Đang tải... (xem toàn văn)
Xây dựng chương trình quản lý vật tư tại công ty giấy Việt Nam
CHƯƠNG Xây dựng chương trình quản lý vật tư tại công ty giấy Việt Nam 3.1 Yêu cầu đối với chương trình Yêu cầu về chức : Chương trình quản lý vật tư phải cho phép thực hiện các chức sau : - Cập nhật thông tin về danh sách nhà cung cấp, danh sách vật tư - Quản lý được phiếu nhập xuất vật tư - Quản lý lượng vật tư tồn kho - Tìm kiếm nhà cung cấp, vật tư, phiếu xuất nhập kho - Báo cáo lượng xuất nhập tồn - Tự động tính giá xuất kho Yêu cầu phi chức : - Phần mềm đơn giản, dễ hiểu, dễ sử dụng, giao diện gần gũi, ngôn ngữ tiếng Việt - Phần mềm mô tả đúng, chân thực công tác quản lý vật tư tại công ty - Phần mềm phải thống nhất, không chồng chéo lồng - Phần mềm dễ thay đổi: phải có tính mở để mở rộng trước thay đổi quy mô công ty thêm chức để đáp ứng nhu cầu phát triển công ty 3.2 Qui trình nghiệp vụ quản lý vật tư tai cụng ty 3.2.1 Mụ ta nghiờp vu: Đặc ®iĨm vËt liƯu cđa C«ng ty C«ng ty GiÊy B·i Bằng Công ty có quy mô sản xuất lớn, chuyên sản xuất loại giấy in, giấy viết với chất lợng cao Khối lợng sản phẩm lớn nguyên vật liệu dùng để sản xuất lớn Bên cạnh vật liệu nh tre, nứa, gỗ, than sẵn có thị trờng nớc Công ty phải mua thêm bột ngoại nớc để phục vụ cho trình sản xuất sản phẩm Vật liệu Công ty chủ yếu sản phẩm ngành lâm nghiệp, chịu nhiều tác động thiên nhiên mang tính phức tạp Chính mà Công ty thờng xuyên phải mua vật liệu để dự trữ cho sản xuất Để đảm bảo đủ nguyên liệu, mặt Công ty mở rộng thu mua tỉnh vùng nguyên liệu sẵn có Mặt khác, công ty đầu t nhằm tìm giải pháp thúc đẩy khoa học kỹ thuật, bớc đầu đà thử nghiệm thành công sản xuất giấy gỗ bạch đàn Nhờ vậy, cung cấp nguyên liệu đủ ổn định số lợng nh chất lợng Công ty phải ký hợp ®ång mua vËt liƯu víi nhiỊu n¬i cung cÊp nh: Công ty nguyên liệu giấy Phú Thọ, Công ty vật liệu Thanh Liêm Hà Nam, Cty kinh doanh chế biến lâm sản xuất Yên Bái, Cty vận tải xăng dầu đờng thuỷ 1, Cty than Việt Nam Hầu hết vật liệu Công ty mua phải chịu thuế giá trị gia tăng Ngoài có vật liệu nhập ngoại phải chịu thuế nhập khẩu, chi phí vận chuyển lớn dẫn đến giá nhập vật liệu tăng Công ty Giấy BÃi Bằng, chi phí vật liệu chiếm tỷ trọng lớn giá thành sản phẩm Vì vậy, để quản lý tốt giá thành sản phẩm, Công ty phải quản lý tốt vật liệu từ khâu mua đến khâu sản xuất Phân loại vật liƯu VËt liƯu cđa C«ng ty GiÊy B·i B»ng rÊt đa dạng phong phú chủng loại, để hạch toán xác việc nhập, xuất giúp cho công tác tính giá