Đang tải... (xem toàn văn)
Sự ra đời của CNTT giữ một vai trò vô cùng quan trọng đối với cuộc sống ngày nay. Trên thế giới cũng như Việt Nam CNTT đã trở thành công nghệ mũi nhọn và là ngành khoa học kĩ thuât không thể thiếu trong đời sống ngày nay. Hệ thống thông tin cũng như những hệ thông tin cũng như những hệ thống khác, có một chu trình sống, từ khi được hình thành, trải qua giai đoạn khai thác và sử dụng cho đến khi được thay thế bằng một hệ thống thông tin khác mạnh hơn và đầy đủ hơn. Hệ thống “Quản lý kí túc xá” là một hệ thống tuy không quá phức tạp song chứa đựng nhiều bộ phận và phương thức hoạt động, đòi hỏi phải có sự tìm hiểu kĩ càng và chi tiết. Trong quá trình lựa chọn đề tài em đã tìm hiểu thực tế và qua sách báo về kí túc xá của đại học Bách khoa Hà Nội đây là trường đại học lớn có số lương sinh viên ở kí túc đông và cơ sở vật chất quy mô lớn.
Mục lục LỜI NÓI ĐẦU Sự đời CNTT giữ vai trị vơ quan trọng sống ngày Trên giới Việt Nam CNTT trở thành công nghệ mũi nhọn ngành khoa học kĩ thuât thiếu đời sống ngày Hệ thống thông tin hệ thông tin hệ thống khác, có chu trình sống, từ hình thành, trải qua giai đoạn khai thác sử dụng thay hệ thống thông tin khác mạnh đầy đủ Hệ thống “Quản lý kí túc xá” hệ thống không phức tạp song chứa đựng nhiều phận phương thức hoạt động, địi hỏi phải có tìm hiểu kĩ chi tiết Trong trình lựa chọn đề tài em tìm hiểu thực tế qua sách báo kí túc xá đại học Bách khoa Hà Nội trường đại học lớn có số lương sinh viên kí túc đông sở vật chất quy mô lớn Trong q trình làm tập lớn thời gian khơng nhiều kinh nghiệm hạn chế nên nội dung cịn chứa đựng thiếu sót Em mong giúp đỡ bảo thầy cô giáo để tập lớn em hoàn thiện Qua đây, cho em gửi lời cảm ơn tới cô giáo Đỗ Thị Mai Hường người trực tiếp hướng dẫn bảo em hoàn thành tập lớn Em xin chân thành cảm ơn! Chương I: KHẢO SÁT HỆ THỐNG I: Mục đích phạm vi Mục đích Phân tích thiết kế hệ thống quản lý ký túc xá nhằm tin học hóa việc quản lý sinh viên Nhằm quản lí danh sách sinh viên kí túc xá tài sản kí túc xá, tự động cập nhật khoản phí lệ phí phát sinh sinh viên, in hóa đơn loại phí phát sinh Phạm vi Bài tập lớn thực phạm vi ký túc xá trường đại học Bách khoa Hà Nội II: Mô tả trạng hệ thống Cơ cấu tổ chức phân công trách nhiệm a Cơ cấu tổ chức Quản lý hợp đồng: Khi sinh viên có nhu cầu tạm trú ký túc xá phải thực thủ tục đăng ký với tổ công tác sinh viên, phận quản lý hợp đồng kiểm tra hồ sơ đăng ký sinh viên Nếu hồ sơ đáp ứng hệ thống nhập hợp đồng Khi cần thiết sửa xóa hợp đồng Thơng tin hợp đồng gồm: Mã hợp đồng, mã phòng, tên sinh viên, địa sinh viên, giới tính, lớp, khoa, ngành, điện thoại, số CMND Quản lý sinh viên: Trong thời gian tạm trú ký túc xá phận quản lý sinh viên nhập lưu trữ tồn thơng tin sinh viên Khi cần thiết sửa xóa thơng tin sinh viên.Thơng tin sinh viên bao gồm: mã sinh viên, tên sinh viên, ngày sinh, địa sinh viên, giới tính, điện thoại, mơ tả khác Quản lý phịng: Nhập thơng tin phịng, sửa thơng tin phịng, xóa thơng tin phịng Thơng tin phịng bao gồm: mã phịng, tình trạng phịng, số lượng sinh viên, khu nhà, mô tả khác Quản lý điện nước: Khi sinh viên ký túc xá phòng sử dụng điện nước, hàng tháng phận quản lý điện nước có trách nhiệm lập hóa đơn điện nước phịng Hóa đơn bao