BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG …………… TIỂU LUẬN Nguyên
tắc xây dựng bộ máy tổ chức
quản lý giáo dục và đào tạo HVTH: Đặng Thò Diệu Hiền 1 ĐẶT VẤN ĐỀ Để
xây dựng được một hệ thống chính trò, pháp luật, y tế,
giáo dục… thì phải có những mục tiêu, đònh hướng thật rõ ràng vì nó có tính chất chỉ
đạo xuyên suốt quá trình hình thành
và hoạt động của hệ thống đó. Những đònh hướng rõ ràng, chính xác, phù hợp với điều kiện thực tế được xem như là kim chỉ nam, là bí quyết để giúp cho sự thành công của mọi hoạt động nói chung
và hoạt động
quản lý nói riêng. Do đó muốn việc
xây dựng bộ máy tổ chức có hiệu quả thì ta phải nghiên cứu, xem xét tất cả các mối
quan hệ, tất cả các yếu
tố ảnh hưởng đến hoạt động của
bộ máy một cách chi tiết
và rõ ràng, để từ đó mới có những đònh hướng
xây dựng đúng đắn phù hợp với yêu cầu chung củng như những yêu cầu riêng mà thực tế đòi hỏi. Do đó, để
xây dựng bộ máy tổ chức quản lý giáo dục và đào tạo ta củng cần phải xem xét cụ thể
chức năng, nhiệm vu, quyền hanï … của đơn vò mình để từ đó mới có thể đònh hướng để
xây dựng bộ
máy tổ chức. Một yếu
tố không thể thiếu giúp quá trình
xây dựng bộ
máy quản lý được thành công đó là hệ thống các
nguyên tắc xây dựng
bộ máy quản lý giáo dục và đào tạo. Hệ thống này mang tính chất chỉ đạo, đònh hướng mọi hoạt động để đạt mục
tiêu vì nó đã được
đúc kết qua kinh nghiệm, qua sự tìm tòi nghiên cứu
và cũng như là được kiểm nghiệm trong thực tế. Trong
tiểu luận này đã nêu ra những
nguyên tắc, phân tích
và đưa ra những ví dụ minh hoạ ïđể làm rõ vấn đề hơn. Tuy nhiên, trong quá trình tìm tòi nghiên cứu không thể tránh những sai sót. Rất mong được sự góp ý chân thành từ phía Thầy cũng như là các bạn. HVTH: Đặng Thò Diệu Hiền 2 I. Khái niệm Thế nào là
nguyên tắc? Có nhiều cách đònh nghóa. -
Nguyên tắc là lời phát biểu cơ bản hướng dẫn hành động. - Đó là chân ký cơ bản có khả năng áp
dụng vào một tập hợp các tình huống để dự đoán kết quả. Nguyên
tắc chứa
đựng chân
lý trong một phạm vi nhất đònh. Nguyên
tắc mang tính chỉ
đạo cho hành động để đạt mục tiêu. Nguyên
tắc phản ánh quy luật khách quan, hay những mối
quan hệ có tính tất yếu trong những điều kiện nhất đònh.
Nguyên tắc không phải do con người tuỳ tiện đề xuất mà trái lại được
xây dựng từ nhận thức
đúng đắn của quy luật khách quan.
Nguyên tắc phản ánh quy luật khách quan. Do đó, các
nguyên tắc xây dựng bộ máy quản lý được xác đònh từ những điều kiện kinh tế xã hội nhất đònh. Nghóa là các
nguyên tắc xây
dựng bộ máy tổ chức quản lý cũng thể hiện các quy luật khách quan hay các tính chất cơ bản của một hệ thống
tổ chức. II. Hệ thống các
nguyên tắc xây dựng bộ máy tổ chức quản lý giáo dục và đào tạo 1.