thành, công tác quản lý tiến hành tốt việc phân loại vật liệu cần thiết Việc phân loại vật liệu dựa tiêu thức khác nhau, Công ty Giấy BÃi Bằng dựa vào công dụng thứ vật liệu trĩnh sản xuất sản phẩm chia vật liệu thành năm loại sau: - Vật liệu chính: Đợc phản ánh tài khoản 15201, đối tợng lao động chủ yếu Công ty tham gia vào trình sản xuất Vật liệu sở vật chất chủ yếu cấu thành nên thực thể SP, đợc chia làm nhiều loại khác nh: Tre, nứa, gỗ Mà VT : 152011 Bán thµnh phÈm (bét giÊy) M· VT : 152012 - VËt liệu phụ: Gồm nhiều loại không cấu thành nên thực thể sản phẩm, song có tác dụng định cần thiết cho trình SX cđa C«ng ty Xót, tÈy M· VT : 15202 - Nhiên liệu: Gồm loại nhiên liệu Công ty thêng dïng nh dÇu, than Than M· VT : 15203 - Phụ tùng thay sửa chữa: Đó loại phụ tùng, chi tiết loại máy móc thiết bị Công ty sử dụng nh: Xích, Băng tải Mà VT : 15204 - Vật liệu khác, phế liệu Trong tình hình nay, quy mô SX Công ty tơng đối lớn, việc phân loại vật liệu nh phù hợp, giúp cho kế toán quản lý vật liệu đợc dễ dàng hơn, thuận tiện 3.anh gia võt liờu Đánh giá vật liệu dùng thớc đo tiền tệ để thể giá trị vật liệu theo nguyên tắc định, đảm bảo yêu cầu chân thực, thống Vật liệu Công ty chủ yếu từ nguồn mua (trong nớc): Gỗ, tre, nứa, bạch đàn, bồ đề, bột giấy Ngoài Công ty tự chế đợc số vật liệu nh Công ty mua bìa để tự làm hộp đựng giấy, giá thu mua chi phí thu mua từ nguồn khác khác Thực tế cho thấy, vật liệu tài sản dự trữ sản xuất, kinh doanh, thuộc tài sản lu động, đòi hỏi phải đợc đánh giá theo giá thực tế Song để thuận lợi cho công tác kế toán, vật liệu đợc đánh giá theo giá hạch toán Hiện Công ty, kế toán sử dụng giá thực tế để hạch toán * Đối với vật liệu nhập kho: - Giá thực tế vật liệu mua nhập kho giá ghi hóa đơn chi phí thu mua thùc tÕ Chi phÝ thu mua gåm chi phÝ bèc dì, b¶o qu¶n, vËn chun vËt t tõ nơi mua đơn vị, tiền thuê kho, thuê bÃi, chi phí phận thu mua độc lập, công tác phí cho cán thu mua, giá trị vật liệu hao hụt (nếu có) trừ khoản chiết khấu, giảm giá (nếu có) Vật liệu nhập kho Công ty nguồn mua ngoài, chi phí thu mua đà tính giá mua vật liệu Vì vậy, hình thức thu mua vật liệu Cty hình thức trọn gãi Khi vËt liƯu vỊ nhËp kho kÕ to¸n cã thể tính đợc giá trị thực tế số vật liệu - Giá thực tế vật liệu nhập kho tự chế giá vật liệu xuất kho để gia công cộng với chi phí gia công nh: Tiền lơng, bảo hiểm xà hội, khấu hao tài sản cố định cho phận gia công * Đối với vËt liƯu xt kho Ci kú tÝnh gi¸ thùc tÕ vật liệu xuất kho theo phơng pháp