Trêng THDL KT V¹n Xu©n Bµi tËp lín Đề tài Chương trình quản lý vật tư tại Công ty Chè Mỹ Lâm QL vËt t - 1 - Trêng THDL KT V¹n Xu©n Bµi tËp lín LỜI NÓI ĐẦU Công nghệ thông tin là một trong những nghành kỹ thuật mũi nhọn của thế giới. Tại nhiều quốc gia nó đã đóng vai trò hết sức quan trọng trong các hoạt đọng kinh tế, xã hội, khoa học kỹ thuật Sự phát triển của CNTT cùng với việc ứng dụng CNTT vào hoạt động sản xuất kinh doanh đã trở thành một bộ phận không thể thiếu được, nó quyết định sự thành công hay thất bại của công việc. Việc ứng dụng tin học trong công tác quản lý ngày càng hiệu quả hơn như: Nâng cao hiệu quả trong công việc, đưa ra các báo cáo và thống kê một cách kịp thời và chính xác, đồng thời nhờ có sự phát triển của CNTT đã tiết kiệm được nhiều thời gian công sức của con người, nó giảm nhẹ bộ máy quản lý mỗi công ty và các cửa hàng, ứng dụng CNTT vào quản lý là đáp ứng một phần nhu cầu cấp thiết đó. Trong hoạt động kinh doanh nắm bắt thông tin chính xác và kịp thời là một yêu cầu không thể thiếu được của các nhà quản lý. Để có được yêu cầu trên việc đưa công nghệ thông tin vào quản lý là rất cần thiết. Với việc ứng dụng công nghệ thông tin vào sản xuất và quản lý ở mỗi Công ty, đặc biệt là ứng dụng tin học vào việc quản lý vật tư tại Công ty Chè Mỹ Lâm có ý nghĩa thực tiễn cực kì quan trọng. Đối với Công ty Chè Mỹ Lâm là một Doanh nghiệp sản xuất chế biến, các số liệu về vật tư đưa vào sản xuất mang tính liên tục. Do vậy việc xử lý và cung cấp thông tin cho lãnh đạo phải được cập nhật, tổng hợp và báo cáo kịp thời để phục vụ cho việc chỉ đạo sản xuất có ý nghĩa hết sức to lớn. Sau một thời gian học tập, tìm hiểu và được sự giúp đỡ của thầy Trần Văn Đức, em đã hoàn thành đề tài : “Chương trình quản lý vật tư tại Công ty Chè Mỹ Lâm”. Trong bài làm còn có nhiều sai sót, em mong Thầy cô cùng các bạn chỉ bảo thêm để bài của em được hoàn thiện hơn. Em xin chân thành cảm ơn! QL vËt t - 2 - Trêng THDL KT V¹n Xu©n Bµi tËp lín CHƯƠNG I TỔNG QUAN ĐỀ TÀI I- Mục đích. Công ty chè Mỹ Lâm là doanh nghiệp nhà nước trực thuộc UBND Tỉnh Tuyên Quang có trụ sở tại Mỹ Bằng -Yên Sơn -Tuyên Quang. Nhiệm vụ chính của công ty là sản xuất các sản phẩm chè xanh, chè đen tiêu thụ trong nước và xuất khẩu. Sản phẩm của công ty đã. được thị trường trong và ngoài nước chấp nhận. Công ty đang xây dựng hệ thống quản lý sản phẩm theo tiêu chuẩn ISO 9001: 2000. Xây dựng Chương trình quản lý vật tư tại Công ty Chè Mỹ Lâm nhằm nâng cao hiệu xuất quản lý kinh doanh trong doanh nghiệp, Đưa ra các báo cáo đầy đủ theo yêu cầu của người quản lý, đồng thời giúp Lãnh đạo Công ty đưa ra những quyết định nhanh chóng kịp thời chính xác. II- Nội dung đề tài. Nghiên cứu, phân tích, lập trình, thử nghiệm, cài đặt hệ thống quản lý vật tư, tự động hoá