Đang tải... (xem toàn văn)
Sự chuyển đổi từ nền kinh tế kế hoạch hoá tập trung sang nền kinh tế thị trường đã tác động sâu sắc đến hoạt động trong các đơn vị kinh tế của nền kinh tế nước ta. Các đơn vị phải tự t
Chuyên đề tốt nghiệp Nguyễn Đức Khánh - 746056Lời nói đầuSự chuyển đổi từ nền kinh tế kế hoạch hoá tập trung sang nền kinh tế thị trờng đã tác động sâu sắc đến hoạt động trong các đơn vị kinh tế của nền kinh tế nớc ta. Các đơn vị phải tự tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh của mình và phải chịu trách nhiệm vật chất về hoạt động đó với mục tiêu không ngừng nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh.Công cuộc đổi mới toàn diện của đất nớc cùng với những đổi mới về kinh tế, việc đổi mới kiện toàn tổ chức và phơng thức hoạt động kinh doanh đã trở thành nhiệm vụ cấp bách. Trong bối cảnh đó, Trung tâm Thơng mại Intimex cũng cần có những đổi mới để đáp ứng nhu cầu xã hội. Đây là một nhiệm vụ lớn lao và để thực hiện tốt nhiệm vụ này Trung tâm cần phải thực sự vững mạnh về mọi mặt. Một trong những yếu tố quan trong tạo nên sức mạnh đó chính là hiệu quả trong tổ chức hoạt động văn phòng của Trung tâm.Đợc sự giúp đỡ của nhà trờng và đặc biệt là sự giúp đỡ rất tận tình của Trung tâm thơng mại Intimex, trong suốt thời gian thực tập tôi đã đợc tìm hiểu về cơ cấu tổ chức của Trung tâm và chức năng, nhiệm vụ, hoạt động của Phòng tổ chức hành chính Trung tâm. Qua đó tôi đã thu lợm đợc rất nhiều kiến thức bổ ích phục vụ cho việc học tập và nghiên cứu tại trờng cũng nh công tác của mình sau này.Tuy không phải là phòng nghiệp vụ hoạt động sản xuất kinh doanh nh-ng cũng không thể phủ nhận những đóng góp to lớn của phòng Tổ chức Hành chính trong quá trình trởng thành, ổn định và phát triển của Trung tâm nh ngày hôm nay. Song bên cạnh đó vẫn còn tồn tại một số điều bất cập cần giải quyết, xuất phát từ thực tế đó tôi xin mạnh dạn nghiên cứu đề tài: Hiện đại hoá công tác văn phòng tại Trung tâm Thơng mại Intimex .Lựa chọn chuyên đề này tôi nhằm mục đích nghiên cứu về văn phòng một cách khoa học hơn: văn phòng với ý nghĩa là một thực thể, chức năng và nhiệm vụ của văn phòng, chức năng và nhiệm vụ của quản trị văn phòng. Chuyên đề tốt nghiệp Nguyễn Đức Khánh - 746056Tổng hợp số liệu và khái quát thành một số vấn đề cơ bản kết hợp khảo sát thực tế, từ đó tiến hành phân tích, tổng hợp vấn đề trên cơ sở lý thuyết có sẵn là phơng pháp làm việc của tôi trong quá trình thực tập tốt nghiệp.Chuyên đề này ngoài phần mở đầu và kết luận, còn có các phần sau: Chơng I: Lý luận chung về công tác văn phòng và hiện đại hoá công tác văn phòng. Chơng II: Thực trạng công tác văn phòng tại Trung tâm Thơng mại Intimex. Chơng III: Một số nhận xét và kiến nghị nhằm hiện đại hoá công tác văn phòng tại Trung tâm Thơng mại Intimex.Chuyên đề tốt nghiệp này là kết quả làm việc của tôi sau thời gian thực tập vừa qua. Tuy nhiên vì lợng kiến thức còn nhiều hạn chế nên chắc chắn chuyên đề không tránh khỏi những thiếu xót. Tôi rất mong nhận đợc ý kiến đóng góp từ Quý thầy, cô và Quý cơ quan để bổ sung vào kiến thức của mình. Xin chân thành cảm ơn! Chuyên đề tốt nghiệp Nguyễn Đức Khánh - 746056ch ơng I lý luận chung về công tác văn phòng và hiện đại hoá công tác văn phòngI. Nhận thức cơ bản về công tác văn phòng. 