tính giá thực tế bình quân tồn đầu kỳ nhập kỳ(Bquân gia quyền) thứ, loại vật liệu theo công thøc: Gi¸ thùc = tÕ VL xuÊt = kho Gi¸ thực tế VL tồn đầu kỳ Số lợng VL tồn đầu ++ + Giá thực tế VL nhập kỳ Sè lỵng VL x Sè lỵng VL xt kho kú nhập kỳ Nhng, để đáp ứng kịp thời nhu cầu thông tin, số liệu xác lúc vật liệu, vào chøng tõ nhËp - xuÊt vËt t, kÕ to¸n tÝnh giá thực tế vật liệu xuất kho theo phơng pháp bình quân di động Vẫn sử dụng công thức phơng pháp tính giá thực tế bình quân tồn đầu kỳ nhập kỳ nhng số liệu đợc tính vào thời điểm nhập xuất vật liệu tháng không chờ đến thời điểm cuối tháng Ví dụ: Tháng 01- 2005 tồn đầu tháng gỗ bạch đàn 4*6 24.478,352 với giá trị 10.972.046.100 đồng Ngày 16 - 01 2005 Công ty nhập khối lợng gỗ bạch đàn 4*6 212,142 với trị giá 97.832.169 đồng Ngày 17 - 01 - 2005 Công ty nhập khối lợng gỗ bạch đàn 4*6 402,045 với trị giá 182.142.680 đồng, chi phí 78.368 đồng Ngày 18 - 01 - 2005 xuất kho 19,0 bạch đàn 4*6 phục vụ cho sản xuất sản phẩm Trị giá thực tế số bạch đàn là: 10.972.046.100 + 97.832.168 + 182.142.680 + 78.368 x 19,0 = 8.520.058® 24.478,352 + 212,142 + 402,045 Việc vận dụng phù hợp với đặc điểm hạch toán vật liệu Công ty máy vi tính việc làm tăng khối lợng công việc cho kế toán nhng Công ty sử dụng hệ thống máy vi tính làm cho công việc trở nên dễ dàng không làm tăng thêm khối lợng công việc Quy trình hạch toán nguyên vật liệu (Chứng từ kế toán sử dụng thủ tục nhập - xuất kho: Công ty sư dơng c¸c chøng tõ chđ u sau: + PhiÕu nhËp vËt t + PhiÕu xuÊt vËt t + Hãa đơn kiêm phiếu xuất kho + Hoá đơn kiêm vận chuyển nội Đối với vật liệu mua đến Công ty phải làm thủ tục kiểm nhận nhập kho Công ty Khi vật liệu đến kho đợc nhân viên phòng KCS kiểm tra chất lợng quy cách vật liệu (biểu số 02 - Biên giao nhận đờng bộ) Sau cán phòng cung tiêu vào hoá đơn ngời bán (Biểu số 01 - Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho hay hoá đơn giá trị gia tăng) số lợng vật liệu thực nhập để lập phiếu nhập kho (Biểu số 04) thành 02 liên có đầy ®đ ch÷ ký cđa thđ kho, ngêi nhËp, phơ trách cung tiêu, 01 đa cho kế toán toán để toán séc tiền mặt cho ngời bán đồng thời theo dõi TK 331 Phải trả cho ngời bán sổ quỹ Sau kế toán toán đa phiếu xuống cho thủ kho Thủ kho giữ để ghi vào thẻ kho giao cho kÕ to¸n chi tiÕt vËt liƯu hä xuống lấy chứng từ làm để ghi sỉ kÕ to¸n BiĨu sè 01: MÉu sè 02-BH Ban hành theo QĐ 1141-TC/QĐ/CĐKT Ngày 01-11-1995 Bộ Tài Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho Ngày 13- 01-2005 Họ tên ngời mua : Công ty Giấy BÃi Bằng Xuất kho : Đờng Hình thức toán: Séc TT Tên vật liệu MS đvt 01 Bồ đề 4*8 Tấn Số lợng Yêu Thực Đơn giá cầu nhập 0,5332 440.000 Céng 0,5332 Thµnh tiỊn 234.608 08 234.6 ViÕt b»ng chữ: (Một trăm triệu, trăm linh t ngàn, ba trăm ba mơi đồng chẵn) Ngời mua Ngời viết hoá đơn Thủ kho Kế toán trởng Biểu số 02 Biên giao nhận đờng Thủ kho Ngày 16 - 01 - 2005 Số hoá đơn : 018474 Số xe : Đơn vị giao hàng : Công ty nguyên liệu Giấy Bên giao : Phan Mạnh Cờng Bên nhận : 1- Phan Thị Hờng 2- Vũ Thị Vân Chủng loại : Bạch đàn 4*6 Khối lợng giao nhận Viết chữ : 212.142 kg : Hai trăm mời hai nghìn trăm bốn mơi hai kg Quy cách phẩm chất Chủ nhiệm kho : Đủ quy cách phẩm chÊt Bªn nhËn Bªn giao VËt liƯu mua vỊ nhËp kho đợc thủ kho xếp vào chỗ quy định, đảm bảo khoa học, hợp lý cho việc bảo quản vật liệu Giúp cho công tác theo dõi xuất kho đợc thuận lợi Đối với vật liệu xt kho: Khi cã nhu cÇu sư dơng vËt liƯu, đơn vị sử dụng viết yêu cầu đợc lĩnh vật t gửi lên cho phòng cung tiêu Phòng cung tiêu lập phiếu xuất kho thành 03 liên Khi lĩnh vật liệu đơn vị lĩnh phải đem phiếu xuống kho, thđ kho ghi sè thùc xt vµ ký vµo chứng từ Sau lần xuất kho, thủ kho ghi số thực xuất vào thẻ kho Giữa tháng cuối tháng, thủ kho thu lại phiếu đơn vị lĩnh, tÝnh tỉng sè vËt t ®· xt ®èi chiÕu với thẻ kho ký vào liên, liên thủ kho chuyển cho phòng cung tiêu, liên đơn vị lĩnh giữ liên thủ kho giữ để chun cho kÕ to¸n vËt liƯu KÕ to¸n vËt liƯu nhận đợc chứng từ sau: Biểu số 03 Mẫu số 02 - VT Ban hành theo QĐ 1141 PhiÕu nhËp kho Ngµy 17 - 01 - 2005 Hä tên ngời nhập hàng Lý nhập : Hợp đồng số 018451 Nhập kho Stt : Công ty nguyên liệu giấy : An Đạo Tên VL MS Đvt 10014 Số lợng Y cầu T nhập Tấn Đơn giá Thành tiền Bạch đàn4*6 01 420,045 433.626,588 182.142.680 Cộng 182.142.680 Viết chữ (Một trăm sáu hai triệu, trăm bốn hai ngàn, sáu trăm tám mơi đồng ) Thủ trởng Phụ trách cung tiêu Kế toán trởng Ngời nhập Thđ kho BiĨu sè 04 MÉu sè 02 - VT Ban hành theo QĐ 1141 Phiếu nhập kho Số 08 Ngày 16 - 01 - 2005 Họ tên ngời nhập hàng : Công ty nguyên liệu giấy Lý nhập Nhập kho Stt : Theo hợp đồng số 018490 : Đờng Tên VL MS Đvt 10014 Số lợng Tấn Y cầu Thực nhập Đơn giá Thành tiền Bạch 01 đàn4*6 212,142 461.163.6 Cộng Thủ trởng 97.832.169 Phụ trách cung tiêu Biểu số 05 97.832.169 Kế toán trởng ngời nhËp Thđ kho MÉu sè 03 - VT Ban hµnh theo QĐ 1141 Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bé Ngµy 18 - 01 - 2005 Sè 026193 XuÊt cho : Ph©n xëng bãc Lý xt : Phơc