Thực trạng về tổ chức hạch toán kế toán tại Công ty Cổ phần Kim Tín.DOC

Thực trạng về tổ chức hạch toán kế toán tại Công ty Cổ phần Kim Tín.

LỜI MỞ ĐẦU

Với xu thế luôn vận động, luôn đổi mới của nền kinh tế thị trường ngày nay thì việc học tập của sinh viên còn quá xa rời với thực tế Để tạo điều kiện cho sinh viên vận dụng những kiến thức đã học vào thực tế có hiệu quả nhất, sinh viên được dành kỳ cuối để đi thực tập, tìm hiểu về tổ chức hạch toán kế toán tại các đơn vị kinh tế Đây là giai đoạn mở đầu vô cùng quan trọng giúp cho sinh viên bước đầu tiếp xúc với thực tiễn Nhận thấy tầm quan trọng của giai đoạn thực tập tổng hợp, trong thời gian thực tập ở Công ty Cổ phần Kim Tín em đã nghiên cứu tìm hiểu về hệ thống kế toán của Công ty, dưới sự chỉ bảo tận tình của các anh chị phòng kế toán và của Giáo viên hướng dẫn PGS.TS.Nguyễn Văn Công Em đã tìm hiểu, thu thập được những thông tin cần thiết để hoàn thành báo cáo thực tập tổng hợp.

Báo cáo của em ngoài mở đầu và kết luận gồm có 3 phần sau :

Phần 1 : Tổng quan về Công ty Cổ phần Kim Tín

Phần 2 : Thực trạng về tổ chức hạch toán kế toán tại Công ty Cổ phần Kim Tín

Phần 3 : Đánh giá thực trạng tổ chức hạch toán kế toán tại Công ty Cổ phần Kim Tín

Tuy đã cố gắng học hỏi, tìm hiểu nghiên cứu để hoàn thành bản báo cáo này song thời gian và kinh nghiệm còn hạn chế nhiều nên báo cáo của em không tránh khỏi những sai sót Vì vậy em rất mong nhận được ý kiến đóng góp của Công ty và Giáo viên hướng dẫn để báo cáo thực tập của em được hoàn thiện hơn.

Em xin chân thành cảm ơn!

SVTH: Nguyễn Thị Kim Ngân Kế toán 47C

PHẦN 1

TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN KIM TÍN

1.1 Lịch sử hình thành và phát triển

1.1.1 Giai đoạn đầu thành lập

Công ty Cổ phần Kim Tín tiền thân là Công ty TNHH Thương mại Linh Anh, Công ty TNHH Thương mại Linh Anh ra đời xuất phát từ chính nhu cầu đòi hỏi của thị trường và của các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực xây dựng cũng như các cửa hàng chuyên dụng về thiết bị, vật liệu ngành hàn, vật liệu kim khí là phải đảm bảo về chất lượng thiết bị hàn cũng như mẫu mã phải đa dạng phong phú Bước đầu quy mô hoạt động của Công ty còn nhỏ, số lượng lao động chỉ có hơn mười người Sau những năm đầu xây dựng và trưởng thành với phương châm yếu tố con người được coi trọng, Công ty đã thu hút được nguồn nhân lực từ khắp nơi với đội ngũ cán bộ nhân viên có trình độ cao Cùng với đó, Công ty ra đời trong giai đoạn Đất nước đang bước vào thời kỳ đổi mới, định hướng XHCN ngày càng phát triển và mở rộng theo theo xu hướng hội nhập kinh tế khu vực và Quốc tế Đặc biệt việc trở thành thành viên của tổ chức Thương mại thế giới WTO là mốc quan trọng cho sự nghiệp đổi mới nền kinh tế nước ta Việc gia nhập WTO và với cơ chế hiện nay các thành phần kinh tế tự do được Nhà nước ưu tiên khuyến khích tư nhân hóa, cổ phần hóa, đó vừa là cơ hội vừa là thách thức lớn đối với các doanh nghiệp trong nước Nắm bắt được xu thế đó, Công ty TNHH Thương mại Linh Anh đã có một bước chuyển đổi lớn, quyết định chuyển đổi Công ty TNHH Thương mại Linh Anh thành Công ty Cổ phần Kim Tín.