việc quản lý kho, các báo cáo thống kê: Phiếu nhập hàng, phiếu xuất hàng, báo cáo nhập hàng vào kho, hàng xuất kho, số lượng hàng tồn kho III- Phương pháp nghiên cứu. Áp dụng phương pháp nghiên cứu trong suốt quá trình thực hiện bài làmằt khâu Phân tích - Thiết kế - Cài đặt và thử nghiệm, với các yêu cầu sau: - Phải đảm bảo mối quan hệ tổng thể của toàn bộ hệ thống trong quá trình nghiên cứu khảo sát thiết kế. - Phải đảm bảo tổng quát hoá tất cả các giải pháp cho vấn đề cụ thể nhằm tăng cường độ “mềm dẻo” cho toàn hệ thống. - Phải đảm bảo tính mở và hướng phát triển của toàn hệ thống. QL vËt t - 3 - Trêng THDL KT V¹n Xu©n Bµi tËp lín CHƯƠNG II KHẢO SÁT VÀ PHÂN TÍCH HỆ THỐNG QUẢN LÝ I- Khảo sát đánh giá hệ thống cũ. * Tổng quan về hệ thống cũ. Hệ thống tổ chức của Công ty Chè Mỹ Lâm được tổ chức như sau: Là đơn vị sản xuất chế biến nên hệ thống quản lý vật tư của công ty Chè Mỹ Lâm hiện tại đang sử dụng là hệ thống sổ sách ghi chép, mọi thông tin lưu trữ bằng giấy tờ và xử lý thủ công, tất cả các thông tin vào ra gồm có: a. Sổ chi tiết nhập kho các vật tư sản xuất. b. Sổ chi tiết xuất kho các vật tư phục vụ sản xuất. c. Sổ tổng hợp Nhập - Xuất - Tồn kho vật tư. 1- Các chức năng của hệ thống cũ Có 3 chức năng: a.Mua hàng b. Xuất hàng . c. Quản lý kho. Phương thức hoạt động của các chức năng chính: * Chức năng mua hàng: QL vËt t - 4 - Ban Giám Đốc Phòng kế hoạch-vật tư Phòng kế toánPhòng thị trường Nhà máy Các đội sản xuất Các phòng ban liên quan Trêng THDL KT V¹n Xu©n Bµi tËp lín Công ty mua những vật tư thường xuyên sử dụng để sản xuất chế biến sản phẩm. Công ty thường mua vật tư ở những đơn vị quen thuộc. * Chức năng xuất hàng: Công ty xuất các loại vật tư cho các Đội sản xuất chè búp tươi như phân bón, thuốc trừ sâu Xuất cho nhà máy các loại nguyên liệu như Chè búp tươi, than, bao bì * Chức năng quản lý kho: Thủ kho căn cứ vào chứng từ nhập, xuất kho để thực hiện và đối chiếu số liệu vật tư thực tế ở trong kho và số liệu trong sổ sách. Về tổ chức nhân sự để quản lý vật tư: Có một cán bộ chuyên viết chứng từ Nhập - Xuất kho, một cán bộ theo dõi kho và ghi chép thẻ kho, một cán bộ chuyên theo dõi ghi chép Nhập - Xuất - Tồn kho vật tư. Quy trình công việc cụ thể như sau: Hàng hoá vật tư được làm thủ tục nhập vào kho công ty. Người giao hàng đem toàn bộ chứng từ đến cán bộ của công ty viết phiếu nhập kho. Tương tự, hàng hoá vật tư xuất kho theo yêu cầu của sản xuất, cán bộ của công ty viết phiếu xuất kho cho các đơn vị. Toàn bộ phiếu nhập - xuất kho được viết thành 3 liên, sau đó 1 liên chuyển cho thủ kho, 1 liên được chuyển đến cán bộ theo dõi ghi chép Nhập - Xuất - Tồn Kho, 1 liên lưu. Cán bộ theo dõi nhập - Xuất - Tồn kho cập nhật số liệu từ chứng từ nhập xuất tính toán rồi ghi chép vào sổ. Thủ kho căn cứ vào thông