Đang tải... (xem toàn văn)
Báo cáo thực tập tổng hợp công ty may Chiến Thắng
Công ty may chiến thắng I Tổng quan công ty may Chiến thắng Quá trình hình thành phát triển công ty Công ty đợc thành lập theo định hội đồng quản trị Tổng Công Ty dƯt may viƯt nam phª dut kÌm theo diỊu lệ tổ chức hoạt động công ty.Quyết định có hiệu lực thi hành từ ngày 4-12-1996 Loại hình doanh nghiệp: Công ty may chiến thắng doanh nghiệp nhà nớc, thành viên hạch toán độc lập tổng công ty dệt may việt nam,hoạt động theo luật doanh nghiệp nhà nớc, qui định pháp luật điều lệ tổ chức hoạt động tổng công ty Tên công ty: Tên giao dịch việt nam là: công ty may chiến thắng Tên giao dịch quốc tế là: CHIEN THANG GARMENT COMPANY Viết tắt là: CHIGAMEX Trụ sở chính:số 10 Thành Công, Ba Đình, Hà Nội Quá trình phát triển công ty: Công ty may Chiến Thắng đợc thành lập từ năm 1968, lúc đầu có tên xí nghiệp may Chiến Thắng A.Giai đoạn trớc đổi (1968-1986) Ngày 2-3-1968 sở máy móc thiết bị nhân lực trạm may Lê Trực (thuộc tổng công ty dệt kim vải sợi cấp I Hà Nội) xởng may cấp I Hà Tây, Bộ nội thơng định thành lập ví nghiệp may Chiến Thắng có trụ sở số 8B phố Lê Trực, quận Ba Đình, Hà Nội giao cho cục vải sợi may mặc quản lý Xí nghiệp có nhiệm vụ tổ chức sản xuất loại quần áo, mũ vải, găng tay, áo dạ, áo dệt kim, theo tiêu kế hoạch cục vải sợi may mặc cho lực lợng vũ trang trẻ em Tổng số lao động xÝ nghiƯp lóc bÊy giê lµ 325 ngêi bao gåm lao động trực tiếp lao động gián tiếp Trong có 147 lao động nữ Tháng 5-1971, Xí nghiệp may Chiến Thắng đợc thức chuyển giao cho Công Nghiệp nhẹ quản lý với nhiệm vụ chuyên may hàng xuất khẩu, chủ yếu loại quần áo bảo hộ lao động Trong năm 1973-1975 chiÕn tranh chÊm døt ë miỊn b¾c, may ChiÕn thắng đà nhanh chóng phục hồi mở rộng sản xuất Chỉ vòng năm từ thành lập (1968-1975), Xí nghiệp đà có bớc tiến vợt bậc, giá trị tổng sản lợng tăng 10 lần, sản lợng sản phẩm tăng lần, đạt 1.969.343 sản phẩm Giá trị xuất bớc đợc nâng lên Giai đoạn 1976-1986: ổn định bớc phát triển sản xuất - ổn định đẩy mạnh xuất 1976-1979 -Năm 1976 doanh thu xuất đạt 6,2 triệu đồng, lợi nhuận đạt 1,6 tỷ đồng -Năm 1977 doanh thu xuất đạt triệu đồng , lợi nhuận ngày đợc tiếp tục tăng cao, đời sống cán công nhân viên ngày ổn định -Năm 1978 đánh dấu 10 năm xây dựng phát triển công ty may Chiến Thắng Tổng giá trị sản lợng đà tăng gấp 11 lần dó tổng số cán cong nhân viên tăng có lần Cơ cấu sản phẩm ngày đợc tăng cao mặt kỹ thuật chủng loại -Năm 1979là năm đạt sản lợng cao xí nghiệp vòng 10 năm trớc Xí nghiệp đà thực tốt năm tiêu pháp lệnh nhà nớc Giá trị tổng sản lợng đạt 101,75%, tổng sản lợng đạt 101,05%, riêng sản phẩm xuất đà đạt triệu chiếc, doanh thu xuất đạt 10,7 triệu đồng, lợi nhuận gộp triệu đồng Mặc dù sản xuất đợc đẩy mạnh nhng phong cách quản lý doanh nghiệp nặng bao cấp Sản xuất theo phơng thức giao nhận cha hạch toán lỗ lÃi Do cách quản lý cũ nên lợi nhuận nộp hàng năm vÃn lợi nhuận định mức đợc qui định giá thành phẩm -Đối mặt với khó khăn tìm hớng (1980-1986) Kết năm 1985, giá trị tổng sản lợng đạt 1.999.610 đồng (bằng 106% kế hoạch) xuất đạt 1.730.529 đồng ( 108,1%kế hoạch) tổng sản lợng đạt 2.023.961 sản phẩm, có 1.230620 sản phẩm xuất (bằng 102%kế hoạch) -Năm 1986giá trị tổng sản lợng đạt 103,75%, tổng sản lợng đạt 113% so với năm 1985 B Giai đoạn sau đổi (từ 1986 đến nay) *Xoá bỏ bao cÊp tù chđ s¶n xt kinh doanh (1987-1989) HiƯp định ký kết ngày 19-5-1987 hai phủ Việt Nam Liên Xô cũ đà tạo cho ngành dệt may thị trờng rộng lớn liên xô nớc đông âu Năm 1987 năm luật đầu t nớc Việt Nam đợc ban hành LÃnh đạo xí nghiệp đà mạnh dạn tiếp cận với thơng gia ngời nớc nh Hồng Kông, Hàn Quốc thí điểm thực gia công từ vải cho khách hàng nớc Nhờ đầu t gần 700 triệu đổi thiết bị, sản lợng xuất năm 1989 tăng vọt, đạt 1.857.000 sản phẩm, doanh thu xuất đạt 1.329.976.000VNĐ, lợi huận từ xuất đạt 82.215.000VNĐ *Làm quen với chế thị trờng (1990-1991) Sự hệ thống XHCN Liên Xô đông âu đà có ảnh hởng to lớn tới thị trờng xuất sản phẩm dệt may Để phát triển thị trờng sản xuất có hiệu doanh nghiệp đà mở rộng sang thÞ trêng ë mét sè níc khu vùc II nh Đức, Hà Lan, Thuỵ Điển, Hàn quốc Kết năm 1990 giá trị tổng sản lợng xí nghiệp đạt 1285 triệu đồng Riêng phần xuất khẩu, năm đà sản xuất đợc ba triệu sản phẩm xuất khẩu, doanh thu đạt 3,3 