Đang tải... (xem toàn văn)
Báo cáo thực tập tốt nghiệp công tác văn thư lưu trữ - Đại học khoa học xã hội và nhân vănCông tác văn thư lưu trữ Báo cáo thực tập tốt nghiệp công tác văn thư lưu trữ - Đại học khoa học xã hội và nhân vănCông tác văn thư lưu trữ Báo cáo thực tập tốt nghiệp công tác văn thư lưu trữ - Đại học khoa học xã hội và nhân vănCông tác văn thư lưu trữ
Trường ĐH KHXH&NV Hà Nội Báo cáo Thực tập tốt nghiệp LỜI NÓI ĐẦU Văn thư - Lưu trữ là công tác có ý nghĩa hết sức quan trọng và là công tác thường xuyên của mỗi cơ quan trong lĩnh vực quản lý Hành chính Nhà nước. Trong các cơ quan đơn vị công tác Văn thư - Lưu trữ luôn được quan tâm, bởi đó là công tác đảm bảo hoạt động quản lý Hành chính thông qua các Văn bản - Tài liệu. Làm tốt công tác công văn, giấy tờ sẽ đảm bảo cung cấp thông tin giải quyết công việc nhanh chóng, chính xác, đảm bảo bí mật cho mỗi cơ quan. Ngày nay, cùng với sự phát triển của khoa học công nghệ, mỗi lĩnh vực đều được hiện đại hoá, nền hành chính nhà nước cũng có sự phát triển để phù hợp. Với vai trò quan trọng của công tác Văn thư- Lưu trữ trong lĩnh vực quản lý hành chính, Đảng và Nhà nước ta luôn quan tâm, đã và đang có những chủ chương chính sách ngày càng hiện đại công tác này, nhằm phục vụ tốt nhất cho hoạt động quản lý Nhà nước trong mỗi cơ quan. Thực hiện phương châm “Học đi đôi với hành, lý thuyết đi đôi với thực tế” nhằm giúp cán bộ văn phòng trong tương lai, nắm vững lý thuyết đã được học để vận dụng vào thực tế. Trường Đại Học KHXH&NV Hà Nội đã tạo điều kiện cho sinh viên đi thực tập tại các cơ quan. Được sự quan tâm giới thiệu của nhà trường cũng như sự giúp đỡ của lãnh đạo HĐND-UBND huyện Đông Sơn, tôi đã được tiếp nhận thực tập tại Văn phòng HĐND-UBND huyện Đông Sơn, kể từ ngày 15/7/2013 đến hết ngày 06/9/2013. Trong khoảng thời gian này, bản thân tôi đã cố gắng, nỗ lực không ngừng học hỏi các kinh nghiệm làm việc cũng như rèn luyện kỹ năng nghiệp vụ văn phòng trên cơ sở áp dụng những lý thuyết đã được học và sự hướng dẫn tận tình của cán bộ văn phòng nơi đây. Là một cán bộ Văn phòng trong tương lai, đợt thực tập này đã trang bị cho tôi một số kiến thức cơ bản. Trước hết là sự nhận thức rõ ràng về công tác Văn thư – Lưu trữ cũng như nhận thức được tầm quan trọng của công tác Văn thư – Lưu trữ đối với sự phát triển của đất nước, thấy được những bất Nguyễn Thị Lan Lưu trữ học và QTVP K53 Trường ĐH KHXH&NV Hà Nội Báo cáo Thực tập tốt nghiệp cập trong công tác này ở cơ quan. Từ đó thấy được trách nhiệm, nghĩa vụ của thế hệ cán bộ trẻ như chúng tôi là rất lớn. Có thể nói đợt thực tập đã giúp cho tôi cụ thể hoá và nắm chắc hơn kiến thức của mình, trưởng thành hơn sau khi đã thực tập ở cơ quan. Báo cáo sau đây là kết quả của quá trình khảo sát thực tế cùng sự kết hợp với lý luận chuyên môn mà tôi đã đúc rút được tại cơ quan thực tập. Báo cáo gồm 3 phần: : PHẦN THỨ NHẤT: Kết quả nghiên cứu, khảo sát tình hình công tác văn thư, quản trị văn phòng và công tác lưu trữ. PHẦN THỨ HAI: Những đúc kết và thu hoach về nhận thức lý luận và thực tiễn của bản thân qua nghiên cứu khảo sát và thực hành các nghiệp vụ về văn thư và lưu trữ; các kiến nghị về