Chính sách thu thập tư liệu và công tác bảo quản Margaret Child - Nguyên cố vấn về công tác bảo quản "Bất cứ vốn tài liệu thư viện nào cũng được thiết lập vì một hay nhiều mục đích đã được xác định rõ ràng. Chương trình quản lý và phát triển tư liệu sẽ định hướng và quyết định quá trình bổ sung tư liệu, kết hợp từng tư liệu riêng lẻ thành bộ tư liệu rõ ràng mạch lạc, duy trì và bổ sung các bộ tư liệu đó, hoặc thanh lý những tư liệu không cần thiết nhằm đảm bảo giảm chi phí cho thư viện đồng thời vẫn đảm bảo lợi ích cho người sử dụng" . Chính sách thu thập tư liệu sẽ xác lập các tham số quyết định việc hình thành các chương trình bảo quản tư liệu một cách có hệ thống. Chính sách thu thập tư liệu được xây dựng trên cơ sở phương hướng hoạt động của cơ quan bảo quản, trong đó chỉ ra mục tiêu mà các bộ tư liệu cần đạt tới. Chính sách thu thập tư liệu cũng xác lập thứ tự ưu tiên làm cơ sở cho hoạt động bảo quản tập trung vào những phần quan trọng nhất của các bộ tư liệu. Nói một cách hình tượng hoá, nếu phương hướng hoạt động cho ta biết cái đích phải đến, thì chính sách thu thập tư liệu nêu chi tiết con đường đi tới đó, còn chủ trương bảo quản đảm bảo cho những hành lý có giá trị nhất không bị rơi vãi dọc đường. Chính sách thu thập tư liệu xác định phạm vi các bộ tư liệu hiện có và chỉ ra phạm vi mở rộng các bộ tư liệu trong tương lai. Qua việc xác định nội dung và hình thức của tư liệu thuộc diện được lưu trữ, định hướng sưu tập sẽ đảm bảo tính thống nhất trong việc chọn lọc các tư liệu mới để đưa vào bộ sưu tập hoặc thanh lý những tư liệu không còn cần thiết. Do có tính quyết định đối với toàn bộ các bộ sưu tập trong thư viện, nên chính sách thu thập tư liệu sẽ giúp người sưu tập tư liệu và thủ thư nhận thức được phạm vi và mức độ đa dạng của các tư liệu lưu trữ, qua đó họ thấy được tổng thể các bộ tư liệu lưu trữ, chứ không chỉ chú ý cục bộ đến từng phần tư liệu mà họ đảm trách. Quá trình này sẽ giúp tăng cường trao đổi thông tin và hợp tác, xác định điểm yếu cũng như thứ tự ưu tiên của các chức năng nhiệm vụ của tổ chức, ví dụ như việc lập danh mục và bảo quản tư liệu. Chính sách thu thập tư liệu cũng cần có tầm nhìn xa trông rộng; có nghĩa là định hướng đó phải lượng tính đến số đầu sách ở các thư viện khác, đặc biệt là những tư liệu ít được quan tâm nghiên cứu. Thực tế cho thấy, trong thời gian gần đây, các thư viện lân cận đã và đang tạo điều kiện thuận lợi cho việc truy cập tư liệu. Nhờ có sự phát triển của máy photo, hệ thống tự động hóa ILL và ngày càng nhiều các tư liệu quan trọng phục vụ nghiên cứu được lưu trữ dưới dạng vi phim, cũng như với khả năng số hoá các thông tin dưới dạng văn bản điện tử theo yêu cầu của người sử dụng, mà người ta có thể truy cập các tư liệu một cách dễ dàng, ít bị giới hạn bởi các phạm vi địa lý. Trong bối cảnh đó, chính sách thu thập tư liệu và bảo quản thường chú trọng tới những tư liệu đặc biệt quan trọng đối với thư viện của mình, song không thể truy cập được ở bất cứ thư viện nào khác. Một chương trình bảo quản tư liệu thành công cần phải dựa trên một phương hướng hoạt động rõ ràng và một định hướng sưu tập chi tiết. Bất cứ một chương trình bảo quản nào cũng đặt ra thứ tự ưu tiên đối với các tư liệu cần bảo quản, vì ngay cả những thư viện có khả năng tài chính mạnh nhất cũng không thể bảo quản được hết các tư liệu lưu trữ qua mọi thời gian. Chính sách thu thập tư liệu giúp xác định thứ tự ưu tiên bảo quản vì nó xác định cấp độ cho việc thu thập tư liệu theo từng chủ đề nội dung. Cấp độ này thường được xác định tương ứng với