1. Khái niệm về văn phòng.Hiện nay có nhiều cách tiếp cận khác nhau về khái niệm văn phòng, tuỳ theo phạm vi rộng hay hẹp.Với cách tiếp cận thứ nhất: Văn phòng đợc hiểu là bộ máy làm việc tổng hợp và trực tiếp của một cơ quan, đơn vị giúp giải quyết các công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ, thẩm quyền của cơ quan, đơn vị.- ở các cơ quan, đơn vị có quy mô lớn bộ máy văn phòng có thể gồm đầy đủ các phòng, các bộ phận với số lợng nhân sựa cần thiết để thực thi mọi hoạt động văn phòng một cách độc lập, có liên quan đến đầu mối với các tính chất khác nhau.- Đối với các đơn vị có quy mô nhỏ và các hoạt động mang tính thuần nhất, đơn lẻ thì bộ máy văn phòng có thể gọn nhẹ ở mức tối thiểu, đồng thời còn kiêm nhiệm các chức năng quản trị nhân sự, vật t, tài chính.Với cách tiếp cận thứ hai: Văn phòng đợc hiểu là trụ sở giao tiếp, đối nội, đối ngoại của cơ quan, đơn vị đó.- Nếu quan sát ở trạng thái tĩnh, văn phòng bao gồm những yếu tố vật chất hiện hữu nh nhà cửa, xe cộ, các thiết bị, con ngời có trong văn phòng cơ quan, đơn vị đủ để thực hiện mục tiêu của tổ chức.- Nếu quan sát ở trạng thái động, văn phòng bao gồm toàn bộ quá trình vận chuyển thông tin từ đầu vào đến đầu ra trong đơn vị.Bên cạnh đó còn có nhiều cách hiểu khác nhau về văn phòng. Tuy nhiên ở vị trí là một sinh viên chuyên ngành Quản trị văn phòng, theo tôi văn phòng đợc hiểu một cách đơn giản là nơi làm việc giấy tờ, nơi giao dịch, đối nội, đối ngoại của cơ quan, đơn vị. ở đâu có hoạt động tổ chức làm việc hoặc tổ chức sản xuất hàng hoá, dịch vụ hoặc công việc hành chính thực hiện những công việc nh trên thì đó là văn phòng. Chuyên đề tốt nghiệp Nguyễn Đức Khánh - 746056 2. Chức năng - nhiệm vụ của văn phòng. 2.1. Chức năng của văn phòng:Tuỳ theo quy mô tổ chức và tính chất hoạt động của mỗi cơ quan, đơn vị mà tổ chức văn phòng đợc hình thành lớn nhỏ khác nhau. Tuy nhiên dù đợc tổ chức theo cách nào thì văn phòng cũng có ba chức năng: Tham mu Tổng hợp Hậu cần.- Chức năng tham m u: Hoạt động của cơ quan phụ thuộc vào nhiều yếu tố, trong đó có yếu tố chủ quan (thuộc về ngời quản lý). Bởi vậy muốn ra những quyết định mang tính khoa học, ngời quản lý cần căn cứ vào các yếu tố khách quan nh những ý kiến tham gia của các cấp quản lý, những ngời trợ giúp. Những ý kiến đó đợc văn phòng tập hợp, chọn lọc để đa ra những kết luận chung nhất nhằm cung cấp cho lãnh đạo những thông tin, những phơng án phán quyết kịp thời và đúng đắn. Hoạt động này rất cần thiết và luôn tỏ ra hữu hiệu vì nó vừa mang tính tham vấn và tính chuyên sâu trong các trờng hợp trợ giúp lãnh đạo.- Chức năng tổng hợp:Ngày nay, đối với các hoạt động kinh tế cũng nh đối với mọi hoạt động khác trong xã hội, thông tin có ý nghĩa rất to lớn và đợc xem nh nguồn tài nguyên quan trọng nhất cho sự phát triển. Nguồn thông tin thờng rất phong phú và đa dạng, nó hiện diện ở mọi lĩnh vực. Thông tin đợc thu thập và xử lý theo yêu cầu cụ thể của từng đơn vị. Thông tin thờng đợc tiếp nhận từ hai loại: thông tin có hệ thống và thông tin không có hệ thống.Trong hoạt động văn phòng, chức năng tổng hợp luôn thể hiện tính năng động của nó. Việc thu thập thông tin và xử lý thông tin đã phục vụ cho việc dự