các biện pháp khắc phục thiếu sót, làm tốt công tác văn thư và lưu trữ của cơ quan. PHẦN THỨ BA: Phụ lục. Do thời gian thực tập ngắn và thiếu kinh nghiệm thực tế cho nên bài báo cáo này còn nhiều thiếu sót khó tránh. Vì vậy em rất mong nhận được nhiều ý kiến đóng góp của các thầy cô giáo, bạn bè để em có cơ hội học tập thêm kinh nghiệm và có thể vận dụng tốt hơn những kiến thức đã học vào thực tế sau này. Em xin trân thành cảm ơn các lãnh đạo HĐND-UBND, cán bộ, nhân viên Văn phòng HĐND-UBND huyện Đông Sơn đã tạo điều kiện giúp đỡ em hoàn thành tốt đợt thực tập và các thầy, cô giáo trường Đại học KHXH&NV Hà Nội đã giúp em hoàn thành bản báo cáo thực tập này. Xin trân thành cảm ơn ! Thanh Hóa, ngày tháng năm 2013 Sinh viên Lương Thị Hiền Nguyễn Thị Lan Lưu trữ học và QTVP K53 Trường ĐH KHXH&NV Hà Nội Báo cáo Thực tập tốt nghiệp Phần thứ nhất KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU, KHẢO SÁT TÌNH HÌNH CÔNG TÁC VĂN THƯ, QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG VÀ CÔNG TÁC LƯU TRỮ CỦA UBND HUYỆN ĐÔNG SƠN I. CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA UBND HUYỆN ĐÔNG SƠN. 1. Chức năng của UBND huyện Đông Sơn. UBND huyện Đông Sơn là cơ quan hành chính Nhà nước ở cấp huyện, thực hiện chức năng, nhiệm vụ quy định tại Luật tổ chức HĐND và UBND ngày 26 tháng 11 năm 2003. UBND huyện Đông Sơn nhiệm kỳ 2011 – 2015 do Hội đồng Nhân dân (HĐND) huyện khoá XVIII bầu ra, là cơ quan chấp hành của HĐND, cơ quan hành chính Nhà nước ở địa phương chịu trách nhiệm và báo cáo các mặt công tác trước HĐND huyện và UBND tỉnh, chịu sự lãnh đạo toàn diện của Huyện uỷ, chỉ đạo của UBND tỉnh. Nguyễn Thị Lan Lưu trữ học và QTVP K53 Trường ĐH KHXH&NV Hà Nội Báo cáo Thực tập tốt nghiệp UBND huyện Đông Sơn chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, Luật, các văn bản của cơ quan Nhà nước cấp trên và Nghị quyết của HĐND nhằm đảm bảo thực hiện các chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế - xã hội, củng cố an ninh, quốc phòng và thực hiện các chính sách khác theo quy định của Pháp luật trên địa bàn huyện. UBND huyện thực hiện chức năng quản lý Nhà nước ở địa phương góp phần đảm bảo sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy hành chính nhà nước từ Trung ương tới địa phương. - Tuân thủ trình tự, thủ tục và thời gian giải quyết công việc theo quy định của pháp luật và quy chế hoạt động của UBND huyện. - Đề cao sự phối hợp công tác, trao đổi thông tin trong giải quyết công việc, bảo đảm dân chủ trong mọi hoạt động theo đúng quy định. 2. Nhiệm vụ, quyền hạn của UBND huyện Đông Sơn. Uỷ ban nhân dân huyện Đông Sơn là cơ quan hành chính Nhà nước ở địa phương đại diện cho Nhà nước quản lý trong mọi lĩnh vực như: Kinh tế, nông nghiệp, công nghiệp, thương mại, dịch vụ, văn hoá, giáo dục, y tế, môi trường, thể dục thể thao, truyền thanh, truyền hình…. - Trong lĩnh vực kinh tế: UBND huyện có nhiệm vụ xây dựng Kế hoạch phát triển kinh tế- xã hội của huyện, phê chuẩn Kế hoạch kinh tế- xã hội của xã, thị trấn; lập dự toán chi tiêu ngân sách Nhà nước trên địa bàn. - Trong lĩnh vực Nông- Lâm- Ngư nghiệp: Xây dựng các quy hoạch thủy lợi, chương trình khuyến khích