1.1.2 Giai đoạn từ năm 2006 đến nay

Năm 2006, căn cứ theo quyết định số 046/2006/QĐ-LIAN của chủ tịch hội đồng thành viên Công ty TNHH Thương mại Linh Anh quyết định chuyển

công ty TNHH Thương mại Linh Anh thành Công ty Cổ phần Kim Tín Công ty Cổ phần Kim Tín là một trong mười công ty thuộc tập đoàn Kim Tín với thương hiệu “Que hàn điện Kim Tín” Công ty có quy mô hoạt động kinh doanh ngày càng lớn mạnh, đã và đang tạo được chỗ đứng vững chắc trên thị trường Hiện nay Công ty đã có gần 100 nhân viên với trình độ đại học, cao đẳng có kinh nghiệm trong các lĩnh vực kinh doanh của Công ty Công ty có tên giao dịch là : Công ty Cổ phần Kim Tín; trụ sở : Số 3, A11, khu Đầm Trấu, phường Bạch Đằng, Hai Bà Trưng, Hà Nội; vốn điều lệ là 3 tỷ VNĐ.

Là một tập đoàn doanh nghiệp giàu truyền thống, tập đoàn Kim Tín cũng như Công ty Cổ phần Kim Tín đã tạo được cho mình uy tín mà không phải doanh nghiệp nào cũng có được Với trang thiết bị cơ giới đa dạng và hiện đại cùng đội ngũ cán bộ chuyên nghiệp, giàu kinh nghiệm, những hàng hóa của Công ty ngày càng chiếm được lòng tin của người tiêu dùng, có mặt hầu hết trên tất cả các tỉnh thành trên cả nước Từ năm 2006 đến nay tại các hội chợ triển lãm quốc tế Việt build, Kim Tín đã đạt được Cúp vàng thương hiệu Việt ngành xây dựng Việt Nam; giải thưởng sao vàng Đất Việt Lĩnh vực kinh doanh chủ yếu của Công ty là : buôn bán tư liệu sản xuất chủ yếu là vật tư, nguyên vật liệu phục vụ ngành chế tạo thiết bị điện và cơ khí; dịch vụ môi giới và xúc tiến thương mại; kinh doanh hàng kim khí điện máy, công nghệ thực phẩm; sản xuất và mua bán vật liệu, dụng cụ, thiết bị trong ngành hàn, nối Trong đó hoạt động sản xuất và mua bán vật liệu, dụng cụ, thiết bị trong ngành hàn nối chiếm một tỷ trọng lớn trong toàn bộ hoạt động của Công ty.

SVTH: Nguyễn Thị Kim Ngân Kế toán 47C

Dưới đây là một số chỉ tiêu tài chính của Công ty trong hai năm qua:

Bảng 1.1 Bảng tổng hợp các chỉ tiêu kinh tế chủ yếu tại Công ty Cổ phần Kim Tín qua các năm như sau:

( Trích báo cáo tài chính các năm)

Qua bảng trên ta thấy sự kinh doanh có hiệu quả của Công ty trong những năm gần đây Tuy năm 2007 Công ty đạt được tổng lợi nhuận trước thuế và lợi nhuận sau thuế cao hơn năm 2006 nhưng với tỷ lệ 5,9 % là chưa cao Sở dĩ như thế là vì doanh thu thuần tăng rất cao (43,4 %) nhưng giá vốn hàng bán cũng tăng cao không kém Mặt khác Công ty có chi phi quản lý và

chi phí tài chính tăng cao so vơi năm 2006 dẫn đến tình trạng doanh thu thuần tăng cao nhưng chưa thật sự đạt được hiệu quả tốt nhất Công ty cần xem xét để cắt giảm, tiết kiệm những chi phí không cần thiết để tăng cao lợi nhuận trước thuế hơn nữa.