báo các vấn đề xảy ra trong quá trình hoạt động, giúp cấp quản lý có đợc những quyết định đúng đắn để kịp thời xử lý. Bên cạnh đó, công tác thông tin giúp các nhà quản lý phân tích dữ liệu, thông số để vạch ra những chiến lợc quan trọng, lâu dài cũng nh các kế hoạch trung hạn hoặc ngắn hạn nhằm nâng cao hiệu quả trong hoạt động sản xuất. Công tác tổng hợp thông Chuyên đề tốt nghiệp Nguyễn Đức Khánh - 746056tin cũng cung cấp tài liệu, báo cáo, các công trình khoa học cho nhà quản lý nghiên cứu, từ đó rút ra những bài học kinh nghiệm thực tiễn cho việc điều hành quản lý và cũng có thể qua các đề nghị đó cải tiến phơng thức, đổi mới t duy và cách quản lý nhằm đa đơn vị phát triển.Trong công tác văn phòng, trang thiết bị phục vụ công tác tổng hợp đóng vai trò rất quản trọng. Ngày nay, song song với sự phát triển không ngừng của lu lợng thông tin thì các phơng tiện, thiết bị thông tin điện tử cũng xuất hiện ngày càng đa dạng và phong phú. Hệ thống máy tính điện tử nối mạng cho phép các nhân viên văn phòng xử lý thông tin một cách nhanh chóng, chính xác và hiệu quả cao. Hệ thống thông tin hiện đại này giúp các nhà quản lý giải phóng khỏi phần lớn các công việc sự vụ, dành nhiều thời gian cho vấn đề hoạch định chơng trình hoạt động và điều hành, quản lý cơ quan. Bên cạnh đó, với các trang thiết bị thông tin hiện đại các nhân viên làm việc đạt hiệu quả hơn, năng động và thao tác nghiệp vụ cũng trở nên linh hoạt hơn. Nh vậy, công tác thông tin tổng hợp thực sự đóng vai trò quan trọng trong công tác quản trị văn phòng.- Chức năng hậu cần:Công tác hậu cần là công tác chuẩn bị các điều kiện cho sự hoạt động của tổ chức đợc diễn ra bình thờng. Làm tốt công tác hậu cần có ý nghĩa là văn phòng đã nâng cao hiệu quả làm việc của cơ quan. Hậu cần thờng là những công việc dịch vụ nh tạo ra cơ sở vật chất để CBCNV thực hiện nhiệm vụ của họ, tăng thêm hiệu quả làm việc.Công tác hậu cần thực hiện nhiệm vụ quản lý các khoản tiết kiệm đảm bảo cho đời sống CBCNV. Bên cạnh đó, công tác hậu cần cũng đợc coi nhcông cụ quản lý hiệu quả. Việc chuẩn bị các chỉ tiêu kế hoạch sẽ góp phần vào việc hoàn thành tốt các chỉ tiêu kế hoạch đó cũng nh việc tổ chức thành công các hội nghị, hội thảo. Công tác hậu cần còn là diện mạo của cơ quan qua việc xây dựng cơ sở vật chất, xây dựng uy tín bằng công tác đối nội, đối ngoại.Ba chức năng trên vừa độc lập, vừa hỗ trợ bổ sung cho nhau nhằm khẳng định sự cần thiết khách quan tồn tại của văn phòng đối với hiệu quả Chuyên đề tốt nghiệp Nguyễn Đức Khánh - 746056hoạt động trong một tổ chức. Trong đó chức năng tổng hợp là chức năng quan trọng nhất và là chức năng không thể thiếu trong hoạt động của văn phòng. 2.2. Nhiệm vụ của văn phòng:Từ các chức năng trên, văn phòng phải thực hiện những nhiệm vụ tơng ứng. Nhiệm vụ là những công việc cụ thể nhằm thực hiện đợc chức năng của tổ chức trong từng thời kỳ. Để thực hiện đợc chức năng của mình văn phòng cần thực hiện những nhiệm vụ chủ yếu sau nhằm phục vụ yêu cầu hoạt động chung:- Xây dựng và tổ chức thực hiện các quy chế hoạt động của cơ quan, đơn vị.- Xây dựng và quản lý chơng trình kế hoạch hoạt động của cơ quan, đơn vị.- Thu thập, xử lý, sử dụng và quản lý thông tin.- Tổ chức công tác văn th lu trữ trong cơ quan, đơn vị.