vụ sản xuất Xuất kho : Công ty Giấy BÃi Bằng Số lợng Stt Tên VL MS Đvt Đơn giá Thực Thực xuất nhập 01 Bạch đàn 10014 Tấn 19,0 448.424,104 4*6 Céng Thµnh tiỊn 8.520.058 8.520.058 ViÕt b»ng chữ (Tám triệu bốn trăm tám ba ngàn không trăm tám mơi đồng) Ngời lập phiếu Thủ kho xuất Ngời vËn chun Thđ kho nhËp 3.3 Mơ hình hóa hệ thống 3.3.1 Sơ đồ luồng thông tin IFD ( Information Flow Diagram) Sơ đồ luồng thông tin dùng để mô tả hệ thống thông tin theo cách thức động Tức mô tả di chuyển liệu, việc xử lý, lưu trữ giới vật lý sơ đồ Các ký pháp sơ đồ luồng thông tin: Xử lý Giao thẻ cho khách Tính tốn Giao tác người - máy Thủ cơng Kích hoạt thẻ Tin học hố hồn tồn Kho lưu trữ liệu Tập biên lai CSDL hệ thống Thủ cơng Tin học hố Dịng thơng tin Tài liệu Điều khiển 10 Nhà cung cấp Phịng Kế tốn Xác nhận nhập kho 1.3 Nhập kho Hóa đơn mua Phiếu nhập 1.1 Đối chiếu với hóa đơn Sổ nhập kho Phiếu nhập Phiếu nhập Bộ phận kho 1.2 Vào sổ nhập kho Báo cáo Lãnh đạo Hình 3.6 : Sơ đồ DFD mức chức xử lý nhập kho 3.4 Thiêt kế phần mềm 3.4.1 Thiết kế kiến trúc phần mềm 16 QUẢN LÝ VẬT TƯ Hệ thống Danh Mục Quản lý Xuất –Nhập Báo Cáo Trợ giúp Quản lý người dùng Cập nhật DM NCC Cập nhật phiếu nhập kho Báo cáo Nhập kho Hướng dẫn sử dụng Đăng nhập lại Cập nhật DM Phân Xưởng Cập nhật phiếu xuất kho Báo cáo Xuất kho Giới thiệu chương trình Thốt Cập nhật DM Kho Báo cáo tồn kho Cập nhật DM Nhóm VT Cập nhật DM Vật Tư 17 3.4.2 Thiết kế sở dữ liệu Bảng nhà cung cấp STT Tên Trường Kiểu Dữ Độ Rộng Diễn Giải Liệu Text 10 Mã Nhà Cung 25 Cấp Tên Nhà Cung #MaNCC TenNCC Text DiaChi Text 30 Cấp Địa Chỉ TaiKhoan Text 12 Tài Khoản Fax Text 12 Số Fax SoDT Text 11 Số điện thoại Bảng vật tư STT Tên Trường Kiểu Dữ Liệu Độ Rộng Diễn Giải #MaVT Text 10 Mã Nguyên Vật Liệu TenVT Text 25 Tên Nguyên Vật Liệu MLVT Text 30 Mã loại nvl GhiChu Text 50 Ghi Chú DonViTinh Text 10 Đơn vị tính LuongTon Number 25 Lượng tồn 18 Bảng nhân viên STT Tên Trường Kiểu Dữ Liệu Độ Rộng Diễn Giải #MaNV Text 10 Mã Nhân Viên TenNV Text 25 Tên Nhân Viên ChucVu Text 30 Chức Vụ Bảng phiếu nhập STT Tên Trường Kiểu Dữ Liệu Độ Rộng Diễn Giải #SoPhieuNhap Text 10 Số phiếu nhập MaNCC Text 10 Mã Nhà Cung Cấp MaNV Text 10 Mã Nhân Viên Ngay datetime 10 Ngày Lập GhiChu Text 50 Ghi Thue number 10 thuế ChiPhi Number Chi phí Chi tiết phiếu nhập STT Tên Trường Kiểu Dữ Liệu Độ Rộng Diễn Giải #SoPhieuNhap Text 10 Số phiếu nhập MaVT Text 10 Mã Nguyên Vật Liệu SoLuong Number 10 Số Lượng DonGiaNhap Number 10 Đơn Giá 19 Phiếu xuất NVL STT