tin ghi trong chứng từ để nhập hoặc xuất vật tư rồi tính toán số liệu, ghi số liệu vào thẻ kho 2- Đánh giá hệ thống cũ. Sau khi khảo sát hoạt động của hệ thống cũ cho thấy một số nhược điểm làm hạn chế hiệu quả quản lý của hệ thống như sau: QL vËt t - 5 - Trêng THDL KT V¹n Xu©n Bµi tËp lín - Do đặc thù của sản xuất chế biến, nghiệp vụ kinh tế phát sinh nhiều, dòi hỏi cán bộ theo dõi trực tiếp về vật tư phải giành rất nhiều thời gian và công sức để thực hiện công việc nhưng vẫn không kịp tiến độ báo cáo, số liệu thiếu chính xác dẫn đến việc chỉ đạo sản xuất kinh doanh không kịp thời. - Việc ghi chép sổ sách phải lặp đi lặp lại nhiều lần rất tốn thời gian, hơn nữa việc tính toán và viết lại kết quả vào sổ nhiều khi bị lộn số dẫn đến số liệu không chính xác. - Việc lưu trữ và tìm kiếm thông tin mất nhiều thời gian, công sức do phải làm thủ công, nhất là việc kết xuất các thông tin thống kê, bên cạnh đó việc cung cấp số liệu cho các phòng ban chức năng liên quan không thuận lợi. - Nhiều người đảm nhiệm công việc quản lý vật tư nhưng hiệu quả không cao. - Do hệ thống quản lý vật tư của công ty vẫn sử dụng hệ thông quản lý sổ sách tính toán bằng tay nên không đáp ứng được nhu cầu của công việc. Nên vấn đề đặt ra là phải có một hệ thống báo cáo số liệu trên máy tính về các loại vật tư đáp ứng với yêu cầu thực tiễn. II- Xây dựng hệ thống quản lý vật tư mới: * Yêu cầu Hệ thống thông tin phải đáp ứng được yêu cầu quản lý, đảm bảo có hiệu quả kinh tế cao hơn, tốt hơn so với khi sử dụng hệ thống cũ, đồng thời phải có tính mở, đáp ứng phát triển trong tương lai. Đầu ra của hệ thống phải mềm dẻo, linh hoạt, đáp ứng cao và nhanh nhất yêu cầu về thông tin của nhà quản lý. Hệ thống phải có khả năng lưu trữ, truy cập dữ liệu một cách nhanh chóng, thuận lợi, chính xác. Các thao tác phải đơn giản, dễ bảo trì, có khả năng kiểm tra tính đúng đắn của dữ liệu, phát hiện và sử lý lỗi. Giao diện giữa người và máy phải được thiết kế khoa học, thân thiện, đẹp mắt, có tính thống nhất về phương pháp làm việc, cách trình bày. Hệ thống phải đáp ứng được cho cả những người ít thông thạo về máy tính. QL vËt t - 6 - Trêng THDL KT V¹n Xu©n Bµi tËp lín Có khả năng thực hiện chế đọ hội thoại ở mức độ nào đó nhằm cung cấp nhanh và chuẩn xác cho nhiều yêu cầu bất thường có thể sảy ra của nhà quản lý, đảm bảo cho người dùng khai thác tối đa các chức năng mà hệ thống cung cấp. Từ nhược điểm của hệ thống cũ, nên em xây dựng: “ Chương trình quản lý vật tư tại công ty chè Mỹ Lâm” như sau: * Ưu điểm của chương trình: - Hệ thống chỉ do một người đảm nhiệm. - Các số liệu chỉ nhập một lần đã làm giảm đáng kể thời gian và nhân lực thực hiện công việc. - Số liệu được cập nhật vào hệ thống quản lý vật tư trên máy tính sau đó in Phiếu nhập - xuất và các báo cáo nhằm