phát triển Nông- Lâm- Ngư; xét duyệt quy hoạch, kế hoạch sử dụng đất đai của UBND xã, thị trấn. - Trong lĩnh vực CN- TTCN: Xây dựng quy hoạch, kế hoạch phát triển các cơ sở CN- TTCN trên địa bàn. - Trong lĩnh vực giao thông vận tải: Quản lý, khai thác, sử dụng các chương trình giao thông vận tải, cấp giấy phép xây dựng và kiểm tra việc thực hiện pháp luật về xây dựng. - Trong lĩnh vực thương mại, dịch vụ và du lịch: Xây dựng, kiểm tra việc chấp hành quy định của Nhà nước về hoạt động thương mại, dịch vụ, du lịch. Nguyễn Thị Lan Lưu trữ học và QTVP K53 Trường ĐH KHXH&NV Hà Nội Báo cáo Thực tập tốt nghiệp - Trong lĩnh vực Giáo dục, Y tế, Văn hoá- xã hội, Thông tin - thể thao: Xây dựng, tổ chức kiểm tra các chương trình, Đề án phát triển văn hoá, giáo dục, thông tin thể thao, y tế trên địa bàn huyện và tổ chức thực hiện sau khi được cấp có thẩm quyền phê duyệt. - Trong lĩnh vực Khoa học công nghệ- Tài nguyên môi trường: Thực hiện các biện pháp ứng dụng tiến độ khoa học công nghệ phục vụ sản xuất và đời sống nhân dân ở địa phương. - Trong lĩnh vực Quốc phòng- an ninh, trật tự an toàn xã hội: Thực hiện nhiệm vụ giữ gìn an ninh trật tự, an toàn xã hội, xây dựng lực lượng Công an huyện vững mạnh; phòng chống tội phạm và các tệ nạn xã hội. - Trong việc thực hiện chính sách dân tộc và chính sách tôn giáo: Chỉ đạo việc kiểm tra thực hiện chính sách dân tộc và tôn giáo. -Trong việc xây dựng chính quyền và quản lý địa giới hành chính. 3. Cơ cấu tổ chức bộ máy của UBND huyện Đông Sơn * Về cơ cấu: Hiện tại, UBND huyện Đông Sơn bao gồm 7 thành viên: 01 Chủ tịch, 02 Phó Chủ tịch, 04 Uỷ viên UBND huyện. Thực hiện Quyết định số: 1122/QĐ-UBND ngày 29/7/2011 của Chủ tịch UBND huyện Đông Sơn về việc phân công công tác của các thành viên UBND huyên Đông Sơn nhiệm kỳ 2011-2016: - Chủ tịch UBND huyện chịu trách nhiệm thực hiện đầy đủ và nghiêm túc các nhiệm vụ và quyền hạn mà Luật tổ chức HĐND và UBND đã quy định. Chủ tịch UBND huyện lãnh đạo công tác của tập thể UBND huyện, thủ trưởng các cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện, Chủ tịch UBND các xã, thị trấn. Trực tiếp chỉ đạo, điều hành các công việc lớn, quan trọng, các vấn đề có tính chiến lược trên tất cả các lĩnh vực thuộc chức năng, nhiệm vụ của UBND huyện, phụ trách các lĩnh vực sau : + Chiến lược, kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội dài hạn, ngắn hạn; công tác quy hoạch, tài chính, tín dụng, địa giới hành chính, tài nguyên môi trường; + Công tác đảm bảo an ninh chính trị, trật tự an toàn xã hội, quốc phòng, quân sự địa phương, chỉ đạo chung công tác tiếp dân, giải quyết khiếu Nguyễn Thị Lan Lưu trữ học và QTVP K53 Trường ĐH KHXH&NV Hà Nội Báo cáo Thực tập tốt nghiệp nại, tố cáo của công dân; + Công tác cải cách hành chính, công tác tổ chức bộ máy, cán bộ, quy chế lề lối làm việc, chương trình công tác của UBND huyện; những vấn đề chung về công tác thi đua khen thưởng; + Công tác đối nội, đối ngoại của huyện; + Những giải pháp quan trọng có tính đột phá trong từng thời gian mà Chủ tịch UBND huyện thấy cần trực tiếp chỉ đạo điều hành; - 01 Phó Chủ tịch UBND huyện phụ trách các lĩnh vực : Nông nghiệp- PTNT, Lâm