Một số nghiệp vụ kế toán chủ yếu tại Công ty xe máy- xe đạp Thống Nhất.DOC

Một số nghiệp vụ kế toán chủ yếu tại Công ty xe máy- xe đạp Thống Nhất.

Lời Nói Đầu

Trong những năm qua, cùng với quá trình chuyển đổi nền kinh tế từ cơ chế tập trung quan liêu bao cấp sang cơ chế thị trờng có sự quản lý của nhà nớc theo định hớng XHCN, đòi hỏi chúng ta cũng phải đổi mới hệ thống các công cụ quản lý kinh tế sao cho phù hợp Và công cụ kế toán cũng không nằm ngoài sự thay đổi đó Bởi vì:

Xét ở tầm vĩ mô, kế toán là công cụ điều hành và quản lý nền kinh tế quốc dân Xét ở tầm vi mô, kế toán là công cụ điều hành và quản lý các hoạt động sản xuất kinh doanh, các hoạt động kinh tế tài chính ở doanh nghiệp.

Các thông tin kế toán là nguồn số liệu đáng tin cậy và hữu ích cho việc ra quyết định của các nhà quản lý nói chung.

Sau một thời gian nghiên cứu lý thuyết về các phần hành kế toán trên giảng đờng, nay tôi đợc nhà trờng giúp đỡ đến công ty xe máy- xe đạp Thống Nhất tìm hiểu thực tế Dới sự giúp đỡ tận tình của các cán bộ ở phòng tài vụ Công ty và thầy giáo Nguyễn Hữu Anh, kết hợp lý thuyết với thực tế, tôi đã hoàn thành bản báo cáo thực tập tổng hợp gồm

Tuy nhiên, do điều kiện thời gian nghiên cứu có hạn và trình độ hiểu biết của tôi còn hạn chế nên trong báo cáo này không tránh khỏi những khiếm khuyết Tôi rất mong đợc sự chỉ bảo của thầy giáo Nguyễn Hữu Anh và các cán bộ phòng tài vụ của Công ty để rút kinh nghiệm cho các bài viết sau tốt hơn

Phần I: Giới thiệu về quá trình hình thành và phát triển của công ty xe máy- xe đạp Thống Nhất.

Công ty xe máy xe đạp Thống Nhất có địa điểm tại 198B Tây Sơn- Đống Đa- Hà Nội ( địa chỉ mới là số 2 Thái Hà- Hà Nội ).

Đây là một công ty lắp ráp xe đạp với dây truyền công nghệ sản xuất gần nh khép kín từ việc chế tạo phụ tùng chi tiết đến việc lắp ráp thành xe đạp hoàn chỉnh Bên cạnh đó cũng có một số phụ tùng công ty mua ngoài nh: săm, lốp, nan hoa, mayơ, bàn đạp vv Doanh số tiêu thụ hàng năm của công ty đạt khoảng từ 30.000- 35.000 chiếc xe đạp Thống Nhất các loại, với nhiều kiểu dáng và màu sắc khác nhau Công ty xe máy xe đạp Thống Nhất hiện là một doanh nghiệp có qui mô vừa, trực thuộc liên hiệp các xí nghiệp xe máy- xe đạp Hà Nội ( gọi tắt là LIXEHA), gồm 13 xí nghiệp thành viên Quá trình hình thành và phát triển của công ty diễn ra nh sau:

