Nguyễn Xuân Cường _ Tài liệu tham khảo _ Lưu hành nội Mơn học: HỆ THỐNG THƠNG TIN QUẢN LÝ Mục Lục Chương 1: Hệ thống thông tin quản lý Khái niệm HTTTQL Các thành phần HTTTQL Chương 2: PHÂN TÍCH HỆ THỐNG THƠNG TIN Khái niệm: phân tích hệ thống thơng tin quản lý (PTHTTTQL) Các phương pháp thu thập thông tin 2.1 Phương pháp nghiên cứu tài liệu hệ thống 2.2 Phương pháp quan sát hệ thống 2.3 Phương pháp vấn 2.4 Phương pháp sử dụng phiếu điều tra 3.Sơ đồ chức công việc (Business Function Diagram: BFD) 3.1 Khái niệm: 3.2 Các quy tắc lập sơ đồ chức năng: 3.3 Phân rã BFD Sơ đồ dòng liệu (Data Flow Diagram: DFD): 4.1 Khái niệm 4.2 Công dụng DFD: 4.3 Các ký pháp DFD: Xây dựng DFD sơ đồ ngữ cảnh Chương : THIẾT KẾ HTTT 1.Khái niệm thiết kế HTTT 2.Khái niệm thực thể thuộc tính thực thể 3.Quy tắc vẽ ERD 4.Khái niệm CSDL 5.Các quy tắc chuẩn hoá liệu 6.Khái niệm phần mềm 7.Quy trình xây dựng phần mềm 8.Có phương pháp thiết kế phần mềm 9.Khái niệm giao diện, yêu cầu giao diện Chương 4: Cài đặt HTTTQL Khái Niệm Phương pháp cài đặt Nội dung, hình thức lý tạo cán Chương 5: Hiệu kinh tế HTTT Khái niệm hiệu kinh tế HTTT: Các khoản thu - chi HTTT: Các tiêu đánh giá hiệu quả: Nguyễn Xuân Cường _ Tài liệu tham khảo _ Lưu hành nội Các giải pháp nâng cao hiệu quả: Liên hệ thực tế: CHƯƠNG 6: CÁC HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ TRONG KINH TẾ BÀI HỆ TIN HỌC VĂN PHÒNG Chức hệ tin học văn phòng Cơ chế hoạt động hệ tin học văn phòng Tác dụng hệ tin học văn phòng BÀI 2: HỆ THỐNG XỬ LÝ GIAO DỊCH Khái niệm Mô hình tổng quát quy trình xử lý giao dịch BÀI HỆ THỐNG THƠNG TIN SẢN XUẤT Mơ hình hệ thống thơng tin sản xuất Mơ hình chức tổng quát HTTTSX BÀI HỆ THỐNG THƠNG TIN TÀI CHÍNH VÀ KẾ TỐN Phân hệ thơng tin tài Phân hệ thơng tin kế tốn BÀI HỆ THỐNG THƠNG TIN QUẢN TRỊ NHÂN LỰC Giới thiệu: Thành phần hệ thống thông tin QTNL gồm: Mục tiêu hệ thống thơng tin QTNL là: BÀI HỆ THỐNG THƠNG TIN CHO LÃNH ĐẠO VÀ TRỢ GIÚP RA QUYẾT ĐỊNH Giới thiệu: Mơ hình Bài Thực Hành: Sử dụng Phần Mềm Power Designer 1/ Cài đặt 2/ Tạo mô hình Conceptual Data Model (CDM_Mơ hình ERD mức quan niệm) 3/ Tạo mơ hình Physical Data Model (PDM_Mơ hình ERD mức vật lý) 4/ Tạo CSDL từ PDM Nguyễn Xuân Cường _ Tài liệu tham khảo _ Lưu hành nội Chương Hệ thống thông tin quản lý Khái niệm HTTTQL • HTTT hệ thống bao gồm người, máy móc thiết bị, kỹ thuật, liệu chương trình làm nhiệm vụ thu thập, xử lý, lưu trữ phân phối thông tin cho người sử dụng môi trường định • HTTTQL HTTT tin học hố có chức cung cấp thông tin cần thiết cho trình quản lý tổ chức để mang lại hiệu kinh tế tối đa • HTTTQL kết hợp thành khoa học quản lý, kỹ thuật điện tử cơng nghệ thơng tin • HTTTQL tảng hệ thống quản lý cho dù quản lý vĩ mơ quản lý vi mơ • HTTTQL mơn học nhiều ngành như: Quản trị KD, Kế tóan, Tài Chính, CNTT, Hành chánh văn phòng, Luật,… Các thành phần HTTTQL: gồm thành phần A Tài nguyên phần cứng hệ thống xử lý thông tin kinh tế tồn cơng cụ kỹ thuật thu thập, xử lý, lưu trữ truyền thông tin Các thành phần quan trọng tài nguyên phần cứng HTTTQL máy tính điện tử, mạng máy tính - MTĐT cơng cụ xử lý thông tin chủ yếu Về nguyên tắc, MTĐT cấu thành từ phận chính: nhớ, số học, điều khiển, vào, - Mạng máy tính tập hợp máy tính nối với đường truyền vật lý theo kiến trúc nhằm chia sẻ tiềm mạng Mạng máy tính chia thành loại chính: + Mạng LAN mạng cài đặt phạm vi tương đối nhỏ nhà, trường học, công ty + Mạng WAN mạng mà phạm vi nhiều địa phương, tỉnh, quốc gia, khu vực + Mạng INTERNET mạng mà phạm vi trải rộng khắp lục địa trái đất (toàn cầu) B Tài nguyên phần mềm tổng thể chương trình hệ thống, chương trình ứng dụng HTTTQL - Tổng thể phần mềm HTTTQL bao gồm nhóm phần mềm sở (hệ thống) phần mềm ứng dụng + Phần mềm sở gồm hệ điều hành mạng, hệ điều hành dùng cho máy trạm, chương trình tiện ích… + Phần mềm ứng dụng bao gồm phần mềm ứng dụng đa phần mềm ứng dụng chuyên biệt Nguyễn Xuân Cường _ Tài liệu tham khảo _ Lưu hành nội • Phần mềm ứng dụng đa bao gồm hệ soạn thảo, bảng tính, hệ quản trị CSDL, ngơn ngữ lập trình • Phần mềm ứng dụng chuyên biệt bao gồm chương trình quản lý ngân hàng, kế tốn, máy… Ngồi ra, cịn có chương trình từ mã nguồn mở C Tài ngun liệu bao gồm mơ hình, hệ quản trị CSDL, CSDL quản lý thông qua định quản lý - CSDL tập hợp liệu liên quan đến toán lĩnh vực lưu trữ quản lý tập trung, để tất thành viên tổ chức truy cập cách dễ dàng, thuận tiện, nhanh chóng - Tổng thể CSDL quản lý bao gồm: + CSDL quản trị nhân lực + CSDL tài + CSDL kế tốn + CSDL cơng nghệ + CSDL kinh doanh,… - Có kiểu cấu trúc cho loại hệ quản trị CSDL là: + Phân cấp + Mạng + Quan hệ + Hướng đối tượng D Tài nguyên nhân lực chủ thể điều hành sử dụng HTTTQL - Tài nguyên nhân lực bao gồm nhóm: • Nhóm thứ người sử dụng HTTT công việc hàng ngày nhà quản lý, người quản trị hệ thống, kế tốn, nhân viên phịng ban • Nhóm thứ phân tích viên hệ thống, lập trình viên, kỹ sư bảo hành máy người xây dựng bảo trì HTTTQL - Tài nguyên nhân lực thành phần quan trọng HTTTQL người yếu tố quan trọng suốt trình thiết kế, cài đặt, bảo trì sử dụng hệ thống Nếu tài ngun nhân lực khơng đảm bảo dù hệ thống thiết kế tốt đến đâu không mang lại hiệu thiết thực sản xuất kinh doanh CHƯƠNG 2: PHÂN TÍCH HỆ THỐNG THƠNG TIN Khái niệm phân tích hệ thống thơng tin quản lý: * (theo ISO): PTHT nghiên cứu, điều tra, xem xét hệ thống (hiện thực dự kiến) cách tỷ mỉ, tồn diện, có hệ thống, để xác định yêu cầu thông Nguyễn Xuân Cường _ Tài liệu tham khảo _ Lưu hành nội tin trình hệ thống này, với mối quan hệ q trình đó, quan hệ với hệ thống khác * PTHT việc dùng tập hợp công cụ kỹ thuật giúp cho nhà phân tích hiểu rõ tìm giải pháp cho vấn đề thực tế (kinh doanh, quản lý, ) Các phương pháp thu thập thông tin Thu thập thông tin công đoạn q trình ptích HTTT Mục tiêu cơng việc thu thông tin liên quan đến mục tiêu