đảm bảo tính chính xác của số liệu và đúng mẫu quy định. - Việc tra cứu số liệu nhanh và thuận tiện. Có khả năng lưu trữ thông tin lớn, khoa học, an toàn và tiện lợi. - Thông tin được xử lý nhanh chóng, chính xác theo yêu cầu của người sử dụng. - Chi phí nhỏ, ít tốn kém. Trên đây là một số ưu điểm của chương trình quản lý vật tư mới. Với điều kiện của Công ty hiện nay đã trang bị máy vi tính ở các phòng nghiệp vụ, em cho rằng việc đưa “ Chương trình quản lý vật tư tại Công ty Chè Mỹ Lâm” ứng dụng vào thực tiễn mang tính khả thi. QL vËt t - 7 - Chương trình quản lý vật tư Cập nhật danh mục Nhập vật tư Xuất vật tư Tra cứu Báo cáo Thoát Trêng THDL KT V¹n Xu©n Bµi tËp lín CHƯƠNG III PHÂN TÍCH HỆ THỐNG QUẢN LÝ VẬT TƯ I- Phân tích hệ thống về mặt chức năng. 1- Mục Đích. Chức năng của hệ thống là khảo sát, nhận định hay nhận diện. phân lập các thành phần của hệ phức tạp nào đó, ngoài ra nó còn chỉ ra mối liên hệ giữa các thành phần, làm rõ được cấu trúc của hệ thống. 2- Các phương diện của phân tích hệ thống. Khi tiến hành phân tích một hệ thống, người ta chú ý đến hai mặt sau: - Phân tích hệ thống về dữ liệu. - Phân tích hệ thống về xử lý. Hai quá trình này có thể tách riêng, vì dữ liệu thường tương đối độc lập với xử lý. Xử lý có thể thay đổi theo yêu cầu, trong khi đó dữ liệu ít thay đổi về mặt cấu trúc. II- Phân tích hệ thống về xử lý. 1- Sơ đồ phân cấp chức năng. Đối với những hệ đơn giản, chỉ cần biểu đồ phân cấp chức năng còn đối với những hệ phức tạp thì cần phải sử dụng biểu đồ phân cấp chức năng (BPC) và biểu đồ luồng dữ liệu (BLD). BPC thực chất là sự phân rã dần dần các chức năng. * Nhược điểm: Thông tin nghèo nàn chỉ diễn tả được tập hợp các chức năng. * Ưu điểm: Đơn giản và tiếp cận tự nhiên với các hệ thống trong thực tế. QL vËt t - 8 - Trêng THDL KT V¹n Xu©n Bµi tËp lín Sơ đồ phân cấp chức năng mức đỉnh: * Mô tả các chức năng: a. Cập nhật danh mục: - Cập nhật tên các chủng loại vật tư mà công ty thường nhập kho. - Danh sách các khách hàng cung cấp vật tư cho công ty. b. Nhập vật tư: - Cập nhật và quản lý thông tin về nhập kho của công ty - Thông tin vào: Hoá đơn, chứng từ hàng hoá nhập kho. - Thông tin ra: Phiếu nhập kho các vật tư, sản phẩm hàng hoá. c. Xuất vật tư: - Cập nhật và quản lý thông tin về xuất kho vật tư của Công ty. - Thông tin vào: Các chứng từ liên quan đến hàng hoá vật tư xuất kho. - Thông tin ra: Phiếu xuất kho các vật tư sản phẩm hàng hoá. d. Báo cáo: - Các thông tin thống kê về Nhập - Xuất - Tồn kho vật tư của Công ty. - Thông tin vào: Các loại hoá đơn, chứng từ liên quan đến Nhập - Xuất hàng hoá vật tư. - Thông tin ra: Các báo cáo cần thiết phục vụ yêu cầu quản lý của doanh nghiệp. e. Tra cứu: - Cho phép ta tìm kiếm và tổng hợp các thông tin liên quan đến quản lý vật tư. QL vËt t - 9 - Hệ thống quản lý vật tư Cập nhật danh mục Nhập vật tư Báo cáo Tra cứu Trêng THDL KT V¹n Xu©n Bµi tËp lín - Thông tin vào: Các thông tin về hàng hoá, PX (phân xưởn) sản xuất, nhà cung cấp, nhiệp vụ kinh tế phát sinh. - Thông tin ra: Là các yêu cầu cần tra cứu của thông tin vào Sơ đồ phân cấp chức năng mức dưới đỉnh. a. Chức năng nhập vật tư: * Mặt hàng: - Mô tả: Thông tin chung về vật tư, sản phẩm hàng hoá cần mua. - Thông tin vào: Các thông tin cơ bản về tên và chủng laọi mặt hàng cần mua. - Thông tin ra: Các thông tin về giá cả và chất lượng các chủng loại mặt hàng đã nhập kho. * Người cung cấp: - Mô tả: Thông tin về người cung cấp vật tư, sản phẩm hàng hoá. - Thông tin vào: Các thông tin về tên và chủng loại mặt hàng. - Thông tin ra: Các thông tin về nhà cung cấp. - Các sự kiện: Các thay đổi về địa chỉ giao dịch, điện thoại b. Chức năng xuất vật tư: * Mặt hàng: - Mô tả: Thông tin chung về vật tư, sản phẩm hàng hoá xuất kho. QL vËt t - 10 - Nhập vật tư Mặt hàng Người cung cấp Xuất vật tư Mặt hàng Người nhận [...]... vật tư, số lượng, chủng loại 4- Thông tin về chất lượng nhà sản xuất 5- Thông tin về các loại vật tư 6- Thông tin về nhà cung cấp 7- Yêu cầu nhận hàng của các PX, đơn vị trong công ty 8- Đơn giá các loại vật tư 9- Các thông tin cơ bản về vật tư 10- Thông tin về giá cả, thành tiền vật tư 11- Thông tin về nhận vật tư của các phân xưởng, đơn vị trong Công ty 12- Thông tin chung của đơn vị trong Công ty. .. trúc chương trình Hệ Thống Quản Lý Vật Tư 1 7 13 21 23 24 2 Nhập vật tư 8 Xuất vật tư 3 5 14 22 QL Kho 9 11 Báo cáo Tra cứu 15 17 19 25 27 Vật tư 4 Nhà cung cấp 6 Vật tư 10 Đơn vị (PX) 12 Nhập kho Xuất kho 16 Tồn kho 18 28 IV- Mô Hình Thực Thể Liên Kết QL vËt t - 25 - Nhập kho 20 Xuất kho Tồn kho Mã VT Nhập Xuất Tồn Nhà cung cấp 26 Trêng THDL KT V¹n Xu©n Bµi tËp lín Trong đó: 1- Thông tin vật tư nhập... trữ các thông tin về nhà cung cấp vật tư sản phẩm hàng hoá Nhà cung cấp: Mã nhà cung cấp Tên nhà cung cấp Địa chỉ Điện thoại Tài khoản 2- Vật tư Kiểu thực thể này dùng để lưu trữ một loại vật tư nào đó Vật tư: Mã vật tư Tên vật tư Đơn vị tính Đơn giá 3 Nhập Kiểu thực thể này dùng để lưu trữ các thông tin về doanh nghiệp mua vật tư của nhà cung cấp qua phiếu nhập vật tư Nhập Số chứng từ QL vËt t - 19... liệu nội bộ Chương - Các kho dữ liệu không xuất hiệnquản lý đồ luông dữ liệu mức khung cảnh trình ở biểu vật tư sẽ phát sinh ở mức dưới nếu cần - Các chức năng được đánh số hệ thống để thể hiện sự phân rã, tư ng hợp MENU CHƯƠNG TRÌNH CHÍNH ĐƯỢC TỔ CHỨC THEO SƠ ĐỒ Cập nhật danh mục QLTên tmặt vËt hàng nhà cung cấp Nhập vật tư Phiếu nhập kho Xuất vật tư Phiếu - 15 - kho xuất Tra cứu Vật tư nhà cung cấp... yêu cầu cần tra cứu về các đơn vị nhận vật tư của Công ty 28- Các thông tin về các PX, đơn vị trong Công