Vào những năm 1960, ở Hà Nội, sản xuất xe đạp chỉ là một ngành công nghiệp nhỏ bé, sơ khai, mới chỉ có hãng xe đạp Dân Sinh của t bản ngời Hoa có từ Pháp thuộc và 3 tập đoàn sản xuất xe đạp khác, đó là: tập đoàn Bình Định, tập đoàn Sài Gòn, tập đoàn Đồng Tâm- do một số cán bộ Miền Nam tập kết ra Bắc năm 1954 sáng lập Ngày 30/06/1960 hãng xe đạp Dân Sinh sáp nhập với 3 tập đoàn xe đạp Miền Nam lập thành công ty hợp doanh xe đạp Thống Nhất Đến năm 1962 thì đổi tên thành xí nghiệp xe đạp Thống Nhất trực thuộc Bộ công nghiệp nặng quản lý Đến năm 1969 khi Bộ công nghiệp nặng tách ra thành 2 bộ: Bộ cơ khí luyện kim và Bộ điện than thì xí nghiệp xe đạp Thống Nhất thuộc Bộ cơ khí luyện kim, với nhiệm vụ chính: sản xuất một số phụ tùng nh vành sắt cỡ 650, ghi đông, nan hoa , và trực tiếp lắp ráp thành xe đạp hoàn chỉnh chủ yếu phục vụ cho các cán bộ nhà nớc Trong lịch sử phát triển của mình, công ty đã trải qua nhiều giai đoạn thăng trầm và biến đổi, có thời kỳ xe đạp Thống Nhất là biểu tợng của chất lợng xe đạp Việt Nam nhng cũng có thời kỳ nhãn hiệu xe đạp Thống Nhất đã bị lãng quên.

Trớc năm 1986, khi nền kinh tế nớc ta còn đang trong thời kỳ bao cấp, công ty sản xuất theo chỉ tiêu pháp lệnh của nhà nớc khoảng 8000 xe/1 năm với số lợng công nhân viên là 1500 ngời Thời kỳ đó, việc cung cấp nguyên vật liệu cho sản xuất của xí nghiệp do nhà nớc cấp và việc tiêu thụ phân phối sản phẩm sản xuất ra cũng do nhà nớc đảm nhiệm Xí nghiệp ở trong tình trạng hoàn toàn bị động

Sau 18 năm hoạt động (1960-1978) trực thuộc bộ cơ khí- luyện kim, xí nghiệp xe đạp Thống Nhất đã tách ra và chuyển về chịu sự quản lý của sở công nghiệp Hà Nội, và nằm trong liên hiệp xí nghiệp xe đạp Hà Nội Xí nghiệp xe đạp Thống Nhất cùng với các xí nghiệp khác trong liên hiệp hạch toán phụ thuộc và không có t cách pháp nhân.

Đến năm 1981, uỷ ban nhân dân thành phố Hà Nội quyết định thành lập Liên Hiệp các xí nghiệp xe đạp, nhằm quản lý các xí nghiệp xe đạp và phụ tùng xe đạp độc lập trong đó có xí nghiệp xe đạp Thống Nhất Lúc này xí nghiệp đã trở thành một đơn vị hạch toán độc lập và có đầy đủ t cách pháp nhân, xí nghiệp có nhiệm vụ: sản xuất khung xe, vành xe, ghi đông, pô tăng và nồi trục giữa xe đạp

Để phù hợp với nhu cầu sản xuất kinh doanh trong cơ chế thị trờng, ngày 29/09/1993 UBND thành phố Hà Nội đã ban hành quyết định số 556 / QĐ- UB cho phép xí nghiệp xe đạp Thống Nhất đổi tên thành công ty xe máy- xe đạp Thống Nhất Công ty có nhiệm vụ chính là sản xuất một số phụ tùng xe đạp, xe máy và lắp ráp hoàn chỉnh các loại xe đạp nhằm phục vụ nhu cầu trong nớc và xuất khẩu Ngoài ra, công ty còn đợc phép kinh doanh xây dựng và cho thuê văn phòng đại diện, nhà ở, ki ốt bán hàng Đây cũng là hoạt động dịch vụ đã đóng góp một phần lớn vào thu nhập hàng năm của công ty

Sau nhiều năm kinh doanh không hiệu quả, từ năm 1993, công ty đã thoát khỏi tình trạng thua lỗ, tìm ra hớng đi mới và hiện đang là một trong số những doanh nghiệp sản xuất xe đạp kinh doanh có hiệu quả của Việt Nam.