đặt với độ xác cao nhất.Mỗi pp có ưu, nhược riêng áp dụng cho phù hợp tình hình thực tế.Nhưng cho dù pp cần lưu ý: biết nhiều thông tin môi trường hoạt động làm việc tổ chức dễ hiểu vấn đề đặt có khả đặt câu hỏi thiết thực với vấn đề xem xét Các thông tin gồm: - Các thông tin chung ngành tổ chức - Các thông tin thân tổ chức - Các thông tin phận liên quan Có phương pháp thu thập thông tin sau: 2.1.Phương pháp nghiên cứu tài liệu hệ thống: - Là bước q trình phân tích hệ thống -Mục đích: nhằm thu nhận thông tin tổng quát cấu trúc tổ chức, chế hoạt động ,qui trình vận hành thông tin hệ thống kết nghiên cứu cho ta nhìn tổng thể ban đầu đối tượng nghiên cứu - Nghiên cứu hệ thống nghiên cứu môi trường hệ thống thông tin bao gồm: +Mơi trường bên ngồi: bao gồm điều kiện cạnh tranh thị trường hướng phát triển công nghệ lĩnh vực +Môi trường tổ chức: bao gồm chức HT (sản xuất hay dịch vụ), lịch sử hình thành phát triển, qui mơ HT, khách hàng HT, chương trình dài hạn ngắn hạn, vấn đề nhân sự, dự án tương lai… +Môi trường kỹ thuật: bao gồm phần cứng phần mềm dùng để XLTT, trang thiết bị kỹ thuật khác, CSDL, đội ngũ phát triển hệ thống… +Môi trường vật lý: bao gồm qui trình tổ chức xử lý liệu, độ tin cậy HT +Môi trường thông tin bao gồm: - Các TT đầu vào nguồn cung cấp TT đầu vào - Các TT đầu nguồn cung cấp TT đầu - Các hình thức TT đầu yêu cầu TT đầu - Qui trình xử lý TT đầu vào để tạo TT đầu 2.2 Phương pháp quan sát hệ thống Nguyễn Xuân Cường _ Tài liệu tham khảo _ Lưu hành nội Quan sát hệ thống pp thu thập thơng tin thường áp dụng có thơng tin mà phân tích viên hệ thống muốn biết thu thập pp khác, tài liệu lưu trữ hệ thống khơng có Thơng qua vấn khơng mang lại kết mong đợi Trong trường hợp người ta phải tiến hành quan sát hệ thống * Ưu điểm: việc quan sát có tác dụng để có tranh khái quát tổ chức cần tìm hiểu cách quản lý hoạt động tổ chức *Tuy nhiên pp có số hạn chế -Một hệ thống thường làm thay đổi pp chi tiết thao tác khiến cho pp làm việc cũ khơng cịn có nhiều ý nghĩa -Những người bị quan sát cảm thấy khó chịu (ngay họ tưởng họ bị quan sát) thường thay đổi hành động bị quan sát-thay đổi có chiều hướng khơng tốt - Việc quan sát đòi hỏi nhiều thời gian * Qui trình - Chọn mục tiêu, đối tượng,cơng việc, chức quan sát - Tiến hành quan sát, ghi chép - Lập báo cáo quan sát 2.3.Phương pháp vấn - Phỏng vấn PP thu thập thông tin hiệu thông dụng - Những điều cần lưu ý vấn: +Chú ý lắng nghe vấn +Thiết lập quan hệ trình vấn +Tình vấn +Phạm vi liên quan đến vấn +Câu hỏi mở +Câu hỏi trực tiếp -Qui trình: +Chọn mục tiêu, đối tượng, cơng việc chức vấn +Chuẩn bị câu hỏi vấn +Chọn người vấn +Chọn người thực vấn +Chọn thời gian địa điểm vấn +Tiến hành vấn, ghi chép +Lập báo cáo vấn 2.4 Phương pháp sử dụng phiếu điều tra - Điều tra pp thông dụng thống kê học nhằm mục đích thu thập thơng tin cho mục đích nghiên cứu theo chủ đề -Có thể áp dụng pp điều tra tồn hay điều tra chọn mẫu Nguyễn Xuân Cường _ Tài liệu tham khảo _ Lưu hành nội + Điều tra toàn cho phép thu thông tin đầy đủ tổng thể nghiên cứu tốn nhiều thời gian chi phí + Trong thực tế thu thập thông tin hệ thống thông tin thường áp dụng điều tra chọn mẫu - Qui trình: xây dựng bảng hỏi phương án trả lời, chọn kích thước mẫu điều tra, chọn thời gian địa điểm điều tra, tiến hành điều tra, xử lý số liệu điều tra, lập báo cáo điều tra - Trong pp sử dụng phiếu điều tra, việc thiết kế fiếu điều tra có vai trị định Một phiếu điều tra tốt phải đảm bảo yêu cầu: + Thu thập đầy đủ thông tin cần thiết + Dễ dàng cho người điều tra + Các câu hỏi phiếu điều tra phải rõ ràng, không đa nghĩa, không gây hiểu sai + Các câu hỏi phải xác định, rõ ràng, không mập mờ + Các câu hỏi tạo điều kiện tốt cho việc xử lý - Cơ sở để thiết kể bảng hỏi chia làm ba phần: + Phần tiêu đề: mô tả mục đích fiếu điều tra nguyện vọng đối tượng điều tra cộng tác trả lời đầy đủ + Phần định danh đối tượng điều tra: ghi số liệu liên quan đến đối tượng điều tra họ tên, tuổi, giới tính, nghề nghiệp, chức vụ… + Phần nội dung câu hỏi: liệt kê câu hỏi liên quan đến nội dung mục tiêu thu thập thông tin + Phần kết thúc: bày tỏ lời cảm ơn người điều tra, họ tên, chức vụ người chủ trì 3.Sơ đồ chức cơng việc (Business Function Diagram: BFD) 3.1 Khái niệm: BFD Là sơ đồ mô tả HTTT chức Sơ đồ cho ta thấy HTTT cần phải làm chức BFD khơng HTTT phải làm nào, không công cụ sử dụng để thực chức khơng phân biệt chức hành với chức quản lý BFD gọi sơ đồ chức kinh doanh 3.2 Các quy tắc lập sơ đồ chức năng: - Quy tắc tuần tự: ghi chức cấp theo thứ tự xuất chúng - Quy tắc lựa chọn: cần lựa chọn phải ghi rõ cách lựa chọn phải ghi ký tự bên phải phía góc chức - Phép lặp: Nếu trình thưc nhiều lần đánh dấu * phía trên, góc phải khối chức Nếu q trình bị loại bỏ khỏi đề án chưa hợp lý không đem lại lợi ích đánh dấu dịng đậm vào khối chức Nguyễn Xuân Cường _ Tài liệu tham khảo _ Lưu hành nội - Tên chức nên ngắn gọn, dể hiểu, không trùng lặp để tạo thuận tiện cho người sử dụng Mỗi sơ đồ chức nên có phần giải thích ngắn gọn ý nghĩa chức Ví dụ: Sơ đồ chức HTTTQL trường đại học có dạng sau: Quản lý trường ĐH QL đào tạo QL NCK H QL nhân QL hành chínhtài vụ QL hỗ trợ đào tạo 3.3.Phân rã BFD Hệ thống TT bao gồm nhiều thành phần, để hiểu rõ HTTT người ta phải phân rã BFD HTTT Bản chất công việc chức phân chia, phân nhỏ theo chức chi tiết theo cấu trúc hình Lợi ích phân rã BFD: - Cho phép phân tích từ tổng quát đến cụ thể, từ tổng hợp đến chi tiết - Có thể chia cho nhóm cơng tác, phần cơng việc cấp mà khơng sợ chồng chéo, nhầm lẫn, trùng lắp Ví dụ: Chức quản lý đào tạo trường đại học phân rã sau: QL Đào tạo QLĐT qui (ĐH, CĐ, CĐNghề,TC) QLĐT chức QLĐT sau ĐH QLĐT liên kết QLĐT dự án MBA QLĐT chuyển đổi Sơ đồ dòng liệu (Data Flow Diagram: DFD): Cũng giống BFD công cụ dùng để biểu diễn HTTT 4.1.Khái niệm: Nguyễn Xuân