Tài chính kế toán trong công ty tổ chức sự kiện Event Channel - Nếu trước giờ bạn đã đọc các bài ph ỏng vấn của Event Channel về các nhân vật liên quan cụ thể đến ng ành event như freelancer, giám đốc hay quản lý của công ty truyền thông, agen cy,…thì bây giờ chúng ta cùng tìm hiểu về vai trò c ủa kế toán trong một event agency như thế nào. Event Channel đã có buổi trao đổi với anh Vũ Dũng, hiện là K ế toán trưởng của công ty BlueMAN Group. Theo kinh nghiệm thì anh thấy thì qui trình kế toán trong công ty t ổ chức sự kiện có đặc điểm gì riêng biệt so với công ty khác? Quy trình kế toán thuế là theo quy định của tổng cục thuế và các chu ẩn mực kế toán Việt Nam nhưng có một vài điểm cần đặc biệt lưu ý v ề vấn đề hóa đơn chứng từ cho đầu vào tương đối nhỏ nhặt và dàn tr ải nhiều loại, để đảm bảo mọi đầu vào t ừ cái đinh con ốc đến cuận băng dính cũng đầy đủ chứng từ đầu vào bạn nên tìm kiếm những nhà cung c ấp quen thuộc để cung cấp hóa đơn cho từng vụ việc với bảng kê chi tiết nhất. Đặc biệt lưu ý đ ến các khoản chi cho nhân sự event vì đây là khoản chi chiếm tỉ trọng tương đ ối cao cho 1 event nhưng thường không có hóa đơn chứng từ mà chúng ta ph ải chứng minh nó là kho ản chi phí hợp lý để hạch toán thuế, đối với một kế toán việc theo dõi hợp đồng thuê ngoài (PG, MC , ca sỹ, nhân tượng, ngư ời mẫu ) là tương đối cồng kềnh và phức tạp, trong quá trình tổ chức nếu thu ê đư ợc nhân sự của các công ty có chức năng cung ứng lao động có chức năng xuất hóa đơn VAT là điều tốt nhất, nhưng thường thì mọi việc không đơn giản như vậy, các nhân sự event hoạt động tự do là chủ yếu nêu k ế toán phải nắm rõ luật và các th ủ tục để khấu trừ thuế thu nhập các nhân tại nguồn nếu không sẽ thiệt thòi cho công ty, khi làm hợp đồng thuê nhân sự phải yêu c ầu bên nhân sự cung cấp đầy đủ thông tin về tài khoản cá nhân cũng như mã s ố thu ế TNCN, phải thiết lập điều khoản về khấu trừ thuế TNCN rất chặt chẽ, các th ủ tục đầy đủ để chúng ta không gặp khó khăn khi đến kỳ quyết toán thuế. Vũ Dũng - Kế toán trưởng của BlueMAN Group Còn Các công cụ kế toán - tài chính s ử dụng trong các công ty tổ chức sự kiện ? Các công cụ tài chính k ế toán đối với công ty tổ chức sự kiện đều tuân theo các thông tư nghị định, quyết định của bộ tài chính và Cục, chi cục thuế n ên nhìn chung không có khác biệt so với các loại hình doanh nghiệp khác. Anh theo dõi các khoản tạm ứng như thế nào? Tình huống phát sinh chi phí đối với công ty sự kiện tương đối phức tạp v à bất ngờ, người làm kế toán đối với loại hình công ty này phải nắm giá vật t ư tương đối "tỉ mỉ", để dự trù phát sinh chi phí. Để dễ dàng theo dõi các kho ản tạm ứng kế toán nên theo dõi theo t ừng vụ việc (mỗi event). Xây dựng quy trình chuẩn và kiểm soát chặt ch ẽ về tạm ứng dự án, bắt đầu việc mỗi nhân viên phụ trách phải được tiếp xúc với báo giá bên mình cung c ấp cho giá khách hàng đầu tiên, mỗi nhân viên căn cứ vào hạng mục công việc đư ợc giao để tìm kiếm những nhà cũng cấp phù hợp, tin c ậy với mức giá "mềm" lên dự trù để chuyển lên kế toán kiểm tra và duy ệt tạm ứng. Các công ty tổ chức sự kiện nên xây dựng cho mình một định mức tiêu hao nguyên li ệu vật liệu, nhân công để dễ dàng qu ản lý tránh thất thoát. Một điều cực kỳ quan trọng nữa tôi muốn nói với các bạn là nên