1.2 Đặc điểm tổ chức bộ máy hoạt động kinh doanh và phân cấp quản lý tài chính

1.2.1 Đặc điểm tổ chức bộ máy hoạt động kinh doanh

Để quản lý tốt hoạt động kinh doanh Công ty được tổ chức theo các bộ phận chuyên môn hóa cụ thể theo chức năng và nhiệm vụ rõ ràng giữa các phòng ban Công ty thực hiện chế độ lãnh đạo một thủ trưởng với sự tư vấn của các bộ phận chức năng Ban giám đốc gồm có Giám đốc và Hội đồng quản trị Hội đồng quản trị Công ty là cơ quan cao nhất của Công ty; Hội đồng quản trị quyết định phương hướng sản xuất, phương hướng tổ chức và cơ chế quản lý của Công ty Giám đốc điều hành chịu trách nhiệm trước Nhà nước, trước Hội đồng quản trị về mọi mặt hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty Đồng thời Giám đốc có trách nhiệm điều hành chung hoạt động mua bán hàng hóa, hoạt động xuất nhập khẩu và hoạt động kinh doanh của Công ty dưới sự trợ giúp của hai Phó giám đốc và các phòng ban Phó giám đốc kinh doanh giúp Giám đốc phụ trách các công việc cụ thể về kinh doanh, tiêu thụ sản phẩm, quản lý tình hình kinh doanh ở các chi nhánh, là cố vấn trực tiếp cho Giám đốc về phương án kinh doanh Phó giám đốc kỹ thuật giúp Giám đốc phụ trách về công tác kỹ thuật, về hành chính nhân sự Bộ máy của công ty được chia thành các phòng ban: phòng kinh doanh; phòng kế toán;

phòng xuất nhập khẩu; phòng kho vận và phòng hành chính nhân sự Phòng Kinh doanh: Có chức năng xây dựng chiến lược kinh doanh và kế hoạch kinh

doanh của Công ty Liên hệ trực tiếp và mật thiết với khách hàng Hiện nay, Công ty có 3 phòng kinh doanh, mỗi phòng có trách nhiệm tìm kiếm khách

SVTH: Nguyễn Thị Kim Ngân Kế toán 47C

hàng, giới thiệu và bán sản phẩm, chăm sóc khách hàng trên khu vực mình

phụ trách Phòng Kế toán: Có chức năng hạch toán kế toán các nghiệp vụ

kinh tế phát sinh đầy đủ, chính xác, kip thời đảm bảo tính hợp pháp hợp lý của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo quy định hiện hành Xác định chi phí kết quả hoạt động kinh doanh và lập báo cáo tài chính theo quy định Công ty và pháp luật Kiểm soát tình hình công nợ khách hàng, giá bán sản phẩm theo

quy định Công ty Theo dõi việc thực hiện trả nợ, lãi vay theo các điều kiện,

quy định trong hợp đồng tín dụng với tổ chức tín dụng Xây dựng và thực hiện các chiến lược vốn nhằm sử dụng một cách hiệu quả các nguồn vốn mà công ty có thể sử dụng Lập kế hoạch tài chính và kiểm soát thực hiện kế

hoạch tài chính Công ty Phòng Xuất Nhập khẩu: Có chức năng liên hệ tìm

kiếm đối tác theo đúng quy trình Xuất nhập khẩu Đảm bảo chỉ tiêu số lượng hàng nhập khẩu và phù hợp với nhu cầu kinh doanh Kiểm tra giám sát quá trình nhận hàng tại cảng của nhân viên giao nhận Kịp thời xử lý các phát sinh về chứng từ tại Cảng Khiếu nại về sự cố hàng hóa đúng nơi, đúng hạn định Đảm bảo dư nợ L/C không vượt quá mức quy định cho phép và không quá 45

ngày trước ngày hàng về Phòng Kho vận: Quản lý sắp xếp kho bãi hàng hóa

Quản lý đội xe tải Công ty Điều phối hàng hóa, phương tiện vận tải theo lệnh

giao hàng một cách chính xác, đúng hạn và hiệu quả Phòng Hành chính Nhân sự: Có chức năng điều chỉnh cơ cấu tổ chức và hoạch định nguồn nhân lực nhằm thực hiện chiến lược lâu dài của Công ty Xây dựng hệ thống các chính

sách, quy định, thủ tục và quy trình quản lý các công việc liên quan đến hành chính, nhân sự trong công ty theo luật pháp Việt Nam.

Bộ máy quản lý của Công ty được khái quát bằng sơ đồ sau:

Sơ đồ 1.1: Bộ máy quản lý hoạt động kinh doanh tại Công ty

Từ sơ đồ trên ta có thể thấy tổ chức bộ máy quản lý tại Công ty Cổ phần Kim Tín tuy đơn giản nhưng rất chặt chẽ Tuy mỗi phòng ban có chức năng và nhiệm vụ khác nhau nhưng có cùng mục đích tham mưu, đưa ra kế hoạch tối ưu nhất và giúp cho Giám đốc điều hành bộ máy Công ty suôn sẻ Là doanh nghiệp thương mại nên phòng kinh doanh của Công ty có đội ngũ nhân viên nhiều nhất được phân bổ theo từng khu vực quản lý kinh doanh khác nhau và theo ngành hàng phụ trách như: Khu vực Hà Nội, khu vực Nam Sông Hồng, Đông Bắc, Tây Bắc, phụ trách ngành hàng Dự Án, ngành hàng Nhập khẩu…nhằm bao phủ và khai thác thị trường phía Bắc đưa hàng hóa của Công ty tới trực tiếp cho người sử dụng Tương ứng với mỗi vùng kinh doanh phòng kế toán có các kế toán chuyên quản và kế toán kho ở từng vùng