gồm thơng tin: số hóa đơn, mã phịng, ngày lập, tổng tiền Thông tin điện nước gồm: mã công tơ, mã phịng, tháng ghi sổ, số đầu kì, số cuối kì Ngồi phận cịn phải nhập thơng tin điện nước, xóa thơng tin điện nước có thay đổi mức giá điện nước có điều chỉnh Báo cáo thống kê: Lấy thơng tin từ phận khác có nhiệm vụ thống kê số lượng hợp đồng, thống kê tình trạng phòng, báo cáo doanh thu để đưa lên nhà quản lý nhận yêu cầu từ nhà quản lý ký túc xá b Phân công trách nhiệm Quản lý hợp đồng: o Kiểm tra hồ sơ sinh viên o Nhập hợp đồng o Sửa hợp đồng o Xóa hợp đồng Quản lý sinh viên: o Nhập thông tin sinh viên o Sửa thông tin sinh viên o Xóa thơng tin sinh viên Quản lý phịng: o Nhập thơng tin phịng o Sửa thơng tin phịng o Xố thơng tin phịng Quản lý điện nước: o Nhập thông tin điện nước o Sửa thông tin điện nước o Xố thơng tin điện nước o Lập báo cáo hoá đơn Bộ phận tài vụ: o Báo cáo doanh thu o Thống kê số hợp đồng o Thống kê tình trạng phịng Quy tắc xử lý a Quy trình nhận hồ sơ đăng kí xét duyệt : Khi sinh viên muốn kí túc cần làm hồ sơ đăng kí hồ sơ bao gồm đơn xin vào kí túc xá có xác nhận nhà trường hồn cảnh gia đình có xác nhận địa phương Khi nhận hồ sơ đăng kí sinh viên phận quản lý có trách nhiệm xét duyệt kiểm tra tính xác thực xem xét sinh viên có đủ tiêu chuẩn để vào kí túc sau lập danh sách sinh viên đủ tiêu chuẩn theo thứ tự ưu tiên gia đình sách trước gia đình có điều kiện khó khăn sau đến đối tượng khác b Quy trình kiểm tra xếp danh sách phòng: Khi lập danh sách sinh viên đủ tiêu chuẩn phận quản lý hợp đồng tiến hành kiểm tra xem danh sách phịng trống Xem phịng cịn xếp sinh viên sau xếp theo danh sách ưu tiên theo thứ tự từ xuống Sau lập danh sách phịng để quản lý c Quy trình quản lý sinh viên phịng sinh viên kí túc xá Bộ phận quản lý thường xuyên kiểm tra danh sách phịng sinh viên kí túc xá In nộp báo cáo lên Ban quản lý kí túc xá Bộ phận quản lý điện nước hàng tháng kiểm tra số điện nước phòng ghi lại kết nộp nên phận tài vụ đồng thời kiểm tra định kì sở vật chất kí túc xá in nộp báo cáo lên ban quản lý d Quy trình thu phí lệ phí kí túc xá: Hàng tháng phận tài vụ gửi hóa đơn hàng tháng đến cho phịng lệ phí tiền điện nước hàng tháng Khi nhận hóa đơn sinh viên có trách nhiệm xuống phịng tài vụ tốn hóa đơn thời gian quy định nhận lại biên lai thu tiền e Quy trình trả phịng: Khi sinh viên khơng muốn kí túc xá với sinh viên trường phải thơng báo với ban quản lý kí túc xá Các phận liên quan có trách nhiệm kiểm tra sở vật chất sinh viên bàn giao khoản phí lệ phí sinh viên chưa tốn sau làm thủ tục để sinh viên rời khỏi kí túc xá Sau xóa tên sinh viên khỏi danh sách phịng để tiếp nhận sinh viên đến Quy tắc nghiệp vụ a Nhận hồ sơ: - Không nhận hồ sơ sinh viên khơng thuộc trường khơng có xác nhận BGH - Không nhận nhiều hồ sơ sinh viên - Không nhận hồ sơ sinh viên tốt nghiệp - Nhận hồ sơ sinh viên học trường sinh viên nhập học sinh viên học trường b Xét duyệt hồ sơ: - Ưu tiên xét duyêt hồ sơ đặc biệt sinh viên gia đình sách có hồn cảnh khó khăn - Kiểm tra loại bỏ hồ sơ không hợp lệ c Lập danh sách sinh viên danh sách phòng: - Sắp xếp sinh viên nam nữ vào phòng riêng - Sắp xếp nhứnginh viên nhập học vào phịng riêng - Thu lệ phí sinh viên đến nhận phòng d Trả phòng: - Chỉ nhận