Cường _ Tài liệu tham khảo _ Lưu hành nội DFD sơ đồ mô tả HTTT cách trừu tượng Sơ đồ cho thấy trình vận động liệu HTTT Trong sơ đồ có dịng liệu, cơng việc xử lý liệu, kho liệu, nguồn đích liệu DFD cách liệu chuyển từ chức sang chức khác Điều quan trọng DFD liệu cần phải có trước thực chức định liệu có sau thực chức cần phải DFD cơng cụ hồn hảo để phân tích HTTT, đơn mơ tả HTTT làm để làm gì, khơng thời gian, địa điểm đối tượng chịu trách nhiệm làm công việc 4.2 Cơng dụng DFD: - Trong phân tích DFD dùng để xác định yêu cầu người sử dụng - Trong thiết kế DFD dùng để vạch kế hoạch minh hoạ phương án thiết kế HT - Trong trình bày hệ thống, DFD cơng cụ để biểu diễn HTTT - Trong tài liệu HTTT, DFD dùng để viết tài liệu hướng dẫn, cài đặt sử dụng HTTT 4.3 Các ký pháp DFD: a Quá trình xử lý chức b Dòng liệu c Kho liệu d Tác nhân bên e Tác nhân bên Xây dựng DFD sơ đồ ngữ cảnh: Sơ đồ ngữ cảnh thể khái quát HTTT Sơ đồ bỏ qua tất chi tiết mà nêu lên điểm chung nhất, cho lần nhìn nhận nội dung HTTT Sơ đồ ngữ cảnh bao gồm vòng tròn bao quanh Nguyễn Xuân Cường _ Tài liệu tham khảo _ Lưu hành nội tác nhân bên ngồi, mũi tên dịng liệu vào Có thể xem sơ đồ ngữ cảnh DFD mức Ví dụ: Sơ đồ ngữ cảnh hệ thống tính lương có dạng sau đây: Bảng tổng hợp Cơ quan thuế g y cơng biểu thuế Hệ thống tính lương Giám đốc Cơ quan n tài Nhân viên Phiếu trả lương Chương : Thiết kế HTTT 1.Khái niệm thiết kế HTTT Thiết kế HTTT trình xác định cấu trúc phần cứng phần mềm,xác định modul chương trình, giao diện liệu cho HTTT để thoả mãn đòi hỏi xác định 2.Khái niệm thực thể thuộc tính thực thể - Thực thể : tập hợp đối tượng có chung đặc điểm mà nhà quản lý muốn lưu trữ thơng tin chúng Ví dụ: Đối với chủ cửa hàng hàng hố thực thể, khách hàng hoá đơn bán hàng thực thể - Thuộc tính thực thể : Mỗi thực thể có số tính chất, tính chất thực thể gọi thuộc tính thực thể Ví dụ: Thực thể khách hàng có thuộc tính sau đây:Mã khách hàng ; Tên KH; Địa chỉ; Điện thoại; TKNH;… Số lượng thuộc tính thực thể nhiều hay phụ thuộc vào nhu cầu sử dụng thông tin nhà quản lý 3.Quy tắc vẽ ERD Sơ đồ quan hệ thực thể (ERD) sơ đồ thể quan hệ thực thể HTTTQL Các ký pháp : - Hình chữ nhật : Thể thực thể - Khối hình thoi : Thể quan hệ hai thực thể Bên hình thoi 10 Nguyễn Xuân Cường _ Tài liệu tham khảo _ Lưu hành nội Giới thiệu ERP ERP (Enteprise Resource Planning - kế hoạch hoá nguồn lực doanh nghiệp) giải pháp cơng nghệ thơng tin có khả tích hợp tồn ứng dụng quản lý sản xuất kinh doanh vào hệ thống Đây phương tiện đại, sử dụng CNTT để quản lý tất nguồn lực (nhân lực, tài chính, sản xuất, thương mại…) tổ chức Ngồi chức quản lý, ERP cịn đảm nhận ln nhiệm vụ phân tích, kiểm tra thực trạng sử dụng nguồn lực với mức độ cập nhật tuỳ thuộc yêu cầu nhà quản lý Như vậy, mua ERP-System bạn nhận lúc sản phẩm: 1) Ý tưởng quản lý 2) Chương trình phần mềm 3) Phương tiện kết nối để xây dựng mạng máy tính tích hợp Với hệ thống phần mềm thống nhất, đa năng, quán xuyến lĩnh vực hoạt động từ kế hoạch hóa, thống kê, kiểm tốn, phân tích, điều hành, ERP giúp theo dõi, quản lý thơng suốt, tăng tính động, đảm bảo cho doanh nghiệp phản ứng kịp thời trước thay đổi liên tục môi trường bên ngồi Trên giới, có nhiều cơng ty lớn triển khai thành công giải pháp ERP cho hoạt động quản lý sản xuất kinh doanh Việc triển khai thành cơng ERP tiết kiệm chi phí, tăng khả cạnh tranh, đem lại cho doanh nghiệp lợi ích lâu dài Với ERP, hoạt động công ty bạn, từ quản trị nguồn nhân lực, quản lý dây chuyền sản xuất cung ứng vật tư, quản lý tài nội bộ, đến việc bán hàng, tiếp thị sản phẩm, trao đổi với đối tác, khách hàng… thực hệ thống ERP xem giải pháp quản trị doanh nghiệp thành công giới Nếu triển khai thành cơng ERP, bạn tiết kiệm chi phí, tăng khả cạnh tranh thêm hội để phát triển vững mạnh Trong thuật ngữ ERP, hai chữ R P thể trọn vẹn ý nghĩa giải pháp quản trị doanh nghiệp 27 Nguyễn Xuân Cường _ Tài liệu tham khảo _ Lưu hành nội R: Resource (Tài nguyên) Trong kinh doanh, resource nguồn lực nói chung bao gồm tài chính, nhân lực cơng nghệ Tuy nhiên, ERP, resource cịn có nghĩa tài nguyên Trong giới công nghệ thông tin, tài nguyên phần mềm, phần cứng hay liệu thuộc hệ thống mà bạn truy cập sử dụng Việc ứng dụng ERP vào hoạt động quản trị cơng ty địi hỏi bạn phải biến nguồn lực thành tài nguyên Cụ thể bạn phải: - Làm cho phịng ban có khả khai thác nguồn lực phục vụ cho công ty - Hoạch định xây dựng lịch trình khai thác nguồn lực phận cho phận ln có phối hợp nhịp nhàng - Thiết lập quy trình khai thác đạt hiệu cao - Luôn cập nhật thông tin cách xác, kịp thời tình trạng nguồn lực công ty Muốn biến nguồn lực thành tài nguyên, bạn phải trải qua thời kỳ “lột xác”, nghĩa cần thay đổi văn hóa kinh doanh bên ngồi cơng ty, đồng thời phải có hợp tác chặt chẽ công ty nhà tư vấn Giai đoạn “chuẩn hóa liệu” định thành bại việc triển khai hệ thống ERP chiếm phần lớn chi phí đầu tư cho ERP P: Planning (Hoạch định) Planning khái niệm quen thuộc quản trị kinh doanh Điều cần quan tâm hệ ERP hỗ trợ công ty lên kế hoạch sao? Trước hết, ERP tính tốn dự báo khả phát sinh q trình điều hành sản xuất/kinh doanh cơng ty Chẳng hạn, ERP giúp nhà máy tính tốn xác kế hoạch cung ứng nguyên vật liệu cho đơn hàng dựa tổng nhu cầu nguyên vật liệu, tiến độ, suất, khả cung ứng… Cách làm cho phép cơng ty ln có đủ vật tư sản xuất, mà không để lượng tồn kho lớn gây đọng vốn ERP cịn cơng cụ hỗ trợ việc lên kế hoạch cho nội dung cơng việc, nghiệp vụ cần thiết q trình sản xuất kinh doanh, chẳng hạn hoạch định sách giá, chiết khấu, hình thức mua hàng, hỗ trợ tính tốn phương án mua ngun liệu, tính mơ hình sản xuất tối ưu… Đây biện pháp giúp bạn giảm thiểu sai sót xử lý nghiệp vụ Hơn nữa, ERP tạo mối liên kết văn phịng cơng ty – đơn vị thành viên, phịng ban – phòng ban nội 28 Nguyễn Xuân Cường _ Tài liệu tham khảo _ Lưu hành