SVTH: Nguyễn Thị Kim Ngân Kế toán 47C

phụ trách, kiểm soát và hỗ trợ cùng với phòng kho vận chuyển hàng tới khách hàng một cách nhanh nhất.

1.2.2 Đặc điểm phân cấp quản lý tài chính

Để đáp ứng được nhu cầu tiêu thụ của thị trường cũng như với mục tiêu mở rộng kinh doanh, Công ty có rất nhiều chi nhánh ở các vùng như Tây Bắc, Đông Bắc, Nam sông Hồng Mỗi kho hàng trực thuộc Công ty tại các chi nhánh ở các tỉnh đều có một kế toán theo dõi tình hình nhập xuất hàng, công nợ, chính sách chiết khấu đối với khách hàng Các chi nhánh này phải hạch toán phụ thuộc thông qua tài khoản phải thu, phải trả nội bộ ( TK 136, TK 336 ) Phòng kế toán ở các kho hàng trực thuộc thực hiện toàn bộ công tác kế toán ở các kho hàng đó, định kỳ gửi báo cáo về cho kế toán và thư ký kinh doanh có liên quan của Công ty ( hàng tuần ) Đồng thời chuyển tiền mặt nếu có về tài khoản Công ty để số dư trong quỹ không được quá mười triệu tại mỗi chi nhánh Mặt khác, toàn bộ vấn đề về thu chi mua quà khuyến mãi cho khách hàng hay quà tặng dịp lễ tết đối với những khách hàng lớn tại mỗi chi nhánh đều phải thông qua kế toán trưởng Công ty, được sự phê duyệt của kê toán trưởng thì ở các chi nhánh mới được thực hiện.

1.3 Đặc điểm tổ chức kinh doanh, hàng hóa và thị trường tiêu thụ

1.3.1 Đặc điểm tổ chức kinh doanh

Quy trình tổ chức kinh doanh của công ty bắt đầu từ khâu nhập hàng cho đến khâu tiêu thụ Lượng hàng được nhập chủ yếu theo hai hình thức là nhập của các công ty trong nước và nhập khẩu Đối với mặt hàng cáp thép, que hàn đặc chủng, dây hàn inox…được nhập khẩu tại các nước như Trung Quốc, Malaysia Đối với que hàn thường, thiết bị điện được nhập từ các công ty có uy tín trong nước như công ty TNHH sản xuất thương mại dịch vụ Lâm Hưng Phát, nhà máy vật liệu hàn Công ty TNHH Kim Tín tại khu công

nghiệp Phố Nối A Văn Lâm-Hưng yên Sau khi lượng hàng được nhập về kho, căn cứ vào đơn đặt hàng của khách hàng thư ký kinh doanh hoặc kế toán bán hàng kiểm tra lượng hàng thực tế có trong kho để lên đơn hàng Đơn hàng sẽ được chuyển xuống kho vận Kho vận có trách nhiệm điều chuyển nhân viên đi giao hàng Cuối cùng căn cứ vào biên bản giao nhận giữa bên giao hàng và bên nhận hàng, kế toán sẽ vào công nợ của từng khách hàng

Sơ đồ 1.2: Quy trình bán hàng cung cấp dịch vụ tạiCông ty Cổ phần Kim Tín

1.3.2 Đặc điểm hàng hóa và thị trường tiêu thụ

Sản phẩm chủ lực mà công ty cung cấp thị trường là các hàng hoá về que hàn và dây hàn Về que hàn, công ty đang có: que hàn sắt gồm các loại như KT6013; KT421; KT3000…(tiêu chuẩn AWSE6013); được sử dụng rộng rãi trong các lĩnh vực hàn sắt, xây dựng, chế tạo máy, công nghiệp đóng tàu, …Que hàn gang thép: GL52 (tiêu chuẩn AWES7016) được sử dụng rộng rãi trong các lĩnh vực hàn công nghiệp, cầu đường, đóng tàu Về dây hàn, công ty đang có loại Gemini 70s, là loại dây hàn được sử dụng rộng rãi trong các lĩnh vực hàn công nghiệp, cầu đường, đóng tàu với nhu cầu sử dụng rất lớn Các