- Đảm bảo các yếu tố vật chất, tài chính cho hoạt động của cơ quan, đơn vị.- Củng cố bộ máy tổ chức cơ quan văn phòng.- Duy trì hoạt động thờng nhật của văn phòng.Đây là những nhiệm vụ cơ bản của công tác văn phòng mà cơ quan, đơn vị nào cũng phải thực hiện để phục vụ yêu cầu hoạt động chung. Tuy nhiên còn tuỳ theo những tính chất, đặc trng của cơ quan, đơn vị mà văn phòng còn có những nhiệm vụ cụ thể khác.3. ý nghĩa của công tác văn phòng.Công tác văn phòng bao gồm cả việc tổ chức các yếu tố vật chất tồn tại và biến đổi theo hoạt động của văn phòng. Nếu công tác văn phòng hoạt động có hiệu quả thì nó sẽ mang lại những hiệu quả hết sức to lớn:- Tạo tiền đề phát triển cho mỗi cơ quan, đơn vị.- Tạo thuận lợi cho giao lu phát triển. Chuyên đề tốt nghiệp Nguyễn Đức Khánh - 746056- Giảm thời gian lãng phí và những ách tắc trong tiếp nhận, xử lý, chuyển tải thông tin phục vụ cho hoạt động của đơn vị.- Tăng cờng khả năng sử dụng các nguồn lực của đơn vị.- Nâng cao năng suất lao động của đơn vị.- Thực hiện tiết kiệm chi phí cho công tác văn phòng.- Giúp cho các hoạt động đợc duy trì và kiểm soát chặt chẽ.ii. Nhận thức cơ bản về hiện đại hoá công tác văn phòng. 1. Khái niệm hiện đại hoá.Hiện đại hoá công tác văn phòng là quá trình xử lý các kỹ thuật tự động hoá vào quy trình nghiệp vụ văn phòng. Một văn phòng hiện đại bao giờ cũng gắn liền với việc áp dụng những tiến bộ khoa học vào công tác văn phòng. Vậy có thể hiểu khái niệm hiện đại hoá nh sau:Hiện đại hoá công tác văn phòng là việc ứng dụng các tiến bộ khoa học công nghệ tiên tiến vào hoạt động văn phòng. Đặc biệt là việc ứng dụng công nghệ thông tin vào các nghiệp vụ văn phòng từ văn th lu trữ, quản lý thông tin, xử lý thông tin cho đến môi tr ờng làm việc nhằm giảm thiểu sức lao động của con ngời mà vẫn bảo đảm hiệu quả công việc và duy trì đợc năng suất lao động cao.2. Sự cần thiết phải hiện đại hoá công tác văn phòng.Trong thời kỳ cơ chế cũ trớc đây, văn phòng từng đợc hiểu là nơi làm việc giấy tờ và lo hậu cần cho hoạt động của lãnh đạo. Bởi vậy công tác văn phòng cha đợc chú trọng đúng mức.Trong những năm gần đây, đất nớc ta bớc sang nền kinh tế thị trờng nhiều thành phần có sự quản lý của Nhà nớc theo định hớng xã hội chủ nghĩa. Để đảm bảo đứng vững trong môi trờng cạnh tranh, các cơ quan đơn vị đã khẩn trơng đầu t trang thiết bị hiện đại, đồng thời tiến hành đổi mới ph-ơng thức quản lý khoa học hơn.Thực tế đã phản ánh khách quan của công việc đổi mới, góp phần tạo chỗ đứng cho mỗi đơn vị trong cơ chế thị trờng. Bên cạnh đó những thành Chuyên đề tốt nghiệp Nguyễn Đức Khánh - 746056tựu của khoa học, cách mạng thông tin gần đây cũng là áp lực để cho các văn phòng khẩn trơng đi vào hiện đại hoá. Điều này cho thấy văn phòng kết hợp với khoa học hiện đại đã ngày càng nâng cao hiệu suất làm việc của toàn bộ công nhân viên văn phòng và chất lợng công việc đợc hiệu quả.Cùng với việc đổi mới trang thiết bị hiện đại, việc đổi mới phơng thức quản lý đã tạo đợc sự năng động, loại bỏ dần sự trì trệ, kém hiệu quả trong hoạt động quản lý.Văn phòng hiện đại đã hạn chế tối đa về chi phí quản lý, điều hành nhng vẫn đảm bảo chất lợng làm việc ngày càng cao. Đồng thời nó giúp cho các nhà quản lý thoát khỏi