tầm quan trọng của bộ tư liệu đó đối với các chương trình và phương hướng hoạt động của thư viện. Các nhà quản lý công tác sưu tập và bảo quản thường vận dụng phương pháp luận khách quan trong việc xác định cấp độ của bộ tư liệu, chủ yếu thông qua các thông số về số lượng và chủng loại của tư liệu. "Bản tổng quan của nhóm thư viện nghiên cứu (RLG) là một phương pháp đánh giá cấp độ sưu tập tư liệu trong đó chỉ rõ đến điểm mạnh và điểm yếu theo từng chủ đề nội dung trong một đơn vị thư viện riêng lẻ hay trong một hệ thống thư viện, hay trong một khu vực địa lý nhất định thông qua việc sử dụng các tiêu chí và mô tả được chuẩn hoá" . Bản tổng quan sử dụng thước đo có số xác định tương ứng với các định nghĩa chuẩn hoá để mô tả mức độ sử dụng tư liệu của khách hàng. Hệ thống thước đo được liệt kê dưới đây theo thứ tự giảm dần như sau: đầy đủ nhất(5), nghiên cứu (4), trung bình (3), cơ bản (2), tối thiểu (1), nằm ngoài lĩnh vực (0); trong đó mức (1) và mức (2) lại được chia nhỏ ra thành hai mức, còn mức (3) được chia nhỏ thành ba mức nữa nhằm phân biệt rõ ràng những tư liệu nào là hữu ích trong việc mô tả các bộ tư liệu nhỏ hơn. Bản hướng dẫn viết phần trình bày chủ trương lưu trữ tư liệu của Hiệp hội thư viện Mỹ (ALA) ( đã trích dẫn ở phần 1) cung cấp thêm một số thông tin về việc sử dụng bản tổng quan trong chủ trương lưu trữ tư liệu. Tuy vậy, mức độ sử dụng tư liệu không phải là tiêu chí duy nhất để đánh giá tầm quan trọng của tư liệu đối với thư viện, dựa vào đó mà đặt ra các vị trí ưu tiên bảo quản. Một đặc điểm quan trọng nữa để đánh giá là liệu bộ tư liệu đó có chứa đựng những tư liệu có giá trị cổ hoặc có giá trị đặc biệt gắn kết với thư viện không. Khi làm việc với các tư liệu lưu trữ, ta cần chú ý đến giá trị hiển nhiên của tư liệu đó. Các giá trị này làm cho các tư liệu thực sự cần thiết vì ý nghĩa quan trọng về pháp lý, quản lý và/hoặc tài chính của chúng đối với một tổ chức. Một khi được suy xét cẩn thận kỹ càng toàn diện, định hướng sưu tập sẽ đưa ra luận điểm quan trọng để tham khảo khi ra quyết định về bảo quản tư liệu. Các quyết định về lưu trữ tư liệu cũng phải thể hiện chính sách thu thập tư liệu nếu định hướng này là sự chỉ đạo đáng tin cậy trong công tác triển khai và quản lý các bộ sưu tập. “Tất cả các định hướng về việc quản lý sưu tập, cần được đưa ra ngay từ khi nhập tư liệu, phải tính đến quá trình xuống cấp về lý tính của tư liệu đó cũng như nhu cầu cần thiết phải lưu trữ tư liệu”3. Như vậy, ở mỗi giai đoạn trong quá trình thu thập, xử lý, cất trữ, truy cập, bảo dưỡng và cuối cùng là thanh lý tư liệu, mọi nhân viên thư viện, đặc biệt là những ai liên quan đến công tác triển khai và quản lý tư liệu, phải nhận thức rõ được định hướng lưu trữ trong quyết định và hành động của họ. Các quyết định lưu trữ tư liệu không chỉ tính tới tầm quan trọng của tiêu đề đối với một lĩnh vực lưu trữ hay việc có cần phải lưu giữ tư liệu dưới dạng bản in, văn bản khổ nhỏ hay điện tử để thuận tiện nhất cho người sử dụng, mà còn cần cân nhắc tới những yêu cầu lưu giữ lâu dài của các hình thức văn bản này. Nếu một tiêu đề được in trên giấy có chứa a-xít hoặc nếu kinh nghiệm cho thấy một loạt các tư liệu đặc biệt dễ bị đánh cắp hoặc có những phần trong đó bị cắt mất, thì nhất thiết phải lưu trữ tư liệu này dưới dạng phim hay văn bản điện tử để có thể đạt được tuổi thọ lý tính dài hơn hoặc sự an toàn cao hơn. Những việc tưởng như hết sức đơn giản như hỏi về cách thức lưu trữ tư liệu trước đây và kiểm tra tình trạng hiện tại của tư liệu, lại hết sức quan trọng. Một nhà quản