ty QL vËt t - 26 - Trêng THDL KT V¹n Xu©n Bµi tËp lín IX MỘT SỐ PHIẾU MẪU 1- Phiếu nhập kho Khi công ty nhập vật tư vào kho thì cần phải có phiếu nhập kho chuyển đến cho thủ quỹ trả tiền nhà cung cấp Phiếu nhập kho sẽ bao gồm các thông tin sau: Công Ty Chè Mỹ Lâm Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam... xuất Chương hiện các tác nhân ngoài ở chỗ ngoài và trình quản lý ra của hệ thống vật tư Trả nợ Người nhận Nhận hàng QL vËt t - 12 - Trêng THDL KT V¹n Xu©n Bµi tËp lín Bán hàng Trả nợ Người cung cấp Người nhận b- Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh Chỉ có một biểu đồ luồng dữ liệu Quản lý Mức này chỉ thu được bằng cách phân rã mức Quản lýcảnh khung xuất kho(2) Giao hàng nhập kho(1) Nhập hàng Chương trình quản. .. mua sản phẩm của công ty, khách hàng cầm hoá đơn nộp tiền cho thủ quỹ, sau đó đến kho nhận hàng, người quản lý kho giao hàng Hoá đơn xuất kho bao gồm những thông tin sau: Công Ty Chè Mỹ Lâm Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam Độc lập – Tự do - Hạnh phúc Phiếu Xuất Kho Tên nhà cung cấp: …………………………………………………………… Địa chỉ : …………………………………………………………… Mã vật tư : …………………………………………………………… Tên vật tư : ……………………………………………………………... Microsoft Access làm ngôn ngữ và công cụ thực hiện Chương trình quản lý vật tư tại Công ty chè Mỹ Lâm 1- Tìm hiểu ngôn ngữ Microsoft Access - Ngôn ngữ SQL trong Microsoft Access là loại ngôn ngữ dữ liệu quan hệ, và là một ngôn ngữ phi thủ tục Phép toán cơ bản trong SQL là phép ánh xạ, được miêu tả về cú pháp như một khối: SELECT - FROM - WHERE Mệnh đề SELECT là tên thuộc tính được lấy ra, hay còn gọi... Trêng THDL KT V¹n Xu©n Bµi tËp lín 3- Phiếu tồn kho Hàng tháng, hàng quý hoặc hàng năm người quản lý kho sẽ đưa báo cáo lên ban giám đốc, bản báo cáo gồm những thông tin sau: Công Ty Chè Mỹ Lâm Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam Độc lập – Tự do – Hạnh phúc Phiếu Tồn Kho Mã vật tư : …………………………………………………………… Tên vật tư : …………………………………………………………… Số lượng nhập : ……………………………………………………… … Số lượng Xuất : …………………………………………………………... tích và xây dựng cơ sở dữ liệu cho hệ thống, ta cần đề cập tới những vấn đề sau: - Xác định thuộc tính của các đối tư ng cần quản lý - Chuẩn hoá thực thể - Xây dựng mô hình thực thể kết hợp Với bài toán quản lý vật tư , hệ thống sử dụng các chứng từ có cấu trúc sau: a- Phiếu nhập kho Dùng để lưu trữ các thông tin về nhà cung cấp, tên sản phẩm vật tư, số lượng giá cả hàng hoá Phiếu nhập kho: Số chứng . lý ở mỗi Công ty, đặc biệt là ứng dụng tin học vào việc quản lý vật tư tại Công ty Chè Mỹ Lâm có ý nghĩa thực tiễn cực kì quan trọng. Đối với Công ty Chè. chấp nhận. Công ty đang xây dựng hệ thống quản lý sản phẩm theo tiêu chuẩn ISO 9001: 2000. Xây dựng Chương trình quản lý vật tư tại Công ty Chè Mỹ Lâm nhằm