Chỉ với số vốn nhỏ bé do nhà nớc cấp ban đầu là 2,4 tỷ đồng ( năm 1993), trong đó:

Đạt đợc thành quả nh vậy là do công ty đã tổ chức lại bộ máy sản xuất và bộ máy quản lý, luôn coi hiệu quả sản xuất kinh doanh là yêu cầu bắt buộc hàng đầu Bên cạnh đó Công ty cũng luôn cố gắng nâng cao chất lợng sản phẩm; hạ giá thành sản phẩm để tăng doanh thu bán hàng; liên tục đa vào thị trờng các sản phẩm mới đáp ứng nhu cầu ngời tiêu dùng; sắp xếp bố trí lại lao động; cải tiến hoàn thiện công tác quản lý

Đến cuối năm 2000, công ty có 314 cán bộ công nhân viên, trong đó: lao động trực tiếp là 267 ngời, lao động quản lý là 47 ngời Bộ máy quản lý của công ty gồm 5 phòng ban; 5 cửa hàng giới thiệu sản phẩm, 7 phân xởng sản xuất và 1 tổ vận tải Tổng doanh thu và mức thu nhập bình quân vài năm gần đây nh sau:

Ngoài ra công ty cũng đang chuẩn bị một số dự án với nớc ngoài nh: xây dựng và kinh doanh khách sạn, mở văn phòng đại diện kinh doanh xuất nhập khẩu xe máy và phụ tùng với các nớc Nhật Bản, Đài Loan

Phần II: Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty xe máy- xe đạp Thống Nhất

I/ Đặc điểm chung:

1 Chức năng và nhiệm vụ:

Công ty xe máy- xe đạp Thống Nhất là một doanh nghiệp nhà nớc có đầy đủ t cách pháp nhân, tự hạch toán kinh tế độc lập, đợc mở tài khoản riêng và có con dấu riêng theo qui định của nhà nớc, nằm trong liên hiệp các xí nghiệp xe đạp- xe máy Hà Nội (LIXEHA) và đợc nhà nớc giao cho các nhiệm vụ chính sau:

+ Sản xuất và buôn bán một số phụ tùng xe đạp, xe máy nh: khung xe; vành xe; ghi đông; pô tăng; cọc yên; hộp xích; chắn bùn; bàn đạp; mayơ Dựa trên các chi tiết mua ngoài và sản xuất, công ty tiến hành lắp ráp thành xe đạp hoàn chỉnh và cung cấp ra thị trờng.

+ Xây dựng một số nhà xởng, cửa hàng, văn phòng đại diện cho các doanh nghiệp khác thuê.

+ Cũng nh các doanh nghiệp khác, công ty phải thực hiện các chức năng tổng hợp nh: làm nghĩa vụ nộp thuế cho nhà nớc; từng bớc nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất sản xuất kinh doanh để hoàn thành kế hoạch do cấp trên giao; tạo công ăn việc làm và tăng thu nhập cho đội ngũ công nhân viên chức Hiện công ty đang cố gắng sẽ đạt chứng chỉ chất lợng sản phẩm ISO 9002 vào tháng 2 năm 2002.

2 Mặt hàng kinh doanh:

Các mặt hàng kinh doanh chủ yếu của công ty là: xe đạp Thống Nhất Nam; Nữ; xe đạp kiểu mifa; xe mini 600; xe mini kiểu Nhật; xe đua; xe cho trẻ em và một số phụ tùng xe đạp, xe máy thay thế nh: khung, ổ giữa, vành, ghi đông, hộp xích

Bảng 1: Số lợng và cơ cấu chủng loại xe đạp bán ra của công ty xe máy-

3 Nhà cung cấp- khách hàng- đối thủ cạnh tranh:

Nhà cung ứmg vật liệu và hàng hoá thờng xuyên cho công ty phần lớn là các doanh nghiệp trong nớc, ví dụ nh: công ty xe đạp Vi ha, công ty Nam Thái chuyên cung cấp yên, công ty cổ phần Toàn Lực cung cấp bàn đạp, xí nghiệp phụ tùng Đông Anh, công ty bi Hà Nội, công ty xe đạp Xuân Hoà, công ty cơ khí Đoàn Kết Chỉ có một số chi tiết nh: mayơ, khung thép là công ty phải nhập từ nớc ngoài nh: Đài Loan, Trung Quốc