tỷ VNĐ , lợi nhuận đạt 280 triệu đồng *Vơn lên để tự khẳng định mình(1992 đến nay) Ngày 25-8-1992 Bộ công nghiệp nhẹ có định số 730/CNN-TCLĐ chuyển xí nghiệp may Chiến Thắng thành công ty may Chiến thắng Năm 1993 công ty đà liên kết với hÃng Gennei-fáhion Đài Loan để sản xuất váy áo cho phụ nữ có thai độc quyền sản xuất sản phẩm Việt Nam Ngày 25-3-1994,Xí nghiệp thảm len xuất đống đa thuộc Tổng công ty dệt Việt Nam đợc sát nhập vào công ty theo định số 290/QĐ-TCLĐ công nghiệp nhẹ Cũng giai đoạn (1991-1995) lực lợng sản xuất công ty đợc đổi Công ty đà đầu t 12,96 tỷ đồng cho XDCB 13,988 tỷ đồng cho mua sắm thiết bị Do tổng sản lợng năm 1995 đạt 33,768 tỷ đồng gấp lần so với năm 1994 Doanh thu đạt 36,353 tỷ đồng tăng 11,8%so với năm 1994 Năm 1997 công trình đầu t số 10 Thành Công hoàn thành bao gồm ba đơn nguyên đơn nguyên tầng với tổng diện tích lên tới 13.000 m2, đủ mặt hàng sản xuất cho phân xởng may, phân xởng da phân xởng thuê in Sau gàn 10 năm xây dựng công ty đà có tổng mặt nhà xởng rộng 24.836m2 1530 thiết bị đợc chia làm ba sở -Cơ sở số 10 Thành Công tiếp tục đợc đầu t để thực thành công chiến lợc đa dạng loá công nghệ mà công ty -Cơ sở 8B Lê Trực trớc trụ sở công ty với diện tích gần 6000 m2 gồm hai phân xởng may đến năm 2000 tách riêng thành công ty cổ phần may Lê Trực -C¬ së 114 Ngun L¬ng B»ng víi diƯn tÝch 12000 m2 chuyên công nghệ dệt thảm may khăn xuất Cơ cấu tổ chức máy công ty Sơ đồ máy tổ chức quản lý công ty may Chiến Thắng đợc thể trang sau Bảng 1: Sơ đồ máy tổ chức quản lý công ty may Chiến Thắng Tổng giám đốc PGĐ phụ trách kinh tế PGĐ phụ trách kỹ thuật sx Phòng kỹ thuật công nghệ Phòng bảo vệ quân Phòng xuất nhập Phòng tổ chức lao động Phòng hành tổng hợp Trung tâm may đo thời trang Phòng kế toán tài vụ Phòng y tế Phòng phục vụ sản xuất Phòng kinh doanh tiếp thị Cơ cấu tổ chức chức nhiệm vụ phòng ban Cơ cấu tổ chức công ty: -Tổng giám đốc -Bộ máy giúp việc -Xí nghiệp thành viên Bộ máy giúp việc phòng ban có chức tham mu giúp việc cho tổng giám đốc quản lý điều hành công việc phù hợp với điều lệ tổ chức hoạt động công ty Chức nhiệm vụ phòng ban *Phòng hành tổng hợp Tiếp nhận quản lý công văn, thực nhiệm vụ văn th lu trữ, tiếp đón khách Tổ chức công tác phục vụ hành chính, hội nghị hội thảo công tác vệ sinh công nghiệp Lập kế hoạch thực nâng cấp công trình nhà xởng, sở hạ tầng phục vụ sản xuất *Phòng xuất nhập Tham mu cho tổng giám đốc ký hợp ®ång ngo¹i Trùc tiÕp theo dâi ®iỊu tiÕt kÕ ho¹ch sản xuất giao hàng Thực nghiệp vụ liên quan đến xuất nhập hàng hoá nh thủ tục xuất nhập hàng hoá, toán tiền hàng, giao dịch đối ngoại, giao dịch vận chuyển, ngân hàng, thuế Thực tổng hợp thống kê báo cáo kế hoạch,báo cáo thực kế hoạch cá mặt toàn công ty Cân đối nguyên phụ liệu cho sản xuất, phòng phục vụ sản xuất đảm bảo cung ứng nguyên phụ liệu cho sản xuất, thực toán tiền hàng vật t với khách hàng, hải quan, quan thuế thuế xuất nhập *Phòng tổ chức Tổ chức quản lý xếp nhân phù hợp với tính chất quản lý sản xuất kinh doanh công ty Lập thực kế hoạch lao động,kế hoạch tiền lơng, kế hoạch đào tạo tuyển dụng Thực chế độ sách ngời lao động, cá chế độ bảo hiểm,y tế, công tác bảo hộ lao động Xây dựng định mức lao động, xác định đơn giá tiền lơng sản phẩm *Phòng tài vụ Tham mu cho tổng giám đốc lĩnh vực tài thu chi -vay, đảm bảo nguồn thu chi Trực tiếp quản lý vốn, nguån vèn cho s¶n xuÊt kinh doanh Theo dâi chi phí sản xuất, hoạt động tiếp thị 9hạch toán phân tích hoạt động kinh tế ) hạch toán kết hoạt động kinh doanh *Phòng kinh doanh tiếp thị Thực công tác tiếp thị Giao dịch với khách hàng ngoại phơng thức mua nguyên liệu bán thành phẩm Theo dõi quản lý cửa hàng giới thiệu bán sản phẩm Thực chào hàng quảng cáo,tham gia hội chợ, triển lÃm nớc Quản lý kho thành phẩm phục vụ cho công tác tiếp thị *Phòng kỹ thuật công nghệ Xây dựng tổ chức qui trình công nghệ, qui cách tiêu chuẩn kỹ thuật sản phẩm xác định định mức kỹ thuật công tác chất lợng sản phẩm Quản lý điều tiết máy móc thiết bị Thiết kế sản xuất mẫu chào hàng *Phòng phục vụ sản xuất Theo dõi bảo quản hàng hoá, vật t thực cấp phát vật t nguyên liệu phục vụ sản xuất theo định mức phòng xuất nhập Tham mu cho tổng giám đốc kinh tế việc theo dõi ký kết hợp đồng gia công, vận tải, thuê kho bÃi, mua bán máy móc thiết bị phụ tùng phục