Tên Trường Kiểu Dữ Độ Rộng Diễn Giải #SoPhieuXuat Liệu Text 10 Số phiếu xuất MaPX Text 10 NVL Mã Phân Xưởng NgayXuat Text 10 Ngày Xuất GhiChu Text 50 Ghi Chú MaNV Text 10 Mã Nhân Viên Tên Trường Kiểu Dữ Độ Rộng Diễn Giải #SoPhieuXuat Liệu Text 10 Số phiếu xuất 10 NVL Mã Nguyên Vật Chi tiết phiếu xuất STT MaVT Text SoLuong Number 10 Liệu Số Lượng DonGiaXuat Number 10 Đơn giá xuất 20 Bảng phân loại vật tư STT Tên Trường Kiểu Dữ Độ Rộng Diễn Giải MaLoaiVT Liệu Text 10 Mã loại NVL TenLoaiVT text 50 Tên loại NVL Bảng phân xưởng STT Tên Trường Kiểu Dữ Độ Rộng Diễn Giải 10 Mã phân xưởng #MaPX Liệu Text TenPX text 50 Tên phân xưởng Kiểu Dữ Độ Rộng Diễn Giải 10 Tên Tài Khoản 10 Bảng USER STT Tên Trường #TenTK Liệu Text PassWord text 100 Mật Kiểu Dữ Độ Rộng Diễn Giải 10 Mã kho 11 Bảng kho STT Tên Trường MaKho Liệu Text TenKho text 50 Tên kho DiaChi Text 50 Địa chỉ Sơ đồ quan hệ giữa các bảng 21 3.4.3 Thiết kế giải thuật 22 a, Giải thuật đăng nhập Bắt đầu Vào form đăng nhập I=0 Nhập tên mật Kiểm tra tên , mật ? Thông báo đăng nhập không thành công S Đ Đăng Nhập I=I+1 Thông báo hết quyền đăng nhập Đ I>3 ? S S Kết thúc b, Giải thuật cập nhật danh mục từ điển 23 Tiếp tục ? Đ Bắt đầu Thêm ghi trắng Nhập liệu Kiểm tra liệu thoả mãn đk ? S Đ Lưu lại ghi Đ Có cập nhật không ? S Kết thúc 24 Thông báo lỗi c, Giải thuật tạo in báo cáo Bắt đầu Lựa chọn loại báo cáo Nhập điều kiện cho báo cáo Kiểm tra điều kiện ? S Đ In báo cáo hình Đ Có tiếp tục khơng ? S Kết thúc 25 Thơng báo lỗi d, Giải thuật tìm kiếm Bắt đầu Khởi tạo giao diện tìm kiếm Nhập điều kiện lọc liệu Truy vấn CSDL liên quan S Có liệu cần tìm hay khơng? Thơng báo Đ Xuất liệu hình Có tìm không? S Kết thúc 26 Đ 3.5 Một số giao diện của phần mềm Màn hình đăng nhập Màn hình chính 27 Màn hình danh mục nhà cung cấp 28 Kết luận Danh mục tài liệu tham khảo Phụ lục : Một số đoạn mã chính của chương trình 29 MỤC LỤC 30 ... giá thành sản phẩm Vì vậy, để quản lý tốt giá thành sản phẩm, Công ty phải quản lý tốt vật liệu từ khâu mua đến khâu sản xuất Phân loại vật liệu Vật liệu Công ty Giấy BÃi Bằng đa dạng phong phú... cho công tác tính giá thành, công tác quản lý tiến hành tốt việc phân loại vật liệu cần thiết Việc phân loại vật liệu dựa tiêu thức khác nhau, Công ty Giấy BÃi Bằng dựa vào công dụng thứ vật. .. liệu giấy Phú Thọ, Công ty vật liệu Thanh Liêm Hà Nam, Cty kinh doanh chế biến lâm sản xuất Yên Bái, Cty vận tải xăng dầu đờng thủ 1, Cty than ViƯt Nam HÇu hÕt vËt liệu Công ty mua phải chịu thuế