nội bộ phịng ban, hình thành nên quy trình xử lý nghiệp vụ mà nhân viên công ty phải tuân theo Tác dụng: Năng suất lao động tăng liệu đầu vào phải nhập lần cho giao dịch có liên quan, đồng thời báo cáo thực với tốc độ nhanh hơn, xác Doanh nghiệp có khả kiểm soát tốt hạn mức tồn kho, cơng nợ, chi phí, doanh thu, lợi nhuận… đồng thời có khả tối ưu hóa nguồn lực ngun vật liệu, nhân cơng, máy móc thi cơng… vừa đủ để sản xuất, kinh doanh Các thông tin Doanh nghiệp tập trung, đầy đủ, kịp thời có khả chia sẻ cho đối tượng cần sử dụng thông tin khách hàng, đối tác, cổ đơng Khách hàng hài lịng việc giao hàng thực xác hạn Ứng dụng ERP đồng nghĩa với việc tổ chức lại hoạt động Doanh nghiệp theo quy trình chuyên nghiệp, phù hợp với tiêu chuẩn quốc tế, nâng cao chất lượng sản phẩm, tiết kiệm chi phí, tăng lợi nhuận, tăng lực cạnh tranh phát triển thương hiệu Doanh nghiệp Ứng dụng ERP công cụ quan trọng để Doanh nghiệp nâng cao lực cạnh tranh, đồng thời giúp DN tiếp cận tốt với tiêu chuẩn quốc tế Một Doanh nghiệp ứng dụng từ quy mơ cịn nhỏ có thuận lợi dễ triển khai Doanh nghiệp sớm vào nề nếp Doanh nghiệp chậm trễ ứng dụng ERP, Doanh nghiệp tự gây khó khăn cho tạo lợi cho đối thủ Triển khai ERP OSP ln đặt lợi ích thành cơng khách hàng lên hàng đầu Vì chúng tơi đưa phương pháp luận hoàn hảo nhằm giúp khách hàng triển khai thành công hệ thống ERP Đội ngũ tư vấn chuyên nghiệp OSP trọng đến việc bàn giao dự án triển khai thời hạn khơng vượt ngồi giới hạn ngân sách khách hàng OSP cung cấp nhiều khả triển khai giúp cho khách hàng hiểu rõ thời gian, chi phí nguồn lực cần thiết cho việc triển khai giải pháp ERP Một kế hoạch khung vạch yêu cầu cụ thể chiến lược triển khai tổng thể sở để thực phương pháp luận triển khai 29 Nguyễn Xuân Cường _ Tài liệu tham khảo _ Lưu hành nội Phương pháp triển khai bao gồm công việc sau: • Tìm hiểu u cầu cơng việc • Đề xuất cải tiến qui trình • Lập cấu hình phần mềm tùy biến chỉnh sửa theo yêu cầu • Cài đặt phần mềm • Chuyển đổi xây dựng sở liệu ban đầu • Đào tạo người sử dụng chuyển giao kiến thức • Mơ thử nghiệm qui trình xử lý cơng việc • Chính thức đưa hệ thống vào sử dụng • Theo dõi hỗ trợ Giới thiệu SCM Khái niệm SCM từ viết tắt Supply Chain Management, gọi quản lý chuỗi cung ứng Một chuỗi cung ứng linh hoạt hiệu đường dẫn tới thành công cho doanh nghiệp Các doanh nghiệp có hành động phản hồi lại với thay đổi nhanh chóng nhu cầu khách hàng, đồng thời đảm bảo chi phí sản xuất mức thấp để tối đa hóa lợi nhuận Giải pháp quản lý chuỗi cung ứng giúp nhà quản lý đạt mục tiêu cách cho phép họ dự đoán tốt xu hướng thị trường, thỏa thuận đơn hàng tốt với nhà cung ứng, tối ưu hóa mức tồn kho, liên kết tốt với kênh phân phối Nhu cầu cho giải pháp SCM lớn, thị trường giải pháp SCM tăng trưởng với tốc độ cao Theo thống kê từ hãng nghiên cứu AMR, doanh thu từ thị trường SCM năm 2006 đạt ngưỡng tỷ đô la, năm 2010 đạt 12 tỷ đô la kỳ vọng vượt số 20 tỷ đô năm 2012 Giải pháp Quản lý chuỗi cung ứng gì? Quản lý chuỗi cung ứng kết hợp khoa học công nghệ phần mềm bao trùm tất hoạt động liên quan đến chuỗi cung ứng, bao gồm việc tìm kiếm, khai thác, lưu trữ nguyên liệu đầu vào; lập kế hoạch quản lý qui trình sản xuất, chế biến; lưu kho phân phối sản phẩm đầu Với giải pháp SCM, người quản lý xếp hợp lý tự động hóa bước lập kế hoạch, thực hoạt động quan trọng khác Thêm vào đó, từ có xuất đơn vị thứ ba xuyên suốt trình cung ứng, giải pháp SCM thiết kế để nâng cao giao tiếp liên kết nhà cung ứng, đơn vị vận tải, hãng tàu biển, đơn vị trung gian đối tác khác cách cho phép chia sẻ thơng tin đa chiều cách nhanh chóng 30 Nguyễn Xuân Cường _ Tài liệu tham khảo _ Lưu hành nội Nghiên cứu AMR doanh nghiệp sản xuất điển hình Mỹ quản lý trung bình 30 mối quan hệ đối tác Giải pháp SCM cho phép doanh nghiệp kiểm sốt mối quan hệ phức tạp phản ứng nhanh với nhu cầu thay đổi từng phút khách hàng Những lợi ích cho doanh nghiệp bạn Với giải pháp SCM, nhà quản lý kinh doanh có thể: • Quản lý hiệu tồn mạng lưới việc bao quát tất nhà cung cấp, nhà máy sản xuất, kho lưu trữ hệ thống kênh phân phối • Sắp xếp hợp lý tập trung vào chiến lược phân phối để loại bỏ sai sót cơng tác hậu cần thiếu liên kết dẫn tới việc chậm chễ • Tăng hiệu cộng tác liên kết toàn chuỗi cung ứng việc chia sẻ thông tin cần thiết báo cáo xu hướng nhu cầu thị trường, dự báo, mức tồn kho, kế hoạch vận chuyển với nhà cung cấp đối tác khác • Tối thiểu hóa chi phí tồn kho tăng chu trình lưu chuyển tiền mặt cách quản lý tốt mức tồn kho • Tăng mức độ kiểm sốt cơng tác hậu cần để sửa chữa kịp thời vấn đề phát sinh chuỗi cung ứng trước muộn Một nghiên cứu thống gần AMR chứng minh: doanh nghiệp có khả dự báo xác nhu cầu thị trường (một số dễ dàng có với giải pháp SCM ), giảm mức tồn kho khơng cần thiết 15%, tăng tỷ lệ đơn hàng thành cơng, rút ngắn qui trình thu tiền tới 35 % Doanh nghiệp tơi có cần SCM? Các chuỗi cung ứng ngày trở nên phức tạp, kết doanh nghiệp gặp phải nhiều thách thức trình quản lý Bất kỳ nhà sản xuất với chuỗi cung ứng đa dạng, nhiều thành phần nhanh chóng nhận giá trị lợi ích thu từ giải pháp SCM SCM bôi trơn hoạt động chuỗi cung ứng thuận tiện hơn, nhịp nhàng hơn, hiệu xác cách kết nối tất nhà cung cấp, đối tác thành mạng lưới gắn kết chặt chẽ Hiện nay, SCM khơng cịn dành riêng cho nhà máy, đơn vị sản xuất Các nhà bán lẻ toàn cầu bắt đầu nhận thấy giải pháp SCM thúc đẩy chuỗi cung ứng họ trở nên hiệu hơn, giúp họ kiểm soát chặt chẽ hệ thống phân phối mức tồn kho cửa hàng, đại lý Ngoài ra, nhiều nhà cung cấp dịch vụ lĩnh vực khác trì kênh phân phối phức tạp bao gồm lượng lớn đối tác Những nhà quản lý họ hồn tồn đạt tỷ lệ lợi nhuận vốn đầu tư hiệu cách ứng dụng giải pháp SCM 31 Nguyễn Xuân Cường _ Tài liệu tham khảo _ Lưu hành nội Các tính SCM Các giải pháp SCM cung cấp ứng dụng toàn diện bao gồm phân hệ tính hỗ trợ từ đầu đến cuối quy trình cung ứng, bao gồm: Quản lý kho để tối ưu mức tồn kho (thành phẩm, bán thành phẩm, nguyên vật liệu, linh kiện, phận thay cho hệ thống máy móc) đồng thời tối thiểu hóa chi phí tồn kho liên quan Quản lý đơn hàng bao gồm tự động nhập đơn hàng, lập kế hoạch cung ứng, điều chỉnh giá, sản phẩm để đẩy nhanh quy trình đặt hàng – giao hàng Quản lý mua hàng để hợp lý hóa quy trình tìm kiếm nhà cung cấp, tiến hành mua hàng toán Quản lý hậu cần để tăng mức độ hiệu công tác quản lý kho hàng, phối hợp kênh vận chuyển, từ tăng độ xác (về thời gian) công tác giao hàng Lập kế hoạch chuỗi cung ứng để cải thiện hoạt động liên quan cách dự báo xác nhu cầu thị trường, hạn chế việc sản xuất dư thừa Quản lý thu hồi để đẩy nhanh trình kiểm tra đánh giá xử lý sản phẩm lỗi; đồng thời tự động hóa quy trình khiếu nại, địi bồi hồn từ nhà cung ứng công ty bảo hiểm Quản lý hoa hồng để giúp doanh nghiệp quản lý tốt trình đàm phán với nhà cung cấp, tỷ lệ giảm giá, sách hoa hồng nghĩa vụ Một số giải pháp SCM thị trường cịn tích hợp thêm khả quản lý hợp đồng, quản lý vòng đời sản phẩm quản lý tài sản Điều cần lưu ý lựa chọn giải pháp quản lý chuỗi cung ứng? Do việc quản lý chuỗi cung ứng thực phát huy hiệu có chia sẻ thơng tin nhanh chóng, thơng suốt bên bên ngồi doanh nghiệp tích hợp tính quan trọng giải pháp SCM Hãy lựa chọn giải pháp với mơ hình liệu mở để liệu chia sẻ tự động với hệ thống back-end khác doanh nghiệp (ERP); đồng thời kết nối với hệ thống nhà cung ứng, nhà sản xuất khách hàng thông qua nhiều kênh, nhiều địa điểm Bên cạnh SCM, cịn có nhiều cơng nghệ có khả tác động hiệu đến hoạt động quản lý chuỗi cung ứng tương lai gần Ví dụ thiết bị nhận dạng tần số radio (radio frequency identification – RFID) làm thay đổi hồn tồn phương pháp quản lý chuỗi cung ứng toàn cầu Hãy tham khảo nhà cung cấp kế hoạch tích hợp sử dụng công nghệ vào giải pháp họ công dụng chúng ngày trở nên phổ biến Danh sách top 10 Nhà cung cấp giải pháp SCM năm 2009 Consona Epicor Infor Logility JDA Redprairie 32 Nguyễn Xuân Cường _ Tài liệu tham khảo _ Lưu hành nội - Microsoft Oracle SAP Manhattan Associates Bài tập nhóm cá nhân Sinh viên chia theo nhóm lập danh sách (6-7 sinh viên) để thực tập theo u cầu sau: • Bài tập nhóm: File văn thực theo yêu cầu Slide trình chiếu trước lớp cho Bài tập Bài tập 8, nhóm báo cáo nhóm khác phản biện, đóng góp ý kiến • Bài tập cá nhân: File văn / in thực yêu cầu cho Bài tập Bài tập 11, có xuất sở liệu Bài tập Cho biết trình tính lương tháng cơng ty thực sau: Cuối tháng, để tính lương cho nhân viên, người ta phải kiểm tra ngày công nhân viên tháng Việc kiểm tra ngày công thực nhờ bảng chấm công cập nhật vào tập tin Hồ sơ nhân viên Tiếp theo phận kế toán thực việc tính khoản lương cho nhân viên theo quy định cơng ty Bảng lương quan trình cho Ban giám đốc sau gửi đến cho nhân viên Dữ liệu liên quan tới trình tính lương cập nhập vào tập tin Thu nhập Việc tính thuế thu nhập thực nhờ liệu có tập tin Thu nhập tập tin Hồ sơ nhân viên Sau tính xong, liệu lại cập nhật vào tập tin này; đồng thời bảng kê tiền thuế, tiền thuế gửi lên Kho bạc nhà nước hoá đơn thu thuế gửi cho nhân viên phải chịu thuế thu nhập Hãy vẽ sơ đồ BFD mô tả chức cơng việc hệ thống tính lương Hãy vẽ sơ đồ ngữ cảnh để mô tả hoạt động hệ thống tính lương Hãy vẽ sơ đồ luồng liệu DFD để thực phân rã sơ đồ ngữ cảnh Bài tập Một thư viện trường đại học muốn xây dựng hệ thống thơng tin tin học hố để quản lý thư viện Hệ thống thơng tin quản lý thư viện có nhiều phân hệ khác nhau, có phân hệ quản lý việc mượn trả sách Quy trình quản lý việc mượn trả sách tóm tắt sau: Khi có nhu cầu mượn sách, độc giả tra cứu đầu sách muốn mượn nhờ trợ giúp máy tính để tìm kiếm mã số sách muốn mượn? Khi mượn sách, độc giả phải điền thông tin vào phiếu mượn sách (bao gồm: mã độc giả, ngày mượn, mã số sách cần mượn, thời hạn mượn ) Thủ thư kiểm tra thẻ độc giả tra cứu tệp quản lý độc giả tập tin kho sách Sách mượn trao cho độc giả thẻ hợp lệ sách phép cho mượn Các thông tin việc mượn sách cập nhật vào tập tin quản lý 33 Nguyễn Xuân Cường _ Tài liệu tham khảo _ Lưu hành nội mượn/trả sách tập tin kho sách Ngược lại, độc giả nhận thông báo từ chối Khi trả sách, thủ thư lại kiểm tra thẻ độc giả cập nhật thông tin trả sách vào tập tin quản lý mượn/trả sách tập tin kho sách Độc giả nhận phiếu xác nhận việc trả sách Trong trường hợp sách mượn hạn, độc giả phải nộp tiền phạt nhận biên lai phạt Sách phiếu mượn trả làm nhiều lần độc giả cho thể đề nghị gia hạn mượn sách có nhu cầu Mọi thơng tin việc gia hạn sách cập nhật vào tập tin quản lý mượn/trả sách độc giả nhận phiếu gia hạn Định kì hàng tháng, phận quản lý việc mượn/trả sách tiến hành lập báo cáo thông kê gửi lên ban giám đốc thư viện a Hãy vẽ sơ đồ chức (BFD) phân hệ quản lý mượn/trả sách thư viện b Hãy vẽ sơ đồ ngữ cảnh sơ đồ dòng liệu mức phân hệ c Hãy vẽ sơ đồ luồng liệu DFD để thực phân rã sơ đồ ngữ cảnh Bài tập Hoạt động hệ thống quản lý việc đăng ký học qua mạng trường học mô tả sau: Khi học viên muốn đăng ký học họ phải gửi phiếu đăng ký điền đầy đủ thông tin họ tên, số chứng minh thư mã số lớp học họ muốn tham gia cho trường Hệ thống kiểm tra lớp học đăng ký có cịn tiếp nhận học viên không cách tra cứu tệp Danh sách lớp Các liệu tệp cho biết lớp học tiếp nhận học viên, lớp học bị huỷ bỏ lớp học đủ học viên Từ hệ thống xác định lựa chọn học viên chấp nhận lựa chọn bị từ chối Những học viên chấp nhận nguyện vọng ghi danh vào vào lớp mà họ đăng ký Tên số chứng minh thư sinh viên cập nhập vào tập tin Danh sách lớp sĩ số lớp học tính lại Nếu lớp học đủ học viên mã lớp học đánh dấu khố sổ Các liệu sinh viên liệu bổ sung thay đổi sinh viên cũ trình ghi danh cập nhập vào tập tin Hồ sơ sinh viên chung toàn trường Cuối cùng, hệ thống gửi cho học viên đăng kí thơng báo