vụ cho sản xuất Quản lý đội xe, điều tiết công tác vận chuyển, thực thủ tục giao nhận hàng hoá vật t phục vụ sản xuất kinh doanh @.LÃnh đạo công ty A- Tổng giám đốc LÃnh đạo, quản lý chung toàn diện công ty Trực tiếp đạo lĩnh vực: chiến lợc, đầu t, đối ngoại, tài chính, tổ chức cán bộ-nhân sự, thi đua, khen thởng- kỷ luật B-Phó tổng giám đốc sản xuất kỹ thuật Công tác kế hoạch, tổ chức điều hành sản xuất Công tác kỹ thuật, công nghệ, thiết bị điện Công tác định mức kinh tế kỹ thuật đơn giá tiền lơng Công tác đào tạo, nâng cấp, nâng bậc cho công nhân Công tác an toàn lao động vệ sinh công nghiệp Chỉ đạo thiết kế mẫu sản phẩm C- Phó tổng giám đốc kinh tế Kinh doanh phát triển thị trờng nội địa hàng FOB xuất Ký kết hợp đồng nội địa cung ứng nguyên phụ liệu, công cụ, vật t điều kiện phục vụ cho cản xuất Phụ trách ®êi sèng, b¶o hiĨm x· héi, b¶o hiĨm y tÕ Chịu trách nhiệm hớng dẫn, kiểm tra nghiệp vụ kinh tÕ, thđ tơc xt nhËp khÈu, qut to¸n vật t nguyên liệu, quản lý kho tàng, định giá bán vật t sản phẩm tồn kho 3.Chức nhiệm vụ công ty Công ty có nhiệm vụ kinh doanh hàng may mặc, dệt thảm len theo kế hoạch, qui hoạch tổng công ty theo yêu cầu thị trờng Từ đầu t sản xuất đến cung ứng, tiêu thụ sản phẩm, xuất nhập nguyên liệu phụ liệu thiết bị phụ tùng, sản phẩm dệt, may mặc hàng hoá khác liên quan đến hàng dệt may mặc.Liên doanh, liên kết với tổ chức nớc giới, nghiên cứu ứng dụng công nghệ kỹ thuật tiên tiến, đào tạo, bồi dỡng cán quản lý, công nhân kỹ thuaatj tiến hành hoạt động sản xuất kinh doanh ngành nghề khác theo qui định pháp luật nhiệm vụ khác tổng công ty giao Trong hoạt động kinh doanh công ty có nhiệm vụ cụ thể sau: +Xây dựng kế hoạch phát triển, kế hoạch năm hàng năm phù hợp với tổng công ty giao nhu cầu thị trờng, ký kết tổ chức thực hợp đồng đà ký với đối tác +Đổi đại hoá công nghệ phơng thức quản lý, tiền thu từ chuyển nhợng phải đợc tái đầu t đổi thiết bị công nghệ công ty +Thực nghĩa vụ ngời lao động theo qui định luật lao động luật công đoàn +Thực qui định nhà nớc bảo vệ tài nguyên môi trờng quốc phòng an ninh quốc gia +Thực chế độ báo cáo thống kê , kế toán theo định kỳ theo qui định tổng công ty nhà nớc,chịu trách nhiệm tính xác thực +Chịu kiểm tra tổng công ty, tuân thủ qui định tra quan tài nhà nớc có thẩm quyền theo qui định pháp luật Những đặc điểm chủ yếu công ty a Các tiêu báo cáo năm gần đây: Một cách tổng quát tình hình hoạt động công ty năm qua tăng trởng không ổn định phụ thuộc nhiều vào tình hình thị trờng giới.Theo nh bảng đợc liệt kê sau thấy điều rõ ràng kim ngạch xuất tăng hai năm 1997 1998 nhng lại ciảm ba năm gần kim ngạch nhập đà giảm xuống Tuy nhiên mức độ tăng giảm chậm không ổn định Trong năm 2001 kim ngạch xuất trực tiếp giảm kim ngạch nhập lại tăng lên nhiên điều phần ảnh hởng tình hình giới năm có nhiều biến động Các tiêu Đơn vị 1997 1998 1999 2000 2001 Doanh thu tÝnh TriÖu 43188 59002 65466 58149 62146 Kim ngạch VNĐ 1000 17477 20968 18742 17252 15589 XK trùc tiÕp Kim ng¹ch NK USD 1000 14310 16969 13858 10814 13643 trùc tiÕp Tỉng sè nép USD TriƯu 616 722 1712 720 440 ngân sách VAT Thu vốn Thuế lợi tức VNĐ '' '' '' 165 258 193 162 280 280 1045 194 473 106 200 414 120 160 160 Tỉng thu nhËp TriƯu 21137 23870 25725 24651 Thu nhËp bq VND 1000® 728 790 836 913 Bảng Kết hoạt động sản xuất kinh doanh công ty B.Mặt hàng sản xuất kinh doanh Công ty may Chiến thắng công ty nhà nớc đợc phÐp s¶n xuÊt kinh doanh xuÊt nhËp khÈu trùc tiÕp mặt hàng may mặc, may da dịch vụ Hoạt động chủ yếu doanh nghiệp gia công hàng may mặc cho nớc Gia công hàng may mặc chiếm tỷ trọng xuất lớn sau hàng da hàng đay thảm len.Ngoài công ty tự sản xuất để bán cho thị trờng nội địa *Đặc điểm sản phẩm chủ yếu: loại mặt hàng -Hàng may mặc, hàng thêu, da: loại sản phẩm đòi hỏi tính xác qui cách, mẫu mÃ, đảm bảo chất lợng, ôứi chi phí gia công so với sản xuất nớc 10 Các hoạt động khác nh tìm kiếm hợp đồng thực hợp đồng 5.1 Hoạt động tìm kiếm hợp đồng Phòng Thơng Mại Công Nghiệp Việt Nam Phòng thơng mại công nghiệp Việt Nam tổ chức phi Chính phủ, đại diện cho doanh nghiệp thuộc thầnh phần kinh tế hiệp hội kinh doanh Việt Nam nhằm mục đích bảo vệ vầ hỗ trợ doanh nghiệp thúc đẩy quan hệ hợp tác kinh tế, thơng mại khoa học công nghệ Việt Nam nơchính sách giới Các hoạt động bao gồm: chắp mối