Nguyên tắc tính đẳng cấu Tính đa dạng của cơ
quan quản lý phải phù hợp với tính đa dạng của các mục tiêu, nhiệm vụ được phân cấp, phù hợp với tính đa dạng của của đối tượng
quản lý. Cụ thể là: - Hoạt động của đối tượng
quản lý bao gồm những mặt nào, những nhiệm vụ nào phải được phản ánh vào cấu trúc của cơ
quan quản lý. HVTH: Đặng Thò Diệu Hiền 3 - Nếu cơ cấu kinh tế xã hội, đòa
lý của đòa phương có tính đa dạng đặïc biệt thì cơ câu
tổ chức quản lý phải phản ánh đặc điểm tương ứng. Nếu thực hiện tốt
nguyên tắc này thì khi nhìn vào cấu trúc cuả cơ
quan quản lý thì ta có thể biết được hoạt động cuả cơ
quan quản lý đó gồm những mục
tiêu nào, lónh vực nào, nhiệm vụ nào Đối với những
tổ chức có qui mô lớn việc áp
dụng nguyên tắc này rất hiệu quả vì mỗi lónh vực có đầu mối
quản lý riêng nên công việc
quản lý trở nên rõ ràng
và rành mạch. Tuy nhiên, khi áp
dụng quản lý theo nguyên
tắc này nếu một
tổ chức có nhiều
bộ phận khác nhau nhưng qui mô nhỏ thì
bộ máy quản lý sẽ trở nên cồng kềnh, có thể là kém hiệu quả. Ví dụ về việc áp
dụng nguyên tắc: Một trường Đại học có
đào tạo các lónh vực như: Trung cấp, Cao Đẳng, Đại học chính qui, Đại học tại
chức thì mỗi lónh vực đó phải có người phụ trách chuyên biệt để dễ dàng hơn trong khâu
quản lý. 2.
Nguyên tắc số lượng tối ưu Cần phải tính toán để đònh rõ số người, số khâu, số cấp trong cơ cấu
tổ chức nhằm đảm bảo hợp
lý hóa số đầu mối, giảm các khâu trung gian, tiết kiệm biên chế làm cho
bộ máy gọn nhẹ mà hiệu lực cao. Thực hiện tốt
nguyên tắc này sẽ làm giảm chi phí
quản lý, giảm các khâu trung gian do đó các vấn đề sẽ được giải quyết nhanh hơn, trách nhiệm không
bò chồng chéo lên nhau. Nguyên
tắc này dường như trái ngược với
nguyên tắc thứ nhất nhưng nếu ta biết áp
dụng một cách hợp
lý thì sẽ đem lại hiệu quả tối ưu. Trong ví dụ trên nếu mỗi người
quản lý một lónh vực thì có thể HVTH: Đặng Thò Diệu Hiền 4 sẽ không tiết kiệm được kinh phí cũng như là chưa sử
dụng được hết được thời gian làm việc của người
quản lý thì ta có thể kết hợp
quản lý chung giữa Trung học
và Cao đẳng nếu như quy mô
quản lý không quá lớn. Hiện nay có một số đơn vò cơ cấu rất là phức tạp, khó
quản lý. Chẳng hạn như trong một khoa có 36 người mà có đến 12 người quản
lý như Trưởng Khoa, 02 phó khoa: 01 Phó khoa chuyên trách về
đào tạo; 01 Phó khoa chuyên trách về thiết
bò vật tư, 3 trưởng
bộ môn, 2 phó
bộ môn, 3 trưởng xưởng (có 3 xưởng), 1 trưởng phòng thí nghiệm, đó là chưa kể đến 01 người chuyên trách về công đòan, 01 người là bí thư đảng uỷ. Nếu ta áp
dụng nguyên tắc thứ 2 này cải
tổ lại cơ cấu thì nên chăng ta chỉ nên chăng chỉ có 02 phó khoa trong đó một phó khoa về
đào tạo vàhó khoa về vật tư
và quản lý tất cả các xưởng
và phòng thí nghiệm, hoặc là chỉ có 1 phó khoa
và 01 trưởng xưởng
quản lý xưởng
và phòng thí nghiệm. 3.