liệt kê danh sách lớp học mà họ đăng kí đánh dấu vào lớp học họ chấp nhận Yêu cầu Hãy vẽ sơ đồ BFD mô tả chức công việc trung tâm Hãy vẽ sơ đồ ngữ cảnh để mô tả hoạt động trung tâm Hãy vẽ sơ đồ luồng liệu DFD để thực phân rã sơ đồ ngữ cảnh Bài tập Hoạt động hệ thống xử lý bán hàng mô tả sau: Khi khách hàng gửi đơn đặt hàng cho phận tiếp nhận đơn hàng, phận nhận đơn đặt hàng trả biên lai cho khách hàng Các liệu liên quan tới trình nhận đơn hàng lưu giữ tập tin Giao dịch Vào cuối ngày, người ta tiến 34 Nguyễn Xuân Cường _ Tài liệu tham khảo _ Lưu hành nội hành xử lý giao dịch cách lấy liệu tập tin Giao dịch kết hợp với việc tra cứu liệu tập tin Kiểm soát bán hàng Sau thực xong trình này, liệu lại cập nhật vào tập tin Kiếm soát bán hàng, đồng thời số liệu chọn lọc lưu trữ vào tập tin Phân tích bán hàng Dữ liệu tệp phân tích bán hàng lại sử dụng để chuẩn bị cho q trình phân tích bán hàng Kết chọn q trình phân tích bán hàng gửi cho người quản lý có liên quan Yêu cầu: Hãy vẽ sơ đồ BFD mô tả chức công việc hệ thống xử lý bán hàng Hãy vẽ sơ đồ ngữ cảnh để mô tả hoạt động hệ thống Hãy vẽ sơ đồ luồng liệu DFD để thực phân rã sơ đồ ngữ cảnh Bài tập số Khi có yêu cầu lấy mặt hàng bánh kẹo từ đại lý, phận quản lý việc xuất sản phẩm kiểm tra số sản phẩm kho Nếu sản phẩm đủ để đáp ứng yêu cầu phận lập phiếu xuất để xuất sản phẩm yêu cầu cho đại lý Trong phiếu xuất có ghi rõ tên đại lý, địa đại lý, tên người nhận, ngày xuất, thông tin sản phẩm xuất: tên sản phẩm, đơn giá, số lượng xuất, loại sản phẩm, thành tiền, tổng số tiền, chữ ký người viết phiếu, người nhận thủ trưởng đơn vị Ngoài phiếu ghi rõ số hiệu phiếu Một phiếu xuất hệ thống lưu lại Nếu số lượng sản phẩm u cầu khơng đủ thơng báo từ chối xuất Sản phẩm bánh kẹo từ xưởng sản xuất chuyển đến phận nhập sản phẩm Bộ phận kiểm tra chất lượng sản phẩm trước nhập kho Nếu chất lượng đảm bảo, phận nhập sản phẩm lập phiếu nhập sản phẩm phiếu có ghi rõ tên xưởng sản xuất, địa chỉ, tên người giao, thông tin sản phẩm nhập Phiếu nhập viết thành bản, giao cho xưởng sản xuất, lưu giữ lại sau sản phẩm chuyển vào kho Hàng tháng phận thống kê lại lượng sản phẩm xuất, thu tiền từ đại lý Bộ phận thống kê số lượng sản phẩm cịn tồn kho sau làm báo cáo gửi cho phận kế hoạch để lập kế hoạch sản xuất cho tháng sau Ngoài hệ thống cần lưu trữ thông tin xưởng sản xuất bao gồm tên, địa chỉ, số điện thoại, sản phẩm sản xuất Các thông tin sản phẩm gồm có tên sản phẩm, loại sản phẩm, hình thức đóng gói, đơn giá bán, ngày sản xuất, hạn dùng Trong thông tin lưu trữ đại lý cần có thơng tin lượng hàng lấy, số tiền trả, số tiền cịn nợ để đảm bảo khơng đại lý nợ số tiền cho phép Yêu cầu: Hãy vẽ sơ đồ BFD mô tả chức công việc hệ thống xử lý bán hàng Hãy vẽ sơ đồ ngữ cảnh để mô tả hoạt động hệ thống Hãy vẽ sơ đồ luồng liệu DFD để thực phân rã sơ đồ ngữ cảnh Bài tập số 35 Nguyễn Xuân Cường _ Tài liệu tham khảo _ Lưu hành nội Khi có yêu cầu xuất loại quạt máy từ đại lý, phận quản lý xuất kiểm tra số lượng quạt máy yêu cầu kho Nếu lượng quạt máy đủ đáp ứng phận lập phiếu xuất để xuất quạt máy cho đại lý Trong phiếu xuất có ghi rõ tên đại lý, địa đại lý, tên người nhận, ngày xuất, thông tin quạt máy xuất: tên quạt, đơn giá, số lượng xuất, loại quạt máy, thành tiền, tổng số tiền, chữ ký người viết phiếu, người nhận thủ trưởng đơn vị Ngồi phiếu cịn ghi rõ phiếu Bộ công nghiệp phát hành, ngày phát hành số hiệu phiếu Một phiếu xuất hệ thống lưu lại Nếu số lượng quạt máy không đủ để đáp ứng 2/3 số lượng u cầu thơng báo từ chối xuất Quạt máy từ phân xưởng lắp ráp chuyển đến phận nhập kho Bộ phận kiểm tra chất lượng quạt máy trước nhập kho Nếu chất lượng đảm bảo, phận lập phiếu nhập phiếu có ghi rõ tên số hiệu xưởng lắp ráp, tên người giao, thông tin quạt máy nhập Phiếu nhập viết thành bản, giao cho xưởng lắp ráp, lưu giữ lại sau quạt máy chuyển vào kho Hàng tháng phận thống kê lại lượng quạt máy xuất, thu tiền từ đại lý Bộ phận thống kê số lượng loại quạt máy cịn tồn kho sau làm báo cáo gửi cho phận kế hoạch để lập kế hoạch sản xuất cho tháng sau Ngoài hệ thống cần lưu trữ thông tin xưởng lắp ráp bao gồm số hiệu, số điện thoại, loại quạt lắp ráp Các thơng tin quạt máy gồm có tên sản phẩm, đơn vị tính, đơn giá bán Trong thơng tin lưu trữ đại lý cần có thơng tin lượng hàng lấy, số tiền trả, số tiền cịn nợ để đảm bảo khơng đại lý nợ số tiền cho phép Yêu cầu: Hãy vẽ sơ đồ BFD mô tả chức công việc hệ thống xử lý bán hàng Hãy vẽ sơ đồ ngữ cảnh để mô tả hoạt động hệ thống Hãy vẽ sơ đồ luồng liệu DFD để thực phân rã sơ đồ ngữ cảnh Bài tập số CHO THUÊ XE Ô TÔ - Quản lý danh mục loại xe: nhập thêm loại xe từ hãng sản xuất tơ, xố bỏ thơng tin loại xe hãng khơng cịn sản xuất, sửa đổi thơng tin loại xe, tìm kiếm thơng tin loại xe cần Thông tin loại xe bao gồm: mã loại xe, tên loại, hãng sản xuất, năm sản xuất, mô tả khác - Quản lý thông tin xe: nhập thơng tin xe có xe mua Khi xe khơng cịn phục vụ xố bỏ thơng tin xe, nhân viên tìm kiếm xe khách muốn th Ngồi sửa đổi thơng tin xe cần thiết Thông tin xe bao gồm: biển số xe, mã loại xe, màu sơn, tình trạng mơ tả khác Các thông tin loại xe xe nhân viên công ty cung cấp - Khách hàng muốn th xe cơng ty lần đầu thông tin họ lưu trữ lại Quản lý khách hàng: thêm thông tin khách gồm: họ tên, giới tính, điện thoại, địa đặc điểm khác để xác nhận như: số chứng minh thư nhân dân số hộ chiếu số tài khoản Mỗi khách hàng gán định danh mã khách hàng Sau 36 Nguyễn Xuân Cường _ Tài liệu tham khảo _ Lưu hành nội xác nhận thông tin khách hàng hệ thống lưu trữ thông tin họ Thông tin khách hàng thay đổi cập nhật lại, xố bỏ thông tin khách hàng họ không thuê xe vòng năm - Khi thuê xe công ty khách hàng thuê không Trước thuê họ phải trình chứng minh thư nhân dân hộ chiếu đặt cọc khoản tiền 50 triệu đồng/xe Quản lý cho thuê xe thực sau: sau kiểm tra chứng