giới thiệu bạn hàng, cung cấp thông tin, hớng dẫn t vấn cho doanh nghiệp, tổ chức nghiên cứu khảo sát thị trờng, hội chợ, hội thảo, quảng cáo hoạt động xúc tiến khác Công ty may Chiến Thắng thông qua phòng thơng mại công nghệ Việt Nam giới thiệu cho bạn hàng nớc ngoài, giúp bắt mối giao dịch với họ để xem xét ký kết hợp đồng Bộ thơng mại Bộ Thơng mại quan Nhà nớc có chức điều phối hoạt động thơng mại nớc Bô Thơng mại thông qua tham tán thơng mại nớc nghiên cứu tìm hiểu thị trờng, tạo dịch mối giao dịch, kết hợp khách hàng công ty Tổng c«ng ty dƯt may ViƯt Nam (VINATEX) Tỉng c«ng ty dệt may Việt Nam có chức điều phối hoạt động sản xuất công ty thành viên cho tơng đối phù hợp với nhu cầu thị trờng Các khách hàng thị trờng thơng thông qua VINATEX để tìm hiểu đối tác làm ăn thông qua VINATEX công ty thành viên nắm bắt đợc giao dịch 4.Bộ công nghiệp Các khách hàng quen biết Hiện công ty đà tạo dựng đợc số khách hàng có nhu cầu đặt gia công thờng xuyên với khối lợng lớn nh: LEISURE(Thái Lan), YOUNG SHIN, 19 SUKYONG, HADONG, UNICORE (Hàn Quốc), ITOCHU, MATAICHI (Nhật Bản), AMATEXA (Anh), JEANNES(Đài Loan), FLEXCON (Đức) Thông qua khách hàng họ vừa có nhu cầu đặt gia công thờng xuyên họ vừa giới thiệu khách hàng cho công ty Thông qua thăm quan hội trợ triển lÃm công ty giới thiệu sản phẩm công ty cho khách hàng, khách hàng có nhu cầu cảm thấy chất lợng sản phẩm đảm bảo họ ký kết hợp đồng với công ty Đây lầ hình thức thâm nhập thị trờng rÊt cã hiƯu qu¶, nã gióp cho viƯc xóc tiÕn thơng mại quảng bá thơng hiệu sản phẩm cách nhanh chóng 5.2 Quy trình thực hợp đồng gia công 5.2.1 Nghiên cứu thị trờng xin hạn ngạch Khi tiến hành thơng vụ làm ăn đó, phải nghiên cứu thị trờng xin hạn ngạch cho thị trờng Nghiên cứu thị trờng giúp cho công ty nắm vững đợc thông tin cần thiết thị trờng Việc nghiên cứu thị trờng cho thấy thị trờng phi hạn ngạch hay có hạn ngạch Nếu lầ thị trờng có hạn ngạch công ty phải xin thơng mại cấp hạn ngạch Nếu hạn ngạch không đủ công ty cã thĨ thùc hiƯn xt khÈu ủ th¸c qua công ty khác Khi nghiên cứu thị trờng phải nắm đợc dung lợng thị trờng, điều kiện cạnh tranh, thị hiếu, kiểu dáng sản phẩm Công ty cúng phải nghiên cứu loại sản phẩm mà công ty sản xuất, nguyên phụ liệu sản xuất chi phí định mức cho sản phẩm để tránh bị đối tác ép giá ký hợp đồng 5.2.2 Nghiên cứu lựa chọn đối tác Nghiên cứu đối tác lầ nhằm tìm kiếm bạn hàng ổn định đáng tin cậy hợp pháp nghiên cứu đối tác nghiên cứu bạn hàng mặt : thái độ kinh doanh, lịch sử phát triển, khả tài lĩnh vực hoạt động uy tín họ hoạt động sản xuất kinh doanh Nghiên cứu lựa chon đối tác giúp cho công ty có phơng thức kinh doanh thích hợp nhằm tránh rủi ro Ví dụ nh khách 20 hàng cha có uy tín công ty phải áp dụng phơng thức toán an toàn th tín đụng không hủy ngang ã Các phơng thức giao dịch Công ty sử dụng hai phơng thức giao dịch phơng thức gián tiếp (thông qua phơng tiện thông tin liên lạc nh th, telephone, fax, Email) phơng thức giao dịch trực tiếp qua gặp gỡ trao đổi(tổ chức đàm phán ký kết hợp đồng) Đơn đặt hàng Đây đề nghị phía nớc với công ty thuê gia công với điều kiện ghi Đối với hàng gia công may mặc đơn đặt hàng thờng gồm hai phần Các điều khoản chủ yếu: bao gồm điều khoản tên hàng, khối lợng, phí gia công, thời hạn giao hàng, bao bì, đóng gói Mộu vẽ phác thảo số: phác thảo mẫu hàng kèm với số đo chi tiết để sản xuất sản phẩm Ví dụ số đo áo nh: ngang vạt, ngang ngực, độ rộng Đàm phán ký kết hợp đồng Sau nhận đợc đơn đặt hàng từ phía đối tác nớc ngoài, công ty nghiên cứu xem chấp nhận đợc không, điều kiện chấp nhận đợc vầ điều kiện cần thơng lợng để điều chỉnh lại Hai bên xác nhận điều kiện đà thoả thuận việc ký vào hợp đồng Hợp đồng gia công bao gồm điều khoản mà hai bên đà thỏa thuận Sau điều khoản chủ yếu điều khoản chủ yếu hợp đồng gia công hàng may mặc: - Số lợng ngày giao hàng - Tên giá gia công sản phẩm - Trách nhiệm cung cấp nguyên liệu, phụ liệu - Điều khoản giao hàng Ví dụ: giao thành phẩm Hải Phòng Nội Bài theo điều kiện FOB HAI PHONG PORT OR HA NOI AIRPORT 21 - Điều khoản toán: Hai bên toán theo điều kiện chuyển tiỊn hc cã thĨ b»ng th tÝn dơng (L/C) - Trách nhiệm bên 5.2.3 Xem xét ký kêt hợp đồng gia công a Mục đích, phạm vi áp dụng Mục đích Xem xét hợp đồng nhằm đảm bảo yêu cầu khách hàng đợc xác định rõ ràng, đầy