xây dựng một đơn giá tiêu chu ẩn (giống như ngành xây dựng) có tính chất nội bộ và thường xuyên c ập nhật đơn giá mới theo thị trường. Thường thì m ỗi khi tổ chức sự kiện, các chi phí lặt vặt chiếm khá nhiều, cộng thêm là nhiều lần tạm ứng vậy anh kiểm tra một bản tạm ứng nh ư thế nào để đảm bảo chính xác và không thất thoát ? Việc kiểm tra tạm ứng đã được kế toán làm chặt chẽ từ lúc duyệt dự tr ù kinh phí. Trong quá trình th ực hiện dự án dứt khoát sẽ nảy sinh những phát sinh về chi phí chúng ta nên theo đơn giá nội bộ đã xu ất bản để áp cho tất cả nhân viên tránh trường hợp lúc "nước sôi lửa bỏng" rất dễ mất kiểm soát và m ất đoàn kết nội bộ. Việc hoàn hóa đơn chứng từ cho khoản tạm ứng phải ho àn thành ngay sau khi kết thúc dự án để kế toán kịp rà soát và hoàn thi ện chứng từ. Trong sổ sách kế toán, khách hàng thường yêu c ầu xử lý các khoản không hoá đơn: quà cho khách hàng, mua bán ngoài, feedback, anh có chia sẻ gì về việc xử lý các khoản này cho hợp lý? Tôi thiết nghĩ đó là sự khéo léo tính toán của kế toán, trên cơ sở hiểu luật v à làm đúng pháp luật kinh doanh và luật thuế, nhưng cho tôi đư ợc giữ 1 chút bí mật này làm của riêng nhé (cười). Nhiều người nói kế toán công ty event mệt hơn so v ới các công ty khác, vì còn phải chạy đi ch ạy lại mua bán, điều đó có đúng không? Nếu đúng thì anh có thể chia sẻ với Event Channel về vấn đề này? Tôi có thấy vất vả nhiều, nhiều lắm nhưng niềm vui cũng không ít, đư ợc xông pha cùng anh em trong công ty làm tôi trở nên th ấu hiểu nhiều điều, biết cảm thông chia sẻ với anh em nhiều hơn, vì kế toán thường bị nghĩ l à hách dịch, hay kẹt xỉ, nhưng trong quá trình làm vi ệc với đồng nghiệp tôi có thể chia sẻ một chút về cái đặc thù nghề nghiệp này, t ừ đó chúng tôi không còn khoảng cách nữa, chính những công việc này làm tôi xích lại gần h ơn với anh em xây dựng 1 tập thể đoàn kết vững mạnh. Một vấn đề đau đầu cho các ngành dịch vụ nói chung đó là v ấn đề công nợ, anh có thể nói thêm về việc này? Vấn đề công nợ thì đã là vấn đề "muôn thủa" không chỉ của các công ty event mà tất cả các công ty khác nữa. Là k ế toán chúng tôi chịu áp lực rất nhiều về công nợ. Sau mỗi dự án mong chờ nhất là ti ền về thật nhanh để thanh toán cho nhà cung cấp, vì muốn xây dựng một đối tác tin cậy vô c ùng khó khăn, đặc biệt các nhà cung cấp cho công ty sự kiện phải đủ tin tưởng v à "thân tình" để có thể giúp đỡ mình đối phó với các tình hu ống phát sinh trong tổ chức sự kiện, các công ty bây giờ đa phần gặp khó khăn về d òng tiền nên chúng ta phải theo sát chủ đầu tư trong vấn đề thanh t oán cho ta, dùng các biện pháp mềm dẻo trước, mà không được mới dùng các bi ện pháp khác trong thu hồi công nợ. Cũng giống như một cuộc chơi, tôi mu ốn tất cả các nhà cung cấp cũng như chủ đầu tư phải thật fair. . quyết toán thuế. Vũ Dũng - Kế toán trưởng của BlueMAN Group Còn Các công cụ kế toán - tài chính s ử dụng trong các công ty tổ chức sự kiện ? Các công cụ tài chính k ế toán đối với công ty tổ. K ế toán trưởng của công ty BlueMAN Group. Theo kinh nghiệm thì anh thấy thì qui trình kế toán trong công ty t ổ chức sự kiện có đặc điểm gì riêng biệt so với công ty khác? Quy trình kế toán. Tài chính kế toán trong công ty tổ chức sự kiện Event Channel - Nếu trước giờ bạn đã đọc các bài ph ỏng