bàn giao phòng sinh viên sinh viên tốn hết khoản phí lệ phí q trình kí túc xá - Khi xác nhận sinh viên toán đủ bàn giao sở vật chất hồn trả hồ sơ cho sinh viên Sơ đồ tiến trình nghiệp vụ III: Các mẫu biểu thu thập Mẫu đơn dăng kí: Mẫu đơn xác nhận hồn cảnh gia đình Hóa đơn thu tiền điện tiền nước hàng tháng Hóa đơn thu tiền khoản phụ thu khác IV: Tổng hợp hồ sơ xử lý Mô tả hồ sơ a Hợp đồng đăng ký - Định nghĩa: dùng để cung cung cấp thông tin sinh viên cho ban quản lý ký túc xá - Cấu trúc, khn dạng: kiểu ký tự - Loại hình: sơ cấp - Số lượng: 2000 sinh viên (tối đa) b Bản ghi số điện: - Định nghĩa: dùng để ghi số điện hàng tháng sinh viên - Cấu trúc: kiểu ký tự - Loại hình: sơ cấp - Số lượng: 200 (tối đa) c Phiếu kiểm định 10 III: Thiết kế giao diện Form thông tin sinh viên Form gồm có chức sau: - Button Thêm: Khi click vào nút tạo sinh viên sinh viên - đăng ký vào ký túc xá Button Lưu: Dùng để lưu thông tin sinh viên vào sở liệu mà - nhập đầy đủ thông tin với mục Button Sửa: Khi click vào nút này,nhân viên có chức có quyền sửa đổi - số thông tin bị sai sinh viên Button Thoát: Dùng để thoát khỏi form 38 Form tìm kiếm sinh viên Chức form tìm kiếm xem sinh viên có ký túc xá hay không, form hỗ trợ hai chức tìm theo tên sinh viên tìm theo mã số sinh viên - Button Tìm: tìm kiếm sở liệu xem sinh viên có tồn ký túc xá khơng, có mục Kết xuất số thông tin - bảng,nếu khơng xuất Button Chi tiết SV: SV có ký túc xá, muốn biết thơng tin chi tiết - SV click vào nút này, form THƠNG TIN SINH VIÊN Button In: dùng để in liệu bảng Kết 39 - Button Thoát: thoát khỏi form 40 Hóa đơn báo điện nước Đây mẫu hóa đơn tốn tiền điện nước hàng tháng phịng, nhân viên hành nhập tên phịng vào liệu theo cập nhật - Mục Tổng số SP mặc định (vì sinh viên ký túc xá hàng tháng - phải trả tiền điện nước, trả thêm khoản nữa) Mục Tổng số tiền ban đầu mặc định đồng, cột thành tiền xuất - tự cập nhật vào mục Mục ngày, tháng, năm mặc định lấy theo ngày hệ thống, nhiên nhân - viên lập phiếu thay đổi Button In: In hóa đơn Button Lưu: Lưu liệu vào hệ thống Button Thoát: Thoát khỏi form Quản lý phịng 41 Form có chức truy xuất thơng tin tất phịng sinh viên ký túc xá - Button Thêm: Dùng để thêm thơng tin phịng - Button Sửa: Sửa hay nhiều mục thông tin phòng - Button Lưu: Lưu vào sở liệu - Button Thoát: Thoát khỏi form 42 43 IV: Thiết kế sở liệu Bảng điện nước Bảng sinh viên Bảng hóa đơn 44 Bảng phòng Bảng hợp đồng 45 V: Thiết kế bảo mật Người dùng muốn truy cập vào hệ thống phải đăng nhập vào hệ thống chưa có tài khoản hệ thống đăng ký Sau thơng tin lưu trữ vào sở liệu Form đăng nhập người dùng có tài khoản 46 Form đăng ký 47 ... hoàn thành tập lớn Em xin chân thành cảm ơn! Chương I: KHẢO SÁT HỆ THỐNG I: Mục đích phạm vi Mục đích Phân tích thiết kế hệ thống quản lý ký túc xá nhằm tin học hóa việc quản lý sinh viên Nhằm quản. .. Cột khóa ngồi Maphong 32 Quan hệ với bảng PHONG Chương IV: THIẾT KẾ HỆ THỐNG I: Phân chia hệ thống thành hệ thống 33 II: Thiết kế menu hệ thống Menu hệ thống Menu Hệ thống có chức cho người dùng... yêu cầu hệ thống Xác định chức hệ thống a Quản lí lưu trữ tồn hồ sơ đăng kí kí túc xá b Xét duyệt sinh viên đủ tiêu chuẩn kí túc xá c Quản lí danh sách sinh viên kí túc xá tài sản kí túc xá d Cho