đủ, xác nhận khả đáp ứng công ty thoả mÃn yêu cầu khách hàng mang lại hiệu cao cho công ty Phạm vi áp dụng Xem xét hợp đồng áp dụng cho hợp đồng gia công xuất khẩu, hợp đồng gia công lẻ hợp đồng FOB, việc xem xét hợp đồng đợc tiến hành phong xuất nhập khẩu(đối với hợp đồng gia công), phòng kinh doanh tiếp thị(đối với hợp đồng FOB) đơn vị liên quan (nếu cần) b Nội dung Phòng xuất nhập chịu trách nhiệm từ khâu tiếp xúc với khách hàng đến kết thúc hợp đồng Tiếp nhận yêu cầu khách hàng Trởng phòng cán mặt hàng chịu trách nhiệm ghi nhận yêu cầu khách hàngở dạng phi văn bản(qua trao đổi điện thoại hay trao đổi trực tiếp) dùng phiếu ghinhận yêu cầu khách hàng(biểu mẫu 03/1), phiếu đợc đánh số để theo dõi Còn trờng hợp khách hàng gửi yêu cầu văn bản(qua fax, email, telex) dùng văn nh phiếu ghi nhậnn yêu cầu khách hàng cách đánh số thứ tự văn lu vào file Mọi thông tin lÃnh đạo công ty hay lÃnh đạo phòng thu nhận liên quan đến yêu cầu khách hàng đợc thông tin lại cho cán mặt hàng để ghi vào phiếu, chuyển yêu cầu khách hàng(dạng văn bản) cho cán mặt hàng tiếp nhận lu vào file Trong trờng hợp cần thiết tr- 22 ởng phòng cán mặt hàng chuyển phiếu ghi nhận tới đơn vị liên quan để tham gia xem xét Cán mặt hàng ký tên vào phiếu ghi nhận đợc lập phụ trách phòng xuất nhập tiến hành xem xét khả đáp ứng yêu cầu khách hàng Xem xét, tính toán khả đáp ứng công ty Phụ trách phòng xuất nhập tiến hành xem xét nội dung hợp đồng phụ lục hợp đồng theo vấn đề xem xét nh sau: - Xác định tên hàng, số lợng chủng loại sản phẩm - Đơn giá trị giá sản phẩm - Thị trờng cung ứng, tiêu thụ - Thời hạn giao nguyên phụ liệu, điều kiện giao nhận, quyền nhÃn mác hàng hoá (của bên đặt gia công) thời hạn giao hàng - Chứng từ giao nhận nguyên phụ liệu hàng hoá gồm: B/L,P/L,INV,E/L,C/O (nếu có) - Sản xuất mẫu đối: + Khách giao tài liệu kỹ thuật /hoặc mẫu sản xuất +Khả đáp ứng nhà cung ứng Căn vào yêu cầu khách hàng khả đáp ứng nhà cung ứng(nếu có) điều kiện kỹ thuật, phòng xuất nhập khẩu, phòng kỹ thuật xác định sản xuất mẫu đối - Điều kiện thời hạn toán - Vấn đề giải tranh chấp: điều kiện phát sinh hớng giải tranh chấp theo luật hội đồng trọng tài cụ thể - Hợp đồng đợc lập thành 04 bản, bên giữ 02 có giá trị nh nêu rõ thời gian hiệu lực hợp đồng Sau phụ trách phòng xem xét xong mục cần xem xét hợp đồng phụ lục hợp đồng phải hoàn thành biểu mẫu'' xem xét hợp đồng" biểu mẫu" xem xét phụ lục hợp đồng" (biểu mẫu 03/3 ), trởng phòng xuất nhập ký vào loại phiếu trình lÃnh đạo công 23 ty phê duyệt Với khách hàng có yêu cầu báo giá phòng xuất nhập phải chuyển tiếp sang bớc chào hàng- báo giá, ngợc lại, công ty thẳng đến bớc soạn thảo ký kết hợp đồng Chào hàng, báo giá Để chào hàng, báo giá cho khách hàng, cán mặt hàng dùng phiếu chào hàng báo giá(biểu mẫu 03/7) Cơ sở để lập phiếu chào hàng báo vào yêu cầu khách hàng, khả đáp ứng công ty, mức giá chung theo qui định hành công ty, mẫu vật, sau phiếu đợc phụ trách phòng ký chuyển tổng giám đốc phê duyệt Sau nhận đợc phiếu chào hàng báo giá khách hàng có hai loại định: Chấp nhận báo giá: lúc cán mặt hàng chuyển sang bớc soạn thảo hợp đồng Chấp nhận có điều kiện không chấp nhận: lúc cán mặt hàng phụ trách phòng xuất nhập xem xét khả đáp ứng công ty lập lại phiếu chào hàng, báo giá báo cáo lÃnh đạo công ty xem xét phê duyệt huỷ bỏ yêu cầu đặt hàng Soạn thảo hợp đồng ký kết hợp đồng Việc soạn htảo hợp đồng hay phụ lục hợp đồng đợc cán mặt hàng soạn thảo sở chi tiết đà đợc hai bên thống Nếu khách hàng soạn thảo hợp đồng cán mặt hàng phải kiểm tra lại nội dung điều khoản mà hai bbên đà thống nhất, không chấp nhận phải thoả thuận lại với khách hàng xem xét lại Hợp đồng , phụ lục hợp đồng sau đà đợc soạn thảo phải đợc phụ trách phòng xuất nhập kiểm tra lại ký tên trình lên tổng giám đốc Tổng giám đốc ngời đợc uỷ quyền ký kết hợp đồng, trờng hợp tổng giám đốc ngời đợc uỷ quyền ký kết hợp đồng không trí với nội dung hợp đồng cán mặt hàng lại khả đáp ứng công ty 24 soạn thảo nội dung cho phù hợp hợp tổng giám đốc ngời đợc uỷ quyền định cuối cùng(ký kết huỷ bỏ hợp đồng) Theo dõi Sau hợp đồng phụ lục hợp đồng đợc ký kết, cán mặt hàng phải mở sổ theo dõi hợp đồng(biểu mẫu 03/4) Cán mặt hàng lu gốc, gốc khác gửi cho cán làm thủ tục hải quan đồng thời gửi gửi cho lÃnh đạo công ty đơn vị có liên quan gồm: phòng kế toán-tài vụ, phòng kỹ thuật, phòng phục vụ sản xuất Sửa đổi, bổ sung Sau thời điểm hai bên ký kết hợp đồng phụ lục hợp đồng từ phía có yêu cầu phát sinh không phù hợp trái ngợc với nội dung đà ký xuất nhu cầu sửa đổi, bổ sung hợp đồng phụ lục hợp đồng, có hai trờng hợp xảy ra: + Trờng hợp chấp nhận: công ty khách hàng có yêu cầu sửa đổi bổ sung mà đợc bên đối tác chấp nhận ngời cán mặt hàng phải thu thập ghi chép yêu cầu đó(của công ty khách hàng) vào phiếu yêu cầu sửa đổi bổ sung hợp đồng+phụ lục hợp đồng" có chữ ký phụ trách phòng xuất nhập trình lÃnh đạo công ty duyệt, sau hai bên thoả thuận yêu cầu htì cán mặt hàng soạn thảo nội dun g văn sửa đổi bổ sung trình hai bên ký kết Sau vào sổ hteo dõi sửa đổi bổ sung hợp đồng chụp gửi phận có liên quan nh lÃnh đạo công ty đơn vị có liên quan gồm: phòng kế toán-tài vụ, phòng kỹ thuật, phòng phục vụ sản xuất vào biểu mẫu 03/6 + Trờng hợp chấp nhận có điều kiện không chấp nhận: cán mặt hàng phải chuẩn bị lại nội dung phiếu" yêu cầu sửa đổi,bổ sung hợp đồng+ phụ lục hợp đồng" trình lÃnh đạo công ty ký soạn thảo văn có định cuối cùng(ký kết hay huỷ bỏ) Nếu văn đợc ký kết cán mặt hàng phải vào sổ theo dõi sửa đổi bổ sung hợp đồng chụp gửi phận có liên quan nh lÃnh đạo công ty đơn vị có liên quan gồm: phòng kế toán-tài vụ, phòng kỹ thuật, phòng phục vụ sản xuất 25 vào biểu mẫu 03/6 Trờng hợp cán mặt hàng lập phiếu" yêu cầu sửa đổi bổ sung hợp đồng+phụ lục hợp đồng" nh yêu cầu khách hàng dạng văn nội dung văn không liên quan đến giá, tên hàng, đơn hàng, chủng loại hàng, cán mặt hàng sử dụng văn thay cho phiếu 5.2.4 Quá trình triển khai thực hợp đồng gia công a Lập kế hoạch sản xuất Kế hoạch sản xuất gồm loại: kế hoạch năm, kế hoạch quý, kế hoạch tháng, loại kế hoạch sản xuất phòng xuất nhập lập có ý nghĩa nh sau: + Kế hoạch sản xuất năm kế hoạch sản xuất có tính định hớng chung theo mục tiêu phát triển sản xuất kinh doanh công ty vòng năm + Kế hoạch sản xuất quý, tháng kế hoạch sản xuất cã tÝnh t¸c nghiƯp trùc tiÕp, lËp tøc thời gian ngắn cụ thể Căn chung để lập kế hoạch + Phơng hớng phát triển sản xuất kinh doanh công ty, tổng công ty +Khả ký kết hợp đồng với khách hàng hợp đồng đà đợc ký kết + Khả hạn ngạch trúng thầu( sản phẩm vào thị trờng có hạn ngạch) + Mức giá chung cho loại sản phẩm có khả đợc ký kết + Xu hớng phát triển thị trờng, thị hiếu sản phẩm + Năng lực sản xuất công ty nguyên liệu sản xuất khác huy ®éng Bé phËn lËp kÕ ho¹ch 26 +KÕ ho¹ch sản xuất năm, quý cán thống kê tổng hợp lập dới đạo trực tiếp tổng giám đốc tổng giám đốc phê duyệt + Kế hoạch sản xuất tháng( kế hoạch tác nghiệp) trởng phòng xuất nhập lập dới đạo trực tiếp giám đốc điều hành giám đốc điều hành phê duyệt Tác dụng + Kế hoạch sản xuất năm đợc hoạch định, mục tiêu sản xuất công ty năm, đợc báo cáo trực tiếp cho quan chủ quản( tổng công ty dệt may Việt Nam, công nghiệp) ban ngành có liên quan(tổng cục thống kê, cục thống kê hà nội) + Kế hoạch sản xuất quý chủ yếu đợc lập để báo cáo tổng công ty dệt may Việt Nam( để nắm hớng phát triển sản xuất thời gian trớc mắt) báo cáo ngân hàng( để làm vay khoản tiền ngân hàng phục vụ cho sản xuất kinh doanh) + Kế hoạch sản xuất tháng đợc coi kế hoạch tác nghiệp, cho đơn vị sản xuất tổ chức triển khai sản xuất thực hợp đồng đà ký với khách hàng, kế hoạch đợc chuyển tới tất phòng ban, xí nghiệp thành viên để hợp tác, phối hợp thực Điều chỉnh kế hoạch + Điều chỉnh kế hoạch thờng đợc sử dụng cho hai loại kế hoạch: kế hoạch sản xuất năm kế hoạch sản xuất tháng + Đối với kế hoạch sản xuất năm nguyên nhân thuộc phần chung để lập kế hoạch có thay đổi lớn làm đảo lộn toàn dự kiến ban đầu buộc công ty phải thay đổi chủ trơng sản xuất, mặt hàng sản xuất, cấu sản xuất, cấu chủng loại sản phẩm, Trong trờng hợp này, sau xem xét khắc phục mà khả không khắc phục đợc, công ty vào tình hình thực tế làm lại kế hoạch sản xuất báo cáo văn 27 cho quan chủ quản ( tổng công ty dệt may Việt Nam, công nghiệp) để quan chủ quản định điều chỉnh + Đối với kế hoạch sản xuất tháng: nguyên nhân, tình cụ thể(ví dụ nh: khách hàng thay đổi thời gian giao nhận hàng hoá, nguyên vật liệu, mẫu mÃ, có cố sản xuất nh điện, ảnh hởng thời tiết đơn vị cung ứng hải quan) chủ quan khách quan công ty phải thay đổi kế hoạch sản xuất, tiến độ sản xuất giao hàng phòng xuất nhập phải thông báo bàn bạc thoả thuận với khách hàng vấn đề có liên quan làm để điều chỉnh kế hoạch sản xuất tháng cho phù hợp, vấn đề phải đợc lÃnh đạo công ty phê chuẩn b Chuẩn bị sản xuất Chuẩn bị sản xuất khâu quan trọng có tính định trình sản xuất, bảo đảm cho trình sản xuất đợc tiến hành đồng bộ, nhịp nhàng liên tục, đảm bảo hiệu trình sản xuất Chuẩn bị sản xuất liên quan đến nhiều khâu, nhiều phận.