Đồ án tốt nghiệp Đề tài: Quản lý xuất nhập hàng hố SVTH: Đinh Trọng Vinh – Lớp: TH40 - 1 - GVHD: Bùi Thị Hoà Đề tài: “Xây dựng HTTT QL xuất nhập khẩu hàng tại Công ty Công nghiệp chế biến Thực phẩm quốc tế - Chi nhánh NT” Đồ án tốt nghiệp Đề tài: Quản lý xuất nhập hàng hố SVTH: Đinh Trọng Vinh – Lớp: TH40 - 2 - GVHD: Bùi Thị Hoà Lời nói đầu Ngày nay cùng với sự phát triển nhanh chóng của Công nghệ thông tin và việc ứng dụng nó vào thực tế của các ngành kinh tế và đời sống đem lại những lợi ích vô cùng to lớn. Có thể nói rằng kỹ nguyên của chúng ta là kỹ nguyên của công nghệ thông tin. Trong đó Bưu Điện, Ngân Hàng, Kinh Doanh là những ngành phát triển các ứng dụng công nghệ tin học hàng đầu. Nhưng thực tế tại CÔNG TY CÔNG NGHIỆP CHẾ BIẾN THỰC PHẨM QUỐC TẾ chi nhánh Nha Trang chưa hồn tồn tin học hố trong quản lý kinh doanh. Quản lý xuất nhập hàng hố là một trong các công tác hoạt động chính của công ty, hiện tại đang cần một hệ thống quản lý mới phù hợp hơn bởi vì hầu hết các chương trình quản ly được xây dựng trên môi trường ACCESS và Pocro nên vẫn còn nhiều hạn chế và chưa đáp ứng được với nhu cầu thực tế. Qua thời gian tiếp xúc với CÔNG TY CÔNG NGHIỆP CHẾ BẾN THỰC PHẨM QUỐC TẾ chi nhánh Nha Trang tôi được các cô chú và anh chị trong công ty gợi ý và giúp đỡ, tôi đã quyết định chọn đề tài “Xây dựng hệ thống thông tin quản lý xuất nhập hàng” làm đề tài thực tập tốt nghiệp của mình. Với đề tài này tôi chia thành 5 chương như sau: Chương I : Khảo sát & phân tích hiện trạng Chương II : Giới thiệu các công nghệ liên quan Chương III : Phân tích và thiết kế hệ thống Chương IV: Xây dựng chương trình Đồ án tốt nghiệp Đề tài: Quản lý xuất nhập hàng hố SVTH: Đinh Trọng Vinh – Lớp: TH40 - 3 - GVHD: Bùi Thị Hoà Chương V: Đánh giá hệ thống Do thời gian hạn chế và kiến thức cón hạn hẹp nên trong đề tài này không thể tránh khỏi những thiếu sót. Kính mong quý thầy cô giáo và các bạn sinh viên đóng gớp ý kiến để cho đề tài này ngày càng hồn thiện hơn. Nhân đây em xin chân thành cảm ơn cô Bùi Thị Hồ– GV bộ môn Công Nghệ Phần Mềm – khoa Công Nghệ Thông Tin trường ĐHBK Hà Nội đã tận tình hướng dẫn em trong quá trình thực hiện đề tài thực tập tốt nghiệp này. Hà Nội 7 – 2003 Sinh viên thực hiện: Đinh Trọng Vinh MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU ………………………………………………………… …… 1 MỤC LỤC …………………………………………………………………… 2 Chương 1: KHẢO SÁT VÀ PHÂN TÍCH HIỆN TRẠNG ………………… 3 I. Giới thiệu về Công ty………………………………………………… 3 II. Phân tích hiện trạng …………………………………………………… 4 Đồ án tốt nghiệp Đề tài: Quản lý xuất nhập hàng hố SVTH: Đinh Trọng Vinh – Lớp: TH40 - 4 - GVHD: Bùi Thị Hoà Chương 2: PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG …………………… 8 I. Mô hình quan niệm dữ liệu …………………………………………… 8 II. Mô hình tổ chức dữ liệu ……………………………………………… 8 III. Mô hình vật lý dữ liệu ………………………………………………… 9 IV. Mô hình thông lượng ………………………………………………… 14 V. Mô hình quan niệm xử lý ………………………………………………16 VI. Mô hình tổ chức xử lý ……………………………………………… 18 VII. Mô hình vật lý xử lý ………………………………………………… 22 Chương 3: GIỚI THIỆU CÁC CÔNG NGHỆ LIÊN QUAN ……………… 23 I. Giới thiệu về Visual Basic 6.0 ………………………………………… 23 II. Làm việc với Microsoft Visual Basic 6.0 …………………………… 24 III. Khả năng kết nối với cơ sở dữ liệu của Visual Basic ………………… 31 Chương 4: XÂY DỰNG CHƯƠNG TRÌNH ……………………………… 33 I. Phần dữ liệu……………………………………………………………… 33 II. Một số giao diện chính ………………………………………………… 34 III. Một số Module chính ………………………………………………… 36 Chương 5: ĐÁNH GIÁ HỆ THỐNG … ………………………………… 39 TÀI LIỆU THAM KHẢO ………………………………………………… 40 Đồ án tốt nghiệp Đề tài: Quản lý xuất nhập hàng hố SVTH: Đinh Trọng Vinh – Lớp: TH40 - 5 - GVHD: Bùi Thị Hoà CHƯƠNG I KHẢO SÁT VÀ PHÂN TÍCH HIỆN TRẠNG I. KHẢO SÁT HIỆN TRẠNG 1. Giới thiệu tổng quát Hiện nay, Ngành quản lý kinh doanh nói chung và Công ty công nghiệp chế biến thực phẩm quốc tế – Chi nhánh Nha Trang nói riêng, vấn đề áp dụng công nghệ tin học đang được đặt lên hàng đầu nhằm hồn chỉnh hố hệ thống giao dịch và quản lý hàng của công ty, nhằm tăng khả năng hoạt động, giảm bớt số lượng nhân viên quản lý, đảm bảo độ chính xác và khả năng bảo mật, an tồn dữ liệu cao. Vì những lý do đó cho nên việc thay thế và nâng cấp hệ thống quản lý kinh doanh mới đang là vấn đề cấp bách cho ngành kinh doanh. Công ty công nghiệp chế biến thực phẩm quốc tế – Chi nhánh Nha Trang hiện nay đang sử dụng hệ thống quản lý kinh doanh do tổng công ty đưa ra cho các chi nhánh. Hệ thống này chạy trên nền hệ hệ quản trị CSDL Access và Foxpro. Đồ án tốt nghiệp Đề tài: Quản lý xuất nhập hàng hố SVTH: Đinh Trọng Vinh – Lớp: TH40 - 6 - GVHD: Bùi Thị Hoà Hệ thống trên nhìn chung có nhiều ưu điểm về tính đồng nhất, chạy nhanh, kích thước dữ liệu nhỏ và không đòi hỏi cấu hình của máy tính cao, cái mà những năm trước đây còn là vấn đề khó khăn cho ngành kinh tế. Nhưng hiện nay việc đầu tư cơ sở vật chất cho hệ thống thông tin quản lý kinh doanh không còn là vấn đề khó khăn hàng đầu nữa, mà vấn đề đặt ra là tính chính xác, nhanh, an tồn và độ bảo mật cũng như khả năng quản lý tồn diện để tăng tính cạnh tranh và giảm bớt nhân sự đang là vấn đề mới cho mọi ngành quản lý. Quản lý xuất/ nhập hàng là một trong các hoạt động chính của công ty. Hệ thống quản lý hàng hố và công nợ được tích hợp chung trong hệ thống thông tin quản lý kinh doanh của công ty. Tuy có những tính năng và ưu điểm như đã trình bày ở trên nhưng nó cũng còn nhiều hạn chế như chạy chậm khi khối lượng dữ liệu lớn, khả năng quản lý khối lượng dữ liệu còn hạn chế, khả năng bảo mật chưa cao, giao diện chưa thân thiện với người sử dụng. 2. Hiện trạng quản lý kinh doanh ở công ty Qua quá trình khảo sát và tìm hiểu thực tế quy trình quản lý kinh doanh ở Công ty, tôi nắm được một số hiện trạng của Công ty như sau: Công ty công nghiệp chế biến thực phẩm quốc tế –Chi nhánh Nha Trang là một chi nhánh của tổng Công ty ở Malaysia. Tổng Công ty chuyên sản xuất các mặt hàng thực phẩm – Các loại nước trái đóng lon và bánh kẹo các loại(Nước bí, nước yến, kẹo xốp, …). Chi nhánh Nha Trang chịu trách nhiệm phân phối các sản phẩm của tổng Công ty sản xuất cho các tỉnh ở khu vục 8 tỉnh miền trung (Khánh Hồ, Ninh Thuận, Phú Yên, Bình Định, Gia Lai, KonTum, Đak Lak). 