minh thư hộ chiếu kiểm tra xe mà khách yêu cầu nhận tiền đặt cọc Nếu cơng ty khơng cịn xe mà khách u cầu từ chối cho th Nếu cơng ty có xe đáp ứng yêu cầu khách tiến hành lập phiếu cho thuê gửi đến khách Thông tin phiếu cho thuê gồm: Số phiếu thuê, ngày thuê, mã khách hàng, số chứng minh thư nhân dân hộ chiếu thông tin xe gồm: {biển số xe, loại xe, hãng sản xuất, năm sản xuất, tình trạng, số lượng, số ngày mượn đơn giá mượn Khi khách hàng trả xe nhân viên cửa hàng kiểm tra tình trạng xe trả ghi nhận việc trả xe khách Nếu khách trả muộn so với ngày quy định phiếu cho thuê họ phải chịu khoản tiền phạt 500000/ngày, xe bị hỏng hóc khách phải chịu chi phí sửa chữa thay phụ tùng tiến hành lập phiếu nộp phạt Thông tin phiếu nộp phạt gồm có: số phiếu phạt, ngày phạt, mã khách hàng, họ tên khách hàng, số chứng minh thư nhân dân hộ chiếu danh mục khoản nộp phạt như: { lý nộp phạt, số tiền nộp phạt} tổng số tiền nộp phạt Mỗi phiếu cho thuê xe nhân viên thu tiền Mỗi nhân viên thu tiền nhiều phiếu cho thuê xe - Để theo dõi quản lý nhân viên làm việc, công ty thực thêm vào danh sách có nhân viên tuyển, sửa đổi thơng tin có biến đổi xảy xố bỏ nhân viên hết hợp đồng bị sa thải Các thông tin nhân viên gồm: mã nhân viên, tên nhân viên, điện thoại liên hệ, mô tả khác - Ngoài để tiện theo dõi việc kinh doanh công ty, hàng tháng công ty lập báo cáo gửi cho ban giám đốc doanh thu tháng, danh sách xe khơng cịn sử dụng được, báo cáo loại xe mà khách hay thuê để ban giám đốc có biện pháp điều chỉnh Dựa theo mô tả đây, anh (chị) thực yêu cầu sau: Yêu cầu: Hãy vẽ sơ đồ BFD mô tả chức công việc hệ thống xử lý bán hàng Hãy vẽ sơ đồ ngữ cảnh để mô tả hoạt động hệ thống Hãy vẽ sơ đồ luồng liệu DFD để thực phân rã sơ đồ ngữ cảnh Bài tập số Quản lý thuê, trả phòng: Khi khách hàng đến thuê đặt phòng, phận quản lý thuê phòng kiểm tra yêu cầu khách Nếu u cầu khơng đáp ứng đưa thơng báo từ chối, đáp ứng lập phiếu thuê cho khách hàng Thông tin phiếu thuê gồm có: Mã phiếu thuê, ngày lập, mã khách hàng, tên khách hàng, số CMND, địa khách hàng, số tiền đặt trước, yêu cầu Phiếu thuê 37 Nguyễn Xuân Cường _ Tài liệu tham khảo _ Lưu hành nội lập thành hai bản, giao cho khách, lưu lại Khách hàng thuê nhiều lần có nhu cầu th phịng, lần th có phiếu thuê lập Khi khách hàng trả phịng hố đơn tốn lập cho khách hàng Thơng tin hố đơn gồm: Mã hố đơn, mã phiếu thuê, tên khách hàng, số CMND thơng tin phịng th gồm {số phịng, tình trạng phòng, đơn giá phòng, số ngày ở, thành tiền}, tổng tiền dịch vụ, tổng tiền toán, ghi Hoá đơn lập thành hai bản, giao cho khách, lưu lại Quản lý dịch vụ: Khi khách hàng có nhu cầu sử dụng dịch vụ, phận quản lý dịch vụ kiểm tra yêu cầu khách Nếu yêu cầu không đáp ứng đưa thơng báo từ chối, đáp ứng cung cấp dịch vụ cho khách Bộ phận phải lưu đầy đủ thông tin theo dõi trình sử dụng dịch vụ khách hàng hố đơn dịch vụ: số hoá đơn dịch vụ, ngày lập, mã khách hàng, tên khách hàng, số CMND, thông tin dịch vụ gồm {mã dịch vụ, tên dịch vụ, ngày sử dụng, thời lượng sử dụng, thành tiền}, tổng tiền, ghi Mỗi phiếu thuê có nhiều hố đơn sử dụng dịch vụ Ngồi phận phải thêm dịch vụ dịch vụ mới, xố dịch vụ dịch vụ khơng dùng sửa chữa thông tin dựa thông tin dịch vụ nhà cung cấp gửi tới từ yêu cầu khách sạn Thông tin gồm: mã dịch vụ, tên dịch vụ, đơn giá, mô tả khác Quản lý khách hàng: thời gian lưu lại khách sạn, phận quản lý khách hàng nhập lưu tồn thơng tin khách hàng Khi cần thiết sửa chữa xố thông tin khách hàng Thông tin khách hàng gồm: mã khách hàng, tên khách hàng, số CMND, địa chỉ, điện thoại, quốc tịch, số hộ chiếu Quản lý phòng: nhập thơng tin phịng, sửa chữa thơng tin phịng, xố bỏ thơng tin phịng Thơng tin phịng ban quản lý cung cấp gồm thông tin: Số phịng, loại phịng, diện tích, tình trạng phịng, đơn giá phòng Quản lý tiện nghi: Việc thêm tiện nghi thực có tiện nghi nhập từ nhà cung cấp Nếu tiện nghi khơng dùng xố thơng tin tiện nghi Thơng tin tiện nghi sửa chữa Thông tin tiện nghi gồm: Mã tiện nghi, tên tiện nghi, tình trạng tiện nghi, số lượng có.Trong phịng có nhiều tiện nghi, tiện nghi có nhiều phịng Bộ phận báo cáo thống kê lấy thông tin từ phận khác có nhiệm vụ thống kê khách hàng thuê, thống kê tình trạng phịng, thống kê tình trạng th phòng, thống kê doanh thu để đưa lên ban quản lý nhận yêu cầu từ ban quản lý Yêu cầu: Hãy vẽ sơ đồ BFD mô tả chức công việc hệ thống xử lý bán hàng Hãy vẽ sơ đồ ngữ cảnh để mô tả hoạt động hệ thống Hãy vẽ sơ đồ luồng liệu DFD để thực phân rã sơ đồ ngữ cảnh Bài tập số Khi có yêu cầu nhập sách từ đại lý phận quản lý việc phát hành kiểm tra lượng sách có Nếu đáp ứng yêu cầu phận lập phiếu xuất để xuất sách cho đại lý Trong phiếu xuất có ghi rõ tên đại lý, địa đại lý, người nhận sách, 38 Nguyễn Xuân Cường _ Tài liệu tham khảo _ Lưu hành nội ngày xuất, thông tin sách Hệ thống lưu lại phiếu xuất ghi nợ cho đại lý Nếu khơng có đủ số lượng khơng có loại sách u cầu thơng báo từ chối xuất Khi có yêu cầu bán sách từ nhà xuất bản, phận quản lý việc nhập sách kiểm tra chất lượng sách Nếu chất lượng sách đảm bảo nhà xuất chuyển sách đến công ty Bộ phận lập phiếu nhập sách Trong phiếu nhập có ghi rõ tên nhà xuất bản, địa nhà xuất bản, điện thoại nhà xuất bản, người giao sách, ngày nhập, thông tin sách nhập, đơn giá, số lượng xuất, lĩnh vực, thành tiền, tổng số tiền, chữ ký người viết phiếu, người giao, thủ trưởng đơn vị Ngồi phiếu cịn ghi rõ phiếu xuất công ty phát hành sách phát hành, ngày phát hành, số hiệu phiếu Một phiếu nhập sách giao cho nhà xuất bản, lưu giữ lại sau sách chuyển vào kho Hàng tháng đại lý gửi danh mục sách bán cho phận thống kê Bộ phận thống kê lại lượng sách bán, thu tiền điều chỉnh sách từ đại lý Bộ phận thống kê lượng sách tồn kho sau gửi thơng báo sách tồn toán tiền sách bán cho nhà xuất Ngoài hệ thống cần lưu giữ thông tin sách gồm tên sách, tên