Khách hàng của công ty có thể chia thành 2 loại, đó là khách hàng tiêu thụ sản phẩm của công ty và khách hàng thuê nhà đất, mặt bằng của công ty Số lợng khách hàng thờng xuyên mua sản phẩm của công ty hiện có khoảng hơn 200 khách hàng, đợc phân bố rộng khắp đất nớc chủ yếu tập trung ở các tỉnh từ miền Bắc trung bộ trở ra phía Bắc nh: Quảng Ngãi, Hà tĩnh, Thanh Hoá, Hà tây, Hà Nội, Quảng Ninh, Yên Bái Hiện nay do nhu cầu xe đạp ở thành phố giảm sút nên số lợng khách hàng phần đông tập

trung ở tỉnh lẻ và nông thôn Công ty chủ yếu là bán buôn ngay tại kho cho các khách hàng

Do công ty nằm ở vị trí đẹp, 2 mặt tiếp xúc với 2 phố lớn, diện tích đất sử dụng không hết nên công ty đã cho một số khách hàng thuê mặt bằng để làm văn phòng đại diện, cửa hàng nh: công ty YAMAHA, công ty HONDA và một số cửa hàng t nhân khác.

Hiện nay, thị trờng xe đạp ở Việt Nam đang ở trong tình trạng ngời bán thì nhiều mà kẻ mua thì ít, có rất nhiều chủng loại xe đạp hấp dẫn đợc sản xuất trong nớc cũng nh đợc nhập từ nớc ngoài Chính vì vậy, công ty đang gặp phải rất nhiều đối thủ cạnh tranh: trong nớc phải kể đến các công ty nh: công ty xe đạp Xuân Hoà, công ty xe đạp Vi Ha ; nớc

ngoài có 1 số nớc nh: Nhật, Trung Quốc,

Vì lẽ đó mà phơng châm của công ty là: luôn coi sự cạnh tranh gay gắt kia là thử thách cần vợt qua để tồn tại Công ty luôn cố gắng tìm kiếm nguồn nguyên vật liệu mới để nâng cao chất lợng sản phẩm và hạ giá thành sản phẩm; tích cực tìm kiếm và mở rộng thị trờng tiêu thụ cho các sản phẩm của công ty 4 Một số chỉ tiêu về tài chính của công ty: Bảng 2: Một số chỉ tiêu về tài sản và nguồn vốn năm 2000 của công ty

5 Một số chỉ tiêu về kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty: Bảng 3: Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh 1999- 2000 Của Công ty xe máy- xe đạp Thống Nhất

6 Kế hoạch năm 2002 của công ty xe máy- xe đạp Thống Nhất:

VI Lao động TX ngời 323 368 114 VII Tổng vốn đầu t ( thực hiện đầu Chia theo nguồn: 1000 11.314.400 50.000.000 t trong năm - Nguồn vay - 11.000.800 20.000.000 2002 và 2003) - Vốn tự có + khác - 313.600 30.000.000

II/ Đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh và bộ máy quản lý ở công ty xe đạp- xe máy Thống Nhất:

1 Đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh:

Công ty xe máy- xe đạp Thống Nhất là một đơn vị sản xuất hàng tiêu dùng Tổ chức sản xuất ở công ty gồm 6 phân xởng sản xuất, trong đó 5 phân xởng sản xuất chính và 1 phân xởng sản xuất phụ Mỗi phân xởng có chức năng nhiệm vụ khác nhau, phối hợp với nhau trong việc tạo xe đạp thành phẩm Nhiệm vụ chính của từng phân xởng nh sau:

Phân xởng mạ: Dựa trên nguyên vật liệu mua vào, sản xuất các loại bán sản phẩm

nh: vành, ghi đông, pô tăng, đèo hàng ở dạng mộc Sau khi đợc bộ phận KCS ( thuộc phòng công nghệ) kiểm tra đạt yêu cầu sẽ đợc chuyển sang bộ phận mạ để thực hiện công nghệ mạ ( mạ Niken, mạ Crôm) để tạo ra các bán sản phẩm hoàn chỉnh Phần lớn các bán sản phẩm này đợc chuyển tới phân xởng lắp ráp, một phần nhỏ đợc chuyển đến kho để bán ra thị trờng.