Nguyên tắc phân
bố nhân sự hợp
lý giữa các cấp, các khâu quản
lý : Biết chọn
đúng người, đặt
đúng vò trí để họ hoàn thành nhiệm vụ tốt nhất. Nguyên
tắc này rất
quan trọng để phát huy khả năng của mỗi người. Nếu đặt người
quản lý không
đúng vò trí chuyên môn, không đúng lónh vực cũng như sở thích của họ thì họ sẽ không tập trung vào việc
quản lý, không đủ năng lực để
quản lý lónh vực đó mặc dù họ rất giỏi nhưng ở một lónh vực khác. Trong thực tế ta thường thấy trường hợp một người rất giỏi về chuyên môn nên được đề bạt lên làm
quản lý. Nhưng khi
quản lý thì họ không đảm nhận được công việc của người
quản lý dẫn đến họat HVTH: Đặng Thò Diệu Hiền 5 động
bò trì trệ, không hiệu quả. Dựa vào
nguyên tắc này ta có thể giải thích được hiện tượng trên là do
bố trí người sai
nguyên tắc vì người đó chỉ giỏi về chuyên môn chứ không giỏi về
quản lý. Do đó khi
bố trí người người ta phải xem xét thật kỹ lónh vực chuyên môn, năng lực thực sự cũng như phong cách của họ để cho họ có thể phát huy tối ưu năng lực của mình nhằm giúp cho
tổ chức ngày càng mạnh hơn. 4.
Nguyên tắc rành mạch về
tổ chức : - Phải xác đònh rõ
chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của mỗi chức danh, mỗi
bộ phận. - Mỗi người, mỗi
bộ phận chòu trách nhiệm về công việc của mình trước một cấp trên mà thôi. -
Xây dựng các qui trình công tác, chế độ trách nhiệm, thể lệ lao động nghiêm ngặt đảm bảo sự phối hợp chặt chẽ, không gây phiền hà cho nhau
và làm đình trệ công việc chung. Chức năng, nhiệm vụ
và quyền hạn
giao cho từng người, từng cấp phải được rõ ràng, hợp
lý tránh chồng chéo lên nhau, quyền hạn phải đi tương ứng với trách nhiệm. Nếu chỉ
giao nhiệm vụ mà không giao quyền hạn là không đảm bảo điều kiện tối thiểu cho việc hòan thành nhiệm vụ. Ngược lại,
giao quyền hạn mà không xác đònh rõ trách nhiệm thì sẽ sinh ra lạm quyền. Khi
xây dựng được một
tổ chức mà nhiệm vụ của mỗi người được phân biệt rạch ròi thì rất dễ
quản lý và cũng dễ dàng qui trách nhiệm nếu có vấn đề gì
xảy ra. Nhiệm vụ được
giao cho người nào thì người đó thực hiện không có sự trùng lắp lên nhau củng như HVTH: Đặng Thò Diệu Hiền 6 không
xảy ra tình trạng có những lỗ hỏng công việc mà không ai thực hiện. 5.
Nguyên tắc đảm bảo khả năng
quản lý được của
bộ máy qủan
lý : Nguyên
tắc này đòi hỏi phải đảm bảo sự tương xứng giữa
bộ máy
quản lý và đối tượng
quản lý về qui mô
quản lý đạt hiệu quả cao nhất. Nếu ta thực hiện tối ưu
nguyên tắc thứ 1
và nguyên tắc thứ 2 thì mỗi người chòu trách nhiệm về một lónh vực theo khối lượng tối ưu nhất, gọn nhẹ nhất. Nhưng ta cần phải lưu ý đến
nguyên tắc này vì khi ta có thể tinh giảm cơ cấu
quản lý quá gọn nhẹ thì mỗi người quản
lý phải chòu áp lực công việc quá lớn khiến cho họ không thể đảm nhiệm được. Trong trường hợp này thì trong một lónh vực ta có thể phân ra cho 2 người
quản lý. Ví dụ như một trường có tất cả 20 khoa chuyên môn
và 15 phòng ban
và các 05 trung tâm. Nếu một người hiệu phó
quản lý tất cả các khoa, phòng ban
và trung tâm thì có thể họ không đảm nhiệm được hết tất cả các công việc. Đối với trường hợp này ta nên chia công việc trên cho 2 hiệu phó để
quản lý: 01
quản lý về khoa, 01
quản lý về các phòng ban các trung tâm để đảm bảo cho người
quản lý có khả năng đảm nhiệm được công việc của họ. 6.