nghiệp, Thuỷ lợi, Công nghiệp, khoa học công nghệ, thương mại, dịch vụ, cụm, điểm công nghiệp, phụ trách công tác GPMB, trực tiếp làm chủ tịch Hội đồng GPMB các dự án. - 01 Phó Chủ tịch UBND hưyện phụ trách lĩnh vực Văn hoá xã hội, bao gồm: Giáo dục - đào tạo, Y tế, dân số, gia đình và trẻ em, Lao động việc làm, đào tạo dạy nghề, chính sách xã hội, BHXH, Xoá đói giảm nghèo, Văn hoá, thông tin, thể thao, du lịch, Phát thanh truyền thanh, truyền hình, tôn giáo,và các vấn đề xã hội khác. - 01 Uỷ viên UBND huyện là Trưởng Công an huyện chịu trách nhiệm chỉ đạo, tổ chức thực hiện công tác đảm bảo an ninh chính trị, trật tự an toàn xã hội, quản lý giáo dục tội phạm; - 01 Uỷ viên UBND huyện là Chỉ huy trưởng BCH Quân sự huyện chịu trách nhiệm chỉ đạo, tổ chức thực hiện các mặt công tác quốc phòng, quân sự địa phương, xây dựng và củng cố nền quốc phòng toàn dân, thế trận chiến tranh nhân dân trên địa bàn huyện. - 01 Uỷ viên UBND huyện là Chánh văn phòng HĐND-UBND huyện Chịu trách nhiệm lãnh đạo điều hành mọi hoạt động của Văn phòng để thực hiện nhiệm vụ: Tham mưu, tổng hợp cho UBND huyện về hoạt động của UBND; tham mưu cho Chủ tịch UBND về chỉ đạo, điều hành của Chủ tịch UBND; cung cấp thông tin phục vụ quản lý và hoạt động của HĐND, UBND và các cơ quan nhà nước ở địa phương; đảm bảo cơ sở vật chất, kỹ thuật cho hoạt động của HĐND và UBND huyện; Nguyễn Thị Lan Lưu trữ học và QTVP K53 Trường ĐH KHXH&NV Hà Nội Báo cáo Thực tập tốt nghiệp - 01 Ủy viên UBND huyện là Chánh Thanh tra Nhà nước chịu trách nhiệm tham mưu cho Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện tổ chức, chỉ đạo hoạt động thanh tra, tiếp dân, giải quyết khiếu nại, tố cáo trong phạm vi thẩm quyền của Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện; phối hợp với Văn phòng và các cơ quan liên quan xây dựng lịch tiếp dân của Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện; tổ chức việc tiếp nhận, phân loại và đề xuất phương án giải quyết, trả lời đơn thư, kiến nghị của công dân gửi Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện. *Về bộ máy: Căn cứ Nghị định số 14/2008/NĐ-CP ngày 04/02/2008 của Chính phủ quy định tổ chức các cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, hiện nay, UBND huyện Đông Sơn có 14 phòng và 5 đơn vị sự nghiệp. 14 phòng chuyên môn là : 1. Văn phòng HĐND-UBND huyện Đông Sơn 2. Phòng Nội vụ huyện 3. Phòng Tài nguyên và Môi trường 4. Phòng Tài chính – Kế hoạch 5. Phòng Giáo dục và Đào tạo 6. Phòng Văn hoá-Thông tin 7. Phòng Tư pháp 8. Thanh tra huyện 9. Phòng Y tế 10. Phòng Lao động-TB và xã hội huyện 11. Phòng Công Thương 12. Phòng Nông nghiệp và Phát triển nông thôn 13. Chi cục Thống kê 14. Trung tâm Dân số - KHHGĐ. 