SVTH: Nguyễn Thị Kim Ngân Kế toán 47C

hàng hóa của công ty được bảo quản tại các kho hàng đảm bảo điều kiện thoáng mát, khô ráo, tránh bị rỉ, bị oxi hoá

Hiện nay công ty CP Kim Tín tại Miền Bắc có 9 kho hàng trực thuộc Vùng Đông Bắc gồm tỉnh Hải Dương, Hải Phòng, Bắc Giang; vùng Tây Bắc gồm các tỉnh Thái Nguyên, Việt Trì, Sơn La; vùng Nam sông Hồng gồm các tỉnh Nam Định, Thanh Hoá, Vinh Có thể khái quát mạng lưới kinh doanh của Công ty Cổ phần Kim Tín theo sơ đồ sau:

Sơ đồ 1.3 Mạng lưới kinh doanh của Công ty Cổ phần Kim Tín

SVTH: Nguyễn Thị Kim Ngân Kế toán 47C

2.1.1 Đặc điểm lao động kế toán

Phòng tài chính kế toán của công ty ra đời ngay từ khi công ty được thành lập và đi vào hoạt động sản xuất kinh doanh Hiện nay bộ phận kế toán của công ty gồm có 15 người; trong đó có 9 kế toán kho tại 9 tỉnh thành và 6 kế toán tại văn phòng công ty Tất cả kế toán kho tại các tỉnh chịu sự chỉ đạo trực tiếp về nghiệp vụ của phòng tài chính kế toán công ty Bộ máy kế toán của công ty được tổ chức theo hình thức vừa tập trung vừa phân tán; đứng đầu là kế toán trưởng, chị Nguyễn Thị Thu Hiền, tốt nghiệp Đại học Thương mại, chị đã làm kế toán tổng hợp được 5 năm trước khi được bổ nhiệm làm kế toán trưởng; kế toán tổng hợp, chị Nguyễn Thị Nhi, tốt nghiệp Học viện Tài chính; kế toán quản lý 9 kho hàng thuộc 9 tỉnh, chị Trịnh Thị Tăng, tốt nghiệp Đại học Thương mại; kế toán phụ trách Khách hàng dự án và ngành hàng nhập khẩu, chị Nguyễn Thị Hoa, tốt nghiệp Cao đẳng kinh tế kĩ thuật Thương mại và đã tốt nghiệp ĐHKTQD văn bằng 2; kế toán khu vực Hà Nội và kiêm kiểm soát quỹ tiền mặt, chị Phạm Thị Hoài, tốt nghiệp Đại học Thương mại; kế toán kho tổng C4, chị Nguyễn Quỳnh Hương, tốt nghiệp Cao đẳng kinh tế kĩ thuật Thương mại và văn bằng 2 KTQD; kế toán thuế kiêm thủ quỹ, chị Đào Thị Huyền, tốt nghiệp Cao đẳng kinh tế kĩ thuật Thương mại và văn bằng 2 KTQD.

2.1.2 Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán

Bộ máy kế toán của công ty được tổ chức theo hình thức vừa tập trung vừa phân tán Kế toán trưởng kiêm trưởng phòng Tài chính kế toán: Chỉ đạo công tác tài chính kế toán, chịu sự chỉ đạo trực tiếp của ban giám đốc công ty, tham mưu cho Ban Giám Đốc trong mọi công việc có liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh; ký các chứng từ thu, chi, hóa đơn bán hàng, hóa đơn khuyến mãi và các báo cáo tài chính Dưới Kế toán trưởng có Kế toán tổng hợp là người tổng hợp số liệu từ các kế toán chuyên quản báo cáo lên vào sổ sách, theo dõi giám sát và hạch toán doanh thu, kết chuyển giá vốn hàng bán và xác định kết quả kinh doanh Số liệu kế toán tổng hợp có được từ các Kế toán chuyên quản (kế toán quản lý 9 kho ở 9 tỉnh trực thuộc, kế toán dự án và ngành hàng nhập khẩu, kế toán khu vực Hà Nội kiêm kiểm soát quỹ tiền mặt); các kế toán chuyên quản có nhiệm vụ nhận các đơn hàng từ Thư ký kinh doanh và kế toán kho ở các tỉnh tiến hành đối chiếu và kiểm tra công nợ, lập phiếu xuất kho, sau đó trình lên thủ trưởng hoặc kế toán trưởng ký duyệt, sau đó chưyển xuống phòng kho vận xuất hàng và giao hàng cho khách Đồng thời hàng tuần hoặc hàng tháng tiến hành đối chiếu công nợ với thư ký kinh doanh và khách hàng, báo cáo lên cho Kế toán tổng hợp và nhân viên kinh doanh số nợ còn lại của khách hàng đẻ NVKH đi thu nợ Riêng kế toán phụ trách Khu vực Hà Nội còn có nhiệm vụ cập nhật phiếu thu, phiếu chi hàng ngày và kiểm soát lượng tiền ra vào tồn quỹ báo cáo với Kế toán trưởng để kiểm soát vòng quay vốn và sử dụng vốn có hiệu quả nhất Kế toán kho C4 (kho tổng công ty): nhận phiếu xuất kho từ kế toán bán hàng, kiểm tra thẻ kho và hàng thực tế trong kho có đủ và đúng chủng loại hay không, địa chỉ giao hàng đã rõ ràng chưa sau đó báo cho thủ kho xuất hàng Hàng ngaỳ kế toán kho tiến hành vào thẻ kho rồi kiểm tra đối chiếu thẻ kho với thực tế để biết được chính xác lượng nhập và xuất trong ngày Đồng thời lập báo cáo kho và

SVTH: Nguyễn Thị Kim Ngân Kế toán 47C

nhập biên bản và tiền thu được ( nếu có) từ nhân viên giao nhận hàng ngày chuyển lên cho kế toán chuyên quản, thư ký kinh doanh để cung cấp hàng kịp thời và tốt nhất cho khách hàng Mỗi kho hàng thực thuộc công ty tại các tỉnh đều có một kế toán theo dõi tình hình nhập xuất hàng, công nợ, chính sách chiết khấu đối với khách hàng Các kho hàng này hạch toán phụ thuộc thông qua tài khoản phải thu phải trả nội bộ Phòng kế toán ở các kho hàng trực thuộc thực hiện toàn bộ công tác kế toán ở các kho hàng đó, định kỳ gửi báo cáo về cho kế toán và thư ký kinh doanh có liên quan của công ty Đồng thời chuyển tiền mặt nếu có về tài khoản của công ty để số dư trong quỹ tại các chi nhánh không được quá 10 triệu đồng tại mỗi chi nhánh Thủ quỹ có trách nhiệm giữ quỹ tiền mặt của công ty, nắm được lượng tiền ra vào hàng ngày và cuối tháng đối chiếu kiểm kê quỹ cùng với kế toán phụ trách kiểm soát quỹ.

2.2 Đặc điểm tổ chức vận dụng Chế độ kế toán

2.2.1 Khái quát chung

Công ty áp dụng các chính sách kế toán dựa theo Luật kế toán, các chuẩn mực kế toán đã ban hành và các thông tư hướng dẫn thực hiện các chuẩn mực kế toán, Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ tài chính Công ty đã vận dụng phù hợp dựa vào đặc điểm, tình hình sản xuất kinh doanh, yêu cầu quản lý của công ty, theo đó hệ thống chứng từ, hệ thống tài khoản, sổ sách và các báo cáo tài chính cũng được vận dụng phù hợp.

Do sự phát triển của công nghệ thông tin và yêu cầu của nền kinh tế thị trường đòi hỏi phải cung cấp các thông tin tài chính một cách nhanh chóng kịp thời, Công ty đã ứng dụng tin học vào trong kế toán, việc ứng dụng tin học đã giúp cho Ban giám đốc và những người quan tâm dễ dang nắm bắt được tình hình kinh doanh và các số liệu có liên quan.

Công ty áp dụng các chính sách kế toán thống nhất qua các kỳ kế toán : Niên độ kế toán bắt đầu từ ngày 1/1 và kết thúc vào ngày 31/12 năm dương

lịch Đơn vị tiền tệ sử dụng trong ghi chép sổ sách, hóa đơn là đồng Việt Nam (VNĐ) Công ty tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ Hàng tồn kho được hạch toán theo phương pháp kê khai thường xuyên, và được tính giá theo phương pháp bình quân gia quyền Kế toán hàng hóa theo phương pháp thẻ song song Hình thức kế toán áp dụng là hình thức Nhật ký chung và tài sản cố định được tính theo phương pháp khấu hao đường thẳng.