2.1. Sơ đồ hoạt động kinh doanh của chi nhánh Công ty TỔNG CÔNG TY CÁC CHI NHÁNH CÁC SHOP CÁC ĐẠI LÝ CC hàng PP hàng PP hàng Đồ án tốt nghiệp Đề tài: Quản lý xuất nhập hàng hố SVTH: Đinh Trọng Vinh – Lớp: TH40 - 7 - GVHD: Bùi Thị Hoà Chức năng của từng thành phần trong sơ đồ. - Tổng công ty: tổng công ty chuyên sản xuất các mặt hàng thực phẩm (các loại nước uống đóng lon và các loại bánh kẹo) và cung cấp các sản phẩm này cho các chi nhánh của công ty. - Các chi nhánh của công ty chịu trách nhiệm phân phối các sản phẩm tới các cửa hàng (Shop) và các đại lý. 2.2. Sơ đồ tổ chức của chi nhánh Công ty Vai trò và chức năng của các bộ phận trong công ty là : BAN GIÁM ĐỐC BỘ PHẬN KINH DOANH BỘ PHẬN KẾ TOÁN BỘ PHẬN KHO Đồ án tốt nghiệp Đề tài: Quản lý xuất nhập hàng hố SVTH: Đinh Trọng Vinh – Lớp: TH40 - 8 - GVHD: Bùi Thị Hoà - Ban Giám đốc chi nhánh : Điều hành hoạt động Công ty. - Bộ phận kế tốn: Kết tốn sổ sách. - Bộ phận kinh doanh : Tìm hiểu thị trường, đưa ra các chiến lược kinh doanh, giới thiệu sản phẩm. - Bộ phận kho: Lưu trứ hàng hố và bảo quản hàng hóa, báo cáo tình hình số lượng hàng hố trong kho. 3. Các quy trình quản lý như sau a. Quy trình quản lý nhập hàng - Bộ phận kinh doanh căn cứ vào nhu cầu mua hàng của khách hàng, số lượng hàng hố tồn tối thiểu, số lượng hàng hố tồn tối đa trong kho và danh sách các mặt hàng hiện có của tổng công ty để lập đơn đặt hàng. Trong đơn đặt hàng có đầy đủ thông tin về chi nhánh công ty, danh sách và số lượng các mặt hàng cần nhập về. - Bộ phận kinh doanh sẽ trình đơn đặt hàng lên ban giám đốc ký duyệt. - Nếu đơn đặt hàng đã được ban giám đốc ký duyệt thì bộ phận kinh doanh sẽ gửi đơn đặt hàng tới tổng công ty. - Nếu được tổng công ty chấp thuận cung cấp hàng thì bộ phận kinh doanh sẽ lập phiếu nhập hàng và nhận hàng đưa về kho. - Mỗi lần nhập hàng đều phải làm một phiếu nhập bao gồm: Thông tin đầy đủ về nhà cung cấp, danh sách các mặt hàng, số lượng, ngày nhập, đơn giá, ngày hẹn trả tiền theo mẫu đã được in sẵn. - Bộ phận kinh doanh sẽ chuyển phiếu nhập hàng và phiếu thanh tốn tới bộ phận kế tốn để thanh tốn tiền hàng cho tổng công ty. - Cách tính tổng giá trị hàng nhập: Tổng giá trị =  số lượng nhập * đơn giá nhập Đồ án tốt nghiệp Đề tài: Quản lý xuất nhập hàng hố SVTH: Đinh Trọng Vinh – Lớp: TH40 - 9 - GVHD: Bùi Thị Hoà - Mỗi lần nhập hàng về thì phải tiến hành cập nhật lại danh mục hàng hố như là thêm mặt hàng (nếu đó là mặt hàng mới), cập nhật lại số lượng, tính lại đơn giá (bằng phương pháp tính đơn giá bình quân gia quyền). Trong đó: Dgbqck: đơn giá bình quân cuối kỳ. Tgtondk: tổng giá tồn đầu kỳ. Tgnhaptk: tổng giá nhập trong kỳ. Sltondk: số lượng tồn đầu kỳ. Slnhaptk: số lượng nhập trong kỳ. b. Quy trình quản lý xuất hàng - Khi một khách hàng cần mua hàng thì làm một đơn đặt hàng theo mẫu in sẵn bao gồm : Phần đầu gồm những thông tin đầy đủ về khách hàng, phần thứ hai là danh sách mặt hàng đặt mua, số lượng, đơn giá từng loại và ngày nhận hàng. Khi đặt hàng, có thể khách hàng đặt một số tiền nào đó. - Khi mua hàng, khách hàng có thể trả tiền trước hay hẹn trả sau khi nhận hàng một số ngày quy định. - Đơn đặt hàng được đưa đến bộ phận kinh doanh để xem xét. Nếu khách hàng còn nợ trễ hạn quá một số tiền quy định thì bộ phận kinh doanh từ chối bán hàng. Nếu hàng tồn kho đủ thì cung cấp cho khách hàng theo đơn đặt hàng. haptkSSltondk TgnhaptkTgtondk dgbqck ln   Đồ án tốt nghiệp Đề tài: Quản lý xuất nhập hàng hố SVTH: Đinh Trọng Vinh – Lớp: TH40 - 10 - GVHD: Bùi Thị Hoà - Hàng ngày bộ phận kinh doanh xem xét các đơn đặt hàng đồng thời so sánh tồn kho, để làm giấy báo cho khách hàng nhận hàng, giấy báo nợ cho khách hàng và đặt hàng cho nhà cung cấp khi lượng hàng tồn vượt dưới mức tồn tối thiểu. - Mỗi lần xuất hàng đều phải làm một phiếu xuất bao gồm : Thông tin đấy đủ về khách hàng, danh sách mặt hàng, số lượng, ngày nhập xuất, đơn giá, ngày hẹn trả tiền. - Cách tính tổng giá trị hàng xuất: c. Thống kê. - Định kỳ hàng tháng phải báo cáo xuất, nhập tồn hàng hố trong tháng theo mẫu đã định. - Tại bất kỳ thời điểm nào, nếu được yêu cầu của người có thẩm quyền thì phải báo cáo tình hình hàng hố của từng loại, từng kho, tình hình công nợ. Số lượng hàng tồn = số lượng hàng nhập – số lượng hàng xuất Tổng giá trị =  số lượng xuất * đơn giá xuất [...]... thoại kho - Số fax - Đề tài: Quản lý xuất nhập Thủ kho d Quản lý đơn đặt hàng: - Mã đơn đặt hàng - Số lượng đặt hàng - Đơn giá đặt hàng - Ngày giao e Quản lý phiếu nhập xuất hàng: (cả phiếu nhập và xuất hàng) - Mà phiếu nhập xuất hàng - Số lượng nhập xuất hàng - Đơn giá nhập xuất hàng - Ngày nhập xuất hàng - Ngày hẹn trả tiền f Quản lý phiếu thanh tốn: - Mã phiếu thanh tốn - Ngày thanh tốn - Số tiền... …………………………………………………………… - 14 - Đồ án tốt nghiệp hàng hố SVTH: Đinh Trọng Vinh – Lớp: TH40 GVHD: Bùi Thị Hoà Đề tài: Quản lý xuất nhập - 15 - Đồ án tốt nghiệp hàng hố Đề tài: Quản lý xuất nhập d Mẫu phiếu đề nghị thanh tốn Mẫu phiếu này dùng chung cho cả công ty và khách mua hang INTERFOOD PROCESSING INDUSTRY LTD CÔNG TY CÔNG NGHIỆP CHẾ BIẾN THỰC PHẨM QUỐC TẾ NHA TRANG BRANCH CHI NHÁNH TP.NHA TRANG MST:... THỐNG KÊ HÀNG TỒN THỐNG KÊ NHẬP XUẤT CHI TIẾT - 29 - Đồ án tốt nghiệp hàng hố Đề tài: Quản lý xuất nhập Giải thích các chức năng: - Thống kê hàng nhập: Thống kê lượng hàng hố nhập về theo tháng hoặc theo yêu cầu của ban quản lý - Thống kê hàng xuất: Thống kê lượng hàng hố xuất bán theo tháng hoặc theo yêu cầu của ban quản lý - Thống kê hàng tồn: Thống kê lượng hàng hố còn tồn trong kho theo tháng hoặc... ngân hàng: - Mã ngân hàng - Tên ngân hàng 2 Các chức năng của hệ thống  Quản lý nhập hàng: quản lý các thông tin về nhập hàng hố SVTH: Đinh Trọng Vinh – Lớp: TH40 GVHD: Bùi Thị Hoà - 24 - Đồ án tốt nghiệp hàng hố - Đề tài: Quản lý xuất nhập Thông tin vào: các thông tin cơ bản về mặt hàng cần nhập (mã hàng, tên hàng, số lượng, giá nhập, nhà cung cấp) - Thông tin ra: danh mục hàng cần nhập  quản lý xuất. .. sau: - Tên mặt hàng - Nhóm hàng - Nơi sản xuất (hãng sản xuất, nước sản xuất) - Đơn vị tính - Số lượng tồn tối thiểu - Số lượng tồn tối đa c Quản lý kho: Hàng hố được cất giữ tại nhiều kho, mỗi kho được quản lý các thông tin sau: - Tên kho - Địa chỉ kho - Điện thoại kho - Số fax - Thủ kho 2 Lập dự án SVTH: Đinh Trọng Vinh – Lớp: TH40 GVHD: Bùi Thị Hoà - 18 - Đồ án tốt nghiệp hàng hố Đề tài: Quản lý xuất. .. mua hàng) đều được Công ty quản lý những thông tin chính sau: - Mã khách hàng - Họ khách hàng - Tên khách hàng - Tên giao dịch SVTH: Đinh Trọng Vinh – Lớp: TH40 GVHD: Bùi Thị Hoà - 22 - Đồ án tốt nghiệp hàng hố - Địa chỉ - Số điện thoại - Số fax - Đề tài: Quản lý xuất nhập Số tài khoản ngân hàng  Trong đó địa chỉ khách hàng bao gồm: + Số nhà + Đường + Huyện + Tỉnh + Thành phố + Quốc gia b Quản lý hàng. .. DỊCH XUẤT NHẬP HÀNG QUẢN QUẢN LÝ LÝ XUẤT SVTH: ĐinhNHẬP Vinh – Lớp: TH40 Trọng HÀNG HÀNG GVHD: Bùi Thị Hoà THỐNG KÊ VÀ BÁO CÁO TÌM KIẾM - 25 - Đồ án tốt nghiệp hàng hố Đề tài: Quản lý xuất nhập 2 Sơ đồ chức năng chi tiết a Chức năng quản lý nhập hàng QUẢN LÝ NHẬP HÀNG CHỌN NHÀ CUNG CẤP THÍCH HỢP GHI NHẬN NHÀ CUNG CẤP MỚI LẬP ĐƠN ĐẶT HÀNG LẬP PHIẾU NHẬP HÀNG CẬP NHẬT DANH MỤC HÀNG KHỚP VỚI ĐƠN HÀNG... mặt hàng được quản lý các thông tin sau: - Mã mặt hàng - Tên mặt hàng - Nhóm hàng - Nơi sản xuất (hãng sản xuất, nước sản xuất) - Đơn vị tính - Số lượng tồn tối thiểu - Số lượng tồn tối đa c Quản lý kho: Hàng hố được cất giữ tại nhiều kho, mỗi kho được quản lý các thông tin sau: - Mã kho - Tên kho - Địa chỉ kho SVTH: Đinh Trọng Vinh – Lớp: TH40 GVHD: Bùi Thị Hoà - 23 - Đồ án tốt nghiệp hàng hố - Điện... PHIẾU NHẬP HÀNG TÌM KIẾM PHIẾU XUẤT HÀNG TÌM KIẾM PHIẾU THU TÌM KIẾM PHIẾU CHI Giải thích các cức năng: - Tìm kiếm phiếu nhập hàng: Tiến hành tìm kiếm phiếu nhập hàng khi nhà cung cấp yêu cầu - Tìm kiếm phiếu xuất hàng: Tiến hành tìm kiếm phiếu xuất hàng khi khách hàng yêu cầu SVTH: Đinh Trọng Vinh – Lớp: TH40 GVHD: Bùi Thị Hoà - 30 - Đồ án tốt nghiệp hàng hố - Đề tài: Quản lý xuất nhập Tìm kiếm phiếu chi: ... KHÁCH HÀNG MỚI QUYẾT ĐƠN ĐẶT HÀNG PHIẾU XUẤT HÀNG QUYẾT XUẤT HÀNG CẬP NHẬT DANH MỤC HÀNG - 27 - THANH TOÁN Đồ án tốt nghiệp hàng hố Đề tài: Quản lý xuất nhập Giải thích các chức năng: - Ghi nhận khách hàng mới: Khi có khách hàng mới đặt mua hàng thì sẽ lưu lại một số thông tin về khách hàng mới đó (như là Họ tên khách hàng, địa chỉ, điện thoại, …) - Giải quyết đơn đặt hàng: Sau khi nhận đơn đặt hàng . dựng HTTT QL xuất nhập khẩu hàng tại Công ty Công nghiệp chế biến Thực phẩm quốc tế - Chi nhánh NT” Đồ án tốt nghiệp Đề tài: Quản lý xuất nhập hàng hố. Sơ đồ hoạt động kinh doanh của chi nhánh Công ty TỔNG CÔNG TY CÁC CHI NHÁNH CÁC SHOP CÁC ĐẠI LÝ CC hàng PP hàng PP hàng Đồ án tốt nghiệp