5 đơn vị sự nghiệp thuộc UBND huyện là : 1. Đài phát thanh – truyền hình 2. Trung tâm Thể dục thể thao Nguyễn Thị Lan Lưu trữ học và QTVP K53 Trường ĐH KHXH&NV Hà Nội Báo cáo Thực tập tốt nghiệp 3. Trung tâm dạy nghề 4.Trạm Khuyến nông. 5. Trung tâm Giáo dục thường xuyên Các phòng chuyên môn thuộc UBND huyện giúp UBND huyện thực hiện chức năng quản lý nhà nước một hoặc nhiều ngành, lĩnh vực trên địa bàn huyện theo quy định của pháp luật và đảm bảo sự thống nhất quản lý của ngành hoặc lĩnh vực công tác từ tỉnh đến cơ sở. Các phòng chịu sự quản lý, chỉ đạo trực tiếp của UBND huyện, đồng thời chịu sự chỉ đạo và hướng dẫn về chuyên môn nghiệp vụ của Sở quản lý ngành, lĩnh vực của tỉnh. Mỗi phòng có 01 Trưởng phòng, có từ 01 đến 02 Phó Trưởng phòng và các cán bộ, công chức chuyên môn. Văn phòng HĐND-UBND huyện có Chánh Văn phòng và 02 Phó Chánh Văn phòng, Thanh tra huyện có Chánh Thanh tra và 01 Phó Chánh Thanh tra. Các đơn vị sự nghiệp có 01 thủ trưởng và có từ 01 đến 02 phó Thủ trưởng và các viên chức giúp việc. Biên chế của các phòng, đơn vị sự nghiệp được UBND huyện phân bổ nằm trong tổng biên chế của UBND huyện được UBND tỉnh giao hàng năm. d. Vẽ sơ đồ tổ chức bộ máy của UBND huyện Đông Sơn như sau: (Xem phụ lục số I ) II. CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA VĂN PHÒNG UBND HUYỆN ĐÔNG SƠN. 1. Vị trí, chức năng: Văn phòng HĐND-UBND huyện Đông Sơn là cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện Đông Sơn, có chức năng tham mưu tổng hợp cho HĐND và UBND huyện về hoạt động của HĐND và UBND; tham mưu cho Chủ tịch UBND huyện về chỉ đạo, điều hành của Chủ tịch UBND huyện; cung cấp thông tin phục vụ quản lý và hoạt động của HĐND, UBND huyện và các cơ quan nhà nước ở địa phương, đảm bảo cơ sở vật chất, kỹ thuật cho hoạt động của HĐND và UBND huyện. Văn phòng HĐND-UBND huyện Đông Sơn có tư cách pháp nhân, có Nguyễn Thị Lan Lưu trữ học và QTVP K53 Trường ĐH KHXH&NV Hà Nội Báo cáo Thực tập tốt nghiệp con dấu và tài khoản riêng; chịu sự chỉ đạo, quản lý về tổ chức, biên chế và công tác của UBND huyện; đồng thời chịu sự chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn về chuyên môn, nghiệp vụ của Văn phòng UBND tỉnh Thanh Hoá. 2. Nhiệm vụ và quyền hạn: *Đối với chức năng là cơ quan chuyên môn của UBND huyện: - Trình UBND huyện chương trình làm việc, kế hoạch công tác hàng tháng, hàng quý, sáu tháng và cả năm của UBND huyện. Đôn đốc kiểm tra các phòng, đơn vị sự nghiệp, UBND xã, thị trấn việc thực hiện chương trình, kế hoạch công tác của UBND và Chủ tịch UBND huyện sau khi được phê duyệt; theo dõi, đôn đốc, kiểm tra công tác phối hợp giữa các phòng, đơn vị sự nghiệp, UBND xã, thị trấn theo quy định của pháp luật. - Thu thập, xử lý thông tin, chuẩn bị các báo cáo phục vụ sự lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành của UBND huyện và Chủ tịch UBND huyện theo quy định của pháp luật. Thực hiện công tác thông tin báo cáo định kỳ, đột xuất được giao theo quy định của pháp luật. - Trình UBND huyện quy hoạch, kế hoạch dài hạn, hàng năm, các chương trình, dự án thuộc phạm vi quản lý của Văn phòng HĐND-UBND huyện. - Chủ trì soạn thảo các đề án, dự thảo văn bản theo phân công của Chủ tịch UBND huyện; theo dõi, đôn đốc các phòng, đơn vị sự nghiệp và Chủ tịch UBND xã, thị trấn soạn thảo, chuẩn bị các đề án được phân công phụ trách; - Có ý kiến thẩm tra độc lập đối với các đề án, dự thảo văn bản của các phòng, đơn vị sự nghiệp, UBND xã, thị trấn trước khi trình UBND và Chủ tịch UBND huyện xem xét, quyết định; - Giúp UBND huyện và Chủ tịch UBND huyện giữ mối quan hệ phối hợp công tác với Huyện uỷ, Thường trực Huyện