2.2.2 Đặc điểm tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ kế toán

Công ty sử dụng các chứng từ sổ sách theo đúng chuẩn mực kế toán Việt Nam hiện hành, gồm 5 loại chứng từ là : Chứng từ về lao động tiền lương, chứng từ về hàng tồn kho, chứng từ về cung cấp dịch vụ, chứng từ về tài sản cố định và chứng từ về tiền tệ Là doanh nghiệp thương mại, với số lượng hàng hóa nhập xuất mỗi ngày là rất lớn, Công ty sử dụng chứng từ Đơn hàng để làm căn cứ ghi phiếu xuất kho, phiếu nhập kho Mỗi khi có khách hàng đặt mua hàng, nhân viên kinh doanh phải viết vào đơn hàng và nộp lại cho phòng kế toán, kế toán công nợ sẽ xem xét khả năng thanh toán của khách hàng cũng như số lượng hàng đặt mua để xét giảm giá cho khách hàng Công ty còn có sổ đăng ký mẫu chữ ký của Giám đốc, kế toán trưởng và những người được ủy quyền như các nhân viên kinh doanh và kế toán Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều lập chứng từ kế toán và chỉ lập một lần cho một nghiệp vụ theo đủ số liên quy định, đủ chữ ký của người lập, người có thẩm quyền.

2.2.3 Đặc điểm vận dụng hệ thống tài khoản kế toán

Theo chế độ kế toán đối với doanh nghiệp vừa và nhỏ Công ty sử dụng hệ thống tài khoản tuân thủ theo chế độ kế toán đã ban hành của Bộ tài chính Do Công ty sử dụng kế toán máy nên để có thể sử dụng thì phải khai báo tham số hệ thống và hệ thống danh mục phù hợp với phần mềm Các đối tượng khách hàng sẽ được xếp vào các nhóm có đặc điểm giống nhau và được

SVTH: Nguyễn Thị Kim Ngân Kế toán 47C

mã hóa để dễ tìm thông tin và dễ theo dõi, ví dụ như xếp theo khu vực địa lý, theo đối tượng kinh doanh của khách hàng Công ty hiện nay đang kinh doanh tiêu thụ hàng trăm mặt hàng khác nhau trong lĩnh vực vật liệu điện, hàn và kim khí, nên mỗi mặt hàng đều được mở mã cấp riêng ( từ cấp 1 đến cấp 6) Khi cần tra cứu lượng hàng tiêu thụ và công nợ của khách hàng nào thì chỉ cần đánh tên khách hàng đó là ta có thể biết chi tiết các nghiệp vụ kinh tế phát sinh.

2.2.4 Đặc điểm vận dụng hệ thống sổ sách kế toán

Hình thức kế toán áp dụng tại Công ty CP Kim Tín hiện nay là hình thức Nhật ký chung Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Nhật ký chung là tất cả các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh đều phải ghi vào sổ nhật ký, trọng tâm là sổ Nhật ký chung, theo thứ tự thời gian phát sinh và định khoản nghiệp vụ đó, sau đó lấy số liệu trên các sổ Nhật ký để chuyển ghi Sổ Cái theo từng nghiệp vụ phát sinh Ngoài ra do số lượng khách hàng lớn và nghiệp vụ kinh tế phát sinh nhiều nên Công ty có hệ thống sổ theo dõi chi tiết của từng khách hàng để đối chiếu với kế toán máy tránh nhầm lẫn do kế toán quên phản ánh nghiệp vụ kinh tế đã phát sinh.

2.2.5 Đặc điểm tổ chức vận dụng Báo cáo kế toán

Công ty có kỳ lập báo cáo tài chính theo năm, hệ thống báo cáo tài chính bao gồm : Bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả kinh doanh, thuyết minh báo cáo tài chính và báo cáo lưu chuyển tiền tệ Công ty tiến hành lập các báo cáo kế toán khi kết thúc kỳ kế toán năm và nộp cho Bộ tài chính sau khi kết thúc kỳ kế toán là 3 tháng Ngoài ra kế toán phải tiến hành lập các báo cáo chi tiết về tình hình bán hàng, tình hình khách hàng và tình hình tiêu thụ sản phẩm cũng như những khách hàng được hưởng chiết khấu thương mại để Giám đốc và những người có trách nhiệm theo dõi hiệu quả kinh doanh một cách chi tiết

hơn Theo quy định của Công ty những khách hàng có hợp đồng chiết khấu với Công ty, thanh toán trong vòng 7 ngày đều được hưởng chiết khấu.