Phân xởng linh kiện: Từ các loại nguyên vật liệu đầu vào nh: thép tấm, thép tròn

đa vào dây truyền để gia công, chế tạo các loại linh kiện nh: rắc co, tuýp làm khung, Sau đó các chi tiết này đợc chuyển sang phân xởng khung để sản xuất ra các loại khung xe ở dạng mộc.

Phân xởng khung: Trên cơ sở các loại linh kiện nh: ống thép các loại, ổ giữa, rắc

co, cầu các loại từ phân xởng linh kiện chuyển tới, lắp ráp thành khung xe đạp, sau đó khung ráp sơ bộ đợc tiến hành hàn với công nghệ hiện đại Sau khi hàn xong đợc chuyển sang bộ phận dũa, tẩy thả lỏng để làm sạch bề mặt khung xe đạp rồi chuyển đến phân x-ởng sơn.

Phân xởng sơn: Với công nghệ sơn hiện đại, toàn bộ khung xe các loại sẽ đợc sơn

và sấy để chuyển tới phân xởng lắp ráp Một phần nhỏ sẽ đợc chuyển tới kho để cung cấp cho thị trờng.

Phân xởng lắp ráp: Trên cơ sở nhận các bán thành phẩm từ phân xởng mạ, phân

x-ởng sơn và kho phụ tùng Phân xx-ởng lắp ráp có nhiệm vụ lắp ráp hoàn chỉnh xe đạp, sau khi lắp ráp xong cũng sẽ đợc bộ phận KCS kiểm tra chất lợng, nếu đạt yêu cầu sẽ đợc nhập kho thành phẩm để bán và phục vụ một số công việc khác nh triển lãm

Phân xởng cơ dụng (phân xởng phụ): có nhiệm vụ sửa chữa toàn bộ hệ thống máy

móc, thiết bị trong toàn công ty khi có sự cố hỏng hóc, thực hiện bảo dỡng thờng xuyên theo định kỳ, tổ chức sản xuất các loại chi tiết sản phẩm đợc công ty giao cho nh: rắc co, các loại chân trớc, chân sau ,chịu trách nhiệm thiết kế chế tạo toàn bộ hệ thống khuôn gá trong toàn công ty Ngoài ra, phân xởng còn có nhiệm vụ chịu trách nhiệm toàn bộ khâu lắp đặt bảo dỡng hệ thống an toàn điện của công ty.

Công ty còn tổ chức một phân xởng chế thử, phân xởng này có nhiệm vụ nghiên cứu chế tạo thử các loại xe đạp kiểu mới, giúp công ty đa dạng hoá sản phẩm, đáp ứng nhu cầu thi trờng.

2 Đặc điểm tổ chức quản lý sản xuất kinh doanh:

Sau quá trình nghiên cứu và cải tiến bộ máy quản lý, đến nay Công ty tổ chức bộ máy quản lý theo hệ trực tuyến gồm 5 phòng ban và 7 phân xởng Chức năng và nhiệm vụ của các phòng ban nh sau:

- Phòng tài vụ: Làm nhiệm vụ kế toán, có chức năng thu thập xử lý và cung cấp các thông tin kinh tế phục vụ cho công tác quản lý, kiểm tra tình hình sử dụng vật t, lao động, tài sản cố định, tiền vốn và mọi hoạt động sản xuất kinh doanh.

- Phòng tổ chức hành chính: Có nhiệm vụ tổ chức quản lý lao động giải quyết chế độ lao động nh: điều lệ, tuyển dụng lao động, hu trí, bảo vệ lao động, tiền lơng Ngoài ra, phòng còn đảm nhiệm công tác văn th, công tác bảo vệ.

- Phòng công nghệ: Nghiên cứu các quá trình công nghệ, chế tạo sản phẩm mới, phụ trách công tác an toàn lao động, kiểm nghiệm chất lợng sản phẩm.