uỷ, Thường trực HĐND, Uỷ ban MTTQ huyện và các đoàn thể nhân dân và các cơ quan, tổ chức của Trung ương, của tỉnh đóng trên địa bàn huyện; Nguyễn Thị Lan Lưu trữ học và QTVP K53 Trường ĐH KHXH&NV Hà Nội Báo cáo Thực tập tốt nghiệp - Tổ chức công bố, truyền đạt các quyết định, chỉ thị của UBND huyện; các văn bản quy phạm pháp luật của cơ quan nhà nước cấp trên có liên quan. Giúp UBND huyện phối hợp với các cơ quan chức năng theo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện các văn bản đó tại các phòng, đơn vị sự nghiệp, UBND xã, thị trấn. - Quản lý thống nhất việc ban hành văn bản của UBND, Chủ tịch UBND huyện; công tác công văn giấy tờ, văn thư, hành chính, lưu trữ, tin học hoá hành chính nhà nước của UBND huyện; - Trình UBND huyện chương trình, biện pháp tổ chức thực hiện công tác cải cách hành chính nhà nước thuộc phạm vi của Văn phòng UBND huyện. - Phối hợp với Phòng Nội vụ, hướng dẫn UBND xã, thị trấn nghiệp vụ hành chính, văn thư, lưu trữ, tin học hoá quản lý hành chính nhà nước theo quy định của pháp luật; - Giải quyết khiếu nại, tố cáo, thực hiện công tác phòng, chống tham nhũng, lãng phí trong phạm vi quản lý của Văn phòng UBND huyện theo quy định của pháp luật và phân công của Chủ tịch UBND huyện; - Tổ chức các phiên họp, buổi làm việc, tiếp khách và các hoạt động của UBND và Chủ tịch UBND huyện; bảo đảm điều kiện hoạt động của UBND, Chủ tịch UBND huyện và cá tổ chức có liên quan theo quy định của UBND huyện; - Xây dựng quy hoạch, kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức cơ quan; - Quản lý tổ chức bộ máy, biên chế, cán bộ, công chức, viên chức và tài sản, trang thiết bị, cơ sở vật chất kỹ thuật được giao theo quy định của pháp luật và phân cấp quản lý của UBND huyện; - Thực hiện các nhiệm vụ khác do UBND và Chủ tịch UBND huyện giao. Nguyễn Thị Lan Lưu trữ học và QTVP K53 [...]... thiết bị Văn phòng Văn phòng UBND huyện Đông Sơn gồm có 01 Chánh Văn phòng , 02 phó Chánh Văn phòng và có 20 Nhân viên, trong đó có 12 Nhân viên đã vào biên chế và 08 Nhân viên hợp đồng Trong đó có 01 Cán bộ Văn th - Lưu trữ 2 Công tác văn thư: 2.1 Mô hình tổ chức văn thư cơ quan: Nguyễn Thị Lan Lưu trữ học và QTVP K53 Trường ĐH KHXH&NV Hà Nội Báo cáo Thực tập tốt nghiệp Công tác văn thư là công tác gắn... phòng lưu trữ bao gồm cả công văn để đưa sang phòng lưu trữ của UBND huyện Đông Sơn Phòng văn thư chỉ phải lập hồ sơ cho công văn đi bằng cách sắp xếp chúng theo thể loại, ngày tháng, số và ký hiệu rồi chuyển sang phòng lưu trữ cùng với báo cáo trên Phòng lưu trữ chịu trách nhiệm phân loại và lập thành từng loại hồ sơ để lưu trữ IV CÔNG TÁC LƯU TRỮ: 1 Công tác tổ chức và chỉ đạo công tác lưu trữ tại... Văn thư – Lưu trữ thực thụ trong tương lai Trước hết, đợt thực tập này đã tạo cho tôi điều kiện để xâm nhập thực tế, làm quen và cụ thể hoá những phần lý luận đã học Tuy thời gian ngắn nhưng tôi đã được thực hành khá đầy đủ các khâu Nghiệp vụ về công tác Văn thư – Lưu trữ đặt ra trong đề cương như: * Về công tác văn thư: Nguyễn Thị Lan Lưu trữ học và QTVP K53 Trường ĐH KHXH&NV Hà Nội Báo cáo Thực tập. .. nghiệp vụ nên công tác Văn thư – Lưu trữ được tiến hành hiệu quả Cán bộ văn