Đối tợng liên quan bao gồm: + Tài liệu kỹ thuật: bao gồm hệ thống yêu cầu khách hàng nêu rõ tên hàng, mà hàng, số lợng sản phẩm, tỉ lệ cỡ, tỉ lệ màu, thông số kích thớc tiêu chuẩn kỹ thuật, định mức nguyên phụ liệu, bảng phối màu, sơ đồ giá, hớng dẫn gắn mác, mẫu giấy, mẫu vật, Hệ thống tài liệu kỹ thuật đòi hỏi công ty phải tuân thủ nghiêm túc yêu cầu, dẫn khách hàng, có nh bảo đảm thoả mÃn thoả thuận hai bên hợp đồng( phụ lục hợp đồng) Tài liệu kỹ thuật đợc khách hàng giao cho phòng xuất nhập đợc phòng xuất nhập chuyển phần có liên quan đến phận có liên quan chủ yếu trớc tiên phòng kỹ thuật- phòng chức kỹ thuật sản xuất 28 Lệnh sản xuất: Là văn cụ thể hoá kế hoạch sản xuất tháng yêu cầu phận sản xt thùc hiƯn néi dung s¶n xt nh s¶n xt hàng gì( tên hàng), số lợng sản phẩm, định mức nguyên phụ liệu, ngày vào chuyền, htời gian giao hàng,Lệnh sản xuất đợc trởng phòng xuất nhập ký trớc gủi cho xí nghiệp thành viên Trong trình triển khai lệnh sản xuất, thay đổi biểu mẫu thức Trong trờng hợp có thay đổi yếu tố(đà nêu trên) lệnh phải phát lệnh mới, lệnh cũ đợc huỷ bỏ thu hồi- cán mặt hàng lu file lỗi thời Thứ tự lệnh ban đầu đợc đánh theo số tự nhiên: 1,2,3 kèm chữ (A), thứ tự lệnh thay lệnh cũ đợc giữ nguyên số tự nhiên kèm theo lần lợt chữ(B),(C),(D), Trong trờng hợp lệnh sản xuất thay đổi phòng xuất nhập không thay đổi lệnh mà thông báo kèm theo cho đơn vị nhËn lƯnh Xem xÐt mét sè vÊn ®Ị thc tài liệu kỹ thuật + Sau có lệnh sản xuất đợc ban hành(đối với hàng gia công), cán mặt hàng chuyển mẫu gốc cho phòng kỹ thuật xác định mức phụ liệu, vải kho phòng kỹ thuật lập bảng màu báo lại định mức nguyên phụ liệu để cán mặt hàng tiến hành cân đối xác địmh số nguyên phụ liệu đa vào sản xuất(trờng hợp thiếu đợc thoả thuận với khách, cán mặt hàng xác định số lợng nguyên phụ liệu cần mua) + Đối với hàng FOB, phòng kỹ thuật phòng kinh doanh tiếp thị phải xác định đợc mẫu giấy, thông số kỹ thuật , định mức nguyên phụ liệu phòng kinh doanh tiếp thị phải lập phơng án mua nguyên phụ liệu trớc ký hợp đồng FOB Sau hợp đồng FOB đợc ký kết, cán phòng kinh doanh tiếp thị phải hoàn thành phơng án mua nguyên phụ liệu thao nhu cầu, tuân thủ qui trình mua hàng 29 Khi vải phòng kinh doanh tiếp thị, phòng kỹ thuật xác định đợc màu chỉ( màu cha đợc xác định phơng án mua nguyên vật liệu) từ nên đợc bảng phối màu Xem xét số vấn đề định mức nguyên phụ liệu, bảng phối màu, màu chỉ, trách nhiệm phòng kỹ thuật( chính) phòng xuất nhập khẩu( phối hợp) hợp đồng gia công, trách nhiệm phòng kỹ thuật(chính) phòng kinh doanh tiếp thị(phối hợp) hợp đồng FOB Theo dõi tiến độ nhận nguyên phụ liệu Trớc cán mặt hàng phải hoàn thành thủ tục nhập phải chứng từ cần thiết có liên quan đến hàng nhập nh: P/L, INV ( có), bảng phối màu (nếu có) cho phòng phục vụ sản xuất ( thủ kho), thông báo thời gian hàng để phòng phục vụ sản xuất bố trí phơng tiện tiếp nhận Khi hàng nhập về, thủ kho tiến hành nhận hàng đối chiếu với P/L, bảng phối màu với số lợng chất lợng thực nhập Thủ kho làm thủ tục nhập cần thiết nh lập biên nhận hàng yêu cầu giám định (của VINACONTROL) có ghi hàng nhập thiếu nhiều, đồng thời thủ kho báo cáo với cán mặt hàng theo dõi lô hàng để thông báo kịp thời với khách hàng đại diện khách hàng điện thoại, fax( văn cần), để có hớng điều chỉnh kịp thời( với hàng gia công) thông báo với nhà cung ứng để có hớng giải (với hàng FOB) Khi nguyên phụ liệu đà nhập về, đủ hay thiếu, cán mặt hàng phải cân đối nguyên phụ liệu đa vào sản xuất Cân đối nguyên phụ liệu đa vào sản xuất Cân đối nguyên phụ liệu trình cân đối liên tục từ chuẩn bị nguyên phụ liệu đến kết thúc trình sản xuất, đảm bảo đợc yêu cầu khách hàng 30 Khi hàng kho, cán mặt hàng lấy số liệu nguyên phụ liệu thực nhập kho để tiến hành cân đối lợng nguyên phụ liệu thực nhập nhu cầu sản xuất theo mà hàng, mặt cán mặt hàng lập bảng cân đối trình phụ trách phòng xem xét duyệt đa vào