công việc hành chính mang tính sự vụ, tạo điều kiện tăng thêm phần sáng tạo của họ, giúp họ có thời gian suy nghĩ để đa ra những phơng hớng và kế hoạch khả thi, giải quyết tốt nhất mọi mặt trong công tác điều hành quản lý.Nh vậy, cùng với sự phát triển của xã hội, sự xuất hiện của văn phòng hiện đại, với sự hoạt động có hiệu quả càng chứng tỏ vai trò hết sức quan trọng và cần thiết của việc hiện đại hoá công tác văn phòng trong mỗi tổ chức hiện nay.3. Một số vấn đề về hiện đại hoá văn phòng:Một văn phòng hiện đại đợc mô tả bằng những thuật ngữ mới nh: Văn phòng điện tử, Văn phòng tự động hoá, Văn phòng không giấyTrong những năm trở lại đây công việc văn phòng đã luôn phải vận đọng theo sự thay đổi của môi trờng cả về tự nhiên và xã hội và trong tơng lai còn phản ứng nhanh hơn với môi trờng khi mà tốc độ phát triển nền kinh tế ngày càng cao.Mục tiêu của các nhà quản trị văn phòng là thực hiện nhiệm vụ tham mu cho lãnh đạo điều hành, quản lý hoạt động của cơ quan có hiệu quả cao nhất. Để đạt đợc mục tiêu đó các nhà quản trị văn phòng phải tiến hành cải tiến hoạt động văn phòng theo hớng hiện đại hoá.Trong giới hạn một chuyên đề tốt nghiệp, tôi xin phép đợc đề cập đến vấn đề hiện đại hoá công tác văn phòng ở một số khía cạnh sau: Chuyên đề tốt nghiệp Nguyễn Đức Khánh - 746056- Công tác văn th lu ttrữ.- Trang bị công nghệ thông tin- Xử lý thông tin.- Bố trí, trang bị nơi làm việc.3.1. Công tác văn th - lu trữ.Văn th lu trữ là hai khâu đầu và cuối của công văn giấy tờ. Công tác văn th lu trữ có một vị trí rất quan trọng trong việc đảm bảo thông tin phục vụ cho các hoạt động nghiệp vụ, cho yêu cầu quản lý và điều hành theo đúng chức năng và nhiệm vụ đợc giao của cơ quan. Quan niệm đúng đắn về công tác văn th lu trữ sẽ là điều kiện đảm bảo cho công tác này phát triển, có những tác động lớn đến năng suất lao động quản lý. Chúng ta có thể nhận thấy rằng công tác văn th lu trữ còn đóng góp cho sự phát triển của các ngành nghề và của xã hội, làm tốt công tác văn th sẽ giúp cho việc giải quyết công việc của cơ quan, đơn vị đợc nhanh chóng, chính xác, đúng đờng lối chính sách chế độ, đồng thời giúp cho việc quản lý kiểm tra trong cơ quan, đơn vị đợc chặt chẽ. Nó tạo điều kiện để bảo vệ đợc bí mật, góp phần gìn giữ những tài liệu có giá trị của cơ quan, đơn vị để đa vào lu trữ. 3.2. Xử lý thông tin.Trong thực tế cuộc sống hằng ngày, để giải quyết một vấn đề có thể có nhiều phơng án khác nhau.Yêu cầu đặt ra là phải chọn đợc phơng án tốt nhất. Về mặt lý thuyết, với mỗi bài toán có thể chọn đợc ít nhất một phơng án tối -u. Tuy nhiên trên thực tế ta vẫn phải chấp nhận phơng án gần tối u nên việc quyết định còn phụ thuộc vào những hạn chế khác nh khả năng thu thập dữ liệu, thời gian tính toán ở đây việc thu thập xử lý thông tin có vai trò rất quan trọng. Tuy nhiên ngày nay khả năng tính toán và xử lý thông tin vẫn cha đợc nh mong muốn của con ngời mặc dù thời gian gần đây đã có thêm rất nhiều sự trợ giúp của khoa học kỹ thuật.Trớc khi đề cập tới vấn đề xử lý thông tin ta cần nói tới khái niệm thông tin. Ngày nay có nhiều cách hiểu khác nhau về thông tin nhng ở đây ta Chuyên đề tốt nghiệp Nguyễn Đức Khánh - 746056có thể hiểu thông tin là tất cả những gì có thể cung cấp cho con