2.3 Đặc điểm tổ chức kế toán trên một số phần hành chủ yếu

2.3.1 Đặc điểm tổ chức kế toán mua hàng nhập kho

Hàng hoá mà công ty cung cấp cho thị trường chủ yếu là các que hàn và dây hàn Lượng hàng được nhập chủ yếu theo 2 hình thức là nhập của các công ty trong nước và nhập khẩu Chứng từ sử dụng gồm có: Phiếu đề nghị mua hàng; phiếu nhập kho; phiếu chi; hoá đơn GTGT; biên bản giao hàng; giấy báo của ngân hàng Kế toán mua hàng tại công ty sử dụng chủ yếu 2 tài khoản TK 156 và TK 331 Trong đó TK 156 có 2 Tk cấp 2 là TK 1561: trị giá hàng hoá mua vào; TK 1562: chi phí mua hàng Trong tài khoản 1561 sẽ được chi tiết theo từng mặt hàng và từng chủng loại Hàng hóa mua về sẽ được nhân viên kinh doanh kiểm tra chất lượng mẫu mã có theo đúng yêu cầu không và tiến hành nhập kho nếu đã đảm bảo yêu cầu Kế toán sẽ phản ánh vào máy lượng hàng nhập kho theo hóa đơn mua hàng, phiếu nhập kho và biên bản giao nhận.

Quy trình luân chuyển chứng từ mua hàng nhập kho như sau:

Sơ đồ 2.1 Quy trình luân chuyển chứng từ mua hàng nhập kho

SVTH: Nguyễn Thị Kim Ngân Kế toán 47C

2.3.2 Đặc điểm tổ chức kế toán tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả kinh doanh

Với lượng hàng hoá phong phú và đa dạng nên công ty đã áp dụng cả 2 phương thức tiêu thụ chủ yếu trong các doanh nghiệp là bán buôn và bán lẻ Bán buôn là việc bán hàng cho các đơn vị thương mại khác hoặc bán cho các đơn vị sản xuất để tiếp tục sản xuất Đặc điểm của nghiệp vụ này là hàng chưa đến tay người dùng, giá trị và giá trị sử dụng của hàng hoá chưa được thực hiện đầy đủ Hiện nay công ty đang sử dụng 2 hình thức bán buôn là bán hàng qua kho và bán hàng không qua kho Theo phương thức bán buôn các khách hàng lấy số lượng lớn theo chính sách của công ty đưa ra sẽ được hưởng chiết khấu theo mức chiết khấu nhất định Bán lẻ hàng hoá là hình thức khách hàng mua lẻ các mặt hàng kinh doanh của công ty; chủ yếu là bán hàng thu bằng tiền mặt, và thường là bán hàng thu tiền ngay Vì vậy thời điểm tiêu thụ đối với khâu bán lẻ được xác định ngay khi hàng hóa giao cho khách Lượng khách hàng mua nhỏ lẻ này không ký hợp đồng chiết khấu với công ty nên không được hưởng chiết khấu mà phải thanh toán ngay và lấy bằng giá niêm yết của công ty.

Kế toán tiêu thụ hàng hóa liên quan đến nhiều loại chứng từ kế toán khác nhau, tuy nhiên, dù là loại chứng từ gì thì cũng phải đảm bảo có đầy đủ các yếu tố cơ bản, tuân thủ chặt chẽ trình tự lập, phê duyệt và luân chuyển chứng từ để phục vụ cho yêu cầu quản lý ở các bộ phận có liên quan và yêu cầu ghi sổ, kiểm tra của kế toán Chứng từ kế toán sử dụng liên quan đến quá trình tiêu thụ hàng hoá gồm có: phiếu đề nghị xuất hàng, phiếu xuất kho, phiếu thu, hoá đơn GTGT, biên bản giao hàng, giấy báo của ngân hàng

Phiếu đề nghị xuất hàng được Công ty đặt in theo mẫu công ty quy định có đánh số quyển và số thứ tự Mỗi nhân viên kinh doanh được giữ một quyển, lúc lên đơn hàng phiếu này được lập làm 2 liên đặt giấy than viết một lần, có