4-2002 Kẽm 80x103 100 47.364 4.736.000 BẢNG TỔNG HỢP - NHẬP - XUẤT - TỒN VẬT TƯ Loại vật tư Tồn đầu kỳ Nhập Xuất Tồn cuối kỳ Kẽm 56x67 75 200 74 201 Kẽm 76x92 78 100 112 66 Kẽm 80x103 30 100 69 61 * ý kiến thứ - Về đánh giá vật liệu: 57 trung tâm chi phí thu mua vật liệu chưa hạch toán vào TK 335 kế tốn ghi: Nợ TK 152 Có TK 111 Trường hợp chi phí vận chuyển bốc dỡ hàng hố đem bán hạch tốn vào chi phí bán hàng Nợ TK 641 Có TK 111 * ý thứ kiến 5: Về việc phân tích tình hình quản lý sử dụng nguyên vật liệu, hàng năm công ty tiến hành phân tích sở số liệu thực tế năm so với năm trước Tuy nhiên công ty phân tích tổng qt tình hình sử dụng vật liệu mối quan hệ với số lượng thành phẩm Việc chưa rõ nguyên nhân chủ quan khách quan đẫn đến việc tăng hay giảm khoản chi vật liệu giá thành Theo tôi, trung tâm nên tham khảo tiêu phân tích sử dụng để phân tích cụ thể tình hình cung cấp sử dụng nguyên vật liệu trung tâm, từ đưa giải pháp thích hợp để hồn thiện việc quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh 58 KẾT LUẬN Doanh nghiệp hành nghiệp, doanh nghiệp sản xuất kinh doanh hay quan, nhà máy cần đến cơng tác kế tốn để hạch toán, theo dõi mặt liên quan đến tiền doanh nghiệp Điều cho thấy quan trọng cần thiết cơng tác kế tốn kinh tế thị trường Nền kinh tế xã hội phát triển doanh nghiệp cần đến đại, động, tiên tiến cơng tác kế tốn kế tốn ngun vật liệu Nguyên vật liệu chiếm phần lớn việc hình thành nên sản phẩm hạch tốn ngun vật liệu đưa thơng tin xác, kịp thời công việc cần thiết, giúp nhà quản lý có định đắn kinh doanh Để đạt điều đó, góc độ người kế tốn, tơi cho cần phải nhận thức đầy đủ lý luận thực tiễn Trên sở phát huy kiện tồn cơng tác kế tốn nói chung cơng tác ngun vật liệu nói riêng Sau gần hai tháng thực tập trung tâm chế - in công ty thiết bị giáo dục I, Bộ Giáo dục đào tạo, tơi cố gắng tập trung phân tích tình hình thực tế cơng tác hạch tốn vật liệu công ty đưa số ý kiến góp phần hồn thiện cơng tác kế hoạch vật liệu ý kiến nêu dựa sở thực tế công ty vận dụng đổi chế độ kế toán 59 60 ... hợp vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên TK 11 1, 11 2, 14 1, 3 31 TK 15 2 TK 62 1, 62 7, 64 1, 642 TK 15 1 TK 15 4 TK 333 ( 3333) TK 12 8, 222 TK 15 4 TK 411 TK 411 TK 13 8, 632 TK 12 8, 222 TK 13 8... giá vật liệu xuất bán: Nợ TK 632 Có TK 611 24 SƠ ĐỒ KẾ TOÁN TỔNG HỢP VẬT LIỆU THEO PHƯƠNG PHÁP KIỂM KÊ ĐỊNH KỲ TK 15 1, 15 2 TK 611 TK 15 1, 15 2 TK 11 1, 11 2, 3 31 TK 13 8 TK 333 ( 3333) TK 62 1, 62 7,. .. học, cao đẳng Công ty bao gồm nhiều trung tâm , trung tâm công ty giao kế hoạch chuyên sản xuất loại thiết bị giáo dục định Trong Trung tâm chế – in , trung tâm công ty, giao sản xuất thiết bị