- Phòng kinh doanh: Làm nhiệm vụ cung ứng vật t, thanh toán, quyết toán vật t, giao dịch tiêu thụ sản phẩm và lập kế hoạch sản xuất và tiêu thụ sản phẩm.

- Ban thiết kế cơ bản: Theo dõi và lập dự toán các công trình xây dựng mới và sửa chữa.

Trong đó, về cơ bản bộ máy quản lý công ty bao gồm:

Đứng đầu là giám đốc phụ trách mọi mặt của công ty và chịu trách nhiệm trớc nhà nớc và cấp trên về hoạt động của công ty Giúp việc cho giám đốc là hai phó giám đốc:

+ Một phó giám đốc kỹ thuật: Thay mặt giám đốc quản lý bộ phận sản xuất, sáng kiến cải tiến kỹ thuật, an toàn lao động

+ Một phó giám đốc kinh doanh: Thay mặt giám đốc quản lý kinh doanh, mua bán vật t, hàng hoá, lên kế hoạch sản xuất

Quản lý và chịu trách nhiệm với giám đốc ở các phòng ban là các trởng phòng, tr-ởng ban Còn chịu trách nhiệm quản lý việc sản xuất ở các phân xtr-ởng là các quản đốc phân xởng.

• Sơ đồ 2: Bộ máy quản lý và sản xuất của công ty xe máy- xe đạp Thống Nhất:

III/ Đặc điểm tổ chức công tác kế toán tại công ty xe máy- xe đạp Thống Nhất:

1 Tình hình tổ chức- nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán của công ty xe máy- xe đạp Thống Nhất:

Công ty xe máy- xe đạp Thống Nhất là một doanh nghiệp có quy mô vừa, địa bàn hoạt động sản xuất kinh doanh tập trung tại một điểm Do đó, công ty tổ chức công tác kế toán theo hình thức nhật ký chứng từ, hạch toán theo quý, thực hiện kế toán hàng tồn kho theo phơng pháp kê khai thờng xuyên.

Phòng kế toán có chức năng thu thập, xử lý và cung cấp các thông tin kinh tế phục vụ cho công tác quản lý Qua đó kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch sản xuất nh: việc sử dụng lao động, vật t, tiền vốn, tài sản cố định và mọi hoạt động sản xuất kinh doanh trong công ty, thúc đẩy thực hiện tốt chế độ kế toán, nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh Từ tình hình thực tế của công ty, từ yêu cầu quản lý và trình độ của đội ngũ cán bộ kế toán, phòng tài chính kế toán hiện có 7 ngời, chức năng và nhiệm vụ của mỗi ngời nh sau:

+ Một kế toán trởng ( kiêm trởng phòng tài vụ và phó giám đốc kinh doanh): Có nhiệm vụ tổ chức và kiểm tra việc thực hiện chế độ ghi chép ban đầu, chấp hành chế độ báo cáo thống kê định kỳ, tổ chức bảo quản hồ sơ, cải tiến hình thức và phơng thức kế toán ngày càng hợp lý, chặt chẽ, phù hợp với điều kiện của công ty.

+ Một kế toán tổng hợp: Có nhiệm vụ tập hợp tài liệu của các kế toán khác kết hợp với nghiệp vụ kế toán đang theo dõi, lập bảng cân đối số phát sinh trong kỳ, tập hợp chi phí sản xuất và tính ra giá thành sản xuất sản phẩm, sau đó ghi chép vào sổ cái các tài khoản và cuối cùng lập báo cáo định kỳ.

+ Một kế toán nguyên vật liệu và TSCĐ: Có nhiệm vụ theo dõi, ghi chép, phản ánh, tổng hợp số liệu về tình hình mua vào; vận chuyển; bảo quản; N-X-T kho vật liệu, công cụ dụng cụ; tính giá thành thực tế vật liệu xuất kho, tính toán và phân bổ chi phí vật liệu dùng cho các đối tợng tập hợp chi phí Bên cạnh đó cũng song song