ngời nhằm hiểu biết về đối tợng đợc quan tâm trong tự nhiên và xã hội, diễn ra trong không gian và thời gian, về những vấn đề khách quan và chủ quan nhằm giúp con ngời đa ra quyết định có cơ sở, đúng đắn, kịp thời, có hiệu quả. Có nhiều loại thông tin khác nhau và mỗi loại có cách biểu hiện riêng về phạm vị hiệu quả cũng nh vai trò, tác dụng nhất định trong thực tiễn. Thông tin có ở khắp mọi nơi và vai trò của nó ngày càng trở nên quan trọng. Nhu cầu khai thác xử lý và truyền thông tin ngày càng trở nên thiết yếu. Việc ứng dụng công nghệ thông tin nhằm nâng cao hiệu quả và hiệu lực quản lý ngày càng có ý nghĩa quyết định đối với mọi tổ chức. Tin học là ngành khoa học nghiên cứu việc thu thập thông tin, quản lý và xử lý thông tin sao cho đạt đợc mức độ tốt nhất mục tiêu đặt ra từ trớc của con ngời. Đặc biệt hơn các ngành khoa học khác, tin học ngày càng có khả năng thu thập và đi sâu vào cuộc sống nhờ những thiết bị công nghệ thông tin hiện đại và những sản phẩm phần mềm tiện ích, cho phép con ngời khai thác triệt để khả năng lao động t duy. Lĩnh vực hoạt động quan trọng nhất của tin học trong thực tiễn là quản lý các hoạt động kinh tế của xã hội. Các sản phẩm của nó đa số phục vụ cho mọi nhu cầu khác trong quản lý.3.3. Trang bị công nghệ thông tin.Trang thiết bị kỹ thuật là công cụ giúp con ngời trong quá trình lao động sản xuất. Ngày nay khi xu hớng hiện đại hoá ngày càng diễn ra mạnh mẽ thì hiệu quả hoạt động của công việc nói chung và của hoạt động văn phòng nói riêng càng phụ thuộc nhiều vào các trang thiết bị kỹ thuật. Vì vậy việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn phòng là rất quan trọng và cần thiết.Công nghệ thông tin là hệ thống các tri thức và phơng pháp khoa học, các kỹ thuật, công cụ và phơng tiện hiện đại, các giải pháp công nghệ đ ợc sử dụng để thu thập, lu tữ, xử lý, sản xuất, xuất bản, phát hành và truyền thông tin nhằm giúp con ngời nhận thức, tổ chức khai thác và sử dụng có hiệu quả nguồn tài nguyên thông tin vào mọi lĩnh vực hoạt động của con ng-ời. [...]... Trung tâm Thơng mại Intimex 3 Tổ chức bộ máy của Trung tâm Thơng mại Intimex 4 Hoạt động của Trung tâm Thơng mại Intimex II Tổ chức và hoạt động của phòng Tổ chức Hành chính 1 Chức năng, nhiệm vụ của phòng Tổ chức Hành chính 2 Tổ chức bộ máy của phòng Tổ chức Hành chính 3 Thực trạng công tác văn phòng tại Trung tâm Thơng mại Intimex 3.1 Công tác văn th lu trữ Để thực hiện chức năng tổng hợp, phòng Tổ chức... và kiến nghị nhằm hiện đại hoá công tác văn phòng tại trung tâm thơng mại intimex I một số nhận xét 1 Nhận xét chung thực trạng hoạt động của Trung tâm Thơng mại Intimex 1.1 Thành tích đạt đợc: Trung tâm Thơng mại Intimex có sự quan tâm sâu sát, sự giúp đỡ của lãnh đạo công ty và các phòng ban chức năng của Công ty Chuyên đề tốt nghiệp Nguyễn Đức Khánh - 746056 Hoạt động của Trung tâm sau 03 năm liên... trình xử lý công văn đến gồm các bớc sau: + Nhận, kiểm tra địa chỉ, phân loại công văn + Bóc bì công văn đến, đóng dấu công văn đến + Trình thủ trởng có ý kiến giải quyết + Vào sổ đăng ký công văn đến Chuyên đề tốt nghiệp Nguyễn Đức Khánh - 746056 + Phân phối chuyển giao công văn đến cho các đơn vị, phòng ban có liên quan Hiện nay công tác văn th lu trữ của Trung