tác giả, lĩnh vực… Các thông tin nhà xuất gồm tên, địa chỉ, số điện thoại, số tài khoản,…Trong thông tin lưu trữ đại lý cần có thơng tin lượng sách lấy, số tiền trả, số tiền cịn nợ để đảm bảo khơng đại lý nợ số tiền cho phép Yêu cầu: Hãy vẽ sơ đồ BFD mô tả chức công việc hệ thống xử lý bán hàng Hãy vẽ sơ đồ ngữ cảnh để mô tả hoạt động hệ thống Hãy vẽ sơ đồ luồng liệu DFD để thực phân rã sơ đồ ngữ cảnh Bài tập số 10 - Quản lý thông tin đại lý: đại lý lần liên hệ với công ty để đặt mua sản phẩm thông tin họ lưu trữ lại thao tác thêm mới, sai sót thực thao tác sửa chữa, xoá bỏ đại lý khơng cịn giao dịch với cơng ty Thơng tin đại lý bao gồm: số hiệu đại lý, tên đại lý, điện thoại, địa đặc điểm khác - Quản lý thông tin sản phẩm cách thêm sản phẩm nhập vào kho từ xưởng sản xuất, sửa chữa thông tin cần thiết xố bỏ thơng tin sản phẩm khơng cịn sản xuất Các thơng tin sản phẩm bao gồm: Mã sản phẩm, tên sản phẩm, mô tả sản phẩm, thời gian bảo hành, số lượng có - Việc bán sản phẩm công ty thực sau: Khi đại lý muốn mua sản phẩm, họ gửi đến công ty phiếu đặt mua sản phẩm Trên phiếu đặt mua sản phẩm có thơng tin về: sản phẩm mà họ muốn mua thông tin họ Khi nhận phiếu đặt mua sản phẩm đại lý công ty thực kiểm tra sản phẩm mà đại lý yêu cầu Nếu sản phẩm mà đại lý u cầu khơng cịn khơng đủ số lượng đáp ứng đưa thông báo từ chối bán Nếu yêu cầu đại lý đáp ứng viết hố đơn gửi cho đại lý để họ toán lưu lại hoá đơn Khi đại lý tốn xong xác nhận tốn vào hố đơn chuyển hoá đơn cho phận xuất 39 Nguyễn Xuân Cường _ Tài liệu tham khảo _ Lưu hành nội sản phẩm Bộ phận xuất theo hoá đơn nhận Nếu đại lý nhận sản phẩm trực tiếp cơng ty sản phẩm giao cho khách Nếu cần phải chuyển đến địa đại lý, phận lập phiếu chuyển sản phẩm gửi cho nhân viên chuyển Nhân viên chuyển sản phẩm thực vận chuyển sản phẩm cho đại lý theo phiếu chuyển sản phẩm nhận Khi chuyển xong báo lại cho cơng ty biết chuyển thành công Phiếu chuyển sản phẩm lưu trữ lại Các thơng tin hố đơn gồm: Số hoá đơn, ngày lập hoá đơn, số hiệu đại lý, tên đại lý, điện thoại, địa chỉ, người lập hoá đơn, tổng số tiền cần toán, tốn hay chưa, ghi thơng tin sản phẩm gồm: {Mã sản phẩm, tên sản phẩm, mô tả sản phẩm, số lượng đơn giá} Các thông tin phiếu chuyển sản phẩm gồm: Số phiếu chuyển, số hiệu người chuyển, ngày chuyển, chuyển thành công - Để theo dõi quản lý nhân viên vận chuyển cơng ty có danh sách nhân viên chuyển sản phẩm Việc quản lý thực cách thêm vào danh sách có nhân viên tuyển, sửa đổi thơng tin có biến đổi xảy xố bỏ nhân viên hết hợp đồng bị sa thải Các thông tin nhân viên gồm: Số hiệu người chuyển, họ tên, địa chỉ, điện thoại liên hệ, mơ tả khác - Ngồi để tiện theo dõi việc kinh doanh công ty, hàng tháng công ty lập báo cáo gửi cho ban giám đốc doanh thu tháng, danh sách sản phẩm bán, báo cáo sản phẩm tồn kho để ban giám đốc có biện pháp điều chỉnh Yêu cầu: Hãy vẽ sơ đồ BFD mô tả chức công việc hệ thống xử lý bán hàng Hãy vẽ sơ đồ ngữ cảnh để mô tả hoạt động hệ thống Hãy vẽ sơ đồ luồng liệu DFD để thực phân rã sơ đồ ngữ cảnh Bài tập số 11 Sài Gòn Video công ty chuyên kinh doanh cho thuê băng đĩa có cửa hàng giao dịch đặt trung tâm thành phố Hàng ngày mở từ 8h đến 21h để giao dịch với khách - Quản lý băng đĩa thực sau: thường xuyên nhập thêm băng đĩa dựa vào việc chọn lựa băng đĩa từ danh mục mà nhà cung cấp gửi tới Khi băng đĩa hỏng xố bỏ thơng tin Ngồi sửa đổi thơng tin băng đĩa cần thiết Thông tin băng đĩa bao gồm: mã băng đĩa, tên băng đĩa, thể loại, tình trạng, hãng sản xuất ghi - Khách hàng muốn thuê băng đĩa cửa hàng lần đầu phải đăng ký trở thành thành viên hệ thống Việc quản lý thành viện thực sau: tạo thành viên gồm thông tin: Họ tên, giới tính, điện thoại, địa đặc điểm khác để xác nhận như: Số chứng minh thư nhân dân hay số hộ chiếu hay số tài khoản Mỗi khách hàng có định danh mã thành viên Sau xác nhận thông tin thành viên hệ thống tạo thẻ thành viên gửi cho khách Trên thẻ ghi rõ: mã thẻ, tên thành viên, địa chỉ, ngày tạo, ngày hết hạn Các thông tin thành viên thẻ lưu trữ lại Mỗi khách hàng 40 Nguyễn Xuân Cường _ Tài liệu tham khảo _ Lưu hành nội thời điểm có thẻ thành viên Nếu khách hàng bị hay hết hạn phải xin cấp lại thẻ cũ bị huỷ - Khi thuê băng đĩa cơng ty khách th số lượng Nhưng trước mượn họ phải trình thẻ thành viên khơng có băng đĩa th hạn Hoạt động thuê băng đĩa thực sau: Sau kiểm tra thẻ thành viên kiểm tra băng đĩa hạn thành viên đăng ký khơng có băng đĩa q hạn băng đĩa mà khách yêu cầu kiểm tra lập phiếu cho thuê gửi đến khách Thông tin phiếu cho thuê gồm: Số phiếu, ngày thuê, mã thẻ thành viên thông tin băng đĩa gồm: {Mã băng đĩa, tên băng đĩa, thể loại, tình trạng, số lượng, số ngày mượn đơn giá Khi khách hàng trả băng đĩa nhân viên cửa hàng kiểm tra tình trạng băng đĩa trả ghi nhận việc trả băng đĩa khách Yêu cầu: Hãy vẽ sơ đồ BFD mô tả chức công việc hệ thống xử lý bán hàng Hãy vẽ sơ đồ ngữ cảnh để mô tả hoạt động hệ thống Hãy vẽ sơ đồ luồng liệu DFD để thực phân rã sơ đồ ngữ cảnh Hoàn chỉnh Bài tập Dùng phần mềm PowerDesigner để: 1/ Tạo mơ hình Conceptual Data Model (CDM_Mơ hình ERD mức quan niệm) 2/ Tạo mơ hình Physical Data Model (PDM_Mơ hình ERD mức vật lý) 3/ Tạo CSDL từ PDM 41 ... THÔNG TIN TÀI CHÍNH VÀ KẾ TỐN Phân hệ thơng tin tài Phân hệ thơng tin kế tốn BÀI HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN TRỊ NHÂN LỰC Giới thiệu: Thành phần hệ thống thông tin QTNL gồm: Mục tiêu hệ thống thông tin. .. thông tin tài kế tốn - Hệ thống thơng tin quản trị nhân lực - Hệ thống thông tin cho lãnh đạo trợ giúp định Mơ hình hệ thống thông tin sản xuất Hệ thống thông tin sản xuất bao gồm tồn thơng tin. .. đặt hệ thống TTQL giai đoạn cuối giai đoạn chủ yếu quy trình phân tích, thiết kế cài đặt hệ thống thông tin quản lý Nội dung giai đoạn thay hệ thống xử lý thông tin kinh tế cũ hệ thống xử lý thông