lý công tác lưu trữ thông minh luôn xem xét kỹ lưỡng bất cứ tư liệu sắp đưa vào lưu trữ nào để tìm ra những dấu hiệu cho thấy tình trạng dễ bị hư hỏng, sự hư hại trên bề mặt hay về lý tính, sự xuống cấp của bìa sách, nấm mốc cũng như sự sinh trưởng của sâu bọ trong đó. Đối với việc viện trợ tư liệu cũng cần xác định rõ rằng thư viện có thể sẽ chọn lọc để thanh lý một số lượng tư liệu khỏi bộ sưu tập không chỉ vì những tư liệu này không thuộc phạm vi lưu trữ hoặc chúng trùng với những tư liệu lưu trữ sẵn có tại thư viện, mà còn bởi chi phí lưu trữ quá tốn kém, vượt quá khả năng của cơ quan lưu trữ. Khi ta đã nhập tư liệu, thì lúc này việc quản lý tư liệu tốt phải bao gồm cả các biện pháp nhằm ngăn chặn quá trình xuống cấp của tư liệu trong tương lai. Ví dụ, các quyết định sử dụng loại chất liệu nào đối với phần bìa sách quảng cáo của thư viện, phải ý thức được rằng những bìa sách đáp ứng các tiêu chuẩn quốc gia hiện nay có khả năng bảo vệ sách tốt và lâu dài. Trên thực tế, đây là cách thức phát huy tốt nhất tính hiệu quả của chi phí mà một thư viện cần thực hiện để bảo quản những tư liệu dự định bổ sung vào vốn tư liệu lưu trữ. Tương tự như vậy, cần bảo vệ các tư liệu lưu trữ và bản viết tay trong các cặp và các hộp được kiềm hoá ngay khi nhập về kho lưu trữ. Các nhà quản lý lưu trữ cần hợp tác với những người phụ trách công tác bảo quản để đảm bảo có một môi trường tối ưu nhất cho công tác lưu trữ tư liệu có giá trị lâu dài. Nghiên cứu tại Thư viện Quốc hội và Viện Lưu giữ Hình ảnh cho thấy rõ ràng rằng tuổi thọ của các tư liệu lưu trữ ở trong điều kiện môi trường nhiệt độ và độ ẩm ổn định, vừa phải, tăng lên đáng kể. Trong thời gian gần đây, khi ngân sách dành cho tư liệu bị cắt giảm nhiều, các nhà quản lý lưu trữ càng ý thức được thực tế là việc mua ít hơn số lượng tư liệu dự phòng để thay thế sẽ làm tăng thêm khoản tiền dành cho việc nhập thêm các đầu tư liệu mới. Khi số lượng tư liệu bị hư hỏng không thể phục hồi được, các nhà sưu tầm và đội ngũ bảo quản có thể phối hợp với nhau để đề ra những quyết định sáng suốt nhất xem liệu có nên hay không nên thay thế tư liệu cũ, và nếu thay thế thì thay thế bằng tư liệu nào. Ví dụ, trong hầu hết các trường hợp, việc yêu cầu thêm một bản copy của một cuốn sách bị hư hỏng sẽ chẳng mấy tác dụng nếu cuốn sách này được in trên giấy có lượng a-xít cao và bìa kém chất lượng. Kiến thức của một người sưu tầm về điểm mạnh, điểm yếu và chi phí liên quan của một số lựa chọn sẵn có về công việc chỉnh sửa: như chụp phim, sao chụp tư liệu, chụp kỹ thuật số sẽ quyết định liệu có nên tiến hành công việc chỉnh sửa và cách thức chỉnh sửa như thế nào cho phù hợp. Ngoài ra, một số các thư viện nghiên cứu hàng đầu như ở Đại học Havard và Đại học Texas gần đây đã cho xây dựng các khu giữ lạnh cách biệt. Những khu này được thiết kế rất cẩn thận, không chỉ nhằm giảm bớt số lượng sách quá lớn tại thư viện trong trường, mà còn tạo ra môi trường lưu trữ có nhiệt độ và độ ẩm thấp, ổn định, để làm tăng tuổi thọ của các tư liệu sưu tập bằng giấy và phim cũ. Các nhà quản lý lưu trữ và những người phụ trách công tác bảo quản đang phối hợp với nhau để xác định những tư liệu sưu tầm nào có giá trị nhất, để chuyển chúng vào môi trường lưu trữ đặc biệt này. Một dấu hiệu của sự tương tác, dựa vào nhau ngày càng tăng giữa việc quản lý lưu trữ và công tác bảo quản tại các thư viện Mỹ là thay đổi về bản chất khi đánh giá các yêu cầu đề ra. Nếu như trong những năm 1970 và đầu những năm 1980, khi các chương trình bảo quản lần đầu tiên được đưa vào ứng dụng, các