KỸ NĂNG KIỂM TRA 1 Khái niệm Kiểm tra đo đường chấn chỉnh việc thực nhằm đảm bảo mục tiêu kế hoạch vạch để thực mục tiêu hồn thành 2 Ý nghĩa: • Bảo đảm kết đạt phù hợp với mục tiêu tổ chức • Bảo đảm nguồn lực sử dụng cách hữu hiệu • Làm bày tỏ đề kết mong muốn xác theo thứ tự quan trọng • Xác định dự đoán biến động chiều hướng Ý nghĩa (tt) • Đơn giản hóa vấn đề ủy quyền, huy, quyền hành trách nhiệm • Phác thảo tiêu chuẩn tường trình báo cáo để loại bớt quan trọng hay khơng cần thiết • Phổ biến dẫn cần thiết cách liên tục để cải tiến việc hoàn thành công việc, tiết kiệm thời gian, công sức người • Phát kịp thời sai sót phận chịu trách nhiệm để chấn chỉnh Phân loại • Kiểm tra trước, trong, sau • Kiểm tra theo lĩnh vực tài chính, nhân sự, sản xuất… Các nguyên tắc việc kiểm tra • Cần phải thiết kế theo kế hoạch cụ thể • Thiết kế theo cấp bậc tâm lý nhà quản trị • Vạch rõ chỗ khác biệt điểm thiết yếu • Việc kiểm tra phải khách quan • Hệ thống kiểm tra phải phù hợp với khơng khí tổ chức • Việc kiểm tra phải tiết kiệm • Việc kiểm tra phải tác động điều chỉnh Các nguyên tắc việc kiểm tra • Căn kế hoạch hoạt động theo cấp bậc đối tượng kiểm tra • Dựa vào đặc điểm cá nhân nhà quản lý • Thực điểm trọng yếu • Khách quan • Phù hợp với bầu khơng khí tổ chức • Tiết kiệm, cơng việc kiểm tra tương xứng Q trình kiểm tra • Thiết lập tiêu chuẩn • Đo lường thành • Sửa chữa sai lầm • Phịng ngừa 5.1 Thiết lập tiêu chuẩn • Số lượng cơng • Số phế phẩm • Chi phí • Doanh thu • Sự hài lòng khách hàng… 5.1 Thiết lập tiêu chuẩn YÊU CẦU CỦA TIÊU CHUẨN • Rõ ràng: Tiêu chuẩn công việc để đánh giá hiệu mà cịn giúp nhà quản lý kiểm tra cơng việc Tiêu chuẩn “mập mờ” dễ sinh tranh chấp • Có khả đo lường Tiêu chuẩn không đo lường làm cho người kiểm tra khơng thể đánh giá cơng việc có phù hợp với tiêu chuẩn hay khơng 10 Kiểm tra dự phịng (precheck) 6.1 Khái niệm: • Hệ thống kiểm tra mang tính dự phịng hệ thống tiên liệu trước sai sót xảy để tiến hành điều chỉnh để biện pháp kiểm sốt phịng ngừa • Kiểm tra dự phịng thơng qua hình thức xây dựng quy trình quản lý 15 6.2 Các cấp bậc tài liệu • Cấp • Cấp • Cấp Sổ tay Thủ tục Hướng dẫn công việc, Quy định, tiêu chuẩn Biểu mẫu/hồ sơ • Cấp 16 6.3 Xác định bảng kiểm sốt q trình • Bảng kiểm sốt q trình tài liệu riêng, phục vụ cho việc diễn giải q trình • Nhiều tổ chức đưa bảng kiểm sốt q trình tài liệu hệ thống, nhiều tổ chức coi cơng cụ hỗ trợ cho việc setup q trình 17 6.3 Xác định bảng kiểm sốt q trình (tt) St Cơng t đoạn Điểm kiểm Thiết bị sốt sử dụng Đặc tính / thơ ng số Tần Tài suất liệu hướ ng Mức Đo Côn dẫn qui lườ g định ng ngh ệ Ngư Hồ ời sơ thự c 18 6.4 Các điểm kiểm tra trọng yếu • Các điểm kiểm tra trọng yếu điểm mang lại hiệu cao • Các điểm kiểm tra trọng yếu tuân theo nguyên tắc Pareto • Năng lực lựa chọn điểm kiểm tra trọng yếu nghệ thuật quản trị, khơng có quy tắc giúp nhà quản trị tìm điểm trọng yếu 19 6.4 Các điểm kiểm tra trọng yếu (tt) Các điểm kiểm tra trọng yếu tìm nhờ số câu hỏi sau: • Những điểm phản ánh rõ mục tiêu phận mình? • Những điểm phản ánh rõ tình trạng khơng đạt mục tiêu? • Những điểm điểm đo lường tốt cho sai lạc? 20 6.4 Các điểm kiểm tra trọng yếu (tt) • Những điểm điểm cho nhà quản lý biết người chịu trách nhiệm thất bại • Tiêu chuẩn kiểm tra tốn • Tiêu chuẩn kiểm tra thu thập thơng tin nhiều mà tốn nhất? 21 6.5 Xây dựng hệ thống kiểm soát nội • Hệ thống kiểm soát nội hệ thống giúp cho việc kiểm sốt tồn nguy tổ chức • Hệ thống kiểm sốt nội tương tự hệ thống HACCP công ty sản xuất thực phẩm • Hệ thống KSNB liên quan đến tất quy trình tổ chức 22 6.5 Xây dựng hệ thống kiểm soát nội (tt) CÁC BƯỚC THIẾT LẬP MỘT ĐIỂM KIỂM SỐT • Xác định nguy cơ: • Đưa giải pháp: • Lựa chọn giải pháp phù hợp • Cập nhật giải pháp vào hệ thống tài liệu quản lý • Theo dõi đánh giá hiệu 23 Check in (kiểm tra trong) • Kiểm tra q trình kiểm tra trực tiếp công việc/hành vi thực • Người kiểm tra phải lập kế hoạch kiểm tra tổng thể năm/quý/tháng/tuần • Thời gian kiểm tra phù hợp theo thời gian chức quản trị 24 Các biện pháp kiểm tra (tt) • Kiểm tra thông qua báo cáo, đề xuất NV gửi lên • Kiểm tra theo đợt thơng báo trước (audit = đánh giá nội bộ) • Kiểm tra phương pháp quan sát: theo dõi hành vi thực hiện, cách thức xếp dụng cụ làm việc, hồ sơ • Theo dõi thơng qua mạng máy tính • Kiểm tra đột xuất 25 Kiểm tra sau • Xây dựng hệ thống báo cáo nội • Hệ thống hồ sơ phận 26 Các hình thức khác hỗ trợ kiểm tra • Xây dựng văn hố DN Văn hố chấp nhận có tác dụng kiềm chế kiểm tra hành vi NV • Chọn lọc, phân cơng cơng việc phù hợp • Tiêu chuẩn hoá • Huấn luyện nhân viên nhằm tạo cho họ thái độ làm việc tốt hơn, dễ dàng thích nghi với mơi trường họ • Điều tra thái độ nhân viên định kỳ Sự hài lòng nhân viên ngược chiều với vắng mặt, việc… 27 Các biện pháp xử lý sau kiểm tra • Cảnh cáo, điều chuyển, sa thải • Được thưởng để kích thích nhân viên • Nếu khả phải đào tạo lại • Nếu thiếu động phải tăng cường động 28 CẢM ƠN BẠN ĐÃ THEO DÕI 29 ... Check in (kiểm tra trong) • Kiểm tra q trình kiểm tra trực tiếp cơng việc/hành vi thực • Người kiểm tra phải lập kế hoạch kiểm tra tổng thể năm/quý/tháng/tuần • Thời gian kiểm tra phù hợp theo... Việc kiểm tra phải khách quan • Hệ thống kiểm tra phải phù hợp với khơng khí tổ chức • Việc kiểm tra phải tiết kiệm • Việc kiểm tra phải tác động điều chỉnh Các nguyên tắc việc kiểm tra • Căn... 6.4 Các điểm kiểm tra trọng yếu • Các điểm kiểm tra trọng yếu điểm mang lại hiệu cao • Các điểm kiểm tra trọng yếu tuân theo nguyên tắc Pareto • Năng lực lựa chọn điểm kiểm tra trọng yếu nghệ