Nguyên tắc đảm bảo tính linh họat Cơ cấu
tổ chức quản lý phải linh động
và dễ thích nghi, nghóa là dễ có khả năng cải tiến
và biến đổi tùy theo mục đích chung
và riêng của
quản lý, tùy theo chất lượng của các thành
tố trong
quan hệ
quản lý và những điều kiện của
quản lý để đáp ứng được những HVTH: Đặng Thò Diệu Hiền 7 yêu cầu mới của tình hình thực tế, đồng thời cũng có khả năng tự hòan thiện khi đã có nhiều kinh nghiệm tích lũy. Khi áp
dụng các
nguyên tắc ta không nên áp
dụng một cách cứng nhắc mà tuỳ theo điều kiện cụ thể ta có thể linh động thay đổi cho phù hợp với đối tượng
quản lý quản lý, vớ điều kiện thực tế. III. Vận
dụng các
nguyên tắc trong việc
xây dựng bộ máy quản
lý Các
nguyên tắc trên đóng vai trò rất
quan trọng trong việc
xây dựng
bộ máy quản lý giáo dục và đào tạo. Khi
xây dựng một cơ cấu thì ta phải tuân thủ các
nguyên tắc này để đảm bảo cho cơ cấu
quản lý của ta hoạt động đạt được hiệu quả cao. Trong 6
nguyên tắc này khi mới nhìn vào thì dường như có những
nguyên tắc mâu thuẩn với nhau như
nguyên tắc 1,2
và 5, nhưng khi phân tích kỹ thì ta thấy những
nguyên tắc này không bài trừ lẫn nhau mà chúng
bổ sung cho nhau để hoàn thiện hơn. Để vận
dụng tốt các
nguyên tắc này thì trước tiên ta nên xem xét thật kỹ tình hình thực tế của đơn vò về tất cả các lónh vực như nhân sự, năng lực của chủ thể
quản lý, đối tượng
quản lý, cơ sở vật chất của đơn vò … rồi sau đó dựa vào các
nguyên tắc này để tìm ra cho đơn vò mình một
bộ máy quản lý tối ưu nhất phù hợp với cả điều kiện bên trong
và điều kiện bên ngoài. Phải làm sao cho
bộ máy quản
lý gọn nhẹ, linh hoạt, hiệu quả cao, mỗi người
quản lý có thể phát huy được tối ưu khả năng của mình, công việc không
bò đùn đẩy
và không
bò chồng chéo lên nhau. Phải linh hoạt trong việc
xây dựng bộ máy quản lý chứ không nên cứng nhắc theo một khuôn mẫu một quy
tắc nhất đònh sẽ là cho hoạt động
quản lý có thể trở nên ngượng ngòu, vướng víu. HVTH: Đặng Thò Diệu Hiền 8 Trong các
nguyên tắc này ta không nên quá xem trọng một vài nguyên
tắc mà phớt lờ những
nguyên tắc còn lại mà phải biết phối hợp các
nguyên tắc trên lại với nhau một cách linh hoạt, sáng
tạo để hoạt động
quản lý càng có chất lượng hơn. TÀI LIỆU THAM KHẢO 1. Châu Kim Lang,
Tổ chức quản lý quá trình
đào tạo, Trường ĐH SPKT Tp.HCM, 2002. 2. ThS. Tần Thò Tuyết Mai,
Quản lý giáo dục và đào tạo, Trường Cán
bộ Quản lý Giáo dục –
Đào tạo II. 3. ThS.
Nguyễn Thò Việt Thảo,
Quản lý hành chính nhà nước
và quản
lý ngành
giáo dục và đào tạo, Trường Đại học Sư phạm Kỹ thuật Tp.HCM, 2004. PDF MergerThank you for evaluating AnyBizSoft PDF Merger!
To remove this page, please register your program! Go
to Purchase Now>> Merge multiple PDF files into one Select page range of PDF
to merge Select specific page(s)
to merge Extract page(s) from different PDF files and merge into oneAnyBizSoft . BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG …………… TIỂU LUẬN Nguyên tắc xây dựng bộ máy tổ chức quản lý giáo dục và đào tạo . các nguyên tắc trong việc xây dựng bộ máy quản lý Các nguyên tắc trên đóng vai trò rất quan trọng trong việc xây dựng bộ máy quản lý giáo dục và đào tạo.