cuộc điều tra trên tư liệu lưu trữ chỉ nhằm đơn giản xác định điều kiện lý tính của những tư liệu này. Ngày nay, các cuộc điều tra cũng đã thu thập được các số liệu về điều kiện môi trường lưu trữ, việc phòng ngừa hoả hoạn, phòng tránh tai nạn, mức độ sử dụng và giá trị. Các yếu tố cuối cùng lâu nay vốn vẫn thuộc phạm vi quản lý tư liệu. Có lý do lịch sử cho sự thay đổi này. Phong trào bảo quản ở đất nước này chủ yếu bắt đầu khi phải đứng trước tình trạng một số lượng ngày càng tăng các tài liệu in trên giấy a-xít bị hư hỏng trong các kho của những thư viện nghiên cứu ở Mỹ. Cuộc khủng hoảng lan rộng này rõ ràng đã vượt ra khỏi tầm kiểm soát của những giải pháp truyền thống, sử dụng việc thay thế hay phục hồi cơ bản là các biện pháp khắc phục trước mắt đối với một quyển, một bộ, hoặc một nhóm nhỏ các bản viết tay hoặc bản ghi. Vào giữa những năm 1970, nhu cầu cần có những giải pháp lớn mang tính đồng bộ càng rõ nét hơn. Bước đầu, sự lựa chọn tối ưu là chụp vi phim, đặc biệt đối với các bộ sưu tập quan trọng, có khối lượng lớn trong các thư viện nghiên cứu, đây là cách thức gọi là “những bộ sưu tập vĩ đại” để cứu lấy phần cốt yếu trong di sản tri thức của chúng ta. Lẽ dĩ nhiên, khi phong trào lưu trữ phát triển, thì các giải pháp bảo quản cũng ngày càng được cải thiện. Ngày càng có nhiều các nhà quản lý lưu trữ chuyên nghiệp nắm bắt được kinh nghiệm nhằm giải quyết tất cả các nhu cầu về bảo quản của tổ chức họ. Các chương trình đào tạo được triển khai đã khuyến khích việc phân tích các nhu cầu đó và đề xuất ra những ý tưởng mới về giải pháp. Các dịch vụ bảo quản trong vùng cung cấp kinh nghiệm về đào tạo và tư vấn cho hàng loạt các cơ quan và tổ chức, mà nhiều tổ chức trong số này không đủ lớn để có một nhà quản lý lưu trữ chuyên trách, mà thường kết hợp công việc lưu trữ với các trách nhiệm khác. Các cuộc điều tra tìm hiểu khoa học để xác định nguyên nhân xuống cấp của tư liệu và phim ảnh đã đưa ra được những gợi ý về cách thức kéo dài tuổi thọ, các biện pháp được áp dụng hữu hiệu nhất cho toàn bộ tư liệu lưu trữ và thậm chí cả các kho lưu trữ. Một trong những đặc điểm gây ngạc nhiên nhất của quá trình phát triển diễn ra hơn 20 năm qua, là trọng tâm của bảo quản đã ngày càng xa rời dần với nhu cầu cứu lấy các tư liệu lưu trữ. Nhiệm vụ cứu chữa không còn chủ yếu để nhằm giữ được các thông tin có giá trị nghiên cứu lớn khỏi bị nguy cơ hư hại. Ngày nay, các chương trình lưu trữ là những nỗ lực rộng khắp nhằm ngăn chặn sự xuống cấp dần dần của cả thư viện cũng như các tư liệu lưu trữ. Vì vậy, công tác bảo quản đã trở thành một phần không thể thiếu được của công tác quản lý lưu trữ, và công tác quản lý lưu trữ về phần mình đã ngày càng quan tâm hơn đến việc duy trì sức chống đỡ của tư liệu với thời gian, không chỉ trong hiện tại. Ghi chú 1. Bonita Bryant, tái bản, Hướng dẫn về tài liệu về định hướng sưu tập. Hướng dẫn Quản lý và Triển khai lưu trữ. (Chicago và London: Hiệp hội thư viện Hoa Kỳ, 1989). 2. Larry R.Oberg, “Đánh giá định hướng lưu trữ đối với lưu trữ tại các thư viện nhỏ”. Thư viện Đại học và nghiên cứu 49.3 (5/1988): trang 187-96. 3. Ellen Cunningham Kruppa, “Vai trò của chuyên gia bảo quản trong việc Triển khai công tác Lưu trữ”, Bản tin của Thư viện Wilson (11/1992): trang 27 . Chính sách thu thập tư liệu và công tác bảo quản Margaret Child - Nguyên cố vấn về công tác bảo quản "Bất cứ vốn tài liệu thư viện. tham khảo khi ra quyết định về bảo quản tư liệu. Các quyết định về lưu trữ tư liệu cũng phải thể hiện chính sách thu thập tư liệu nếu định hướng này là