tâm Thơng mại Intimex đợc thực hiện tơng... việc có trách nhiệm, các công việc đợc giải quyết lu thông dới sự chỉ đạo của trởng phòng - Trong những năm gần đây, phòng đã đợc vi tính hoá trong công tác soạn thảo văn bản, công tác lao động - tiền lơng Tổ chức tốt công tác lu trữ, theo dõi công văn đến, công văn đi chặt chẽ, đúng quy định 1.2 Một số tồn tại: Bên cạnh những thành tích đã đạt đợc, công tác văn phòng của Trung tâm vẫn còn một số hạn... hớng hiện đại hoá là rất cấp bách Hiện đại hoá phải đợc tiến hành song song cả ở phơng diện cơ sở vật chất lẫn con ngời Hiện nay, công tác văn phòng tại Trung tâm Thơng mại Intimex bên cạnh những mặt u điểm vẫn còn tồn tại nhiều hạn chế Qua tìm hiểu và nghiên cứu thực tế, tôi xin mạnh dạn đề xuất một số ý kiến sau: 1 Nâng cao nghiệp vụ nhân viên văn phòng Hoạt động của mọi tổ chức có đợc thực hiện. .. công sức và thời gian di chuyển luồng công việc Ngoài ra các nhà quản trị cũng cần chú ý tới môi trờng xung quanh nh: không khí, âm thanh, ánh sáng, mấu sắc, nhiệt độ, độ ẩm Chơng iI Thực trạng công tác tổ chức văn phòng Tại trung tâm thơng mại intimex Chuyên đề tốt nghiệp Nguyễn Đức Khánh - 746056 1 Quá trình hình thành của Trung tâm Thơng mại Intimex 2 Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của Trung tâm. .. lợng chất xám cao chứ không chỉ đơn thuần là lao động tác nghiệp Những ý kiến của tôi trong chuyên đề này hi vọng sẽ giúp ích đợc phần nào vào việc hiện đại hoá công tác văn phòng tại Trung tâm Thơng mại Intimex Trong thời gian thực tập tại Trung tâm Thơng mại Intimex, tôi đã nhận đợc sự giúp đỡ rất nhiệt tình của Quý cơ quan và sự hớng dẫn chu đáo của Thầy giáo hớng dẫn Đó là điều kiện giúp tôi hoàn thành... quy định Để đảm bảo nâng cao chất lợng của công tác này, Trung tâm đã có những quy định cụ thể cho việc giải quyết công văn đi và đến Trong công tác chỉ đạo nghiệp vụ, phòng Tổ chức hành chính thờng xuyên có hớng dẫn đối với các bộ phận trong cùng đơn vị nhằm thực hiện tốt Nghị định 142/CP ngày 28/09/0963 của HĐBT về điều lệ công tác công văn giấy tờ và công tác lu trữ, Nghị định 62/CP của Chính phủ... động tồn tại ở hầu hết các cơ quan, doanh nghiệp: thừa những lao động có trình độ thấp, thiếu những lao động có đủ năng lực, chuyên môn Chuyên đề tốt nghiệp Nguyễn Đức Khánh - 746056 Muốn nâng cao hiệu quả sử dụng lao động thì các đơn vị phải giải quyết tốt vấn đề này Nhân viên văn phòng của Trung tâm hiện nay không thể đáp ứng đợc nhu cầu của công cuộc hiện đại hoá công tác văn phòng Trung tâm cần... quá trình đi lên và hội nhập của Trung tâm Thơng mại Intimex vào nền kinh tế thị trờng Trung tâm đã trang bị công nghệ thông tin tối thiểu nh : điện thoại, máy vi tính, máy in, máy fax, máy photocopy vào các hoạt động văn phòng nhằm nâng cao hiệu quả của công tác này Các phòng ban của Trung tâm đều có máy điện thoại, máy vi tính đủ để phục vụ cho nhu cầu của công việc Phòng Tổ chức Hành chính còn đợc . luận chung về công tác văn phòng và hiện đại hoá công tác văn phòng. Chơng II: Thực trạng công tác văn phòng tại Trung tâm Thơng mại Intimex. . luận chung về công tác văn phòng và hiện đại hoá công tác văn phòngI. Nhận thức cơ bản về công tác văn phòng. 1. Khái niệm về văn phòng .Hiện nay có nhiều