phòng có phẩm chất chính trị tốt ( trong đó có 12 đồng chí là đảng viên), có tinh thần trách nhiệm với công việc cao, được đào tạo qua các lớp nghiệp vụ về văn phòng nên không chỉ lãnh đạo tốt công tác Văn thư Nguyễn Thị Lan Lưu trữ học và QTVP K53 Trường ĐH KHXH&NV Hà Nội Báo cáo Thực tập tốt nghiệp – Lưu trữ mà còn làm tốt. .. tin học vào phục vụ công tác văn thư – lưu trữ nhiều hơn để công tác này được tiến hành nhanh chóng, chính xác, kịp thời, bí mật và hiện đại đáp ứng được nhu cầu đòi hỏi ngày càng cao Nguyễn Thị Lan Lưu trữ học và QTVP K53 Trường ĐH KHXH&NV Hà Nội Báo cáo Thực tập tốt nghiệp Phần thứ ba PHỤ LỤC Nguyễn Thị Lan Lưu trữ học và QTVP K53 Trường ĐH KHXH&NV Hà Nội Báo cáo Thực tập tốt nghiệp Phòng tài chính... KHXH&NV Hà Nội Báo cáo Thực tập tốt nghiệp Tiếp cận văn bản đến và kiểm tra bì Phân loại, bóc bì văn bản đến Đóng dấu đến, ghi sổ đến, ngày đến Đăng ký văn bản đến vào sổ và vào máy tính Trình văn bản đến cho Chủ tịch Sao văn bản Chuyển giao văn bản đến Giải quyết, theo dõi và đôn đôc giải quyết văn bản đến Nguyễn Thị Lan Lưu trữ học và QTVP K53 Trường ĐH KHXH&NV Hà Nội Báo cáo Thực tập tốt nghiệp Sau... tới các đơn vị hay cá nhân giải quyết văn bản đó Các đơn vị này chịu trách nhiệm lập hồ sơ và lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan Đối công văn đi thì cán bộ văn thư sắp xếp thành từng loại văn bản như: Quyết định, Công điện, Chỉ thị, Báo cáo, Công văn rồi được đăng ký vào sổ, vào máy Sau khi đã được đăng ký toàn bộ công văn đi trong một năm thì cán bộ văn thư lập thành báo cáo công và in ra thành một quyển... đây là bảng thống kê công văn đi trong 4 năm trở lại đây: Năm 2010 2011 2012 2013 (8 tháng đầu năm) Nguyễn Thị Lan Số lượng công văn đi 2898 3379 3859 2149 Lưu trữ học và QTVP K53 Trường ĐH KHXH&NV Hà Nội Báo cáo Thực tập tốt nghiệp 5 Công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ: Đối với các công văn đến thì phòng văn thư không lập hồ sơ Các văn bản đến sau khi đã được đăng ký vào sổ, vào máy thì được chuyển... KHXH&NV Hà Nội Báo cáo Thực tập tốt nghiệp bình ôxi, quạt thông gió nên chưa đáp ứng và phục vụ được việc thu hồi tài liệu, bảo quản tài liệu 2 Một số đề xuất kiến nghị: Qua khảo sát thực tế tôi thấy để làm tốt công tác Văn thư – Lưu trữ, Quản trị văn phòng ở UBND huyện Đông Sơn cần làm tốt một số công việc sau: - Lãnh đạo UBND huyện cần quan tâm sát sao hơn nữa đến công tác văn thư lưu trữ cơ quan... định của pháp luật; - Biên chế của Văn phòng HĐND-UBND huyện do UBND huyện quyết định trong tổng biên chế hành chính của huyện ( Sơ đồ cơ cấu tổ chức xem phụ lục II ) III THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG VÀ CÔNG TÁC VĂN THƯ Ở UBND HUYỆN ĐÔNG SƠN 1 Quản trị văn phòng: 1.1 Mô hình văn phòng: Nguyễn Thị Lan Lưu trữ học và QTVP K53 Trường ĐH KHXH&NV Hà Nội Báo cáo Thực tập tốt nghiệp Văn phòng UBND huyện . KHXH&NV Hà Nội Báo cáo Thực tập tốt nghiệp LỜI NÓI ĐẦU Văn thư - Lưu trữ là công tác có ý nghĩa hết sức quan trọng và là công tác thư ng xuyên của mỗi. khảo sát và thực hành các nghiệp vụ về văn thư và lưu trữ; các kiến nghị về các biện pháp khắc phục thiếu sót, làm tốt công tác văn thư và lưu trữ của