sản xuất, mặt thông báo với khách hàng(nếu hàng gia công ), thông báo với nhà cung ứng (nếu hàng FOB) để có giải ngay(nếu cần thiết) sau Sau cân đối thông báo cho khách hàng nhà cung ứng tuỳ tình hình mà trởng phòng xuất nhập định phát lệnh sản xuất thức (nếu đủ điều kiện) huỷ lệnh sản xuất (nếu không đủ điều kiện), trờng hợp phải đợc lÃnh đạo công ty phê duyệt thoả thuận khách hàng c Triển khai lệnh sản xuất Theo dõi tiến độ sản xuất Cán mặt hàng thờng xuyên lấy số liệu vào chuyền may chuyền may Theo dõi văn theo mà hàng Nếu tiến độ sản xuất chậm phải tìm hiểu nguyên nhân báo cáo kịp thời tình hình sản xuất cho trởng phòng xuất nhập để có hớng giải kịp thời .Phối hợp với khách hàng Cán mặt hàng luôn phải phối hợp với khách hàng để giải vớng mắc trình thực hợp đồng Phối hợp với nội bộ( với phận có liên quan) + Với phòng phục vụ sản xuất: Khâu vận chuyển nguyên phụ liệu, bán thành phẩm cung ứng bao bì Cán mặt hàng phải cung cấp thông tin loại bao bì, in ấn cho phòng phục vụ sản xuất để phòng phục vụ sản xuất phối hợp thực + Với phòng kỹ thuật : định mức, th«ng sè kü tht, mÉu m·, … 31 + Víi phận sản xuất (các xí nghiệp thành viên): chuyển yêu cầu đóng gói (và vệ sinh công nghiệp) chi tiết đóng gói thành phẩm(P/L) 5.2.2.4 Hoàn thành hợp đồng giao hàng xuất Làm thủ tục xuất Thực thủ tục hải quan nh đăng ký định mức tiêu hao nguyên phụ liệu, tờ khai xuất khẩu, P/L, định giao hàng (nÕu cã), nép lƯ phÝ h¶i quan, thđ tơc kiĨm hàng, Quan hệ với hÃng vận tải( hàng không tàu biển) để định ngày giao hàng, phối hợp giao nhËn container Thùc hiƯn nh÷ng thđ tơc chøng tõ nhËn hàng, chứng từ toán nh : E/L,C/O,B/L,INV,và giấy tờ có liên quan theo yêu cầu hợp đồng, khách hàng, qui định L/C, ngân hàng toán, yêu cầu khác (nếu cần) Giao hàng xuất Căn vào tiến độ sản xuất thời gian hàng khách hàng, cán mặt hàng thống với chuyên gia lập danh sách đơn hàng giao tuần (hoặc tháng) yêu cầu khách hàng gửi" hớng dẫn giao hàng - shipping in struction " Cán mặt hàng lập kê chi tiết (Packing list) - lệnh đóng gói sơ cho đơn hàng chuyển lệnh cho xÝ nghiƯp ®ãng gãi Sau ®ãng gãi xong cán mặt hàng làm Packing list thực tế chuyển cho chuyên gia để kiểm hàng Trên sở shipping in struction , cán mặt hàng trao đổi (trực tiếp tel fax) cho hÃng tàu( hay đại lý vận tải) chi tiết đơn hàng xuất : tên hàng, số lợng, số kiện, số khối(thể tích), thời gian xuất địa điểm dự kiến xuất hàng yêu cầu hÃng tàu( đại lý vận tải) xác nhận văn bản(Booking note - xác nhận đóng hàng ) Trên sở Booking note , cán mặt hàng phải : 32 + Nếu hợp đồng đợc đăng ký hải quan Hải Phòng : cán mặt hàng phải fax chuyển Packing list + shipping in struction cho cán làm thủ tục hải quan Hải Phòng hoàn thành hồ sơ xuất hàng để mở tờ khai xuất hàng +Nếu hợp đồng đợc đăng ký hải quan Hà Nội : cán mặt hàng phải hoàn thành hồ sơ xuất hàng chuyển cho cán làm thủ tục hải quan Hà Nộin mở tờ khai xuất hàng Bộ hồ sơ xuất hàng bao gồm: - Đánh máy tê khai h¶i quan ( tê ) - KÌm tờ khai hải quan gồm: phụ lục hợp đồng (có đơn hàng cần xuất ), packing list, định giao hàng ( Shipping intruction), định mức đơn hàng cần xuất Bộ hồ sơ đợc trình hải quan, đợc hải quan cho mở tờ khai xuất, cán làm thủ tục hải quan( vào yêu cầu cán mặt hàng ) đăng ký ngày kiểm thông báo lại cho cán mặt hàng + Cán mặt hàng phải: - Lập invoice lô hàng xuất chuyển cho phòng phục vụ sản xuất (để làm hoá đơn xuất hàng ) - Căn vào khối lợng lô hàng xuất, mức độ phức tạp, điều kiện phơng tiện vận tải hợp đồng lô hàng xuất đợc đăng ký Hà Nội hay Hải Phòng mà cán mặt hàng yêu cầu lấy container đóng đơn vị đóng Hải Phòng - Fax "Bookimg note " hÃng tàu ( đại lý vận tải ) cho cán mặt hàng Hải Phòng để liên lạc mợn vỏ container 33 ... may mặc công ty may Chiến Thắng Giá trị gia công xuất hàng may mặc công ty may Chiến Thắng Bảng 3: Giá trị gia công công ty may Chiến Thắng qua năm ( Nguồn: Báo cáo xuất công ty may Chiến Thắng. )... động gia công xuất hàng may mặc công ty may Chiến Thắng ta thấy bên cạnh kết đạt đợc công ty số tồn hạn chế cần khắc phục Đây tồn không công ty may Chiến Thắng mà vớng mắc hầu hết công ty kinh... Nguồn: Báo cáo xuất công ty may Chiến Thắng Hình thức gia công Hiện hình thức gia công chủ yếu công ty gia công đơn nhận nguyên vật liệu giao lại thành phẩm Khi thực gia công, bên đặt gia công
